Project Charter Pembuatan Website Laboratorium E-Bisnis

(1)

Project Name: Pembutan Website Profiling Laboratorium E-Bisnis

Department: Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Focus Area: Profiling

Product/Process: Website

Project Time : 19 March 2012 till 21 May 2012 Cost Estimation : Rp 1.500.000

Prepared By

Document Owner(s) Project/Organization Role

Fasha Heikal Project Manager

M. Afif Hendrawan Developer

Bambang Setiawan Programming

Project Charter Version Control

Version Date Author Change Description

1.0 16/03/2012 M. Afif Hendrawan,

Fasha Heikal Document created

Confidential

(2)

1 PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah website profile untuk laboratorium e- bisnis Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh November Surabaya. Website ini sebagai media promosi laboratorium e-bisnis kepada dunia luar dan sebagai pengganti website lama yang telah dikembangkan sebelumnya. Website akan berisi tentang informasi menganai laboratorium e-bisnis seperti struktur organisasi lab, sejarah lab, daftar mahasiswa yang pernah menjadi dari bagian dari lab, proyek-proyek yang sedang dikerjakan oleh lab e-bisnis, dan karya-karya atau produk-produk yang telah dihasilkan oleh laboratorium e-bisnis.

2 PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

Project goals

Objectives

Scope

Assumptions

Risks

Costs

Timeline

Approach

Organization

3 PROJECT OVERVIEW

Dalam perkembangannya, laboratorium e-Bisnis yang dibangun pada jurusan Sistem Informasi telah memiliki sebuah website profiling yang sudah bekerja. Akan tetapi, website yang dibuat tidak terawat dan tidak tersusun dengan baik. Masyarakat ataupun mahasiswa yang ingin mengetahui informasi mengenai mengenai lab e-bisnis akan mengalami kesulitan. Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan webiste profiling khusus laboratorium e-bisnis yang sederhana namun tetap dapat menyampaikan infomasi mengenai laboratorium e-bisnis. Aplikasi web akan dibangun menggunakan Content Management System (CMS) Wordpress guna mempermudah stakeholder dalam melakukan update informasi. Sistem aplikasi akan dibangaun diatas CMS dan menggunakan database guna menyimpan informasi dan mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Implementasi aplikasi website akan diletakkan pada server Indonesia guna meminimalisir biaya yang dikeluarkan namun tetap sesuai dengan apa yang diharapkan. Stakeholder juga mendapatkan rasa aman karena jika aplikasi di tanama pada server milik Jurusan Sistem Informasi terdapat resiko-resiko yang tidak ada jaminannnya.

(4)

4 PROJECT SCOPE

4.1 Goals and Objectives

Goals Objectives

Proyek akan

menambahkan informasi umum dan sejarah mengenai laboratorium e-bisnis

1. Melakukan interview kepada pimpinan laboratorium e- bisnis

2. Melakukan interview kepada mahasiswa warga laboratorium e-bisnis

3. Mengembangkan halaman / page webiste mengenai sejarah dan informasi umum

Proyek akan memberikan dan mengembangkan fitur download pada karya- karya non commercial

1. Mengembangkan fitur download pada website

2. Menyiampakan storage untun menyimpan hasil karya mahasiswa e-bisnis

4.2 Departmental Statements of Work (SOW)

Departmental SOW Owner/Prime Due Date/Sequence

Interview kebutuhan

stakeholder Projecr Manager , Stakeholder Melakukakan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama

Fitur-fitur mengenai profilling

yang akan dibuat Web Developer , Stakeholder Tim web developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan Melakukan desain interface

sesuai dengan kebutuhan Web Designer, Stakerholder Web Designer dan Stakeholder bersama-sama mendisikusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang terlah di sepakati.

Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)

Stakeholder, Tim proyek Pada tim proyek harus dapat mendiskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek yang dibuat

Estimasi usaha setiap work

product tersebut Project Manager Project manager memilih

seorang moderator dan tim estimasi yang terdiri atas 3 hingga 7 orang. Jika tim yang

(5)

memperbaiki dokumen tersebut

Testing aplikasi Tester Melakukan uji coba terhadap

aplikasi yang terlah dibuat Implementasi aplikasi web Tim Proyek Tim melakukan implementasi

aplikasi web.

4.3 Project Deliverables

Milestone Deliverable

1. Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai

 Mendapatkan data dan infromasi mengenai proyek

 Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder

 Data struktru organisasi laboratorium e-bisnis

 Data mahasiswa laboratorium e-bisnis

 Data karya-karya laboratorium e-bisnis

 Informasi prestasi laboratorium e-bisnis

 Informasi proyek yang dikerjakan laboratorium e- bisnis

 Menentukan batasan proyek

 Menentukan estimasi kebutuhan dana awal

 Dokumentasi pertemuan

 Dokumen kebutuhan proyek 2. Melakukan wawancara

terhadap stakeholder lainnya (mahasiswa)

 Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk proyek

 Dokumen kebutuhan proyek

 Dokumentasi pertemuan

 Dokumentasi pengembangan aplikasi 3. Pembuatan Sistem

(prototyping)  Mendapatkan hasil website sementara (prototype)

 Layanan website sudah bekerja 80 persen

 Dokument pengembangan aplikasi (progress) 4. Desain Interface  Hasil desain website telah selesai dan tetap merujuk

pada dokumen kebutuhan

 Dokumen pengembangan aplikasi (final) 5. Presentasi Prototype

kepada stakeholder  Mendapatkan feedback dari stakeholder

 Informasi tentang kebutuhan minor

 Dokument kebutuhan proyek

6. Presentasi produk akhir  Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan stakeholder

 Sistem dapat berjalan dengan baik

 Produk telah diimplementasikan

(6)

4.4 Deliverables Out of Scope

Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi didalam laboratorium e-bisnis. Selain itu pengolahan data dan data diluar dari ruang lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek. Adanya beberapa hal mengenai laboratorium e-bisnis yang tidak termasuk dalam ruang lingkup pengerjaan proyek profiling diataranya adalah berupa kode program dari tiap aplikasi yang dihasilkan oleh labooratorium e-bisnis.

4.5 Project Estimated Costs & Duration>> harus ada biaya, harus ada tanggal awal dan tanggal mulai (Durasi).tambah 1 kolom untuk Cost.confident level diganti COST (biaya)

Project Milestone

Date Estimate

Deliverable(s) Included (hasilnya apa dari kegiatan ini)

COSTEstimate (biaya)

Melakukan interview pada stakeholder

19/03/2012-

20/03/2012  Informasi mengenahi laboratorium e-bisnis

 Informasi stakeholder yang terlibat

 Informasi proses bisnis yang ada

 Informasi struktru organisasi

 Informasi Prestasi dan Karya

 Dokumen Kebutuhan Analisa hasil

interview 26/03/2012  Mendapatkan kebutuhan utama

 Dokumen kebutuhan (final)

Desain Sistem

dan interface 02/04/2012  Prototype Presentasi ke

Stakeholder 23/04/2012  Feedback mengenai prototype

Hosting dan Domain aplikasi

24/04/2012  Melukakan pembelian hosting dan domain untuk implementasi aplikasi web

(7)



5 PROJECT CONDITIONS

5.1 Project Assumptions

Proyekinidiasumsikansuatuproyek yang bertujuanuntukmembuatdanmengembangkan website mengenaisatu focus, yaituLaboratorium E-bisnis

Proyekinidiasumsikandapatmembantumahasiswadanmahasiswijurusan system informasi yang belummengambilmatakuliahlaboratorium

Proyekinidiasumsikansuatu website yang akanselaludiperbaharuiinformasinya agar dapatmemberikaninformasi yang aktualbagi yang membacanya.

5.2 Project Issues

Priority Criteria

1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

2−Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.

3−Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

4−Closed issue.

# Issue Priority Owner Description Status & Resolution

1 Anggota tim mendapatk an musibah

Low Project

Manager Kemungkinana terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim

Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan

2 Listrik mati pada saat pengemban gan aplikasi web

High Web

Develop er,Web Designer

Kemungkinan terjadi mati listrik pada saat pengembangan proyek.

Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset, atau UPS untuk keadaan mendesak.

3 Data Hilang High Tim

Proyek Dimungkinkan sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman virus dan bencana yang tidak terduga

Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisah dengan komputer untuk mengembangan.

Menggunakan tools pendukung keamaan komputer pengembangan seperti antivirus.

(8)

5.3 Project Risks

# Risk Area Likelihoo

d RiskOw

ner Project Impact-Mitigation

Plan 1 Waktu

untuk melakukan pertemuan sangat sulit

High Project

Manager

Meeting dilakukan dengan mencari hari yang longgar dan sebisa mungkin diadakan pertemuan setiap harinya walaupaun hanya sebentar.

Jika belum mengatasi solusi lain adalah melakukan netmeeting untuk memecahkan masalah jarak dan waktu.

2 Informasi dari stakeholder utama kurang

Medium Project

Manager Mencari stakeholder yang lainnya seperti mahasiswa dan alumni yang pernah menjadi warga laboratorium e-bisnis

3 Ruang Lingkup proyek melebar terlalu luas

High Project

Manajer Melakukan inisiasi diawa mengenai batasa-batasan atau constrains yang terdapat dalam proyek

4 Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target

High Stakeholder Membuat schedule task pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim.

5 Kurangnya

personil tim Medium Project

Manager Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan

5.4 Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

 Proyek hanya melakukan pengembangan terhadap aplikasi web yang bersifat profiling.

 Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya.

 Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.

(9)

6 Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karean dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokume kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi web profiling.

7 Project Team Organization Plans

Project Team Role Project Team Member(s) Responsibilities

Project Manager Fasha Heikal  Melakukan interview

terhadap stakeholder proyek

 Melukan pembagian tugas

 Control Project Team

 Bertanggung jawab atas berjalannya proyek

 Finnancial

Web Developer M. Afif Hendrawan  Melakukan

pengembangan website Web Designer Yohanes Pintoro S  Desain interface website

Website Analyst Faizal Rizal  Melakukan analisa

terhadap rancangan website

Dokumentator Tria Nasuka  Dokumentasi pengerjaan

proyek

 Dokumentasi

pengembangan website

Tester Fatih Maraya  Melakukan pengujian

terhadap fitur-fitur website

 Memberikan feedback

8 APPROVALS

Prepared by Fasha Heikal Project Manager

Approved by Laboratorium E-Bisnis Sistem Informasi ITS Project Sponsor

(10)