BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN

(1)

44

BAB IV

RANCANGAN SISTEM USULAN

4.1 . Umum

Di era modern ini, pesatnya perkembangan teknologi menuntut

intansi-intansi pemerintahan di tingkat Desa harus menerapkan sebuah pengolahan data yang terkomputerisasi sehingga dapat memberikan informasi yang tepat dan akurat. Sistem informasi kependudukan dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dalam hal pelayanan masyarakat. Kelurahan Desa Cadassari selama ini menerapkan sistem informasi masih dalam bentuk manual sehingga memperlambat dalam proses penambahan, perubahan maupun penghapusan data. Selain itu penyimpanan datanya masih dalam bentuk berkas-berkas sehingga memperlambat dalam pengaksesan datanya.

Untuk itu, penulis akan memcoba membuat sistem yang akan diusulkan pada instansi pemerintahan Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru Kabupaten Purwakarta dan diharapkan sistem usulan ini nantinya dapat membuat petugas lebih efektif dalam penggunaan komputer yang masih bisa menggunakan software

yang nantinya bisa lebih mempermudah petugas juga lebih efisien dalam waktu pengerjaannya. Software yang penulis usulkan yakni menggunakan aplikasi

(2)

4.2. Prosedur Sistem Usulan

Berikut ini merupakan deskripsi mengenai Sistem Usulan dari Sistem

Informasi Pengelolaan Data Pendudukan Pada Kantor Kelurahan Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru Kabupaten Purwakarta.

1. Proses Surat Keterangan Kematian

Apabila terjadi Kematian, maka salah satu dari Keluarga harus melapor ke pihak kantor Kepala Desa untuk mengajukan Surat Keterangan Kematian beserta membawa dan menyerahkan persyaratan yang diminta. Setelah semua persyaratan diterima, lalu dilakukan pengecekan ulang terhadap persyaratan. Jika tidak sesuai maka akan melakukan konfirmasi pembatalan pembuatan Surat Keterangan Kematian. Jika sudah sesuai dengan persyaratan maka pihak kantor Kepala Desa akan melakukan input data kematian kedalam file Input Data Kematian, mencetak Surat Keterangan Kematian dan Kepala Desa mendatangani Surat Keterangan kematian dan membuat sebanyak 2 rangkap.

2. Proses Surat Keterangan Kelahiran

Penduduk datang ke Kantor Kepala Desa untuk mengajukan Surat Keterangan Kelahiran beserta membawa dan menyerahkan persyaratan yang diminta. Setelah semua persyaratan tersebut diterima, lalu dilakukan pengecekan ulang terhadap persyaratan. Jika tidak sesuai maka akan melakukan konfirmasi pembatalan pembuatan Surat Keterangan Kelahiran. Jika sudah sesuai dengan persyaratan maka pihak kantor Kepala Desa akan akan melakukan input data kelahiran kedalam file Input Data Kelahiran,

(3)

mencetak Surat Keterangan Kelahiran serta Kepala Desa mendatangani Surat Keterangan kelahiran dan membuat sebanyak 2 rangkap.

3. Proses Surat Keterangan Pindah

Penduduk yang ingin Pindah datang ke Kantor Kepala Desa untuk mengajukan Surat Keterangan Pindah beserta membawa dan menyerahkan persyaratan yang diminta. Setelah semua persyaratan tersebut diterima, lalu dilakukan pengecekan ulang terhadap persyaratannya. Jika tidak sesuai maka akan melakukan konfirmasi pembatalan pembuatan Surat Keterangan Pindah. Jika sudah sesuai dengan persyaratan maka pihak kantor Kepala Desa akan melakukan input data pindah kedalam file Input Data Pindah, mencetak Surat Keterangan Pindah serta Kepala Desa mendatangani Surat Keterangan Pindah dan membuat sebanyak 2 rangkap..

4. Proses Pembuatan Laporan

Data yang akan dilaporkan adalah semua Data Kependudukan yang telah diarsipkan dan yang pembuatannya rangkap 2 (dua). Dan data yang telah diarsipkan tersebut akan diproses untuk format laporan yang akan diserahkan ke Kepala Desa sebagai Laporan Wajib Penduduk.

(4)

4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan 4.3.1 Diagram Konteks Sistem Usulan

0 SISTEM

INFORMASI

PENGELOLA

AN DATA

PENDUDUK

Fotocopy Kartu Keluarga

Data Kematian

Data Kelahiran

Data Pindah

Surat Keterangan Kematian

Surat Keterangan Kelahiran

Surat Keterangan Pindah

Lapor

an

Kemat

ian

Lapo

ran

Kela

hiran

Lapor

an

Pinda

h

PENDUDUK

KEPALA

DESA

Surat

Ketera

nagn

Pinda

h

Cetak

Sura

t

Ket

eran

agn

Kel

ahir

an

Ceta

k

Surat

Ketera

nagn

Kemat

ian

Cetak

Fotocopy KTP

Gambar IV.1

(5)

4.3.2 Diagram Nol Sistem Usulan PENDUDUK 1.0 PROSES SURAT KETERANGAN KEMATIAN 2.0 PROSES SURAT KETERANGAN KELAHIRAN KEPALA DESA 4.0 PEMBUATAN LAPORAN 3.0 PROSES SURAT KETERANGAN PINDAH Surat Keterangan Kematian Fotocopy Kartu Keluarga Surat Keterangan Kematian Cetak Surat Keterangan Kematian

Tandatangan

*D1 File Penduduk

**D2 File Surat Keterangan _Kematian

Berkas Persyaratan Surat Keterangan Kelahiran Surat Keterangan Kelahiran Cetak Surat Keterangan Kelahiran Tandatangan *D1 File Penduduk

**D3 File Surat Keterangan _Kelahiran Berkas

Persyaratan

Surat Keterangan Pindah

**D4 File Surat Keterangan Pindah Surat Keterangan Pindah

Cetak Surat Keterangan Pindah

Tandatangan

*D2 File Surat Keteranagn _Kematian **D3File Surat Keterangan _Kelahiran

Data Penduduk

Laporan Surat Keterangan Kematian Laporan Surat Keterangan Kelahiran

Laporan Surat Keterangan Pindah *D1 File Penduduk

Fotocopy KTP

Gambar IV.2

(6)

4.3.3 Diagram Detail Proses 1 Pembuatan Surat Keterangan Kematian Sistem Usulan Berkas Persyaratan Kematian 1.1 Cek Persyaratan 2.1 Input Data Surat Keterangan Persyaratan diterima 4.1 Penyerahan Surat Keterangan Surat Keterangan Kematian Tandatangan Surat Keterangan Kematian D1 File Penduduk

D2 File Surat Keterangan Kematian

Surat Keterangan Kematian 3.1 Cetak Surat Keterangan Surat Keterangan Kematian Cetak Gambar IV.3

Diagram Detail Proses 1.0 Pembuatan Surat Keterangan Kematian Sistem Usulan

(7)

4.3.4 Diagram Detail Proses 2.0 Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran Sistem Usulan Berkas Persyaratan Kelahiran 2.1 Cek Persyaratan 2.2 Input Data Surat Keterangan Persyaratan diterima 2.4 Penyerahan Surat Keterangan Surat Keterangan Kelahiran Tandatangan Surat Keterangan Kelahiran D1 File Penduduk

D3 File Surat Keterangan Kelahiran

Surat Keterangan Kelahiran 2.3 Cetak Surat Keterangan Surat Keterangan Kelahiran Cetak Gambar IV.4

Diagram Detail Proses 2.0 Pembuatan Surat Keterangan Kelahiran Sistem Usulan

(8)

4.3.5 Diagram Detail Proses 3.0 Pembuatan Surat Keterangan Pindah Sistem Usulan Berkas Persyaratan Pindah 3.1 Cek Persyaratan 3.2 Input Data Surat Keterangan Persyaratan diterima 3.4 Penyerahan Surat Keterangan Surat Keterangan Pindah Tandatangan Surat Keterangan Pindah D1 File Penduduk

D4 File Surat Keterangan Pindah

Surat Keterangan Pindah 3.3 Cetak Surat Keterangan Surat Keterangan Pindah Cetak Gambar IV.5

Diagram Detail Proses 3.0 Pembuatan Surat Keterangan Pindah Sistem Usulan

(9)

4.3.6 Diagram Detail Proses 4.0 Pembuatan Laporan Sistem Usulan 4.1 LAPORAN SURAT KETERANGAN KEMATIAN 4.2 LAPORAN SURAT KETERANGAN KELAHIRAN 4.3 LAPORAN SURAT KETERANGAN PINDAH

Laporan Surat Keterangan Kematian

Laporan Surat Keterangan Kelahiran

Laporan Surat Keterangan Pindah D2 File Surat Keterangan _Kematian

D1 File Penduduk

D3

File Surat Keterangan Kelahiran

D4 File Surat Keterangan _Pindah

Gambar IV.6

Diagram Detail Proses 4.0 Pembuatan Laporan Sistem Usulan

4.4. Kamus Data Sistem Usulan

Adapun kamus data Sistem Usulan pada Sistem Pengelolaan Data Penduduk Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru Purwakarta adalah sebagai berikut :

A. Kamus Data Dokumen Masukan

1. Nama Arus data : Copy KTP

Alias : -

(10)

Arus Data : Penduduk – Proses 1.0, Penduduk – Proses 2.0, Penduduk – Proses 3.0

Penjelasan : Untuk mengetahui data penduduk yang mati, lahir dan pindah.

Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian, Kelahiran dan Pindah.

Volume : 1-2 Lembar Struktur Data : Header+Isi

Header = Nm_Provinsi+Nm_Kabupaten Isi = 1 {NIK+Nama+Tempat_Tanggal_Lahir+ Jenis_Kelamin+Alamat+Agama+Status_Perkawinan +Pekerjaan+Kewarganegaraan+Masa_BerlakuKTP} Keterangan: Alamat = RT/RW+Kel/Desa+Kecamatan 2. Nama Arus data : Copy KK

Alias : -

Bentu Data : Dokumem Cetakan Komputer

Arus Data : Penduduk – Proses 1.0, Penduduk – Proses 2.0, Penduduk – Proses 3.0

Penjelasan : Untuk mengetahui data penduduk yang mati, lahir dan pindah.

Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian, Kelahiran dan Pindah.

(11)

Struktur Data : Header+Isi Header = Judul+No_KK Isi = 1 {Nm_Lengkap+NIK+Jenis_Kelamin+ Tempat_ Lahir+Tanggal_Lahir+Agama+Pendidikan+ Jenis_Pekerjaan+Status_Pernikahan+ Status_Hubungan_Keluagra+Kewarganegaraan+ Dokumen_Imigrasi+Nama_Orangtua} Keterangan:

Dokumen Imigrasi = No.Pasport+No.KITAS/KITAP

B. Kamus Data Dokumen Keluaran

1. Nama Arus data : Surat Keterangan Kematian

Alias : -

Bentu Data : Dokumem Cetakan Komputer Arus Data : Penduduk – Proses 1.0

Penjelasan : Untuk bukti pernyataan Kematian

Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian Volume : 2 Lembar

Struktur Data : Header + Isi + Footer Header = Judul + Nama_Desa

Isi = 1 {No_surat_Keterangan_Kematian+ NIK + Hari + Tempat + Tanggal + Jam + Sebab}

Footer = Tandatangan_Kepala_Desa Keterangan:

(12)

2. Nama Arus data : Surat Keterangan Kelahiran

Alias : -

Penjelasan : Untuk bukti pernyataan Kelahiran

Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kelahiran Volume : 2 Lembar

Struktur Data : Header+Isi

Header = Judul+Nama_Desa

Isi = 1 { No_Surat_Keterangan_Kelahiram + Nama_Anak + Jenis_Kelamin + Hari + Tempat + Tanggal + NIK_Ibu + Nama_Ibu + NIK_Ayah + Nama_Ayah} 3. Nama Arus data : Surat Keterangan Pindah

Alias : -

Penjelasan : Untuk bukti pernyataan Pindah

Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Pindah Volume : 2 Lembar

Header = Judul+Nama_Desa

Isi = 1 {No_Surat_Keterangan_Pindah + NIK

+ Alamat_Pindah + Rencana_Pindah + Kecamatan + Kota + Provinsi}

(13)

4. Nama Arus data : Laporan Surat Keterangan Kematian

Alias : -

Bentu Data : Dokumem Cetakan Komputer Arus Data : Proses 4.0 – Kepala Desa

Penjelasan : Laporan untuk mengetahui jumlah penduduk mati Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian Volume : 2 Lembar

Header = Judul_Laporan_Surat + Priode Keterangan:

Priode = Bulan+Tahun

Isi = 1 {NIK + Nama _Lengkap + Jenis_Kelamin + Umur + Hari + Tempat + Tanggal + Jam + Sebab}

5. Nama Arus data : Laporan Surat Keterangan Kelahiran

Alias : -

Penjelasan : Laporan untuk mengetahui jumlah penduduk lahir Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kelahiran Volume : 2 Lembar

Header = Nm_Desa+Judul+Priode Keterangan:

(14)

Isi = 1 {Nama_Anak + Jenis_Kelamin + Hari + Tempat + Tanggal + NIK_Ibu + Nama_Ibu + NIK_Ayah + Nama_Ayah}

6. Nama Arus data : Laporan Surat Keterangan Pindah

Alias : -

Penjelasan : Laporan untuk mengetahui jumlah penduduk mati Priode : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Pindah Volume : 2 Lembar

Header = Nm_Desa+Judul+Priode Keterangan:

Priode = Bulan+Tahun

Isi = 1 {NIK + Nama_Lengkap + Alamat_Pindah + Rencana_Pindah + Kecamatan + Kota + Provinsi}

4.5. Spesifikasi Rancangan Sistem Usulan 4.5.1. Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah segala bentuk masukan yang diperlukan dalam proses yang dapat menghasilkan dokumen keluaran yang diinginkan, adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut:

(15)

Fungsi : Sebagai Syarat Permohonan Pembuatan Surat Kematian, Kelahiran dan Pindah

Sumber : Penduduk

Tujuan : Kepala Desa

Media : Kertas

Jumlah : 1 - 2 lembar

Frekuensi : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian, Kelahiran dan Pindah

Bentuk : Lampiran C.1 2. Nama Dokumen : Copy KK

Fungsi : Sebagai Syarat Permohonan Pembuatan Surat Kematian, Kelahiran dan Pindah

Sumber : Penduduk

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada permohonan Surat Keterangan Kematian, Kelahiran dan Pindah

Bentuk : Lampiran C.2

4.5.2. Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah semua dokumen hasil dari proses yang telah terjadi pada sistem. Adapun bentuk dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut:

(16)

1. Nama Dokumen : Surat Keterangan Kematian Fungsi : Bukti Pernyataan Kematian

Sumber : KAUR Pemerintahan/Kepala Desa Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 2 lembar

Frekuensi : Setiap ada permohonan surat keterangan kematian

Bentuk : Lampiran D.1 Lampiran D.1

Gambar IV.7

(17)

2. Nama Dokumen : Surat Keterangan Kelahiran Fungsi : Bukti Pernyataan telah lahir Sumber : KAUR Pemerintahan/Kepala Desa Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 2 lembar

Frekuensi : Setiap ada permohonan surat keterangan kelahiran

Gambar IV.8

(18)

3. Nama Dokumen : Surat Keterangan Pindah Fungsi : Bukti Pernyataan telah Pindah Sumber : KAUR Pemerintahan/Kepala Desa Tujuan : Penduduk

Media : Kertas

Jumlah : 2 lembar

Frekuensi : Setiap ada permohonan surat keterangan pindah

Gambar IV.9 Surat Keterangan Pindah

(19)

4. Nama Dokumen : Laporan Surat Keterangan Kematian Fungsi : Laporan Pernyataan Kematian Sumber : KAUR Pemerintahan

Media : Kertas

Jumlah : 1 -2 lembar

Frekuensi : Setiap ada permohonan surat keterangan Kematian

Gambar IV.10

(20)

5. Nama Dokumen : Laporan Surat Keterangan Kelahiran Fungsi : Laporan Pernyataan Telah Lahir Sumber : KAUR Pemerintahan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada permohonan surat keterangan Kelahiran

Gambar IV.11

(21)

6. Nama Dokumen : Laporan Surat Keterangan Pindah Fungsi : Laporan Pernyataan Telah Pindah Sumber : KAUR Pemerintahan

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap ada permohonan surat keterangan Pindah

Gambar IV.12

(22)

4.5.3. Entity Relationship Diagram

Berikut adalah ERD (Entity Relationship Diagram) yang dibuat untuk sistem pengelolaan data penduduk Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru Purwakarta : Membuat Penduduk Surat Keterangan Kematian Membuat Membuat Surat Keterangan Kelahiran Surat Keterangan Pindah NIK Nama_Le ngkap Jenis_Kel amin Tempat_ Lahir Tanggal_ Lahir Umur Alamat Agama Status Pekerjaan Golongan _Darah No_Surat_ Kematian NIK Jenis_Kel amin Umur Pekerjaan Alamat Nama Hari Tanggal Jam Tempat Sebab No_Surat_ Kelahiran Hari Jenis_Kel amin No_Surat_ Pindah Nama Jenis_Kel amin Tempat_ Lahir Tanggal_ Lahir Alamat_ Pindah Rencana_ Pindah Kecamata n Provinsi 1 1 1 1 1 1 No_KK Status Penduduk Kota Gambar IV.13

(23)

Berikut adalah LRS (Logical Record Structure) yang dibuat untuk sistem pengelolaan data penduduk Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru Purwakarta : SURAT KETERANGAN KEMATIAN SURAT KETERANGAN KELAHIRAN SURAT KETERANGAN PINDAH No_Surat_Kematian (PK) NIK (FK) Hari Tanggal Jam Tempat Sebab No_Surat_Kelahiran (PK) Hari Tanggal Tempat Nama_Anak Jenis_Kelamin NIK_Ibu (FK) Nama_Ibu NIK_Ayah (FK) Nama_Ayah No_Surat_Pindah (PK) NIK (FK) Alamat_Pindah Rencana_Pindah Kota Kecamatan Provinsi PENDUDUK NIK (PK) No_KK (AK) Nama_Lengkap Jenis_Kelamin Tempat_Lahir Tanggal_Lahir Umur Alamat Golongan_Darah Agama Status Pekerjaan Status_Penduduk 1 1 1 1 1 ₁

Keterangan: PK (Primary Key) FK (Foregen Key) AK (Alternatif Key)

Gambar IV.14

(24)

4.5.4. Spesifikasi File

A. File Data Penduduk

Nama File : File Data Penduduk Akronim : Penduduk

Fungsi : Untuk menyimpan data Penduduk Tipe : File Master

Organisasi File : Indexed Sequential

Akses File : Random

Media : Hard Disk

Panjang record : 192 Karakter Kunci Field : NIK

Software : Microsoft Access 2010

Tabel IV.1.

Spesifikasi File Data Penduduk

NO Elemen Data Akronim Tipe Panjang Ket

1. NIK NIK Text 16 PK

2. No Kartu Keluarga No_Kartu_Keluarga Text 16

3. Nama Lengkap Nama_Lengkap Text 30

4. Jenis Kelamin Jenis_Kelamin Text 1

5. Tempat Lahir Tempat_Lahir Text 20

6. Tanggal Lahir Tangga_Lahir Date/Time -

7. Umur Umur Number -

8. Alamat Alamt Text 50

9. Golongan Darah Golongan _Darah Text 2

10. Agama Agama Text 15

11. Status Status Text 20

12. Pekerjaan Pekerjaan Text 20

(25)

B. File Data Admin

Nama File : File Data Admin Akronim : Penduduk

Fungsi : Untuk menyimpan data admin Tipe : File Master

Media : Hard Disk

Panjang record : 70 Karakter Kunci Field : Password

Tabel IV.2.

Spesifikasi File Data Admin

1. Password Password Text 10 PK

2. Username Username Text 10

3. ID Admin ID_Admin Text 10

4. Nama Lengkap Nama_Lengkap Text 30

5. Jabatan Jabatan Text 10

C. File Data Kematian

Nama File : File Data Kematian Akronim : Kematian

Fungsi : Untuk menyimpan data Kematian Tipe : File Transaksi

(26)

Media : Hard Disk

Panjang record : 92 Karakter

Kunci Field : No_Surat_Kematian

Tabel IV.3.

Spesifikasi File Data Kematian

1. No Surat Kematian No_Surat_Kematian Text 16 PK

2. NIK NIK Text 16

3. Hari Hari Text 10

4. Tempat Tempat Text 20

5. Tanggal Tanggal Date/Time -

6. Jam Jam Date/Time -

7. Sebab Sebab Text 30

D. File Data Kelahiran

Nama File : File Data Kelahiran Akronim : Kelahiran

Fungsi : Untuk menyimpan data Kelahiran Tipe : File Transaksi

(27)

Media : Hard Disk

Panjang record : 169 Karakter

Kunci Field : No_Surat_Kelahiran

Tabel IV.4.

Spesifikasi File Data Kelahiran

1. No Surat Kelahiran No_Surat_Kelahiran Text 16 PK

2. Nama Anak Nama_Anak Text 30

3. Hari Hari Text 10

4. Tempat Tempat Text 20

5. Tanggal Tanggal Date/Time -

6. Jenis Kelamin Jenis_Kelamin Text 1

7. NIK Ibu NIK_Ibu Text 16

8. Nama Ibu Nama_Ibu Text 30

9. NIK Ayah NIK_Ayah Text 16

10. Nama Ayah Nama_Ayah Text 30

E. File Data Pindah

Nama File : File Data Pindah Akronim : Pindah

Fungsi : Untuk menyimpan data Pindah Tipe : File Transaksi

(28)

Media : Hard Disk

Panjang record : 182 Karakter Kunci Field : No_Surat_Pindah

Tabel IV.5.

Spesifikasi File Data Pindah

1. No Surat Pindah No_Surat_Pindah Text 16 PK

2. NIK NIK Text 16

3. Alamat Pindah Alamat_Pindah Text 30

4. Rencana Pindah Rencana_Pindah Text 30

5. Kota Kota Text 30

6. Kecamatan Kecamatan Text 30

7. Provinsi Provinsi Text 30

4.5.5. Struktur Kode

Sistem pengkodean digunakan untuk memudahkan pencarian data yang dibutuhkan. Pengkodean digunakan untuk tujuan mengklarifikasikan data, masukan data kedalam komputer dan untuk mengambil bermacam-maacam informasi yang berhubungan dengan kode tersebut.

Tipe kode yang digunakan adalah tipe kode grup. Kode grup merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap field kode mempunyai arti, keuntungan menggunakan kode grup adalah mudah diperluas dapat ditambah atau diganti

(29)

sebagian juga menunjukan jenjang dari data. Struktur kode yang digunakan dalam komputerisasi sistem pengelolaan data penduduk Desa Cadassari Kecamatan Tegalwaru Purwakarta pada sistem usulan sebagai berikut:

1. NIK

Nama Kode : NIK

Fungsi : Sebagai Kode NIK Panjang : 16 (EnamBelas) digit

Bentuk :

XX XX XX XXXXXX XXXX

Contoh : 3214081506950004 Keterangan : 32 : Kode Provinsi 14 : Kode Kabupaten 08 : Kode Kecamatan 150695 : Tanggal Lahir 0004 : No Seri 2. No Kartu Keluarga

Nama Kode : No_Kartu_Keluarga

Fungsi : Sebagai Kode No Kartu Keluarga Panjang : 16 (Enam Belas) digit

Kode Provinsi Kode Kabupaten

Kode Kecamatan

Tanggal Lahir No Seri

(30)

Bentuk :

XX XX XX XXXXXX XXXX

Contoh : 3214080211100014 Keterangan : 32 : Kode Provinsi 14 : Kode Kabupaten 08 : Kode Kecamatan 021110 : Tanggal Cetak 0014 : No Seri 3. No Surat Kematian

Nama Kode : No_Surat_Kematian

Fungsi : Sebagai Kode No Surat Kematian Panjang : 16 (Enam Belas) digit

Bentuk :

XXX XXXX X-XXX X XXXX

Kode Provinsi Kode Kabupaten Kode Kecamatan Tanggal Pencetakan No Seri No Surat Kematian No Surat Keluar Keterangan Surat Bulan Surat Tahun Surat

(31)

Contoh : 045/5295/S-Kel/IX/2015 Keterangan :

045 : No Surat Kematian 5295 : No Surat Keluar S-Kem : Keterangan Surat IX : Bulan Surat 2015 : Tahun Surat 4. No Surat Kelahiran

Nama Kode : No_Surat_Kelahiran

Fungsi : Sebagai Kode No Surat Kelahiran Panjang : 16 (Enam Belas) digit

Bentuk :

XXX XXXX X-XXX X XXXX

Contoh : 045/5295/S-Kel/IX/2015 Keterangan : 045 : No Surat Kelahiran No Surat Kelahiran No Surat Keluar Keterangan Surat Bulan Surat Tahun Surat

(32)

5295 : No Surat Keluar S-Kel : Keterangan Surat IX : Bulan Surat 2015 : Tahun Surat 5. No Surat Pindah

Nama Kode : No_Surat_Pindah

Fungsi : Sebagai Kode No Surat Pindah Panjang : 16 (Enam Belas) digit

Bentuk :

XXX XXXX X-XXX X XXXX

Contoh : 045/5295/S-Pin/IX/2015 Keterangan : 045 : No Surat Pindah 5295 : No Surat Keluar S-Pin : Keterangan Surat IX : Bulan Surat 2015 : Tahun Surat No Surat Kematian No Surat Keluar Keterangan Surat Bulan Surat Tahun Surat

(33)

4.5.6. Spesifikasi Program 0.1 Menu Utama 1.0 2.0 4.0 0.0 0.0 _0.0

File_Master _{Cetak_Surat} _Tentang

1.1 Data Penduduk 1.0 2.1 2.0 Surat Keterangan Kematian 4.1 4.0 Profil Instansi 2.2 2.0 Surat Keterangan Kelahiran 2.3 Surat Keterangan Pindah 2.0 Logout 5.0 0.0 3.0 0.0 Laporan 3.1 3.0 3.2 3.0 3.3 3.0 Laporan Surat Keterangan Kematian Laporan Surat Keterangan Kelahiran Laporan Surat Keterangan Pindah 1.2 Data Admin 1.0 0.0 LOGIN Gambar IV.15

(34)

Spesifikasi program dalam perancangan program ini, terdiri dari: 1. Spesifikasi Program Login

Nama Program : Login

Akronim : Formlogin

Fungsi Program : Sebagai kunci untuk masuk ke menu program Index Program : Index Sequential

Bentuk Tampilan : Lampiran E.1

Proses : Pada menu login terdapat beberapa fungsi instruksi (Login dan Keluar)

a. Masukan username dan password, kemudian tekan tombol LOGIN.

b. Klik tombol LOGIN. Jika,username dan password

sesuai maka, menu utama akan tampil.

c. Jika ingin membatalkan login, klik tombol KELUAR. Maka secara otomatis akan keluar dari menu login.

Tampilan Login Lampiran E.1

(35)

2. Spesifikasi Program Menu Utama Nama Program : Menu Utama Akronim : Menu

Fungsi Program : Untuk menampilkan menu utama aplikasi program Pengelolaan Data Penduduk

Index Program : Index Sequential

Proses : Pada menu utama terdapat 5 (lima) pilihan: a. Menu File Master

Klik menu Master untuk masuk ke Form data Penduduk dan form data admin.

b. Menu Cetak Surat

Klik menu Cetak Surat untuk masuk ke File Surat Keterangan Kematian, Surat Keterangan Kelahiran, dan Surat Keterangan Pindah.

c. Menu Laporan

Klik menu Laporan untuk masuk ke File Laporan Surat Keterangan Kematian, Laporan Surat Keterangan Kelahiran, dan Laporan Surat Keterangan Pindah.

d. Menu Tentang

Klik Tentang untuk masuk ke File Data Profil Instansi.

(36)

Klik menu Logout untuk keluar dari menu utama dan kembali ke menu login.

Tampilan Menu Utama Lampiran E.2

3. Spesifikasi Program Menu File Master

Nama Program : File Master

Akronim : File Master

Fungsi Program : Untuk menampilkan File Master aplikasi program Pengelolaan Data Penduduk

(37)

Proses : Pada menu File Master terdapat 2 (Dua) pilihan yaitu Menu Data Penduduk dan Menu Data Admin.

a. Menu Data Penduduk

Pada menu Penduduk terdapat beberapa fungsi instruksi (Input, Edit, Hapus, Simpan, Batal, Keluar dan Cetak), Pilih tombol INPUT untuk mengaktifkan Data Penduduk Isi data pada form. Pilih tombol EDIT untuk mengubah data. Pilih tombol HAPUS untuk menghapus data. Pilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Pilih tombol BATAL untuk membatalkan proses input. Pilih tombol CETAK untuk mencetak Data Penduduk dan Pilih tombol KELUAR untuk menutup form Data Penduduk. b. Menu Data Admin

Pada menu Adminterdapat beberapa fungsi instruksi (Input, Edit, Hapus, Simpan, Batal, dan Keluar), Pilih tombol INPUT untuk mengaktifkan Data Admin Isi data pada form. Pilih tombol EDIT untuk mengubah data. Pilih tombol HAPUS untuk menghapus data. Pilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Pilih tombol BATAL untuk membatalkan proses input. dan Pilih tombol KELUAR untuk menutup form Data Admin.

(38)

Tampilan Menu File Master Data Penduduk Lampiran E.3

(39)

4. Spesifikasi Program Menu Cetak Surat

Nama Program : Cetak Surat

Akronim : Cetak Surat

Fungsi Program : Untuk menampilkan Cetak Surat aplikasi program Pengelolaan Data Penduduk

Proses : Pada menu File Master terdapat 3 (Tiga) pilihan: a. Menu Surat Keterangan Kematian

Pada menu Surat Keterangan Kematian terdapat beberapa fungsi instruksi (Input, Edit, Hapus, Simpan, Batal, Cetak dan Keluar), Pilih tombol INPUT untuk mengaktifkan Data Surat Keterangan Kematian Isi data pada form. Pilih tombol EDIT untuk mengubah data. Pilih tombol HAPUS untuk menghapus data. Pilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Pilih tombol BATAL untuk membatalkan proses input. Pilih tombol Cetak untuk mencetak Surat Kematian. Dan Pilih tombol KELUAR untuk menutup form Data Surat Keterangan Kematian.

b. Menu Surat Keterangan Kelahiran

Pada menu Surat Keterangan Kelahiran terdapat beberapa fungsi instruksi (Input, Edit, Hapus, Simpan, Batal, Cetak dan Keluar), Pilih tombol INPUT untuk

(40)

mengaktifkan Data Surat Keterangan Kelahiran Isi data pada form. Pilih tombol EDIT untuk mengubah data. Pilih tombol HAPUS untuk menghapus data. Pilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Pilih tombol BATAL untuk membatalkan proses input. Pilih tombol Cetak untuk mencetak Surat Kelahiran. Dan Pilih tombol KELUAR untuk menutup form Data Surat Keterangan Kelahiran.

c. Menu Surat Keterangan Pindah

Pada menu Surat Keterangan Pindah terdapat beberapa fungsi instruksi (Input, Edit, Hapus, Simpan, Batal, Cetak dan Keluar), Pilih tombol INPUT untuk mengaktifkan Data Surat Keterangan Pindah Isi data pada form. Pilih tombol EDIT untuk mengubah data. Pilih tombol HAPUS untuk menghapus data. Pilih tombol SIMPAN untuk menyimpan data. Pilih tombol BATAL untuk membatalkan proses input. Pilih tombol Cetak untuk mencetak Surat Kematian. Dan Pilih tombol KELUAR untuk menutup form Data Surat Keterangan Pindah.

(41)

Tampilan Menu Cetak Surat Keterangan Kematian Lampiran E.4

(42)

Tampilan Menu Cetak Surat Keterangan Pindah Lampiran E.4

5. Spesifikasi Program Menu Laporan

Nama Program : laporan

Akronim : Laporan

Fungsi Program : Untuk menampilkan Fiile Laporan aplikasi program Pengelolaan Data Penduduk

Proses : Pada menu Laporan terdapat 3 (Tiga) pilihan: a. Menu Laporan Surat Keterangan Kematian

Pada menu form laporan Surat Keterangan Kematian beberapa fungsi instruksi (Cetak, Refresh dan Keluar).

(43)

Pilih data pada combobox tanggal untuk melihat file

laporan Kematian. Pilih data pada combobox Priode bulan dan tahun untuk melihat file laporan bulanan Surat Keterangan Kematian. Klik tombol REFRESH untuk memperbaharui data pada combobox. Pilih tombol CETAK untuk mencetak laporan Surat Keterangan Kematian. Klik tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.

b. Menu Laporan Kelahiran

Pada menu form laporan Surat Keterangan Kelahiran beberapa fungsi instruksi (Cetak, Refresh dan Keluar). Pilih data pada combobox tanggal untuk melihat file

laporan Surat Keterangan Kelahiran. Pilih data pada

combobox Priode bulan dan tahun untuk melihat file

laporan bulanan Surat Keterangan Kelahiran. Klik tombol REFRESH untuk memperbaharui data pada

combobox. Pilih tombol CETAK untuk mencetak laporan Surat Keterangan Kelahiran. Klik tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.

c. Menu Laporan Pindah

Pada menu form laporan Surat Keterangan Pindah beberapa fungsi instruksi (Cetak, Refresh dan Keluar). Pilih data pada combobox tanggal untuk melihat file

(44)

combobox Priode bulan dan tahun untuk melihat file

laporan bulanan Surat Keterangan Pindah. Klik tombol REFRESH untuk memperbaharui data pada

combobox. Pilih tombol CETAK untuk mencetak laporan Surat Keterangan Pindah. Klik tombol KELUAR untuk kembali ke menu utama.

(45)

Tampilan Menu Laporan Surat Keterangan Kelahiran Lampiran E.5

(46)

6. Spesifikasi Program Tentang

Nama Program : Tentang

Akronim : Formtentang

Fungsi Program : Untuk menampilkan Menu Tentang pada aplikasi program Pengelolaan Data Penduduk

Proses : Pada menu File Tentang terdapat pilihan Profil Instansi. Pada menu Profil Instansi terdapat beberapa fungsi instruksi (Input, Simpan, Cetak, Batal, dan Keluar). Klik tombol UBAH.Jika Ingin mengubah profil instansi, Pilih tombol simpan untuk menyimpan profil hasil ubah dan keluar untuk keluar dari form profil.

Tampilan Menu Profil Instansi Lampiran E.6

(47)

7. Spesifikasi Program Logout Nama Program : Logout

Akronim : Logout

Fungsi Program : Untuk menampilkan Logout aplikasi program Pengelolaan Data Penduduk

Proses : Pilih Menu Logout maka akan keluar dan kembali ke Menu Utama.

4.6. Spesifikasi Sistem Komputer

Komputerisasi dapat dikatakan suatu sistem apabila didukung beberapa

aspek, diantaranya adalah aspek perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware), dan pemakai (brainware). Oleh karena itu penulis akan menguraikan sarana dan prasarana pendukung yang diusulkan dalam sistem ini. Adapun spesifikasi komputer yang penulis usulkan akan dijelaskan dalam teori tentang perangkat lunak maupun perangkat keras.

4.6.1. Umum

Pendukung program pengolahan data adalah komputer. Komputer

adalah alat yang dapat menerima data, mengelola data dan memberikan hasil pengolahan data berupa keluaran (output). Sarana pendukung program tersebut meliputi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software). Sarana

(48)

pendukung tersebut harus dapat terintegrasi dengan baik, sehingga dapat menunjukan hasil yang diharapkan.

4.6.2. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras(hardware) adalah seperangkat alat yang dapat membantu sistem yang diusulkan. Hardware yang digunakan untuk menerapkan suatu sistem komputerisasi haruslah sesuai dengan tingkat kecepatan dan kapasitas memori komputer yang dibutuhkan. Apabila komputer yang digunakan memiliki kecepatan dan memori yang rendah, maka sistem akan berjalan lambat dan tidak optimal. Maka dari itu perlu adanya perlu adanya perangkat keras yang mendukung untuk sistem usulan , sebagai berikut:

a. CPU : Processor Intel® DualCore® 2 CPU 847 @ 1.1GHz

1.10 GHz RAM 2 4.00 GB (3.40 GB usable)

b. Mouse : Standart Optical

c. Keyboard : Standardkeys

d. Monitor : Monitor dengan resolusi layar minimum 1024x768 e. Koneksi Internet : Koneksi internet dengan kecepatan 2 Mbps

f. Printer : Inkjet/Dotmatrik

4.6.3. Perangkat Lunak

Perangkat lunak adalah serangkaian instruksi agar komputer bekerja dalam mengolah data dalam mendapatkan informasi pada proses pengambilan keputusan. Sistem perangkat lunak merupakan kumpulan instruksi yang dibuat oleh pemakai komputer agar dapat digunakan semaksimal mungkin. perangkat

(49)

lunak (software) minimum yang dapat digunakan pada sistem usulan, sebagai berikut:

a. Sistem Operasi : Windows 7 atau Atas b. Database : Microsoft Access 2010

c. Program : Microsoft Visual Basic 6.0

Kelebihan program tersebut diantaranya : 1. Mudah dalam penggunaan oleh user.

2. Database dapat menampung data dalam jumlah yang besar.

4.7. Jadwal Implementasi

Tabel IV.5. Jadwal Implementasi

BULAN

NO KEGIATAN BULAN 1 BULAN 2 BULAN 3

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan data awal