WWW.KYOO.ID
WWW.KYOO.ID
Panduan Pengaturan KYOO
Untuk Model Antrian Appointment Queue
WWW.KYOO.ID
1. Login ke Webadmin Kyoo
Buka alamat aplikasi Webadmin KYOO : https://appointment.kyoo.id/login
Gunakan User dan Password menggunakan Email dan Password sewaktu pendaftaran pertamakali ke platform KYOO. Jika lupa password, dapat melakukan pergantian di alamat : https://appointment.kyoo.id/password/reset
Penting untuk di-ingat informasi User dan Password admin Kantor Cabang adalah sensitif dan tidak untuk dibagi kepada pihak yang tidak berhak.
2. Pengaturan Informasi dan Profile Kantor Cabang
Setelah berhasil login, anda akan dibawa masuk ke menu utama Dashboard.
Anda perlu melakukan pengaturan pertamakalinya untuk Kantor Cabang agar profile kantor cabang dapat terlihat di aplikasi KYOO.
Pilih dari list menu di sebelah kiri > menu <Informasi Cabang>.
WWW.KYOO.ID
Silahkan melakukan penyesuaian/penambahan informasi yang dibutuhkan di tab <Profile> seperti Deskripsi Kantor Layanan, Timezone, Nomor Kontak, Logo Kantor Cabang dan Backgound Gambar Kantor Cabang.
Informasi ini akan tampil di aplikasi KYOO.
Lanjutkan pengaturan dengan memilih tab <Lokasi>, silahkan melakukan pengaturan lokasi Kantor Cabang dan alamat Lattitude dan Longitude Kantor Cabang.
Pengaturan Lattitude dan Longitude dapat dilakukan menekan “Click here to show the maps”, map akan loading beberapa saat dan akan menampilkan informasi peta seperti dibawah.
Lakukan pergerseran atau pemilihan lokasi sesuai lokasi kantor cabang dengan cara pergeseran, ataupun zoom +/- di peta. Jika sudah ditemukan lokasi yang sesuai, lakukan tombol click di titik peta yang merupakan lokasi koordinat kantor cabang.
WWW.KYOO.ID
Jika sudah melakukan pengaturan lattitude dan longitude lokasi koordinat Kanto Cabang, kemudian tekan tombol Perbarui untuk melakukan penyimpanan terhadap pengaturan yang telah dilakukan.
Selamat !! anda telah berhasil melakukan dan meng-aktifkan profile Kantor Cabang di Aplikasi KYOO.
3. Pengaturan Jadwal Buka/Tutup Layanan di Kantor Cabang
Pilih dari list menu di sebelah kiri > menu Konfigurasi Cabang > <Edit>.
Informasi jadwal Buka/Tutup Layanan di Kantor Cabang sudah di-buatkan oleh sistem KYOO secara otomatis, tetapi anda dianjurkan merubah dan menyesuaikan sesuai jadwal kebutuhan layanan yang anda berikan.
Jika ingin melakukan perubahan, tekan tombol <Edit Jadwal> dari list Action di kanan jadwal sesuai dengan hari yang ingin dirubah jadwalnya.
WWW.KYOO.ID
Apabila anda melihat di Web Portal maka tertera Informasi Buka cabang berwarna Hijau dan ada layanan beserta total antrian.
Apabila cabang Tutup maka akan muncul kata TUTUP berwarna Merah dan tidak ada sama sekali Layanan.
WWW.KYOO.ID
4. Pengaturan Jenis Layanan dan Jumlah Slot Kunjungan
Pilih dari list menu di sebelah kiri > menu <Departemen>.
Informasi jenis dan nama Layanan sudah di-buatkan oleh sistem KYOO secara otomatis, tetapi anda dianjurkan merubah dan menyesuaikan sesuai jenis layanan yang anda berikan.
Jika ingin melakukan perubahan, tekan tombol <Edit Layanan> dari list Action di kanan. Misal di-sesuaikan dan dirubah menjadi “Customer Service 1”
Tekan tombol Perbarui untuk menyimpan perubahan.
Tampilkan Layanan ke pelanggan bertujuan agar layanan muncul di Web Portal Customer, apabila ingin di hide / di sembunyikan Disable
“Tampilkan Layanan ke Pelanggan”
Untuk versi gratis, jumlah maksimal Service adalah 5.
WWW.KYOO.ID
Jumlah slot adalah jumlah maksimal kunjungan pelanggan dalam periode waktu tertentu di dalam Layanan. Untuk melihat Jumlah slot yang di-atur bisa dengan tekan tombol dari list Action di kanan <Edit Slot Waktu>.
Untuk melakukan penambahan slot/jumlah kunjungan dalam periode waktu tertentu dapati dilakukan dengan tekan tombol kanan ‘Tambah Slot Waktu’
5. Pengaturan Meja
Meja dibuat untuk mengetahui jenis layanan pada setiap meja. Pilih menu list dari di sebelah kiri > Konfigurasi Cabang > Meja.
Setiap meja perlu di tambahkan Jenis layanan dengan menekan tombol tampilkan <Tampilkan Layanan Waktu>.
WWW.KYOO.ID
Anda Perlu memasukan jenis layanan meja dengan menekan tombol
<Tambah Layanan> dan pilih jenis layanan yang anda inginkan.
6. Pengaturan Petugas Layanan
Petugas Layanan digunakan untuk melayani pelanggan dengan
melakukan pemanggilan pelanggan melalui Webadmin Petugas Layanan.
Anda perlu membuat Petugas Layanan agar dapat melakukan aktivitas yang disebutkan sebelumnya, dengan cara pilih dari list menu di sebelah kiri > menu Konfigurasi Cabang > <Petugas Layanan>.
Jika ingin melakukan perubahan, tekan tombol <Edit Petugas Layananr> dari list Action di kanan.
o Pilih Meja dari Petugas Layanan
o Masukkan tambahan user name yang unik dan mudah di-ingat menurut anda dan masukkan password untuk user Petugas Layanan ini.
WWW.KYOO.ID
Tekan tombol Perbarui untuk menyimpan perubahan.
Untuk gambar diatas, login username Petugas Layanan adalah : Username : KY442_klinik01
Password : <password yang dibuat di Petugas Layanan>
Jangan lupa untuk mencatat user name dan password Petugas Layanan ini. Informasi user dan password user Petugas Layanan ini bisa di sharing kepada pihak yang bertanggung jawab sebagai Agent/Customer
Service/Support yang akan melakukan pemanggilan antrian.
Selamat !! anda siap untuk melayani pelanggan melalui aplikasi KYOO.
Jika ada lupa password user Petugas Layanan, anda dapat melakukan reset melalui tombol <Reset Password> seperti dibawah. Jika anda menekan tombol Reset Password, email admin branch akan dikirim email dari sistem KYOO yang berisi cara untuk melakukan reset password user Petugas Layanan.
7. Melihat Pengaturan dari Mobile Apps KYOO
Anda dapat melihat hasil pengaturan yang telah anda lakukan melalui Webadmin KYOO diatas melalui aplikasi mobile apps KYOO.
WWW.KYOO.ID
Terlebih dahulu, download aplikasi KYOO di alamat :
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.kyoo.android
Login ke aplikasi mobile apps KYOO menggunakan login email dan password admin branch.
Search nama kantor cabang anda dari kotak Search dan klik untuk melihat detail profile kantor cabang dan jenis layanan yang tersedia.
WWW.KYOO.ID
8. Login Petugas Layanan
Untuk mulai melayani pelanggan, anda dapat melakukan login ke aplikasi Webadmin KYOO : https://appointment.kyoo.id/login
Gunakan user dan password Petugas Layanan yang sudah anda setting sebelumnya di point 6 (Pengaturan Petugas Layanan).
Jika sudah berhasil login, anda siap untuk melayani pelanggan.
9. Model Pengambilan Antrian Appointment Queeu oleh Pelanggan
Pelanggan dapat mengambil antrian dengan berbagai cara sesuai dengan kenyaman pelanggan :
o Melalui mobile apps KYOO : Pelanggan dapat men-download aplikasi KYOO dan melakukan pendaftaran user. Setelah pelanggan mendaftar dan login ke aplikasi KYOO, pelanggan melakukan searching nama Kantor Cabang, dan kemudian memilih layanan untuk kemudian mendapatkan antrian melaui aplikasi.
Pengambilan antrian jenis ini akan hemat kertas karena informasi antrian disimpan di mobile apps KYOO.
o Melalui Web Portal Customer : pelanggan dapat mengambil antrian dengan menekan link yang sudah di sediakan. Link ini bisa
WWW.KYOO.ID
disematkan di media sosial seperti Instagram, facebook, twitter, ataupun di whatsapp.
o Dengan menekan Link Web Portal maka konsumen anda akan di arahkan ke jenis layanan yang sudah anda buat.
WWW.KYOO.ID
o Melalui scanning QRCode di Kantor Layanan menggunakan kamera handphone. Untuk skenario ini, anda perlu menampilkan informasi QRCode kepada pelanggan, baik berupa Display Screen QRCode ataupun men-cetak QR-Code dan ditempel/ditempatkan di dekat pintu masuk Kantor Layanan. Informasi QRCode Kantor Cabang bisa anda akses dari login admin branch ataupun login Petugas Layanan.
o Melakukan pengambilan antrian langsung ke Counter/Meja
Layanan. Di menu counter terdapat menu <Tambah> yang dapat digunakan untuk membuat antrian pelanggan.
o Melakukan pengambilan antrian melakui KIOSK Hardware. Untuk solusi ini dibutuhkan integrasi API dan tersedia untuk fitur
Premium/Berbayar.
