Pengertian ERP

(1)

PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG SISTEM

INFORMASI (BAGIAN 2)

KELOMPOK 3 :

1. AGUS MISBAHUDIN (231531028) 2. LEO CALVIN (231531024)

3. SINTA PRATIWI (231531029)

4. SYIFA NURIZKIA FACHRIDWAN (231531025)

(2)

PENGERTIAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya berjudul Accounting Information Systems 12 Edition, Sistem ERP adalah suatu sistem yang mengkoordinasi dan mengatur data, proses bisnis, dan sumber daya yang ada dalam suatu perusahaan. Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data serta menghasilkan informasi berupa laporan-laporan yang dibutuhkan oleh manajer untuk mengambil keputusan dan oleh pihak eksternal perusahaan untuk menilai perkembangan perusahaan.

ERP memungkinan integrasi dan penggunaan data-data dari setiap aspek yang ada

dalam perusahaan sehingga manajemen perusahaan memiliki pandangan yang

terintegrasi mengenai perusahaannya.

(3)

Gambaran secara umum sistem ERP yang terintegrasi

Database ERP yang tersentralisasi dan

terintegritas

Siklus Pembeian

Membeli barang atau jasa

Membayar

General Ledger dan Sistem Pelaporan

Menghasilkan laporan termasuk laporan keuangan

Siklus SDM Penggajian

Menghitung jam kerja karyawan

Membayar gaji karyawan

Siklus Produksi

Membuat barang

jadi

SDM Bahan baku Mesin

Siklus Penjualan

Menjual baran/jasa

Menerima pembayaran

(4)

PENERAPAN SISTEM ERP DILAKUKAN SECARA MODULAR, ATAU DALAM BENTUK MODEL-MODEL. SECARA UMUM

MODUL- MODUL ERP

Keuangan (General Ledger/GL dan sistem pelaporan)

Mengatur GL, piutang, utang, aset tetap, anggaran, manajemen uang kas, dan mempersiapkan laporan untuk manajer dan laporan keuangan.

Manajemen sumber daya manusia dan

penggajian

Mengatur SDM, penggajian, imbalan kerja, pelatihan, waktu dan kehadiran, tunjangan, dan pelaporan untuk pemerintah seperti pelaporan pajak.

Siklus Penjualan Memasukkan Sales Order (SO), penggiriman barang, manajemen persediaan, menerima pembayaran atas penjualan, dan penghitungan komisi.

Siklus Pembelian Mengatur pembelian, penerimaan dan pemeriksaan barang, pengeluaran biaya pembelian, serta manajemen persediaan.

(5)

PENERAPAN SISTEM ERP DILAKUKAN SECARA MODULAR, ATAU DALAM BENTUK MODEL-MODEL. SECARA UMUM

MODUL- MODUL ERP

Manufaktur atau siklus produksi

Pengaturan penjadwalan produksi, BoM (Bill of Material), WIP (work in process), QC (quality control), manajemen biaya, serta proses manufaktur.

Manajemen proyek Pengaturan pembiayaan, penagihan, waktu dan biaya, manajemen aktivitas.

Customer Relationship Management (CRM)

Penjualan, komisi, jasa, call center, help desk. termasuk didalamnya mengatur pemasaran dan

Alat-alat sistem Alat yang digunakan untuk membangun file data master, kontrol akses, dll.

(6)

VENDOR SISTEM ERP

Perbandingan beberapa vendor ERP:

kecil Medium Besar CRM BI Akuntansi HR

1 SAP v v v v v

2 Oracle v v v v v

3 Microsoft v v v v v

4 Sage v v v v v

5 Epicor v v v v v

6 Infor v v v v v

v

(sebagian ada, sebagian tidak)

v v

Ukuran Perusahaan Fungsionalitas Utama No Vendor ERP

7 Lainnya (Addon, AMMO,dll) v v

BI = Business Intelligence

CRM = Customer relationship Mangement HR = Human Resorces

(7)

KOMPONEN-KOMPONEN ERP

Menurut Motiwalla dan Thompson (2009:12) dalam bukunya berjudul Enterprise Systems for Management adalah sebagai berikut:

• People

• Process

• Hardware

• Software

• Database

(8)

PENDORONG PENERAPAN SISTEM ERP

Menurut Manager's Guide to Enterprise Resources Planning (ISACA, 2001), Dari segi bisnis

a. Kepuasan pelanggan

b. Proses yang lebih efisien

c. Untuk memenuhi persyaratan BPR

d. Untuk memenuhi tantangan pasar yang kompetitif

e. Kekurangan tenaga kerja

Dari segi teknologi informasi a. Kebutuhan integrasi sistem

yang tidak terealisasikan pada legacy system (sistem yang sekarang)

b. Modernisasi hardware dan software pada sistem

c. Kebutuhan untuk berinteraksi

secara online terutama melalui

internet

(9)

KEUNTUNGAN DAN TANTANGAN DALAM PENERAPAN SISTEM ERP

Menurut Romney (2012:36) dalam bukunya berjudul Accounting Information Systems 12 Edition, keuntungan dari penerapan sistem ERP adalah sebagai berikut:

1. Sistem ERP menyajikan sisi pandang data dan situasi finansial dari perusahaan yang terintegrasi, menyeluruh, dan enterprise-wide.

2. Input data hanya dilakukan sekali, tidak seperti ketika memakai banyak sistem terpisah dimana harus memasukkan data beberapa kali.

3. Manajemen mendapatkan lebih banyak kemampuan untuk mengawasi dan mengatur semua area dalam perusahaan, karyawan menjadi lebih produktif dan efisien.

4. Perusahaan mendapatkan kontrol akses yang lebih baik.

5. Prosedur dan laporan akan terstandarisasi untuk semua unit bisnis.

6. Pelayanan kepada konsumen menjadi meningkat

7. Pabrik produksi mendapatkan order produksi baru secara real time dan otomatisasi proses

produksi akan meningkatkan produktivitas produksi.

(10)

TANTANGAN PENERAPAN SISTEM ERP

• Biaya

• Waktu yang dibutuhkan

• Perubahan pada proses bisnis

• Kompleksitas

• Resistensi

(11)

DASAR KEPUTUSAN IMPLEMENTASI ERP

1) Keinginan untuk memperbaharui teknologi

a) Keinginan untuk mengintegrasikan sistem-sistem yang berbeda dan terpisah dalam suatu Perusahaan

b) Keinginan untuk menggantikan sistem lama yang tidak lagi up to date

c) Keinginan untuk dapat beradaptasi dengan teknologi pendukung yang

baru seperti berbasis web

(12)

2) Meningkatkan proses

Untuk mengurangi personel dan biaya untuk IT tetapi tetap mempertahankan dan/ atau meningkatkan performa kerja serta kegiatan operasional yang ada

3) Meningkatkan produktivitas

Termasuk kebutuhan untuk menutup siklus keuangan dan meningkatkan

produksi secara keseluruhan dari sudut pandang perusahaan.

(13)

4) Pertimbangan Strategis

Keinginan implementasi ERP berdasar pertimbangan strategis muncul

akibat pertimbangan strategis untuk menerapkan strategi baru tidak

didukung oleh perangkat lunak saat ini dan juga didasarkan atas

pertimbangan strategis seperti meningkatkan layanan dan kepuasan

pelanggan, menanggapi tekanan kompetitif, dan meningkatkan respon

terhadap permintaan pelanggan.

(14)

PROSES IMPLEMENTASI ERP - 1

Keputusan Kelebihan Kekurangan

Mengikuti proses best practice software ERP

Perusahaan dapat memperoleh kesempatan untuk mengubah proses mengikuti standarisasi best practice yang ada

Adanya banyak penolakan dari karyawan untuk mengubah gaya bekerja mereka (akibat perubahan proses bisnis

mengikuti standarisasi yang ada)

Melakukan customization Tidak menerima tekanan untuk merasakan perubahan proses bisnis

Biaya dan waktu yang

dibutuhkan menjadi lebih

besar akibat customization

(15)

Keputusan Kelebihan Kekurangan

Inhouse ^● Adanya kecocokan yang lebih baik antara proses bisnis dan software karena dibuat sendiri oleh internal perusahaan yang mengerti secara mendetail tentang proses bisnis perusahaan

● Optimalisasi aplikasi perusahaan

● Keamanan sistem menjadi lebih baik dan aman terjaga

• Tidak bisa terlaksana apabila

perusahaan tidak mempunyai expertise (keahlian) untuk melakukan

customization

Outsource ^● Perusahaan dapat fokus dengan misi-misi utama mereka

● Mengurangi risiko hilangnya komitmen terhadap finansial

● Mengurangi dampak terhadap departemen MIS dalam perusahaan

● Meningkatkan isu keamanan karena mengijinkan orang dari luar perusahaan untuk masuk kedalam sistem internal perusahaan

● Berdampak pada berkurangnya moral karyawan perusahaan

(16)

PROSES IMPLEMENTASI ERP - 3

• METODE BIG BANG

adalah strategi yang dilakukan dengan menerapkan semua modul dari ERP dan di

semua lokasi dari proyek di dalam perusahaan di saat yang bersamaan. Semua

sistem lama dihentikan pada saat sistem ERP yang baru dimulai. Sehingga

diperlukan kesiapan para pemakai dan jaringan ketika sistem baru mulai

diterapkan.

(17)

• METODE BIG BANG

Kelebihan Kekurangan

a) Waktu peralihan dari sistem lama ke sistem ERP baru menjadi lebih cepat

b) Biaya yang dibutuhkan lebih sedikit daripada waktu implementasi bertahap dan berlarut-larut c) Tidak membutuhkan interface sementara karena

implementasi dilakukan di awal sehingga interface-nya bersifat permanen.

d) Implementasi terjadi pada satu aktu dan semua orang mengetahui waktu implementasi tersebut

a) Risiko kegagalan lebih tinggi. Sistem ERP adalah sistem yang kompleks untuk diimplementasikan, maka peralihan langsung dari sistem lama

menjadi sistem ERP yang baru akan menimbulkan risiko kegagalan yang lebih tinggi.

b) Tidak dapat sewaktu-waktu pindah ke sistem lama

c) Pimpinan proyek tidak dapat menunjukkan hasil kinerja dari sistem ERP sampai semua modul terimplementasi

d) Memerlukan pelatihan untuk para pengguna secara keseluruhan

(18)

PROSES IMPLEMENTASI ERP - 3

• METODE BIG BANG

• Kategori Perusahaan yang cocok menggunakan Big Bang

1) Perusahaan kecil dan tingkat kompleksitas bisnis proses yang rendah

2) Struktur organisasi yang flat dan tingkat pengontrolan yang rendah

3) Jumlah modul yang sedikit dan tingkat perubahan modul yang rendah

(19)

PROSES IMPLEMENTASI ERP - 3

• METODE PHASED IMPLEMENTATION

Merupakan rangkaian urutan implementasi yang terdiri dari perancangan,

pengembangan, pengujian, dan instalasi modul-modul yang berbeda. Tidak seperti

Big Bang, Phased Implementation membutuhkan perhatian dan perawatan khusus

pada sistem lama dengan tujuan memfasilitasi pengintegrasian dengan sistem baru.

(20)

PROSES IMPLEMENTASI ERP - 3

Kelebihan Kekurangan

a) Tenaga kerja dapat berkonsentrasi pada modul tertentu

b) Dapat sewaktu-waktu menggunakan sistem lama c) Pimpinan proyek dapat menunjukkan

keberhasilan implementasi per modul di dalam ERP ke pihak manajemen

d) Risiko kegagalan lebih kecil

e) Mendapatkan banyak pengetahuan dan

pengalaman dari tiap fase implementasi sistem ERP ini.

a) Waktu peralihan dari sistem lama ke sistem ERP baru menjadi lebih lama

b) Biaya yang dibutuhkan menjadi lebih besar c) Harus merawat sistem lama

d) Kecenderungan untuk kembali ke sistem lama e) Operasional dari sistem lama memberikan

peluang untuk menghambat sistem ERP baru berjalan

(21)

PROSES IMPLEMENTASI ERP - 3

• Kategori Perusahaan yang cocok menggunakan PHASED IMPLEMENTATION

1) Perusahaan besar dan tingkat kompleksitas bisnis proses yang tinggi

2) Struktur organisasi yang berjenjang dan tingkat pengontrolan yang tinggi

3) Jumlah modul yang banyak dan tingkat perubahan modul yang tinggi.

(22)

PROSES IMPLEMENTASI ERP - 4

Keputusan Kelebihan Kekurangan

Single package → menerapkan semua modul dari satu

software ERP Package

●

Interoperabilitas antar modul menjadi lebih maksimal

●

Interfaces dari setiap modul sama

●

Terdapat standarisasi

Tidak dapat disesuaikan dengan kebutuhan kegiatan operasional dan fungsionalitas perusahaan

Best of breed →

menerapkan modul dari beberapa software ERP package

Dapat disesuaikan dengan

kebutuhan kegiatan operasional dan fungsionalitas perusahaan

●

Interfaces antar modul tidak sama sehingga perlu

customization untuk disamakan

●

Menimbulkan risiko adanya incompatible antar modul dari beberapa software ERP

package yang dipakai

●

Biaya yang dikeluarkan

menjadi lebih besar

(23)

PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH PACKAGE SOFTWARE ERP

a.

^Fungsional Package Software ERP cocok dengan proses bisnis perusahaan

b.

Tingkat integrasi antar komponen dari sistem ERP

c.

Fleksibilitas dan skalabilitas

d.

User friendly

e.

Implementasi Package Software ERP dapat dilakukan dengan cepat

f.

Kemampuan untuk mendukung perencanaan dan pengendalian perusahaan yang memiliki banyak cabang (multisite)

g.

^Teknologi client server, database independence, keamanan

h.

Ketersediaan upgrade secara berkala

i.

^Jumlah customization yang dibutuhkan

j.

Dukungan infrastruktur lokal/ internal

k.

Biaya untuk lisensi, pelatihan, implementasi, pemeliharaan, customization, hardware Secara umum, ada empat faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih Package

•

^Software ^{ERP yaitu} fungsional, atribut teknis, kemitraan dan biaya.

(24)

TAHAPAN IMPLEMENTASI ERP DAN STRATEGI IMPLEMENTASI ERP

1. Tahap 1 - Scope and Commitment ( Scope and Planning - termasuk dalam tahap Initiation)

2. Tahap 2 - Analysis dan Design (termasuk dalam tahap Analysis Design) 3. Tahap 3 - Acquisition and Development (berada diantara tahap Analysis

Design dan Implementation)

4. Tahap 4 – Implementation

5. Tahap 5- Operation

(25)

CRITICAL SUCCESS DAN FAILURE FACTORS DARI IMPLEMENTASI ERP

Menurut Motiwalla dan Thompson (2009:12) dalam buku yang berjudul Enterprise System for Management, faktor-faktor yang menentukan keberhasilan implementasi ERP sebagai berikut:

1. Proses Pembuatan Keputusan

2. Ruang Lingkup Proyek Implementasi ERP 3. Teamwork

4. Manajemen Perubahan

5. Tim Implementasi dan Eksekutif

Keberhasilan dalam implementasi ERP

(26)

CRITICAL SUCCESS DAN FAILURE FACTORS DARI IMPLEMENTASI ERP

Berdasarkan jurnal Critical Failure Factors in ERP Implementation (Wong, Ada, et all, 2005:6-8), terdapat 3 faktor penting yang dapat menyebabkan kegagalan dalam implementasi ERP, antara lain:

1. Lemahnya efektivitas konsultan

2. Lemahnya kualitas BPR (Business Process Reengineering) 3. Lemahnya efektivitas manajemen proyek

Kegagalan dalam implementasi ERP

(27)

STUDI KASUS ERP

Pada tahun 1993, FoxMeyer Drug, sebuah distributor obat terkemuka di Amerika Serikat, memulai proyek implementasi ERP senilai $100 juta yang disebut "DELTA III". Proyek ini bertujuan untuk mengintegrasikan berbagai sistem keuangan, manufaktur, dan distribusi perusahaan.

Namun, proyek DELTA III mengalami kegagalan besar dan akhirnya menyebabkan kebangkrutan FoxMeyer Drug pada tahun 1996. Berikut beberapa faktor yang berkontribusi pada kegagalan tersebut:

Kegagalan Impelentasi pada Fox Meyer

(28)

STUDI KASUS ERP

1. Perencanaan yang Kurang Matang:

• FoxMeyer Drug tidak melakukan analisis kebutuhan yang menyeluruh sebelum memulai proyek.

• Hal ini menyebabkan pemilihan sistem ERP yang tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan.

• Selain itu, FoxMeyer Drug tidak memiliki rencana implementasi yang jelas dan terukur.

2. Kurangnya Dukungan Manajemen:

• Manajemen puncak FoxMeyer Drug tidak sepenuhnya mendukung proyek DELTA III.

• Hal ini menyebabkan kurangnya komitmen dan sumber daya yang diperlukan untuk implementasi yang sukses.

Kegagalan Impelentasi pada Fox Meyer

(29)

STUDI KASUS ERP

3. Kesalahan Implementasi:

• Tim implementasi ERP FoxMeyer Drug tidak memiliki pengalaman dan keahlian yang cukup.

• Hal ini menyebabkan banyak kesalahan dalam konfigurasi dan penggunaan sistem ERP.

4. Resistensi Pengguna:

• Karyawan FoxMeyer Drug tidak dilibatkan dalam proses implementasi dan tidak dilatih dengan baik untuk menggunakan sistem ERP baru.

• Hal ini menyebabkan resistensi dan keengganan untuk menggunakan sistem baru.

Kegagalan Impelentasi pada Fox Meyer

(30)

STUDI KASUS ERP

5. Biaya yang Berlebihan:

• Biaya implementasi ERP jauh lebih tinggi dari yang dianggarkan.

• Hal ini menyebabkan masalah keuangan yang serius bagi FoxMeyer Drug.

6. Integrasi yang Buruk:

• Sistem ERP baru tidak dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang ada di FoxMeyer Drug.

• Hal ini menyebabkan masalah dalam aliran data dan duplikasi pekerjaan.

Kegagalan Impelentasi pada Fox Meyer

(31)

STUDI KASUS ERP

Pelajaran yang dapat diambil:

• Perencanaan yang matang dan analisis kebutuhan yang menyeluruh sangat penting untuk implementasi ERP yang sukses.

• Dukungan penuh dari manajemen puncak sangat penting untuk memastikan komitmen dan sumber daya yang diperlukan.

• Tim implementasi ERP yang berpengalaman dan terampil harus dibentuk untuk memastikan konfigurasi dan penggunaan sistem yang tepat.

• Karyawan harus dilibatkan dalam proses implementasi dan dilatih dengan baik untuk menggunakan sistem baru.

• Biaya implementasi ERP harus dianggarkan secara realistis dan dipantau dengan cermat.

• Integrasi dengan sistem lain yang ada harus dipertimbangkan dengan cermat.

Kegagalan Impelentasi pada Fox Meyer

(32)

TERIMA KASIH