Assessing Competency through
Assessment Center Method
2
Agenda
Pengertian Assessment Center Asesor Assessment Center
Instrumen Assessment Center In basket exercise
Role Play
Case Analysis dan Presentation Group Discussion
Competency-based Interview
Mendesain Instrumen Assessment Center Menulis Laporan Asesmen
What is Assessment Center?
4
What is Assessment Center?
• Proses sistematis untuk menilai/meng-ases kompetensi individu yang diangap kritikal bagi keberhasilan kinerja yang unggul.
• Menggunakan beragam materi atau instrumen tes. Instrumen didesain dengan mengacu pada indikator-indikator perilaku
kompetensi.
• Melibatkan lebih dari satu asesor (penilai) yang terlatih. Para asesor kemudian melakukan melakukan observasi terhadap
perilaku para peserta asesmen.
• Hasil observasi dan penilaian dari para asesor diintegrasikan untuk menentukan skor final dan digunakan juga sebagai dasar untuk membuat laporan asesmen.
What is Assessment Center?
6
Kandidat berpartisipasi dalam serangkaian tes yang mengacu pada situasi kerja riil
Asesor yang terlatih secara seksama mengobservasi dan mendokumentasikan perilaku yang ditunjukkan oleh para
kandidat. Setiap asesor setidaknya mengamati setiap kandidat yang terlibat dalam proses asesmen
Setiap asesor secara individual menulis laporan evaluasi berdasar hasil observasi dan penilaian atas kinerja kandidat
Para asesor berdiskusi untuk memperoleh konsensus mengenai hasil akhir asesmen
Kandidat memperoleh laporan asesmen dan umpan balik dari salah satu asesor atau dari manajer assessment center
Langkah-langkah dalam Assessment Center
Validitas Assessment Center
• Tingkat validitas assessment center dalam
memprediksi potensi kinerja masa depan kandidat tergolong tinggi
• Longitudinal survei (berlangsung selama 16 tahun) yang dilakukan AT&T menunjukkan tingkat akurasi sebesar 90 % dalam memprediksi potensi kandidat untuk menjadi manajer
• Studi yang dilakukan Society of Human Resource Management menunjukkan level korelasi antara 80 - 94% antara hasil rating AC dengan rating untuk potential performance in the real setting works
8
Kegunaan Assessment Center
• Sebagai metode untuk melakukan seleksi posisi-posisi strategis
• Sebagai salah satu tahapan yang harus dilalui dalam proses promosi
• Sebagai metode pengembangan karyawan -- mengidentifikasi kebutuhan
pengembangan kompetensi
Assessment Center dan
Profil Kompetensi
10
Assessment Center dan Kompetensi
Instrumen tes dan sistem rating yang digunakan dalam assessment center mengacu pada profil kompetensi yang telah ditentukan
Profil kompetensi dan indikator
perilaku
Instrumen tes
Sistem skoring
Laporan asesmen kandidat
Umpan balik
Asesor Assessment Center
12
Tugas Pokok Asesor
Proses O R C E -
Observe, Record, Classify and EvaluateObserve behaviors and Read responses
Melakukan observasi perilaku pada beberapa jenis tes atau membaca respons yang dituliskan kandidat pada sejumlah tes lainnya
Thing to remember :
• Just observe on behaviors; dan bukan melakukan evaluasi atau judgement
Tugas Pokok Asesor
Record
Melakukan recording atau membuat catatan/notes
atas perilaku-perilaku yang diamati atau terhadap respons tertulis dari para kandidat
Things to remember:
• Disarankan melakukan note-taking sedetil mungkin
• Melakukan proses recording bukti-bukti perilaku secara benar
14
Tugas Pokok Asesor
Bad or Good Notes Examples?
• Was the first to speak in the meeting and suggested they have an agenda
• Seemed very nervous during the meeting
• Identified a series of reporting dates for follow up meetings to review progress
• Her report had a table of contents, clearly labelled section headings and a half page management summary at the start
• Came across as very convincing in the presentation
• Suggested a range of possible solutions and got the group to focus on them
• Did a really impressive job of the report with good communication
• Invited reactions from others at the meeting on five occasions
• Sent a copy of his customer letter to his colleague in sales for information
Good Bad
Tugas Pokok Asesor
Bad or Good Notes Examples?
• Was the first to speak in the meeting and suggested they have an agenda (good)
• Seemed very nervous during the meeting (bad)
• Identified a series of reporting dates for follow up meetings to review progress (good)
• Her report had a table of contents, clearly labelled section headings and a half page management summary at the start (good)
• Came across as very convincing in the presentation (bad)
• Suggested a range of possible solutions and got the group to focus on them (good)
• Did a really impressive job of the report with good communication (bad)
• Invited reactions from others at the meeting on five occasions (good)
• Sent a copy of his customer letter to his colleague in sales for information (good)
16
Tugas Pokok Asesor
Classify
Melakukan klasifikasi dan mengkategorikan recorded behaviors atau respon dari kandidat ke dalam jenis kompetensi/
indikator-indikator kompetensi yang relevan
Mengidentifikasi perilaku/respon kedalam kategori negative atau positive evidences
Tugas Pokok Asesor
Contoh proses klasifikasi
Sebagai misal, dari kegiatan group discussion, terekam perilaku berikut:
Secara konsisten, Ari melibatkan rekan untuk urun rembug; contoh: dia
bertanya “Sam, apakah Anda memiliki pandangan dalam hal ini?”, atau “Budi, bagaimana pandangan Anda?”, dan kemudian memasukkan pandangan
mereka dalam kesimpulan. Kesimpulan ini bisa didengar dengan jelas dan memasukkan semua poin yang telah disepakati para peserta.
18
Tugas Pokok Asesor
Kesimpulan ini bisa didengar dengan jelas dan memasukkan semua poin yang telah disepakati para peserta
Communication (+) Secara konsisten, Ari melibatkan rekan untuk urun
rembug; contoh: dia bertanya “Sam, apakah Anda memiliki pandangan dalam hal ini?”, atau “Budi, bagaimana pandangan Anda?”, dan kemudian memasukkan pandangan mereka dalam
kesimpulan.
Interpersonal sensitivity (+) Teamwork (+) Leadership (+)
Klasifikasi Kategori
Perilaku
Tugas Pokok Asesor
Evaluate
Melakukan evaluasi dan memberikan rating untuk tiap kompetensi berdasar hasil dalam fase klasifikasi
Evaluasi dan judgement untuk memberikan rating didasarkan pada bukti-bukti perilaku yang diperoleh -- baik yang positif maupun negatif
Setelah melakukan evaluasi secara individual, para asesor kemudian bertemu untuk melakukan ‘score integration’ guna memperoleh konsensus mengenai skor final asesmen
20
Asesor yang Baik
• Melakukan persiapan secara menyeluruh
• Menjaga konsentrasi dan perhatian terhadap detil
• Bersikap fair dan obyektif terhadap semua kandidat
• Fokus pada bukti-bukti perilaku atau respon; dan bukan pada perasaan subyektif
• Menunda judgement hingga semua tes selesai
• Menuliskan bukti-bukti untuk mendukung rating
Instrumen Assessment Center
22
Instrumen Assessment Center
In Tray Exercise Role Simulation Case Analysis Presentation
Group Discussion
Competency-based Interview
Matriks Instrumen - Kompetensi
Kompetensi/Exercise Case Analysis Group Discussion In Basket Presentation Role Play
Planning & Organizing 4 4 3
Problem Solving & Decision Making 4 5 4
Value for Best Quality 3 4
Communication 4 4 3 4 3
Teamworking 4 4
24
In Tray Exercise
In-Tray Exercise
Instrumen ini merupakan simulasi dari situasi nyata yang dihadapi peserta asesmen dalam menjalankan tugas sehari- hari. Bentuk dari simulasi ini adalah serangkaian email/memo, dan dokumen kerja lainnya yang mesti direspon oleh para
peserta asesmen.
Jumlah memo/surat/email yang mesti direspon bervariasi, tergantung pada target position. Berkisar antara 10 - 50 buah.
In Tray Exercise
• Isi atau tema dari in tray dapat diselaraskan dengan konteks atau situasi kerja nyata yang akan dihadapi oleh
kandidat
• Durasi yang diperlukan untuk menyelesaikan exercise ini berkisar antara 1 - 3 jam
• Sejumlah kompetensi yang dapat di-ases dalam exercise ini antara lain adalah:
• Planning and organizing
• Written communication
• Customer orientation
• Problem solving and decision making
26
Sistem Rating Assessment Center
• Mengacu pada indikator perilaku untuk tiap kompetensi
• Menggambarkan skala 5-poin, dengan definisi :
5 – Menunjukkan bukti-bukti positif yang sangat kuat pada indikator perilaku; tidak menunjukkan bukti-bukti negatif pada indikator perilaku
4 – Menunjukkan bukti-bukti positif yang kuat pada indikator perilaku; menunjukkan sedikit bukti negatif pada indikator perilaku
3 – Bukti-bukti positif dan negatif ditampilkan dalam jumlah dan bobot yang berimbang
2 – Menunjukkan bukti-bukti negatif yang kuat pada indikator perilaku; dan hanya menunjukkan sedikit bukti positif pada indikator perilaku
1 – Menunjukkan bukti-bukti negatif yang sangat kuat pada indikator perilaku; hampir tidak menunjukkan bukti-bukti positif pada indikator perilaku
Sistem Rating Assessment Center
Definisi Kompetensi
Indikator Perilaku
Indikator Perilaku
Bukti Perilaku
Problem Solving & Decision Making
Mengidentifikasi dan menganalisa masalah untuk mencapai solusi yang optimal serta melakukan pengambilan keputusan secara tapat
Indikator Negatif Indikator Positif
1 2 3 4 5
a Mengabaikan fakta atau informasi yang Mengidentifikasi fakta dan informasi yang relevan, atau hanya mengandalkan pada relevan dengan permasalahan
satu sumber informasi
b Tidak mencoba untuk mencari hubungan Mengidentifikasi hubungan antar fakta dan antar fakta dan juga tidak mengenali informasi; mengenali hubungan sebab akibat hubungan sebab akibat
c Sama sekali tidak memberikan alternatif Memberikan sejumlah alternatif tindakan guna
penyelesaian mengatasi persoalan
d Sama sekali tidak mengambil keputuan Mengambil keputusan dan tindakan yang yang memang dianggap perlu guna dipandang perlu untuk mengatasi masalah mengatasi masalah
Bukti untuk M endukung Rating yang Anda berikan:
Indik ator A
Indik ator B
Indik ator C
Indik ator D
Total Nilai :
Rating
RATING untuk In Basket
28
In Tray Exercise
Contoh riil
satu set in-tray exercise
Bahan Materi untuk Kandidat Pedoman Isi Materi untuk Asesor
Pedoman untuk Mengevaluasi Matriks Kompetensi
Rating
Contoh instrumen Assessment Center bisa
di-download pada
web www.PakarKinerja.com
Role Simulation
Role simulation merupakan simulasi peran dimana para
peserta akan dihadapkan pada suatu situasi tertentu; misal berhadapan dengan klien/pelanggan yang kecewa atau
karyawan yang bermasalah.
Role Simulation
30
Role Simulation
Elemen-elemen Role Simulation:
Skenario untuk Kandidat
Skenario yang menggambarkan situasi yang akan dihadapi oleh kandidat -- didalamnya digambarkan secara cukup spesifik
mengenai latar belakang situasi, masalah yang muncul dan juga pihak-pihak (customer, bawahan) yang terlibat dalam situasi
tersebut
Skenario untuk Role Player
Skenario yang akan digunakan oleh role player untuk melakukan perannya. Didalamnya digambarkan mengenai latar belakang situasi, peran yang harus dijalankan, karakterisasi tokoh yang diperankan, serta sejumlah alternatif pendekatan perilaku yang harus dijalankan ketika menghadapi kandidat
Skenario untuk role player berperan penting untuk memancing (elicit) kandidat menampilkan bukti-bukti perilaku yang akan di- observasi
Role Simulation
32
Role Simulation
Training untuk Role Player
• Memberikan pemahaman dan familiarisasi kepada para role players mengenai konsep assessment center
• Memberikan pemahaman dan sekaligus menyediakan
kesempatan untuk melakukan exercise mengenai skenario yang akan diperankan oleh para role players
• Membangun proses simulasi yang terstandar
Case Analysis
Dalam kegiatan tes ini para peserta diberi suatu materi permasalahan. Para peserta kemudian diminta untuk menganalisa masalah tersebut, dan juga diminta untuk membuat solusi pemecahannya.
Kompleksitas dan tema permasalahan dapat di-sesuaikan dengan situasi/fungsi/ posisi yang akan ditempati oleh
kandidat.
www.PakarKinerja.com
Case Analysis and Presentation
34
Case Analysis and Presentation
Presentation
Dalam kegiatan tes ini para peserta diminta untuk mempersiapkan bahan presentasi dan sekaligus mempresentasikannya didepan asesor.
Bahan yang digunakan adalah laporan kandidat dalam
menyelesaian tes sebelumnya, yakni case analysis.
Group Discussion
Kegiatan ini merupakan diskusi kelompok dimana masing-masing kandidat/peserta diminta untuk membahas suatu masalah guna mencapai konsensus bersama.
Jenis Group Discussion
Non-Assigned Role Group Discussion, dimana masing-masing kandidat tidak diberikan peran sama sekali
Assigned Role Group Discussion, dimana masing-masing
kandidat diberikan peran tertentu, dan kemudian mereka diminta untuk saling bertukar ide dan argumen sesuai dengan peran yang disandangnya
36
Competency Based Interview/
Behavioral Event Interview
• Merupakan jenis interview yang terstruktur. Struktur pertanyaan difokuskan pada pengungkapan contoh- contoh perilaku yang ditampilkan pada masa lalu.
• Proses interview ditujukan untuk mengungkapkan secara detil dan spesifik contoh perilaku masa lalu.
• Didesain berdasar pada premis : past behavior
predicts future behavior (Candidates are most likely to repeat these behaviors in similar situations in the
future).
Behavior Event Interview
• Memiliki validitas dan reliabilitas yang tinggi.
• Dilengkapi dengan sistem skoring terstandar yang
mengacu pada indikator-indikator perilaku
38
Pendekatan dalam Behavioral Event Interview
S What was the Situation in which you were involved?
T What was the Task you needed to accomplish?
A What Action(s) did you take?
R What Results did you achieve?
Situation
Pendekatan dalam Behavioral Event Interview
Apakah Anda bisa menjelaskan situasinya?
Dimana dan kapan situasi itu terjadi?
Siapa saja yang terlibat didalamnya (rekan kerja, atasan, pelanggan?)
Hal apa yang melatarbelakangi situasi tersebut?
40
Pendekatan dalam Behavioral Event Interview
Tugas apa yang harus Anda lakukan saat itu?
Apa yang benar-benar Anda lakukan saat itu?
Bagaimana Anda melakukannya?
Langkah-langkah spesifik apa yang Anda lakukan?
Melibatkan siapa saja tindakan yang Anda lakukan?
Tasks/Actions
Pendekatan dalam Behavioral Event Interview
Bisakah Anda menceritakan hasil dari tindakan Anda tersebut?
Akibat spesifik apa yang dihasilkan dari tindakan Anda?
Apa yang terjadi setelah Anda melakukan tindakan tersebut?
Results
42
Contoh Pertanyaan BEI
Kompetensi Sampel Pertanyaan
Persisten Dalam proses menjual, kadang-kadang kita tidak (Keuletan) berhasil dalam memperoleh transaksi baru.
Dapatkah Anda menceritakan satu
atau dua situasi dimana Anda berkali-kali gagal mendapatkan klien baru?
Bagaimana situasinya? Langkah spesifik
apa yang Anda lakukan? Bagaimana hasilnya?
Influencing Others Dapatkah Anda menceritakan satu atau dua kasus tentang usaha Anda untuk memperoleh pelanggan baru? Apa yang Anda
lakukan? Hasil apa yang Anda peroleh?
Contoh Pertanyaan BEI
Kompetensi Sampel Pertanyaan
Interpersonal Dapatkah Anda menceritakan satu
Understanding situasi dimana Anda menghadapi klien yang kecewa dengan produk Anda?
Bagaimana situasinya? Langkah spesifik
apa yang Anda lakukan? Bagaimana hasilnya?
Planning & Dalam bekerja kita sering dihadapkan
Organizing pada sejumlah prioritas yang harus dikerjakan bersamaan. Dapatkah Anda menceritakan satu atau dua kasus nyata ketika Anda menghadapi hal serupa? Apa yang Anda lakukan untuk
menghadapinya? Apa akibatnya?
44
Langkah-langkah dalam Melakukan BEI
1. Introduksi dan Penjelasan
2. Proses eksplorasi Behavioral Event Interview
•
Mengajukan pertanyaan kepada interviewee untuk mengungkapkan sejumlah sampel perilaku yang ia lakukan di masa lalu.
•
Pertanyaan didasarkan pada indikator perilaku dari kompetensi yang diperlukan untuk posisi yang akan diisi.
•
Konklusi dan Ringkasan
Teknik dan Tips dalam Melakukan BEI
Apa yang Harus Dilakukan?
1. Memulai dengan suatu event yang positif
2. Berusaha memperoleh alur cerita/sampel secara runtut dari awal hingga akhir.
Tuntun interviewee untuk mengungkapkan cerita atau sampel perilaku secara runtut/sistematis
46
3. Ajukan pertanyaan yang berfokus pada situasi aktual dan nyata. Tuntun interviewee untuk mengungkapkan
pengalaman riil di masa lalu; dan bukan pada respon hipotetis atau abstraksi.
Berusaha untuk selalu meminta contoh spesifik; terutama jika
muncul jawaban yang ‘tidak jelas’ (sebagai misal, jawaban seperti : “Biasanya, saya....”)
Secara konsisten, meminta dan bertanya fakta spesifik : “Kapan hal itu terjadi?, Siapa saja yang terlibat? Apa yang Anda lakukan?
Apa yang kemudian terjadi?”
4. Memberikan apresiasi dan ‘reinforcement’ terhadap respon yang detil dan spesifik.
Teknik dan Tips dalam Melakukan BEI
Teknik dan Tips dalam Melakukan BEI
Apa yang Harus Dihindari?
1. Hindari pertanyaan yang menuntun interviewee pada jawaban-jawaban yang bersifat abstrak atau
analitis/teoritis.
Hindari pertanyaan seperti :”Mengapa Anda melakukan hal itu?” atau
“Apa yang sebaiknya Anda lakukan?” dan sejenisnya.
Hindari juga pertanyaan yang bersifat analitis/teoritis seperti : “Teknik penjualan apa yang biasa Anda ambil?”, atau “Faktor apa yang Anda pertimbangkan dalam melakukan proses penjualan?”. Pertanyaan yang lebih tepat : “Dapatkan Anda menceritakan contoh nyata dimana Anda melakukan proses penjualan?”
48
2. Hindari ‘leading questions’ (pertanyan yang mengarahkan) atau pertanyaan yang melompat ke konklusi.
• Sebagai contoh pertanyaan semacam : “Jadi Anda mencoba untuk mempengaruhinya?”
Teknik dan Tips dalam Melakukan BEI
Teknik dan Tips dalam Melakukan BEI
Problem yang Mungkin Muncul dalam Melakukan BEI dan Cara Mengelolanya
1. Interviewee tidak dapat mengungkapkan kasus/sampel spesifik seperti yang ditanyakan.
• Berikan contoh mengenai kasus/sampel perilaku
• Beri waktu bagi interviewee untuk berpikir
50
Teknik dan Tips dalam Melakukan BEI
Problem yang Mungkin Muncul dalam Melakukan BEI dan Cara Mengelolanya
2. Jawaban tidak jelas dan mengambang.
• Fokuskan arah interview pada hal-hal yang spesifik dan detil
Sebagai misal, jika terdapat respon seperti : “Saya merasa harus memberikan respek pada pelanggan saya”, maka harus ditanyakan :
“Dapatkah Anda memberikan contoh spesifik mengenai kapan anda melakukan hal itu? Bagaimana Anda melakukannya?”
Pedoman dalam Menyusun Materi Tes
Disusun dan ditulis dalam bahasa yang jelas dan sistematis
Merefleksikan situasi yang mendekati kenyataan
(aspek ini dapat digali melalui observasi dan interview denganpara manajer)
Mampu menampilkan ‘prompts’ yang dapat memancing munculnya indikator-indikator perilaku yang akan dinilai
Disusun dengan berbasis pada daftar dan jenis kompetensi
yang akan dinilai
52
Laporan Asesmen
Aspek-aspek dalam Penulisan Laporan Asesmen
Laporan asesmen diperlukan baik bagi pihak HR sebagai bahan untuk membuat keputusan; dan juga untuk asese sebagai bahan umpan balik
Laporan asesmen ssecara umum berlaku untuk periode dua tahun
54
Aspek-aspek dalam Penulisan Laporan Asesmen
Laporan asesmen merangkum hasil evaluasi yang dilakukan selama proses asesmen.
• Laporan disusun berdasar bukti-bukti perilaku dan respon dari para peserta
• Evaluasi untuk tiap jenis kompetensi sebaiknya disertai dengan bukti-bukti yang ditampilkan peserta. Bukti-bukti ini dirangkum dari beragam instrumen tes yang relevan. Dengan kata lain, informasi dan bukti yang diperoleh dari beragam instrumen tes harus dirangkum
dan disatukan dalam satu jenis kompetensi tertentu
• Rating yang diberikan untuk tiap jenis kompetensi harus
merefleksikan bukti-bukti yang ditulis untuk mendeskripsikan penguasaan atas kompetensi tersebut
Matriks Instrumen - Kompetensi
Kompetensi/Exercise Case Analysis Group Discussion In Basket Presentation Role Play
Planning & Organizing 4 4 3
Problem Solving & Decision Making 4 5 4
Value for Best Quality 4 4
Communication 5 5 4 4 5
Teamworking 4 4
56
Contoh Penulisan Laporan Asesmen
Planning and Organizing
Membuat pendekatan yang sistematis untuk mengidentifikasi, mengambil prioritas dan memonitor proses implementasi guna mencapai sasaran yang telah ditentukan.
Score : 4
Dalam sebagian besar simulasi yang diberikan, Andre memperlihatkan kemampuan yang baik dalam kompetensi ini. Dalam proses penyelesaian tugas, ia mampu merencanakan langkah-langkah secara sistematis berdasarkan analisa yang logis terhadap masalah yang ada. Seperti yang terlihat dalam salah satu proses exercise, Andre mampu menyelesaikan tugas-tugasnya berdasar skedul kerja dan dealine yang telah ia susun sebelumnya. Ia juga mampu menetapkan sasaran yang harus dicapai dalam suatu pekerjaan dengan spesifik; dengan menyebut dimensi yang terukur dan dapat dievaluasi keberhasilannya. Dengan demikian, langkah-langkah yang ia lakukan untuk menyelesaikan masalah menjadi lebih efektif karena jelas sasarannya.
54
Contoh Penulisan Laporan Asesmen
Communication
Mengekspresikan ide atau pendapat secara oral maupun tertulis secara bjelas dan efektif serta disampaikan secara konstruktif.
Score : 5
Dalam kompetensi ini Andre terlihat memiliki kemampuan yang amat baik. Andre mampu menyampaikan informasi dengan suara yang jelas dengan tempo bicara yang baik. Dia mampu mengekspresikan gagasan-gagasan yang dimilikinya pada orang lain dengan runtut sehingga mudah dipahami oleh orang-orang yang mendengarnya. Dalam kegiatan kelompok Andre banyak memberikan gagasan-gagasan yang dapat diterima oleh orang lain. Kemampuannya menyampaikan gagasan-gagasan dalam bentuk tulisan juga terlihat sangat baik. Alur pikiran dan gagasannya dapat dituangkan dalam bentuk tulisan yang runtut dan menarik sehingga pesan yang ingin disampaikan kepada pembaca dapat dipahami dengan efektif. Pada sisi lain, kemampuannya dalam kompetensi ini juga memudahkan Andre untuk membangun relasi yang baik dengan orang lain, dan juga membantunya dalam mengemukakan ide-idenya secara lebih lancar.
58
