PELAJARI ANALISIS LAPORAN FMEA

(1)

LAPORAN FMEA

Tahun 2023

DINAS KESEHATAN KABUPATEN BONDOWOSO

PUSKESMAS TAMAN KROCOK

(2)

KATA PENGANTAR

FMEA adalah suatu alat manajemen risiko untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci,dan mengenali model-model adanya kegagalan/kesalahan pada suatu prosedur,melakukan penilaian terhadap tiap model kesalahan/kegagalan.dengan mencari penyebab terjadinya,mengenali akibat dari kegagalan/kesalahan dan mencari solusi dengan melakukan perubahan disain/prosedur

.Dengan telah disusunnya Laporan FMEA, diharapkan puskesmas dapat mengidentifikasi dan memahami model kegagalan potensial dan penyebab dan efek kegagalan pada system atau proses tertentu

Besar harapan kami, selain berguna bagi pihak internal, dalam hal ini Puskesmas Taman Krocok, laporan FMEA yang dilaksanakan ini dapat turut berperan dalam upaya peningkatan kualitas tata kelola pemerintahan yang baik di Pemerintah Kabupaten Bondowoso.

Demikian, semoga bermanfaat dan diucapkan terimakasih.

Bondowoso, 2 Maret 2023

Kepala Puskesmas Taman Krocok,

dr. ITA AFRIYANTI DEWI NIP. 198001112010012016

(3)

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

FMEA adalah suatu alat manajemen risiko untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci,dan mengenali model-model adanya kegagalan/kesalahan pada suatu prosedur,melakukan penilaian terhadap tiap model kesalahan/kegagalan.dengan mencari penyebab terjadinya,mengenali akibat dari kegagalan/kesalahan dan mencari solusi dengan melakukan perubahan disain/prosedur

Berkaitan dengan hal tersebut diatas, maka Tim Keselamatan Pasien Puskesmas Taman Krocok menyusun panduan FMEA (Failure Mode and Effect analysis) sebagai tool untuk penilaian risiko pada proses yang belum dilakukan, sedang dilakukan dan proses baru dengan pendekatan proaktif.

TUJUAN

I. Tujuan Umum

Laporan FMEA ini sebagai dasar bagi tim Keselamatan Pasien Puskesmas Taman Krocok untuk meningkatkan mutu layanan Puskesmas melalui kegiatan redesain proses pelayanan untuk menganalisis modus kegagalan dan dampaknya

II. Tujuan Khusus

a. Pedoman dalam melaksanakan la n g kah -langkah melakukan Analisis Modus Kegagalan dan Dampak

b. Panduan dalam menentukan proses-proses pelayanan yang mempunyai resiko tinggi terjadi error.

c. Panduan dalam perbaikan sistem (re-desain proses) terhadap proses-proses pelayanan yang mempunyai resiko tinggi terjadi error.

(4)

BAB I DEFINISI

Pada saat ini pencegahan kesalahan medis belum menjadi fokus utama untuk asuhan perawatan pasien di Puskesmas. Sebagian besar sistem pelayanan kesehatan tidak didesain untuk mencegah terjadinya error.

Definisi dari FMEA (Failue Mode and Effect Analysis) adalah :

1) Metode perbaikan kinerja dengan mengidentifikasi dan mencegah potensi kegagalan sebelum terjadi.

2) Proses proaktif dimana kesalahan dapat dicegah dan diprediksi.

3) Mengantisipasi kesalahan dan meminimalkan dampak buruk.

Secara umum definisinya adalah : metode perbaikan kinerja dengan mengidentifikasi dan mencegah Potensi Kegagalan sebelum terjadi. Hal tersebut didesain untuk meningkatkan keselamatan pasien.

(5)

BAB II RUANG LINGKUP

Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)

Suatu alat mutu untuk mengkaji suatu prosedur secara rinci, dan mengenali model-model adanya kegagalan/kesalahan pada suatu prosedur, melakukan penilaian terhadap tiap model kesalahan/kegagalan, dengan mencari penyebab terjadinya, mengenali akibat dari kegagalan/kesalahan, dan mencari solusi dengan melakukan perubahan disain/prosedur

Langkah – langkah FMEA adalah sebagai berikut :

 Bentuk tim FMEA: orang-orang yang terlibat dalam suatu proses

 Tetapkan tujuan, keterbatasan, dan jadual tim

 Tetapkan peran dari tiap anggota tim

 Gambarkan alur proses yang ada sekarang

 Kenalilah Failure modes pada proses tersebut

 Kenalilah penyebab terjadinya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan

 Kenalilah apa akibat dari adanya failure untuk tiap model kesalahan/kegagalan

 Lakukan penilaian untuk tiap model kesalahan/kegagalan:

 Sering tidaknya terjadi (occurrence): (Occ) 0 : tidak pernah, 10 sangat sering

 Kegawatannya (severity): (SV) 0 : tidak gawat, 10 sangat gawat

 Kemudahan untuk terdeteksi: (DT)

0 : mudah dideteksi, 10 : sangat sulit dideteksi

 Hitung Risk Priority Number (RPN) dengan mengkalikan: Occ x SV x DT

 Tentukan batasan (cut-off point) RPN yang termasuk prioritas

 Tentukan kegiatan untuk mengatasi (design action/solution)

 Tentukan cara memvalidasi apakah solusi tersebut berhasil

 Gambarkan alur yang baru dengan adanya solusi tersebut

(6)

BAB III TATALAKSANA

Tata laksana Analisis Modus Kegagalan & Dampak ( Failure Mode Effect and Analysis / FMEA ) ada 5 tahap. Yaitu :

1. Tahap 1 Pilih proses yang beresiko tinggi dan Membentuk Tim.

A. Pilih proses yang beresiko tinggi.

1. Proses yang beresiko tinggi meliputi : a. Proses baru.

Misalnya : staf mengoperasikan alat / instrumen medis yang baru.

b. Proses yang sedang berjalan.

Misalnya : proses pengadaan, penyimpanan & distribusi tabung gas medis (O2, N2O).

c. Proses klinis.

Misalnya : proses pengambilan darah di laboratorium.

d. Proses non klinis.

Misalnya : mengkomunikasikan hasil laborat ke dokter atau identifikasi pasien yang beresiko jatuh.

2. Proses yang beresiko tinggi biasanya memiliki satu atau lebih karakteristik.

a. Variabel individu :

 Pasien : tingkat keparahan penyakit, keinginan pribadi pasien, proses pengobatan.

 Pemberi layanan : tingkat ketrampilan, cara pendekatan dalam pelaksanaan tugas.

b. Kompleksitas :

 Proses dalam layanan kedokteran sangat kompleks, terdiri puluhan langkah. Semakin banyak langkah dalam suatu proses, semakin tinggi probabilitas terjadinya kesalahan.

 Teori Donald Berwick bahwa :

 Bila proses terdiri dari 1 langkah, kemunginan salah 1%.

 Bila proses 25 langkah, kemungkinan salah 22%

 Bila proses 100 langkah, kemungkinan salah 63%

c. Tidak standar.

Proses dilakukan menurut persepsi pemberi pelayanan berdasarkan kebiasaan atau prosedur yang sudah ketinggalan jaman.

Diperlukan : SPO, Protokol atau Clinical Pathways untuk membatasi pengaruhdari variabel ini.

(7)

d. Proses tanpa jeda.

 Perpindahan satu langkah ke langkah lain dalam waktu berurutan tanpa jeda sehingga seringkali baru disadari terjadi penyimpangan pada langkah berikutnya. Misal :

NORUM.

 Keterlambatan dalam suatu langkah akan mengakibatkan gangguan pada seluruh proses.

 Kesalahan dalam suatu langkah akan menyebabkan penyimpangan pada langkah berikut.

 Kesalahan biasanya terjadi pada perpindahan langkah atau adanya langkah yang diabaikan. Kesalahan pada satu langkah akan segera diikuti oleh kesalahan

berikutnya, terutama karena koreksi tidak sempat dilakukan.

e. Proses yang sangat tegantung pada intervensi petugas.

 Ketergantungan yang tinggi akan intervensi seseorang dalam proses dapat menimbulkan variasi kesalahan. Misal : penulisan resep dengan singkatan dapat menimbulkan Medication error.

 Sangat tergantung pada pendidikan dan pelatihan yang memadai sesuai dengan tugas

dan fungsinya.

f. Kultur garis komando ( Hierarchical culture ).

Suatu proses akan menghadapi resiko kegagalan lebih tinggi dalam unit kerja dengan budaya hirarki dibandingkan dengan unit kerja yang budayanya berorientasi

tim. Hal ini karena :

 Staf enggan berkomunikasi & berkolaborasi satu dengan yang lain.

 Perawat enggan bertanya kepada dokter atau petugas farmasi tentang medikasi,

dosis serta elemen perawatan lainnya.

g. Keterbatasan waktu.

Proses yang memiliki keterbatasan waktu cenderung meningkatkan resiko kegagalan.

3. Pertimbangkan :

 Yang paling tinggi potensi resikonya.

 Yang paling “saling berkaitan” dengan proses lain

 Ketertarikan orang untuk memperbaiki.

(8)

B. Membentuk tim.

1. Komposisi tim.

a) Multidisiplin & multi personal

 Berbagai macam profesi yang terkait dilibatkan menjadi anggota tim.

 Beberapa karakter seperti : orang yang memiliki kewenangan memutuskan, orang yang penting untuk penerapan perubahan yang mungkin diperlukan, pemimpin yang memiliki pengetahuan-dipercaya-dihormati, orang dengan pengetahuan yang sesuai, b) Jumlahnya tidak lebih dari 10 orang (idealnya 4-8 orang)

2. Pembagian peran tim a) Team leader

 Pemimpin yang memiliki pengetahuan, dipercaya dan dihormati.

 Mempunyai kemampuan membuat keputusan.

 Orang yang memiliki „critical thinking‟ saat perubahan akan dilaksanakan.

b) Fasilitator.

 Fungsi fasilitator bisa dirangkap oleh team leader.

 Orang yang ditunjuk sebagai fasilitator bukan berasal dari area yang dianalisis.

 Memandu tim dalam proses diskusi.

 Memilah temuan atau masukan yang tidak penting.

 Memastikan bahwa anggota tim menyelesaikan setiap langkah dan mendokumentasikan hasil.

 Mengarahkan tim untuk fokus pada masalah yang sedang dibicarakan.

 Anggota tim merasa nyaman dengan adanya fasilitator.

c) Expert.

 Petugas yang menguasai dan ahli dalam bidang yang dianalisis.

 Dengan keahliannya diharapkan memberikan masukan berupa perubahan proses.

d) Perwakilan dari disiplin ilmu terkait.

e) Notulen

 Bertanggung jawab mencatat dan membagikan notulen.

 Fungsi notulen bisa dirangkap oleh anggota secara bergantian. Fungsi notulis dapat menghambat kemampuannya dalam mengemukakan pendapat, sehingga perlu bergantian.

 Membuat dokumentasi.

(9)

II. LANGKAH 2. MEMBUAT ALUR PROSES Pilihlah salah satu diagram / mapping Process

 Mapping Process juga dikenal sebagai Flowchart, menggambarkan semua langkah dalam proses.

 Mapping Process membantu Tim mengidenLfikasi masalah yang dapat diperbaiki.

 Tool ini sangat mendasar yang sebaiknya digunakan pada langkah awal karena dapat memberikan pandangan yang jelas tentang proses.

 Tim sebaiknya memulai dengan Process Map level tinggi (5-12 langkah).Kemudian memilih proses yang mempunyai masalah yang paling besar.

 Contoh : a. Detaile

Process Map paling umum digunakan

b. High-Level.

Process Map tercepat, paling sederhana dan detil

c. High--‐low (Top--‐down)

Menambahkan pada kedalaman pada high--‐level Process Map, namun tanpa mapping yang detil

(10)

III. Tahap 3. Brainstorm Potensial Modus Kegagalan dan Dampaknya.

Dalam tahap ke 3, proses harus menggunakan alat bantu berupa :

 Failure Mode.

• Jenis potensi kegagalan dalam proses untuk memenuhi persyaratan atau tujuan proses.

• Berasal dari proses yang tidak sempurna.

• Menyebabkan dampak.

• Contoh : tidak berfungsi, fungsi menurun, fungsi menyimpang, jatuh, salah identifikasi dll.

 Efek.

• Akibat dari kegagalan, yang mengganggu / merugikan.

• Dirasakan pasien

• Contoh : keterlambatan penanganan, kematian, cacat, kerusakan jaringan, tidak dapat diperbaiki, melanggar ketentuan, kerugian finansial.

(11)

Contoh diagram 1 proses

No Sub Proses Failure Mode Effect

1. Print charge slip &

etiket

Charge slip & etiket berbeda dg resep

Dampak pada pasien : salah obat,

salah harga, terapi irasional Dampak pada pengunjung : - Dampak pada staf : komplain pasien, sangsi atasan

Peralatan / fasilitas : - Charge slip & etiket

buram

Dampak pada pasien : salah minum obat

Dampak pada pengunjung : - Dampak pada staf : komplain dari pasien

IV. Langkah 4. Hitung skala prioritas kegagalan.

 Seberapa parah efek yang ditimbulkan.

Tingkat kefatalan dampak menggunakan alat bantu berupa tabel Severity.

 Seberapa sering potensi penyebab terjadi.

Tingkat kemungkinan terjadi menggunakan alat bantu berupa tabel Occurrence.

 Seberapa mudah potensi penyebab terdeteksi.

Kemampuan deteksi dari sistem yang ada menggunakan tabel Detection.

Risk Priority number (RPN)

Sering digunakan untuk mengkalkulasi kritisnya keadaan sebagai suatu a risk priority number (RPN), juga disebut Criticality Index (CI), berdasarkan derajat Severity,Probability dan Deteksi.

 Model kasus kegagalan dengan nilai RPN tinggi, otomatis menjadi perhatian untuk diatasi / menjadi PRIORITAS

 Memilih skala peringkat :

 JCI tidak secara spesifik menentukan “skala” mana yang harus digunakan dalam menilai modus kegagalan.

 Skala yang dipilih adalah skala 1-10

Risk Priority Number = severity x Occurence x Detection

(12)

A. Severity

 Yaitu efek pada pelanggan.

 Nilai 10 adalah ekstrem (komplain) dan nilai 1adalah pelanggan tidak nyaman.

 Contoh skala 1-10

RATING DESKRIPSI DEFINISI

1 Tidak berbahaya Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan tidak berdampak pada sistem

2 Berbahaya Ringan Kesalahan tidak menimbulkan cedera dan pelanggan tidak menyadari adanya masalah tetapi berpotensi menimbulkan cedera ringan atau tidak berakibat pada sistem

3 Berbahaya ringan sampai sedang

Kesalahan menyebabkan cidera sangat ringan atau tidak cidera tetapi dirasakan mengganggu oleh pelanggan dan atau menyebabkan masalah ringan pada system yang dapat diatasi dengan modifikasi ringan 4

5 sedang

berbahaya

Kesalahan berakibat pada cidera ringan dengan sedikit ketidak puasan pelanggan dan/atau menimbulkan masalah besar pada sistem

6

7 berbahaya Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera ringan sampai sedang dengan tingkat

ketidak puasan yang tinggi dari pelanggan dan atau menyebabkan gangguan system yang membutuhkan perbaikan berat atau kerja ulang yang signifikan

8 Sangat berbahaya Kesalahan yang dapat menyebabkan cedera berat/permanen pada pelanggan atau gangguan serius pada system yang dapat menghentikan pelayanan dengan adanya tanda yang mendahului

9

10 Amat sangat berbahaya

Kesalahan yang dapat menyebabkan kematian pelanggan dan kerusakan system tanpa tanda-tanda yang mendahului

(13)

B. Occurance

 Contoh skala 1-10

NILAI DESKRIPSI KEMUNGKINAN DEFINISI

1 Kemungkinan terjadi amat sangat rendah

1 dalam 10.000 Kesalahan hampir tidak pernah terjadi atau tidak ada yang ingat kapan terakhir terjadi

2 Kemungkinan terjadi rendah

1 dalam 5.000 Kesalahan jarang terjadi atau terjadi sekitar sekali setahun

3 Kemungkinan terjadi

sedang

Kesalahan kadang terjadi atau sekali tiap 3 bulan

4

5 Kemungkinan terjadi tinggi sedang

1 dalam 200 Kesalahan terjadi sekali sebulan

6

7 Kemungkinan terjadi sangat tinggi

1 dalam 100 Kesalahan sering terjadi atau terjadi paling tidak seminggu sekali

8

9 Hampir tidak dapat dihindarkan

1 dalam 20 Kesalahan dapat diprediksi terjadi atau terjadi setiap 3 sampai 4 hari

10 Kemungkinan terjadinya dapat dipastikan

1 dalam 10 Kesalahan terjadi paling tidak sekali sehari atau hampir setiap saat

(14)

C. Detection

 Menggunakan skala 1-10

NILAI DESKRIPSI KEMUNGKINAN DEFINISI 1 Hampir dipastikan

untuk diketahui

10 dari 10 Ada proses otomatis yang akan

menghentikan proses untuk mencegah kesalahan

2 Berpeluang sangat tinggi untuk diketahui

7 dari 10 Dipastikan ada proses inspeksi rutin yang otomatis

3 Berpeluang tinggi untuk diketahui

Dipastikan ada proses inspeksi yang rutin tetapi tidak otomatis

4

5 Berpeluang sedang untuk diketahui

5 dari 10 Ada proses untuk double check atau inspeksi tetapi tidak otomatis atau dilakukan secara sampling

6 Sulit diketahui 2 dari 10 Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi manual,atau tidak ada proses yang baku untuk mengetahui,sehingga ketahuan karena kebetulan

7

8 Sangat sulit diketahui

0 dari 10 Kesalahan dapat diketahui dengan inspeksi yang menyeluruh,tidak feasible dan tidak segera dapat dilakukan 9

10 Tidak ada peluang untuk diketahui

Tidak ada mekanisme untuk mengetahui adanya kesalahan

(15)

Prioritaskan Modus Kegagalan

 Modus kegagalan harus dilakukan prioritas sesuai dengan prioritas tindakan.

 Jika modus kegagalan menggunakan RPN, mungkin dapat memilih “cut off point” untuk menentukan prioritas.

o Nilai dibawah cutoff point tidak memerlukan tindakan segera kecuali tersedia waktu.

o Nilai di atas cutoff point , harus dilakukan eksplorasi.

(16)

Tabel RPN dan Criticality

No Sub Proses

Failure Mode

Effect S Potential Cause O D RPN

Target RPN = 150 Maka :

 Dibawah 150 resiko diterima oleh Puskesmas.

 Diatas atau sama dengan 150 maka resiko akan di kontrol atau dieleminasi dengan rencana tindak lanjut.

V. Langkah 5. Identifikasi akar masalah modus kegagalan.

 Dalam konteks FMEA : RCA digunakan untuk menganalisa kemungkinan salah dalam Proses dan sistem.

 Desainnya adalah Kegagalan dimasa datang bisa dicegah. Kalaupun tidak dapat dicegah, pasien harus di proteksi terhadap dampak kegagalan tsb atau Dampak di mitigasi. Alat

bantu yang bisa digunakan untuk analisa akar penyebab : 1. Brainstorming.

Analisa akar penyebab : jika diinginkan ide / solusi yang tidak terbatas untuk menemukan akar masalah dari semua pihak dalam proses perbaikan.

Tujuan : untuk menghasilkan beberapa ide-ide dalam waktu minimum melalui proses kreatif dalam kelompok.

(17)

2. Cause & Effect Diagram.

Analisa akar penyebab : ketika masalah memiliki beberapa penyebab.

Tujuannya : untuk menampilkan gambaran yang jelas dari beberapa hubungan sebab akibat antara hasil dan faktor yang

mempengaruhi. Menggunakan 5 faktor yaitu = 5 M + 1 E 1 Tulang mencakup “Why” sebanyak 5 kali.

V. Langkah 6. Redesain Proses.

Hal yg perlu dilakukan adalah :

a) Lakukan studi literatur untuk mengumpulkan informasi dari literatur ilmiah.

b) Belajar dari rumah sakit lain dalam mengatasi masalah untuk problem yang sama.

c) Berkomitmen untuk mencapai berubahan baru dalam cara pandang baru. Strategi Redesain

1) Desain atau desain ulang proses untuk eleminasi peluang terjadinya kegagalan

(mencegah terjadinya kegagalan).

2) Mencegah kegagalan sampai ke pasien dg meningkatkan deteksi kegagalan.

3) Fokus pada mitigasi dampak kesalahan yang sampai ke pasien.

VII. Langkah 7. Analisis dan Uji Coba Proses Baru.

I. Panduan Analisis.

a. Bagaimana proses baru tersebut dapat diterapkan.

b. Kapan proses yg baru akan diterapkan

c. Siapa yang akan bertindak & bertanggung jawab.

d. Dimana proses baru tersebut akan diterapkan.

II. Panduan Pengujian.

a. Pengujian diatas kertas.

b. Simulasi

c. Uji coba terbatas.

III. Pengumpulan Data.

a. Tinjauan terhadap catatan hasil pengujian, b. Survei sebelum dan sesudah perubahan.

c. Sistem pelaporan.

(18)

d. Pengamatan di lapangan

e. Diskusi kelompok terfokus (FGD).

f. Kehadiran pada program pendidikan.

g. Evaluasi kompetensi.

VIII.Langkah 8. Implementasi dan Monitor Proses yang Diredesain.

A. Strategi perubahan.

 Buat „sense of urgency‟

 Bentuk tim pemandu.

 Buat visi dan strategi

 Komunikasikan visi yang berubah.

B. Strategi pemantauan.

 Dokumentasikan seluruh hasil proses yang baru, masukkan ke dalam prosedur (sehingga menjadi standar baru).

 Berikan training dan sosialisasi menyeluruh.

 Jaga kestabilan proses selama beberapa waktu untuk memastikan kekonsistenannya.

Contoh Tabel Implementasi dan Pemantauan : Hasil Kegiatan

Tindakan yg diambil

PIC

(penanggung jawab)

Dateline

(Batas waktu) S O D RPN

Tindakan dan pengukuran outcome

1) Tentukan apakah potensial penyebab modus kegagalan akan di :

 Kontrol.

 Eliminasi.

 Terima.

2) Jelaskan tindakan untuk setiap potensial modus kegagalan yang akan dieliminasi atau dikontrol.

3) Identifikasi ukuran outcome yang digunakan untuk analisa dan uji re-desain proses.

4) Identifikasi penanggung jawab dan deadline / target waktu untuk melaksanakan tindakan tersebut.

5) Tentukan apakah perlu dukungan direktur atau tidak untuk menjalankan proses baru tersebut.

6) Lakukan pengukuran S, O dan D kembali setelah tindak lanjut dilakukan.

7) Hitung kembali nilai RPN baru.

8) Jika nilai RPN sudah mencapai target maka cari kembali nilai RPN yang masih diatas target.

(19)

BAB IV DOKUMENTASI

Dokumentasi dalam buku panduan ini adalah

Menuliskan semua langkah dalam bentuk form yang tersedia sebagai berikut :

2

(20)

Langkah 4. Hitung skala prioritas kegagalan dengan tabel RPN dan Criticality No Sub

Proses

Failure Mode

Effect S Potential Cause O D RPN

Dampak pada pasien :

Dampak pada pengunjung : Dampak pada staf :

Peralatan / fasilitas : - Dampak pada pasien :

Dampak pada pengunjung : Dampak pada staf :

(21)

Langkah 8. Tabel implementasi dan pemantauan.

Hasil Kegiatan

Tindakan yg diambil

PIC

(penanggung jawab) Dateline

(Batas waktu) S O D RPN

1) Pengorganisasian tim kerja.

2) Mekanisme kerja yaitu langkah-langkah dalam proses AMKD / FMEA.

3) Prosedur yang dilaksanakan, mengunakan :

4) SPO Pelayanan / Peralatan Medis yang diperlukan.

5) SPO Analisis Modus Kegagalan dan Dampak (AMKD).

6) Surat Keputusan penetapan orang-orang yang terlibat.

7) Surat tugas petugas yang terlibat tim.

8) Laporan AMKD yang telah dibuat untuk satu analisis.

9) Salinan Kebijakan Direktur terkait tindak lanjut yang diusulkan oleh tim.

(22)

PEMERINTAH KABUPATEN BONDOWOSO

DINAS KESEHATAN

UPTD PUSKESMAS TAMAN KROCOK

JL.RAYA TAMAN KROCOK No.02 – Tep (0332)3526702 e-mail : [email protected]

KECAMATAN TAMAN KROCOK

BONDOWOSO

Kode Pos 68291

FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS (FMEA) UNIT PELAYANAN LOKET PENDAFTARAN

UPTD PUSKESMAS TAMAN KROCOK

Unit Kerja Loket Pendaftaran

Proses yang dianalisis Prosedur Alur Pendaftaran Pasien

TIM FMEA Nama Peran

Ketua Hanung Iwan Danu Prayitno Melakukan koordinasi dalam pelaksanaan FMEA

Anggota dr. Annisa Putri Astuti Melakukan FMEA

Riswanda Melakukan FMEA

Holifah Melakukan FMEA

Notulen Iin Rusmiati Mencatat proses FMEA

(23)

Langkah 1: Identifikasi Proses

A. Kunjungan baru

1. Petugas menyapa pasien dengan mengucapkan salam

2. Petugas menanyakan kepada pasien apakah membawa kartu identitas berupa kartu keluarga,KTP, atau SIM, dan kartu asuransi ASKES,BPJS, atau kartu KIS.

3. Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran pasien, menginput data ke computer, dan membuat kartu indeks pasien.

4. Petugas membuat kartu berobat sesuai no urut.

5. Petugas mencatat identitas pasien di form Rekam Medis.

6. Petugas mengecap tanggal di form Rekam Medis.

7. Petugas menanyakan poli tujuan pasien.

8. Petugas menyerahkan kartu tanda berobat kepada pasien.

9. Petugas memberi tahu kepada pasien setiap berobat kartu harus dibawa dan kartu berobat hanya berlaku untuk satu orang, kartu berobat tidak boleh sampai hilang. Bila berobat kembali kartu harus di bawa.

10. Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu.

B. Kunjungan lama

1. Petugas menyapa pasien dengan mengucapkan salam.

2. Petugas menanyakan kartu berobat pasien.

3. Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran.

4. Petugas mengambil Rekam Medis pasien sesuai dengan nomor kartu berobat.

5. Petugas mengisi buku ekspedisi Rekam Medis.

9. Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu.

(24)

(25)

Langkah 2: Mencari Failure Mood Effect Analysis (FMEA) Berdasarkan Alur Prosedur Kerja Pelayanan Loket Pendaftaran

Tabel 1. FMEA Pelayanan Loket Pendaftaran

NO PROSES/LANGKAH APA YANG MUNGKIN GAGAL

PENYEBAB KEGAGALAN

EFEK KEGAGALAN

TERHADAP PASIEN

SV OC

C DT RP

N SOLUSI

1 Petugas menyapa pasien dengan mengucapkan salam

- - - 0 0 0 0 -

2 Petugas menanyakan kepada pasien

apakah membawa kartu identitas berupa kartu keluarga,KTP, atau SIM, dan kartu asuransi

ASKES,BPJS, atau kartu KIS.

Waktu tunggu

pendaftaran lebih lama jika pasien tidak

membawa identitas Pasien lansia

menunggu lama di loket Kesalahan pencatatan identitas pasien

Pasien tidak

membawa identitas

Kepuasan pelanggan berkurang

Salah identifikasi

1 9 2 18 Pasien menuliskan identitasnya pada secarik kertas

3 Petugas mencatat identitas pasien di buku register

pendaftaran pasien, menginput data ke computer, dan

membuat kartu indeks pasien

Kesalahan pencatatan identitas pasien

Petugas kurang teliti

Salah identifikasi

3 4 2 24 Konfirmasi ulang kepada pasien

4 Petugas membuat kartu berobat sesuai no urut.

Kesalahan pemberian no. RM

No. RM double No. RM tidak berurutan

Salah identifikasi

3 4 2 24 Mengecek no.urut RM

5 Petugas mencatat identitas pasien di form Rekam Medis.

Kartu identitas pasien tertukar

Salah identifikasi

(26)

6 Petugas membubuhkan stempel tanggal di form Rekam Medis.

Tanggal tidak sesuai dengan tanggal waktu berobat

Salah saat mencatat laporan

1 1 1 1 Petugas bekerja dengan teliti

7 Petugas membubuhkan stempel poli tujuan pasien.

Kesalahan poli tujuan -Petugas kurang teliti

-Pasien tidak menyebutkan poli tujuan

RM tidak tepat sasaran Waktu tunggu pelayanan jadi lebih lama

8 Petugas

menyerahkan kartu tanda berobat kepada pasien.

Kartu berobat tertukar dengan pasien lain Kartu berobat tertinggal di meja pendaftaran

Pasien banyak yang mengantri di depan loket

Kesulitan saat akan berobat lagi

5 3 4 60 Mengingatkan kepada pasien, meminta pasien duduk dulu

9 Petugas memberi tahu kepada pasien setiap berobat kartu harus dibawa dan kartu berobat hanya berlaku untuk satu orang, kartu berobat tidak boleh sampai hilang.

- - - 0 0 0 0 -

10 Petugas

mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu.

Pasien tidak membayar uang pendaftaran

Pasien tidak mengetahui alur pelayanan

Pendapatan puskesmas berkurang

2 3 Mengingatkan pasien

(27)

(28)

Langkah 3 : Menghitung “Cut Point” berdasarkan Diagram Pareto dalam rangka menentukan skala prioritas pemecahan masalah

Tabel 2. Cut Point kegagalan Pelayanan Loket Pendaftaran

Tabel 2

menggambarkan rumus Pareto yang artinya ,apabila kegagalan dengan nilai presentase komulatif 80% atau mendekati (dalam hal ini 79 %) dapat terpecahkan, maka otomatis semuanya akan terselesaikan.

NO EFEK KEGAGALAN

TERHADAP PASIEN RPN KOMULATIF PRESENTASE KOMULATIF 1 Kartu berobat tertukar

dengan pasien lain Kartu berobat tertinggal di meja pendaftaran

60 60 31,9 %

2 Pasien tidak membayar uang pendaftaran

36 96 51 %

3 Kesalahan pencatatan identitas pasien

24 120 63,8 %

4 Kesalahan pemberian no.

RM

24 144 76,6 %

5 Waktu tunggu

pendaftaran lebih lama jika pasien tidak membawa identitas Kesalahan pencatatan identitas pasien Pasien lansi menungg lama d loket Antrian menjadi kacau

18 162 86 %

6 Kesalahan poli tujuan 14 178 94 %

7 Kesalahan pencatatan identitas pasien

9 187 99, %

8 Tanggal tidak sesuai dengan tanggal waktu berobat

1 188 100 %

9 Kartu berobat tertukar dengan pasien lain Kartu berobat tertinggal di meja pendaftaran

60 60 31,9 %

10 Pasien tidak membayar uang pendaftaran

36 96 51 %

(29)

Langkah 4: Menentukan solusi dan indikator keberhasilan, berdasarkan prioritas pemecahan masalah

Tabel 3. Solusi dan indicator keberhasilan

NO PROSES/LANGKAH

APA YANG MUNGKIN

GAGAL

SOLUSI INDIKATOR KEBERHASILAN

WAKTU EVALUASI 1 Petugas

Kartu berobat tertukar dengan pasien lain Kartu berobat tertinggal di meja pendaftaran

Meminta pasien bersabar

menunggu Membuat nomor antrian

Pasien memiliki kartu berobat

Setiap 3 bulan

2 Petugas

Pasien tidak mengetahui alur pelayanan

Membuat meja informasi

Pasien

mengetahui alur pelayanan pasien

Setiap bulan

3. Petugas mencatat identitas pasien di buku register

pendaftaran pasien, menginput data ke computer, dan membuat kartu indeks pasien

Salah identifikasi

Tidak ada

kesalahan dalam pencatatan identitas pasien

Setiap bulan

4 Petugas membuat kartu berobat sesuai no urut

Kesalahan pemberian no.

RM

Salah identifikasi

Entry data harus selalu dengan komputer

Tidak ada kelasalah dalam pemberian no RM

Setiap bulan

(30)

5 Petugas

menanyakan kepada pasien apakah membawa kartu identitas berupa kartu keluarga,KTP, atau SIM, dan kartu asuransi

Waktu tunggu pendaftaran lebih lama jika pasien tidak membawa identitas Pasien lansia menunggu lama di loket

Kesalahan pencatatan identitas pasien Antrian menjadi kacau

Kepuasan pelanggan berkurang Salah identifikasi

Memberikan blanko identitas untuk diisi oleh pasien

Antrian tidak lama dan kepuasan pasien 100%

Setiap bulan

(31)

Langkah 5 : Penyusunan alur baru sesuai solusi yang telah ditetapkan PROSEDUR PELAYANAN

A. Kunjungan baru

2. Petugas mempersilakan pasien mengambil no.antrian, pasien umum mengambil no.antrian warna putih, pasien prioritas (lansia) mengambil antrian khusus.

3. Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian, dimulai dari no. Antrian lansia terlebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan nomor antriam warna putih setelah antrian biru habis.

4. Petugas menanyakan kepada pasien apakah membawa kartu identitas berupa kartu keluarga,KTP, atau SIM, dan kartu asuransi ASKES,BPJS, atau kartu KIS.

5. Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran pasien, menginput data ke computer, dan membuat kartu indeks pasien.

6. Petugas membuat kartu berobat sesuai no urut.

7. Petugas mencatat identitas pasien di form Rekam Medis.

11. Petugas memberi tahu kepada pasien setiap berobat kartu harus dibawa dan kartu berobat hanya berlaku untuk satu orang, kartu berobat tidak boleh sampai hilang.

12. Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran (pasien umum) di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu.

B. Kunjungan lama

2. Petugas mempersilakan pasien mengambil no.antrian, pasien umum mengambil no.antrian warna putih, pasien prioritas (lansia) mengambil antrian warna biru.

(32)

3. Petugas memanggil pasien sesuai nomor antrian, dimulai dari no. Antrian warna biru terlebih dahulu kemudian dilanjutkan dengan nomor antriam warna putih setelah antrian biru habisPetugas menanyakan kartu berobat pasien.

4. Petugas mencatat identitas pasien di buku register pendaftaran.

5. Petugas mengambil Rekam Medis pasien sesuai dengan nomor kartu berobat.

6. Petugas mengisi buku ekspedisi Rekam Medis.

10. Petugas mempersilakan pasien untuk membayar uang pendaftaran (pasien umum) di kasir lalu mempersilakan pasien menunggu di ruang tunggu

(33)

Langkah 6 : Evaluasi dari solusi yang kita desain untuk pemecahan masalah

NO PROSES/LANGKAH

APA YANG MUNGKIN

GAGAL

SV OCC DT RPN KETERANGAN

1 Petugas

Kartu berobat tertukar dengan pasien lain Kartu berobat tertinggal di meja

pendaftaran

3 2 2 12

Terjadi penurunan nilai RPN

2 Petugas

Pasien tidak mengetahui alur

pelayanan

1 2 4 8

3 Petugas mencatat identitas pasien di buku register

pendaftaran pasien, menginput data ke computer, dan membuat kartu indeks pasien

Salah identifikasi 2 3 1 6

4 Petugas membuat kartu berobat sesuai no urut

Kesalahan pemberian no.

RM

Salah identifikasi 2 3 1 6

Petugas menanyakan kepada pasien

apakah membawa kartu identitas berupa kartu keluarga,KTP,

Waktu tunggu pendaftaran lebih lama jika pasien tidak membawa

Kepuasan pelanggan berkurang Salah identifikasi

1 5 1 5

(34)

atau SIM, dan kartu asuransi

identitas Pasien lansia menunggu lama di loket

Kesalahan pencatatan identitas pasien Antrian menjadi kacau

(35)

BAB V PENUTUP

Demikianlah panduan ini disusun sebagai pedoman dalam menjalankan layanan pasien yang aman, khususnya dalam rangka mencegah kesalahan identifikasi pasien. Panduan ini masih jauh dari sempurna, oleh sebab itu panduan akan ditinjau kembali setiap 2 sampai 3 tahun sesuai dengan tuntutan layanan dan standar akreditasi, baik Akreditasi Nasional 2016 maupun standar Internasional.