PENYUSUNAN TOR DAN RAB

(1)

PENYUSUNAN TOR DAN RAB

Oleh;

Dra. Hj. Lela Rochmatin Emod, M.M.Pd

Balai Diklat Keagamaan Bandung

(2)

Term of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan Kegiatan merupakan gambaran umum

dan penjelasan mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan sesuai dengan tugas dan

fungsi Kementerian Negara/Lembaga.

Apa sih TOR itu ?

(3)

TERM OF REFERENCE(TOR)/

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

• TOR adalah penjelasan lengkap dalam bentuk berkas atau

dokumen mengenai landasan, tujuan, dan struktur proyek yang akan segera dilaksanakan.

• TOR juga berisikan perjanjian, jadwal pertemuan, dan negosiasi yang sudah atau akan dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait dengan proyek tersebut.

• TOR adalah acuan atau panduan dalam pelaksanaan suatu

proyek.

(4)

Pertanyaan itu muncul jika kita ingin membuat sebuah kegiatan dan kegiatan

tersebut bukan kegiatan rutin.

TOR nya mana ?

(5)

TOR..untuk apa ?

Menjamin efisiensi, efektifitas, kelancaran dan keseragaman tata urut dan materi kegiatan serta

menentukan thema, merumuskan masalah kemudian mencari jawaban atas permasalan melalui Kegiatan Yang

dilaksanakan.

 sebagai dasar melaksanakan dan mengevauasi suatu kegiatan.

 TOR di buat bukan hanya karena di minta oleh bagian

perencanaan/ hanya untuk meloloskan anggaran semata

(6)

ISI TOR

1. Uraian mengenai apa (WHAT) pengertian dan apa keluaran/output yang akan dicapai dari kegiatan yang dilaksanakan.

2. Mengapa (WHY) kegiatan tersebut perlu dilaksanakan dalam hubungan dengan tugas pokok dan fungsi dan atau sasaran program yang hendak dicapai oleh Satker.

3. Siapa (WHO) satker/panitia/tim/personel yang bertanggung jawab melaksanakan dalam pencapaian keluaran/ouput

4. Kapan (WHEN) kegiatan dimulai dan selesai, berapa lama (HOW LONG) waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikanya.

5. Dimana/lokasi (WHERE) kegiatan tersebut dilaksanakan.

6. Bagaimana (HOW) kegiatan tersebut dilaksanakan.

7. Berapa perkiraan biayanya (HOW MUCH) yang dibutuhkan

(7)

(8)

FORMAT TOR

Kementerian Negara/Lembaga :………

Unit Organiasi : ………

Program : ………

Kegiatan : ………

Sub Kegiatan : ………

Detail Kegiatan : ………

(9)

1. Lata Belakang (why) a. Dasar Hukum

b. Gambaran Umum

c. Alasan Kegiatan Dilaksanakan 2. Kegiatan Yang Dilaksanakan (what)

a. Uraian Kegiatan b. Batasan Kegiatan 3. Maksud dan Tujuan

a. Maksud Kegiatan

b. Tujuan Kegiatan

(10)

4. Indikator Keluaran dan Keluaran a. Indikator Keluara (kualitatif) b. Keluaran (kuantitatif)

5. Cara Pelaksanaan Kegiatan (how) a. Metode Pelaksanaan

b. Tahapan Kegiatan

6. Tempat Pelaksanaan Kegiatan (where)

7. Pelaksana dan Penanggung Jawab Kegiatan (who) . a. Pelaksana Kegiatan

b. Penangggung Jawab Kegiatan

c. Penerima Manfaat Kegiatan

(11)

8. Jadwal Kegiatan

a.Waktu Pelaksanaan Kegiatan (when)

b.Matrik Pelaksanaan Kegiatan (time table)

9. Biaya (how much) : total biaya yg diperlukan dalam kegiatan

………….., ...…………...

Pejabat Penanggung Jawab

( ………)

(12)

Kelengkapan tor

1. Rincian Anggaran Biaya (RAB) : suatu dokumen yang berisi rincian komponen-komponen masukan (input) dari sebuah

kegiatan serta besaran biaya dari masing-masing komponen.

RAB merupakan penjabaran lebih lanjut dari unsur perkiraan biaya (how much) dalam TOR.

2. Data Pendukung Lainnya : dokumen yang mendukung TOR dan RAB, dapat berupa keterangan mengenai spesifikasi

barang berikut harganya, analisis biaya satuan, Gambar, dan

sebagainya yang dapat dipertanggungjawabkan oleh K/L.

(13)

Rincian Anggaran Biaya (RAB)

• Pada dasarnya, RAB merupakan bentuk perkiraan dari anggaran biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan sebuah kegiatan.

• Pembuatan RAB ini sendiri sifatnya wajib karena nantinya akan menjadi dasar dari pihak donatur maupun sponsor untuk menyetujui pengajuan kerja sama atau tidak.

• Di dalam RAB nantinya akan tercantum informasi mengenai kebutuhan logistik

serta perkiraan biaya yang diperlukan untuk memastikan kegiatan bisa berlangsung secara lancar.

• Pelaksanaan kegiatan tanpa adanya penyusunan RAB yang jelas nantinya bisa membawa permasalahan di masa depan.

• Kegiatan bisa saja menjadi kacau karena biaya yang perlu dikeluarkan tidak

(14)

• Penyusunan RAB yang jelas dan sistematis juga menggambarkan bagaimana tanggung jawab yang dimiliki oleh pelaksana dari kegiatan itu sendiri.

• Pelaksana yang bertanggung jawab tentunya mengetahui apa saja kebutuhan yang perlu untuk dipenuhi dan sudah memiliki perencanaan dengan baik.

• Dalam kata lain, RAB sendiri bisa menentukan tingkat kepercayaan yang dimiliki oleh sponsor, donatur, maupun pihak lain yang diajak kerja sama.

• Bagian dari proposal ini menentukan sejauh mana pelaksana memahami kegiatan yang akan mereka jalankan tersebut.

• Seperti penulisan proposal, pembuatan rencana anggaran biaya ini juga menggunakan bahasa yang formal dan juga baku.

Selain itu, penyusunannya hanya perlu dilakukan secara singkat dan jelas

Rincian Anggaran Biaya (RAB)

(15)

Cara Menyusun Rencana Anggaran Biaya

1.Membuat gambaran pelaksanaan kegiatan dengan jelas dan sistematis untuk menentukan arah dan tujuan dari kegiatan tersebut.

2.Melakukan penentuan akan segala kebutuhan yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Kebutuhan ini perlu dibuat secara terperinci agar biaya yang dikeluarkan jelas ke arah mana.

3.Melakukan survei dan perkiraan terkait dengan harga dari setiap

kebutuhan yang diperlukan. Lakukan komunikasi yang baik dengan anggota yang lainnya jika terjadi kebutuhan yang melebihi pemasukan dana.

4.Melakukan perhitungan secara keseluruhan berkaitan dengan kebutuhan yang sudah dicatat tadi. Pastikan semua kebutuhan sudah terhitung dengan baik dan masuk ke dalam penyusunan RAB tersebut.

5.Lakukan rekapitulasi terhadap pemasukan dana dan pengeluaran yang

(16)

(17)

Rencana Kerja Operasional (RKO)

• Rencana Kerja Operasional (RKO) merupakan rencana kerja operasional yang disusun

secara triwulan yang merupakan penajaman dari pada RKA/KL dan juga sebagai alat

pengawasan dan pengendali pelaksanaan

RKA/KL dalam setiap triwulan yang telah

disesuaikan dengan situasi dan kondisi di

lapangan. Sehingga diharapkan rencana

kerja dapat lebih tepat dan akurat..

(18)

Pendekatan umum

• Identifikasi dan perumusan yg jelas kegiatan yg akan dilaksanakan (what)

• Idenitifikasi tanggung jawab fungsional setiap

kegiatan, di semua tingkat hirarkhi pelaksana(siapa mengerjakan apa / who)

• Mengadakan hubungan timbal balik antar kegiatan berbeda serta membuat jadwal (when)

• Memperkirakan waktu untuk setiap kegiatan

• Buat daftr sumber daya yg dibutuhkan untuk setiap kegiatan (input=5m)

• Tetapkan pendekatan yg akan digunakan untuk setia kegiatan (how)

(19)

ROK AKAN MENJAWAB

• Apa objek dan target yg akan dicapai

• Kegiatan apa yang akan dilaksanakan

• Kapan kegiatan tersebut di laksanakan

• Kelompok masyarakat mana yang akan di cakup

• Jenis tenaga apa yang dibutuhkan

• Jenis fasilitas apa yang dibangun

• Sistem apa yg dibutuhkan

• Barang apa yg akan di pakai

• Sistem transportasi apa yg akan digunakan

• Bagaimana sistem dalam monitoring dan evaluasi

• Bagaimana mengerahkan semua secara aktif

(20)

FORMAT ROK

(21)

(22)

TUGAS individu

• Identifikasi, kegiatan apa yang dibutuhkan dan sangat urgen untuk dilaksanakan di tempat tugas bapak dan ibu

• Buatkan TOR dan RAB nya

(23)

BALAI DIKLAT KEAGAMAAN BANDUNG

Jl. Soekarno-Hatta No. 716 Bandung, Jawa Barat Website : bdkbandung.kemenag.go.id

Email : [email protected]