1
BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan latar belakang, perumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian dan kerangka pemikiran penelitian. Dari uraian tersebut, diharapkan gambaran umum permasalahan dan penyelesaian masalah dalam penelitian ini dapat dipahami.
1.1 Latar belakang
Institut Teknologi Kalimantan (ITK) merupakan salah satu perguruan tinggi negeri baru di Indonesia yang diresmikan oleh Presiden Republik Indonesia Susilo Bambang Yudhoyono pada tanggal 6 Oktober 2014 (Pratikta, 2017). Meskipun baru diresmikan pada tahun 2014, ITK sudah memulai penerimaan mahasiswa baru sejak tahun 2012 dan memulai perkuliahan di Gedung kampus Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS).
Penerimaan mahasiswa baru di ITK terus meningkat setiap tahunnya, tercatat sejak tahun 2012 ITK mulai menerima 100 mahasiswa, pada tahun 2015 sejak perkuliahan dilakukan di gedung kampus ITK, ITK menerima lebih dari 300 mahasiswa baru, lalu pada tahun 2016 ITK menerima lebih dari 600 mahasiswa baru, dan pada tahun 2018 ITK menerima kurang lebih 1000 mahasiswa baru. Hal tersebut menjadi tantangan bagi ITK untuk bisa mengolah data mahasiswa baru dengan cepat, karena dalam proses penerimaan mahasiswa baru di ITK belum ada sistem informasi yang dapat memanajemen data mahasiswa baru tersebut dan saat ini terdapat proses pengumpulan dan verifikasi berkas yang akan sulit jika masih dilakukan menggunakan email. Selain itu dalam proses penerimaan mahasiswa baru di ITK juga terdapat proses upload data mahasiswa ke pangkalan data pendidikan tinggi (PDDIKTI), sehingga data mahasiswa baru harus dikumpulkan sebelum akhirnya dimasukkan ke sistem informasi akademik ITK dan PDDIKTI.
Dalam proses pengumpulan dan verifikasi berkas yang menggunakan email, terdapat beberapa kendala seperti pengumpulan data mahasiswa yang tidak
2 terintegrasi, saat ini terdapat 14 alamat email yang digunakan untuk menerima berkas mahasiswa baru, dibedakan berdasarkan program studinya. Email yang dikirimkan ke email prodi harus satu kali saja, karena jika mahasiswa baru mengirimkan lebih dari 1 email maka akan terjadi penumpukan email yang sangat banyak dari calon mahasiswa baru. Jika terdapat permintaan perbaikan data oleh verifikatur, mahasiswa harus memperbaikinya dengan cara membalas (reply) dalam 1 subjek email yang sama, karena jika mengirimkan email yang baru maka verifikatur akan kesulitan atau membutuhkan waktu lebih dalam mengecek perbaikan berkas tadi merupakan penambahan data dari calon mahasiswa baru yang mana. Dari 14 alamat email tadi, terdapat 15 verifikatur, dan 1 email tidak hanya dipegang oleh 1 verifikatur, karena proses yang terjadi saat ini yaitu terdapat 14 verifikatur yang bertugas untuk mengecek kelengkapan berkas dari mahasiswa baru dengan kategori A atau B di masing-masing alamat email prodinya, dan terdapat 1 verifikatur lagi yang bertugas untuk mengecek kelengkapan berkas dari mahasiswa baru dengan kategori C (bidik misi) di semua alamat email tersebut, sehingga untuk melakukan pengecekan kategori C, verifikatur tersebut harus membuka ke 14 email tersebut untuk melakukan verifikasi, hal ini juga membutuhkan waktu yang cukup lama dibandingkan jika terdapat sistem informasi yang secara khusus dapat memanajemen proses tersebut, semua aktor akan berada dalam sistem yang sama dan verifikatur bisa langsung memverifikasi berkas sesuai dengan tugasnya saja.
Berdasarkan permasalahan tersebut, dapat disimpulkan bahwa sebagai perguruan tinggi yang baru dan memiliki banyak peminat setiap tahunnya, ITK membutuhkan sebuah sistem informasi penerimaan mahasiswa baru berbasis web, yang dapat diakses oleh mahasiswa baru, verifikatur, dan admin selama proses pendaftaran ulang mahasiswa baru. Hal ini juga diperkuat oleh (Almustaqim &
Mulyono, 2017) yang mengungkapkan bahwa sistem informasi penerimaan mahasiswa baru berbasis web yang dihasilkan dari penelitiannya dapat menyelesaikan permasalahan di dalam pengelolaan data calon mahasiswa baru dan proses administrasi pendataan calon mahasiswa baru. Dalam pengembangan sistem informasi ini, untuk dapat menjamin kualitas dan konsistensi, menghemat waktu pengerjaan, mengukur kemajuan perusahaan, mempercepat pengambilan keputusan, dan meningkatkan sistem integrasi, maka akan digunakan metode
3 Business Process Automation, sehingga sistem yang akan dibuat nanti juga dapat digunakan untuk memanajemen proses yang ada agar proses dan kinerja aktor dapat dievaluasi.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, diketahui bahwa belum ada sistem informasi yang dapat memanajemen data calon mahasiswa baru. Sehingga dapat dirumuskan rencana pembuatan sistem yang sesuai dengan proses penerimaan mahasiswa baru ITK yang berjalan saat ini. Adapun rumusan masalah dalam penelitian ini yaitu:
1. Bagaimana mengidentifikasi permasalahan dalam proses penerimaan mahasiswa baru di ITK?
2. Bagaimana mendesain proses bisnis yang sesuai dengan skenario aplikasi yang dibutuhkan pada proses penerimaan mahasiswa baru di ITK?
3. Bagaimana mengimplementasi sistem informasi penerimaan mahasiswa baru ITK?
4. Bagaimana melakukan pengujian sistem informasi penerimaan mahasiswa baru ITK?
1.3 Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini yaitu:
1. Mengidentifikasi permasalahan dalam proses penerimaan mahasiswa baru di ITK.
2. Mendesain proses bisnis yang sesuai dengan skenario aplikasi yang dibutuhkan dalam proses penerimaan mahasiswa baru di ITK.
3. Mengimplementasi sistem informasi penerimaan mahasiswa baru ITK.
4. Melakukan pengujian sistem informasi penerimaan mahasiswa baru ITK.
4
1.4 Manfaat Penelitian
Manfaat yang diperoleh dengan adanya penelitian ini yaitu:
1. Bagi calon mahasiswa baru, sistem yang dikembangkan dapat digunakan dalam proses pendaftaran ulang calon mahasiswa baru ITK.
2. Bagi ITK, sistem yang dikembangkan dapat digunakan untuk memanajemen data calon mahasiswa baru dalam proses penerimaan mahasiswa baru ITK.
3. Bagi para peneliti, dapat digunakan sebagai referensi dalam pengembangan sistem informasi penerimaan mahasiswa baru.
1.5 Kerangka Pemikiran Penelitian
Kerangka pemikiran pada penelitian ini dapat dilihat pada diagram fishbone yang ada pada Gambar 1.1.
Gambar 1.1 Kerangka Pemikiran Penelitian
Pada Gambar 1.1 dijelaskan tentang penyebab atau alasan mengapa sistem informasi penerimaan mahasiswa baru ini dibutuhkan berdasarkan 4 kategori, yaitu Milieu, Manpower, Methods, dan Machine. Dari kategori Milieu diketahui bahwa jumlah mahasiswa baru di ITK yang terus meningkat setiap tahunnya, sehingga dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat memanajemen proses penerimaan mahasiswa baru. Dari kategori Methods diketahui bahwa saat ini proses pengumpulan dan verifikasi berkas masih menggunakan email dan belum terintegrasi dengan aplikasi penentuan nilai UKT sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama. Dari kategori Manpower diketahui bahwa jumlah SDM atau tim
Banyaknya kendala yang terjadi jika pengumpulan dan
verifikasi berkas mahasiswa baru
dilakukan menggunakan email
5 penerimaan mahasiswa baru di ITK yang masih sedikit, seiring dengan meningkatnya jumlah mahasiswa baru yang diterima maka beban kerja dari tim penerimaan mahasiswa baru akan semakin bertambah. Dari kategori Machine diketahui bahwa dengan menggunakan email akan mengalami kesulitan dalam mengintegrasikan data mahasiswa baru ke Sistem Informasi Akademik Institut Teknologi Kalimantan (SIKANTAN) karena tidak bisa terekap secara otomatis.
1.6 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam penelitian ini yaitu:
1. Pengembangan sistem informasi ini hanya berbasis web.
2. Sistem informasi ini hanya mengakomodasi proses pendaftaran ulang calon mahasiswa baru ITK sampai calon mahasiswa baru mendapat informasi nilai UKT yang harus dibayarkan.
3. Software yang digunakan dalam pengambangan sistem informasi ini adalah ProcessMaker.
4. User yang akan menggunakan sistem ini adalah admin, verifikatur, wakil rektor II dan calon mahasiswa baru.
