PEDOMAN WAWANCARA AKHIR PENERIMAAN PEGAWAI

PEDOMAN WAWANCARA AKHIR PENERIMAAN PEGAWAI

I. BENTUK WAWANCARA

Proses wawancara ini menggunakan dasar wawancara berbasis kompetensi, yaitu wawancara terstruktur dengan menggunakan behavioral questions untuk membantu pewawancara (interviewer) mengukur kandidat (interviewees) berdasarkan identifikasi kompetensi utama.

Bentuk pertanyaan yang diberikan adalah berupa behavioral questions, yakni pertanyaan-pertanyaan yang dikaitkan dengan perilaku kerja individu di organisasi dalam menangani suatu hal berdasarkan penyerapan informasi (pengetahuan), pengaruh lingkungan ataupun perbedaan kebutuhan demi perbaikan efektifitas organisasi.

Dimensi yang akan diungkap dalam wawancara adalah kesesuaian dengan Tata Nilai Organisasi, Kompetensi Dasar dan Kompetensi Perilaku untuk posisi pegawai di :

No Kelompok

Kompetensi Nama Kompetensi Model

Kompetensi

1 Dasar CONCERN FOR COST AND GOVERNANCE (CCG) 1

2 Dasar

CREATING FUTURE VALUE FOR THE CUSTOMER

(CFV) 1

3 Dasar STRIVE FOR EXCELLENCE (SE) 1

4 Dasar LEVERAGING RELATIONSHIP WITH

STAKEHOLDERS (LRS) 1

5 Dasar LEADING OTHERS TO SUCCESS (LOS) 1

6 Perilaku ANALYTICAL THINKING (AT) 1

7 Perilaku CONCERN FOR ORDER (CO) 1

8 Perilaku HOLDING PEOPLE ACCOUNTABLE (HPA) 1

9 Perilaku INITIATIVE (IT)

1

10 Perilaku PLANNING AND ORGANIZING (PO) 1

11 Perilaku SELF CONTROL (SC) 1

12 Perilaku STRATEGIC INFLUENCING (SI) 1

Dalam setiap dimensi yang disebutkan di atas, akan disediakan pertanyaan yang digunakan untuk mendapatkan informasi dan mengukur tingkat kompetensi kandidat. Dari pertanyaan yang disediakan, pewawancara dapat menentukan sendiri pertanyaan mana yang akan digunakan, sesuai dengan kebutuhan masing-masing pewawancara mengenai penggalian informasi.

Tata cara pemberian nilai dari hasil wawancara adalah dengan menentukan level nilai kompetensi kandidat sesuai dengan deskripsi penilaian masing-masing level dalam direktori kompetensi BPJS Kesehatan, yang didasarkan dari kualitas jawaban kandidat.

II. PRINSIP WAWANCARA

Prinsip-prinsip yang dijadikan pegangan dalam wawancara ini adalah :

a. Pewawancara harus bisa mendengarkan apa yang diutarakan oleh yang diwawancarai dengan penuh perhatian dan kesabaran disertai dengan sikap yang kritis dan analitis b. Pewawancara tidak boleh mengarahkan atau mempengaruhi jawaban yang

diwawancarai

c. Pewawancara tidak boleh berdebat dengan yang diwawancarai

d. Pewawancara hanya boleh berbicara atau mengajukan pertanyaan dalam rangka - Membantu interviewees berbicara

- Membantu menghilangkan rasa takut, ragu, curiga dan interviewees

- Memuji interviewees akan kemampuannya mengekspresikan pikiran dan perasaannya secara tepat

- Mengarahkan pembicaraan pada hal-hal yang belum terjawab

e. Selama proses wawancara, pewawancara harus menggunakan tata cara memberikan pertanyaan dan penilaian sesuai dengan apa yang ditulis dalam pedoman wawancara ini.

III. WAKTU PELAKSANAAN WAWANCARA

Waktu pelaksanaan wawancara adalah maksimal 60 menit dengan uraian kegiatan sebagai berikut :

a. Introduksi Tim Pewawancara : 2 menit b. Introduksi Kandidat : 3 menit

c. Tanya jawab : 40 menit d. Feedback dari pelamar : 2 menit

e. Tim merekap nilai kandidat : 5 menit

IV. TATA CARA WAWANCARA A. Persiapan Wawancara

1. Pelajari semua bahan yang telah disediakan, yaitu hasil psikotes kandidat, CV, dan Surat Lamaran yang tersedia di Applicant Tracking System (ATS).

2. Catat hal-hal yang kira-kira penting untuk ditanyakan lebih lanjut berdasarkan berkas kandidat yang Anda baca.

3. Perkirakan waktu yang diperlukan agar mencakup semua bagian dalam Pedoman Wawancara.

4. Siapkan catatan dan alat rekam (bila diperlukan).

5. Timer / stopwatch.

6. Siapkan kertas kosong untuk ditulis oleh kandidat berisi harapannya, dalam bahasa Inggris, setelah mengikuti wawancara ini.

7. Kertas dibagikan pada saat pewawancara menulis skor untuk aspek penilaian yang lain.

B. Introduksi (Pembukaan Wawancara)

1. Salami kandidat dan kenalkan diri juga jabatan Anda 2. Jelaskan tujuan dilakukannya proses wawancara

3. Jelaskan pemahaman Anda mengenai pekerjaan dan pengalaman kandidat secara singkat

4. Jelaskan profil organisasi secara singkat disertai dengan latar belakang, tujuan dan tugas kandidat.

5. Memberitahu kandidat jika Anda akan membuat catatan selama proses wawancara, dan penggunaan alat perekam (bila diperlukan).

6. Ajukan pertanyaan-pertanyaan ringan untuk mencairkan suasana dan sebagai transisi memasuki tahapan selanjutnya (misalnya mengenai kelancaran perjalanan, tempat tinggal selama di kota tempat tes, dll).

C. Isi Wawancara

1. Pertanyaan Umum

a. Ceritakan tentang diri Anda, termasuk pengalaman kerja sebelumnya ! b. Apa alasan Anda melamar ke organisasi ini?

c. Apakah Anda bersedia menjadi pegawai ? 2. Pertanyaan Terkait Integritas

Untuk mendapatkan kualifikasi kandidat yang sesuai dengan Tata Nilai Organisasi maka perlu dilakukan konfirmasi dengan mengajukan beberapa pertanyaan dan mencatat pernyataan serta perilaku kunci yang mencerminkan kesesuaian dengan Tata Nilai Organsiasi.

Tata Nilai Organisasi yang terdiri dari Integirtas, Profesional, Pelayanan Prima, dan Efisiensi Operasional, sebagian dapat disetarakan dengan Kompetensi Dasar, yaitu:

a. Profesional = Strive for Excellence;

b. Pelayanan Prima = Creating Future Value for The Customer;

c. Efisiensi Operasional = Concern for Cost and Governance.

Teknik wawancara sesuai dengan teknik mengajukan pertanyaan pada poin 3 tentang pertanyaan terkait kompetensi.

Sementara untuk Integritas perlu dilakukan penilaian terpisah mengingat belum terdapat kompetensi yang dapat disetarakan dengan Integritas. Alur pertanyaan yang disampaikan untuk menggali Integritas adalah sebagai berikut:

1) Ajukan pertanyaan untuk mendapatkan jawaban terkait SITUASI dan TUGAS/TUJUAN yang dialami oleh kandidat. Contoh : Ceritakan kondisi di mana Anda dihadapkan pada situasi untuk melaporkan sesuatu tidak sesuai fakta ! Apa yang harus Anda lakukan pada saat itu ?

2) Ajukan pertanyaan untuk mendapatkan jawaban TINDAKAN yang dilakukan oleh kandidat pada saat itu. Contoh : Apa yang Anda lakukan pada saat itu ? Mengapa Anda melakukannya ?

3) Ajukan pertanyaan untuk mendapatkan jawaban HASIL atas tindakan kandidat pada situasi tersebut. Contoh : Apa hasil dari tindakan Anda ? Apakah sesuai dengan tujuannya ? Bagaimana mengukur tercapainya tujuan tersebut ?

4) Ajukan pertanyaan untuk mendapatkan PELAJARAN YANG DIPEROLEH oleh kandidat pada situasi tersebut. Contoh : Apa yang Anda pelajari dari situasi tersebut?

5) Ajukan pertanyaan untuk mendapatkan jawaban APA YANG SEHARUSNYA DILAKUKAN oleh kandidat pada situasi tersebut. Contoh : Menurut Anda apa yang seharusnya Anda lakukan pada situasi tersebut ?

6) Ajukan pertanyaan Anda untuk mendapatkan jawaban PERASAAN kandidat pada situasi tersebut. Contoh : Apa yang Anda rasakan pasa saat dan setelah kondisi tersebut ?

3. Pertanyaan Terkait Kompetensi (Behavioral Question)

Pada masing-masing kompetensi akan disediakan pertanyaan yang pemilihan pemakaiannya ditentukan sesuai dengan kebutuhan pewawancara untuk menggali informasi dari kandidat.

Setelah kandidat memberikan jawaban untuk pertanyaan dari masing-masing kompetensi, maka pewawancara langsung memberikan penilaian berdasarkan kualitas jawaban interviewee. Kualitas jawaban kandidat untuk setiap pertanyaan, berdasarkan sistem penilaian wawancara berbasis kompetensi, adalah harus meliputi 3 unsur berikut:

a. Situation/Task :

Kandidat harus dapat menjelaskan secara jelas tentang bagaimana situasi, tugas, atau masalah yang terjadi sesuai dengan pertanyaan yang diberikan.

b. Action :

Kandidat harus menjelaskan tentang tindakan apa yang digunakan kandidat untuk membuat situasi menjadi lebih baik? Keputusan apa yang diambil oleh kandidat untuk menangani tugas atau memecahkan masalahnya?

c. Result :

Kandidat harus menjelaskan bagaimana hasil dari tindakan yang dilakukan? Apakah itu memberikan keuntungan kepada organisasi/departemen dimana kandidat bekerja? Apa yang dapat kandidat pelajari dari permasalahan tersebut?

Berdasarkan jawaban kandidat, maka pewawancara menentukan level kompetensi kandidat terhadap perilaku yang ditunjukkan pada definisi kompetensi model yang dipersyaratkan.

Berikut adalah penjabaran terkait definisi, level dan pertanyaan dari tiap kompetensi yang ingin dilihat dari kandidat:

NO. KOMPETENSI 1. CONCERN FOR COST AND GOVERNANCE (CCG)

Fokus dan dorongan untuk menjalankan dan memastikan pekerjaan berjalan sesuai dengan aspek biaya dan kepatuhan terhadap prosedur tata kelola yang ditetapkan.

Level 1 : Menunjukkan kesadaran akan aspek biaya dan tata kelola dalam melaksanakan pekerjaan

- Memahami dampak dari pekerjaan yang dilakukan, terhadap biaya dan tata kelola yang ditetapkan

Level 2 : Menjalankan pekerjaan sesuai dengan standar biaya dan tata kelola - Memahami akan aspek dalam pekerjaan yang berdampak secara langsung

terhadap pencapaian biaya dan tata kelola dan menjalankan pekerjaan berdasarkan pemahaman tersebut guna memenuhi kedua aspek tersebut

Level 3 : Memastikan kepatuhan dari orang lain atas standar kualitas, biaya dan tata kelola

- Mengambil langkah yang spesifik guna memastikan kepatuhan orang lain (individu) terhadap aspek kualitas, biaya dan kepatuhan terhadap tata kelola.

Contoh Pertanyaan:

Jelaskan upaya Anda dalam memastikan proses kerja dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku?

Bagaimana Anda menyelaraskan target kerja dan anggaran yang tersedia?

 Apa langkah – langkah yang dilakukan?

 Apa saja permasalahan yang dihadapi dalam proses tersebut?

 Bagaimana Anda bereaksi atas permasalahan tersebut ?

 Bagaimana hasil dari upaya yang Anda lakukan?

2. CREATING FUTURE VALUE FOR THE CUSTOMER (CFV)

Kemampuan untuk menemukan, mengidentifikasi, dan memenuhi kebutuhan pelanggan internal dan eksternal dengan tujuan mewujudkan pelayanan terbaik atas jasa dan program yang diberikan secara konsisten.

Level 1 : Memahami dan merespon kebutuhan dari pelanggan

- Aktif mencari informasi untuk mengidentifikasi dan memahami kebutuhan, masalah, dan situasi pelanggan.

- Memberikan informasi dan data yang relevan guna menjawab pertanyaan dari pelanggan.

Level 2 : Memastikan tercapainya kepuasan pelanggan

- Memelihara komunikasi dua arah yang jelas mengenai apa yang diharapkan oleh

pelanggan serta apa yang dapat dilakukan oleh duta bpjs kesehatan.

- Mengambil tindakan koreksi dan perbaikan atas permasalahan secara cepat sebagai bentuk tanggung jawab pribadi.

Level 3 : Memberikan nilai tambah bagi pelanggan - Bertindak lebih dari yang diharapkan pelanggan

- Aktif mencari feedback dari pelanggan bahkan setelah pelayanan diberikan dengan tujuan meningkatkan mutu layanan.

Contoh pertanyaan:

Ceritakan tentang saat Anda membantu menyelesaikan masalah dengan teman atau pelanggan.

 Apa yang Anda lakukan untuk membantu orang lain/pelanggan dengan masalah mereka?

 Bagaimana hasilnya?

3. STRIVE FOR EXCELLENCE (SE)

Kemampuan untuk bekerja dengan profesional, sesuai dengan lingkup tanggung jawabnya, menitikberatkan pada komitmen dan upaya dalam mencapai kinerja yang terbaik bagi BPJS Kesehatan.

Level 1: Bekerja sesuai dengan ekspektasi dan target

- Menjalankan pekerjaan sesuai dengan target dan ekspektasi yang ditetapkan - Secara konsisten memastikan pekerjaan dijalankan sesuai dengan tenggat waktu,

kualitas dan target yang diberikan Level 2 : Melakukan perbaikan kinerja

-Mengidentifikasi area atau aspek dalam pekerjaan yang membutuhkan perubahan (improvement) lebih lanjut guna menghasilkan kinerja yang optimal -Membuat perubahan spesifik dalam metode kerjanya berdasarkan hasil

pencapaian kinerja di masa lalu untuk meningkatkan kinerja Level 3 : Menetapkan target kerja yang menantang

- Menetapkan target dan tujuan kerja yang menantang bagi diri dan timnya, di luar dari target yang ditetapkan oleh Manajemen

- Menetapkan standar/ ukuran keberhasilan serta langkah/aktivitas bagi pencapaian target yang menantang guna memastikan target dapat tercapai dengan efektif.

Contoh pertanyaan:

 Bagaimana Anda mengatur jadwal dan prioritas dalam pekerjaan Anda?

 Apa yang Anda lakukan untuk mencapai target?

 Masalah apa yang muncul dalam upaya mencapai target tersebut?

 Perbaikan apa yang Anda lakukan setelahnya?

4. LEVERAGING RELATIONSHIP WITH STAKEHOLDERS (LRS)

Kemampuan dan upaya untuk membangun, mengembangkan dan menjaga kemitraan strategis dengan para pemangku kepentingan secara berkesinambungan untuk mencapai sasaran dan tujuan BPJS Kesehatan.

Level 1 : Memahami manfaat kemitraan strategis dengan pemangku kepentingan -Memahami dan menunjukkan kepedulian akan variasi dari pemangku kepentingan

dan kebutuhannya dalam menjalankan pekerjaan.

-Memahami pentingnya membangun hubungan baik dengan berbagai pemangku kepentingan.

Level 2 : Mengidentifikasi dan menginisiasi hubungan dengan pemangku kepentingan

- Mengidentifikasi kemungkinan hubungan kemitraan dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal yang dapat mendukung pencapaian sasaran unit kerja

- Mengidentifikasi kebutuhan pemangku kepentingan

Level 3 : Membangun hubungan baik dengan pemangku kepentingan

Secara aktif membangun hubungan baik dan bertukar informasi dengan pihak- pihak yang potensial berkaitan dengan pekerjaan, baik internal maupun eksternal BPJS Kesehatan.

Contoh pertanyaan:

 Bagaimana cara Anda untuk membangun hubungan baik dengan rekan kerja Anda?

 Hal apa yang Anda lakukan untuk menjaga hubungan dengan rekan kerja agar tetap baik?

 Ceritakan pengalaman Anda pernah bekerjasama dengan orang yang belum pernah Anda kenal sebelumnya

 Bagaimana cara Anda agar dapat diterima dengan orang lain tersebut?

5. LEADING OTHERS TO SUCCESS (LOS)

Keinginan dan upaya untuk mendorong dan memotivasi tim / bawahannya guna menampilkan kinerja terbaik. Kompetensi ini menekankan pada upaya dan kemampuan dalam menyeimbangkan fokus antara mengelola kinerja dengan pengembangan kapabilitas dari tim / bawahan.

Level 1: Memberikan arahan yang jelas

- Memberikan instruksi kerja yang jelas, spesifik dan sistematis kepada tim / bawahannya.

- Memastikan bahwa tim / bawahan memiliki pemahaman yang baik akan tugas dan tanggung jawab yang mereka kerjakan.

Level 2 : Memberikan dukungan kepada tim / bawahan

- Memberikan dukungan / support material dan non material kepada tim / bawahan dalam upaya menyelesaikan pekerjaan mereka

- Menyelesaikan konflik di dalam tim, dan memberikan feedback yang adil (individu atau kelompok)

Level 3 : Meningkatkan efektivitas tim / bawahan

- Menciptakan kondisi yang memungkinkan tim untuk berkinerja terbaik (seperti menetapkan sasaran yang jelas, struktur yang sesuai, dan orang yang tepat) - Secara proaktif mendapatkan masukan dengan tujuan meningkatkan efektifitas

proses kerja tim.

Contoh pertanyaan:

 Ceritakan pengalaman Anda dimana Anda bekerja dalam tim.

 Apa saja tantangan yang Anda alami?

 Ceritakan bagaimana Anda bekerja sama dalam tim untuk mencapai target?

 Bagaimana peran Anda?

 Langkah –langkah apa yang Anda lakukan, khususnya pada usaha untuk mengeluarkan kemamuan terbaik dari setiap individu di dalam tim Anda.

6. ANALYTICAL THINKING (AT)

Kemampuan memahami situasi/masalah dengan menguraikannya menjadi bagian- bagian kecil, atau melacak implikasi dari masalah atau situasi tersebut secara bertahap. Termasuk di dalamnya menyusun bagian-bagian tersebut secara sistematis; membuat perbandingan dari aspek-aspek yang berbeda; menetapkan prioritas secara rasional; mengidentifikasi urutan waktu, hubungan Sebab-Akibat atau hubungan Jika- Maka.

Level 1: Menguraikan masalah

- Menguraikan masalah atau situasi menjadi daftar tugas atau kegiatan sederhana tanpa menetapkan prioritas

- Memilah-milah masalah/situasi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga lebih mudah dipahami

Level 2: Menganalisa hubungan tunggal

- Melihat hubungan sebab akibat yang sederhana antar 2 bagian, misalnya A mengakibatkan B

- Memisahkan situasi menjadi dua bagian: pro dan kontra

- Mengurutkan daftar tugas berdasarkan urutan kepentingannya / prioritas Level 3: Menganalisa hubungan majemuk

- Membuat hubungan majemuk (multiple) dari suatu situasi, misal: A menyebabkan B, B menyebabkan C, C menyebabkan D dan seterusnya

- Mengidentifikasi beberapa faktor penyebab yang potensial atau konsekuensi- konsekuensi dari berbagai tindakan menggunakan beberapa sudut pandang sebelum merumuskan solusi.

Contoh pertanyaan:

Ceritakan pengalaman Anda dalam menyelesaikan permasalahan?

Bagaimana Anda dapat menemukan akar permasalahan dan solusi yang ada 7. CONCERN FOR ORDER (CO)

Dorongan mendasar dari dalam diri untuk memastikan/mengurangi ketidakpastian di lingkungan kerja. Kompetensi ini fokus pada keteraturan dan ketepatan, memantau dan memeriksa pekerjaan maupun informasi, serta menekankan pada kejelasan peran/ tugas, fungsi dan kualitas serta ketelitian kerja.

Level 1 : Memperhatikan keteraturan dalam bekerja

- Menangani dan menyelesaikan pekerjaan / tugas dengan memperhatikan hal-hal detil

- Membuat jadwal / pola kerja yang teratur, mendokumentasikan dengan jelas dan detil, serta berdisiplin dalam memenuhinya.

Level 2 : Memperhatikan dan menjaga kualitas tugas

- Memeriksa kembali ketepatan data, informasi, atau hasil kerja sendiri

- Membuat check list untuk memastikan keteraturan dan akurasi dari pekerjaan yang dilakukan.

Level 3 : Memonitor pekerjaan orang lain

- Memantau dan memeriksa kualitas pekerjaan orang lain sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan dan standar prosedur yang berlaku

- Memastikan pencapaian hasil kerja sesuai dengan target yang telah ditetapkan.

Contoh pertanyaan:

 Bagaimana sistem kerja yang di lingkungan kerja, organisasi, kemasyarakatan yang pernah Anda temui?

 Apa yang Anda lakukan dalam memastikan ketepatan dan kualitas pekerjaan Anda?

8. HOLDING PEOPLE ACCOUNTABLE (HPA)

Upaya dan komitmen untuk menciptakan lingkungan yang selaras dengan prosedur

dan tujuan yang telah ditetapkan. Kompetensi ini merefleksikan upaya dan komitmen dalam menetapkan standar, menciptakan sistem, serta memastikan kepatuhan individu dan atau kelompok sesuai sistem, standar, maupun prosedur akan suatu aktivitas yang dilakukan.

Level 1: Bekerja sesuai dengan prosedur dan standar

- Menjalankan pekerjaan sesuai dengan prosedur dan standar yang telah ditetapkan

- Bertanya kepada pihak yang berwenang ketika belum tersedia kebijakan, standar maupun prosedur kerja yang jelas

Level 2: Mendorong individu dan/atau kelompok untuk bekerja patuh sesuai prosedur dan standar

- Memastikan pemahaman dari pihak lain akan apa yang menjadi prosedur dan standar dalam setiap aktivitas yang dilakukan

- Memastikan pihak lain menyelesaikan aktivitas sesuai dengan prosedur dan standar yang telah ditetapkan

Level 3: Menetapkan prosedur dan/atau standar

- Menetapkan standar yang diharapkan dari setiap aktivitas yang belum memiliki standar dan prosedur kerja yang jelas.

Contoh pertanyaan:

 Bagaimana penilaian Anda terhadap standar operasional?

 Ceritakan tugas dan tanggung jawab Anda di organisasi sebelumnya?

9. INITIATIVE (INT)

Kemampuan mengidentifikasi masalah, hambatan atau peluang dan mengambil tindakan untuk menjawab masalah atau peluang yang ada baik saat ini atau di masa datang. Inisiatif dapat dilihat dalam konteks bertindak proaktif dan bukan sekedar berpikir tentang suatu tindakan yang harus diambil di masa datang.

Level 1: Responsif akan isu/peluang saat ini

- Bertindak secara cepat terhadap masalah yang ada, termasuk di dalamnya mengatasi hambatan atau isu yang dihadapi saat ini

- Mengambil tanggung jawab atas tindakan dalam penyelesaian masalah Level 2: Mengambil tindakan dalam tekanan

- Mengidentifikasi tren atau pola masalah dan peluang yang terjadi dalam waktu dekat

- Membuat usulan dan ide untuk mengantisipasi kemungkinan masalah yang muncul di masa mendatang

Level 3: Memberikan dukungan kepada orang lain

- Aktif bertanya untuk memastikan kualitas dan memberikan rekomendasi yang

dapat meningkatkan efektivitas proses kerja

- Membantu rekan kerja secara sukarela saat beban kerja sedikit Contoh pertanyaan:

 Ceritakan yang Anda ketahui tentang BPJS Kesehatan

 Bagaimana Anda mendapatkan informasi terkait BPJS Kesehatan

 Ceritakan bagaimana Anda belajar dilingkungan baru?

 Apa yang biasa Anda lakukan saat bos/dosen tidak ada jam kerja/jam kuliah?

10. PLANNING AND ORGANIZING (PO)

Menyusun serangkaian program atau aktivitas termasuk batasan waktu untuk diri sendiri dan orang lain, memastikan pemanfaatan yang optimal dari sumber daya yang ada serta memastikan berjalannya program/aktivitas yang direncanakan dan diorganisasikan untuk mencapai tujuan dengan efektif dan efisien.

Level 1: Merencanakan dan mengorganisir pekerjaan sendiri

- Mengidentifikasi kebutuhan dan pemanfaatan sumber daya yang ada untuk mencapai sasaran kerja

- Menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan rencana kerja yang telah ditetapkan Level 2: Mengaplikasikan prinsip perencanaan dalam mencapai sasaran pekerjaan - Menyiapkan rencana untuk menghadapi situasi tidak terduga yang berdampak

pada sasaran kinerja

- Membuat penyesuaian yang dibutuhkan termasuk perubahan jadwal, tahapan, dan alokasi sumber daya

Level 3 : Menyusun rencana unit kerja

- Membuat rencana kerja berdasarkan prioritas/derajat kepentingan/tingkat urgensi (tidak hanya berdasarkan waktu)

- Mempertimbangkan faktor-faktor yang mempengaruhi proses perencanaan (contoh: biaya, waktu, kebutuhan pelanggan, ketersediaan sumberdaya, dll).

Contoh pertanyaan:

 Ceritakan pengalaman Anda dalam merencanakan atau terlibat dalam penyelenggaraan sebuah event di organisasi sebelumya?

 Apa kendala yang dihadapi di masa persiapannya?

 Apakah terdapat perubahan diluar rencana?

11. SELF CONTROL (SC)

Kemampuan individu untuk mengontrol emosi, menahan diri dari tindakan negatif serta mempertahankan sikap rasional dan objektif ketika dihadapkan dalam situasi yang memancing emosi (stress), oposisi atau provokasi dari pihak lain. Kompetensi ini berkaitan dengan ketenangan individu dalam situasi yang sulit dan kemampuan mengambil keputusan secara objektif, bukan impulsive atau emosional.

Level 1: Menahan impuls / dorongan emosional

- Menahan diri untuk tidak mengambil tindakan gegabah dalam kondisi terdesak - Meminta untuk menunda sejenak suatu perdebatan atau pembicaraan saat sudah

tidak menemukan titik temu, kemudian baru melanjutkannya kembali Level 2: Bertindak tenang dalam kondisi lingkungan yang emosional

- Mengungkapkan perbedaan pendapat dan keputusan tidak setuju dengan bijaksana

- Mampu menahan diri dan bersikap tenang saat ditantang pihak lain Level 3: Bertindak positif untuk menenangkan orang lain

- Mampu memberikan suasana nyaman untuk orang lain saat situasi yang sulit - Memahami prespektif orang lain, membentuk konsesus, dan melakukan

negosiasi efektif dalam situasi yang sulit.

Contoh pertanyaan:

 Ceritakan pengalaman ketika Anda berada dalam suatu konflik dengan teman/atasan

 Bagaimana cara Anda menanggapi konflik?

 Apa yang Anda lakukan untuk menyatakan ketidaksetujuan Anda terhadap suatu keputusan?

12. STRATEGIC INFLUENCING (SI)

Keinginan untuk membujuk, meyakinkan, mempengaruhi atau memberi kesan kepada orang lain, dengan tujuan agar mereka mengikuti atau mendukung keinginannya. Kompetensi ini termasuk membuat perencanaan untuk memenangkan dukungan dan menggunakan berbagai macam pendekatan guna mencapai hasil yang diinginkan.

Level 1: Membujuk dengan menggunakan data dan fakta - Mengkomunikasikan ide secara jelas

- Mengorganisir dan menyajikan data, fakta dan informasi untuk mendukung ide yang disampaikan

Level 2: Menggunakan berbagai pendekatan dalam mempengaruhi pihak lain - Menggunakan pendekatan secara bertahap dan terstruktur untuk mempengaruhi

orang lain

- Memiliki pemahaman yang baik terhadap pihak yang akan dipengaruhi dan mampu memilih pendekatan yang sesuai untuk mempengaruhi pihak lain.

Level 3 :

- Membangun hubungan dengan pihak internal dan eksternal untuk mendukung ide yang akan disampaikan ke pihak lain

- Mengidentifikasi dan menyampaikan manfaat yang akan diperoleh pihak lain dengan tujuan win-win solution.

Contoh pertanyaan:

 Apakah anda pernah berbeda pendapat dengan orang lain dalam pekerjaan anda?

• Bagaimana anda mengatasi perbedaan pendapat tersebut?

• Bagaimana cara anda membuat orang lain menerima pendapat anda?

• Bagaimana hasil akhirnya?

 Apakah anda pernah terlibat dalam memberikan ide atau program kepada suatu organisasi?

• Ceritakan tentang program tersebut, dan deskripsikan tahapan yang anda gunakan agar program tersebut dapat diterima?

Setelah anda memberikan pertanyaan dan penilaian terhadap kompetensi, maka selanjutnya anda diminta untuk memberikan penilaian pada aspek kemampuan komunikasi kandidat secara keseluruhan.

 Pada dimensi komunikasi, pewawancara tidak memberikan sejumlah pertanyaan seperti pada bagian kompetensi, melainkan menilai secara keseluruhan cara kandidat dalam menyampaikan jawaban terhadap setiap pertanyaan yang diberikan pewawancara. Kriteria penting yang harus diperhatikan adalah:

a. Kandidat dapat mengorganisasi kata-kata secara baik, sehingga isi pesan dari komunikasi dapat dengan mudah dimengerti oleh pewawancara

b. Kandidat dapat menangkap pertanyaan pewawancara dengan cepat & tepat c. Kandidat dapat menjawab pertanyaan sesuai dengan pertanyaan yang diberikan

secara ringkas, padat, jelas, dan tepat

d. Selama menyampaikan jawabannya, kandidat harus dapat mempertahankan perhatian (eye contact) kepada pewawancara

 Pada dimensi penampilan, pewawancara tidak memberikan sejumlah pertanyaan seperti pada bagian kompetensi, melainkan menilai secara keseluruhan cara kandidat dalam bersikap dan berpenampilan. Kriteria penting yang harus diperhatikan adalah:

a. Kandidat berpenampilan rapi, bersih, tidak berlebihan, pantas dan sesuai dengan kondisi pekerjaan

b. Kandidat terlihat percaya diri

c. Kandidat menunjukkan sikap yang sopan

d. Tinggi dan berat badan kandidat terlihat proposional

 Pada dimensi CV Selection, merupakan aspek tambahan dalam penilaian wawancara akhir bagi kandidat. Kriteria penting yang harus diperhatikan adalah:

a. Pengalaman kerja

b. Pengalaman organisasi

D. PENUTUP WAWANCARA

1. Beri kesempatan pada kandidat untuk bertanya hal yang ingin dia ketahui.

2. Informasikan kapan pengumuman kelulusan akan disampaikan (bila telah ditetapkan).

3. Salami kandidat.

PETUNJUK PENGISIAN FORM PENILAIAN 1. Form Penilaian Hasil Wawancara

Petunjuk Umum :

1. Mengisi Nama Kandidat

2. Masing – masing pewawancara mengisi satu formulir Hasil Wawancara 3. Setiap formulir ditandatangani oleh pewawancara

4. Untuk setiap aspek penilaian hanya terdapat 1 (satu) nilai : 1, 2, 3 atau 4 (kecuali aspek kompetensi, diisi dengan menilai level kompetensi kandidat dengan level 0,1,2, atau 3)

5. Penilaian dilakukan dengan memberikan checklist pada kolom penilaian yang telah disediakan

6. Berikan catatan tentang perilaku kunci yang kandidat lakukan untuk Aspek Integritas dan Aspek Kompetensi. Gunakan metode FORCE, yaitu:

a. Familiarise: pembiasaan dengan berlatih dan melihat target wawancara untuk setiap aspek penilaian;

b. Observe: melakukan observasi terhadap perilaku kandidat dengan pikiran yang terbuka;

c. Record: mencatat keseluruhan perilaku yang disampaikan oleh kandidat secara tepat tanpa melakukan penilaian (judgement) terlebih dahulu;

d. Classify: klasifikasi perilaku yang disampaikan sesuai dengan target wawancara untuk setiap aspek penilaian (Integritas dan Kompetensi);

e. Evaluate: evaluasi kualitas perilaku yang disampaikan dalam bentuk poin 1-4 untuk Integritas dan level untuk Kompetensi.

7. Untuk setiap bagian Parameter Evaluasi, pewawancara menjumlahkan Total Nilai Kandidat untuk kemudian dirata-ratakan. Hasil rata-rata untuk setiap aspek dipindahkan ke bagian PENILAIAN SKOR AKHIR, untuk dikali dengan bobot sehingga diperoleh SKOR.

Petunjuk Khusus :

A. Aspek Integritas (bobot 30%)

a. Catat perilaku kunci selama kandidat memberikan jawaban atas pertanyaan yang diberikan.

b. Dari hasil pencatatan perilaku tentukan pada kategori apa perilaku kandidat jika disesuaikan dengan Tata Nilai Organisasi yaitu Integritas.

c. Kategori Penilaian terdiri dari Sangat Tidak Sesuai (Skor 1), Tidak Sesuai (Skor 2), Sesuai (Skor 3), dan Sangat Sesuai (Skor 4).

d. Kriteria penilaian disesuaikan dengan Perilaku Yang Diharapkan dan Perilaku

Yang Tidak Diharapkan, yaitu:

Perilaku Yang Diharapkan Perilaku Yang Tidak Diharapkan Berani berkata benar dan melaporkan

sesuai fakta yang ada

Memanipulasi data, informasi, dan laporan untuk kepentingan pribadi dan kelompok

Berlaku jujur dan adil baik terhadap atasan, bawahan, rekan sekerja, mitra, dan peserta

Menerima gratifikasi dari pihak lain yang dapat menimbulkan konflik kepentingan Bersikap rendah hati, dapat dipercaya,

dan bertanggung jawab

Menggunakan fasilitas kantor untuk keperluan di luar kedinasan

Mempunyai rasa memiliki yang kuat terhadap organisasi

Sengaja membocorkan rahasia dan menceritakan keburukan organisasi kepada pihak keluar

Menjalankan tugas sebagai ibadah kepada Tuhan YME dan pengabdian sesama

Membiarkan kecurangan terjadi tanpa mengambil tindakan tegas atau melaporkannya

e. Berdasarkan catatan perilaku dan kriteria penilaian maka skor yang diberikan adalah sebagai berikut:

1) Menunjukkan Perilaku yang diharapkan > 2 = Sangat Sesuai (Skor 4);

2) Menunjukkan Perilaku yang Diharapkan 1 sd. 2 = Sesuai;

3) Menunjukkan Perilaku yang Tidak Diharapkan 1 sd. 2 = Tidak Sesuai;

4) Menunjukkan Perilaku yang Tidak Diharapkan > 2 = Sangat Tidak Sesuai (Skor 1).

5) Jumlah Perilaku yang Diharapkan > Jumlah Perilaku yang Tidak Diharapkan = Tidak Sesuai (Skor 2). Masing-masing kategori minimal terlihat 1 (satu) perilaku.

6) Jumlah Perilaku yang Diharapkan = Jumlah Perilaku yang Tidak Diharapkan = Tidak Sesuai (Skor 2). Masing-masing kategori minimal terlihat 1 (satu) perilaku.

7) Jumlah Perilaku yang Diharapkan < Jumlah Perilaku yang Tidak Diharapkan = Sangat Tidak Sesuai (Skor 1). Masing-masing kategori minimal terlihat 1 (satu) perilaku.

B. Aspek Kompetensi (bobot 30%)

a. Saat wawancara user lihat kembali level kompetensi yang diperoleh kandidat pada laporan individu hasil psikotes kandidat.

b. Pada kolom level kompetensi (wawancara oleh psikolog), harap tuliskan kembali nilai sesuai dengan nilai yang tertera dilembar wawancara psikolog.

c. Selanjutnya pewawancara menentukan level kompetensi kandidat sesuai dengan pedoman yang tertera di atas berdasarkan kriteria yang ada pada Level 0, 1, atau 2.

d. Selama mendengarkan jawaban kandidat, pewawancara mencatat perilaku- perilaku kunci sesuai level kompetensi.

e. Bobot untuk wawancara psikolog dan user masing-masing sebesar 30% dan 70%.

f. Cara untuk dapat melakukan perhitungannya adalah sebagai berikut:

 Lakukan penjumlahan terhadap nilai yang diberikan saat wawancara psikolog dan user. Nilai maksimal yang mungkin didapat peserta adalah >30 sedangkan nilai minimal adalah 0 (diperoleh melalui level kompetensi yang ditetapkan bagi masing-masing kandidat).

 Bagikan nilai yang didapat saat wawancara psikolog dengan nilai max sesuai target level yakni 12. Juga lakukan hal yang sama pada saat menghitung CCI hasil wawancara user sehingga diperoleh CCI, baik untuk hasil psikotes maupun hasil wawancara.

 Lalu total nilai dari wawancara psikolog dikalikan dengan 30% dan total nilai wawancara user dikalikan dengan 70% lalu jumlahkan keduanya.

 Sesuaikan nilai persen akhir yang didapat dengan kategori yang telah ditentukan.

g. Penentuan kategorinya sebagai berikut:

 Jika nilainya 0% – 33% maka nilainya adalah 1

 Jika nilainya 34% – 66% maka nilainya adalah 2

 Jika nilainya 67% – 100% maka nilainya adalah 3

 Jika nilainya >100% maka nilainya adalah 4 C. Aspek Komunikasi (bobot 20%)

a. Perhatikan pilihan kata dan bahasa tubuh kandidat selama proses wawancara berlangsung

b. Beri skor untuk masing-masing parameter di Aspek Komunikasi yang sesuai dengan kandidat

D. Aspek Penampilan (bobot 20%)

a. Perhatikan pilihan pakaian beserta aksesoris yang digunakan pada saat wawancara

b. Perhatikan proporsional antara tinggi dan berat badan

c. Beri skor untuk masing-masing parameter di Aspek Penampilan yang sesuai dengan kandidat

E. Aspek CV Selection (bobot tambahan: 5%) a. Pengalaman kerja:

- Berikan penilaian pada pengalaman kerja kandidat, apakah sesuai dengan jabatan yang dilamar atau tidak

b. Pengalaman organisasi:

- Berikan penilaian pada pengalaman organisasi kandidat, apakah sesuai dengan jabatan yang dilamar atau tidak

- Berikan penilaian sesuai dengan keanggotaan kandidat dalam organisasi tersebut:

1. Sebagai Ketua / Pimpinan : Skor 3 (tidak terdapat skor 4) 2. Sebagai anggota aktif : Skor 2

3. Sebagai anggota pasif : Skor 1

- Berikan penilaian terhadap kandidat apabila selama mengikuti organisasi tersebut terdapat soft skill atau kompetensi yang dikembangkan, khususnya yang berhubungan dengan jabatan yang dilamar.

F. Kolom Rekomendasi

a. Pewawancara memberi centang pada salah satu kotak Direkomendasikan atau Tidak Direkomendasikan.

b. Kandidat yang Direkomendasikan adalah kandidat dengan Skor Akhir > 3,00 (lebih dari atau sama dengan tiga koma nol nol). Bila terdapat kandidat yang Direkomendasikan namun memiliki Skor Akhir < 3,00, Pewawancara dapat memberikan keterangan yang menjelaskan alasan mengapa kandidat Direkomendasikan.

2. Form Rekapitulasi Hasil Wawancara - Individu

a. Melakukan rekapitulasi penilaian dari form penilaian hasil wawancara

b. Skor akhir hasil wawancara dari masing-masing pewawancara dituliskan pada kolom yang telah disediakan

c. Skor akhir kandidat adalah rata-rata dari total penjumlahan skor ke-3 pewawancara.

d. Apabila terdapat catatan-catatan penting, termasuk pengalaman kerja sebelumnya, dapat dituliskan pada kolom yang tersedia.

3. Form Rekapitulasi Hasil Wawancara – Seluruh Peserta a. Merupakan hasil rekap seluruh peserta wawancara

b. Input kembali Skor Rata-Rata untuk masing-masing Aspek Penilaian beserta Skor Akhir peserta

c. Input kesimpulan dari catatan-catatan yang dibuat oleh pewawancara.

____________________________