PENDEFINISIAN PROYEK (PROJECT DEFINITION)

<NAMA PROYEK>

PENDEFINISIAN PROYEK

(PROJECT DEFINITION)

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ……….

DOKUMEN KONTROL ……….

INFO UMUM ………

A. Permasalahan ……….

B. Deskripsi Produk ………..

C. Permasalahan ……….

D. Faktor Penentu Keberhasilan ……….

E. Keuntungan yang Diharapkan ………

F. Teknologi yang Digunakan ………..

G. Deskripsi Proyek ………..

H. Perencanaan Aktivitas Secara Global ……….

I. Risiko ...

J. Asumsi ...

DOKUMEN KONTROL

Daftar Perbaikan Dokumen

Tanggal Penulis Versi Referensi

09-09-23 Mohammad Naufal

Syahandra 1.0 Surat Perintah dari Direktur

Mengetahui

Nama Jabatan Tanda Tangan

Filla Ramadhani Utomo Pemilik Proyek

INFO GLOBAL

Nama Proyek : Pembuatan Sistem Kasir SuperMarket Warjo Pemilik Proyek : Filla Ramadhani Utomo

Manajer Proyek : Brilyan satria wahyuda Global Proyek

 Deskripsi Singkat : Membuat Sistem Sensor Canggih dan mesin kasir Secara Otomatis

 Predecessor :

 Successor :

A. Permasalahan

Beri keterangan singkat mengenai permasalahan bisnis.

B. Deskripsi Produk / Servis

Beri keterangan singkat mengenai deskripsi produk atau servis.

C. Faktor Penentu Keberhasilan

Deskripsikan tentang kondisi yang menyangkut faktor-faktor yang mendukung keberhasilan proyek, juga faktor-faktor yang bisa memhambat proyek.

 Sistem jalan barang otomatis

 Code Scanner saat system jalan barang

 Integrasi dengan Sistem Online

 Input jumlah dan harga barang pada system kasir

 Output Nota pada system kasir

 Hasil laporan dan analisis

Sesuai dengan perkembangannya Zaman khusus nya pada Teknologi saat ini kebutuhan pada bisnis sangat dibutuhkan untuk mewujudkan berbagai masalah apalagi pada sistem kasir. Hal ini disebabkan karena banyaknya pesaing bisinis khususnya pada toko-toko besar yang sudah menggunakan teknologi canggih, dengan adanya kemampuan sistem tersebut kinerja pada sistem pembayaran akan lebih cepat dan efisien tanpa perlu mengorbankan berbagai macam hal.

Maka dari itu sistem ini harus segera dikerjakan.

 Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen

 Komitmen dan dukungan dari tim proyek

 Kerja sama yang baik dari semua pihak yang terlibat dalam proyek.

 Kontinuitas pelaksanaan proyek(tanpa adanya interupsi).

 Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek.

 Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.

 Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.

D. Keuntungan yang Diharapkan

Deskripsikan keuntungan-keuntungan yang diharapkan dari proyek yang akan dilaksanakan.

E. Teknologi

Deskripsikan tentang teknologi yang diperlukan / digunakan untuk keperluan proyek.

 Lebih cepat dalam hal pegawai maupun pelanggan dengan masalah waktu

 Adanya sistem pengawasan yang lebih canggih

 Adanya feedback dari para pelanggan dengan adanya sistem baru

 Pembuatan laporan menjadi lebih mudah

 Lebih efisien, karena secara otomatis pada sistem menghasilkan output yang sesuai

Perangkat Keras (Hardware)

1. Komputer Kasir (POS), Biasanya berupa komputer khusus yang dilengkapi dengan layar sentuh atau pemindai kode batang untuk memproses transaksi.

2. Printer Kasir, Digunakan untuk mencetak struk atau kwitansi pembelian.

3. Scanner Barcode, Untuk mengidentifikasi produk dengan cepat menggunakan kode batang.

4. Drawer Kasir, Tempat penyimpanan uang tunai dan koin serta digunakan untuk membuka laci saat transaksi tunai.

5. Display Pelanggan, Layar yang menampilkan total belanjaan kepada pelanggan.

Perangkat Lunak (Software)

1. Aplikasi Kasir, Berfungsi untuk mengelola transaksi penjualan, menghitung total belanja, mengelola inventaris, dan mencetak struk.

2. Sistem Manajemen Inventaris, Untuk memantau stok produk, melakukan pemesanan ulang, dan mengelola perubahan harga.

3. Pemrosesan Pembayaran, Untuk mengintegrasikan pembayaran kartu kredit, debit, atau pembayaran nontunai lainnya.

4. Sistem Keamanan, Untuk melindungi data transaksi dan mencegah penipuan.

Jaringan dan Koneksi

1. Sistem kasir mungkin perlu terhubung ke jaringan internet atau intranet untuk memperbarui harga atau mengirim data ke pusat manajemen.

2. Koneksi ke server untuk mengamankan data transaksi dan mencatat laporan penjualan.

F. Deskripsi Proyek

Berikan deskripsi proyek secara umum (high-level) yang meliputi:

 Maksud dan Tujuan Proyek

Maksud dari proyek ini adalah untuk mengembangkan Sistem Sensor Canggih dan Mesin Kasir Secara Otomatis yang akan meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan transaksi dan inventarisasi pada bisnis yang bersangkutan. Tujuan utama proyek ini adalah memanfaatkan teknologi sensor canggih untuk mendeteksi barang-barang yang dibeli oleh pelanggan secara otomatis, menghitung total belanjaan, dan memproses pembayaran dengan cepat dan akurat. Proyek ini juga bertujuan untuk meminimalkan kesalahan manusiawi dalam pencatatan transaksi dan mengoptimalkan pengalaman pelanggan di kasir.

 Hasil yang Diinginkan

Hasil yang diinginkan dari proyek ini mencakup:

1. Sistem Sensor Canggih: Pengembangan sistem yang menggunakan teknologi sensor canggih untuk mendeteksi barang-barang yang dibeli oleh pelanggan.

2. Mesin Kasir Otomatis: Implementasi mesin kasir otomatis yang dapat menghitung total belanjaan dan memproses pembayaran dengan cepat.

3. Integrasi Inventaris: Integrasi sistem dengan inventaris toko untuk mengurangi perbedaan antara stok yang terdaftar dan yang sebenarnya.

4. Pelatihan Pengguna: Pelatihan bagi karyawan yang akan menggunakan sistem ini secara efektif.

5. Penyempurnaan Pengalaman Pelanggan: Peningkatan pengalaman pelanggan melalui proses pembayaran yang lebih cepat dan akurat.

 Jadwal & Milestones (Penanda Pekerjaan)

Perkiraan jadual dan beberapa milestone kunci dalam proyek ini adalah sebagai berikut:

 Milestone 1 (Bulan 1): Selesainya Inisasi Proyek.

 Milestone 2 (Bulan 2): Penyelesaian Analisis Kebutuhan.

 Milestone 3 (Bulan 4): Penyelesaian Rencana Proyek.

 Milestone 4 (Bulan 6): Selesainya Desain Sistem.

 Milestone 5 (Bulan 8): Penyelesaian Pengembangan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak.

 Milestone 6 (Bulan 9): Selesai Integrasi dan Pengujian Sistem.

 Milestone 7 (Bulan 10): Implementasi Sistem.

 Milestone 8 (Bulan 11): Mulai Operasional dan Pemantuan.

 Milestone 9 (Bulan 12): Evaluasi Proyek dan penyerahan.

 Milestone 10 (Bulan 12): Penutupan Proyek.

 Estimasi / Perkiraan Biaya

Estimasi biaya untuk proyek ini akan mencakup:

1. Gaji tim proyek.

2. Biaya perangkat keras dan perangkat lunak.

3. Biaya pelatihan karyawan.

4. Biaya pengujian dan integrasi.

5. Biaya pemantauan dan pemeliharaan.

6. Biaya evaluasi proyek dan penyerahan.

Estimasi biaya total yang diserahkan sebesar Rp 1.750.000.000,00.

Estimasi Sumberdaya yang Diperlukan

Sumber daya yang diperlukan untuk proyek ini akan mencakup:

1. Tim proyek yang terdiri dari pengembang perangkat lunak, insinyur perangkat keras, analis, dan manajer proyek.

2. Perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk sistem sensor dan mesin kasir otomatis.

3. Sumber daya pelatihan untuk karyawan yang akan menggunakan sistem.

4. Infrastruktur yang mendukung implementasi sistem, termasuk perangkat keras dan konektivitas.

G. Perencanaan Aktivitas Secara Global

Cantumkan aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dikerjakan untuk memenuhi fase inisiasi dan fase perencanaan. Aktivitas yang dimaksudkan disini adalah aktivitas global saja.

No.

Aktivitas Deskripsi Aktivitas Jumlah Hari Estimasi Biaya Milestone

1 Inisiasi Proyek 10 hari Rp 70.000.000,00 Selesainya Inisasi Proyek (Bulan 1) 2 Analisi Kebutuhan 20 hari Rp 140.000.000,00 Penyelesaian Analisis Kebutuhan

(Bulan 2)

3 Perencanaan Proyek 15 hari Rp 105.000.000,00 Penyelesaian Rencana Proyek (Bulan 4)

4 Desain Sistem 30 hari Rp 210.000.000,00 Selesainya Desain Sistem (Bulan 6)

No.

Aktivitas Deskripsi Aktivitas Jumlah Hari Estimasi Biaya Milestone

5 Pengembangan Perangkat

Keras dan Perangkat Lunak 60 hari Rp 420.000.000,00 Penyelesaian Pengembangan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak (Bulan 8)

6 Integrasi dan Pengujian

Sistem 45 hari Rp 315.000.000,00 Selesai Integrasi dan Pengujian Sistem (Bulan 9)

7 Implementasi 20 hari Rp 140.000.000,00 Implementasi Sistem (Bulan 10) 8 Monitoring dan peliharaan Sampai

waktu tertentu

Rp 210.000.000,00 Mulai Operasional dan Pemantuan (Bulan 11)

9 Evaluasi 10 hari Rp 70.000.000,00 Evaluasi Proyek dan penyerahan

(Bulan 12) 10 Penutupan dan Pengakhiran

Proyek 10 hari Rp 70.000.000,00 Penutupan Proyek (Bulan 12)

TOTAL 215 hari Rp 1.750.000.000,00

H. Risiko

Deskripsikan risiko proyek.

Pembahasan disini hanya pada risiko perubahan scope proyek, tidak membahas risiko- risko proyek secara keseluruhan (seperti: riisko kebijakan pemerintah, risiko perubahan struktur organisasi, dll).

I. Batasan

Deskripsikan batasan-batasan proyek secara umum.

 Perubahan kebutuhan pelanggan.

 Komunikasi yang buruk.

 Tuntutan bisnis yang berubah.

 Kurangnya manajemen perubahan.

 Kurangnya klarifikasi awal.

Untuk mengatasi risiko perubahan scope proyek ini, penting untuk memiliki proses manajemen perubahan yang solid, dokumentasi yang jelas tentang persyaratan awal, dan komunikasi yang baik antara semua pemangku kepentingan proyek.

Selain itu, perlu dilakukan evaluasi dampak setiap perubahan scope sebelum diterapkan, termasuk analisis biaya dan jadwal.

 Ruang lingkup : Sistem kasir supermarket harus mencakup fitur-fitur dan fungsi-fungsi yang diperlukan untuk melakukan transaksi penjualan, mengelola inventaris, dan menghasilkan laporan penjualan.

 Waktu : proyek harus diselesaikan dalam batas waktu yang sudah ditentukan.

 Anggaran : ada batasan biaya yang harus diikuti selama proyek berlangsung.

 Quality : system harus memiliki kualitas yang memadai untuk memastikan keandalan dalam operasi sehari-hari.

 Sumber daya : membutuhkan sumber daya manusia dari pengembang PL, tester, dan bahkan personel TI lainnya. Perangkay keras seperti computer dan pemindai kode batang harus tersedia juga.

 Resiko : Risiko dalam proyek ini dapat melibatkan perubahan dalam persyaratan, masalah teknis, atau gangguan dalam operasi supermarket yang dapat mempengaruhi jadwal dan anggaran.

J. Asumsi

Deskripsikan asumsi-asumsi proyek secara umum.

 Ketersediaan Anggaran : asumsi bahwa anggaran yang sudah dialokasikan untuk proyek tetap tersedia dan tidak berkurang.

 Ketersediaan sumber daya : asumsi bahwa sumber daya manusia dan peralatan yang diperlukan akan tersedia dalam jumlah yang cukup untuk menjalankan proyek.

 Kebutuhan pengguna : Asumsi bahwa kebutuhan dan persyaratan

pengguna akhir sistem kasir telah diidentifikasi dan akan tetap konsisten selama proyek.

 Stabilitas teknologi : asumsi bahwa teknologi yang digunakan dalam proyek termasuk perangkat keras maupun lunak akan tetap stabil selama proyek dan tidak akan mengalami perubahan yang signifikan.

 Metode pengembangan : Asumsi bahwa metode pengembangan perangkat lunak tertentu, seperti Agile atau Waterfall, akan digunakan dalam proyek dan sesuai dengan rencana.

 Hukum dan regulasi : Asumsi bahwa proyek akan beroperasi sesuai dengan hukum dan regulasi yang berlaku, termasuk peraturan perpajakan,

kebijakan privasi data, dan peraturan bisnis.