1. TUJUAN
1.1 Memberikan pedoman dan panduan bagi HR Recruiter untuk mendapatkan Sumber Daya Manusia yang kompeten dan sesuai dengan kualifikasi yang ditetapkan melalui proses rekrutmen dan seleksi.
1.2 Memberikan pedoman dan panduan bagi pihak-pihak yang terlibat dalam proses rekrutmen dan seleksi agar proses berjalan secara efektif dan efisien.
2. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup SOP ini mengatur tentang proses rekrutmen dan seleksi yang meliputi:
2.1 Penggantian dan penambahan SDM 2.2 Proses rekrutmen dan seleksi
2.3 Penawaran kerja
3. DEFINISI
3.1 Rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, dan menetapkan sejumlah orang sebagai calon karyawan sesuai dengan posisi atau jabatan yang ditentukan. Hasilnya adalah sekumpulan calon karyawan baru yang akan diseleksi dan dipilih dalam tahapan proses seleksi.
3.2 Seleksi adalah proses memilih dan menentukan kandidat karyawan yang kompeten dan sesuai untuk mengisi suatu jabatan tertentu sesuai dengan kualifikasi, kebutuhan, standar, dan aturan yang berlaku di PT. Siba Surya.
3.3 HR Recruiter adalah orang dan atau jabatan yang bertugas melakukan proses rekrutmen dan seleksi awal karyawan.
3.4 Sumber Rekrutmen adalah sumber yang dapat digunakan sebagai media dalam mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Sumber Rekrutmen terdiri dari sumber internal (di dalam lingkup perusahaan) dan eksternal (dari luar lingkup perusahaan) yang diinformasikan / diiklankan melalui berbagai media (cetak, online, jasa penyedia karyawan, lembaga pendidikan, dll).
3.5 Penawaran Kerja adalah proses seleksi tahap akhir yang bertujuan untuk menentukan kesepakatan gaji dan benefit bagi calon karyawan baru.
3.6 Man Power Planning adalah proses identifikasi dan evaluasi untuk pemenuhan kebutuhan karyawan yang akan mengisi jabatan dalam perusahaan sesuai dengan struktur organisasi.
3.7 User adalah pimpinan Departemen (Manager dan Direktur) yang terlibat dalam proses recruitment dan seleksi di masing-masing departemen.
3.8 PIC (Person In Charge) Penawaran kerja adalah jabatan tertentu (HRD Manager, Direktur Umum, Direktur Pengelola, Presiden Direktur) yang memiliki wewenang dalam menentukan dan melakukan penawaran gaji dan benefit bagi karyawan baru.
4.1 Standard Kompetensi : STD.DU.HRD.01 4.2 Tata Tertib dan Kebijakan Karyawan : STD.DU.HRD.02
5. RINCIAN PROSEDUR
5.1 Permintaan Penggantian atau Penambahan Karyawan
Permintaan karyawan menggunakan Form Permintaan Karyawan (F.DU.HRD.01.01) dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :
5.1.1 Untuk posisi Staf dan Asisten Supervisor, permintaan dapat dilakukan oleh Manager Departemen dengan pertimbangan dari Departemen HRD dan telah mendapat persetujuan dari Direktur Departemen terkait.
5.1.2 Untuk posisi Supervisor, permintaan dapat dilakukan oleh Manager Departemen dengan pertimbangan dari Departemen HRD dan telah mendapat persetujuan dari Direktur Departemen terkait dan Direktur Pengelola.
5.1.3 Untuk posisi Manager, permintaan dapat dilakukan oleh Direktur Departemen dan telah mendapat persetujuan dari Direktur Pengelola.
5.1.4 Permintaan karyawan untuk penggantian jabatan yang kosong wajib dikonsultasikan dengan Direktur untuk memastikan adanya rekomendasi perlu atau tidaknya penggantian pada jabatan tersebut. HRD akan berkoordinasi dengan Direktur Departemen terkait untuk memastikan permintaan tersebut.
5.1.5 Permintaan karyawan untuk penambahan jabatan baru yang tidak terdapat di struktur organisasi wajib dikonsultasikan dengan HRD dan mendapat persetujuan dari Direktur Departemen terkait dan Direktur Pengelola.
5.2 Rekrutmen dan Seleksi
5.2.1 Berdasarkan Form Permintaan Karyawan, maka HR Recruiter mencari calon karyawan :
a. Memeriksa file calon karyawan di data base yang sudah ada, apabila menemukan calon yang memenuhi syarat maka calon tersebut dipanggil untuk diproses.
b. Bila tidak ada calon yang memenuhi syarat di file calon karyawan, maka dilakukan pencarian eksternal melalui sumber-sumber rekrutment yang ada.
5.2.2 HR Recruiter melakukan seleksi secara administratif terhadap berkas lamaran yang diterima, sesuai dengan standar kompetensi (STD.DU.HRD.01.01) yang dibutuhkan.
Syarat-syarat penerimaan karyawan adalah:
a. Memenuhi kualifikasi minimum tingkat pendidikan, pengalaman kerja, dan kompetensi (functional competencies and soft competencies) yang ditetapkan dalam suatu jabatan.
b. Melengkapi surat dan dokumen pendukung yang diperlukan oleh perusahaan (surat lamaran, data diri, foto copy KTP / SIM, foto copy Ijazah, foto copy transkrip nilai, foto copy surat pengalaman kerja sebelumnya, foto copy sertifikat, foto berwarna 2 lembar, dll).
c. Mengikuti prosedur seleksi yang ditetapkan oleh perusahaan.
5.2.3 HR Recruiter melakukan panggilan terhadap karyawan yang lolos seleksi administratif untuk hadir dalam psikotest.
5.2.4 Tahapan Psikotest :
a. Kandidat mengisi Daftar hadir peserta Test (F.DU.HRD.01.02) b. Kandidat mengisi Form Data Personalia (F.DU.HRD.01.03)
c. HR Recruiter menjelaskan profile perusahaan secara singkat, beberapa jabatan yang dibutuhkan, aturan dan prosedur psikotest dan seleksi.
d. HR Recruiter memberikan instruksi untuk seluruh alat test psikologi dan mengontrol jalannya psikotest.
e. Untuk jabatan tertentu akan diberikan test pengetahuan khusus dalam bentuk test teori yang berhubungan dengan pekerjaan yang akan ditempati, seperti test pengetahuan akuntansi, test pengetahuan dasar security, test kompetensi teknik, dll.
f. HR Recruiter melakukan skoring dan mengeluarkan hasil psikotest melalui Form Hasil Pemeriksaan Psikologi (F.DU.HRD.01.04).
5.2.5 Bagi calon karyawan yang lolos psikotest akan dilakukan wawancara oleh HRD. Wawancara untuk calon karyawan dengan posisi staf dan Asisten Supervisor akan dilakukan oleh HR Recruiter, sedangkan untuk posisi Supervisor dan Manager akan dilakukan oleh HR Manager. Hasil wawancara akan dicatat pada form hasil wawancara (F.DU.HRD.01.05).
5.2.6 HR Recruiter melakukan reference checklist (F.DU.HRD.01.06) terhadap calon karyawan (bila diperlukan).
5.2.7 HR Recruiter menginformasikan hasil test, reference checklist, memberikan rekomendasi, dan berkoordinasi dengan user untuk menentukan jadwal wawancara kandidat yang lolos proses seleksi HRD.
5.2.8 User melakukan wawancara dan mengisi Form Hasil Wawancara (F.DU.HRD.01.05). Jika diperlukan, maka user dapat melakukan tes keahlian khusus sesuai dengan kualifikasi jabatan yang ditetapkan.
Khusus untuk posisi mekanik, maka user dapat melakukan test praktek secara mandiri (internal Departemen) atau bekerja sama dengan Trainer Teknik. Apabila user membutuhkan kerja sama dari Trainer Teknik, maka user wajib berkoordinasi dengan HRD untuk pelaksanaan test praktek tersebut.
5.3 Penawaran Kerja
5.3.1 PIC melakukan penawaran kerja bagi karyawan yang lolos proses rekrutmen dan seleksi.
5.3.2 PIC penawaran Kerja menginformasikan kepada HR recruiter untuk kepastian dan tanggal masuk calon karyawan tersebut.
5.3.3 HR Recruiter akan mengkonfirmasi hari dan tanggal masuk calon karyawan kepada User & Departemen terkait untuk mempersiapkan hal- hal yang terkait dengan penerimaan karyawan baru (sarana dan prasarana kerja).
5.3.4 Pada hari pertama masuk kerja calon karyawan akan diterima oleh HR Recruiter untuk melengkapi proses adminstrasi karyawan baru dan tanda tangan Surat perjanjian Kerja Waktu Tertentu (F.DU.HRD.01.08).
5.3.5 Karyawan baru mengikuti Orientasi Karyawan Baru dan kemudian diserahkan kepada user dengan menggunakan Form Serah Terima Karyawan Baru (F.DU.HRD.01.09).
6. CATATAN MUTU
6.1 Form Permintaan Karyawan : F.DU.HRD.01.01 6.2 Form Daftar Hadir Peserta Test : F.DU.HRD.01.02
6.3 Form Data Personalia : F.DU.HRD.01.03
6.4 Hasil Psikotest : F.DU.HRD.01.04
6.5 Form Hasil Wawancara : F.DU.HRD.01.05
6.6 Form Pemeriksaan Referensi : F.DU.HRD.01.06 6.7 Surat Perjanjian Kerja Waktu Tertentu : F.DU.HRD.01.08 6.8 Form Serah Terima Karyawan Baru : F.DU.HRD.01.09
