BAI 08 Managing Knowledge

(1)

BAI 08 Managing Knowledge

Jurusan Sistem Informasi ITS | Tata Kelola TI D

Pada dokumen ini akan di bahas mengenai bagaimana cara untuk melakukan tata kelola mengenai knowledge sharing yang ada pada jurusan system informasi ITS.

Dina Awdri 5213100167 Haikal Rusdi 5213100169 Octgi Perdana 5213100176

(2)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

JALAN ITS RAYA KEPUTIH SUKOLILO, SURABAYA, JAWA TIMUR, INDONESIA

Knowledge Sharing Sistem Informasi ITS | Cobit 5.BAI 08

1

Daftar Isi

BAI 08 ... 4

Pendahuluan ... 4

Latar Belakang Masalah... 4

Dasar Teori ... 5

COBIT 5 ... 5

Manfaat ... 6

Informasi ... 8

COBIT Version ... 8

COBIT 5: Value Creation ... 8

The COBIT 5 Framework ... 9

COBIT 5 Product Family ... 10

BAI 08 COBIT: Knowledge Sharing ... 11

PEDOMAN... 12

1. Pendahuluan ... 14

2. Dasar ... 16

3. Acuan ... 16

4. Tujuan dan Indikator ... 18

5. Ruang Lingkup ... 20

6. Proses Bisnis ... 22

7. Struktur Organisasi ... 23

8. Penanggung Jawab ... 24

9. Istilah dan Definisi ... 26

PANDUAN ... 27

Deskripsi Proses ... 29

Maksud Proses ... 29

Tujuan dan Indikator Kinerja ... 29

Praktik Manajemen Kunci... 30

Mapping Control ... 32

Daftar Pertanyaan Pembuatan Prosedur ... 34

Daftar Insiden Jurusan Sistem Informasi ITS ... 35

(3)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

JALAN ITS RAYA KEPUTIH SUKOLILO, SURABAYA, JAWA TIMUR, INDONESIA.

Knowledge Sharing Sistem Informasi ITS | Cobit 5.BAI 08 Kn

2

Draft Kebijakan, Prosedur dan Formulir ... 36

PROSEDUR ... 39

Prosedur Persiapan Fasilitas Berbagi Pengetahuan ... 41

Prosedur Penerapan Penyediaan Fasilitas Berbagi Pengetahuan ... 42

Prosedur Evaluasi Penyediaan fasilitas Berbagi Pengetahuan ... 43

Prosedur Identifikasi pengetahuan pengguna ... 47

Prosedur Klasifikasi sumber informasi pengetahuan ... 49

Prosedur Validasi sumber informasi pengetahuan ... 51

Prosedur Pengelolaan Dataset dan ketersediaan pengetahuan ... 53

Prosedur Publikasi pengetahuan ... 56

Prosedur Identifikasi Pengguna Pengetahuan ... 58

Prosedur Analisa KebutuhanTtransfer Pengetahuan ... 60

Prosedur Petunjuk Penggunaan Pengetahuan JSI ... 61

Prosedur Evaluasi Pengetahuan di JSI... 63

FORMULIR ... 66

1. Formulir penanggung jawab persiapan fasilitas berbagi pengetahuan ... 67

2. Formulir Absensi pengguna Helpdesk berbagi pengetahuan ... 69

3. Formulir daftar evaluasi penyediaan berbagi pengetahuan. ... 70

4. Formulir kuesioner terkait peran civitas JSI terhadap rantai informasi di JSI ... 71

5. Formulir peraturan klasifikasi sumber informasi ... 72

6. Formulir daftar klasifikasi sumber informasi. ... 73

7. Formulir identifikasi informasi dan pengetahuan dataset... 74

8. Formulir identifikasi informasi dan pengetahuan dataset... 75

9. Formulir data pengguna Help Desk oleh civitas JSI. ... 76

10. Formulir publikasi pengetahuan ... 78

11. Formulir pengesahan hasil publikasi pengetahuan ... 79

12. Formulir daftar pengetahuan pada Help Desk di JSI ... 80

13. Formulir daftar pengguna pengetahuan pada Help Desk di JSI ... 81

14. Formulir Tanya Jawab Sharing Knowldege ... 82

(4)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

3

15. Formulir daftar identifikasi pengetahuan ... 83

16. Formulir Persetujuan Pengetahuan Evaluasi Pengetahuan ... 84

17. Formulir Penentuan Hasil Kelayakan Pengetahuan ... 85

Bibliography ... 86

(5)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

4

MANAGING KNOWLEDGE

Jurusan Sistem Informasi ITS | Tata Kelola TI D

Pendahuluan

Pada bagian pendahuluan ini akan di bahas mengenai jurusan system informasi ITS, apa saja knowledge sharing media yang ada pada jurusan system informasi ITS, dan bagaimana BAI 08 dapat menjadi landasan tata kelola dari knowledge sharing tersebut.

Latar Belakang Masalah

Jurusan system informasi ITS, merupakan sebuah jurusan yang berada di Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya, jurusan system informasi tersebut belajar mengenai business dan computer, dan dimana pada semester 6 di jurusan tersebut akan di ajarkan tentang IT governance (Tata Kelola TI), dimana para mahasiswa jurusan system informasi akan diajarkan mengenai bagaimana cara untuk melakukan tata kelola TI yang ada pada perusahaan.

Salah satu tata kelola ti yang harus di lakukan dalam perusahaan merupakan tata kelola dalam bidang knowledge sharing yang ada dalam perushaan, apakah itu knowledge sharing, knowledge sharing merupakan bagaimana pengetahuan di dalam perusahaan tersebut dapat tersebar ke seluruh anggota yang ada di dalam perusahaan, selain itu juga dimana knowledge yang ada pada dalam perusahaan dapat di simpan di dalam suatu repository tersendiri yang dapat di akses oleh seluruh anggota yang ada pada perusahan, dan knowledge yang ada di dalam repository tersebut dapat terjaga keasliannya sesuai dengan apa yang di butuhkan oleh perushaan tersebut.

Dalam kasus ini jurusan system informasi ITS memiliki beberapa media repository untuk melakukan knowledge sharing, yang pertama yaitu terdapat sebuah perpustakaan dan helpdesk yang ada pada jurusan system informasi dimana hal tersebut dapat mengelola knowledge sharing yang ada pada jurusan system informasi secara

BAI 08

Menjaga agar

knowledge yang ada di dalam perusahaan tersebut agar tetap tersedia, relevan, dan tetap terjaga keaslian datanya agar dapat di gunakan untuk decision making,

untuk dapat

digunakan untuk membuat rencana sebagai identifikasi, gathering, organizing, maintaining, dan penggunaan dari knowledge itu sendiri.

(6)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

5 offline, tidak hanya offline pada jurusan system informasi ITS juga memiliki sebuah repository

online yang berada pada websitenya, yang berupa wiki untuk sharing knowledge yang ada, dan berbagai macam repository lain yang tidak resmi seperti chat untuk dapat menyimpan knowledge yang ada pada jurusan system informasi ITS.

COBIT merupakan sebuah framework dimana framework tersebut dapat digunakan untuk melakukan tata kelola TI yang ada di dalam perusahaan, di dalam COBIT terdapat sebuah bagian yang mengatur tentang bagaimana cara untuk melakukan tata kelola TI pada sebuah perusahaan di bagian knowledge sharing yaitu pada bagian BAI 08. Pada bagian BAI 08 nantinya akan digunakan untuk mengatur knowledge sharing yang ada pada jurusan system informasi ITS yang nantinya, agar pada jurusan system informasi ITS terdapat tata kelola mengenai apa saja yang berkaitan dengan knowledge sharing.

Dasar Teori

Pada bagian dasar teori akan di jelaskan teori apa saja yang di gunakan utuk melakukan Tata kelola Ti yaitu knowledge sharing yang ada pada Jurusan Sistem Informasi ITS.

COBIT 5

¹

COBIT 5 adalah kerangka bisnis untuk tata kelola dan manajemen perusahaan IT (IT gevornance framework), dan juga kumpulan alat yang mendukung para manager untuk menjembatani jarak (gap) antara kebutuhan yang dikendalikan (control requirments), masalah teknis (technical issues) dan resiko bisnis (business risk). Versi evolusi menggabungkan pemikiran terbaru dalam tata kelola perusahaan dan teknik manajemen, dan memberikan prinsip- prinsip yang diterima secara global, praktek, alat-alat analisis dan model untuk membantu meningkatkan kepercayaan, dan nilai dari, sistem informasi.

COBIT mempermudah perkembangan peraturan yang jelas (clear policy development) dan praktik baik (good practice) untuk mengendalikan IT dalam organisasi. COBIT menekankan kepatuhan terhadap peraturan, membantu organisasi untuk meningkatkan nilai yang ingin dicapai dengan penggunaan IT, memungkinkan untuk menyelaraskan dan menyederhanakan penerapan dari the COBIT framework.

1 Kurniawan, D. R. (2014, 12 28). Pemanfaatan COBIT 5 Dalam Dunia Bisnis. Retrieved from This is mine : http:// http://dwirahmatkurniawan.blogspot.co.id/2014/12/tugas- akhir-sistem-informasi-manajemen.html

(7)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

6

Manfaat

COBIT 5 Perusahaan dan para manager pelaksananya bekerja keras untuk :

 Menjaga kualitas informasi untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis.

 Menghasilkan nilai bisnis dari investasi pemanfaatan IT, yaitu, mencapai tujuan strategis dan merealisasikan manfaat bisnis melalui penggunaan IT yang efektif dan inovatif.

 Mencapai keunggulan operasional melalui penerapan teknologi yang handal dan efisien.

 Menjaga resiko yang berhubungan dengan penerapan pada tingkat yang masih bisa ditoleransi.

 Mengoptimalkan biaya penggunaan IT service dan teknologi.

- Berdasarkan 5 Prinsip²

2 ISACA. (2012). COBIT 5 Enabling Process. In ISACA, COBIT 5 Enabling Process (p. 230).

United States of America: ISACA.

(8)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

7 COBIT 5 didasarkan pada lima prinsip :

1. Prinsip 1: Pertemuan Pemangku Kepentingan Kebutuhan.

2. Prinsip 2: Meliputi Enterprise End-to-End.

3. Prinsip 3: Menerapkan Kerangka, Single Terpadu.

4. Prinsip 4: Mengaktifkan Pendekatan Holistik.

5. Prinsip 5: Tata Memisahkan Dari Manajemen.

Kerangka COBIT 5 menjelaskan tujuh kategori :

1. Prinsip, kebijakan dan kerangka kerja adalah kendaraan untuk menerjemahkan perilaku yang diinginkan menjadi panduan praktis untuk sehari-hari manajemen.

2. Proses menggambarkan set terorganisir praktek dan kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu dan menghasilkan set output dalam mendukung pencapaian keseluruhan TI- tujuan yang terkait.

3. Struktur organisasi adalah pengambilan keputusan kunci entitas dalam suatu perusahaan.

4. Budaya, etika dan perilaku individu dan perusahaan yang sangat sering diremehkan sebagai faktor keberhasilan dalam kegiatan tata kelola dan manajemen.

(9)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

8

5. Informasi diperlukan untuk menjaga organisasi berjalan dengan baik dan diatur, tetapi pada tingkat operasional, informasi sangat sering produk utama dari perusahaan itu sendiri.

6. Layanan, infrastruktur dan aplikasi meliputi infrastruktur, teknologi dan aplikasi yang menyediakan perusahaan dengan pengolahan informasi teknologi dan jasa.

7. Orang, keterampilan dan kompetensi yang diperlukan untuk berhasil menyelesaikan semua kegiatan, dan untuk membuat keputusan yang benar dan mengambil tindakan korektif.

Informasi

Informasi adalah sumber daya utama untuk semua perusahaan. Informasi tersebut diciptakan, digunakan, disimpan, ditampilkan, dan dimusnahkan. Teknologi mempunyai peran penting pada kegiatan- kegiatan tersebut. Teknologi kemudian menjadi berkembang pada semua aspek bisnis dan pribadi.

Manfaat apa yang diberikan oleh informasi dan teknologi pada perusahaan ? Salah satunya untuk pengambilan keputusan, contohnya aplikasi DSS.

COBIT Version

COBIT 5 adalah sebuah perkembangan strategis yang besar yang menyediakan panduan generasi berikutnya dari ISACA pada tata kelola dan manajemen untuk enterprise information technology(IT) assets.

COBIT 5: Value Creation

Untuk menyajikan enterprise stakeholder value, dibutuhkan governance and management (tata kelola dan manajemen) yang baik dari information and technology (IT) assets, termasuk pengaturan information security.

Kebutuhan para penegak hukum, pembuat peraturan dan pembuat kontrak yang diluar perusahaan (External legal, regulatory and contractual compliance) berhubungan dengan penggunaan informasi dan teknologi yang semakin meningkat diperusahaan, menjadi ancaman jika terjadi kebocoran.

COBIT 5 menyediakan kerangka kerja yang lengkap (comprehensive framework) yang membantu perusahaan untuk mencapai target mereka dan memberikan nilai melalui tata kelola dan manajemen perusahaan yang baik di bidang IT u providing a sound basis for information security arrangements.

(10)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

9

The COBIT 5 Framework

Seperti yang telah dijelaskan, COBIT 5 membantu perusahaan untuk menciptakan nilai IT yang optimal dengan menjaga keseimbangan antara mewujudkan manfaat dan mengoptimalisasi tingkat resiko dan resource yang digunakan.

COBIT memungkinkan informasi dan teknologi yang berhubungan untuk dikelola dan diatur dengan cara yang menyeluruh pada setiap bagian perusahaan, mengambil peran penuh pada bisnis dan area fungsional dari tanggung jawab perusahaan, dengan mempertimbangkan bahwa IT beruhubungan dengan stakeholders yang berasal dari internal dan external perusahaan.

The COBIT 5 principles and enablers adalah umum dan bermanfaat untuk semua ukuran perusahaan, baik itu komersial ataupun tidak, atau untuk penyedia layanan publik.

COBIT telah memiliki lima rilis utama:

1. Pada tahun 1996, edisi pertama dirilis COBIT.

2. Pada tahun 1998, edisi kedua menambahkan "Pedoman Pengelolaan".

3. Pada tahun 2000, edisi ketiga dirilis.

4. Pada tahun 2003, sebuah versi on-line menjadi tersedia.

5. Pada bulan Desember 2005, edisi keempat awalnya dirilis. Pada bulan Mei 2007, revisi 4.1 saat dirilis.

6. COBIT 5 dirilis pada bulan Juni 2012. Ini mengkonsolidasikan dan mengintegrasikan COBIT 4.1, Val IT 2.0 dan Risiko TI kerangka kerja, dan juga menarik secara signifikan dari Model Bisnis untuk Keamanan Informasi (BMI) dan ITAF.

Perbedaan COBIT 5 dengan versi sebelumnya :

1. Pertama, prinsip baru dalam tata kelola TI untuk organisasi, Governance of Enterprise IT (GEIT).

2. Kedua, COBIT 5 memberi penekanan lebih kepada Enabler. Walaupun sebenarnya COBIT 4.1 juga menyebutkan adanya enabler-enabler, hanya saja COBIT 4.1 tidak menyebutnya dengan enabler. Sementara COBIT 5 menyebutkan secara spesifik ada 7 enabler dalam implementasinya.

Berikut ini adalah ketujuh enabler COBIT 5 dan perbandingan untuk hal yang sama di COBIT 4.1:

(1) Prinsip-prinsip, kebijakan dan kerangka kerja. Kalau di CobiT 4.1, poin-poin ini tersebar dalam beberapa proses-proses CobiT 4.1.

(2) Proses-prosesnya adalah sentral dari CobiT 4.1.

(3) Struktur organisasi dalam COBIT 4.1 tercermin dalam RACI chart yang mendefinisikan peran dan tanggung-jawab para pihak dalam setiap proses.

(4) Kultur, etika dan perilaku. Poin ini terselip di beberapa proses CobiT 4.1

(11)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

10

(5) Informasi merupakan salah satu sumber daya TI (IT resources) dalam COBIT 4.1.

(6) Layanan, Infrastruktur, dan Aplikasi. Dalam CobiT 4.1, infrastruktur dan aplikasi (disatukan dengan layanan) merupakan sumber daya TI juga.

(7) Dalam CobiT 4.1, hanya disebutkan "orang" sebagai salah satu sumber daya (walau sebenarnya mencakup juga keterampilan dan kompetensinya)

3. Ketiga, COBIT 5 mendefinisikan model referensi proses yang baru dengan tambahan domain governance dan beberapa proses baik yang sama sekali baru ataupun modifikasi proses lama serta mencakup aktifitas organisasi secara end-to-end.

Selain mengkonsolidasikan CobiT 4.1, Val IT, dan Risk IT dalam sebuah framework, CobiT 5 juga dimutakhirkan untuk menyelaraskan dengan best practices yang ada seperti misalnya ITIL v3 2011 dan TOGAF.

4. Keempat, seperti disinggung sebelumnya, bahwa dalam CobiT 5 terdapat proses- proses baru yang sebelumnya belum ada di CobiT 4.1, serta beberapa modifikasi pada proses-proses yang sudah ada sebelumnya di CobiT 4.1.

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa model referensi proses CobiT 5 ini sebenarnya mengintegrasikan konten CobiT 4.1, Risk IT dan Val IT. Sehingga proses- proses pada CobiT 5 ini lebih holistik, lengkap dan mencakup aktifitas bisnis dan IT secara end-to-end.

COBIT 5 Product Family

COBIT 5 Enabler Guide

COBIT 5 ENABLING PROCESSING

Sebuah panduan lengkap mengacu pada proses yang telah ditentukan dalam model referensi proses COBIT 5. Ini termasuk kaskade 5 gol COBIT, model proses asi explan dan model referensi proses.

COBIT 5 ENABLING INFORMATION

Sebuah panduan lengkap referensi untuk enabler Informasi untuk tata kelola dan

manajemen perusahaan TI (Geit). Panduan ini akan lebih menjelaskan Information Model (berdasarkan pada model 5 enabler COBIT generik) dan memberikan contoh entitas informasi sepenuhnya diuraikan.

COBIT 5 Professional Guides COBIT 5 IMPLEMENTATION

Pendekatan yang baik-praktek untuk menerapkan tata kelola perusahaan IT (Geit)

didasarkan pada siklus hidup perbaikan berkesinambungan disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan.

(12)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

11 COBIT 5 FOR INFORMATION STRATEGY

Keamanan informasi sangat penting dalam sehari-hari operasi perusahaan, yang harus menjamin kerahasiaan dan integritas informasi mereka, sementara secara bersamaan menyediakan ketersediaan kepada mereka yang memiliki alasan bisnis untuk

menggunakannya.

COBIT 5 FOR ASSURANCE

Publikasi ini menciptakan tampilan informasi Assurance COBIT 5, untuk memberikan bimbingan bagi konstituen jaminan ISACA ini informasi. Ini harus dianggap sebagai setara dengan jaminan COBIT 5 untuk Keamanan Informasi. Hal ini dijadwalkan akan tersedia pada kuartal kedua tahun 2013.

COBIT 5 FOR RISK

Proyek pembangunan akan membuat tampilan informasi Risk dari COBIT 5, yang akan berfungsi sebagai pedoman risiko informasi spesifik yang berkaitan dengan COBIT untuk konstituen risiko ISACA ini informasi. Panduan ini harus dipertimbangkan risiko difokuskan setara dengan COBIT 5 untuk publikasi Keamanan Informasi dalam keluarga 5 COBIT produk.

Produk ini rencananya akan dikeluarkan pada kuartal ketiga tahun 2013.

COBIT 5 ONLINE

ISACA sedang mengembangkan rilis dari COBIT 5 pada layanan online COBIT. Saat ini:

1. Pilihan layanan sedang dievaluasi.

2. ISACA akan terus mendukung COBIT 4.1 secara online.

3. Pengguna COBIT online dapat mentransfer langganan dari COBIT COBIT 4.1 ke 5.

BAI 08 COBIT: Knowledge Sharing

Deskripsi : Menjaga agar Knowledge yang ada di dalam perusahaan tersebut agar tetap tersedia, relevan, dan tetap terjaga keaslian datanya agar dapat di gunakan untuk decision making, untuk dapat digunakan untuk membuat rencana sebagai identifikasi, gathering, organizing, maintaining, dan penggunaan dari knowledge itu sendiri.

Tujuan : menjaga agar knowledge yang di butuhkan oleh seluruh civitas jsi dapat terjaga dengan baik , dan dapat di gunakan dan di akses dengan mudah.

(13)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

12

PEDOMAN

(14)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

13

PEDOMAN

Judul : PENDAHULUAN

No. Dokumen : PE-BAI-08-01

Rilis : 00

Revisi : 00

Historis Distribusi :

NO JUMLAH EKSEMPLAR TUJUAN DISTRIBUSI

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH

Jabatan Kassubag Ketua Jurusan

Tanggal :

(15)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

14

PE-BAI-08-01 NO. REVISI : PENDAHULUAN TANGGAL TERBIT :

HALAMAN : PEDOMAN

1. Pendahuluan

(16)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

15

PEDOMAN

Judul : DASAR DAN ACUAN

Rilis : 00

Revisi : 00

Tanggal :

(17)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

16

PE-BAI-08-02 NO. REVISI : 00 DASAR DAN ACUAN TANGGAL TERBIT : 00

HALAMAN : PEDOMAN

2. Dasar

3. Acuan

Adapun pembuatan tata kelola ini mengacu pada : 1. COBIT 5 Enabling Processes.

(18)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

17

PEDOMAN

Judul : TUJUAN DAN INDIKATOR

Rilis : 00

Revisi : 00

Tanggal :

(19)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

18

PE-BAI-08-03 NO. REVISI : 01 TUJUAN TANGGAL TERBIT : 00

HALAMAN : PEDOMAN

4. Tujuan dan Indikator

Tujuan Indikator Kinerja

Ketangkasan TI  Tingkat kepuasan pengguna berbagi

pengetahuan pada Help Desk

 Proses berbagi pengetahuan yang didukung oleh infrastruktur terkini dan dapat diakses lewat aplikasi

 Waktu untuk mengubah tujuan strategis bisnis Jurusan Sistem Informasi ITS dengan penggunaan Teknologi Informasi yang disepakati dan disetujui

Pengetahuan, keahlian dan inisiatif untuk inovasi bisnis

 Tingkat kesadaran eksekutif dengan inovasi TI yang terkini pada Jurusan Sistem Informasi terhadap berbagi pengetahuan lewat Help Desk.

 Tingkat kepuasan pemangku kepentingan dalam inovasi TI demi menciptakan budaya berbagi pengetahuan yang lebih efektif

(20)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

19

PEDOMAN

Judul : RUANG LINGKUP

Rilis : 01

Revisi : 00

Tanggal :

(21)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

20

PE-BAI-08-04 NO. REVISI : 01 TUJUAN TANGGAL TERBIT : 00

HALAMAN : PEDOMAN

5. Ruang Lingkup

Adapun pembuatan tata kelola ini mencakup proses-proses dalam pengelolaan pengetahuan pada Help Desk di Jurusan Sistem Informasi ITS. Pengelolaan ini harus dilakukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen pengelolaan pengetahuan pada Help Desk dilaksanakan sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku.

A. Melakukan pemeliharaan dan memfasilitasi budaya untuk berbagi pengetahuan

B. Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan sumber-sumber informasi

C. Optimasi Penggunaan Berbagi Pengetahuan pada Help Desk

D. Menggunakan dan menyebar luaskan penggunaan berbagi pengetahuan

E. Menyediakan Akses Pengetahuan pada Help Desk

F. Mengevaluasi informasi berbagi pengetahuan pada Help Desk

(22)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

21

PEDOMAN

Judul : PROSES BISNIS, STRUKTUR ORGANISASI DAN PENNGGUNG JAWAB No. Dokumen : PE-BAI-08-05

Rilis : 01

Revisi : 00

Tanggal :

PE-BAI-08-05 NO. REVISI : 01

(23)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

22

TUJUAN TANGGAL TERBIT : 00 HALAMAN : PEDOMAN

6. Proses Bisnis

Proses manajemen pengetahuan bisa digambarkan dengan proses bisnis seperti pada gambar berikut ini yang mengacu pada Cobit 5 Enabling Processes.

(24)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

23

7. Struktur Organisasi

Dalam melakukan aktivitas manajemen pengetahuan pada Help Desk, Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember menetapkan struktur organisasi sebagai berikut.

(25)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

24

8. Penanggung Jawab

Penanggung jawab yang ditetapkan untuk melaksanakan tata kelola pengelolaan pengetahuan yang akan diterapkan pada Help Desk adalah sebagai berikut.

Jabatan Penanggung Jawab pada Jurusan Sistem Informasi ITS

Board Dekanat FTIf

Chief Executive Officer Ketua Jurusan Chief Financial Officer Staf Administrasi Chief Operating Officer Sekretaris Jurusan Business Executive Ketua Jurusan

Business Process Owners Kepala Program Studi Strategy Executive

Committee

Ketua Jurusan Steering

(Programmes/Projects) Committee

Kepala Program Studi

Project Management Office

Kepala Laboraturium Value Management Office Ketua Jurusan Chief Risk Officer Kasubbag Chief Information Security

Officer

Kepala Program Studi Architecture Board Ketua Jurusan

Enterprise Risk Committee Ketua Jurusan Head Human Resource Kasubbag Compliance Ketua Jurusan

Audit Komisi Pertimbangan Jurusan Chief Information Officer Kassubag

(26)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

25

Judul : ISTILAH DAN DEFINISI

Rilis : 01

Revisi : 00

Tanggal :

(27)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

26

PE-BAI-08-06 NO. REVISI : 01 ISTILAH DAN DEFINISI TANGGAL TERBIT : 00

HALAMAN : PEDOMAN

9. Istilah dan Definisi

< Berisi definisi dari istilah-istilah yang digunakan dalam dokumen tata kelola manajemen berbagi pengetahuan untuk memudahkan pengguna dokumen dalam memahami istilah yang terkait dengan berbagi pengetahuan berdasarkan Cobit 5 Enabling Processes >

(28)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

27

PANDUAN

(29)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

28

Panduan

Judul : MENGELOLA PENGETAHUAN

No.Dokumen : PA-BAI-08

Rilis : 00

Revisi : 00

No Jumlah Eksemplar Tujuan Distribusi

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH

Jabatan Jabatan CIO Jabatan CEO

Tanggal :

(30)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

29 PA-BAI-08 NO. RILIS :

NO. REVISI :

MENGELOLA PENGETAHUAN

TANGGAL TERBIT : HALAMAN :

PANDUAN

Deskripsi Proses

Menjaga ketersediaan pengetahuan yang relevan, terkini, tervalidasi dan dapat diandalkan untuk mendukung semua kegiatan proses dan untuk memfasilitasi pengambilan keputusan. Membuat perencanaan untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, melakukan pengorganisasian, melakukan pemeliharaan, menggunakan dan menggantikan pengetahuan yang lama dengan yang baru.

Maksud Proses

Menyediakan pengetahuan yang diperlukan untuk mendukung semua staf dalam melakukan pekerjaan mereka dan untuk menginformasikan pengambilan keputusan dan meningkatkan produktivitas

Tujuan dan Indikator Kinerja

Tujuan Indikator Kinerja

Sumber-sumber informasi teridentifikasi

dan terklasifikasi

 Persentase kategori informasi yang tercakup.

 Volume informasi yang terklasifikasi.

 Persentase informasi yang telah dikategorikan, telah divalidasi.

Pengetahuan digunakan dan dibagikan

 Persentase dari pengetahuan yang tersedia, yang sebenarnya digunakan.

 Jumlah pengguna yang terlatih untuk menggunakan dan membagikan pengetahuan.

Berbagi pengetahuan menjadi bagian dari

budaya perusahaan.

 Level kepuasan dari pengguna.

 Persentase repositori

pengetahuan yang digunakan.

Pengetahuan diperbarui dan diimprovisasi

untuk mendukung kebutuhan.

 Frekuensi untuk memperbarui.

(31)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

30

Praktik Manajemen Kunci

Dalam proses mengelola pengetahuan perusahaan, terdapat lima praktik

manajemen kunci yang melibatkan pemangku kepentingan terkait, sebagaimana terlihat pada tabel berikut ini.

Raci Chart Praktek

Manajemen

Kunci BOD CEO CFO C00 BE BPO SEC SC PMO VMO CRO CISO AB ERC HHR COM AU CIO HA HD HIO HIA SM ISM BC PO

BAI08.01 Memelihara dan

memfasilitasi budaya berbagi

A R R R R R R R R R R R R

BAI08.02 Mengidentifi kasi dan mengklasifik asikan sumber- sumber informasi

A R C C C R R R R

BAI08.03 Mengatur dan

kontekstualis asi informasi menjadi pengetahuan

C C I I A R R R

BAI08.04 Menggunaka n dan berbagi pengetahuan

A R R R C C C R C C C C

BAI08.05 Mengevaluas i dan menarik infromasi yang tidak perlu

A C C R R R R R R R R R

(32)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

31 Dalam proses manajemen pengetahuan di Jurusan Sistem Informasi ITS, terdapat 5

praktek manajemen kunci yang melibatkan stakeholder tersebut, sebagaimana digambarkan dalam tabel RACI berikut ini:

Praktek Manajemen Kunci

DK KJ KPJ SJ KPJ KP1 KP2 SP1 KL KP KE KS SPD PK SA TEK KB

BAI08.01 Memelihara dan memfasilitasi budaya berbagi

R R R R R R R

BAI08.02

Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan sumber-sumber informasi

C C R R R C

BAI08.03 Mengatur dan

kontekstualisasi informasi menjadi pengetahuan

I I C C R R C

BAI08.04

Menggunakan dan berbagi pengetahuan

C R A A R C R

BAI08.05

Mengevaluasi dan menarik infromasi yang tidak perlu

R C A A R R R

Keterangan :

DK : Dekanat KP : Kepala Laboratorium PPSI

KJ : Kepala Jurusan KE : Kepala Laboratorium E-business KPJ : Komisi Pertimbangan Jurusan KS : Kepala Laboratorium SPK SJ : Sekretaris Jurusan SPD : Staf Pengajar Dosen KP1 : Kepala Program Studi S1 PK : Pranata Komputer KP2 : Kepala Program Studi S2 SA : Staf Administrasi SP1 : Sekretaris Program Studi S1 TEK : Teknisi

KL : Kepala Laboratorium LPSI KAB : Kasubag

(33)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

32

Mapping Control

Pada bagian berikut akan dijelaskan mapping control dari BAI 08 yang akan di terapkan pada jurusan system informasi ITS. Melakukan mapping control yang di butuhkan oleh JSI berdasarkan COBIT 5 pada BAI08, mapping control yang ada yaitu sebagai berikut :

Sub Proses Deskripsi Sub Proses Aktivitas Kontrol Jenis Dokumen

BAI08.01 Nurture and facilitate a knowledge-

sharing culture.

Menyusun dan menerapkan skema untuk menerapkan budaya akan saling berbagi knowledge.

Mendorong berbagi dan transfer

knowledge dengan mengidentifikasi dan memanfaatkan faktor motivasi.

Korektif, Detektif

Menciptakan Lingkungan, alat dan artefak yang

mendukung sharing dan transfer

knowledge.

Korektif

BAI08.02 Identify and classify sources of information.

Mengidentifikasi, mengevaluasi dan mengklasifikasikan berbagai sumber informasi internal dan eksternal yang

diperlukan untuk memungkinkan penggunaan dan pengoperasian proses bisnis yang efektif dan layanan TI.

Identifikasi pengguna pengetahuan potensial, termasuk pemilik informasi yang mungkin perlu untuk berkontribusi dan menyetujui pengetahuan.

Mendapatkan persyaratan pengetahuan dan sumber informasi dari pengguna

diidentifikasi.

Detektif

Pertimbangkan jenis konten (prosedur, proses, struktur, konsep, kebijakan, aturan, fakta, klasifikasi), artefak

Korektif

(34)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

33 (dokumen, catatan,

video, suara), dan informasi terstruktur dan tidak terstruktur (ahli, media sosial, email, pesan suara, RSS feed).

Mengumpulkan, menyusun dan memvalidasi sumber informasi berdasarkan kriteria validasi informasi (misalnya, dimengerti, relevansi, pentingnya, integritas, akurasi, konsistensi, kerahasiaan, mata uang dan kehandalan).

Korektif

BAI08.03 Organise and contextualise information into knowledge.

Mengatur informasi berdasarkan kriteria klasifikasi.

Mengidentifikasi dan menciptakan

hubungan yang bermakna antara unsur-unsur informasi dan memungkinkan penggunaan informasi.

Mengidentifikasi pemilik dan menentukan dan melaksanakan tingkat akses ke sumber pengetahuan.

Buat tampilan untuk set data yang terkait, mengingat stakeholder dan persyaratan organisasi.

Detektif

Rancangan dan menerapkan skema untuk mengelola pengetahuan terstruktur tidak tersedia melalui sumber-sumber resmi (misalnya,

pengetahuan ahli).

Korektif

Mengidentifikasi atribut

knowledge bersama dan sumber informasi, menciptakan hubungan antara set informasi (informasi tagging).

Detektif

BAI08.04 Use and share knowledge.

Menyebarkan sumber daya knowledge yang tersedia kepada pihak berkepentingan yang

Identifikasi potensi pengguna pengetahuan dengan klasifikasi pengetahuan.

Detektif

(35)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

34

relevan dan berkomunikasi bagaimana sumber daya tersebut dapat digunakan untuk mengatasi kebutuhan yang berbeda

(misalnya, pemecahan masalah, belajar, perencanaan strategis dan pengambilan keputusan).

Transfer pengetahuan untuk pengguna pengetahuan berdasarkan analisis gap kebutuhan dan teknik belajar yang efektif dan alat akses.

Korektif

Mendidik dan melatih pengguna pada pengetahuan yang tersedia, akses ke pengetahuan dan penggunaan alat-alat akses pengetahuan.

Preventif

BAI08.05 Evaluate and retire information.

Mengukur penggunaan dan mengevaluasi mata uang dan relevansi

informasi.Informasi yang telah usang.

Ukur penggunaan dan mengevaluasi

kegunaan, relevansi dan nilai elemen pengetahuan.

Mengidentifikasi informasi terkait yang tidak lagi relevan dengan

Preventif

Tentukan aturan untuk pensiun pengetahuan dan pensiun

pengetahuan sesuai.

Preventif

Daftar Pertanyaan Pembuatan Prosedur

Berikut merupakan list daftar pertanyaan yang kami gunakan untuk membuat prosedur tentang insiden knowledge yang ada pada JSI :

1. Apa saja topik knowledge sharing yang ada di JSI?

2. Apakah knowledge sharing di JSI ITS sudah dipergunakan oleh seluruh civitas JSI dengan baik?

3. Apa saja yang sudah dilakukan oleh pihak JSI dalam mengembangkan knowledge sharing ini?

4. Apakah knowledge sharing yang dilakukan sudah dilakukan dua arah?

(36)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

35 5. Apakah fungsi website sebagai wadah knowledge sharing sudah dipergunakan

dengan optimal?

6. Apakah ada hambatan yang terjadi dalam pengaplikasian share knowledge?

7. apakah ada forum untuk berdiskusi seputar pengetahuan yang diterapkan di JSI?

8. Bagaimana cara JSI dalam mengidentifikasi knowledge terkini?

9. Bagaimana cara JSI dalam mengelola siklus hidup (life cycle) knowledge agar tetap berlangsung?

10. Siapa saja yang dapat mengakses knowledge tata kelola JSI?

11. Apa pengamanan yang dilakukan terhadap knowledge tata kelola JSI agar tidak disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab?

Daftar Insiden Jurusan Sistem Informasi ITS

Berikut merupakan list insiden berdasarkan klasifikasi layanan yang ada pada JSI ITS :

Klasifikasi Insiden

Service Request Move/add/change akun reset password

lupa absensi

tidak dapat memasukkan data pribadi.

Fault

Sistem down listrik padam jaringan eror data overload kerusakan server kerusakan genset.

Technical Incident

Peringatan otomatis disk-usage

aplikasi tidak dapat digunakan serangan virus

kabel digigit tikus.

Help/Assistance

Permintaan informasi

bantuan menggunakan aplikasi.

Berikut merupakan list insiden yang di klasifikasikan berdasarkan infrastruktur yang ada pada JSI ITS.

(37)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

36

Kategori Sub Kategori

Insiden Hardware LCD Proyektor Tidak dapat menyala

Gambar yang ditampilkan tidak jelas

Kabel Kabel VGA LCD rusak

Kabel jaringan putus

Listrik Mati Listrik

Software Email ITS Lupa username dan password

Share ITS Tidak bisa login sebagai dosen pada share its.

Gagal login Lupa password Reset password

share its assignment submission trouble

Network Jaringan Internet Lambat

Internet Mati

Draft Kebijakan, Prosedur dan Formulir

Kebijakan Prosedur Formulirs

KE BAI 08-01-1 Kebijakan

penyediaan fasilitas untuk berbagi pengetahuan

PR BAI 08-01-1-1 Prosedur persiapan fasilitas berbagi pengetahuan

Formulir kebutuhan fasilitas yang ingin disediakan.

Formulir penanggung jawab persiapan fasilitas berbagi pengetahuan.

Formulir pengesahan daftar fasilitas berbagi pengetahuan.

PR BAI 08-01-1-2 Prosedur penerapan fasilitas berbagi pengetahuan.

Formulir absensi pengguna fasilitas berbagi pengetahuan yang digunakan.

PR BAI 08-01-1-3 Formulir kuesioner kepuasaan

penggunaan fasilitas berbagi

pengetahuan.

(38)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

37

Prosedur evaluasi

fasilitas berbagi pengetahuan di JSI

Formulir daftar evaluasi penyediaan berbagi pengetahuan.

Formulir pengesahan evaluasi penyediaan berbagi

pengetahuan.

KE BAI 08-01-2 Kebijakan penyiapan ruang transfer knowledge di JSI.

PR BAI 08-01-2-1 Prosedur list barang dibutuhkan pada ruang transfer knowledge

Formulir daftar

kebutuhan laboratorium di JSI.

Formulir daftar nama pengguna yang memakai ruang transfer knowledge

KE BAI 08-02-1 Kebijakan identifikasi pengetahuan pengguna.

PR BAI 08-02-1-1 Prosedur identifikasi pengetahuan pengguna yang potensial di JSI.

Formulir kuesioner terkait peran civitas JSI terhadap rantai informasi di JSI

Formulir daftar kategori pengetahuan pengguna informasi.

Formulir pesetujuan kategori pengetahuan pengguna.

KE BAI 08-02-2 Kebijakan

klasifikasi sumber informasi.

PR BAI 08-02-2-1 Prosedur klasifikasi sumber informasi.

Formulir peraturan klasifikasi sumber informasi

Formulir daftar klasifikasi sumber informasi.

KE BAI 08-02-3 Kebijakan validasi sumber informasi.

PR-08-02-3-1 Prosedur validasi sumber informasi berdasarkan kriteria validasi sumber informasi.

Formulir daftar klasifikasi sumber informasi.

Formulir forum sharing knowledge

Formulir daftar sumber-sumber informasi yang telah valid.

KE BAI 08-03-1 PR BAI 08-03-1-1 Formulir identifikasi informasi

dan pengetahuan dataset

(39)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

38

Kebijakan pengelolaan pengetahuan.

Prosedur pengelolaan dataset dan

ketersediaan pengetahuan.

Formulir pengesahan identifikasi informasi dan pengetahuan di JSI KE BAI 08-03-2

Kebijakan publikasi pengetahuan.

PR BAI 08-03-2-1 Prosedur publikasi pengetahuan.

Formulir data pengguna share knowledge oleh civitas JSI.

Formulir publikasi pengetahuan.

Formulir pengesahan hasil publikasi pengetahuan.

KE BAI 08-04-1 Kebijakan identifikasi pengguna pengetahuan.

PR BAI 08-04-1-1 Prosedur identifikasi pengguna pengetahuan.

Formulir daftar pengetahuan di JSI.

Formulir daftar pengguna pengetahuan di JSI.

KE BAI 08-04-2 Kebijakan transfer pengetahuan

perusahaan kepada pengguna.

PR BAI 08-04-2-1 Prosedur analisa kebutuhan transfer pengetahuan yang dibutuhkan civitas JSI.

Formulir penggunaan sharing knowledge oleh pengguna civitas JSI.

PR- BAI 08-04-2-2 Prosedur petunjuk penggunaan pengetahuan JSI.

Formulir pengguna petunjuk sharing knowledge.

Formulir forum tanya jawab pengguna sharing knowledge.

KE BAI 08-05-1 Kebijakan evaluasi dan kelayakan pengetahuan pengguna.

PR- BAI 08-05-1-1 Prosedur evaluasi pengetahuan di JSI.

Formulir daftar identifikasi pengetahuan.

Formulir persetujuan pengajuan evaluasi pengetahuan.

Formulir hasil evaluasi pengetahuan.

PR-BAI 08-05-1-2 Prosedur kelayakan pengetahuan untuk digunakan.

Formulir hasil evaluasi pengetahuan.

Formulir hasil penentuan

kelayakan pengetahuan.

(40)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

39

PROSEDUR

(41)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

40

Prosedur

Judul : Prosedur penyediaan fasilitas berbagi pengetahuan No.Dokumen : PA-BAI-08-01-1

Rilis : 00

Revisi : 00

Tanggal :

(42)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

41 INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

PR-BAI-08-1-1-1 NO REVISI : FASILITAS

BERBAGI PENGETAHUAN

TANGGAL TERBIT

: HALAMAN :

PROSEDUR

Prosedur Persiapan Fasilitas Berbagi Pengetahuan

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan Pemberi

knowledge Ketua JSI Waktu 1 Melakukan list

kebutuhan yang ingin disediakan

1 menit

2 Menyerahkan hasil list kepada Ketua JSI untuk didiskusikan

2 menit

3 Melakukan pemeriksaan list, jika sudah terpenuhi maka akan dibuat formulir penanggung jawaban, jika tidak maka akan melakukan list kebutuhan kembali

5 menit

4 Membuat formulir penanggung jawaban

10 menit 5 Mengisi dan

menandatangani hasil formulir penanggung jawaban dan

menyerahkan ke pemberi knowledge

5 menit

6 Mengesahkan hasil daftar fasilitas penggunaan

3 menit Dalam bentuk formulir pengsahan daftar fasilitas berbgai pengetahuan

tidak

ya

(43)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

42

INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER PR-BAI-08-01-1-2 NO REVISI :

FASILITAS BERBAGI PENGETAHUAN

TANGGAL TERBIT

: HALAMAN :

PROSEDUR

Prosedur Penerapan Penyediaan Fasilitas Berbagi Pengetahuan

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan Pengguna

(Civitas JSI)

Pemberi

knowledge Notulis Waktu

1 Mengisi absensi 1 menit

2 Membuka forum disukusi

2 menit 3 Memperkenalkan Help

desk yang ada di JSI dan menjelaskan kegunaan Help desk tersebut

30 menit

4 Memberi pertanyaan

mengenai Help desk

5 menit

5 Menjawab pertanyaan yang diberikan

20 menit

6 Mencatat semua diskusi yang terjadi di dalam forum

Selama forum berlangsung 7 Menyimpulkan hasil

diskusi

4 menit

8 Menutup forum diskusi

2 menit

(44)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

PR-BAI-08-01-1-3 NO REVISI : FASILITAS

TANGGAL TERBIT

: HALAMAN :

PROSEDUR

Prosedur Evaluasi Penyediaan fasilitas Berbagi Pengetahuan

No Kegiatan

Pelaksana Mutu

Baku Keterangan Pengguna

(Civitas JSI)

Pemberi

knowledge Notulis Waktu 1 Mendiskusikan hasil

diskusi dengan anggota dalam 1 divisi atau departemennya

15 menit

2 Mencari informasi yang mendukung pengetahuan yan telah didiskusikan

10 menit

3 Mengajukan diskusi ulang jika menemukan informasi yang bertolak belakang dengan pengetahuan yang telah

didiskusikan. Jika tidak dilanjutkan pada proses berikutnya

- Kondisional

4 Membuat diskusi ulang untuk

melakukan konfirmasi kesalahan terhadap informasi yang bertolak belakang dengan pengetahuan yang telah

didiskusikan

2 x 10 menit Terdapat 2 sesi, masing- masing adalah 10 menit

5 Memberikan penomoran pada setiap dokumen yang dihasilkan

10 menit

(45)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

44

Prosedur

Judul : Prosedur penyimpanan ruang di transfer knowledge No.Dokumen : PA-BAI-08-01-2

Rilis : 00

Revisi : 00

Tanggal :

(46)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

PR-BAI-08-01-2 NO REVISI : PENYIMPANAN

BARANG

TANGGAL TERBIT

:

HALAMAN :

PROSEDUR

1. Prosedur list barang yang di butuhkan pada ruang transfer knowledge.

No Kegiatan

Pelaksana Mutu

Baku Keterangan

Tim Khusus Top-Level

Management Waktu 1 Identifikasi jenis

barang.

1 hari

2 Pisahkan barang sesuai dengan jenis barang..

1 hari

3 Taruh barang sesuai dengan tempat jenis barang.

1 hari

4 Catat setiap barang yang dilakukan pemilahan.

2 hari Formulir daftar barang.

5 Menyerahkan hasil evaluasi kepada top- level-management

1 hari

6 Menyetujui hasil. 1 hari

7 Publikasi list barang yang telah di catat.

1 hari YA

TIDAK

(47)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

46

Prosedur

Judul : Prosedur Identifikasi pengetahuan pengguna No.Dokumen : PA-BAI-02-01

Rilis : 00

Revisi : 00

Tanggal :

(48)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

PR-BAI-08-02-1 NO REVISI : FASILITAS

TANGGAL TERBIT

:

HALAMAN :

PROSEDUR

Prosedur Identifikasi pengetahuan pengguna

No Kegiatan

knowledge

Top Level

Managemet Waktu 1 Membuat kuesioner

mengenai peran civitas JSI terhadap rantai informasi di JSI

1 hari

2 Menyebarkan kuesioner kepada civitas JSI

3 Melakukan pengolahan

data kuesioner dan interpretasi nilai

1 hari

4 Menyerahkan hasil kesimpulan kuesioner kepada top level management

3 hari

5 Melakukan identifikasi pengetahuan potensial pengguna berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan oleh top level management

1 hari Dalam bentuk Formulir daftar kategori pengetahuan pengguna informasi.

6 Memilih pengetahuan pengguna yang potensial

1 hari 7 Mengambil keputusan

dan melakukan persetujuan terhadap pengetahuan pengguna potensial yang terpilih

3 hari Dalam bentuk Formulir pesetujuan kategori

pengetahuan pengguna.

8 Melakukan validasi terhadap sumber pengetahuan pengguna potensial

1 hari

9 Membuat dokumentasi indetifikasi pengetahuan pengguna yang potensial

7 hari

(49)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

48

Prosedur

Judul : Prosedur Klasifikasi Sumber Informasi No.Dokumen : PA-BAI-02-02

Rilis : 00

Revisi : 00

Tanggal :

(50)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

PR-BAI-08-02-2 NO REVISI : KLASIFIKASI

SUMBER INFORMASI

TANGGAL TERBIT

:

HALAMAN :

PROSEDUR

Prosedur Klasifikasi sumber informasi pengetahuan

No Kegiatan

Knowledge

Top-Level- Managemen

Waktu

1 Mengumpulkan dokumen indentifikasi

pengetahuan 1 hari

Dilakukan sebelum proses klasifikasi

2 Melakukan klasifikasi pengetahuan sesuai

dengan aturan klasifikasi 3 hari

3 Mengklasifikasi sumber informasi secara umum

1 hari 4 Menetapkan keputusan

terhadap pengetahuan 1 hari

5 Membuat dokumen

klasifikasi pengetahuan 5 hari

6 Memberi penomoran pada klasifikasi pengetahuan

2 hari

(51)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

50

Prosedur

Judul : Prosedur Validasi Sumber Informasi No.Dokumen : PA-BAI-02-03

Rilis : 00

Revisi : 00

Tanggal :

(52)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

PR-BAI-08-02-3 NO REVISI : VALIDASI

SUMBER INFORMASI

TANGGAL TERBIT

:

HALAMAN :

PROSEDUR

Prosedur Validasi sumber informasi pengetahuan

No Kegiatan

Knowledge

Waktu

1 Mengumpulkan dokumen klasifikasi pengetahuan

1 hari 2 Menvalidasi sumber informasi

pengetahuan sesuai aturan

3 hari 3 Membuat notulensi dan

dokumentasi sumber informasi yang valid

5 hari

(53)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

52

Prosedur

Judul : Prosedur Pengelolaan Pengetahuan No.Dokumen : PA-BAI-03-01

Rilis : 00

Revisi : 00

Tanggal :

(54)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

PR-BAI-08-03-1 NO REVISI : PENGELOLAAN

PENGETAHUAN

TANGGAL TERBIT

:

HALAMAN :

PROSEDUR

Prosedur Pengelolaan Dataset dan ketersediaan pengetahuan

No Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Pemberi

knowledge Ketua JSI Waktu 1 Melakukan list data yang

ada pada library

1 hari

2 Melakukan backup data yang ada pada library

1 hari

3 Melakulan list data yang ada dengan data backup.

1 hari

4 Membuat log data apa saja yang berubah pada sistem.

1 hari

5 Menyerahkan hasil pengolahan dataset ke Top-Level-

Management

1 hari

6. Melakukan

pengesahan terhadap hasil pengolahan dataset

1 hari

7 Membuat dokumen pengelolaan dataset

1 hari

(55)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

54

dan ketersediaan pengetahuan

(56)

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Sistem Informasi

55

Prosedur

Judul : Prosedur Publikasi Pengetahuan No.Dokumen : PA-BAI-03-01

Rilis : 00

Revisi : 00

Tanggal :