1 PENDAHULUAN
Berkembangnya teknologi dan ilmu pengetahuan zaman sekarang dalam suatu lembaga, baik lembaga pendidikan, lembaga swasta maupun lembaga pemerintahan merupakan suatu hal yang dapat mempengaruhi dalam aktivitas pekerjaan. Penerapan teknologi dalam semua aktivitas pekerjaan merupakan hal yang wajib dan merupakan tuntutan zaman. Kehadiran Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) merupakan babak baru bagi tata kelola atau manajemen pemerintah di Indonesia. Berdasarkan kebijakan tersebut, seluruh instansi pemerintah wajib menerapkan SPBE. Setiap lembaga tentu menginginkan dan membutuhkan administrasi yang baik dalam manajemen atau pengelolaan arsip. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang menyebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Berdasarkan pengertian arsip di atas diketahui bahwa arsip merupakan naskah tertulis yang didalamnya memuat keterangan-keterangan penting.
Menurut Moss & Gollins (2017) kearsipan analog atau kearsipan manual sudah tidak layak digunakan dan menjadi sebuah tantangan dalam menghadapi masa perpindahan digital.
Meskipun manajemen kearsipan cenderung diterapkan dalam pengurusan arsip secara manual, namun pengaplikasian manajemen kearsipan yang baik dan tepat terhadap arsip manual menjadi langkah awal dan tahapan utama yang harus dijalani dalam mewujudkan sistem kearsipan yang ideal bagi organisasi (Hazmi & Prasetyawan, 2019). Fakta di lapangan saat ini menunjukkan pencatatan arsip dengan sistem manual ternyata sudah tidak efektif (Oktarina et al., 2019). Sistem kearsipan manual memudahkan penemuan dokumen yang dibutuhkan, namun tingkat pertumbuhan arsip berupa kertas makin meningkat dan lambat laun arsip manual menjadi sulit ditemukan, sehingga perpindahan kearsipan manual perlu dilakukan.
Semakin pesatnya perkembangan teknologi saat ini memungkinan untuk melakukan pengarsipan dokumen secara digital dengan memanfaatkan teknologi yaitu Arsip digital. Arsip digital merupakan arsip yang diciptakan dan dipakai dalam bentuk elektronik. Arsip digital memiliki penyimpanan yang aman untuk arsip di masa yang akan datang (Kosnik, 2021).
Menurut Sukoco (2007) pada era saat ini banyak sistem pemindahan arsip digital yang berkembang pesat saat ini terdiri dari tiga kategori yaitu: 1) Manajemen dokumen elektronik,
2
sistem ini merupakan sistem khusus yang digunakan oleh setiap orang yang menggunakan komputer untuk menulis dan mengedit dokumen; 2) Pemindaian, sistem yang dimaksud adalah sistem yang mengolah media arsip kertas yang berpindah ke media arsip elektronik; 3) Software manajemen, sistem ini menggunakan aplikasi dengan keunggulan dalam menganalisis data untuk jenis keamanan tertentu. Kearsipan digital dinilai lebih menguntungkan karena dalam pencarian dokumen lebih mudah ditemukan, meminimalisir kehilangan dokumen, serta meminimalisir kerusakan dokumen baik secara internal maupun eksternal. Namun arsip digital memiliki resiko yaitu terjadinya kerusakan file, sistem proteksi keamanan yang melemah, dan sumber daya manusia yang tidak diperlukan lagi.
Era perkembangan teknologi sistem kearsipan pemerintahan penting untuk melakukan peralihan dari manual kertas menjadi bentuk digital atau online (FJ, 2022). Migrasi teknologi mutakhir merupakan bentuk perubahan pengarsipan konvensional menuju digitalisasi yang terindeks secara networking, hal tersebut akan menjadikan koleksi arsip yang terjaga, terlindungi, terawat, dan mudah dalam pencarian (Agusta, 2021). Secara umum institusi pengelola informasi telah melakukan migrasi pengelolaan dari paper-based menuju pengelolaan berbasis elektronik. Perpindahan digital arsip belum tersebar luas di suatu lembaga dan kurangnya pengalaman, sejauh ini lembaga-lembaga terlihat dari fakta bahwa tinjauan sensitivitas tidak disoroti oleh banyak lembaga sebagai masalah era digital (Özdemir, 2019).
Alih media arsip saat ini tidak dapat dihindari karena arsip manual memiliki beberapa keterbatasan yang akan menghambat kebutuhan. Migrasi kearsipan penting dilakukan dan dipahami karena akan bermanfaat untuk keadaan arsip di masa yang akan datang (Boel &
Sengsavang, 2020).
Peneliti Husnita et al., (2020) telah membahas mengenai kearsipan manual dan kearsipan digital yang menunjukkan bahwa proses kearsipan manual dengan kearsipan digital berbeda. Arsip manual diartikan memiliki proses tertentu, sedangkan pembuatan, pendistribusian, dan penggunaan arsip digital semuanya dilakukan dalam satu langkah.
Hasilnya proses pengarsipan secara digital jauh lebih efisien dan efektif. Penelitian yang dilakukan oleh Maghfiroh (2014) menunjukkan keuntungan atau manfaat jika telah melakukan peralihan dari kearsipan manual ke kearsipan digital, manfaat yang didapat yaitu lebih efektif dan efisien dalam menghemat waktu dan tenaga, mempercepat dan mempermudah penemuan arsip.
3
Berdasarkan hasil wawancara awal yang telah dilakukan pada bulan Februari di kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga, ditemukan hasil bahwa kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga merupakan salah satu kantor yang sudah melakukan migrasi kearsipan pada tahun 2017. Pada tahun 2022 digitalisasi kearsipan kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga secara resmi sudah terintegrasi nasional melalui aplikasi Srikandi.
Selain proses migrasi kearsipan yang didapat, hasil wawancara awal dengan salah satu pegawai kantor masih terdapat beberapa kendala dalam penerapan migrasi arsip. Melalui pengamatan dan wawancara singkat didapatkan juga bahwa kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga telah menerapkan kearsipan digital dalam melakukan pengelolaan arsip, namun masih belum efisien dan efektif dikarenakan terdapat beberapa pegawai yang kurang memahami dengan cara pemindaian arsip manual yang menggunakan handphone maupun menggunakan printer. Meski telah menerapkan arsip digital namun beberapa arsip masih dilakukan secara manual tanpa menggunakan bantuan teknologi. Maka dari itu peneliti tertarik untuk meneliti bagaimana migrasi kearsipan dari manual menjadi kearsipan digital pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga.
Berdasarkan uraian latar belakang yang ada, maka persoalan penelitian yang didapat antara lain: 1) Mengapa kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga melakukan migrasi kearsipan?; 2) Bagaimana proses migrasi kearsipan manual menuju kearsipan digital pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga?; 3) Apa saja kendala dalam melakukan migrasi kearsipan pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga?
Tujuan penelitian ini adalah 1) Untuk mendeskripsikan alasan kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga melakukan migrasi kearsipan; 2) Untuk mendeskripsikan bagaimana proses migrasi kearsipan manual menuju kearsipan digital pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga; 3) Untuk mengidentifikasi apa saja kendala dalam melakukan migrasi kearsipan pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga.
Penelitian yang dilakukan memiliki manfaat teoritis antara lain guna menambah literatur, wawasan serta pemahaman yang dapat digunakan untuk melihat masalah dan fenomena yang terjadi di perusahaan atau instansi pemerintah. Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat untuk bahan kajian bagi penelitian-penelitian yang akan datang dalam konteks studi mengenai migrasi kearsipan manual menuju kearsipan digital pada Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Salatiga. Penelitian yang dilakukan memiliki manfaat praktis yang berguna bagi perusahaan atau instansi pemerintah untuk membantu mengambil langkah dalam
4
melakukan migrasi kearsipan manual menuju kearsipan digital. Hasil penelitian ini diharapkan juga dapat bermanfaat untuk sebagai sumber informasi dan masukan bagi perusahaan atau instansi pemerintahan.
