BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

72

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Teknologi informasi dijaman sekarang ini merupakan salah satu sarana penunjang informasi yang sudah mulai dipakai dalam berbagai bidang.

Berkembang pesatnya pengguna komputer yang terus menerus meningkat membuat komputer saat ini sudah menjadi salah satu kebutuhan, terutama dalam bidang kesehatan.

Dalam uraian ini berisi gambaran umum tentang sistem yang akan di usulkan Prosedur Sistem Usulan, Diagram Alir Data Sistem Usulan, Kamus Data Sistem Usulan, Spesifikasi Sistem Usulan meliputi spesifikasi rancangan dokumen masukan dan rancangan dokumen keluar, Entity Relationship Diagram (ERD), Logical Record Structure (LRS), spesifikasi file, struktur kode, spesifikasi program, spesifikasi sistem komputer meliputi perangkat lunak, perangkat keras dan konfigurasi sistem yang akan digunakan dalam sistem usulan serta jadwal implementasi.

Dalam sistem usulan ini penulis mengembangkan sistem yang masih manual menjadi sistem baru yang sudah terkomputerisasi pada Proses Persediaan Obat pada Apotek Siaga 24 Cikampek. Penulis berusaha sebaik mungkin mengatasi permasalahan yang ada dan mencapai tujuan yang hendak dicapai dalam peralihan sistem lama menuju sistem baru yang lebih efisien dengan menggunakan bahasa pemrograman visual basic 6.0 berbasis Dekstop. Didalam bahasa pemrograman visual basic 6.0 yang akan digunakan penulis, prosedur standar yang berlaku dan

(2)

yang utama dari perkembangan software tersebut adalah kemudahan penanganan data itu sendiri dengan kecepatan prosesnya dengan menggunakan teknologi yang baru.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Adapun prosedur sistem usulan dalam Apotek Siaga 24 Cikampek adalah sebagai berikut :

a. Prosedur Pemesanan Obat

Bagian pembelian akan melihat file Defecta Obat yang ada diprogram ketika akan melakukan pemesanan obat, Data Pesanan Obat (DPO) yang kosong ini akan secara otomatis tampil di file defecta, sehingga mempercepat dalam proses pemesanan obat, karena bisa langsung terlihat stok obat yang kosong atau mendekati habis. Kemudian bagian pembelian menyalin data di file defecta ke Surat Pesanan (SP). Untuk Surat Pesanan (SP) yang diberikan ke PBF yaitu yang asli berwana putih, kemudian yang berwarna kuning diarsipkan.

b. Prosedur Penerimaan Obat

Bagian penjualan akan menerima obat, Kemudian Faktur Obat (FO 3R) yang terdiri dari Faktur Putih (FP), Faktur Merah (FM), Faktur Hijau (FB), ditandatangani beserta Surat Jalan (SJ 2R) yang terdiri dari Surat Jalan Asli (SJA), Surat Jalan Copy (SJC) dan dikasih stempel. Untuk yang asli Faktur Putih (FP ACC) dan Surat Jalan Asli (SJ ACC) akan dibawa kembali untuk keperluan penagihan, dan Copy Faktur Data Obat Biru (CFDOB) dan Copy Faktur Data Obat Merah (CFDOM) untuk apotek yang kemudian diinput ke File Persediaan Obat untuk penjualan ke customer serta untuk Laporan

(3)

Persediaan Obat (LPO). Apabila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang, maka barang akan langsung diretur tanpa adanya proses. Saat diinput faktur akan diberi keterangan jatuh tempo selama 30 hari agar mempermudah pada saat pembayaran obat. Kemudian File Data Persediaan Obat di save dan Copy Faktur diarsipkan.

c. Prosedur Pembayaran Obat

Ketika faktur sudah jatuh tempo PBF akan memberikan Rekap Faktur Putih Tagihan (RFPT) yang sudah jatuh tempo. Kemudian bagian penjualan akan melakukan transaksi pembayaran dengan cara transfer agar lebih terjaga dan aman. Faktur Putih Tagihan (FPT) yang sudah lunas akan ditandatangan dan dikasih keterangan lunas sesuai tanggal hari itu. Kemudian ketika sudah lunas Faktur Pembayaran (FPM) akan disimpan untuk keperluan laporan. Tak lupa bagian penjualan akan memberi keterangan lunas di File Persediaan Obat kemudian disave dan diarsipkan.

d. Prosedur Penjualan Obat

Penjualan obat pada apotik siaga 24 dilakukan menggunakan program File Penjualan, File Penjualan ini dibuat bedasarkan Copy Faktur Data Obat Biru (CFDOB). Customer akan memberikan Data Obat (DO) yang akan dipesan ke Bagian Penjualan, kemudian obat akan disiapkan oleh Apoteker dibantu Asisten Apoteker. Selanjutnya bagian penjualan akan menginput Data Pesanan Obat (DPO) yang dijual ke Customer kemudian Data Penjualan (DP) disave ke File Penjualan dan diprint out jadi Struk Penjualan (SPJ).

(4)

e. Prosedur Pembuatan Laporan

Setiap hari bagian penjualan dan pembelian akan mencetak laporan berdasarkan File Pembayaran dan File penjualan serta Laporan Data Persediaan Obat yang ada di database. Yang kemudian akan diserahkan kepada Pemilik Sarana Apotek.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Diagram Alir Data (DAD) sistem usulan ini tidak terlepas dari Diagram Alir Data (DAD) sistem berjalan. Pada bab ini Diagram Alir Data yang penulis gambarkan berupa Diagram Konteks, Diagram Nol, Diagram Detail. Adapun Data flow Diagram sistem usulan ini adalah sebagai berikut :

(5)

A. Diagram Konteks Sistem Usulan

Bagian Pembelian Pemilik Sarana

Apotek

Bagian Penjualan

Pedagang Besar Farmasi 0

Sistem Persediaan Obat Apotek Siaga

24 Cikampek

LPJ LPM

Customer CFDOB

SPJ

SP FP ACC

FO 3R

SJ ACC

SJ 2R

RFPT DEFECTA LPO

CFDOM

FPT SJC

SBP DPO

DO

Gambar IV. 1

Diagram Konteks Sistem Usulan Keterangan :

DEFECTA : Data Stok Obat Kosong SP : Surat Pesanan

CFDOB : Copy Faktur Data Obat Biru CFDOM : Copy Faktur Data Obat Merah FPT : Faktur Putih Tagihan

RFPT : Rekap Faktur Putih Tagihan

(6)

FO 3R : Faktur Obat Tiga Rangkap SJ 2R : Surat Jalan Dua Rangkap FP ACC : Faktur Putih ACC

SJ ACC : Surat Jalan ACC SJC : Surat Jalan Copy LPJ : Laporan Penjualan LPM : Laporan Pembayaran LPO : Laporan Persediaan Obat NFP : Nota Faktur Penjualan SBP : Slip Bukti Pembayaran

DO : Data Obat

DPO : Data Pesanan Obat

B. Diagram Nol Sistem Usulan

(7)

Bagian Pembelian

Pedagang Besar Farmasi

FPT SBP

Pemilik Sarana Apotek Customer

LPJ LPM DEFECTA

SPJ FO 3R

FPM

SJ 2 R

RFPT

1

Pemesanan Obat

3

Pembayaran Obat

4

Penjualan Obat

5

Pembuatan Laporan

LPO

Bagian Penjualan CFDOB

CFDOM SJC SP

2

Penerimaan Obat

CFDOB FDP

FPM

CFDOM SJ ACC

FP ACC

D2 FILE DATA PESANAN (DEFECTA)

D5 FILE PEMBAYARAN

D6 FILE PENJUALAN DOH

DP

DO DPO

FILE PERSEDIAAN OBAT D3

CFDOB CFDOM SJC

ARSIP FAKTUR &

SURAT JALAN D4

D1 ARSIP SP SP

CFDOB & M SJC

D7 ARSIP LAPORAN LAP

Gambar IV.2

Diagram Nol Sistem Usulan

Keterangan :

(8)

DEFECTA : Data Stok Obat Kosong FDP : File Data Pesanan SP : Surat Pesanan

FO 3R : Faktur Obat Tiga Rangkap SJ 2R : Surat Jalan Dua Rangkap RFPT : Rekap Faktur Putih Tagihan FP ACC : Faktur Putih ACC

SJ ACC : Surat Jalan ACC SJC : Surat Jalan Copy

CFDOB : Copy Faktur Data Obat Biru CFDOM : Copy Faktur Data Obat Merah FPT : Faktur Putih Tagihan

FPM : Faktur Pembelian SBP : Slip Bukti Pembayaran FP : File Penjualan

LPJ : Laporan Penjualan LPM : Laporan Pembayaran LPO : Laporan Persediaan Obat NFP : Nota Faktur Penjualan

C. Diagram Detail 1 Sistem Usulan

(9)

D3 FILE PERSEDIAAN OBAT

CFDOB FP ACC

FO 3R

2.1

Proses Penerimaan FO 3R

2.2 Proses Penandatanganan &

Stempel FO 3R

FM FB FP

CFDOM

Gambar IV.3.

Diagram Detail 1 Sistem Usulan Keterangan:

FO 3R : Faktur Obat 3 Rangkap FP : Faktur Putih

FM : Faktur Merah FB : Faktur Biru FP ACC : Faktur Putih ACC

CFDOM : Copy Faktur Data Obat Merah CFDOB : Copy Faktur Data Obat Biru

D. Diagram Detail 2 Sistem Usulan

(10)

SJ ACC SJ 2R

2.3

Proses Penerimaan SJ 2R

2.4 Proses Penandatanganan &

Stempel SJ 2R

SJC SJA

SJC D3 FILE PERSEDIAAN

OBAT

Gambar IV.4.

SJ 2R : Surat Jalan 2 Rangkap SJC : Surat Jalan Copy SJA : Surat Jalan Asli SJ ACC : Surat Jalan ACC

E. Diagram Detail 3 Sistem Usulan

D4 FILE PEMBAYARAN

SBP 3.2

Proses Transaksi Pembayaran FPM

3.1 RFPT

Proses Tagihan Pembayaran

FPT

Gambar IV.5.

(11)

RFPT : Rekap Faktur Putih Tagihan FPT : Faktur Putih Tagihan

FPM : Faktur Pembayaran SBP : Struk Bukti Pembayaran

F. Diagram Detail 4 Sistem Usulan

D6 FILE PENJUALAN DO

SPJ 5.3

Menyiapkan Data Obat yang Dipesan

5.4

Proses Transaksi Penjualan DPO

CFDOB 5.3

Proses Pembuatan Data dan Harga

Obat

DOH

DOH DP

Gambar IV.6.

DO : Data Obat

DPO : Data Pesanan Obat

(12)

CFDOB : Copy Faktur Data Obat Biru DOH : Data Obat dan Harga

DP : Data Penjualan SPJ : Struk Penjualan

G. Diagram Detail 5 Sistem Usulan

D5 FILE PEMBAYARAN

LPM 5.2

Proses Pembuatan Laporan Pembelian FPM

5.1

Menyiapkan Laporan Pembelian

SBP

Gambar IV.7.

FPM : Faktur Pembayaran SBP : Slip Bukti Pembayaran LPM : Laporan Pembayaran

H. Diagram Detail 6 Sistem Usulan

(13)

D3 FILE PERSEDIAAN OBAT

LPJ 5.4

Proses Pembuatan Laporan Penjualan CFDOM

5.3

Menyiapkan Laporan Penjualan

CDP

Gambar IV.8.

DP : Data Penjualan CDP : Cetak Data Penjualan LPJ : Laporan Penjualan DOH : Data Obat dan Harga I. Diagram Detail 7 Sistem Usulan

LPO 5.4

Proses Pembuatan Laporan Persediaan

Obat CFDOM

5.3 Menyiapkan Laporan Persediaan

Obat

DPO D3 FILE PERSEDIAAN

OBAT

Gambar IV.9.

(14)

CFDOM : Cofy Faktur Data Obat Merah DPO : Data Persediaan Obat

LPO : Laporan Persediaan Obat

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Pada Kamus Data ini terdapat keterangan tertulis mengenai setiap data secara terperinci, karena kamus data berfungsi memberikan keterangan lebih jelas mengenai data yang dicari.

A. Kamus Data Masukan Sistem Usulan 1. Faktur Putih

Nama Arus : Faktur Putih

Alias : FP

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : PBF - Bagian Penjualan

Penjelasan : Sebagai form data Obat yang dibeli dan Harga ObatPeriode : Setiap Pembelian Obat

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Lambang+No_Fak+Tgl+Nama_PBF+Tlp+Almt Isi : No_Urut+Nama_Obat+Jumlah+harga+total_harga

+Diskon

Footer : Ttd_Apoteker+Keterangan_Tempo

2. Cofy Faktur Data Obat Biru

(15)

Nama Arus : Copy Faktur Data Obat Biru

Alias : CFDOB

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : PBF - Bagian Penjualan

Penjelasan : Sebagai form data dan harga obat yang dibeli Periode : Setiap Pembelian Obat

Volume : 1 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Lambang+No_Fak+Tgl+Nama_PBF+Tlp+Almt Isi : No_Urut+Nama_Obat+Jumlah+harga+total_harga

+Diskon

3. Cofy Faktur Data Obat Merah

Nama Arus : Copy Faktur Data Obat Merah

Alias : CFDOM

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : PBF – Bagian Penjualan

Bagian Penjualan - Pemilik Apotek Penjelasan : Sebagai Laporan Persedian Obat Periode : Setiap Pengiriman Obat

Volume : 1 Lembar

Header : Lambang+No_Fak+Tgl+Nama_PBF+Tlp+Almt

(16)

Isi : No_Urut+Nama_Obat+Jumlah+harga+total_harga + Diskon

4. Surat Jalan

Nama Arus : Surat Jalan

Alias : SJ

Bentuk Data : Cetakan Komputer Arus Data : PBF - Bagian Penjualan

Penjelasan : Sebagai bukti penerimaan Obat Periode : Setiap Pengiriman Obat Volume : 1 Lembar

Header : tanggal+nama_ PBF+Tlp+Alamat

Isi : Telah_terima_oleh+obat+sejumlah+nama_penerima Footer : Tanda_tangan+Stempel+Tgl

5. Faktur Putih Pembelian

Nama Arus : Faktur Putih Pembelian

Alias : FPM

Bentuk Data : Cetakan Komputer

Arus Data : Bagian Penjualan - Pemilik Apotek Penjelasan : Sebagai bukti pembayaran obat Periode : Setiap Pembayaran obat

(17)

Volume : 1 Lembar

Header : Lambang+No_Faktur+Tanggal+Nama_PBF+Tlp+Alamat Isi : No_Urut+Nama_Obat+Jumlah+harga+total_harga

+Diskon

Footer : Ttd_Apoteker+Keterangan_Tempo+Tgl_Terima+Stempel

6. Faktur Putih Tagihan

Nama Arus : Faktur Putih Tagihan

Alias : FPT

Arus Data : PBF → Bagian Penjualan Penjelasan : Sebagai Tagihan Pembelian Periode : Setiap Jatuh Tempo

Volume : - (Tidak dapat di prediksi) Struktur Data : Header + Isi + Footer

Header : Lambang+No_Faktur+Tanggal+Nama_PBF+Tlp+Alamat Isi : No_Urut+Nama_Obat+Jumlah+harga+total_harga

+Diskon

Footer : Ttd_Apoteker+Keterangan_Tempo+Tgl_Terima+Stempel

B. Kamus Data Keluaran Sistem Usulan

(18)

1. Struk Penjualan

Nama Arus : Struk Penjualan

Alias : SPJ

Arus Data : Bagian Penjualan → Customer

Penjelasan : Sebagai Bon harga jual obat dan Untuk Laporan Penjualan Periode : Setiap Hari

Struktur Data : Header + Isi

Header : Tanggal+Nama_Apotek+no_Penjualan+Tlp Isi : No_Urut+Nama_Obat+jumlah+harga+total

2. Surat Pemesanan

Nama Arus : Surat Pesanan

Alias : SP

Arus Data : Bagian Pembelian – Pedagang Besar Farmasi Penjelasan : Sebagai Form untuk Pemesanan obat

Periode : Setiap Terdapat stok Obat kosong Volume : 1 Lembar

Header : Lambang+No_SP+Tgl+Nama_Apotek

Isi : No_Urut+Nama_Obat+Jumlah_Beli+Kemasan Footer : Ttd+Nama_Pembeli+Stempel

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

(19)

Spesifikasi rancangan sistem usulan merupakan pembahasan mengenai bentuk dari dokumen-dokumen sistem usulan yang mempunyai pemahaman dalam proses Persediaan Obat pada Apotek Siaga 24 Cikampek Spesifikasi sistem usulan tersebut terdiri dari dokumen masukan dan keluaran yang dilakukan dalam proses pemesanan Obat.

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen yang diolah dalam proses yang dapat menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan. Yang termasuk dokumen dalam sistem Persediaan Obat pada Apotek Siaga 24 Cikampek adalah sebagai berikut:

a. Nama Dokumen : Faktur Putih

Fungsi : Sebagai form data Obat yang dibeli dan Harga Obat

Sumber : PBF

Tujuan : Bagian Penjualan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Pembelian Obat Bentuk : Lampiran A.1

b. Nama Dokumen : Copy Faktur Data Obat Biru Fungsi : Pembuatan Data dan Harga Obat.

Sumber : Pedagang Besar Farmasi Tujuan : Bagian Penjualan

(20)

Media : Kertas Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Pengiriman Obat Bentuk : Lampiran A.2

c. Nama Dokumen : Copy Faktur Data Obat Merah

Alias : CFDOM

Fungsi : Pembuatan Data dan Harga Obat.

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

d. Nama Dokumen : Surat Jalan

Fungsi : Bukti Pengiriman Obat Sumber : Pedagang Besar Farmasi Tujuan : Bagian Pembelian

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

e. Nama Dokumen : Faktur Putih Tagihan

(21)

Fungsi : Untuk Penagihan

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Penagihan Obat Bentuk : Lampiran A.5

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Bentuk Dokumen-dokumen keluaran yang digunakan pada sistem berjalan:

a. Nama Dokumen : Surat Pesanan

Fungsi : Untuk Pemesanan Obat Sumber : Bagian Pembelian Tujuan : Pedagang Besar Farmasi

Media : Kertas

Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Pesanan Obat Bentuk : Lampiran B.1

b. Nama Dokumen : Struk Penjualan Fungsi : Untuk Penjualan Sumber : Bagian Penjualan Tujuan : Customer

(22)

Media : Kertas Jumlah : 1 Lembar

Frekuensi : Setiap Penjualan Obat Bentuk : Lampiran C.1

4.5.3. Entity Relational Diagram

a. Entity Relationship Diagram (ERD)

menyuplai supplier

barangmasuk

detailbarang_masuk mempunyai

1

N

memiliki obat N

1

detailbarang_keluar

memiliki 1

N

mengelola pengguna barangkeluar

mempunyai

N 1 mempunyai

customer

mengelola 1 N

N 1

1 N

N 1

kategoriobat

memiliki 1

N kodesupplier

namasupplier alamat telepon

email

nobrgmasuk kodesupplier

tanggal

nobrgmasuk kodeobat

qty

kodeobat namaobat

kodekategori

stok_min

satuan stok

stok_max

nobrgkeluar kodeobat qty nobrgkeluar

kodecustomer

kodepengguna tanggal kodecustomer

namacustomer alamat telepon email

kodepengguna

namapengguna password level

kodekategori namakategori

ketkategori kodepengguna

total

hargajual hargabeli

Gambar IV.10.

Entity Relationship Diagram

b. Logical Record Structure (LRS)

(23)

kodepengguna * namapengguna password level

PENGGUNA kodepengguna * namapengguna password level

PENGGUNA

nobrgkeluar * kodecustomer **

tanggal total

kodepengguna **

BARANG_KELUAR nobrgkeluar *

kodecustomer **

tanggal total

kodepengguna **

BARANG_KELUAR

nobrgkeluar **

kodeobat **

namaobat satuan kodekategori **

qty hargajual

DETAILBARANG_KELUAR nobrgkeluar **

kodeobat **

qty hargajual

DETAILBARANG_KELUAR kodecustomer *

namabarang alamat telepon email

CUSTOMER kodecustomer * namabarang alamat telepon email

CUSTOMER kodesupplier *

namasupplier alamat telepon emial

SUPPLIER kodesupplier * namasupplier alamat telepon emial

SUPPLIER

nobrgkeluar * kodesupplier **

tanggal total

kodepengguna **

BARANG MASUK nobrgkeluar * kodesupplier **

tanggal total

kodepengguna **

BARANG MASUK

nobrgmasuk **

kodeobat **

qty hargabeli

DETAILBARANG_MASUK nobrgmasuk **

kodeobat **

qty hargabeli

DETAILBARANG_MASUK

1 M

1

M

1

M 1

M

1

M 1 M

M 1

kodeobat * namaobat kodekategori **

stok satuan hargajual hargabeli stok_min stok_mak

OBAT kodeobat * namaobat kodekategori **

stok satuan hargajual hargabeli stok_min stok_mak

OBAT

1 M

kodekategori * namakategori ketkategori

KATEGORI OBAT kodekategori * namakategori ketkategori

KATEGORI OBAT

Gambar IV.11.

Logical Record Structure

4.5.4. Spesifikasi File

Spesifikasi file pada program yang penulis rancang membahas mengenai keseluruhan tabel yang terdapat di dalam database. Di dalam database ini terdapat beberapa tabel yang berisi field atau kolom beserta kunci dari tiap file atau tabel

(24)

yang ada, sehingga terbentuklah data yang saling berhubungan. Berikut adalah penjelasan dari spesifikasi file tersebut:

1. File Obat

Nama file : File Obat Akronim : obat

Fungsi : Untuk menyimpan data obat

Tipe : File Master

Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random

Media : Hard Disk Panjang record : 80 Karakter Kunci Field : kodeobat

Software : Microsoft Access 2010

Tabel IV.1 Spesifikasi File Obat

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. Kode Obat Kodeobat Short Text 5 Primary Key 2. Nama Obat Namaobat Short Text 50

3. Kode Kategori Kodekategori Short Text 10 Forigen Key

4. Stok Stok Number Long

Integer 5. Satuan Satuan Short Text 15 6. Harga Beli Hargabeli Number Long

Integer 7. Harga Jual Hargajual Number Long

Integer 6. Stok Minimal Stokmin Number Long

Integer 7. Stok

Maksimal

Stokmak Number Long Integer

(25)

2. File Supplier

Nama file : File Supplier Akronim : supplier

Fungsi : Untuk menyimpan data supplier

Media : Hard Disk Panjang record : 197 Karakter Kunci Field : kodesupplier

Tabel IV. 2 Spesifikasi File Supplier

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. Kode Supplier Kodesupplier Short Text 5 Primary Key 2. Nama

Supplier

Namasupplier Short Text 30 3. Alamat Alamat Short Text 100 4. Telepon Telepon Short Text 12

5. Email Email Short Text 50

3. File Customer

Nama file : File Customer Akronim : customer

Fungsi : Untuk menyimpan data customer

(26)

Media : Hard Disk Panjang record : 202 Karakter Kunci Field : kodecustomer

Tabel IV.3 Spesifikasi File Customer

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. Kode

Customer

kodecustomer Short Text 10 Primary Key 2. Nama

Customer

namacustomer Short Text 30 3. Alamat Alamat Short Text 100 4. Telepon Telepon Short Text 12

5. Email Email Short Text 50

4. File Pengguna

Nama file : File Pengguna Akronim : Pengguna

Fungsi : Untuk menyimpan data Pengguna

Media : Hard Disk Panjang record : 182 Karakter Kunci Field : kodepengguna

(27)

Tabel IV.4 Spesifikasi File Pengguna

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. Kode

Pengguna

kodepengguna Short Text 10 Primary Key 2. Nama

Pengguna

Namapengguna Short Text 30 3. Alamat Alamat Short Text 100 5. Telepon Telepon Short Text 12 6. Password Password Short Text 15 7. Status Status Short Text 15

5. File Kategori

Nama file : File Kategori Akronim : kategori

Fungsi : Untuk menyimpan data kategori obat

Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random

Media : Hard Disk Panjang record : 134 Karakter Kunci Field : kodekategori

Tabel IV.5 Spesifikasi File Kategori

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. Kode

Kategori

kodekategori Short Text 4 Primary Key 2. Nama

Kategori

namakategori Short Text 30 3. KetKategori Ketkategori Short Text 100

(28)

6. File Barang Masuk

Nama file : File Barang Masuk Akronim : barangmasuk

Fungsi : Untuk menyimpan data barang masuk Tipe : File Transaksi

Media : Hard Disk Panjang record : 30 Karakter Kunci Field : nobrgmasuk

Tabel IV.6 Spesifikasi File Barang Masuk

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. No Barang

Masuk

nobrgmasuk Short Text 10 Primary Key 2. Tanggal Tanggal Date/Time

3. Kode Supplier

kodesupplier Short Text 10 Forigen Key

4. Total Total Number Long

Integer 5. Kode

Pengguna

kodepengguna Short Text 10 Forigen Key

7. File Detail Barang Masuk

Nama file : File Detail Barang Masuk Akronim : detail_barangmasuk

Fungsi : Untuk menyimpan data detail barang masuk Tipe : File Transaksi

(29)

Media : Hard Disk Panjang record : 95 Karakter Kunci Field : -

Tabel IV.7 Spesifikasi File Detail Barang Masuk

No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. No Barang

Masuk

Nobrgmasuk Short Text 10 Forigen Key 2. Kode Obat Kodeobat Short Text 10 Forigen Key 3. Nama Obat namaobat Short Text 50

4. Kode Kategori

kodekategori Short Text 10 Forigen Key 5. Satuan Satuan Short Text 15

6. Harga Beli Hargabeli Number Long Integer

7. Qty Qty Number Long

Integer

8. File Barang Keluar

Nama file : File Barang Keluar Akronim : barangkeluar

Fungsi : Untuk menyimpan data barang keluar Tipe : File Transaksi

Media : Hard Disk Panjang record : 30 Karakter

(30)

Kunci Field : nobrgkeluar

Tabel IV.8 Spesifikasi File Barang Keluar

Keluar

nobrgkeluar Short Text 10 Primary Key 2. Tanggal Tanggal Date/Time

3. Kode Customer

kodecustomer Short Text 10 Forigen Key

4. Total Total Number Long

Integer 5. Kode

Pengguna

kodepengguna Short Text 10 Forigen Key

9. File Detail Barang Keluar

Nama file : File Detail Barang Keluar Akronim : detail_barangkeluar

Fungsi : Untuk menyimpan data detail barang keluar Tipe : File Transaksi

Organisasi file : Indexed Sequential Akses file : Random

Media : Hard Disk Panjang record : 95 Karakter Kunci Field : -

(31)

Tabel IV.9 Spesifikasi File Detail Barang Keluar

Keluar

nobrgkeluar Short Text 10 Forigen Key 2. Kode Obat kodeobat Short Text 10 Forigen Key 3. Nama Obat namaobat Short Text 50

4. Kode Kategori

kodekategori Short Text 10 Forigen Key 5. Satuan Satuan Short Text 15

6. Harga Jual hargajual Number Long Integer

7. Qty Qty Number Long

Integer

4.5.5. Struktur Kode

Dalam sistem penginputan data obat dan pemesanan obat terdapat beberapa elemen data yang dibuat dalam bentuk struktur kode. Pegkodean ini digunakan untuk mengidentifikasi pengolahan data yang diproses oleh sistem.

Struktur kode komputerisasi yang terdapat pada pengelolaan sistem persediaan obat adalah sebagai berikut :

1. Kode Obat

X X X 9 9

Inisial Dokumen Tahun Contoh :

B R G 0 1

Keterangan :

BRG : Menyatakan Inisial Barang

01 : Menyatakan Nomor urut Input Barang

(32)

2. Kode Pengguna

X X X 9 9 9 9 9 9 9

Inisial Dokumen Tahun Bulan No Urut Contoh :

U S R 1 7 0 6 0 0 1

Keterangan :

USR : Menyatakan Inisial User 17 : Menyatakan Tahun 06 : Menyatakan Bulan 001 : Nomer Urut Penggna 3. Kode Kategori

X X 9 9

Inisial Dokumen Menyatakan kode Obat Contoh :

K R 0 1

Keterangan :

KAT : Menyatakan Inisial Kategori 17 : Menyatakan Tahun

06 : Menyatakan Bulan 001 : Nomer Urut Kategori

(33)

4. Kode Customer

X X X 9 9 9 9 9 9 9

C U S 1 7 0 6 0 0 1

Keterangan :

CUS : Menyatakan Inisial Customer 17 : Menyatakan Tahun

06 : Menyatakan Bulan 001 : Nomer Urut Customer 5. Kode Supplier

X X X 9 9

Inisial Dokumen Tahun Contoh :

S U P 0 1

Keterangan :

SUP : Menyatakan Inisial Supplier 17 : Menyatakan Tahun

06 : Menyatakan Bulan 001 : Nomer Urut Supplier

(34)

6. Kode Barang Masuk

X X X 9 9 9 9 9 9 9

T B M 1 7 0 6 0 0 1

Keterangan :

TBM : Menyatakan Inisial Transaksi Barang Masuk 17 : Menyatakan Tahun

06 : Menyatakan Bulan

001 : Nomer Urut Transaksi Barang Masuk 7. Kode Barang Keluar

X X X 9 9 9 9 9 9 9

T B K 1 7 0 6 0 0 1

Keterangan :

TBK : Menyatakan Inisial Transaksi Barang Keluar 17 : Menyatakan Tahun

06 : Menyatakan Bulan

001 : Nomer Urut Transaksi Barang Keluar

(35)

4.5.6. Spesifikasi Program

Dalam sistem usulan ini penulis menjelaskan secara garis besar program – program yang akan diterapkan dalam HIPO (Hirarchy Input Proses Output) yaitu alat bantu yang digunakan untuk membuat spesifikasi program yang merupakan struktur yang berisi diagram, dimana didalam diagram berisi input yang diproses dan menghasilkan output.

(36)

LOGIN

1.0

0.0 Master

1.1

1.0 Data Pengguna

1.2

1.0 Data Supplier

1.3

1.0 Data Customer

1.4

1.0 Data Obat

1.5

1.0 Data Kategori

2.0

0.0 Transaksi

2.1

2.0 Data Stok Minimum

2.2

2.0 Barang Masuk

2.3

2.0 Barang Keluar

3.0

0.0 Laporan

3.1

3.0 Laporan Master

3.1.2

3.1 Laporan Supplier

3.1.3

3.1 Laporan Customer

3.1.4

3.1 Laporan Obat

3.1.1

3.1 Laporan Pengguna

3.2

3.0 Laporan Transaksi

3.2.2

3.2 Laporan Barang

Keluar 3.2.1

3.1 Laporan Barang

Masuk

4.0

0.0 Keluar

4.1

4.0 Logout

4.2

4.0 Tutup Program 0.0

Menu Utama

Gambar IV.12.

Hirarchy Input Proses Output

(37)

Berdasarkan Hirarchy Input Proses Output tersebut penulis dapat menjelaskan secara rinci sehingga dapat dimengerti isi dari menu-menu tersebut.

Adapun spesifikasi rancangan program Persediaan Obat tersebut adalah sebagai berikut :

A. Program Form Login

Nama Program : Form Login Akronim : Login.frm

Fungsi : Untuk memasukan ke menu utama program Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : Lampiran D.1 Proses Program :

a. Pada saat Form Login dijalankan user berhak untuk mengisi kode user dan password untuk melakukan proses login.

b. Jika kode user dan password yang dimasukan salah, maka akan menampilkan pesan “kode user dan password salah” dan user akan diperkenankan untuk mengisi ulang kode user dan password kembali.

c. Jika kode user dan password yang di masukkan adalah benar, maka akan tampil form menu utama.

d. Jika memilih tombol “Exit” maka akan keluar dari program.

B. Program Form Menu Utama Nama Program : Menu Utama

Akronim : MDIForm_Utama .frm

Fungsi : Sebagai tampilan menu yang di inginkan

(38)

Index Program :---

Bahasa Program : Microsoft Visual basic 6.0 Bentuk Tampilan : Lihat tampilan D.2

Proses : Pada Menu Utama terdapat empat buah Pilihan : 1. Menu Master

2. Menu Transaksi 3. Menu Laporan 4. Menu Keluar

C. Program Form Karyawan

Nama Program : Form Karyawan Akronim : Form_Karyawan.frm

Fungsi : Untuk mengelola data karyawan Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Lampiran : Lampiran D.3

Proses Program :

a. Untuk menambahkan data karyawan klik tombol tambah, kemudian isi data yang tersedia, klik simpan untuk menyimpan, batal untuk membatalkan, dan keluar untuk keluar dari menu karyawan.

b. Untuk edit data karyawan, klik terlebih dahulu tombol cari, kemudian masukan kode karyawan, jika kode karyawan di temukan maka data karyawan akan tampil, kemudian edit data karyawan, klik simpan untuk menyimpan, dan klik batal untuk membatalkan.

(39)

c. Untuk menghapus data karyawan, klik terlebih dahulu tombol cari, kemudian masukan kode karyawan, jika kode karyawan di temukan maka data karyawan akan tampil, kemudian hapus data karyawan.

D. Program Form Barang

Nama Program : Form Barang Akronim : Form_Barang.frm

Fungsi : Untuk mengelola data barang Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Lampiran : Lampiran D.4

Proses Program :

a. Untuk menambahkan data barang klik tombol tambah, kemudian isi data yang tersedia, klik simpan untuk menyimpan, batal untuk membatalkan, dan keluar untuk keluar dari menu barang.

b. Untuk edit data barang, klik terlebih dahulu tombol cari, kemudian masukan kode barang, jika kode barang di temukan maka data barang akan tampil, kemudian edit data barang, klik simpan untuk menyimpan, dan klik batal untuk membatalkan.

c. Untuk menghapus data barang, klik terlebih dahulu tombol cari, kemudian masukan kode barang, jika kode barang di temukan maka data barang akan tampil, kemudian hapus data karyawan.

E. Program Form Customer

Nama Program : Form Customer

(40)

Akronim : Form_Customer.frm

Fungsi : Untuk mengelola data Customer Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Lampiran : Lampiran D.5

Proses Program :

a. Untuk menambahkan data Customer klik tombol Tambah, kemudian isi data yang tersedia, klik simpan untuk menyimpan, batal untuk membatalkan, dan keluar untuk keluar dari menu customer.

b. Untuk edit data customer, klik terlebih dahulu tombol cari, kemudian masukan kode customer, jika kode customer di temukan maka data customer akan tampil, kemudian edit data customer, klik simpan untuk menyimpan, dan klik batal untuk membatalkan.

c. Untuk menghapus data customer, klik terlebih dahulu tombol cari, kemudian masukan kode customer, jika kode customer di temukan maka data customer akan tampil, kemudian hapus data karyawan.

F. Program Form Supplier

Nama Program : Form Supplier Akronim : Form_Supplier.frm

Fungsi : Untuk mengelola data supplier Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Lampiran : Lampiran D.6

Proses Program :

(41)

a. Untuk menambahkan data supplier klik tombol tambah, kemudian isi data yang tersedia, klik simpan untuk menyimpan, batal untuk membatalkan, dan keluar untuk keluar dari menu supplier.

b. Untuk edit data supplier, klik terlebih dahulu tombol cari, kemudian masukan kode supplier, jika kode supplier di temukan maka data supplier akan tampil, kemudian edit data supplier, klik simpan untuk menyimpan, dan klik batal untuk membatalkan.

c. Untuk menghapus data supplier, klik terlebih dahulu tombol cari, kemudian masukan kode supplier, jika kode supplier di temukan maka data supplier akan tampil, kemudian hapus data supplier.

G. Program form kategori

Nama Program : Form Kategori Akronim : Form_Kategori.frm

Fungsi : Untuk mengelola data kategori Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0 Bentuk Lampiran : Lampiran D.7

Proses Program :

a. Untuk menambahkan data kategori klik tombol tambah, kemudian isi data yang tersedia, klik simpan untuk menyimpan, batal untuk membatalkan, dan keluar untuk keluar dari menu kategori.

b. Untuk edit data kategori, klik terlebih dahulu tombol cari, kemudian masukan kode kategori, jika kode kategori di temukan maka data kategori

(42)

akan tampil, kemudian edit data kategori, klik simpan untuk menyimpan, dan klik batal untuk membatalkan.

c. Untuk menghapus data kategori, klik terlebih dahulu tombol cari, kemudian masukan kode kategori, jika kode kategori di temukan maka data kategori akan tampil, kemudian hapus data kategori.

H. Program Form Barang Masuk

Nama Program : Form barang masuk Akronim : Form_Masuk.frm

Fungsi : Untuk mengelola data barang masuk Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

a. Pilih kode supplier, secara otomatis akan tampil data supplier.

b. Kemudian masukan kode barang, secara otomatis akan tampil data barang.

c. Masukan quality jumlah barang, dan akan terhitung total harga secara otomatis.

d. Klik simpan untuk menyimpan data barang masuk, batal untuk membatalkan.

e. Klik tombol lagi untuk menginput data kembali.

I. Program Form Barang Keluar

Nama Program : Form barang keluar Akronim : Form_Keluar.frm

(43)

Fungsi : Untuk mengelola data barang keluar Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

a. Pilih kode supplier, secara otomatis akan tampil data supplier.

b. Kemudian masukan kode barang, secara otomatis akan tampil data barang.

c. Masukan quality jumlah barang, dan akan terhitung total harga secara otomatis.

d. Klik simpan untuk menyimpan data barang keluar, batal untuk membatalkan.

e. Klik tombol lagi untuk menginput data kembali.

J. Program Form Cek Minimum

Nama Program : Form cek minimum Akronim : Form_Cekminimum.frm

Fungsi : Untuk mengecek data barang minimum Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

a. Untuk mengecek data minimum klik tombol cek stok barang minimum, Jika ada data barang yang minimum maka akan tampil di data grid.

b. klik tombol simpan dan cetak untuk menyimpan dan mencetak data stok barang minimum.

c. klik batal untuk membatalkan dan kembali ke menu stok barang minimum.

d. Klik tutup untuk menutup menu stok barang minimum.

(44)

K. Program Form Laporan Master

Nama Program : Form Laporan Master Akronim : Form_LapMaster.frm

Fungsi : Untuk mencetak form laporan master Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Bentuk Lampiran : Lampiran D.11

Proses Program : Untuk melihat laporan master klik cetak cetak laporan, maka laporan akan tercetak. Pada Form Laporan Master terdapat empat laporan, yaitu :

a. Laporan Pengguna b. Laporan Barang c. Laporan Customer d. Laporan Supplier

L. Program Form Laporan Transaksi Barang Masuk

Nama Program : Form Laporan Transaksi Barang Masuk Akronim : Form_LapMasuk.frm

Fungsi : Untuk mencetak form laporan transaksi barang masuk Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

a. Untuk melihat laporan transaksi barang masuk, klik menu laporan maka akan muncul laporan master dan laporan transaksi.

b. Pilih laporan transaki, kemudian klik laporan barang masuk.

(45)

c. Pada form laporan barang masuk ada dua pilihan yaitu cetak laporan harian untuk melihat laporan harian barang masuk dan cetak laporan bulanan untuk melihat laporan barang masuk selama satu bulan, maka laporan transaksi barang masuk akan tercetak.

M. Program Form Laporan Transaksi Barang Keluar

Nama Program : Form Laporan Transaksi Barang Keluar Akronim : Form_LapKeluar.frm

Fungsi : Untuk mencetak form laporan transaksi barang keluar Bahasa Program : Microsoft Visual Basic 6.0

a. Untuk melihat laporan transaksi barang keluar, klik menu laporan maka akan muncul laporan master dan laporan transaksi.

b. Pilih laporan transaki, kemudian klik laporan barang keluar.

c. Pada form laporan barang keluar ada dua pilihan yaitu cetak laporan harian untuk melihat laporan harian barang keluar dan cetak laporan bulanan untuk melihat laporan barang masuk selama satu bulan.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Secara garis besar system komputerisasi menjadi dua aspek yaitu aspek teksnis dan aspek non teksnis. Aspek teknis meliputi Hardware, Software.

Brainware. Sedangkan aspek non teknis contohnya adalah dukungan dari lingkungan, dukungan pihak menejemen dan lain sebagainya.

(46)

4.6.1. Umum

Pengembangan dari sistem informai berbasis komputer, selain membutuhkan banyak sumber daya dan juga dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikan dan melewati beberapa tahapan dari mulai sistem tersebut diterapkan, dikembangkan dan dipelihara. Apabila sistem operasi yang telah dikembangkan masih menimbulkan masalah-masalah yang rumit dan tidak bisa diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan suatu sistem untuk mengatasinya dan kembali kepada proses perencanaan sistem. Untuk menunjang kebutuhan akan pengolahan data sistem usulan ini diperlukan komputer serta alat tambahan lainnya yaitu perangkat keras dan perangkat lunak.

4.6.2. Perangkat Keras

Komponen perangkat keras adalah terdiri dari unsur – unsur yang terdiri dari perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia (brainware) dan bersifat fisik, terdiri dari Central Procesing Unit (CPU), monitor, keyboard, harddisk, disk drive, mouse, dan printer.

Processor : Core 2 Duo RAM : RAM DDR2 4 GB

Monitor : Lcd Resolusi layar 1024x768 Hard Disk : 80 GB

Keyboard : 108 keys Mouse : Mouse USB

(47)

4.6.3. Perangkat Lunak

Penggunaan komputer tidak terlepas dari pemakaian perangkat lunak, oleh karena itu dibutuhkan suatu perangkat lunak yang kompeten dengan aktifitas perusahaan dan mampu mendukung kelancaran dalam aktifitas perusahaan sehingga mampu mendukung kelancaran dalam aktifitas pengolahan data.

Komponen perangkat lunak adalah serangkaian unsur – unsur yang terdiri dari beberapa perangkat lunak program komputer yang digunakan untuk membantu proses kerja manusia (brainware) dan sifat non fisik, terdiri dari sistem software dan application software.

Untuk lebih jelas dalam penggambaran perangkat-perangkat komputer yang digunakan untuk menyimpan data-data dengan baik dalam penginputan data obat dan pengecekan data obat yang tersedia di Apotek Siaga 24 Cikampek, maka penulis akan memberikan gambaran berupa konfigurasi komputer.

Sistem Operasi : Microsoft Windows 8

Package Program : Microsoft Visual Basic VB 6.0 DataBase : Microsoft Acces 2010

4.7. Jadwal Implementasi

Jadwal implementasi merupakan rencana yang menjelaskan segala sesuatu hal yang dibutuhkan. Dalam proses implementasi komputerisasi sistem dibutuhkan rencana yang berguna dalam pelaksanaannya, selain faktor-faktor yang mempengaruhi terlaksananya sistem ini nantinya.

Hal yang perlu diperhatikan adalah faktor biaya, personil, dana kebijaksanaan serta faktor-faktor teknis dalam perangkat keras maupun perangkat

(48)

lunaknya. Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam usaha mewujudkan sistem yang telah dirancang ini meliputi :

1. Persiapan Data Awal

Pada tahap ini penulis mengumpulkan data-data yang akan digunakan sesuai kebutuhan, dalam penyiapan data awal dibutuhkan waktu satu minggu dimulai dari minggu pertama dibulan pertama.

2. Analisa Sistem

Analisa sistem adalah sistem yang berjalan beserta masalah yang ada.

Tujuannya untuk mendapatkan gambaran tentang bentuk permasalahan yang ada pada Apotek tersebut sehingga mengurangi kesalahpahaman antara sistem yang disesuaikan dengan sistem yang berjalan. Untuk menganalisa sistem dibutuhkan waktu dua minggu dimulai dari minggu kedua dibulan pertama.

3. Desain Sistem

Pada pembuatan desain untuk sistem ini membutuhkan waktu satu minggu di minggu ke empat dibulan pertama.

4. Desain Perangkat Lunak

Desain atau perancangan dalam pembangunan perangkat lunak memerlukan waktu dua minggu diminggu terakhir bulan pertama dan diminggu pertama bulan kedua.

5. Pembuatan dan Tes Program

Pembuatan program dan tes program bertujuan agar program yang telah dibuat dapat digunakan untuk mengolah data dan menguji kelayakan dari program yang diusulkan secara keseluruhan. Kegitan ini memerlukan waktu satu bulan dibulan kedua.

(49)

6. Tes Sistem

Kegiatan ini bertujuan untuk menguji kelayakan sistem secara keseluruhan, kegiatan ini memerlukan waktu satu minggu diminggu ke empat dibulan kedua.

7. Pelatihan

Pelatihan ini bertujuan untuk melatih penulis, pelatihan ini membutuhkan waktu dua minggu dimulai diminggu pertama bulan ketiga.

8. Pembuatan Buku Petunjuk

Pembuatan buku petunjuk dalam tata cara pelaksanaan sistem usulan, kegiatan ini memerlukan waktu satu minggu di minggu ke tiga dibulan ketiga.

9. Evaluasi dan Operasional

Kegiatan ini mengoprasikan sistem usulan secara keseluruhan dan menggunakan data yang sesungguhnya dan masih diperlukan pengawasan.

Kegiatan ini memerlukan waktu sekitar dua minggu di minggu terakhir di bulan ketiga.

Tabel IV.10.

Jadwal Implementasi

No KEGIATAN

WAKTU

BULAN I BULAN II BULAN III 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Persiapan data awal 2 Analisa 3 Desain Sistem 4 Desain Perangkat Lunak 5

Pembuatan & Tes

Program 6 Tes Sistem 7 Pelatihan 8

Pembuatan Buku

Petunjuk 9 Evaluasi & Operasional

(50)