PRAKTEK MANAJEMEN PROPERTI
raktek manajemen properti di Indonesia saat ini begitu beragam sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan informasi dan teknologi, khususnya yang berkaitan dengan properti. Keberadaan gedung-gedung pintar (building intelligent) semakin marak mewarnai pembangunan sektor komersial properti saat ini. Hal ini juga menuntut adanya praktek manajemen properti yang semakin profesional dan harus disiapkan secara matang dan terencana mulai dari tahap awal hingga akhir.
Dalam bagian ini akan diuraikan mengenai beberapa hal yang berhubungan dengan rencana dan sarana yang mendukung aktivitas manajemen properti.
Dalam bab ketiga ini yang merupakan inti dari pelaksanaan manajemen properti, diharapkan pembaca akan mengerti dan memahami :
þ Cara mempersiapkan kontrak manajemen untuk menentukan strategi harga, struktur biaya maupun syarat dan kondisi yang diperlukan dalam perjanjian;
þ Menyusun secara rinci rencana pelaksanaan manajemen properti hingga pada tahap pengambilalihan tugas manajemen;
þ Implementasi pemeliharaan bangunan dalam rangka penentuan standar kebijakan maupun klasifikasi pekerjaannya dalam wujud strategi jangka pendek, menengah dan panjang;
þ Menentukan strategi pemasaran dan negosiasi sewa yang merupakan bagian penting keberhasilan dari kelangsungan properti yang dikelolanya;
þ Membuat kebijakan dalam administrasi keuangan yang menitikberatkan pada kebutuhan akan sistem dalam manajemen keuangan.
þ Pentingnya manajemen hunian yang tepat terutama untuk komersial properti termasuk dalam mencari penyewa yang potensial;
þ Penerapan informasi dan teknologi sesuai dengan perkembangan terakhir untuk memudahkan pelaksanaan manajemen properti secara keseluruhan dengan menggunakan sistem komputerisasi yang terintegrasi untuk menekan biaya operasional manajemen properti jika dilakukan secara manual.
P
BAB 3
3.1 Mempersiapkan Kontrak Manajemen _________________
Tahap ini meliputi strategi penentuan harga. Struktur biaya serta kondisi dan batasan dari perjanjian kontrak. Pada tahap ini, penentuan harga dari kontrak manajemen sebuah properti perlu memperhatikan faktor-faktor sebagai berikut:
a. Organisasi
þ Jumlah pegawai (staffing). Semakin banyak jumlah pegawai (orang) yang terlibat dalam pelaksanaannya, maka jumlah besaran kontraknya akan menjadi semakin besar karena membutuhkan biaya yang kebih besar untuk menggaji para karyawan yang terlibat di dalamnya sesuai dengan keahlian masing-masing.
þ Luas kantor (office space). Disesuaikan dengan keperluan, untuk kantor pengelola suatu properti tidak perlu terlalu luas karena hanya berfungsi sebagai pusat aktivitas pengelolaan properti yang menjalankan tugasnya untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada para pelanggannya.
þ Perangkat dan perlengkapan. Semakin banyak dan rumit peralatan dan perlengkapan yang diperlukan, maka besaran kontrak juga akan menjadi semakin besar. Untuk perangkat dan perlengkapan ini tidak selalu harus dimiliki tetap bisa juga dengan menyewanya dari tempat lain jika dianggap lebih ekonomis.
þ Biaya operasional. Biaya ini meliputi biaya tetap (fixed cost) maupun tidak tetap (variable cost) disesuaikan dengan keperluan yang ada.
b. Karakteristik dari Properti
þ Ruang lingkup pekerjaaan. Cakupan dari ruang lingkup kerja manajemen properti sangat bergantung pada karakteristik dari properti yang dijalankan. Apakah properti yang bertujuan komersial, non komersial atau sebatas survival memberikan besaran ruang lingkup pekerjaan yang berbeda-beda.
þ Lokasi. Untuk lokasi yang berbeda-beda juga memerlukan penanganan yang berbeda pula, hal ini berkaitan dengan kiat pemasaran (marketing) yang harus dilakukan oleh manajer properti.
þ Tipe dari properti. Tipe properti ini juga membedakan besaran kontrak yang dibuat mengingat hal ini berkaitan erat dengan potensi penghasilan yang akan didapatkannya. Misalnya untuk komersial
properti seperti pusat pertokoan, apartemen, perkantoran, dan lain- lain, peran keberadaan manajemen properti pada jenis properti ini sangat vital.
þ Manajemen & permasalahannya. Perlu dipertimbangkan dan dikaji seluruh potensi masalah yang dihadapi dalam masalah manajemen properti ini dari segala aspek dan mencari solusi terbaik untuk mengatasinya.
c. Tingkat pelayanan (level of service)
þ Kriteria/persyaratan dari Pemilik. Butir-butir perjanjian yang menyebutkan seluruh kewajiban yang harus dilakukan oleh manajer properti sesuai dengan keinginan dari pemilik properti harus disepakati terlebih dahulu sejak pembuatan kontrak. Hal ini untuk menentukan secara tegas sejauh mana tingkat pelayanan yang akan diberikan dan sanksi-sanksi yang harus diberikan apabila standar pelayanan tersebut tidak sesuai dengan kesepakatan. Hal ini berpengaruh terhadap besaran kontrak yang akan diterima oleh manajer properti.
þ Besaran dari pengeluaran. Konsekuensi terhadap besar kecilnya tingkat pelayanan yang harus disediakan oleh manajer properti juga berdampak terhadap besaran pengeluaran yang harus dijalankan oleh pengelola properti tersebut.
þ Tingkat otomatisasi bangunan. Sistim komputerisasi yang dikenal dengan istilah Building Automation System (BAS) memang memerlukan investasi awal yang cukup besar namun dalam pelaksanaannya akan dapat mengurangi biaya operasional.
Keberadaan BAS ini juga akan dapat memberikan tingkat pelayanan yang lebih baik kepada para pelanggan atau pengguna jasa manajemen properti.
d. Masa Kontrak
þ Kriteria. Kapan bermula dan berakhirnya masa kontrak, bagaimana jika akan diadakan pemutusan kontrak sebelum masa kontrak habis atau perpanjangan kontrak, semua kriteria ini harus dibuat dan disepakati antara pemilik dan manajer properti.
þ Permintaan khusus untuk renovasi maupun upgrading. Untuk dapat mempertahankan nilai dari bangunan pada jangka waktu tertentu serta untuk keperluan meningkatkan pendapatan dari properti yang
dikelolanya. Maka jika dipandang perlu dapat dilakukan renovasi atau bahkan pemekaran bangunan (upgrading) terhadap properti tersebut.
e. Faktor Internal
þ Faktor Ekonomis. Dengan berpatokan pada prinsip ekonomi bahwa akan memberikan pendapatan yang maksimal terhadap pemilik properti dengan menggunakan biaya pengeluaran yang paling minimal sesuai dengan upaya untuk memberdayakan dan mengoptimalkan faktor-faktor internal yang dimiliki.
f. Faktor Eksternal
þ Kompetisi. Seringkali yang terjadi adalah properti yang gagal berkompetisi di pasar sehingga tidak jarang yang akhirnya gulung tikar dan tutup. Bermunculannya properti sejenis dengan fasilitas yang lebih baik serta bangunan yang lebih besar kerap menjadi pemicu properti-properti yang terdahulu itu menjadi kalah bersaing dan berakibat ditinggalkan oleh para pelanggannya. Terutama jenis properti perkantoran dan pusat pertokoan (shopping complex) maupun toko-toko eceran (retail).
þ Kondisi Pasar. Kondisi pasar yang tidak kondusif juga bisa menjadi faktor eksternal yang harus diwaspadai oleh para pengelola properti.
Semakin banyaknya pasokan properti yang disediakan oleh para pengembang (developer) namun jika tidak bisa diserap dengan baik oleh pasar akan berakibat kelebihan pasokan (over supply).Untuk itu juga harus diimbangi dengan pertumbuhan iklim ekonomi yang membaik walaupun pada kenyataannya nanti akan kembali terjadi penurunan sesuai dengan siklus properti. Dimana pada saatnya akan mencapai titik jenuh dan kembali akan menurun hingga pada titik keseimbangan pasar dan akan naik kembali pada saat ekonomi kembali mulai membaik.
3.2 Operasional Manajemen Properti____________________
A. Perencanaan Manajemen (Management Plan)
Analisis regional, lingkungan, properti, analisis pasar, alternatif, usulan pembiayaan, penilaian dan sebagainya. Dengan demikian perencanaan manajemen ini digunakan sebagai landasan untuk pijakan aspek fisik, fiskal, dan operasional dari sebuah properti. Perencanaan manajemen ini harus dilakukan dengan tepat dan benar-benar matang ditinjau dari berbagai sudut pandang.
B. Pengambilalihan Tugas Manajemen
Pada proses pengambilalihan properti perlu disiapkan rencana manajemen yang menyeluruh dan tidak boleh ada aspek yang tertinggal ataupun mengganggu jalannya proses peralihan tersebut, dimana di dalam proses pengalihan tugas manajemen itu juga harus diperhatikan :
a. Pihak yang terlibat :
þ Pemilik. Sebagai pihak pertama yang mempercayakan propertinya kepada pihak pengelola properti.
þ Penyewa. Merupakan pihak ketiga yang akan menggunakan properti dan mendapat pelayanan dari pihak pengelola properti.
þ Pegawai. Mereka yang terlibat dalam menjalankan aktivitas yang harus dijalankan untuk mewujudkan tujuan yang hendak dicapai dengan adanya pengelola properti.
þ Kontraktor/Suppliers. Pihak yang membangun properti ataupun pihak penyedia yang berkaitan dengan keberadaan properti tersebut.
þ Badan Profesi yang terkait (Lawyer, Marketing, Advertising, dan lain- lain).
b. Beberapa batasan yang harus diperhatikan dalam pengalihan :
þ Kontinuitas dalam pelayanan. Harus tetap berjalan sebagaimana biasanya dan tidak sampai menghentikan usaha mereka.
þ Berlangsung mulus. Tidak berbelit-belit dan tidak memerlukan penyelesaian waktu yang cukup lama.
þ Jaminan pada penyewa. Memberikan rasa nyaman kepada para penyewa untuk melangsungkan aktivitasnya. Hak dan kewajiban para penyewa harus mendapatkan perhatian yang mencukupi karena mereka adalah pengguna yang harus dilayani secara maksimal.
c. Merumuskan tujuan dari properti manajemen :
þ Apresiasi modal. Modal yang ditanamkan tidak boleh sia-sia dan diharapkan dapat meningkatkan nilai modal yang telah diinvestasikan oleh pemiliknya.
þ Memelihara kelangsungan bangunan. Tidak boleh menimbulkan hal- hal yang dapat merusak bangunan dan menjaga kelangsungan bangunan untuk jangka panjang.
þ Efisiensi pelayanan. Pelayanan yang efisen dan efektif kepada para pengguna sehingga tidak banyak menimbulkan protes ataupun complain dari pelanggan.
þ Keselamatan dan keamanan. Potensi terhadap kejadian-kejadian yang bisa membahayakan atau merugikan pengguna harus diminimalisir.
þ Menekan biaya pemeliharaan dan manajemen. Penghematan terhadap biaya operasional perlu diperhatikan agar pengelolaan properti itu benar-benar efektif dan sesuai dengan tujuannya.
þ Pengembangan/memberi nilai tambah bagi lingkungan dan penghuni/
penyewa.
3.3 Pemeliharaan Bangunan____________________________
a. Setiap gedung mempunyai daur hidup (Building Life Cycle) sehingga pemeliharaan gedung sangat diperlukan untuk :
þ Memperpanjang umur dan kegunaan dari gedung. Kerusakan yang tidak mendapat perbaikan dengan cepat akan merambat pada kerusakan lainnya dan menimbulkan biaya yang lebih besar.
þ Mempertahankan nilai kegunaan dari gedung tersebut. Perawatan ini akan dapat menghambat laju penyusutan (depresiasi) secara pisik sehingga dapat memperpanjang kegunaan dan menambah nilai dari bangunan tersebut
Pemeliharaan gedung perlu terencana secara baik dan penentuan untuk penggunan tenaga ahli dari perusahaan sendiri atau dari kontraktor pemeliharaan gedung.
b. Penentuan standar pemeliharaan bangunan. Diperlukan untuk aspek pengelolaan gedung selain itu juga tingkatan dan rincian pekerjaan pemeliharaan perlu dijabarkan dengan jelas dan digunakan sebagai patokan dasar rencana biaya pemeliharaan properti.
c. Pekerjaan pemeliharaan dikategorikan :
þ Pencegahan (preventive). Seperti penyediaan fasilitas pemadam kebakaran berupa smoke detector, hydrant, fire alarm, pemasangan alat untuk anti rayap dan lain-lain
þ Perbaikan (corrective). Apabila terjadi kerusakan pada bagian bangunan harus segera dilakukan perbaikan untuk mencegak kerusakan lainnya yang lebih meluas, misalnya terjadi kebocoran pipa air, plafon yang terkena rembesan air, dan sebagainya.
þ Rutin (costudial). Pekerjaan rutin yang merupakan pekerjaan harian seperti kebersihan ruangan, toilet, pengecatan secara periodik dan lain-lain.
þ Keadaan darurat (emergency). Apabila terjadi kerusakan yang mendadak pada bangunan yang diakibatkan oleh kejadian-kejadian yang tak terduga seperti terkena gempa, terjadi kebakaran akibat adanya arus hubungan pendek dan sebagainya.
d. Tujuan pemeliharaan bangunan :
þ Pemeliharaan untuk integritas fisik mempertahankan umur bangunan dikaitkan dengan nilai ekonomi bangunan (umur produktif) seperti : pedestrian, jalan mobil dan parkir, tapak (site) bangunan, serambi, tangga, atap, jendela, interior maupun exterior bangunan.
þ Pemeliharaan penampilan fungsi bangunan seperti : sistim pendingin ruangan (AC), sistem ventilasi, sistem pemipaan (plumbing), elevator, lift, escalator, pembersihan tapak, laundry, gudang, kolam renang dan fasilitas bangunan lainnya.
þ Pemeliharaan untuk visual bangunan. Hal ini berkaitan dengan daya tarik properti tersebut terhadap pengguna ataupun pengunjung.
Desain bangunan yang menarik dan tidak ketinggalan jaman akan sangat berpengaruh terhadap tingkat hunian dari bangunan tersebut.
3.4 Pemasaran dan Negosiasi Harga Sewa ________________
Berhasilnya sebuah properti sangat bergantung pada keberhasilan dalam mendapatkan penyewa secara proporsional (tenant mix) karena pemilihan penyewa yang tepat akan menjamin keinginan pemakai jasa gedung untuk memenuhi kenyamanan semaksimal mungkin (khususnya bagi shopping centre).
Keterlibatan masing-masing pihak:
@ Pemilik (Owner): mengharapkan keuntungan yang maksimal dari investasi.
@ Penyewa (Tenant) : mengharapkan pelayanan maksimal untuk harga sewa yang diberikan.
@ Manajer Properti (Property Manager): bertindak sebagai mediator, memelihara suasana yang harmonis bagi semua pihak.
A. Penyewa Campuran (Tenant Mix)
Seni untuk menggabungkan dan mengatur komposisi dari penyewa ruang khususnya bagi pusat perbelanjaan dan perkantoran amat penting bagi suksesnya properti tersebut. Tenant Mix dapat dipelajari dari daftar Penyewa dan dampak yang terjadi untuk penentuan nilai sewa.
Klasifikasi untuk Tenant Mix pada bangunan komersial (contoh pusat perbelanjaan) perlu memperhatikan faktor-faktor berikut dan ini juga berkaitan dengan besarnya penentuan sewa yang harus mereka bayar.
Faktor-faktor tersebut antara lain yaitu :
þ Lokasi. Dalam banyak hal lokasi menjadi penentu utama bagi kesuksesan calon penyewa. Untuk lokasi-lokasi yang paling strategis tentunya akan dikenakan sewa yang paling mahal. Penentuan lokasi ini dilihat dari pencapaian bagi para pengguna ataupun pengunjung (dalam hal pusat perbelanjaan).
þ Lingkungan persekitaran (Neighborhood). Kombinasi pengalokasian penyewa ini juga harus seimbang, terutama jika bangunan terdiri dari beberapa lantai. Pengelola bangunan harus jeli dalam menempatkan penyewa sesuai dengan kategori aktivitas yang dijalankan oleh mereka. Misalnya untuk penyewa yang menjual makanan dan minuman (food court) ditempatkan di lantai dasar atau lantai yang paling tinggi, begitupula dengan sarana tempat bermain anak-anak ataupun gedung bioskop tidak diletakkan dilantai dasar dengan asumsi agar pengunjung berkeliling terlebih dahulu untuk berbelanja atau hanya sekedar melihat-lihat tempat-tempat lainnya.
þ Sistem sirkulasi bangunan. Diusahakan agar semua tempat dalam bangunan itu bisa dengan mudah dicapai oleh pengunjung sehingga tidak banyak menimbulkan kekosongan dalam bangunan tersebut.
þ Faktor-faktor lain yang perlu diperhatikan seperti : penampilan interior maupun eksterior penyewa, lobby, koridor, pelayanan terhadap penyewa dan lain-lain.
Tenant Mix pada bangunan pusat pembelanjaan tergantung pada komposisi penyewa utama (anchor tenant) ditambah beberapa penyewa lainnya (satellite tenant) . Pusat-pusat aktivitas dan orientasi dalam bangunan serta sistem sirkulasi.
Kriteria Tenant Mix Yang Baik :
þ Keseimbangan dari variasi penyewa dari pusat ke pusat aktivitas.
þ Kompetisi, pembeli mempunyai pilihan yang cukup banyak.
þ Penempatan sirkulasi diusahakan agar menghasilkan lokasi utama bagi penyewa. Daya tarik aktivitas terutama strategi penempatan
“Anchor Tenant”.
B. Pendekatan Sistem Manajemen Properti pada Bangunan & Kawasan12 Konsep terhadap pendekatan sistem manajemen properti terhadap bangunan dan kawasan ini menjadi penting dengan melibatkan pendekatan
12 Materi Manajemen Properti MEP, UGM, 2000
sistim tata ruang, sistim sirkulasi bangunan, maupun sistim utilitas bangunan dikaitkan dengan bentuk bangunan linier (memanjang) dan konsentris (memusat).
Gambar 3.1 Pendekatan Tata Ruang terhadap Kawasan
Gambar 3.2 Perwujudan Bentuk Bangunan terhadap Kawasan 2:
Pendekatan Sistem Sirkulasi Bangunan
3:
Pendekatan Sistem Utilitas Bangunan
Bentuk umum tata ruang dibagi menjadi
dua, yaitu bentuk linier (memanjang)
contoh: hotel, sekolah, pertokoan dan konsentris (memusat), contoh
hotel, perkantoran apartemen, high-rise building
1:
Pendekatan Sistem
Tata Ruang
Pendekatan Tata Ruang
Perwujudan Bentuk Pada Kawasan
Linier (Contoh kawasan
pertokoan dan industri)
Kombinasi (Contoh kawasan
mix-use, pertokoan dan
hotel) Konsentris
(Contoh kawasan mix-use, CBD,
kantor, hotel dan apartemen)
Terdapat 3 bentuk bangunan yaitu linier, konsentris dan kombinasi antara linier dan konsentris. Saat ini pola pembangunan properti lebih banyak kepada mix-use dengan maksud memberikan kemudahan bagi para penggunanya seperti komplek pertokoan yang dipadukan dengan hotel, apartemen dan pertokoan.
Gambar 3.3 Penentuan Ruang Sewa
Dalam menentukan ruang sewa, harus diperhatikan ruang sewa yang permanen maupun yang non permanen serta ruang sewa untuk keperluan lainnya seperti untuk koridor (penggunaan secara bersama-sama atau terpisah), sewa untuk perkantoran, pertokoan, perhotelan dan lain-lain. Di bawah ini sistem pendistribusian ruang servis dan ruang sirkulasi sehingga dapat memberikan pemerataan fungsi ruang pendukung terhadap penyewa.
Gambar 3.4 Distribusi Ruang Servis þ Ruang sewa perkantoran þ Ruang sewa pertokoan þ Ruang sewa perhotelan
þ Ruang sewa permanen
(structurally fixed) þ Long term lease þ Ruang sewa
koridor þ Ruang sewa non
permanen
(movable/knocked own structure)
RUANG SEWA
RUANG SERVIS
þ Toilet pria dan wanita
þ Ruang Panel Listrik þ Ruang AHU (Air
Handling Unit)- AC
þ Shaft : sampah
þ Janitor (Gudang)
þ Ruang Control-Security
Gambar 3.5 Distribusi Ruang Sirkulasi
Gambar 3.6 Distribusi Ruang Penunjang
RUANG SIRKULASI
Sirkulasi Horisontal
þ Lift þ Escalator þ Tangga darurat
Sirkulasi Vertikal
þ Koridor þ Selasar þ Hall
þ Ramp (untuk orang cacat
RUANG
PPENUNJANG þ Ruang pegawai(manajemen gedung) : þ Kantor
þ security þ Locker
þ Ruang parkir : þ Basemen
þ Pelataran tapak þ Bangunan tersendiri
Musholla
Penempatan ruang servis pada umumnya dikelompokkan tersendiri, terpisah dari ruang sewa, begitupula dengan ruang penunjang, sehingga dapat terbentuk 4 (empat) kelompok area (zona) yang membagi properti menjadi 4 zona umum yaitu :
þ Area Sewa ……….. % þ Area penunjang ……….. % þ Area servis ……….. % þ Area sirkulasi ……….. % (+) Ruang struktur = 100 %
Area sewa tentunya merupakan area dengan luas prosentase terbesar. Penghitungan luas area ini merupakan area kotor bangunan.
Ruang servis/core terdapat di semua lantai sehingga core merupakan penunjang fungsi setiap ruang sewa (perlantai bangunan). Sedangkan untuk ruang servis atas pada umumnya terdapat rel gondola (membersihkan bagian luar bangunan), antenna/pemancar, tangki air dan kompressor AC.
C. Pengelolaan Penyewa dan Sistem Sewa
Pengawasan/pengendalian terhadap penyewa amat penting terutama untuk membina hubungan yang baik antara pemilik dan penyewa. Setiap penyewa perlu dilengkapi dengan sistem pendataan atau administrasi yang pasti/valid. Jenis sistem sewa terdiri dari sistem sewa yang tetap (fixed rental system) dan sitem presentase, tetapi pada umumnya digunakan sistem kombinasi, misalnya harga sewa minimum ditambah sewa berdasarkan pada presentase dari pendapatan kotor.
3.5 Bentuk Pelaksanaan Manajemen Properti______________
Terdapat beberapa bentuk pelaksanaan manajemen properti, diantaranya yaitu manajemen hunian , manajemen administrasi keuangan, manajemen penyewaan dan manajemen sistim informasi. Bentuk-bentuk ini disesuaikan dengan jenis propertinya, misalnya untuk manajemen pertokoan, perkantoran, industri, apartemen dan lain sebagainya.
A. Manajemen Hunian
Suatu kemampuan manajer dalam mengelola penghuni dalam memadukannya dengan sarana dan prasarana yang ada dan juga terhadap bangunan dan kawasan sekitarnya. Seperti dalam pembahasan sebelumnya
bahwa manajemen hunian ini tidak bisa terlepas dari berbagai pertimbangan dan sangat terkait dengan jenis dan karakteristik properti yang dikelolanya.
a. Mencangkup beberapa langkah yaitu :
þ Menentukan pilihan penghuni. Reputasi dari penghuni turut berperan menarik penyewa lainnya. Untuk penyewa yang memiliki reputasi yang bagus dapat diberikan diskon dalam pembayaran sewanya. Dan sebaliknya untuk yang memiliki track record yang tidak baik sebaiknya kontraknya tidak diperpanjang jika sudah habis tempoh sewanya.
þ Menentukan berbagai kepentingan penghuni. Beragamnya kepentingan dari penghuni perlu diakomodir dengan menggunakan konsep skala prioritas namun tanpa membedakan kualitas pelayanan kepada penghuni.
þ Perkembangan mengenai tata cara manajemen hunian. Selalu mengikuti arah dan perkembangan yang terjadi di pasar, mengingat ketatnya tingkat kompetisi atau persaingan yang ada.
b. Pertimbangan Manajer Properti dalam persetujuan permohonan/
pengajuan sewa, antara lain:
þ Kemampuan calon penghuni untuk membayar sewa. Untuk bebeberapa pusat perbelanjaan yang sangat terkenal di ibukota, sewa permeter perseginya sudah mencapai di atas Rp 1.000.000.000,- seperti plaza Indonesia dan Plaza Senayan. Sudah tentu potensi kemampuan dari penyewa untuk tidak menunda atau menunggak pembayaran sewa harus diminimalisir dengan melakukan seleksi atas kemampuan calon penyewa antara lain dengan adanya perjanjian dengan adanya jaminan yang diberikan oleh penyewa atau sanksi apabila terjadi kelambatan dalam membayar sewa.
þ Kemampuan memelihara ruangan sebaik-baiknya. Harus meminta ijin terlebih dahulu kepada pengelola bangunan apabila penyewa akan melakukan perubahan design interior maupun eksterior bangunan dan mampu menjaga ruangan yang disewanya dengan baik.
þ Kemampuan untuk menciptakan dan menjalin hubungan baik dengan penghuni lainnya. Komunikasi harus terjalin diantara semua penghuni atau penyewa dan dalam moment tertentu dapat dilakukan
pertemuan secara periodik yang diprakarsai oleh pengelola bangunan. Termasuk membahas kendala ataupun masalah-masalah yang dihadapi oleh penyewa sehubungan dengan keberadaan mereka dalam properti tersebut.
þ Kegiatan yang akan dilaksanakan adalah sesuai dengan properti dan kegiatan usaha lainnya. Tidak diperkenankan melakukan aktivitas yang bertentangan dengan usaha yang dijalankan yang dapat mengganggu kenyamanan penghuni lainnya.
þ Adapun faktor-faktor lainnya yang dapat dipertimbangkan seperti : adanya potensi yang berkelanjutan dari penyewa, etika dan reputasi yang baik, kebutuhan pelayanan penghuni yang maksimal, kemungkinan adanya kebutuhan perluasan di masa yang akan datang serta perlindungan terhadap hak asasi manusia dan tanggung jawab sosial.
c. Keragaman penghuni sangat penting untuk keberhasilan hunian gedung tersebut dan kegiatan usahanya. Beberapa faktor yang menyebabkan kegagalan dalam kegiatan usaha yaitu :
þ Penyediaan manajemen yang buruk terhadap para penghuni seperti lambannya respon dari pengelola properti terhadap keluhan dari penghuni seperti adanya kebocoran pipa, air yang tidak lancar keluar, AC yang tidak terasa dingin, lampu sering padam dan lain sebagainya.
þ Penghuni menempati lokasi keragaman yang buruk. Faktor ini mengakibatkan penghuni akan mencari alternatif tempat lainnya untuk menjalankan usahanya. Penyediaan fasilitas yang tidak atau kurang merata dapat menimbulkan ketidak puasan bagi penghuni lainnya.
þ Faktor-faktor kegagalan lainnya seperti : penghuni yang menempati areal yang terlalu luas sehingga tidak mampu mengoptimalkan ruangan yang disewanya, adanya faktor persaingan yang langsung dari penghuni lainnya apalagi jika sudah sampai menimbulkan persaingan yang tidak sehat perlu segera dicarikan solusinya oleh pengelola bangunan, jadi peran seorang manajer properti juga dapat menjadi mediator bagi para penghuni lainnya.
B. Manajemen Keuangan & Administrasi
Diperlukan untuk efisiensi dan ketepatan, melalui sistem dan prosedur administrasi / pembukuan yang baik untuk pengendalian biaya, pajak, analisis management dan persyaratan hukum. Administrasi yang diperlukan seperti : pengumpulan harga sewa, pengeluaran dari properti, pemeliharaan pembayaran gaji karyawan, maupun biaya umum lainnya.
Pengumpulan data tersebut dimaksudkan untuk menjembatani antara data dengan laporan keuangan. Laporan keuangan ini digunakan untuk model analisis dan keuangan.
C. Manajemen Sistem Informasi
Diperlukan untuk melakukan prediksi (forecasting), pembanding dan pertimbangan untuk tindak lanjut/instruksi terhadap suatu keadaan/situasi.
Untuk membangun Management Information System (MIS) digunakan perangkat komputer.
a. Sistem Informasi Properti. Suatu sistem informasi merupakan suatu sarana untuk mengambil keputusan dalam bidang hukum, administrasi dan ekonomi serta merupakan bantuan untuk perencanaan dan pembangunan, yang disatu pihak terdiri dari basis data yang mencangkup data dari properti yang berkaitan dan di lain pihak prosedur dan teknik pengumpulan, penyesuaian, pengolahan dan distribusi data secara sistematis. Data properti yang baik adalah suatu sistem informasi yang dapat dengan mudah ditemukan dan dicari kembali untuk memungkinkan pengambilan keputusan yang memberikan hasil yang optimal.
b. Basis Data (Database). Banyak istilah yang dipergunakan, seperti MIS, data base atau bank data yang maksudnya adalah perlunya suatu pengelolaan informasi yang baik dengan mengadakan tenaga manusia atau peralatan elektronik agar manajemen memperoleh data yang tepat, luas dan catatan-catatan yang sesuai dengan perkembangan sebagaimana dimaklumi, investasi dalam real estat yang dimaksudkan untuk memenuhi berbagai kepentingan dan untuk mendapatkan nilai.
Oleh karena itu diperlukan data baik untuk properti tersebut maupun data pasar. Maksud dari data base adalah menyimpan data tersebut dan memudahkan untuk mencarinya kembali guna keperluan analisis dan memberikan saran-saran yang bersifat pertimbangan. Dalam bentuk diagram maksud dan tujuannya, sistem informasi tersebut dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 3.7 Maksud dan Tujuan Sistem Informasi 1. Pandangan Secara Mikro
a. Pandangan secara mikro yang perlu diperhatikan antara lain :
@ Kepentingan pemilik.
@ Keterangan tentang pemilikan tanah.
@ Perjanjian-perjanjian sewa.
@ Perincian ukuran, konstruksi lokasi, topografi.
@ Penggunaan tanah.
@ Peruntukan tanah menurut tata kota atau perundang-undangan yang berlaku.
b. Dalam hal pemilik mempunyai tanah atau bangunan yang disewakan, maka dokumen sewa sangat penting karena menggunakan hak dan kewajiban pihak-pihak yang bersangkutan dan pertanggungjawaban serta kewajiban finansial mereka. Data base tentang sewa menyewa dapat disusun untuk memberikan informasi tentang :
@ Daftar perbandingan tempat-tempat yang disewakan serta persyaratannya.
@ Daftar tunggakan sewa yang belum dibayar, memberitahukan klien atau pengacara untuk mengambil tindakan.
@ Daftar peninjauan sewa untuk memprakarsai adanya negosiasi dan pembaharuan perpanjangan sewa beli dan dokumentasi kemudian.
@ Daftar imbalan jasa yang diberikan biaya reparasi/perawatan dan asuransi.
Informasi Properti
Riset Pasar
Hasil Sewa
Perawatan dan Pengelolaan
Nilai Modal
Arus Uang Tunai Tahunan
Nilai Pengembalian
Equiti
Sistem Informasi Keputusan
Inventasi
@ Rencana perbaikan dan perawatan, meliputi perbaikan, modernisasi dan/atau mengganti kerusakan bilamana diperlukan.
@ Sistem laporan untuk menunjukkan daftar penghasilan dan pengeluaran dan semua pembayaran, pengiriman uang dan transaksi lainnya, termasuk keuangan yang dikuasai.
2. Pandangan Umum Secara Makro
a. Disamping secara mikro di atas, maka perlu pula dicatat secara makro yang lebih luas data yang berorientasi pada pengguna, misalnya :
@ Data pasar.
@ Mencatat situasi permintaan dan persediaan.
@ Kecenderungan pembangunan.
@ Penggunaan tanah digunakan dan direncanakan.
@ Fasilitas umum dan perubahannya.
b. Database pasar primer disusun untuk menghubungkan semua catatan harga properti berdasarkan :
@ Identifikasi tanah dan bangunan dengan rincian lokasi, ciri-ciri, dan fasilitas.
@ Catatan nilai jual, bukti sewa dan berbagai macam nilai-nilai atas properti tersebut.
@ Indeks biaya, struktur gedung, perbaikan dan jasa lainnya.
c. Disamping itu sebagai tambahan, dokumentasi harus pula diikuti hubungan langsung antara permintaan dan persediaan. Permintaan itu dikatakan sebagai fungsi dari kependudukan, penghasilan pekerjaan, harga-harga relatif, perpajakan, bunga, persyaratan pembayaran pertama dan harapan-harapan di kemudian hari.
d. Informasi statistik diperlukan untuk analisis makro, seperti :
@ Kependudukan standar pertumbuhan demografi, ukuran keluarga dan susunannya, struktur umur dan ciri-ciri kultural sosial.
@ Penghasilan distribusi dikalangan kelompok umur, dasar ekonomi, kegiatan komersial, pola penghasilan dan pengeluaran.
@ Kesempatan-kesempatan kerja dan pertumbuhannya, tingkatan, kecenderungan dan perubahan dalam kependudukan serta rasio pekerjaan.
e. Dilihat pula dari segi persediaan yang merupakan fungsi dari harapan permintaan, persediaan yang terencana, persaingan dalam lingkungan, tersedianya tenaga kerja, tanah dan modal. Data yang diperlukan dilihat dari segi persediaan adalah :
@ Jumlah persediaan unit-unit yang ada dan diusulkan dengan menunjuk pada kualitas dan luas berbagai cabang pasar.
@ Pembangunan yang sedang berlangsung, diinventarisasi menurut jenis dan konstruksinya, tingkat jual dan sewa, standard kenaikan dan fasilitas yang diyawarkan.
@ Identifikasi sikap konsumen dan permintaan dalam istilah jenis, harga dan kualitas.
f. Selanjutnya mengenai situasi ekonomi lokal dan regional mungkin diperlukan pula catatan-catatan mengenai :
@ Hubungan transportasi dan komunikasi, yang ada dan yang direncanakan.
@ Pola pembangunan dan prospek pertumbuhan termasuk usul perencanaan sekarang dan pengawasan.
@ Alternatif-alternatif kemungkinan investasi.
RINGKASAN
Dalam hal yang menyangkut properti tidak ada pusat pasar tempat terjadi jual beli, karena seseorang sangat tergantung pada market intelligence dan bukan hanya pada informasi yang ada. Oleh karena itu diperlukan sejumlah data yang dianalisa. Harus dijaga, diperiksa benar tidaknya, bahkan mungkin pula ada data berbagai lembaga yang tidak mempunyai hubungan antara satu dengan yang lainnya.
Data dapat diperoleh dari sumber-sumber pertama atau sekunder dan perlu disadari bahwa ada data yang sudah kadaluwarsa dan data yang dapat dipakai sebagai estimasi yang paling baik. Tidak disangkal pula bahwa untuk membuat kebijakan yang baik diperlukan data yang dapat dipercaya dan akurat. Dewasa ini properti manajemen dituntut untuk bekerja secara profesional dalam memberikan pendapat tentang suatu kasus maupun dalam membuat perhitungan-perhitungan untuk membuat keputusan. Dalam hubungan investasi seseorang dapat memilih apakah melakukan investasi dalam properti atau memasuki pasar modal. Tentunya setiap investasi mengandung resiko.
Investor di dalam properti tidak mencapai sasaran itu yang mungkin timbul karena faktor-faktor internal dan eksternal dengan pengelolaan yang baik, kualitas design dan konstruksi, maka properti dapat dipertahankan nilainya, tetapi dengan sendirinya tidak banyak yang dapat dilakukan tentang situasi ekonomi secara menyeluruh. Namun andaikata tersedia data-data dan analisa pasar serta identifikasi yang dilakukan dapat ditinjau kembali, untuk diambil langkah-langkah yang menguntungkan. Dan bentuk
sistem penyusunan properti yang terpadu di dalam suatu Portfolio Management.
Dilihat sebagai industri, maka real estat itu merupakan salah satu sektor penting dalam ekonomi nasional. Kenyataannya industri ini adalah indikator yang terkemuka dan sangat berpengaruh pada konsumen dan investor. Oleh karena itu penerimaan investasi di sektor real estat akan mempengaruhi pertumbuhan ekonomi.
Tahap mempersiapkan kontrak manajemen sangat menentukan dalam strategi penentuan harga kontrak dan selanjutnya menentukan pula besaran sewa yang akan dikenakan terhadap para penyewa. Sedangkan untuk operasional manajemen properti meliputi dua aktivitas utama yaitu perencanaan manajemen (management plan) dan pengambilalihan tugas manajemen.
Pemeliharaan bangunan (building maintenance) merupakan bagian dari aktivitas manajemen properti yang ditujukan untuk mempertahankan manfaat dan nilai dari bangunan. Selain itu dalam praktek manajemen properti ini faktor pemasaran dan negosiasi harga sewa diperlukan dalam kaitannya memadukan penyewa campuran (tenant mix) dengan memperhatikan pendekatan sistem manajemen properti pada bangunan &
kawasan.
Bentuk pelaksanaan manajemen properti meliputi manajemen hunian, manajemen keuangan dan administrasi serta manajemen sistem informasi. Secara umum praktek dari manajemen properti ini dapat dilihat pada gambar 3.8 di bawah ini.
SOAL-SOAL LATIHAN
1. Apa saja yang dipertimbangkan dalam mempersiapkan kontrak manajemen?
2. Apa fungsi dari rencana manajemen terkait dengan properti?
3. Bagaimana bentuk pengelolaan penyewa dan sistem sewa?
4. Sebutkan langkah-langkah yang dilakukan dalam manajemen hunian!
5. Perlukah disusun sistem informasi properti? Jelaskan pendapat Anda!
3.6 Hubungan (Linkage) _____________________________
Dalam hal yang menyangkut properti, tidak ada pusat pasar tempat terjadi jual beli karena seseorang sangat tergantung pada market intelligence dan bukan hanya pada informasi yang ada. Oleh karena itu diperlukan sejumlah data yang dianalisis. Harus dijaga, diperiksa benar tidaknya, bahkan mungkin pula ada data berbagai lembaga yang tidak mempunyai hubungan antara satu dengan yang lainnya.
Data dapat diperoleh dari sumber-sumber pertama atau sekunder dan perlu disadari bahwa ada data yang sudah kadaluwarsa dan data yang dapat dipakai sebagai estimasi yang paling baik. Tidak disangkal pula bahwa untuk membuat kebijakan yang baik diperlukan data yang dapat dipercaya dan akurat. Dewasa ini properti manajemen dituntut untuk bekerja secara profesional dalam memberikan pendapat tentang suatu kasus maupun dalam membuat perhitungan-perhitungan untuk membuat keputusan. Dalam hubungan investasi seseorang dapat memilih apakah melakukan investasi dalam properti atau memasuki pasar modal. Tentunya setiap investasi mengandung risiko.
Investor di dalam properti tidak mencapai sasaran itu yang mungkin timbul karena faktor-faktor internal dan eksternal dengan pengelolaan yang baik, kualitas desain dan konstruksi, maka properti dapat dipertahankan nilainya, tetapi dengan sendirinya tidak banyak yang dapat dilakukan tentang situasi ekonomi secara menyeluruh. Namun andaikata tersedia data-data dan analisis pasar serta identifikasi yang dilakukan dapat ditinjau kembali, untuk diambil langkah-langkah yang menguntungkan. Dan bentuk sistem penyusunan properti yang terpadu di dalam suatu Portfolio Management.
Dilihat sebagai industri, maka real estat itu merupakan salah satu sektor penting dalam ekonomi nasional. Kenyataannya industri ini adalah indikator yang terkemuka dan sangat berpengaruh pada konsumen dan investor. Oleh karena itu penerimaan investasi di sektor real estat akan mempengaruhi pertumbuhan ekonomi.
Gambar 3.8 Skema Praktek Manajemen Properti
MANAJEMEN PROPERTI
KONTRAK MANAJEMEN þ Strategi harga
þ Struktur biaya
þ Syarat dan kondisi dalam perjanjian
PENGALIHAN MANAJEMEN þ Pertimbangan
dalam pengalihan þ Rencana
manajemen þ Analisis
alternatif
PEMELIHARAAN BANGUNAN DAN MANAJEMENNYA þ Karakteristik umur bangunan þ Faktor yang mempengaruhi
pemeliharaan
þ Standar dan kebijakan pemeliharaan
þ Klasifikasi pekerjaan pemeliharaan
PEMASARAN DAN NEGOSIASI SEWA þ Faktor penentu strategi
pemasaran þ Teknik negosiasi
MANAJEMEN PENYEWAAN DAN SISTEM RENTAL þ Peninjauan kembali harga sewa þ Sewa tetap vs sewa persentase
MANAJEMEN ADMINISTRASI KEUANGAN
þ Kebutuhan akan sistem þ Penggunaan manajemen þ Laporan keuangan
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN þ Keuntungan dan risiko MIS þ Pemantapan
þ Evaluasi dan seleksi Sistem komputer
