PEDOMAN KEBIJAKAN DAN
STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) BUMITAMA FOUNDATION
Nama Dokumen : TUTUP BUKU BULANAN DAN TAHUNAN Nomor Dokumen :
Disahkan Tanggal : Revisi ke :
Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal
Disiapkan Oleh
Direviu Oleh
Dietujui Oleh
A. KEBIJAKAN
1. Deskripsi 1.1.Tujuan
1.1.1. Mengetahui nilai akhir dari laporan aktivitas sehingga pihak yang berkepentingan seperti Ketua Harian, Donatur, dan pihak ketiga dapat melihat kinerja keuangan yayasan.
1.1.2. Membentuk saldo awal di bulan/ tahun baru atas suatu akun-akun posisi keuangan dari saldo akhir bulan/tahun sebelumnya.
1.1.3. Melakukan analisis rasio keuangan.
1.1.4. Sebagai langkah cut-off data keuangan. Cut-off digunakan juga pada data keuangan yang dikerjakan dalam software akuntansi
1.1.5. Memberikan suatau acuan dan pedoman bagi pengelola yayasan untuk melakukan tutup buku yayasan
1.1.6. Memberikan pedoman kerja bagaian accounting dalam melakukan tutup buku.
1.1.7. Meningkatkan efektivitas Laporan Keuangan Yayasan sebagai salah satu usaha meningkatkan efektivitas internal control yang baik
1.2.Ruang Lingkup
Prosedur ini meliputi seluruh proses yang berkaitan dengan tutup buku yayasan.
1.3.Definisi
1.3.1. Tutup Buku Yayasan adalah tutup buku atsa semua akun perusahaan yang dilakukan oleh seksi accounting pada setiap akhir dari suatu periode yang sudah ditentukan.
1.3.2. Laporan Keuangan Konsolidasi adalah laporan keuangan dari suatu bagian yang disajikan sebagai satu kesatuan ekonomi
1.3.3. Jenis tutup buku yang diterbitkan oleh Yayasan Bumitama, terdiri atas : 1.3.3.1. Tutup buku bulanan
1.3.3.2. Tutup buku tahunan 1.4.Ketentuan Umum
1.4.1. Prosedur ini akan dikaji ulang pada:
1.4.1.1.Setiap kali management melakukan perubahan yang signifikan terhadap kondisi yaysan.
1.4.1.2.Mengikuti undang-undang baru atau kebijakan pemerintah terkait yayasan 1.4.2. Kepala Bagian keuangan harus bertanggung jawab dalam hal :
1.4.2.1. Mengawasi dan memastikan bahwa impelentasi prosedur yang dirancang telah dijalankan secara konsisten
1.4.2.2. Memberitahukan kepada management setiap kali ada usulan perubahan dalam rangka perbaikan proses Kerja
1.5.Mekanisme Tutup Buku
Mekanisme tutup buku yayasan diatur sebagai berikut :
1.5.1. Semua laporan closing dari departement lainnya, yang terkait dengan closing yang akan dilakukan oleh departement accounting harus sudah diserahkan kepada departement accounting selambat-lambatnya pada tanggal... bulan berikutnya.
1.5.2. Closing accounting harus sudah selesai dilakukan pada setiap tanggal...
bulan berikutnya dan controllership manager melakukan lock sementara pada system.
1.5.3. Setelah dilakukan closing, controllership manager harus mempersentasikan laporan closing kepada chief financial Officer pasa setiap tangga... bulan berikutnya
1.5.4. Setelah mempresentasikan maka controllership manager melakukan lock pada system pada setiap tanggal...bulan berikutnya. Jika berdasarkan hasil persentasi membutuhkan revisi makan harus sudah selesai dilakukan sebelum tanggal lock system.
1.5.5. Pada setiap tanggal... bulan berikutnya, Accounting departemen harus membuat laporan konsolidasi.
1.5.6. Laporan keuangan konsolidasi hars diserahkan kepada management, untuk mendapatkan tanggapan . Jika tidak ada tanggapan pada tanggal yang sudah disepakati, maka proses closing accounting tersebut telah selesai.
1.5.7. Closing tahunan dilakukan pada tanggal yang sama pada setiap bulan januari tahun berikutnya
1.5.8. Tutup buku bulanan dan tahunan (sebelumnya) di masing – masing sekolah dan Area/Region maksimal tanggal 2 bulan berikutnya
1.5.9. Tutup buku bulanan dan tahunan (sebelumnya) serta submit Laporan Keuangan di Head Office maksimal tanggal 5 bulan berikutnya
B. STANDARD OPERATING PROCEDURES 1. Laporan tutup buku tahunan/bulanan
Aktivitas Seksi
Accounting
Kepala Bagian Administrasi
Ketua Harian
Dewan
Pengurus Keterangan
Seksi Akuntansi membuat laporan konsolidasi dan tutup buku kemudian melaporkan kepada Kepala Bagian Administrasi untuk di review.
Kepala Bagian Administrasi me- review laporan tutup buku seksi Accounting kemudian melaporkanya kepada Ketua Harian
Ketua Harian me-review kemudian memberikan paraf dan mengembalikan draft laporan tutup buku kepada Kepala Bagian Administrasi untuk disahkan oleh Dewan Pengurus
Kepala bagian Administrasi menyerahkan laporan tutup buku kepada dewan pengurus untuk disahkan.
1
Aktivitas Seksi Accounting
Kepala Bagian Administrasi
Ketua Harian
Dewan
Pengurus Keterangan
Dewan pengurus menyetujui dan memberikan tanda tangan untuk mengesahkan tutup buku yayasan
1
C. DOKUMEN PENDUKUNG 1. Laporan Realisasi Anggaran
SEKOLAH ………
LAPORAN REALISASI ANGGARAN BULANAN BULAN ………..
No. Uraian
Jumlah Pagu dalam Anggaran
Realisasi Anggaran Sisa
Anggaran s.d Bulan Ini Sampai
Periode Lalu Periode Ini Sampai dengan Periode Ini
4. Pendapatan dan Sumbangan
4.1 Pendapatan Usaha
4.2 Sumbangan dan Bantuan
4.2.1 Sumbangan
4.2.2 Bantuan
4.2.3 Hibah
4.2.4 Wakaf
Sub Total Sumbangan dan Bantuan
Total Pendapatan dan Sumbangan
5. Beban - Beban
5.1 Beban Pegawai
5.1.1 Gaji Pokok
5.1.2 Tunjangan -Tunjangan
Sub Total Beban Pegawai
5.2 Beban Program
5.2.1 Pengembangan Kompetensi Lulusan
5.2.2 Pengembangan Standar Isi
5.2.3 Pengembangan Standar Proses
5.2.4 Pengembangan Pendidik dan Tenaga Kependidikan
5.2.5 Pengembangan Sarana dan Prasarana Sekolah
5.2.6 Pengembangan Standar Pengelolaan
5.2.7 Pengembangan Standar Pembiayaan
5.2.8 Pengembangan Dan Implementasi Sistem Penilaian
No. Uraian
Jumlah Pagu dalam Anggaran
Realisasi Anggaran Sisa
Anggaran s.d Bulan Ini Sampai
Periode Lalu Periode Ini Sampai dengan Periode Ini
5.2.9 Beban Program Peningkatan Kapasitas Organisasi
Sub Total Beban Program
Total Beban
Sisa Hasil Usaha
1. Laporan Posisi Keuangan
2. Laporan AKtivitas
3. Laporan Arus Kas
YAYASAN BUMITAMA LAPORAN ARUS KAS
UNTUK TAHUN YANG BERAKHIR PER 31 DESEMBER 20XX
AKTIVITAS OPERASIONAL
PENERIMAAN SUMBANGAN TIDAK TERIKAT -
PENERIMAAN SUMBANGAN TERIKAT TEMPORER -
PENERIMAAN PENDAPATAN BUNGA -
PEMBAYARAN BEBAN GAJI -
PEMBAYARAN BEBAN ATK -
PEMBAYARAN BEBAN RAPAT -
PEMBAYARAN BEBAN PENDIRIAN -
PEMBAYARAN BEBAN ADMINISTRASI -
ARUS KAS BERSIH AKTIVITAS OPERASIONAL - AKTIVITAS INVESTASI
PEMBANGUNAN GEDUNG -
PEMBELIAN PERALATAN KANTOR -
ARUS KAS BERSIH AKTIVITAS INVESTASI -
AKTIVITAS PENDANAAN -
KENAIKAN/(PENURUNAN) ARUS KAS BERSIH -
KAS DAN BANK - AWAL -
KAS DAN BANK - AKHIR -
4. Catatan atas Laporan I. Pendahuluan
1. Sejarah Yayasan Bumitama
Menjelaskan sejarah berdirinya Yayasan Bumitama 2. Struktur Organisasi Yayasan Bumitama
3. Susunan Pengurus Yayasan Bumitama
Menjelaskan susunan pengurus berdasarkan Surat Keputusan Terakhir II. Penjelasan Pos Laporan Keuangan
1. Penjelasan Pos Pos Laporan Keuangan a. Kas dan Bank
Menjelaskan posisi kas dan bank yang dimiliki oleh Yayasan Bumitama per 31 Desember 20xx, yang terdiri atas:
1) Uang Tunai 2) Kas di Bank b. Piutang
Menjelaskan posisi Piutang per 31 Desember 20xx c. Uang Muka Kerja
Menjelaskan posisi uang muka kerja yang telah dikeluarkan oleh Yayasan Bumitama dan hingga akhir tahun buku / per 31 Desember belum dibuat laporan pertanggungjawaban oleh pemegang uang muka tersebut.
d. Persediaan
Menjelaskan posisi persediaan yang dimiliki oleh Yayasan Bumitama per 31 Desember / akhir tahun buku
e. Aktiva Tetap
Menjelaskan posisi asset tetap yang dimiliki oleh Yayasan Bumitama pada akhir tahun buku / per 31 Desember yang terdiri atas : Nilai Perolehan dan Akumulasi Penyusutan
f. Liabilitas Jangka Pendek
Menjelaskan posisi liabilitas / utang jangka pendek per 31 Desember / akhir tahun buku yang dimiliki oleh Yayasan Bumitama.
g. Liabilitas Jangka Panjang
Menjelaskan posisi liabilitas / utang jangka panjang per 31 Desember / akhir tahun buku yang dimiliki oleh Yayasan Bumitama.
h. Aset Bersih
Menjelaskan posisi asset bersih per 31 Desember /Akhir tahun buku yang terdiri atas asset bersih terikat permanen, asset bersih terikat sementara, dan asset bersih tidak terikat.
2. Penjelasan Pos Pos Laporan Aktivitas a. Pendapatan dan Sumbangan
Menjelaskan jumlah pendapatan dan sumbangan yang diterima oleh Yayasan Bumitama dari aktivitas yang dilaksanakan selama satu tahun buku (misalnya:
1 Januari hingga 31 Desember ) b. Beban dan Program
Menjelaskan beban dan program yang dikeluarkan oleh UP selama satu tahun buku.
