TUGAS
MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI
INFORMASI
CHAPTER
6
Project Time
Management
Oleh :
Hera Maitilova Jonar
NIM.15146003
FAKULTAS TEKNIK
Penyelesaian proyek tepat waktu merupakan tantangan terbesar bagi manajer. Apapun yang terjadi pada proyek, tidak ada toleransi waktu. Waktu tidak bisa fleksibel, waktu akan berlalu. Masalah penjadwalan merupakan alasan utama terjadinya konflik, terutama pada fase pertengahan hingga akhir proyek.
Perbedaan gaya bekerja individu dan budaya menyebabkan konflik penjadwalan. Meyers-Brigs mengemukakan beberapa sikap masyarakat terhadap struktur dan tenggat waktu. Beberapa orang cenderung untuk mengikuti jadwal dan memenuhi tenggat waktu sedangkan yang lainnya tidak demikian. Setiap Negara memiliki budaya dan sikap yang berbeda terhadap penjadwalan. Sebagai contoh, beberapa Negara menutup kegiatannya selama beberapa jam untuk tidur siang. Sedangkan beberapa Negara lainnya memiliki hari libur keagamaan untuk beberapa waktu setiap tahunnya sehingga tidak banyak pekerjaan yang dapat di lakukan.
2. CAKUPAN MANAJEMEN WAKTU PROYEK
Manajemen waktu proyek mencakup :
1. Mendefenisikan Aktivitas
Pendefinisian aktivitas menghasilkan output sebagai berikut :
a. Daftar aktivitas
Daftar aktivitas adalah tabulasi aktivitas yang akan dimasukkan dalam jadwal proyek yang mencakup nama aktifitas, nomor atau identitas aktivitas, dan deskripsi singkat tentang aktivitas.
b. Atribut aktivitas
Atribut aktivitas menyediakan informasi lebih banyak tentang aktivitas, misalnya aktivitas sebelumnya, aktivitas sesudahnya, hubungan logis, kelebihan dan kekurangan, persyaratan sumberdaya, hambatan-hambatan, tanggal final, dan asumsi yang terkait dengan aktivitas .
c. Daftar Milestones
Milestones adalah kejadian penting yang biasanya tidak memiliki durasi. Seringkali dibutuhkan beberapa aktivitas untuk mencapai milestones atau bahkan tidak ada milestone sama sekali. Milestones berguna untuk penetapan jadwal tujuan dan pemantauan (progress) kemajuan kinerja.
Contoh : Penyelesaian penandatanganan dokumen-dokumen penting oleh customer, penyelesaian produk-produk spesifik, penyelesaian pekerjaan lainnya yang terkait dengan proses pekerjaan tsb.
2. Mengurutkan Kegiatan
adalah mengindetifikasi apakah aktivitas dapat diselesaikan secara berurutan atau secara parallel dan hubungan antar aktifitas proyek. Kegiatan pengurutan melibatkan peninjauan kembali aktivitas dan menentukan ketergantungan antar aktivitas (dependensi). Suatu dependensi atau hubungan berarti mengurutkan aktivitas proyek (task).
Dalam hal ini, terdapat tiga tipe depedensi, yaitu sebagai berikut :
a. Mandatary dependencies (Dependensi Wajib), sejalan dengan sifat pekerjaan yang akan dilakukan dalam proyek, kadang-kadang disebut sebagai hard logic.
dapat membatasi pilihan penjadwalan selanjutnya.
c. External Dependencies, mencakup hubungan antara aktivitas proyek dan non proyek.
Kegiatan pengurutan aktivitas menghasilkan diagram jaringan jadwal proyek (network diagrams). Diagram jaringan merupakan teknik untuk menunjukkan pengurutan aktivitas. Diagram jaringan merupakan tampilan skematik dari hubungan logis antara aktifitas proyek atau pengurutan aktivitas proyek. Dua format utama diagram adalah Arrow Diagramming Method (ADM) dan Precedence Diagramming Method (PDM).
Arrow Diagramming Method (ADM) disebut juga diagram jaringan AOA (Activity On Arrow) dicirikan dengan aktivitas ditandai dengan anak panah (arrow). Titik (node) lingkaran brada pada ujung awal dan ujung akhir aktivitas serta hanya dapat memperlihatkan finish to start. Titik pertama merupakan awal proyek dan titik terakhir merupakan akhir proyek.
Gambar 1. Arrow Diagramming Method (ADM)
Gambar 2. Precedence Diagramming Method (PDM)
3. Melakukan Estimasi Sumberdaya Aktivitas
Mengidentifikasi tipe sumberdaya (manusia, teknologi, fasilitas dsb) dan kuantitas sumberdaya yang diperlukan. Sebelum memperkirakan durasi aktivitas, seorang manajer harus memiliki ide yang baik tentang kuantitas dan tipe sumber daya yang akan ditugaskan untuk setiap kegiatan sumberdaya mencakup manusia, peralatan dan bahan. Pertimbangkan isu penting dalam estimasi sumberdaya. Bagaimana kemampuan sumberdaya melakukan aktifitas spesifik pada proyek. Apa sejarah organisasi dalam melakukan kegiatan serupa? Apakah sumber daya yang diperlukan tersedia? Estimasi sumberdaya bisa dilakukan dengan menggunakan metode resource breakdown structure. Resource breakdown structure adalah struktur hirarkis yang mengidentifikasi sumber daya proyek berdasarkan kategori dan jenis.
4. Melakukan Estimasi Waktu Aktivitas
dan seorang ahli seharusnya meninjau kembali. Dalam hal ini metode Three Point Estimate dapat digunakan mencakup estimasi optimis, estimasi rata-rata dan estimasi pesimis. Misalnya 3 minggu utk estimasi optimis, 4 minggu utk estimasi rata-rata, dan 5 minggu utk estimasi pesimis.
5. KegiatanPengembangan Jadwal
Berdasarkan ketersediaan sumber daya, kegiatan- kegiatan, urutan kegiatan dan estimasi durasi waktu, sebuah jadwal untuk keseluruhan anggaran dapat dikembangkan. Pengembangan jadwal dapat menggunakan hasil dari proses manajemen waktu lain untuk menentukan tanggal awal dan akhir proyek. Tujuan utamanya adalah untuk membuat jadwal proyek yang realistis yang menyediakan dasar untuk pemantauan kemajuan proyek untuk dimensi waktu proyek. Alat dan teknik utama yang digunakan adalah gantt chart, critical path analysis dan critical chain scheduling serta analisis PERT.
Gantt Chart merupakan standar format penjadwalan dengan menampilkan informasi proyek berdasarkan jenis aktivitasnya, waktu mulai dan selesainya proyek tersebut dalam bentuk kalender.
Gambar 3. Contoh Gantt chart
Gambar 4. Contoh critical path analysis
Critical chain scheduling merupakan metode penjadwalan yang mempertimbangkan sumber-sumber yang terbatas dengan membuat sebuah jadwal proyek dengan memasukkan buffers untuk melindungi waktu penyelesaian proyek. Buffers merupakan waktu tambahan untuk menyelesaikan tugas/aktivitas dari faktor-faktor lainnya. Orang-orang sering menambahkan buffer untuk setiap aktivitas dan menggunakannya, baik dibutuhkan atau tidak. Project buffers merupakan waktu tambahan yang ditambahkan sebelum waktu penyelesaian proyek dan Feeding buffers merupakan waktu tambahan yang ditambahkan sebelum aktivitas pada critical path/ jalur kritis.
Program Evaluation and Review Tehnique (PERT) merupakan analisis jaringan yang digunakan untuk memeperkirakan durasi proyek ketika ada ketidakpastian tingkat tinggi mengenai perkiraan durasi aktivitas individual. Perkiraan durasi didasarkan dari estimasi optimistik, kebiasaan/ rata-rata, dan pesimistik, atau estimasi tiga titik. Untuk menggunakan PERT, kita harus menghitung PERT weighted average (rata-rata tertimbang) sebagai berikut :
Gambar 6. Contoh PERT analysis
6. Pengendalian jadwal
memastikan proses dan prosedur yang tepat pada urutannya untuk mengendalikan perubahan jadwal proyek. Beberapa saran untuk pengendalian jadwal sebagai berikut :
a. Lakukan pengecekan realisasi jadwal b. Bersedia terhadap segala kemungkinan
c. Tidak merencanakan setiap orang dapat bekerja dengan kapasitas 100% sepanjang waktu.
Pengendalian jadwal bertujuan adalah untuk mengetahui status jadwal, faktor pengaruh yang menyebabkan perubahan jadwal, menentukan bahwa jadwal telah berubah, dan mengelola perubahan yang terjadi. Alat dan teknik meliputi : laporan kemajuan, sistem kontrol perubahan jadwal, software manajemen proyek, seperti grafik perbandingan jadwal, tracking gantt chart, analisis varian dan manajemen kinerja.
Gambar 7. Resume Manajemen Waktu Proyek
3. KESIMPULAN
Manajemen waktu proyek sering disebut sebagai sumber utama konflik pada beberapa proyek, dan sebagian besar proyek TI biasanya melebihi perkiraan waktu. Proses utama manajemen waktu proyek meliputi : pendefinisian aktifitas, pengurutan aktivitas, estimasi sumber daya aktifitas, estimasi durasi aktivitas, mengembangkan jadwal dan pengendalian jadwal.
Schwalbe, K. 2010. Information Techonology Project Management, Sixth Edition. United.
