Modul 3
Perencanaan SDM Pelayanan Kesehatan Oleh: Deasy Febriyanty, S.KM., M.KM Dosen Program Studi Kesehatan Masyarakat,
Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan Universitas Esa Unggul
Pendahuluan
Pada pertemuan ke 3 ini, akan dibahas mengenai perencanaan SDM dan bagaimana aplikasinya pada SDM di pelayanan kesehatan. Sub pokok yang akan dibahas dalam modul ini meliputi:
a. Pengertian Perencanaan SDM
b. Tujuan dan Manfaat Perencanaan SDM
c. Proses atau tahapan dalam Perencanaan SDM d. Bagaimana meramalkan kebutuhan SDM e. Faktor yang mempengaruhi perencanaan SDM f. Perencanaan SDM pada Pelayanan Kesehatan
Seperti yang sudah dibahas pada pertemuan sebelumnya dan pada hakikatnya manusia merupakan makhluk yang unik dan memiliki karakteristik yang multi kompleks. Perannya di dalam perkembangan sebuah organisasi menjadi sangat penting dan sentral. Oleh karena itu sebuah organisasi harus menyiapkan SDM yang handal dan dapat bekerjasama dengan organisasi dalam mencapai tujuan organisasi, termasuk pada pelayanan kesehatan. Kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan sangatlah tinggi, sedangkan fasilitas pelayanan kesehatan dituntut untuk memenuhi kebutuhan pasien dan pelanggan.
Pelayanan kesehatan yang mudah, cepat, tepat, akurat dan bermutu bukan hanya semata-mata adanya fasilitas dan sarana prasarana yang mendukung, namun SDM yang berkualitas, berkompeten, memiliki skill dan keterampilan yang mumpuni dan sesuai bidang keahliannya, menjadi keharusan karena akan berdampak kepada mutu dan kualitas pelayanan kesehatan tersebut.
Selain ini seperti yang sudah diketahui bersama bahwa: Pertama, SDM adalah komponen yang kritis, artinya tingkat manfaat sumber daya lainnya tergantung kepada bagaimana sebuah organisasi memanfaatkan SDM.
Semakin tinggi tingkat pemanfaatan SDM maka semakin tinggi pula hasil guna dari sumber daya yang lainnya. Sehingga hal ini berarti tidak akan ada sumber daya lain tanpa adanya SDM yang berkualitas. Sangatlah esensial memiliki SDM yang memiliki pengetahuan, keterampilan serta perilaku yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Kedua, SDM tidaklah instant. Kebutuhan akan SDM yang handal dan berkualitas tidak dapat diperoleh seketika. Organisasi harus melakukan perencanaan dengan seksama agar bias mendapatkan orang/pekerja yang berkualitas sesuai dengan kebutuhan organisasi. Dengan demikian, SDM harus dipersiapkan dan direncanakan jauh sebelum waktunya dibutuhkan.Perencanaan SDM yang baik perlu dilakukan bukan hanya untuk jangka pendek namun juga untuk jangka Panjang. Selain itu, SDM perlu diberikan kesempatan untuk mengikuti pelatihan dan Pendidikan sesuai dengan kebutuhan kerja dan minat SDM tersebut. Hal ini memerlukan dan membutuhkan waktu yang Panjang serta investasi yang tidak sedikit.
Ketiga, SDM tidak dapat distock seperti halnya bahan baku, alat tulis kantor, obat atau bahan farmasi lainnya. Dalam hal ini artinya, organisasi harus mengembangkan pekerja/tenaga kerja yang dibutuhkan sekarang untuk masa depan. Keempat, SDM adalah subjek yang Obselete, artinya SDM juga bias using, dimana pengetahuan dan keterampilan SDM tidak berkembang sehingga akan ketinggalan zaman dan tidak uptodate. Oleh karena itu pengetahuan dan keterampilan SDM harus dipelihara dan ditingkatkan terus menerus. Dengan demikian perlu adanya pelatihan, Pendidikan dan supervisi secara berkala dan teratur sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Hal tersebut di ataslah yang melatarbelakangi betapa pentingnya perencanaan SDM, termasuk pada pelayanan kesehatan, sebagai contoh adalah rumah sakit. Semua jenis personil/tenaga kerja di rumah sakit haruslah menjadi perhatian, jangan sampai SDM kesehatan tertinggal sehingga terdapat kesenjangan pengetahuan dan keterampilan dengan rumah sakit lain.
Pengertian Perencanaan SDM
Perencanaan (planning) adalah suatu proses untuk menentukan rencana atau program kegiatan. Suatu perencanaan selalu berkaitan dengan tujuan.
Perencanaan akan membantu untuk mengetahui apa yang harus dilakukan.
Perencanaan tidak dapat dibuat secara tergesa-gesa namun memerlukan waktu yang cukup panjang.
Berikut ini diuraikan secara singkat definisi-definisi perencanaan menurut para ahli.
1. Menurut George R. Terry, perencanaan adalah memilih atau rnenghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi- asumsi mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
2. Menurut Harold Koontz and Cyril O’Donnel, perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan- tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan, prosedur-prosedur, program- program dan alternatif yang ada.
3. Louis A. Alien menjelaskan, perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diinginkan.
4. Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya “Manajemen” mengatakan bahwa perencanaan adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapal tujuan yang diinginkan.
Jadi, dari beberapa definisi para ahli di atas, setiap perencanaan akan mengandung dua unsur, yaitu tujuan dan pedoman.
Samsudin (2015) dalam bukunya menjelaskan bahwa suatu perencanaan harus disesuaikan dengan kondisi yang ada dan menggunakan asumsi- asunsj untuk masa depan, sehingga sasaran atau tujuan yang diinginkan benar-benar dapat terwujud.
Perencanaan sumber daya manusia membutuhkan kecermatan karena berkaitan dengan hajat hidup manusia. Suatu perencanaan sumber daya manusia harus memperhatikan hal-hal berikut ini.
1. Mengumpulkan informasi secara teratur dan terus-menerus.
2. Menganalisis permintaan dan penawaran sumber daya manusia masa kini dan masa yang akan datang.
3. Menggunakan hasil analisis sebagai bahan penyusunan kebijakan, program, proyek, dan kegiatan di bidang ketenagakerjaan dan kesempatan kerja.
4. Memanfaatkan sumber daya manusia menurut jabatan dan kualitasnya.
5. Melaksanakan pemantauan secara terus-menerus terhadap kebijakan untuk melakukan perubahan atau penyesuaian.
6. Mengintegrasikan perencanaan sumber daya manusia dalam suatu perencanaan manajemen sumber daya manusia.
Komponen utama dan perencanaan sumber daya manusia adalah penentuan tipe sumber daya manusia yang dibutuhkan suatu organisasi atau instansi dalam jangka waktu tertentu dalam jangka pendek, jangka menengah,dan jangka panjang).
Perencanaan SDM adalah sebuah proses estimasi terhadap jumlah SDM yang dibutuhkan. Jumlah yang dibutuhkan ini berdasarkan posisi, keterampilan dan perilaku yang diperlukan di dalam sebuah organisasi.
Dengan kata lain, sebuah organisasi harus melakukan peramalan dan memperkirakan siapa mengerjakan apa, dengan keahlian apa, kapan dibutuhkan dan berapa jumlahnya. Sebagai contoh di dalam sebuah organisasi rumah sakit, harus meramalkan dan memperkirakan berapa jumlah pasien yang harus diberikan pelayanan, jenis perawat dengan keahlian apa saja yang diperlukan, jumlah kebutuhan perawat.
Terdapat arti penting perencanaan SDM dalam sebuah organisasi.
Mangkunegara (2007) mengemukakan bahwa terdapat tiga arti penting dalam perencanaan sumber daya manusia yaitu:
a. Kepentingan Individu
Perencanaan sumber daya manusia sangat penting bagi setiap individu karyawan, karena dapat membantu meningkatkan potensinya, begitu pula kepuasan karyawan dapat dicapai melalui perencanaan karier.
b. Kepentingan Organisasi
Perencanaan sumber daya manusia sangat penting bagi organisasi dalam mendapatkan calon karyawan yang memenuhi kualifikasi.
Perencanaan SDM dapat mempersiapkan calon-calon karyawan yang berpotensi untuk menduduki posisi manajer di masa yang akan datang.
c. Kepentingan Nasional
Perencanaan sumber daya manusia sangat bermanfaat bagi kepentingan nasional. Hal ini karena karyawan-karyawan yang berpotensi tinggi dapat dimanfaatkan pula oleh pemerintah dalam rangka meningkatkan produktivitas nasional. Para karyawan dapat dijadikan tenaga ahli dalam bidang tertentu untuk membantu program pemerintah
Masalah yang dihadapi organisasi. khususnya manajer sumber daya manusia saat ini, adalah cepatnya perubahan yang terjadi pada bidang, lahan yang berdampak pula pada perencanaan sumber daya manusia dimiliki.
Pada dasarnya. proses perencanaan sumber daya manusia terdiri atas 3 (tiga) subproses, yaitu sebagai berikut.
1. Proses pembentukan data rekapitulasi untuk analisis dan simulasi. Hal ini akan diproses dan data administrasi yang dimiliki untuk mendapatkan gambaran kekuatan SDM saat ini dan juga dan segi availabilitas SDM tersebut.
2. Proses pengadaan sumber daya manusia (recruitment). Tahapan ini hampir sama seperti pada pengumpulan biodata, tetapi dalam ruang lingkup informasi yang lebih kecil dan diikuti cara penilaian/kriteria penerimaan.
3. Proses alokasi/relokasi sumber daya manusia. Tahap ini menggunakan data administrasi yang ada, sehingga informasi kebutuhan penempatan personel ke tempat yang lebih tepat dapat dianalisis.
Sehubungan dengan sistem kepegawaian yang diusulkan, terdapat banyak proses yang dapat mendukung analisis pekerjaan tersebut, seperti:
1. fasilitas untuk mencari jabatan struktural yang kosong;
2. analisis kandidat yang paling sesuai untuk duduk pada jabatan tersebut;
3. analisis kebutuhan tenaga pada suatu unit organisasi;
4. pemilihan pegawai yang memiliki kriteria informasi tertentu secara dinamis
Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia
Dalam perencanaan sumber daya manusia dapat dikatakan secara kategorial bahwa perencanaan mutlak diperlukan. Bukan hanya karena setiap organisasi pasti menghadapi masa depan yang selalu “diselimuti”
oleh ketidakpastian, akan tetapi karena sumber daya yang dimiliki demikian terbatas. Sementara, tujuan yang ingin dicapal selalu tidak terbatas.
Perencanaan yang matang memungkinka hat itu terjadi. Terdapat paling sedikit 6 (enam) manfaat yang dapat dipetik melalui suatu perencanaan sumber daya manusia secara mantap.
1. Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada di dalamnya secara balk. Perusahaan merasa wajar bila mengambil keputusan tentang masa depan yang diinginkan. Hal ini berangkat dan kekuatan dan kemampuan yang sudah dimilikiya sekarang. Perencanaan sumber daya manusia diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya manusia yang sudah terdapat dalam organisasi. Inventarisasi tersebut antara lain menyangkut:
a. jumlah tenaga kerja yang ada;
b. berbagai kualifikasinya;
c. masa kerja masing-masing;
d. pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki. balk karena pen didikan formal maupun karena program pelatihan yang pernah di ikuti;
e. bakat yang masih perlu dikembangkan/ditingkatkan;
f. minat bekerja yang bersangkutan. terutama yang berkaitan dengan kegiatan di luar tugas pekerjaan sekarang.
Hasil inventarisasi sedemikian penting, bukan hanya dalam rangka pemanfaatan sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugas sekarang, akan tetapi paling sedikit untuk empat kepentingan di masa depan yaitu sebagai berikut.
a. Promosi orang-orang tertentu mengisi lowongan jabatan yang lebih tinggi jika karena berbagal sebab terjadi kekosongan.
b. Peningkatan kemampuan metaksanakan tugas yang sama.
c. Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja, berarti seseorang tidak mengalami perubahan.
d. Dalam hal terjadi alih tugas yang berarti seseorang mendapat tugas atau jabatan baru tanpa perubahan eselon dalam hierarki organisasi.
2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang.
Produktivitas tenaga kerja yang ada dapat ditingkatkan.
Hal ini dapat terwujud melalui adanya penyesuaian-penyesuaian tertentu, seperti peningkatan disiplin kerja dan peningkatan keterampilan sehingga setiap orang menghasilkan sesuatu yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi.
3. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan.
Dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak. Bila organisasi sudah memiliki tenaga kerja yang benar-benar memliki kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan. maka tenaga kerja tidak boleh dilupakan. karena alasan berikut.
a. Tujuan dan sasaran strategis yang ingin dicapai dalam satu kurun
b. waktu tertentu di masa depan.
c. Tenaga kerja yang sudah berkarya dalam organisasi dilihat bukan hanya dan segi jumlah dan tugasnya sekarang, akan tetapi juga potensi yang dimilikinya yang perlu dan dapat dikembangkan sehingga mampu melaksanakan tugas-tugas baru nanti.
d. Kebijakan yang dianut oleh organisasi tentang “Lateral Entries Point”, Artinya perlu kejelasan apakah dalam hal terjadinya lowongan. Pengisiannya diutamakan oleh tenaga kerja yang sudah ada dalam organisasi.
4. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penanganan informasi ketenagakerjaan. Informasi demikian mencakup banyak hal, seperti:
a. jumlah tenaga kerja yang dimiliki;
b. masa kerja setiap pekerjaan;
c. status perkawinan dan jumlah tanggungan b. jabatan yang pernah dipangku;
c. tangga karier yang telah dinaiki;
d. jumlah penghasilan;
e. pendidikan dan pelatihan yang pernah ditempuh;
f. keahlian dan keterampilan khusus yang dimiliki oleh para pegawai;
g. informasi lainnya mengenal kekaryaan setiap pegawai.
5. Perencanaan sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusia dalam organisasi. Salah satu aspek penanganan tersebut adalah pengadaan tenaga kerja baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan dan berbagai sasarannya.
Perencanaan SDM pada Pelayanan Kesehatan
Salah satu SDM yang tersedia disebuah pelayanan kesehatan adalah bagian keperawatan atau perawat. Pada kesempatan ini akan diambil salah satu contoh model dan perencanaan SDM Keperawatan.
Perencanaan Sumber Daya Manusia Keperawatan adalah kegiatan merencanakan tenaga keperawatan terhadap jumlah SDM sesuai kebutuhan organisasi pelayanan keperawatan berdasarkan tempat dan keterampilan yang dibutuhkan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien.
Dasar perencanaan SDM Keperawatan tentu harus ada yang mendasari.
Berikut adalah beberapa hal yang mendasari pembuatan perencanaan SDM Keperawatan :
1. Perencanaan tidak akan timbul dengan sendirinya, tetapi perencanaan timbul didasari oleh hasil pemikiran yang bersumber darti hasil-hasil penelitian. Perencanaan tidak boleh hanya mengandalkan asumsi. tanpa data factual dan valid, perencanaan yang dibuat tidak akan dapat digunakan untuk menjawab permasalhan yang dihadapi.
2. Perencanaan mutlak harus memiliki keberanian mengambil keputusan dengan segala resiko
3. Orientasi suatu rencan adalah masa depan
4. Rencana harus mempunyai makna (Asmuji, 2012).
Penentuan tenaga keperawatan dipengaruhi oleh keinginan untuk menggunakan tenaga keperawatan yang sesuai. Untuk lebih akuratnya dalam perencanaan tenaga keperawatan harus mempunyai keyakinan tertentu dalam rasio organisasinya , seperti :
1. Rasio antara perawat dengan klien didalam perawatan intensif adalah 1:1 atau 1: 2
2. Perbandingan perawat ahli dan terampil di ruang medical bedah, kebidanan, anak, dan psikiatri adalah 2:1 atau 3:1
3. Rasio antara perawat dengan klien dan shift pagi atau sore adalah 1:5 untuk malam hari di ruang rawat dan lain-lain 1:10
4. Jumlah tenaga terapil ditentukan oleh tingkat ketergantungan klien.
Menurut Abdullah & Levine dalam Gillies (1994), seharusnya dalam suatu unit ada 55% tenaga ahli dan 45% tenaga terampil (Bakri, 2017).
Berdasarkan peraturan Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 340/MENKES/PER/III/2010 tentang Rumah Sakit pasal 11 bahwa Perbandingan tenaga keperawatan dan tempat tidur adalah 1:1 dengan kualifikasi tenaga keperawatan sesuai dengan pelayanan di rumah sakit.
Hal itu diperkuat dalam Permenkes No 56 tahun 2014 tentang Klasifikasi Dan Perizinan Rumah Sakit menyebutkan pada pasal 33 ayat 1 bahwa Jumlah kebutuhan tenaga keperawatan sebagaimana dimaksuddalam Pasal 32 ayat (1) huruf C sama dengan jumlah tempat tidur pada instalasi rawat inap.
Sedangkan menurut peraturan Men. Kes. RI no 262/Men.Kes/Per/VII/1979 Perhitungan antara jumah tempa tidur RS di banding dengan jumlah perawat rumah sakit Kelas/tipe A,B,C perbandingannya ialah sebagai berikut :
Jumlah tenaga Perawat : Jumlah tempat tidur = a. RS Kelas A = 4 perawat : 2 Tempat tidur b. RS Kelas B = 3 Perawat : 2 Tempat tidur c. RS Kelas C = 1 Perawat : 1 Tempat tidur
Kementrian kesehatan menetapkan pedoman penyusunan perencanaan sumber daya manusia kesehatan di tingkat propinsi, kabupaten/kota serta rumah sakit. Pedoman tersebut menjelaskan bahwa pada dasarnya kebutuhan SDM kesehatan dapat ditentukan berdasarkan :
1. Kebutuhan epidemiologi penyakit utama masyarakat.
2. Permintaan (demand) akibat beban pelayanan kesehatan; atau 3. Sarana upaya kesehatan yang ditetapkan.
4. Standar atau ratio terhadap nilai tertentu.
Adapun metode-metodenya adalah sebagai berikut :
1. Penyusunan kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan keperluan kesehatan (“Health Need Method”). Dalam cara ini dimulai dengan ditetapkannya keperluan (“need”) menurut golongan umur, jenis kelamin, dllnya. Selanjutnya dibuat proyeksi penduduk untuk tahun sasaran menurut kelompok penduduk yang ditetapkan; diperhitungkan keperluan upaya kesehatan untuk tiap-tiapkelompok penduduk pada tahun sasaran.
2. Penyusunan kebutuhan tenaga kesehatan berdasarkan kebutuhan kesehatan (“Health Services Demand Method”). Dalam cara ini dimulai dengan ditetapkannya kebutuhan (“demand”) upaya atau pelayanan kesehatan untuk kelompok-kelompok penduduk menurut golongan umur, jenis kelamin, tingkat ekonomi, pendidikan, lokasi dllnya.
Selanjutnya dibuat proyeksi penduduk untuk tahun sasaran menurut kelompok penduduk yang ditetapkan; diperhitungkan kebutuhan pelayanan kesehatan untuk tiap-tiap kelompok penduduk tersebut pada
tahun sasaran. Selanjutnya untuk memperoleh perkiraan kebutuhan jumlah dari jenis tenaga kesehatan tersebut diperoleh dengan membagi jumlah keseluruhan pelayanan kesehatan pada tahun sasaran dengan kemampuan jenis tenaga tersebut untuk melaksanakan pelayanan kesehatan termaksud pada tahun sasaran.
3. Penyusunan kebutuhan tenaga kesehatan berdasarkan sasaran upaya kesehatan yang ditetapkan (“Health Service Targets Method”). Dalam cara ini dimulai dengan menetapkan berbagai sasaran upaya atau memperoleh perkiraan kebutuhan jumlah dari jenis tenaga kesehatan tertentu diperoleh dengan membagi keseluruhan upaya atau pelayanan kesehatan tahun sasaran dengan kemampuan jenis tenaga tersebut untuk melaksanakan upaya atau pelayanan kesehatan termaksud pada tahun sasaran.
4. Penyusunan kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan rasio terhadap sesuatu Nilai (“Ratio Method”). Pertama-tama ditentukan atau diperkirakan rasio dari tenaga terhadap suatu nilai tertentu misalnya jumlah penduduk, tempat tidur RS, Puskesmas dan lain-lainnya.
Selanjutnya nilai tersebut diproyeksikan ke dalam sasaran. Perkiraan kebutuhan jumlah dari jenis tenaga kesehatan tertentu diperoleh dari membagi nilai yang diproyeksikan termasuk dengan rasio yang ditentukan.
Selain 4 metode dasar tersebut, terdapat beberapa metode lainnya yang pada dasarnya merupakan pengembangan dari keempat metode dasar tersebut diatas yaitu :
1. Penyusunan kebutuhan tenaga berdasarkan Daftar Susunan Pegawai (DSP) (“authorized staffing list”).
2. Penyusunan kebutuhan tenaga berdasarkan WISN (Work Load Indikator Staf Need / Indikator KebutuhanTenaga Berdasarkan Beban Kerja).
3. Penyusunan kebutuhan tenaga berdasarkan skenario/proyeksi dari WHO.
4. Penyusunan kebutuhan tenaga untuk Bencana.
Perencanaan kebutuhan SDM kesehatan di tingkat institusi ini bisa dihitungdengan menggunakan metode Daftar Susunan Pegawai (DSP) (“Authorized StaffingList”), atau WISN (Work Load Indikator Staff Need).
WISN (Work Load Indikator Staff Need).
Menurut Kepmenkes No. 81 tahun 2004 bahwa Analisa kebutuhan tenaga kerja dapat dihitung dengan menggunakan metode perhitungan kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) berdasarkan beban kerja yaitu Work Load Indikator Staff Need (WISN). WISN adalah suatu metode perhitungan kebutuhan SDM kesehatan berdasarkan pada beban pekerjaan nyata yang dilaksanakan oleh tiap kategori SDM kesehatan pada tiap unit kerja di fasilitas pelayanan kesehatan.
Kelebihan metode ini mudah dioperasikan, mudah digunakan, secara teknis mudah diterapkan, komprehensif dan realistis.
Langkah-langkah
Adapun langkah perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan WISN ini meliputi 5 langkah, yaitu :
a. Menetapkan waktu kerja tersedia;
Menetapkan waktu kerja tersedia tujuannya adalah diperolehnya waktu kerja tersedia masing-masing kategori SDM yang bekerja di rumah sakit selama kurun waktu satu tahun.
Data yang dibutuhkan untuk menetapkan waktu kerja tersedia yaitu sebagai berikut :
1. Hari kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah setempat, pada umumnya dalam 1 minggu 5 hari kerja.
Dalam 1 tahun 250 hari kerja (5 hari x 50 minggu). (A)
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia No.13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan tidak ada aturan yang mengatur secara spesifik mengenai shift malam perawat rumah sakit. Hingga saat ini juga belum ada peraturan perundang-undangan yang mengatur waktu kerja pekerja rumah sakit atau sektor kesehatan.
Oleh karena itu, ketentuan mengenai waktu kerja bagi sektor kesehatan dengan kerja bershift maka saat shift malam pun merujuk pada ketentuan waktu kerja dalam Pasal 77 ayat (2) UU Ketenagakerjaan.
2. Cuti tahunan, sesuai ketentuan setiap SDM memiliki hak cuti 12 hari kerja setiap tahun. (B)
Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 mengenai Ketenagakerjaan di atur mengenai hak cuti bagi karyawan yaitu sebanyak 12 hari.
3. Pendidikan dan pelatihan, sesuai ketentuan yang berlaku di RS untuk mempertahankan dan meningkatkan kompetensi/
profesionalisme setiap kategori SDM memiliki hak untuk mengikuti pelatihan/kursus/seminar/ lokakarya dalam 6 hari kerja. (C)
4. Hari Libur Nasional, berdasarkan Keputusan Bersama Menteri Terkait tentang Hari Libur Nasional dan Cuti Bersama, tahun 2002- 2003 ditetapkan 15 Hari Kerja dan 4 hari kerja untuk cuti bersama.
(D)
5. Ketidakhadiran kerja, sesuai data rata-rata ketidak hadiran kerja (selama kurun waktu 1 tahun) karena alasan sakit, tidak masuk dengan atau tanpa pemberitahuan atau ijin. (E)
6. Waktu kerja, sesuai ketentuan yang berlaku di RS atau Peraturan Daerah, pada umumnya waktu kerja dalam 1 hari adalah 8 jam (5 hari kerja/minggu). (F)
Berdasarkan data tersebut selanjutnya dilakukan perhitungan untuk menetapkan waktu tersedia dengan rumus sebagai berikut :
Keterangan :
A = Hari Kerja D = Hari Libur Nasional B = Cuti Tahunan E = Ketidak Hadiran Kerja C = Pendidikan dan Pelatihan F = Waktu Kerja
Apabila ditemukan adanya perbedaaan rata-rata ketidakhadiran kerja atau rumah sakit menetapkan kebijakan untuk kategori SDM tertentu dapat mengikuti pendidikan dan pelatihan lebih lama di banding kategori SDM lainnya, maka perhitungan waktu kerja tersedia dapat dilakukan perhitungan menurut kategori SDM.
b. Menetapkan unit kerja dan kategori SDM
Menetapkan unit kerja dan kategori SDM tujuannya adalah diperolehnya unit kerja dan kategori SDM yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan kegiatan pelayanan kesehatan perorangan pada pasien, keluarga dan masayarakat di dalam dan di luar rumah sakit.
Data dan informasi yang dibutuhkan untuk penetapan unit kerja dan kategori SDM adalah sebagai berikut :
1. Bagan Struktur Organisasi Rumah Sakit dan uraian tugas pokok dan fungsi masing-masing unit dan sub-unit kerja.
2. Keputusan Direktur rumah sakit tentang pembentukan unit kerja struktural dan fungsional, misalnya: Komite Medik, Komite Pangendalian Mutu Rumah Sakit. Bidang/Bagian Informasi.
3. Data Pegawai Berdasarkan Pendidikan yang bekerja pada tiap unit kerja di RS.
4. PP tentang SDM kesehatan.
5. Peraturan perundang-undangan berkaitan dengan jabatan fungsional SDM kesehatan.
6. Standar profesi, standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) pada tiap unit kerja rumah sakit.
Fungsi utama rumah sakit adalah menyelenggarakan pelayanan kesehatan yang mengutamakan pelayanan kesehatan perorangan meliputi pelayanan kesehatan kuratif, rehabilitatif secara serasi dan terpadu dengan pelayanan preventif dan promotif.
Berdasarkan fungsi utama tersebut, unit kerja rumah sakit dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1) Unit Kerja Fungsional Langsung, adalah unit dan sub-unit kerja yang langsung terkait dengan penyelenggaraan pelayanan kesehatan perorangan di dalam dan di luar rumah sakit, misalnya Intalasi Rawat Inap, Intalasi Rawat Jalan, Instalasi Gawat Darurat, Instalasi Laboratorium, Instalasi Radiologi, Instalasi Farmasi/Apotek, Unit Pelayanan Home Care.
2) Unit Kerja Fungsional Penunjang, adalah unit dan sub-unit kerja yang tidak langsung berkaitan dengan penyelenggaraan :
a. Pelayanan kesehatan perorangan di rumah sakit, misalnya:
Instalasi Tata Usaha Rawat Inap/Rawat Jalan, Intalasi Pemeliharaan Sarana rumah sakit.
b. Pelayanan kesehatan Promotif di dalam dan di luar rumah sakit, misalnya: Unit Penyuluhan Kesehatan Masyarakat (PKM-RS).
c. Apabila ditemukan unit atau sub-unit kerja fungsional yang belum diatur atau ditetapkan oleh Direktur, Depkes, Pemda (Pemilik Rumah Sakit) perlu ditelaah terlebih dahulu sebelum disepakati ditetapkan keberadaanya. Selanjutnya apakah fungsi, kegiatan-kegiatannya dapat digabung atau menjadi bagian unit kerja yang telah ada. Setelah unit kerja dan sub unit kerja di rumah sakit telah ditetapkan, langkah selanjutnya adalah menetapkan kategori SDM sesuai kompetensi atau pendidikan untuk menjamin mutu, efisensi dan akuntabilitas pelaksanaan kegiatan/pelayanan di tiap unit kerja rumah sakit.
Data kepegawaian, standar profesi, standar pelayanan, fakta dan pengalaman yang dimiliki oleh penanggung jawab unit kerja adalah sangat membantu proses penetapan kategori SDM di tiap unit kerja di rumah sakit.
Upaya menghindari hambatan atau kesulitan perhitungan kebutuhan SDM berdasarkan beban kerja, sebaiknya tidak menggunakan metode analisis jabatan untuk menetapkan kategori SDM sesuai kompetensi yang dipersyaratkan dalam melaksanakan suatu pekerjaan / kegiatan di tiap unit kerja rumah sakit.
c. Menyusun standar beban kerja;
Menurut Kepmenkes No. 81 tahun 2004 bahwa Beban Kerja adalah banyaknya jenis pekerjaan yang harus diselesaikan olehtenaga kesehatan profesional dalam satu tahun dalam satu sarana pelayanankesehatan.
Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaiakannya (rata-rata waktu) dan waktu yang tersedia per- tahun yang dimiliki oleh masing-masing kategori tenaga.
Pelayanan kesehatan di rumah sakit bersifat individual, spesifik dan unik sesuai karateristik pasien (umur, jenis kelamin), jenis dan berat ringannya penyakit, ada tidaknya komplikasi. Disamping itu harus mengacu pada standar pelayanan dan Standar Operasional Prosedur (SOP) serta penggunaan teknologi kedokteran dan prasarana yang tersedia secara tepat guna. Oleh karena itu pelayanan kesehatan rumah sakit membutuhkan SDM yang memiliki berbagai jenis kompetensi, jumlah dan distribusinya tiap unit kerja sesuai beban kerja.
Data dan informasi yang dibutuhkan untuk menetapkan beban kerja masing-masing kategori SDM utamanya adalah sebagai berikut :
1) Kategori SDM yang bekerja pada tiap unit kerja rumah sakit sebagaimana hasil yang telah ditetapkan pada langkah kedua.
2) Standar profesi, standar pelayanan yang berlaku di rumah sakit.
3) Rata-rata waktu yang dibutuhkan oleh tiap kategori SDM untuk melaksanakan/menyelesaikan berbagai pelayanan rumah sakit.
4) Data dan informasi kegiatan pelayanan pada tiap unit kerja rumah sakit.
Beban kerja masing-masing kategori SDM di tiap unit kerja rumah sakit meliputi :
1. Kegiatan pokok yang dilaksanakan oleh masing-masing kategori SDM.
Kegiatan pokok adalah kumpulan berbagai jenis kegiatan sesuai standar pelayanan dan standar operasional prosedur (SOP) untuk menghasilkan pelayanan kesehatan/medik yang dilaksanakan oleh SDM kesehatan dengan kompetensi tertentu. Langkah selanjutnya untuk memudahkan dalam menetapkan beban kerja masing-masing kategori SDM, perlu disusun kegiatan pokok serta jenis kegiatanpelayanan,yang berkaitan langsung/ tidak langsung dengan pelayanan kesehatan perorangan.
2. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok.
Rata-rata waktu adalah suatu waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu kegiatan pokok, oleh masing-masing kategori SDM pada tiap unit kerja. Kebutuhan waktu untuk menyelesaiakan kegiatan sangat bervariasi dan dipengaruhi standar pelayanan, standar operasional prosedur (SOP), sarana dan prasarana medik yang tersedia serta kompetensi SDM. Rata-rata waktu ditetapkan berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama bekerja dan kesepakatan bersama. Agar diperoleh data rata-rata waktu yang cukup akurat dan dapat dijadikan acuan, sebaiknya ditetapkan berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap kegiatan pokok oleh SDM yang memiliki kompetensi, kegiatan pelaksanaan standar pelayanan, standar operasionalprosedur (SOP) dan memiliki etos kerja yang baik.
Secara bertahap rumah sakit dapat melakukan studi secara intensif untuk menyusun standar waktu yang dibutuhkan menyelesaikan tiap kegiatan oleh masing-masing kategori SDM.
3. Standar beban kerja per 1 tahun masing-masing kategori SDM Standar beban kerja adalah volume/kuantitas beban kerja selama 1 tahun per kategori SDM. Standar beban kerja untuk suatu kegiatan pokok disusun berdasarkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaiakannya (waktu rata-rata) dan waktu kerja tersedia yang dimiliki oleh masing-masing kategori SDM. Adapun rumus perhitungan standar beban kerja adalah sebagai berikut:
d. Menyusun standar kelonggaran;
Menurut Kepmenkes No. 81 tahun 2004 bahwa Penyusunan standar kelonggaran tujuannya adalah diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaiakan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok/pelayanan.
Tujuannya menyusun standar kelonggaran adalah diperolehnya faktor kelonggaran tiap kategori SDM meliputi jenis kegiatan dan kebutuhan waktu untuk menyelesaiakan suatu kegiatan yang tidak terkait langsung atau dipengaruhi tinggi rendahnya kualitas atau jumlah kegiatan pokok/pelayanan. Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap kategori tentang :
1. Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya ; rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan obat/bahan habis pakai.
2. Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan
3. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan. (Petunjuk Teknis Penyusunan Kebutuhan SDM Kesehatan Kementerian Kesehatan RI Tahun 2004)
Penyusunan faktor kelonggaran dapat dilaksanakan melalui pengamatan dan wawancara kepada tiap kategori tentang :
1. Kegiatan-kegiatan yang tidak terkait langsung dengan pelayanan pada pasien, misalnya rapat, penyusunan laporan kegiatan, menyusun kebutuhan obat/bahan habis pakai.
2. Frekuensi kegiatan dalam suatu hari, minggu, bulan 3. Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan
Selama pengumpulan data kegiatan penyusunan standar beban kerja, sebaiknya mulai dilakukan pencatatan tersendiri apabila ditemukan kegiatan yang tidak dapat dikelompokkan atau sulit dihitung beban kerjanya karena tidak/kurang berkaitan dengan pelayanan pada pasien untuk selanjutnya digunakan sebagai sumber data penyusunan faktor kelonggaran tiap kategori SDM. Setelah faktor kelonggaran tiap kategori SDM diperoleh, langkah selanjutnya adalah menyusun Standar Kelonggaran dengan melakukan perhitungan berdasarkan rumus di bawah ini.
Pemberian kelonggaran ini dimaksudkan untuk memberi kesempatan kepada operator untuk melakukan hal-hal yang harus dilakukannya, sehingga waktu baku yang diperoleh dapat dikatakan data waktu kerja yang lengkap dan mewaikili sistem kerja yang diamati.
Kelonggaran yang diberikan antara lain:
1. Kelonggaran untuk kebutuhan pribadi.
2. Kelonggaran untuk menghilangkan rasa lelah (fatique).
3. Kelonggaran yang tidak dapat dihindarkan
Pemberian faktor kelonggaran dan penyesuaian secara bersama- sama, selayaknya dapat dirasakan adil (fair), baik dari sisi operator maupun dari sisi manajemen.
e. Perhitungan kebutuhan tenaga per unit kerja.
Perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja tujuannya adalah diperolehnya jumlah dan jenis/kategori SDM per unit kerja sesuai beban kerja selama 1 (satu) tahun. Sumber data yang dibutuhkan untuk perhitungan kebutuhan SDM per unit kerja meliputi :
1. Data yang diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya yaitu : a) Waktu kerja tersedia
b) Standar beban kerja dan
c) Standar kelonggaran masing-masing kategori SDM
2. Kuantitas kegiatan pokok tiap unit kerja selama kurun waktu satu tahuan.
Data kegiatan Instalasi Rawat Inap yang telah diperoleh dan Standar Beban Kerja dan Standar Kelonggaran merupakan sumber data untuk perhitungan kebutuhan SDM di setiap instalasi dan unit kerja dengan menggunakan rumus sebagai berikut :
(Kepmenkes No. 81 Tahun 2004)
Dalam Buku Use’r Manual WISN (WHO, 2010) dijelaskan, langkah terakhir dalam perhitungan WISN dan berhubungan dengan pengambilan keputusan yaitu rasio. Rasio antara perbandingan antara kenyataan dan kebutuhan, rasio inilah yang disebut work load indicator staffing needs (WISN) dengan ketentuan:
1. Jika rasio WISN = 1 artinya SDM cukup dan sesuai beban kerja berdasarkan SOP yang telah ditetapkan
2. Jika rasio WISN <1 artinya SDM yang ada belum cukup dan belum sesuai beban kerja. Misal tenaga yang ada 6 sedangkan yang dibutuhkan adalah 8. Maka 6/8=0.75 atau 75% staf yang dibutuhkan, atau hanya 75% tenaga yang tercapai
3. Jika rasio WISN>1 maka SDM berlebihan.
4. Semakin kecil rasio WISN, semakin besar beban kerja
Metode WISN memiliki keterbatasan (WHO, 2010). WISN menggunakan pencatatan tahunan pelayanan kesehatan. Keakuratan metode WISN dengan demikian ditentukan oleh akurasi dari pencatatan itu sendiri.
Apabila fasilitas pelayanan kesehatan memiliki pencatatan yang kurang (pencatatan tidak lengkap) maka hasil WISN tidak akan akurat.
Pada dasarnya metode WISN ini dapat digunakan di rumah sakit, puskesmas dan sarana kesehatan lainnya, atau dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga di kantor Dinas Kesehatan.
Keunggulan dan Kekurangan WISN a. Keunggulan
Keunggulan metode WISN menurut Depkes antara lain:
1. Mudah dilaksanakan karena menggunakan data yang dikumpulkan atau didapat dari laporan kegiatan rutin masing- masing unit pelayanan.
2. Mudah dalam melakukan prosedur perhitungan, sehingga manager kesehatan di semua tingkatan dapat memasukkannya ke dalam perencanaan kesehatan.
3. Hasil perhitungannya dapat segera diketahui sehingga dapat segera dimanfaatkan hasil perhitungan tersebut oleh para manajer kesehatan di semua tingkatan dalam mengambil kebijakan atau keputusan.
4. Metode perhitungan ini dapat digunakan bagi berbagai jenis ketenagaan, termasuk tenaga non kesehatan.
5. Hasil perhitungannya realistis, sehingga memberikan kemudahan dalam menyusun perencanaan anggaran dan alokasi sumber daya lainnya.
b. Kekurangan/Kelemahan
Input data yang diperlukan bagi prosedur perhitungan berasal dari rekapitulasi kegiatan rutin satuan kerja atau institusi dimana tenaga yang dihitung bekerja, maka kelengkapan pencatatan data dan kerapihan penyimpanan data mutlak harus dilakukan dalam mendapatkan keakuratan hasil perhitungan jumlah tenaga secara maksimal.
Daftar Pustaka
Aditama, Tjandra Yoga. (2004). Manajemen Administrasi Rumah Sakit.
Edisi kedua. Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia
Gomes, Faustino Cardoso. (2003). Manajemen Sumber Daya Manusia.
Edisi Kedua. Yogyakarta: Penerbit Andi Offset
Hamali, Arif Yusuf. (2016). Pemahaman Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Buku Seru
Handoko, T Hani. (2000). Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Cetakan ke dua belas. Yogyakarta: BFFE
Hasibuan, Malayu. S.P. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia.
Cetakan ke Sembilan. Jakarta: PT Bumi Aksara
Husna Suad & Heiddjrachman (1997). Manajemen Personalia. Penerbit BPFE. Yogyakarta.
Ilyas, Yaslis. (2013). Perencanaan SDM Rumah Sakit. Depok: Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia
Kasmir. (2016). Manajemen Sumber Daya Manusia (Teori dan Praktik).
Jakarta: PT Rajagrafindo Persada Indonesia
Kurniati, Anna dan Effendi, Ferry. (2012). Kajian SDM Kesehatan Di Indonesia. Jakarta: Penerbit Salemba Medika
Mangkunegara, A.A. Anwar Prabu. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan Ke Tujuh. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Marwansyah. (2014). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung:
Alfabeta CV
Moekiat (1998). Analisis Jabatan. Penerbit Mandar Maju. Bandung
Sadili, Samsudin. (2006). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung:
Pustaka Setia.
Saydam GouzaJi (1996). Manajemen Sumber Daya Manusia. Penerbit Djambatan.
Sofyandi, Herman. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Pertama. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu,
Supomo, R dan Nurhayati, Ety. (2018). Manajemen Sumber Daya Manusia.
Yrama Widya.
Wexley Kenneth N & Yulk Gary. (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia. Penerbit Rineka Cipta
Asmuji (2012). Manajemen Keperawatan. Ar-Ruzz Media.Cetakan I.
Yogyakarta
Departemen Kesehatan Republik Indonesia Nomor 81 tahun 2004 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Di Tingkat Propinsi, Kabupaten/Kota Serta Rumah Sakit.
Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Republik indonesia Nomor : kep.234 /MEN/2003 Tentang Waktu kerja dan istirahat pada sektor usaha Energi dan sumber daya mineral pada daerah tertentu.
Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 340/MENKES/PER/III/2010 tentang Rumah Sakit
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 33 tahun 2015 tentang Pedoman Penyusunan Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia Kesehatan.
