PROPOSAL KERJA PRAKTEK
Arsip Digital Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas Komunikasi dan Informatika
Kabupaten Mempawah
Diajukan oleh:
Sri Mahfuza H1051181073
JURUSAN/PROGRAM STUDI REKAYASA SISTEM KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS TANJUNGPURA PONTIANAK
2021
1. Latar Belakang
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi telah mengalami percepatan yang tinggi membuat sebuah perubahan yang sangat luar biasa bagi kehidupan manusia. Hal ini menuntut semua sumber daya manusia untuk terus berpacu dalam meningkatkan kinerja guna mengimbangi berkembangan teknologi. Setiap sumber daya manusia dituntut untuk terus selalu Update dengan perkembangan teknologi.
Penerapan teknologi yang jelas terlihat dalam suatu perusahaan diantaranya adalah dalam bidang informasi. Semakin besar dan beragamnya data atau informasi yang terkumpul di perusahaan, menuntut adanya perlakuan yang baik pada manajemen informasi. Tidak ubahnya juga pada informasi mengenai arsip di suatu perusahaan, perlu adanya manajemen arsip agar arsip yang ada pada perusahaan tersebut dapat terkelola dengan baik . Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang.
KantorDinas Komunikasi dan Informatika (KOMINFO) kabupaten mempawah merupakan organisasi perangkat daerah hasil penataan kelembagaan pada tahun 2016 dan baru beroperasi sejak 3 januari 2017. Dinas KOMINFO dibentuk berdasarkan peraturan daerah kabupaten mempawah Nomor 05 Tahun2016 tentang pembentukan dan susunan perangkat daerah kabupaten mempawah.sedangkan kedudukan, susunan organisasi, tugas dan fungsi serta tata kerja perangkat daerah diatur dengan peraturan bupati mempawah Nomor 46 Tahun 2016.Dinas KOMINFO merupakan penggabungan urusan Komunikasi dan Informartika (yang sebelumnya digabung di dinas perhubungan, komunikasi dan informatika), urusan data statistik (yang sebelumnya kewenangan ada di badan perencanaan pembangunan daerah) dan sebagian urusan persandian (yang sebelumnya ada di bagian umum secretariat daerah.
Dalam menjalankan kegiatan pengarsipan surat masuk dan keluar, Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Mempawah masih menggunakan penyimpanan surat tersebut secara fisik, yang mana artinya semua surat masuk dan surat keluar yang diarsipkan, masih disimpan dalam suatu media penyimpanan berupa map. Penyimpanan fisik ini yang diletakkan didalam map, kemudian disusun pada suatu lemari penyimpanan bagian pengarsipan surat. Sistem tersebut kurang efektif karena jika suatu pegawai terdapat kendala untuk berhalangan hadir maupun tidak berada pada ruangan untuk menyimpan arsip surat tersebut, maka akan terjadinya
kesulitan untuk mendapatkan arsip dari surat tersebut. Oleh sebab itu diperlukannya juga sistem yang berfungsi untuk penyimpanan pengarsipan surat masuk dan surat keluar ini yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja. Dengan adanya kemajuan teknologi penyimpanan ini, bisa dilakukan di media non-fisik yang berupa map dan lemari penyimpanan pengarsipan sehingga juga bisa meminilimalisirkan penggunaan tempat penyimpanan yang terdapat pada Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Mempawah.
Kegiatan kerja praktek ini diharapkan dapat meningkatkan softskill yaitu dapat membuat website serta sebagai sarana pembelajaran pengaplikasian ilmu yang telah didapat dan dipelajari sebelumnya pada program studi Rekayasa Sistem Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam. Serta, sistem yang dibuat dapat membantu menyelesaikan sebuah persoalan. Persoalan tersebut dapat membantu memudahkan serta membuat pekerjaan menjadi lebih efisien kedepannya dengan dapat mengakses website tersebut dimana saja dan kapan saja.
2. Lingkup Pekerjaan
Pekerjaan yang dilakukan pada Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Mempawah adalah membuat sebuah sistem arsip digital surat masuk dan surat keluar.
3. Tujuan
Kerja praktek ini bertujuan untuk membantu bagian tata usaha Kominfo dalam mengelola dan menyusun data-data surat masuk maupun surat keluar.
4. Manfaat
a) Manfaat Bagi Mahasiswa
Manfaat bagi Mahasiswa yaitu dapat belajar beradaptasi dan komunikasi secara langsung dengan orang yang sudah berpengalaman di dunia kerja, mahasiswa dapat menambah wawasan dan pengalaman dalam dunia kerja.
b) Manfaat bagi Jurusan/prodi
Manfaat bagi Program Studi Rekayasa Sistem Komputer Fakultas Matematika dan Pengetahuan Alam Universitas Tanjungpura, yaitu dapat menjalin hubungan baik dan juga dapat menjadi tempat referensi kedepannya untuk melakukan kerja praktek pada tahun-tahun berikutnya dengan Dinas Komunikasi
dan Informatika Kabupaten Mempawah.
c) Manfaat bagi Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika
Manfaat bagi Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Mempawah adalah untuk memberikan kemudahan bagi pegawai dalam pengolahan surat masuk dan surat keluar.
Pontianak,1 Juli 2021 Penyusun Proposal,
Sri Mahfuza NIM. H1051181073
