Modul 5
Rekrutmen dan Seleksi SDM Oleh: Deasy Febriyanty, S.KM., M.KM Dosen Program Studi Kesehatan Masyarakat,
Fakultas Ilmu-Ilmu Kesehatan Universitas Esa Unggul
Pendahuluan
Pada pertemuan ke 5 ini, akan dibahas mengenai rekrutmen dan seleksi SDM dan bagaimana implementasinya pada SDM di pelayanan kesehatan.
Sub pokok yang akan dibahas dalam modul ini meliputi:
a. Pengertian Rekrutmen dan Seleksi SDM b. Tujuan Rekrutmen dan Seleksi SDM c. Sumber Tenaga Kerja
d. Jenis Metode Seleksi SDM e. Tahapan Seleksi SDM
f. Contoh Kasus Rekrutmen di pelayanan kesehatan
Langkah selanjutnya setelah melakukan analisis jabatan, perencanaan SDM yakni melakukan rekrutmen dan seleksi. Rekrutmen dan seleksi ini merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen SDM termasuk implementasinya pada SDM kesehatan dan SDM yang bekerja pada pelayanan kesehatan. Melalui proses inilah sebuah organisasi mampu mendapatkan SDM terbaik dan kompeten bagi organisasinya. Oleh karena itu diperlukan sebuah desain dan mekanisme rekrutmen dan seleksi sehingga mampu menarik minat kandidat untuk mengisi formasi yang tersedia serta mendapatkan kandidat yang terbaik.
Seperti yang kita ketahui bersama, kebutuhan masyarakat akan pelayanan kesehatan sangatlah tinggi, sedangkan fasilitas pelayanan kesehatan dituntut untuk memenuhi kebutuhan pasien dan pelanggan.
Pelayanan kesehatan yang mudah, cepat, tepat, akurat dan bermutu bukan hanya semata-mata adanya fasilitas dan sarana prasarana yang mendukung, namun SDM yang berkualitas, berkompeten, memiliki skill dan keterampilan yang mumpuni dan sesuai bidang keahliannya, menjadi keharusan karena akan berdampak kepada mutu dan kualitas pelayanan kesehatan tersebut.
Dalam rangka mempersiapkan SDM yang handal dan dapat bekerjasama dengan organisasi dalam mencapai tujuan organisasi, termasuk pada pelayanan kesehatan maka diperlukan sebuah mekanisme rekrutmen dan seleksi. Sebelum melangkah pada pertanyaan apa itu rekrutmen dan seleksi, maka hal yang menarik yang diajukan adalah seberapa pentingkah rekrutmen dan seleksi harus dilakukan oleh pihak
manajemen? Jawabannya, tentu sangat penting mengingat kebutuhan akan tenaga kerja tidak dapat ditunda, bahkan segera harus dipenuhi apalagi dalam posisi yang sangat mendesak. Dengan melakukan rekrutmen dan seleksi yang benar dan secara berkala sesuai dengan perencanaan sumber daya manusia (SDM), maka akan tersedia sejumlah tenaga kerja yang diinginkan tepat pada waktunya dibutuhkan.
Kemudian selanjutnya adalah mengapa perlu dilakukan seleksi? Hal ini dilakukan agar organisasi memperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan. Pihak manajemen tentu mengharapkan tenaga kerja yang benar-benar memenuhi kualifikasi yang telah ditetapkan. Untuk itu dalam melakukan seleksi harus benar-benar dijalankan secara profesional dengan memerhatikan dan melaksanakan proses seleksi yang sesuai dengan ilmu manajemen SDM
Dari beberapa pernyataan mengenai bagaimana pentingnya rekrutmen dan seleksi SDM, maka kita akan membahas masing-masing hal tersebut secara lebih mendalam
Pengertian Rekrutmen
Rekrutmen adalah kegiatan untuk menarik sejumlah pelamar agar tertarik dan melamar ke organisasi sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan.
Artinya organisasi sengaja membuka lowongan sehingga pelamar datang langsung ke organisasi atau melalui pos atau email. Di samping memperoleh tenaga kerja yang melamar karena adanya informasi yang diberikan, organisasi dapat pula mengambil dari surat lamaran yang masuk ke organisasi, sebelum organisasi membuka lamaran, maksudnya adalah sejumlah surat lamaran yang telah masuk dan diarsipkan oleh organisasi dalam suatu periode tertentu.
Mengapa rekrutmen penting? Karena untuk memenuhi sejumlah tenaga kerja yang dibutuhkan sesuai dengan perencanaan SDM yang sudah dibuat sebelumnya. Penting juga agar ada yang dipilih melalui proses seleksi. Hasil seleksi ini digunakan untuk rnengisi posisi-posisi baik jabatan tertentu atau staf harus segera diisi jangan sampai kosong, sehingga kegiatan organisasi dapat berjalan sebagaimana mestinya . Untuk memperoleh sejumlah pelamar yang diinginkan tergantung dari jumlah dan kualifikasi yang diinginkan. ]ika jumlahnya relatif sedikit cukup mengambil dari surat lamaran yang masuk ke organisasi atau dari sumber referensi. Namun jika jumlah yang diinginkan banyak, maka organisasi tentu harus membuka lowongan kerja di berbagai media yang dianggap paling efektif untuk menjaring tenaga kerja.
Untuk wilayah atau daerah tertentu terkadang proses rekrutmen tidak berjalan seperti yang diharapkan. Jumlah calon tenaga kerja yang datang melamar sangat sedikit, sehingga hal ini dapat mempengaruhi kualitas tenaga kerja yang akan diseleksi nantinya. Disamping itu, terkadang kualifikasi pelamar yang diperoleh kualifikasinya hanya berada diambang batas yang diharapkan. Hal ini sangat bertentangan dengan yang
diharapkan organisasi yaitu jumlah pelamar yang melimpah dan kualifikasi yang tinggi, baik dari segi jenis pendidikan, program studi, alumni dan Indek Prestasinya (sering disebut IPK).
Untuk mengatasi hal tersebut di atas, maka pihak organisasi harus pandai menyikapi sehingga pelamar yang datang melamar melebihi dari harapan yang diinginkan dengan strategi tertentu. Bagi organisasi dengan banyaknya pelamar yang masuk dan kualifikasi di atas rata-rata tentu sangat menguntungkan, karena banyak tenaga kerja yang diharapkan akan berkualitas baik. Artinya organisasi memiliki banyak pilihan dan lebih bebas untuk memilih dari pelamar yang ada.
Untuk menarik minat para pelamar untuk melamar terdapat beberapa metode atau cara yang digunakan. Tujuannya agar mendapat respons dari pelamar, sehingga yang melamar membludak atau melimpah.
Berikut ini cara untuk menarik minat pelamar agar datang melamar yaitu:
a. Informasi yang disajikan benar-benar memberikan informasi yang jelas tentang, nama organisasi, bidang usaha, posisi yang ditawarkan, kompensasi yang diberikan, jenjang karier dan fasilitas menarik lainnya yang ditawarkan.
b. Format lamaran dibuat menarik dan menunjukkan kesan organisasi bonafid. Kesan ini penting, karena banyak pelamar yang memerhatikan hal ini sebelum mengirim surat lamaran. Misalnya kesan untuk ukuran iklan yang terlalu kecil tentu berbeda ukuran iklan yang sedang atau besar.
c. Pemilihan media untuk membuat lowongan kerja, sesuai dengan segmentasi media yang bersangkutan. Pemilihan media ini juga akan memberikan kesan bonafiditas organisasi. Pelamar yang berkualitas biasanya hanya melamar di media yang dianggap bonafid. Di samping pemilihan media, juga yang harus diperhatikan jumlah media yang dipasang agar menjangkau pelamar yang lebih luas.
d. Menempelkan brosur di perguruan tinggi dan lembaga pelatihan yang memiliki kualitas atau reputasi tinggi. Hal ini penting karena biasanya perguruan tinggi yang memiliki reputasi tinggi akan menghasilkan lulusan yang dapat dipertanggungjawabkan.
e. Waktu yang diberikan jangan terlalu singkat, sehingga mampu memaksimalkan jumlah pelamar. Misalnya satu minggu atau 10 hari, tujuannya agar informasi lebih menyebar dalam waktu yang relatif lebih lama.
Jadi dengan menggunakan metode atau cara yang benar untuk menarik peminat untuk melamar, organisasi lebih leluasa untuk memilih. Makin banyak pelamar yang datang melamar makin baik, apalagi sudah sesuai dengan syarat yang sudah ditentukan. Hanya saja dalam praktiknya sering kali pelamar yang melamar jumlahnya relatif lebih sedikit, terutama untuk jenis pekerjaan yang kurang diminati. Selain itu bisa saja pelamar yang datang sedikit akibat dari terlalu beratnya persyaratan yang
ditetapkan, sehingga banyak yang tidak memenuhi syarat. Oleh karena itu organisasi harus pandai dalam menentukan persyaratan atau lainnya, terutama untuk wilayah tertentu.
Tujuan Rekrutmen
Kegiatan melakukan rekrutmen selalu dikaitkan dengan apa yang sudah dibuat pihak perencanaan tenaga kerja. Artinya apa yang hendak dilakukan oleh pihak yang melakukan rekrutmen harus selaras dan disesuaikan dengan kebutuhan tenaga kerja. Misalnya dari segi waktu yang dibutuhkan, jumlah yang dibutuhkan dan kualifikasi yang telah dipersyaratkan.
Dalam praktiknya pelaksanaan rekrutmen memiliki beberapa tujuan yang ingin dicapai yaitu:
a. Memperoleh sumber tenaga kerja yang potensial;
Artinya yang melamar ke organisasi benar-benar pelamar yang memiliki potensi yang diharapkan organisasi. Pelamar yang potensial maksudnya adalah pelamar yang sesuai dengan jumlah dan kualitas yang diharapkan. Untuk mendapatkan Pelamar yang potensial, maka dapat dicari dari lembaga-lembaga tertentu, misalnya universitas atau perguruan tinggi yang sudah diakui masyarakat kualitasnya, atau dengan membuka iklan di berbagai media yang cukup memiliki reputasi
b. Memperoleh sejumlah pelamar yang memenuhi kualifikasi;
Artinya yang melamar ke organisasi benar-benar pelamar yang memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan. Terkadang dalam praktiknya banyak surat lamaran yang masuk dianggap sampah karena tidak memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan. Yang diinginkan adalah pelamar yang memenuhi kualifikasi melimpah sehingga lebih bebas untuk memilih tenaga kerja yang diinginkan.
c. Menentukan kriteria minimal untuk calon pelamar
Artinya pelamar harus benar-benar memenuhi persyaratan yang diinginkan organisasi, Adanya persyaratan minimal yang harus dipenuhi pelamar adalah mutlak, misalnya IPK, usia, pengalaman kerja, domisili, akreditasi lembaga atau prodi atau persyaratan lainnya. Pelanggaran terhadap kriteria minimal ini harus digugurkan, sehingga tidak mengganggu persyaratan kualifikasi yang telah ditetapkan. Khusus untuk IPK jangan terlalu ketat karena standar penilaian relatif belum begitu balk. Adanya perguruan tinggi yang super ketat dan ada yang terlalu longgar, sehingga tiap perguruan tinggi tertentu diberikan toleransi IPK.
d. Untuk kebutuhan seleksi.
Artinya dengan memperoleh pelamar yang memiliki kualifikasi yang melimpah, maka proses seleksi akan lebih mudah, karena memiliki banyak pilihan. Dengan kualifikasi yang melamar tinggi tentu memberikan keuntungan dalam menentukan calon pelamar yang diinginkan. Dalam hal ini juga jika terjadi mundurnya calon yang telah diterima, akan mudah digantikan dengan calon pelamar lainnya yang
memiliki kualifikasi tinggi tapi tidak diterima karena keterbatasan jumlah yang diterima.
Dapat disimpulkan bahwa tujuan dari rekrutmen digunakan untuk memperoleh dan menyediakan sejumlah tenaga kerja yang memenuhi kualifikasi yang dipersyaratkan untuk kebutuhan seleksi. Dengan tersedianya calon tenaga kerja selanjutnya adalah memilih tenaga yang sudah direkrut melalui proses seleksi.
Terkadang untuk jenis pekerjaan tertentu (relatif langka), banyak organisasi mengalami kesulitan untuk mendapatkan calon pelamar yang diinginkan. Apalagi jika calon pelamar tersebut akan ditempatkan disuatu daerah tertentu, misalnya daerah-daerah pedalaman yang terpencil yang relatif sulit transportasinya. Hal ini juga terjadi pada SDM kesehatan yang harus ditempatkan di daerah terpencil dan atau perbatasan kepulauan.
Sumber Tenaga Kerja
Dalam rangka menunjang proses rekrutmen dan memenuhi kebutuhan tenaga kerja, organisasi harus menentukan sumber-sumber tenaga kerja yang ada. Pemilihan sumber ini penting agar tidak salah sasaran, karena jika salah dalam menentukan sumber tenaga kerja, maka kualitas tenaga kerja yang diperoleh juga tidak sesuai dengan harapan yang diinginkan.
Dengan kata lain bahwa sumber tenaga kerja sebagai salah satu faktor yang ikut menentukan kualitas tenaga kerja.
Dalam pelaksanaannya pemilihan sumber-sumber tenaga kerja yang dijadikan sarana rekrutmen antara lain.
1. Dari surat lamaran masuk (walk-in)
Artinya dengan cara memilih tenaga kerja berdasarkan surat-surat lamaran yang masuk ke organisasi. Keuntungan cara ini adalah pelarnar yang datang benar- benar serius untuk menjadi karyawan organisasi yang bersangkutan. Sebaliknya kerugiannya adalah pelamar yang tersedia terbatas baik dari segi jumlah maupun kualifikasinya dan biasanya cara ini digunakan untuk kebutuhan tenaga kerja yang sedikit. Sumber tenaga kerja dari sumber ini biasanya digunakan untuk kebutuhan mendadak. Artinya cara seperti ini dapat dilakukan untuk jumlah tenaga kerja yang tidak terlalu banyak
2. Karyawan kontrak atau tenaga outsourching
Cara lain adalah melakukan rekrutmen dari karyawan kontrak atau outsourching yang memiliki kinerja yang baik untuk diikutkan dalam proses seleksi. Hanya saja jumlah tenaga kerja kontrak atau outsourching tidak terlalu banyak. Keuntungannya mereka sudah terlatih dan terbiasa melakukan pekerjaan sebelumnya.
3. Referens
Artinya mencari tenaga kerja melalui kenalan karyawan atau pimpinan. Keuntungannya adalah adanya jaminan kualitas dan loyalitas dari si pembawa calon karyawan karena biasanya yang memberikan referensi tentu yang baik-baik dalam berbagai hal.
Kerugiannya adalah terkadang referensi terhadap karyawan yang diberikan kurang objektif namun hal ini dapat diatasi melalui tes-tes yang akan dilaluinya, sama seperti peserta lainnya
4. Perguruan Tinggi
Caranya yakni dengan mendatangi lembaga-lembaga pendidikan yang berkualitas, misalnya dari perguruan tinggi seperti universitas, sekolah tinggi, institut, akademi atau politeknik yang rernama, dengan reputasi yang diakui masyarakat. Pemilihan dari sumber ini lebih memberikan jaminan terutama untuk bidang-bidang tertentu, karena masing-masing perguruan tinggi juga memiliki keunggulan di bidang-bidang studi tertentu. Hanya saja kekurangannya biasanya jumlahnya relatif terbatas, karena organisasi lain pun ikut merekut dari perguruan tinggi yang memiliki reputasi tinggi.
5. Lembaga pendidikan
Yaitu dengan cara mencari lembaga pelatihan yang memiliki kualitas yang baik. Keuntungannya calon tenaga kerja dari sumber ini sudah terlatih, sehingga paling tidak sudah memiliki kemampuan kerja sekalipun belum sempurna.
6. Memasang iklan di media massa
Cara ini dapat dilakukan melalui iklan, yang dapat dilakukan di berbagai media massa, seperti surat kabar, majalah, radio, televisi.
7. Memasang iklan di website organisasi
Yakni dengan menjaring pelamar yang membuka web organisasi di media sosial. Hal ini cukup efektif untuk mendapatkan pelamar yang sengaja membuka web site organisasi. Kondisi saat ini cara seperti ini sudah sangat banyak dilakukan, di samping menghemat biaya juga menjangkau informasi yang cukup luas.
8. Bursa tenaga kerja
Mencari tenaga kerja dengan ikut di bursa tenaga kerja. Pelamar yang datang di bursa tenaga kerja tersedia beragam mulai dari yang pemula sampai dengan yang terampil. Keuntungan cara ini yakni organisasi dapat melihat langsung fisik calon karyawan dan dapat mengetahui komunikasinya melalui wawancara langsung di tempat.
9. Agen penyedia tenaga kerja
Biasanya para agen tenaga kerja ini memiliki cadangan jumlah tenaga kerja dengan berbagai kualifikasi. Kelebihan agen tenaga kerja, biasanya menyediakan tenaga kerja yang terdidik dan terlatih.
Hanya saja terkadang kualifikasi tertentu sulit dicari dan ada yang banyak jumlahnya.
10. Asosiasi profesi
Asosiasi ini banyak menampung tenaga kerja yang potensial untuk direkrut dengan berbagai bidang disiplin ilmu.
11. Open house
Merupakan cara yang terbaru dalam rekrutmen, yaitu dengan cara mengundang sejumlah pelamar ke acara yang diselenggarakan oleh pihak organisasi. Pihak organisasi lalu mempresentasikan kepada calon pelamar tentang keuntungan jika bekerja di organisasinya.
Khusus cara seperti ini belum banyak dilakukan di Indonesia, mengingat tenaga kerja masih berlimpah.
12. Lingkungan sekitar usaha
Maksudnya adalah mencari tenaga kerja dari lingkungan di sekitar terutama pabrik, pelayanan kesehatan atau daerah tertentu yang tujuannya untuk memberikan kesempatan kepada masyarakat sekitar atau daerah tertentu. Bisanya tenaga kerja yang ada di sekitar lingkungan tersebut untuk tenaga ahli tertentu sangat terbatas.
Namun untuk tenaga buruh atau pegawai yang kurang memiliki keahlian dan keterampilan jumlahnya relatif berlimpah.
Dengan banyaknya sumber tenaga kerja, maka organisasi dapat memilih sesuai dengan keinginan pihak manajemen. Bisa saja pemilihan hanya dari salah satu dengan pertimbangan tertentu. Hanya saja yang perlu dipikirkan adalah kualitas tenaga yang disediakan haruslah memenuhi kualifikasi yang sudah ditetapkan. Kemudian juga harus memperuirnbangkan jumlah tenaga kerja yang tersedia. Pertimbangan lainnya adalah faktor biaya yang harus dikeluarkan jika memilih semua atau beberapa alternatif sumber yang ada.
Dari beberapa uraian di atas mengenai rekrutmen dapat disimpulkan bahwa yang paling penting dalam rekrutmen adalah mendapatkan sejumlah pelamar yang memenuhi kualifikasi yang sesuai target yang telah ditentukan.
Pertanyaan selanjutnya setelah proses rekrutmen adalah proses seleksi.
Pertanyaannya mengapa perlu dilakukan seleksi? Hal ini dilakukan agar organisasi memperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan. Berikut ini akan kita bahas bersama mengenai Apa itu seleksi, apa saja tujuan dan bagaimana metode serta bagaimana implementasinya pada SDM di pelayanan kesehatan
Pengertian Seleksi
Seleksi merupakan proses untuk memilih calon karyawan yang sesuai dengan persyaratan atau standar yang telah ditetapkan. Artinya untuk memilih karyawan yang sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan diperlukan tahap-tahap seleksi. Dengan terpilihnya karyawan setelah melalui proses seleksi, maka akan didapat tenaga kerja yang mau dan mampu untuk bekerja sesuai dengan bidang pekerjaannya.
Proses seleksi juga akan memperoleh karyawan yang akan mematuhi aturan dan loyal terhadap organisasi. Tujuan seleksi adalah memilih sejumlah tenaga kerja yang diinginkan dari sejumlah tenaga kerja yang tersedia untuk menghindari terjadinya kecurangan dan memberikan rasa keadilan kepada semua pihak.
Sebelum melakukan seleksi, pihak organisasi harus menyediakan hal-hal yang perlu dilakukan berkaitan dengan seleksi tersebut. Tujuannya adalah hasil seleksi yang diperoleh benar-benar sesuai dengan apa yang diharapkan. Kesalahan dalam melakukan seleksi akan berakibat fatal bagi
kelanjutan karyawan yang telah diterima dan ternyata tidak sesuai dengan harapan.
Untuk menghindari atau meminimalkan terjadinya kesalahan yang tidak diinginkan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. Adapun hal- hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan proses seleksi adalah sebagai berikut:
1. Menyiapkan tenaga Sumber Daya Manusia (SDM)
Artinya menyediakan tenaga kerja yang akan melakukan proses seleksi.
2. Menyiapkan peralatan yang akan digunakan
Artinya menyiapkan peralatan tes yang akan digunakan seperti kursi, meja, ruangan, materi atau alat-alat tes yang sesuai dengan tes yang akan dihadapi. Tersedianya peralatan tes akan memberikan kenyamanan kepada peserta tes untuk menjawab tes- tes yang diberikan.
3. Menyiapkan waktu
Artinya dalam mengikuti tes peserta tes diberikan waktu sesuai dengan tahapan tes yang akan dilakukan. Artinya masing-masing tes memiliki waktu tertentu mulai dari tes umum, psikotes, wawancara atau tes praktik.
4. Menyiapkan tahapan seleksi
Artinya ada tahapan dan prosedur seleksi yang harus dilalui mulai dari calon pelamar mengikuti tes pertama sampai diterima.
Prosedur ini dibuat untuk menentukan kelulusan pelamar
Persiapan proses seleksi ini harus dilakukan secara lengkap. Artinya jika sudah dipersiapkan secara matang segala persiapan yang di atas maka barulah tahapan pelaksanaan tes dimulai. Dengan demikian, diharapkan mendapatkan hasil yang maksimal sesuai dengan yang diinginkan.
Tujuan Seleksi
Tujuan seleksi adalah memperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang diinginkan. Dalam praktiknya hampir semua organisasi yang melakukan seleksi memiliki tujuan yang sama. Secara umum tujuan utama dari proses seleksi karyawan adalah sebagal berikut:
1. Mendapatkan karyawan yang jujur dan memiliki moral yang baik 2. Mendapatkan karyawan yang mau dan mampu
3. Mendapatkan karyawan yang rasa memiliki organisasi 4. Mendapatkan karyawan yang loyal dan integritas tinggi 5. Mendapatkan karyawan yang memiliki inovasi dan motivasi
Dalam proses seleksi diharapkan akan mendapatkan karyawan yang memiliki inovasi dan motivasi yang kuat untuk memajukan organisasi.
Artinya dengan seleksi yang baik akan rnemperoleh karyawan yang inovatif guna mengembangkan organisasinya. Demikian pula harapannya agar motivasi karyawan untuk mengerjakan atau memajukan organisasi sangat kuat
Di samping tujuan utama seleksi seperti yang telah dikemukakan di mas, terdapat. pula tujuan khusus. Adapun tujuan khusus seleksi yang dimaksud adalah sebagai berikut:
1. Untuk merebut karyawan pesaing
Artinya sengaja merekrut karyawan dari organisasi lain. Hal ini dilakukan agar karyawan organisasi pesaing pindah ke organisasinya dengan iming-iming berbagai fasilitas yang menjanjikan lebih dari sebelumnya. Namun cara ini dilakukan kurang baik dan jarang sukses, karena pihak lain akan melakukan hal yang sama. Biasanya organisasi melakukannya secara diam- diam.
2. Mencari karyawan yang sudah memiliki pengalaman
Artinya organisasi sengaja mencari tenaga kerja yang khusus memiliki pengalaman yang memadai sehingga organisasi, tidak perlu lagi memberikan pelatihan. Keuntungan dari cara ini adalah memperoleh karyawan yang sudah memiliki pengalaman dan reputasi tertentu, sehingga mampu membantu organisasi untuk menjalankan strateginya. Sedangkan kelernahan dari tujuan khusus ini adalah organisasi harus membayar biaya kompensasi yang di atas rata-rata. Di samping juga loyalitas karyawan yang direkrut untuk tujuan khusus juga diragukan, bukan tidak mungkin akan loncat lagi ke organisasi lain yang memberikan keuntungan yang lebih dari yang diberikan organisasinya saat ini. Cara seperti ini dikenal dengan istilah pembajakan karyawan.
Jenis-jenis Metode Seleksi
Untuk memperoleh tenaga yang sesuai dengan keinginan organisasi maka dapat dilakukan dengan beberapa metode. Masing-masing metode memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Kemudian masing-masing metode rnemiliki kelemahan dan kelebihan masing-masing. Oleh karena itu metode seleksi dipilih sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Berikut ini jenis metode seleksi yang sering dilakukan oleh berbagai organisasi yaitu.
1. Legalitas dokumen; cara untuk mengetahui keaslian dan kebenaran tentang dokumen yang diberikan calon pelamar.
Caranya adalah dengan meminta bukti autentik berupa dokumen asli atau yang dilegalisir basah. Langkah berikutnya adalah dengan mengkonfirmasikan langsung kepada lembaga yang menerbitkan atau yang mengeluarkan dokumen yang diterirna
2. Melakukan wawancara; Artinya melakukan wawancara melalui dialog atau tanya jawab antara calon karyawan dengan si pewawancara. Tujuannya adalah untuk mengetahui lebih tentang fisik calon karyawan. Di samping juga untuk mengetahui tentang kejujuran, sikap serta kemampuan, termasuk mengetahui pengetahuan dan keterampilannya, cara berbicara,
kemampuan mengemukakan pendapat serta menyelesaikan suatu masalah.
3. Memberikan tes-tes; hal ini untuk mengetahui hal-hal yang ingin diketahui, misalnya melalui tes umum, psikotes, tes kesehatan dan tes minat dan bakat, tes kejujuran dan lainnya.
4. Memberikan tes tentang pekerjaan; Yaitu memberikan praktik langsung atas pekerjaan yang akan menjadi tanggung jawabmnya, misalnya untuk seorang perawat di rumah sakit;
praktik menyuntik, mengganti infus, berkomunikasi dengan pasien dan pemberian asuhan keperawatan, atau misalnya untuk pekerjaan di bagian kasir dengan melakukan tes terhadap kecepatan pemberian pelayanan dan komunikasi serta pemberian informasi yang tepat dan benar kepada pasien. Dari kegiatan praktik ini akan terlihat kemampuan pelamar untuk mengerjakan pekerjaannya, termasuk pengetahuan dan keahliannya alas suatu pekerjaan.
5. Tes jiwa dan fisik; Yaitu memeriksa kesehatan calon karyawan apakah kondisi kesehatannya tidak bermasalah, baik kesehatan rohani maupun jasmaninya. Hal ini penting untuk dilakukan, agar jangan sampai karyawan yang diterima nantinya sakit- sakitan sehingga tidak mampu menjalankan tugas yang diberikan kepadanya.
Dalam pelaksanaannya metode di atas tidak dapat hanya dilakukan dengan satu metode saja, akan tetapi dengan kombinasi beberapa metode. Dan akan lebih baik jika digunakan seluruh metode yang ada, meski pun memerlukan waktu dan biaya yang lebih lama dan banyak, namun hasil yang diperoleh akan lebih sempurna.
Dalam melakukan seleksi terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan seleksi adalah:
1. Harus Objektif; dalam menilai tenaga kerja hendaknya dilakukan dengan apa adanya, tidak direkayasa. Penilai harus benar-benar melakukan pekerjaannya dengan, serius, jujur dan sesuai dengan sistem yang telah ditetapkan. Penilai juga harus memberikan hasil yang baik atas perkerjaannya dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Tidak diskriminasi; dalam melakukan seleksi penilaian jangan menetapkan batasan tertentu, sehingga tidak memungkinkan seseorang masuk ke suatu pekerjaan. Misalnya adanya diskriminasi terhadap, suku, agama, jenis kelamin, asal usul baik asal usul daerah, pendidikan dan kondisi fisik. Khusus untuk kondisi fisik hal ini dapat dilakukan untuk pekerjaan tertentu yang tidak memungkinkan untuk ditempatkan, misalnya untuk pekerjaan tertentu harus wanita, atau harus memiliki fisik tertentu misalnya bebas buta wama dan lainnya
1 3. Hindarkan hello effect; menilai karena pertimbangan tertentu,
karena si penilai tidak suka atas calon karyawan bukan karena persyaratan, maka penilai tersebut digugurkan. Namun sebaliknya, jika si penilai menyukai si calon karyawan, sekalipun tidak memenuhi syarat, maka tetap diterima.
4. Memenuhi aturan yang telah ditetapkan; taat dan tunduk kepada peraturan ini akan dapat memberikan hasil yang positif terhadap tenaga kerja yang diterima pula sebaliknya jika penilai tidak mematuhi aturan rekrutmen dan seleksi karyawan maka hasilnya akan tidak sesuai dengan yang dipersyaratkan.
Pembahasan berikutnya setelah mengetahui metode yang dipergunakan dalam seleksi, maka akan dibahas apa saja yang merupakan tahapan dan proses dari seleksi.
Tahapan Seleksi
Agar pelaksanaan seleksi memperoleh hasil yang baik maka diperlukan tahapan seleksi. Tujuannya adalah untuk menentukan seleksi mana yang lebih dulu dilakukan dan selanjutnya. Adapun tahap-tahap dalam seleksi yang umum dilakukan oleh suatu organisasi adalah sebagai berikut:
1. Seleksi Surat Lamaran
Seleksi dari surat lamaran adalah kelengkapan dokumen yang dipersyaratkan, apakah sudah memenuhi seperti yang diinginkan.
Usia calon, pendidikan (jurusan dan tahun kelulusan), jenis kelamin, alamat, nilai ijazah seperti indeks prestasi kumulatif (IPK), akreditasi perguruan tinggi, akreditasi program studi, pengalaman kerja, keterampilan dan keahlian lainnya (kursus-kursus atau pelatihan), serta persyaratan lainnya. Proses seleksi surat lamaran ini juga untuk menentukan dan mengklarifikasikan keabsahan dan keasliannya dokumen yang diajukan ke lembaga penerbit dokumen, terutama akte kelahiran, ijazah dan bukti diri.
Calon karyawan yang lolos seleksi tahap ini dan akan diikutkan ke tahap selanjutnya apabila: Dokumen yang diajukan lengkap, memenuhi syarat yang ditetapkan organisasi, dokumen yang diajukan asli dan sempurna
2. Wawancara Awal
Wawancara awal dilakukan untuk pekerjaan tertentu misalnya, bagian front office, atau pekerjaan yang banyak berhubungan ke pelanggan. Di samping itu juga untuk perkerjaan yang memiliki kemampuan analisis tertentu.
Tujuan dari wawancara awal adalah meneliti kebenaran data yang diberikan melalui pertanyaan, sekalipun keaslian dokumen sudah kita teliti pada saat pemeriksaan dokumendan untuk melihat fisik calon karyawan dari dekat, mengingat untuk pekerjaan seperti yang disebutkan di atas diperlukan persyaratan tertentu, misalnya tinggi badan, bentuk wajah, pendengaran, suara, dan penampilan.
Kemudian untuk melihat caranya menjawab pertanyaan, mengemukakan dan menganalisis suatu kasus atau pendapat.
Wawancara awal ini biasanya akan menentukan pelamar untuk melanjutkan ke tahap selanjutnya. Namun, ada juga yang melakukan tes umum dahulu baru kemudian wawancara
Dalam tes wawancara ini dapat digunakan beberapa metode Wawancara antara lain:
a. Wawancara terstruktur, merupakan Wawancara dengan pertanyaan yang urut dari awal sampai akhir, misalnya mulai dari nama sampai ke gaji.
b. Wawancara tidak terstruktur, merupakan Wawancara yang pertanyaannya tidak beraturan. Tujuannya untuk melihat konsistensi pelamar dalam menjawab pertanyaan yang pernah diajukan kepadanya.
c. Wawancara pemecahan masalah, merupakan wawancara yang diberikan dalam bentuk kasus, kemudian pelamar diminta untuk memberikan jawaban atas masalah yang dihadapinya.
d. Wawancara stres, wawancara yang sengaja dirancang agar pelamar mampu atau tidak rnenghadapi stres. Tujuannya adalah untuk melihat kesabaran pelamar dalam menghadapi tekanan terutama tekanan atas pekerjaannya.
3. Tes Tertulis Umum
Tes ini diberikan untuk menambah sekaligus membuktikan bahwa apa yang diucapkan dalam wawancara awal terjawabdan bertujuan untuk melihat kemampuan pelamar dalam berbagai hal.
Terkadang pelamar dapat langsung mengikuti tes umum sebelum tes wawancara, terutama untuk jabatan atau bagian tertentu misalnya untuk administrasi di rumah sakit.
Dalam pelaksanaannya terdapat tiga macam tes tertulis yang umumnya digunakan, yaitu:
a. Pengetahuan umum, yang berisi pengetahuan umum, tujuannya untuk menguji kemampuan dasar pelamar, dengan standar yang telah ditentukan organisasi.
b. Pengetahuan tentang pekerjaan, merupakan tes tentang materi pekerjaan yang akan dijalankannya. Artinya tes yang diberikan berkaitan dengan pekerjaannya ke depan. Misalnya tes yang dilakukan pada seorang apoteker, materi yang diberikan dalam tes sesuai dengan apa saja yang menjadi tanggung jawabnya kelak
4. Tes Psikotes, untuk pekerjaan tertentu psikotes dapat diberikan sebelum tes umum dan tes tentang pekerjaan. Hal ini dilakukan untuk mencari orang-orang yang sudah berpengalaman sebelumnya. Adapun hasil yang diharapkan dari tes psikotes antara lain sebagai berikut: kejujuran, kecerdasan, kepribadian, bakat dan minat, motivasi, kerjasama, disiplin, loyalitas, kepemimpinan dan prestasi
5. Wawancara Kedua
Wawancara ini dapat dilakukan untuk melihat kesungguhan pelamar untuk bekerja di organisasi, dengan kondisi kerja yang ada. Dengan wawancara juga dapat diketahui kecocokan bagian
1 atau jenis pekerjaan yang akan diemban, penempatan sampai dengan jumlah kompensasi atau jabatan yang diterimanya.
Pertanyaan yang diajukan dapat dilakukan dengan pertanyaan pemecahan masalah atau wawancara stres. Dalam Wawancara ini si pewawancara harus mampu mengorek seluruh informasi dan menekan pelamar, untuk melihat kesungguhannya untuk bekerja.
Dari pertanyaan ini juga untuk melihat, disiplin dan kesabaran calon pelamar.
6. Tes Kesehatan (Medical Test)
Tes kesehatan merupakan tes terakhir untuk menilai fisik dan mental calon pelamar apakah sehat atau tidak, sekaligus untuk melihat fisiknya Sempurna atau tidak. Seorang calon karyawan harus memiliki ketahanan fisik dan mental yang lebih dalam melaksanakan pekerjaannya.
7. Wawancara Atasan Langsung
Untuk perkerjaan tertentu calon pelamar langsung dihadapkan kepada calon atasannya. Dalam hal ini agar calon atasan akan menilai langsung calon anak buahnya apakah cocok atau tidak untuk bekerja sama dengannya. Wawancara ini penting karena calon pelamar inilah nantinya akan menjadi bawahannya, sehingga perlu keselarasan dan keserasian antara keduanya.
8. Keputusan Penerimaan
Langkah ini merupakan keputusan calon pelamar diterima/ditolak setelah mengikuti seluruh proses seleksi yang ada.
9. Penempatan
Setelah diterima menjadi calon karyawan dengan proses yang benar, maka selanjutnya si calon karyawan akan langsung di tempat atau dipekerjakan, terutama bagi mereka yang dibutuhkan segera. Namun bagi mereka yang perlu mendapatkan pengetahuan, maka akan memasuki pelatihan untuk beberapa waktu.
Contoh Kasus Rekrutmen Pada Pelayanan Kesehatan (RS)
Sebagai suatu contoh rekrutmen yang terjadi pada pelayanan kesehatan sebagai berikut :
Sebelum melakukan rekrutmen pegawai/karyawan, RS “X” terlebih dahulu melakukan analisis jabatan yang diawali dengan memperhatikan formulir yang berisi tentang kebutuhan karyawan dengan spesifikasi tertentu di masing-masing unit. Di RS “X” terdapat 5 departemen, masing-masing departemen itu memiliki unit keperawatan rawat inap, keperawatan rawat UGD masing-masing unit diharuskan mengisi formulir kebutuhan SDM dari situ RS “X” mengetahui berapa SDM yang dibutuhkan dengan cara memperhatikan analisis pekerjaan.
Selanjutnya diadakan analisis beban kerja. Dari situlah RS “X” mengetahui kebutuhan SDM tiap departemen atau unit, yaitu 56 pegawai/karyawan untuk mengisi 24 formasi. Tentang kualifikasi, persyaratan dan hal teknis seperti gaji dan sebagainya pada masing-masing formasi, RS “X” telah
memiliki ketentuan standar yang selaras dengan job description (deskripsi pekerjaan). Dalam job description dimaksud selain berisi tugas dan tanggung jawab karyawan juga berisi tentang kualifikasi, uraian tugas, tanggung jawab, wewenang, evaluasi dan selanjutnya dicantumkan dalam surat kontrak atau perjanjian kerja. Rekrutmen yang dilakukan oleh RS “X”
telah memperhatikan ramalan kebutuhan pegawai/karyawan untuk jangka waktu menengah dan jangka panjang. Sehingga kekosongan pada unit- unit kerja dapat dihindari.
Dalam merekrut calon pegawai/karyawan pihak RS “X” menggunakan metode terbuka dan metode tertutup. Metode terbuka yaitu RS “X” dalam rangka rekrutmen, bekerja sama dengan media masa, salah satunya yaitu suara merdeka, job fair , bekerja sama dengan beberapa universitas serta memanfaatkan sosial media dalam rangka sosialisasi rekrutmen pegawai/karyawan. Sosialisasi melalui social media itu biayanya sangat murah yaitu sekitar Rp. 100.000 perminggu
Untuk rekrutmen dengan metode tertutup, pihak RS “X” menginformasikan kepada pegawai/ karyawan agar bisa membantu sosialisasi kepada kerabat dan/atau teman dari para pegawai/karyawan tersebut. Dalam rekrutmen, pihak RS “X” menetapkan kualifikasi calon pegawai/karyawan, misalnya syarat pendidikan, pengalaman kerja dan sebagainya seperti di bawah ini :
a. Manajer
Minimal SI/S2 IPK untuk SI 3,0 dan S2 3,5 pengalaman kerja untuk SI 4 tahun dan S2 2 tahun, usia maksimal 35 tahun.
b. Asisten Manajer
Minimal SI, dengan IPK minimal 3,0 pengalaman kerja minimal 3 tahun, usia maksimal 33 tahun.
c. Supervisor
Minimal D3/SI, dengan IPK minimal 3,0 pengalaman kerja 1 tahun, usia maksimal 30 tahun.
d. Staf
Minimal D3/SI, dengan IPK minimal 3,0 pengalaman kerja 1 tahun dan usia maksimal 30 tahun
e. Pelaksana
Minimal SMA/D3 nilai rata-rata untuk SMA (7), D3 IPK 3,0 yang memiliki pengalaman kerja diutamakan; umur maksimal 27 tahun.
1 Daftar Pustaka
Hamali, Arif Yusuf. (2016). Pemahaman Manajemen Sumber Daya Manusia. PT Buku Seru
Handoko, T Hani. (2000). Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. Cetakan ke dua belas. Yogyakarta: BFFE
Hasibuan, Malayu. S.P. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia.
Cetakan ke Sembilan. Jakarta: PT Bumi Aksara
Kasmir. (2016). Manajemen Sumber Daya Manusia (Teori dan Praktik).
Jakarta: PT Rajagrafindo Persada Indonesia
Kurniati, Anna dan Effendi, Ferry. (2012). Kajian SDM Kesehatan Di Indonesia. Jakarta: Penerbit Salemba Medika
Mangkunegara, A.A. Anwar Prabu. (2007). Manajemen Sumber Daya Manusia. Cetakan Ke Tujuh. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
Marwansyah. (2014). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung:
Alfabeta CV
Sofyandi, Herman. (2008). Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Pertama. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu,
Supomo, R dan Nurhayati, Ety. (2018). Manajemen Sumber Daya Manusia. Yrama Widya.
