BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1. Umum

Perkembangan ilmu pengetahuan tumbuh dan berkembang dengan pesat. Banyak cara yang ditempuh oleh manusia untuk mengembangkan ilmu pengetahuan yang ada agar dapat memberikan manfaat dan memenuhi segala macam kebutuhan hidup manusia yang banyak memberikan manfaat dibidang pengolahan, penyimpanan data serta pemprosesan data dengan cepat dan akurat.

Pada saat ini sangat perlu sekali diadakan sistem komputerisasi pada perusahaan diseluruh Indonesia tidak terkecuali pada PT. Ambulance Pintar Indonesia dengan tidak menyimpang yang telah ada.

Sistem yang diusulkan merupakan komputerisasi bagi sistem yang lama atau sistem yang sedang berjalan, dimana cara kerja dan prosedur sistem yang baru tidak jauh berbeda. Perubahan dari sistem yang lama atau prosedur sistem yang baru tidak jauh berbeda. Perubahan dari sistem yang lama ke sistem yang baru diharapkan dapat membantu dan mengatasi kesulitan-kesulitan terutama dalam hal pemasukan atau pencatatan data karyawan baru yang masuk

Sedangkan tujuan dari perancangan sistem komputerisasi secara khusus adalah meningkatkan efektifitas prosedur kerja, mendayagunakan sumber daya yang baik dari

(2)

segi software, hardware, brainware guna menghasilkan informasi yang berkualitas, akurat, cepat waktu, dan terperinci.

Selain itu juga pengaruh yang akan dicapai dan diharapkan dapat mengatasi permasalahan yang timbul pada penerimaan karyawan baru pada PT. Ambulance Pintar Indonesia yaitu:

a. Dapat mempercepat dalam proses pengolahan data dan pencarian suatu informasi yang dibutuhkan.

b. Mampu meningkatkan keaktifan dan pengetahuan bagi personil yang menangani suatu pekerjaan dalam bidangnya.

c. Dalam meningkatkan suatu cara untuk menanggulangi dari berbagai kesalahan dal pengolah data dari sistem yang lama ke sistem yang baru.

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Berikut ini penjelasan prosedur sistem penerimaan karyawan baru mulai dari proses perekrutan sampai dengan proses pembuatan laporan. Prosedur sitem usulan penerimaan karyawan pada PT. Ambulance Pintar Indonesia sebagai berikut:

1. Proses seleksi Lamaran

Panitia menyeleksi data calon karyawan dan nilai calon karyawan serta serta sertifikat atau ijazah yang mendukung calon karyawan untuk ditempatkan diposisi yang terbuka lowongan.

(3)

2. Panggilan Tes

Calon karyawan yang telah memenuhi syarat untuk melanjutkan ke tes berikutnya akan dihubungi oleh pihak HRD untuk mengikuti tes selanjutnya.

3. Tes Masuk

Tes inilah yang akan menentukan calon karyawan apakah dapat diterima diperusahaan tersebut dengan mendapatkan nilai yang memuaskan ataukah gagal untuk menjadi karyawan diperusahaan tersebut.

4. Proses SPK

Berdasarkan file transaksi hasil dari jawaban calon karyawan terhadap tes yang sudah dilakukan, bagian personalia membuat surat pengangkatan karyawan yang kemudian diserahkan kepada karyawan.

5. Proses Laporan

Proses pembuatan laporan merupakan tahap akhir dari prosedur penerimaan karyawan baru yang sedang berjalan. Setelah penerimaan karyawan baru ditutup maka pihak HRD membuat laporan berdasarkan data karyawan yang akan dibuatkan laporan penerimaan karyawan baru lalu setelah itu diserahkan kepada Direktur Utama.

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

Diagram alir data (DAD) sistem usulan PT.Ambulance Pintar Indonesia adalah sebagai berikut:

(4)

Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan

FPKB, DP

Soal Test

Jawaban Test LPK

SPK

Gambar IV.1 Diagram Konteks Sistem Usulan

Calon Karyawan 0 Penerimaan karyawan baru HRD karyawan

(5)

Diagram Nol Sistem Usulan

Data Pelamar

FPKB,DP File Master Pelamar Ss Hasil Seleksi Surat Panggilan SP File SP soal Jawaban ASP Data Pelamar

File Hasil data nilai Data Soal File Master Soal

Data nilai Suratpengangkatan

File Pelamar DP

Data Pelamar Laporan Karyawan Baru Data Nilai 3.0 Tes Masuk Calon karyawan baru Karyawan 1.0 Seleksi surat lamaran 4.0 Pembuatan SPK 2.0 Panggilan Tes 5.0 Pembuatan Laporan Direktur Utama

(6)

Menerima data pelamar 6.2 Update Data Pelamar

FPKB Data Pelamar File Master Pelamar DP

Informasi data pelamar

Data Pelamar

(7)

7.1

7.3

File Master Pelamar Data soal

Soal Mencetak Soal

Informasi soal

7.2

Jawaban Update nilai Data Pelamar File Master Pelamar

File Hasil Informasi nilai Rekap Pelamar Lulus Data Rekap File Rekap

(8)

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Kamus data sistem usulan merupakan penjelasan tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari sistem usulan yang ada berupa aliran dokumen yang menghasilkannya.

1. Kamus data dokumen masukan

a. Nama arus data : Laporan Penerimaan Karyawan

Alias : LPK

Bentuk data : Dokumen Cetakan Komputer Arus data : Proses 6.1 - Direktur

Penjelasan : Laporan untuk mengetahui jumlah penerimaan Karyawan baru per periode

Periode : Setiap periode

Volume : 2 halaman

Struktur data : Header + Isi + Footer

Header : Nm Perusahaan + Judul + Periode

Isi : No + No_spk + tgl_spk +Id_pel + Status+

(9)

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan

4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang berupa dokumen dan di dalam proses agar mendapat keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan yang digunakan pada sistem penerimaan karyawan pada PT. Ambulance Pintar Indonesia adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Copy Ktp

Fungsi : Untuk mengetahui data calon karyawan

Sumber : Calon karyawan

Tujuan : HRD

Frekuensi : Setiap penerimaan karyawan baru

Media : Kertas

Jumlah : Satu

(10)

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran (Output)

Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses sistem input, dokumen output disebut dokumen keluaran. Yang dimaksud dengan dokumen output sistem berjalan ini adalah :

1. Nama Dokumen : Laporan penerimaan karyawan

Frekuensi : Setiap penerimaan karyawan baru

Sumber : HRD

Tujuan : Manajer

Fungsi : Sebagai dokumen akhir dari proses penerimaan Karyawan baru

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

(11)

4.5.3. Entity Relationship Diagram (ERD) A. Entity Relationship Diagram

No_hp alamat agama Jns_kelamin Tgl_lahir No_form Pend.Tera khir nama Calon Karyawan mela kuka n Surat Lamaran Fc.ktp _skck foto cv _Surat lama ijazah ha sil Rekap No_spk Tgl_spk Status Ket ha sil soal soal _jawab Id_soal isi Jenis Besar_nilai Total_nilai Jenis_soal

(12)

Menurut Sutanta (2011:91) “Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model data yang dikembangkan berdasarkan objek.” Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data kepada pengguna secara logis. Entity Relationship Diagram (ERD) didasarkan pada suatu persepsi bahwa real world terdiri atas obyek-obyek dasar tersebut.

B. Logical Record Structure (LRS)

LRS adalah representasi dari struktur record-record pada tabel-tabel yang terbentuk dari hasil relasi antar himpunan entitas.

Calon karyawan No_formulir Nm_karyawan Jns_kelamin Tgl_lahir Agama Alamat Pend_terakhir No_hp Surat Lamaran Fc_ktp Poto Skck CV Ijazah Surat Lamaran Rekap Status No_spk Tgl_spk Keteranga Soal Id_soal Soal Jawab Jenis Besar_nilai Total_nilai Jenis_soal

(13)

4.5.4. Spesifikasi File

Spesifikasi file yang terdapat pada program aplikasi ini merupakan kumpulan data yang berasal dari dokumen input. Data tersebut diproses untuk mendapatkan hasil yang menunjang sistem kerja yang diinginkan.

Berikut ini adalah penjelasan dari spesifikasi file tersebut :

1. Tabel Calon Karyawan

Nama database : File calon karyawan

Akronim : CalonKaryawan

Tipe : File Master

Akses file : Random

Organisasi File : Index Sequential

Media : Hard Disk

Kunci Field : No_formulir Panjang record : 125 Kaeakter

(14)

Nomer Elemen Data Akronim Type Panjang Ket

1 Nomor

formulir

No_formulir Text 7 Primary Key

2 Tanggal Lahir Tgl_lahir Date 10

3 Nama

karyawan

Nm_karyawan Text 20

4 Jenis Kelamin Jns_kelamin Text 10

5 No Hp NO_Hp Integer 15

6 Agama Agama Text 15

7 Alamat Alamat Text 50

8 Pend Terakhir Pend_Terakhir Text 10

Tabel IV.1

Spesifikasi File Karyawan

2. Tabel Seleksi

Nama database : Seleksi Karyawan Akronim : Seleksikaryawan

Tipe : File Pelamar

Panjang record : 140 Karakter Akses file : Random

Organisasi File : Index Sequential

Media : Hard Disk

Kunci Field : no_pelamar

Fungsi : Untuk data hasil seleksi karyawan yang lolos dan yang tidak lolos

(15)

Software : Microsoft Access 2003

No Elemen Data Akronim Type Panjang Ket

1 Nomor Pelamar No_pelamar Text 7 Primary Key

2 Nama Karyawan Nm_karyawan Text 30

3 Jenis Kelamin Jns_kelamin Text 10

4 Tempat Test Tempat Text 12

5 Interview Interview Text 5

6 Hasil Test Hasil Text 7

7 Keterangan Ket Text 10

8 Tanggal Tes Tgl_tes Date 10

Table IV.2

4.5.5. Struktur Kode

Struktur kode dibuat dengan tujuan agar proses perekaman data lebih mudah, sederhana dan cepat sehingga mempercepat proses kerja. Pengguna kode ini dimaksudkan sebagai identitas bersifat unik sebagai kunci primer pada tabel yang bersangkutan sehingga memudahkan pengaksesan hubungan antar table.

Berikut adalah struktur kode yang digunakan pada sistem usulan PT. Ambulance Pintar Indonesia :

(16)

1. Data user

A P I 9 1 3 1 3

API = Ambulance Pintar Indonesia 1313 = Nomor Induk Karyawan

2. Data Pelamar

D P 0 1 0

DP=data pelamar 010 = Nomor urut pelamar

3. Kode Tanggal Tes Tulis

T 0 0 1

T = Tanggal

(17)

4.5.6. Spesifikasi Program

Dalam spesifikasi ini berisi langkah-langkah pembuatan program yang ditunjukan untuk memudahkan progammer dalam pembuatan program.

Menu utama 0.0 1.0 Master 0.0 2.0 Proses Recruitmen 0.0 3.0 Laporan 0.0 4.0 Keluar 0.0 1.1 Data pelamar 2.0 1.3 Tgl tes tulis 2.0 2.1 Hasil Tes tulis

3.0 1.4 Tgl tes medical 2.0 2.2 HasilTesMe dical 3.0 1.2 Data user 2.0

(18)

A. Program LOGIN

Nama Program : Form Login Akronim program : Form_Login.frm

Fungsi program : Menampilkan Menu Login Software : Visual Basic 6.0

Bentuk tampilan : Lampiran A-1

Proses Program :

1. Jalankan program Microsoft Visual Basic 6.0 2. Isi username dan password

B. Program Menu Utama

Nama Program : Form Menu Utama Akronim program : Menu_Utama.frm

(19)

Fungsi program : Menampilkan menu pilihan program

Software : Visual Basic 6.0

Bentuk tampilan : Lampiran A-2 Proses program :

1. Jalankan program Menu Utama.

2. Tampilan Menu Utama terdapat menu pilihan Master, Proses Recruitmen,Laporan, dan LogOut.

3. Pilih salah satu menu dari Menu Utama untuk melanjutkan proses pengolahan data program.

4. Pada masing-masing menu pilihan tersebut terdapat sub-sub menu.pilih sub menu dari masing-masing menu utama untuk melanjutkan proses pengolahan data selanjutnya.

a) Menu Master

Pada Menu Master terdapat empat pilihan sub menu, yaitu : (1) Data User

(2) Data Pelamar

(3) Data Tanggal Tes Tulis (4) Data Tanggal Tes Medical

(20)

Proses program :

(1) Pilih menu File dari menu utama.

(2) Setelah memilih menu file, klik menu tersebut sehingga muncul sub-sub menu yang akan dipilih.

b) Menu Proses Recruitmen

Pada Menu Proses ini terdapat dua pilihan sub menu, yaitu: (1) Input Data Hasil Tes Tulis

(21)

Proses program :

(1) Pilih menu proses dari menu utama.

(2) Setelah memilh menu Proses klik menu tersebut sehingga muncul sub-sub menu yang akan dipilih

c) Menu Laporan

Pada Menu Laporan terdapat satu pilihan, yaitu: (1) Pilih menu Laporan dari menu utama. d) Menu Keluar

Pada Menu Keluar terdapat satu pilihan, yaitu: (1) Keluar

Proses programnya :

(22)

C. User

Nama program : Formulir data user Akronim program : Data_user.frm

Fungsi program : Untuk menyimpan, mengubah dan menghapus data Calon Karyawan.

Software : Visual Basic 6.0

(23)

Proses program :

1. Pada menu utama pilih menu Utama.

2. Kemudian pilih menu Master maka akan tampil form data user dimana pada form tersebut terdapat tombol-tombol perintah, yaitu :

a. SAVE : Digunakan untuk menambahkan data calon karyawan dan menyimpan data calon karyawan.

b. UPDATE: Digunakan untuk mengubah data calon karyawan dan menyimpan kembali data calon karyawan.

c. DELETE: Untuk menghapus data calon karyawan.

d. EXIT : Digunakan untuk keluar dari formformulir dankembali ke Menu Utama

e. ADD : Untuk menambahkan data calon karyawan f. EDIT : Untuk mengubah data apabila terjadi kesalahan

D. Pelamar

Nama program : Form Pelamar Akronim program : data_pelamar.frm

Fungsi program : Untuk mengetahui informasi calon karyawan Software : Visual Basic 6.0

(24)

Proses program :

1. Pada menu utama pilih menu Utama.

2. Kemudian pada menu pilih proses Master, maka akan tampil form data pelamar, dimana pada form tersebut terdapat tombol-tombol perintah yaitu:

c. DELETE: untuk menghapus data calon karyawan.

d. KELUAR: Digunakan untuk keluar dari form formulir dan kembali ke Menu Utama

(25)

E. Data Tes Tulis

Nama program : FormTes Tulis Akronim program : Tes_Tulis.frm

Fungsi program : Untuk menseleksi para calon karyawan Software : Visual Basic 6.0

Proses program :

Pada menu utama pilih menu Master maka akan tampil form data tes tulis, dimana pada form tersebut terdapat tombol-tombol perintah yaitu:

(26)

c. DELETE: Untuk menghapus data calon karyawan.

d. KELUAR:Digunakan untuk keluar dari form formulir dan kembali ke Menu Utama

e. ADD : Untuk menambahkan data calon karyawan. f. EDIT : Untuk mengubah data apabila terjadi kesalahan

F. Data Tes Medical

Nama program : FormTes Medical Akronim program : Tes_Medical.frm

(27)

Proses program :

Pada menu utama pilih menu Master maka akan tampil form data tes medical, dimana pada form tersebut terdapat tombol-tombol perintah yaitu:

b. UPDATE: Digunakan untuk mengubah data calon karyawandan menyimpan kembali data calon karyawan.

d. KELUAR:Digunakan untuk keluar dari form formulir dan kembali ke Menu Utama

G. Input hasil Tes Tulis

Nama program : Form Imput Hasil Tes Tulis Akronim program : Hasil_Tulis.frm

(28)

Pada menu utama pilih menu recruitmen maka akan tampil form input data hasil tes tulis, dimana pada form tersebut terdapat tombol-tombol:

b. UPDATE: Digunakan untuk mengubah data calon karyawan dan menyimpan kembali data calon karyawan .

d. KELUAR:Digunakan untuk keluar dari form formulir dankembali ke Menu Utama

(29)

H. Input hasil Tes Medical

Nama program : Form Imput Hasil Tes Medical Akronim program : Hasil_Medical.frm

Fungsi program : Untuk menseleksi para calon karyawan Software : Visual Basic 6.0

Pada menu utama pilih menu recruitmen maka akan tampil form input data hasil tes medical, dimana pada form tersebut terdapat tombol-tombol:

(30)

d. KELUAR:Digunakan untuk keluar dari form formulir dan kembali ke Menu Utama

e) Menu Laporan

Pada Menu Laporan terdapat satu pilihan, yaitu: 1. Pilih menu Laporan dari menu utama.

f) Menu Keluar

Pada Menu Keluar terdapat satu pilihan, yaitu: 1. Keluar

(31)

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer 4.6.1. Umum

Untuk dapat membangun suatu sistem, hal yang paling utama dan harus diperhatikan adalah spesifikasi dari sistem komputer yang akan digunakan, karena sistem yang didukung oleh spesifikasi dapat memenuhi standarisasi dari kebutuhan manajemen itu sendiri dan memenuhi sistem yang optimal. Bentuk spesifikasi sistem komputer tersebut terdiri dari perangkat keras dan lunak. Perangkat komputer yang dipergunakan dalam mengoperasikan sistem penerimaan calon karyawan baru pada PT. Ambulance Pintar Indonesia ini harus dapat mendukung proses penerimaan calon karyawan baru agar lebih efektif dan efisien.

Sebagaimana kita ketahui bahwa suatu sistem yang baik tidak akan berhasil diterapkan dengan baik apabila tidak didukung dengan sarana yang baik pula. Yang dimaksud sarana yang baik disini adalah yang bukan yang merk nya bagus atau harganya mahal akan tetapi spesifikasi yang diusulkan mempunyai kemampuan yang cukup dan kecepatan proses yang memadai.

Suatu sistem komputer adalah merupakan gabungan dari beberapa peralatan yang saling berhubungan. Bentuk spesifikasi komputer tersebut terdiri dari seperangkat lunak dan perangkat keras.

4.6.2. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras atau yang disebut hardware adalah komponen atau peralatan yang membentuk suatu sistem komputer dan peralatan lainnya yang memungkinkan

(32)

komputer dapat menjalankan tugasnya dengan baik. Adapun perangkat keras yang digunakan untuk menjalankan program ini adalah sebagai berikut :

1. Processor Intel Pentium Core 2 2. RAM DDR2 4GB 3. Hard Disk 500 Gb 4. Type Monitor 1024 X 768 5. Keyboard 6. Mouse 7. Printer Deksjet

4.6.3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak ini atau yang disebut software adalah bagian komputer yang mengoperasikan hardware dan berfumgsi sebagai perantara antara pemakai dengan komputer. Software yang digunakan program ini adalah sebagai berikut :

a. Sistem operasi (Operating sistem) : Windows 7 Stater

b. Bahasa Pemograman : Microsoft Visual Basic 6.0 c. Aplikasi Web Browser : Mozilla, Google Chrome

(33)

4.7. Jadwal Implemantasi

Setelah sistem usulan selesai diusulkan secara rinci dengan teknologi dan desain dipilih makan tibalah saatnya untuk di impletasikan dan diterapkan. Tahap implementasi adalah tahap untuk meletakan suatu sistem agar siap untuk diimplementasikan ini terdiri dari beberapa kegiatan sebelum sistem yang baru benar-benar digunakan kegiatan yang harus dilakukan antara lain :

A. Persiapan Data Awal

Persiapan data awal dimaksudkan untuk mengumpulkan data-data yang dibutuhkan dan akan diproses atau diolah pada sistem tersebut. Persiapan awal serta file yang dipergunakan harus dipertimbangkan dan hal-hal yang berkaitan dengan database yaitu jumlah record yang diperlukan, panjang record dan persiapan ini membutuhkan waktu selama kurang lebih empat minggu.

B. Pembuatan Program dan Tes Program

Pembuatan dari sistem yang akan di komputerisasi harus dengan baik. Pembuatan program yang baik akan menghasilkan program yang dapat dioperasikan dengan cepat dan mudah, sesuai dengan masalah dan kebutuhan yang ada. Setelah pembuatan program ini selesai, maka harus dilakukan pengetesan pada program tersebut. Tes dilakukan mulai dari tes awal masing-masing program hingga keseluruhan dari sistem program. Tujuan dari pengetesan program ini adalah untuk mengetahui bahwa elemen dan komponen sistem telah berfungsi dengan baik dan membutuhkan waktu selama dua minggu.

(34)

C. Pembuatan Buku Petunjuk

Pembuatan buku petunjuk dimaksudkan agar dapat membantu bagi pengguna atau pemakai untuk mengetahui dan memahami lebih lanjut akan pengoperasian sistem komputer, yaitu pengisisan file data, proses pembuatan laporan sampai pemeliharaan siste pembuatan buku petunjuk ini membutuhkan waktu selama satu minggu.

D. Tes Sistem

Pada pembangunan sistem yang penulis usulkan tersusun dari beberapa program yang dapat menangani kegiatan sistem yang lama. Untuk itu perlu dilakukan pengetesan sistem yang bertujuan untuk mengetahui optimalisasi penggunaan program pada sistem yang diusulkan. Tes sistem ini membutuhkan waktu selama dua minggu.

E. Pelatihan Personil

Pelatihan merupakan kegiatan untuk memberikan pengarahan dalam berbagai bentuk pelatihan kepada si pemakai yang akan mengoperasikan program yang baru tersebut agar dapat mengoperasikan sistem komputer tersebut dengan baik dan benar serta dapat mengatasi yang ada. Pelatihan ini membutuhkan waktu selama dua minggu.

F. Peralihan Sistem

Pada peralihan sistem terdapat empat buah macam, yaitu secara langsung, paralel, percontohan dan secara bertahap. Peralihan dari sistem yang lama dan dilaksanakan secara bersamaan dengan sistem yang baru hingga batas waktu tertentu,

(35)

sehingga sistem yang lama dapat mulai dihentikan dari pengoperasiannya dan membutuhkan waktu selama dua minggu.

G. Operasi Dan Evaluasi Sistem

Operasi dan evaluasi bertujuan untuk mengoperasikan sistem yang baru secara penuh setelah masa peralihan berakhir selama operasinya. Selama pengoperasinya sistem yang baru agar pada pembangunan sistem selanjutnya dapat diperbaiki dan menjadi lebih sempurna.

Tabel IV.5 Jadwal Implementasi

No Nama Kegiatan

bulan 1 bulan 2 bulan 3 bulan 4

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Penyiapan data awal X X X X

2

Pembuatan dan Tes

Program X X 3 Pembuatan buku petunjuk X 4 Tes Sistem X X 5 Pelatihan X X 6 Peralihan Sistem X X 7 Operasi Sistem X