PANDUAN
PENGELOLAAN SISTEM
ADMINISTRASI UMUM
1. Mengakses Sistem Informasi Administrasi Umum
Penggunaan sistem administrasi umum tidak terlalu rumit, cukup menggunakan browser seperti Mozilla Firefox atau Google Chrome, untuk mengaksesnya cukup mengetik
“sisbau.poltektegal.ac.id” pada address bar seperti pada gambar di bawah ini. Sebelum mengakses sistem tersebut pastikan komputer atau laptop terhubung dengan internet.
Halaman pertama sistem tersebut merupakan halaman yang berguna untuk melihat jadwal peminjaman fasilitas / sarpras tanpa melakukan login pada sistem. Untuk melihat jadwal, pilih salah satu nama fasilitas atau sarpras yang ada di sebelah kiri.
Setelah memilih salah satu nama sarpras, maka akan tampil jadwal sarpras tersebut, untuk melihat detail, cukup klik pada ikon yang bergambar “Kalender” seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut.
Kemudian muncul pop up / modal dialog detail dari jadwal yang telah diklik.
2. Login
Selain admin BAU, pengguna juga dapat menambahkan jadwal yang nantinya akan dikonfirmasi terlebih dahulu oleh admin BAU sebelum tampil di halaman depan, untuk menambahkan jadwal pemakaian fasilitas dan sarpras, admin dan pengguna lain harus login terlebih dahulu. Langkah pertama melakukan login adalah mengklik tombol “Login” yang ada di sebelah pojok kanan atas kemudian masukkan username dan password yang telah disediakan.
3. Bagian Tata Usaha
a. Tambah Data di Arsip Surat Masuk / Surat Keluar
Arsip Surat Masuk / Surat Keluar adalah halaman untuk menyimpan arsip surat pada masing-masing unit / prodi, untuk menambahkan data di arsip surat masuk / surat keluar cukup mengklik menu “Arsip (nama unit / prodi)” yang ada di daftar menu sebelah kiri, kemudian pilih “Surat Masuk” atau “Surat Keluar”, lalu klik tombol “Tambah Data”
jika sudah masuk ke halaman tersebut.
Setelah itu lengkapi data yang diperlukan, seperti pada gambar di bawah ini, kemudian klik tombol “Simpan” jika sudah menlengkapi data.
Untuk surat keluar, nomor surat akan digenerate secara otomatis berdasarkan jenis surat / perihal dan pada surat keluar terdapat kolom untuk mengirim data surat ke Unit / Prodi lain, centang nama Unit / Prodi jika ingin sakaligus dikirimkan ke Unit / Prodi tersebut.
b. Edit Data Surat Masuk / Surat Keluar
Untuk mengatisipasi adanya kesalahan data, di sistem ini terdapat fasilitas untuk mengedit data, cara menggunakan fasilitas tersebut adalah dengan cara mengklik menu
“Surat Masuk” / “Surat Keluar” kemudian klik icon yang bergambar “Pensil”.
Kemudian sunting data yang perlu diubah dan tak lupa untuk klik tombol “Update” jika data sudah benar.
c. Hapus Data Surat Masuk / Surat Keluar
Untuk menghapus data, pengguna dapat melakukannya dengan cara mengklik menu
“Surat Masuk” / “Surat Keluar” kemudian klik icon yang bergambar “Silang” pada salah satu data yang akan dihapus.
d. Menampilkan Data Surat tertentu dan Export Data Surat ke File Excel
Pengguna dapat menampilkan jenis atau kategori surat tertentu dengan cara mengklik menu “Surat Masuk” / “Surat Keluar” kemudian pilih jenis surat yang ada di menu drop down seperti yang terlihat pada gambar di bawah. Untuk melakukan export ke file excel pengguna hanya melakukan klik sekali pada tombol “Export Excel”.
e. Melihat Detail Data Surat Masuk / Surat Keluar
Untuk melihat detail surat masuk / surat keluar yang sudah dimasukkan, pilih menu
“Surat Masuk” / “Surat Keluar”, kemudian klik icon bergambar “Mata” pada salah satu data.
f. Mengunduh File Scan Surat
Langkah-langkah untuk mengunduh file scan surat sama dengan melihat detail surat, yaitu klik menu “Surat Masuk” / “Surat Keluar”, kemudian klik icon bergambar “Mata”
pada salah satu data.
Kemudian menuju ke bagian bawah halaman, klik tombol “Unduh” yang berwarna hijau.
g. Mengelola Data Surat di Arsip Institusi (Untuk Admin Tertentu)
Halaman Arsip Institusi dikhususkan untuk mengelola arsip surat masuk dan keluar institusi, dan hanya bisa diakses oleh user tertentu yang telah diizinkan. Untuk mengaksesnya klik menu “Arsip Institusi” dan pilih menu “Surat Masuk” atau “Surat Keluar”. Langkah-langkah pengelolaanya sama dengan menu arsip surat masing- masing unit / prodi yang telah dijelaskan pada point-point sebelumnya.
h. Mengirim Data Surat
Pada sistem ini, terdapat fasilitas untuk mengirim data surat antar Unit / Prodi. Untuk menggunakan fasilitas tersebut, pengguna cukup mengklik menu “Surat Masuk” /
“Surat Keluar”, kemudian klik icon bergambar “Anak Panah ke Kanan” pada salah satu data.
Muncul pop-up yang berisi daftar Unit dan Prodi, centang salah satu atau beberapa Unit / Prodi untuk mengirimkan data ke Unit / Prodi tersebut, kemudian klik tombol “Kirim”.
i. Membatalkan / Menghapus Pengiriman Data Surat
Jika ada data surat yang tidak sesuai namun sudah terlanjur didistribusikan ke beberapa Unit / Prodi maka yang harus dilakukan adalah klik menu “Transaksi Surat” kemudian pilih “Surat Keluar”, klik icon bergambar “Dokumen” pada salah satu data.
Pada bagian “Daftar Penerima Surat” klik icon bergambar “Silang” pada Unit / Prodi yang akan dibatalkan pendistribusiannya.
Note: Penghapusan ini hanya untuk transaksi surat, jika data surat sudah diarsipkan oleh penerima maka data surat yang sudah diarsipkan tidak akan terhapus.
j. Melihat dan Mengarsipkan Data Surat Masuk
Data surat yang dikirimkan oleh unit / prodi lain dapat dilihat dan arsipkan dengan cara klik menu “Transaksi Surat” dan pilih “Surat Masuk”, kemudian klik pada icon yang bergambar “Mata”.
Jika data suat belum pernah dibaca maka akan muncul verifikasi nama pembaca surat, tuliskan saja nama lengkap Anda. Untuk mengarsipkan data surat masuk klik tombol
“Arsipkan” yang berwarna kuning.
k. Mengelola Jenis Surat / Perihal Surat (Untuk Admin BAU)
Jenis / perihal surat dapat ditambah, diedit, dan dihapus. Untuk melakukan hal tersebut klik menu “Jenis Surat” yang ada di sub menu “Master Surat”.
1. Menambah Jenis Surat
Untuk menambah jenis / perihal surat pengguna cukup melengkapi form “Tambah Jenis Surat” seperti ditampilkan pada gambar berikut, kemudian klik tombol
“Simpan” jika sudah dilengkapi.
2. Mengubah Jenis Surat
Untuk mengubah jenis / perihal surat, klik tombol “Edit” pada salah satu jenis surat yang akan diubah.
Kemudian ubah data yang diperlukan, tidak lupa untuk mengklik tombol “Update”.
3. Menghapus Jenis Surat
Untuk mengubah jenis / perihal surat, klik tombol “Hapus” pada salah satu jenis surat yang akan dihapus, kemudian klik tombol “OK” untuk mengkonfirmasi.
4. Bagian Peminjaman Fasilitas / Sarpras a. Input Jadwal
Klik “Kelola Jadwal” yang ada pada menu sebelah kiri.
Sebelum menambahkan jadwal, pilih fasilitas atau sarpras, bulan, dan tahun yang akan ditambahkan kemudian klik tombol “Tampilkan".
Kemudian pilih salah satu kotak pada kolom tanggal dan jam yang diinginkan, seperti dicontohkan pada gambar di bawah ini.
Tanggal
Gambar di atas adalah contoh peminjaman pada tanggal 5 mulai dari jam 09:00, klik kotak tersebut untuk menginputkan data peminjaman. Lengkapi data yang diperlukan seperti pada contoh di bawah ini, kemudian klik tombol “Simpan”.
Gambar di atas merupakan contoh peminjaman Aula dari jam 09:00 sampai jam 16:00 pada tanggal 5 Desember 2018. Setelah tersimpan, maka muncul ikon bergambar kalender pada kotak tersebut seperti pada gambar di bawah ini.
Ikon tersebut berwarna merah karena belum dikonfirmasi oleh pihak BAU dan jika dilihat detailnya belum tercantum biaya peminjaman fasilitas / sarpras tersebut, jika sudah diACC oleh pihak BAU maka ikon berubah menjadi hijau dan tercantum biaya dan koordinator teknis seperti dicontohkan pada gambar berikut.
b. Menghapus Jadwal
Untuk menghapus jadwal, langkah-langkahnya seperti melihat detail jadwal, yaitu dengan mengklik ikon yang bergambar “Kalender” kemudian klik tombol “Hapus”.
c. Melihat Daftar Peminjaman
Halaman daftar peminjaman merupakan halaman untuk memudahkan pengguna dalam melihat data peminjaman yang pernah diinput tanpa harus mencari satu per satu di halaman kelola jadwal yang berbentuk kalender. Pada halaman ini pengguna juga dapat melihat detail peminjaman, melihat jadwal (diarahkan ke halaman kelola jadwal), dan juga dapat menghapus data peminjaman.
d. Mengelola Fasilitas / Sarpras (Untuk Admin BAU)
Untuk mengelola fasilitas seperti tambah, edit, dan hapus, pengguna dapat melakukannya melalui submenu “Fasilitas” yang ada di menu “Master Jadwal”.
1. Tambah Fasilitas / Sarpras
Ketik nama fasilitas / sarpras pada form “Tambah Fasilitas” kemudian klik tombol
“Simpan”.
2. Edit Fasilitas / Sarpras
Klik tombol “Edit” pada salah satu fasilitas / sarpras yang akan diubah.
Ubah nama fasilitas yang ada pada form “Edit Fasilitas” kemudian klik tombol
“Update”.
3. Hapus Fasilitas / Sarpras
Klik tombol “Hapus” pada salah satu fasilitas / sarpras yang akan dihapus.
e. Mengelola Kebutuhan (Untuk Admin BAU)
Untuk mengelola kebutuhan seperti tambah, edit, dan hapus, pengguna dapat melakukannya melalui submenu “Kebutuhan” yang ada di menu “Master Jadwal”.
1. Tambah Kebutuhan
Ketik nama kebutuhan pada form “Tambah Kebutuhan” kemudian klik tombol
“Simpan”.
2. Edit Kebutuhan
Klik tombol “Edit” pada salah satu data kebutuhan yang akan diubah.
Ubah nama kebutuhan yang ada pada form “Edit Kebutuhan” kemudian klik tombol
“Update”.
3. Hapus Kebutuhan
Klik tombol “Hapus” pada salah satu data kebutuhan yang akan dihapus.
5. Bagian Inventaris Logistik
a. Mengelola Kategori Barang (Untuk Admin BAU)
Untuk mengelola kategori barang, klik menu “Master Logistik” kemudian pilih submenu “Kategori”.
1. Tambah Kategori Barang
Lengkapi form “Tambah Kategori” kemudian klik tombol “Simpan”.
2. Edit Kategori Barang
Klik tombol “Edit” pada salah satu kategori barang.
Ubah data yang akan diubah pada form “Edit Kategori”, lalu klik tombol “Update”.
3. Hapus Kategori Barang
Klik tombol “Hapus” pada salah satu kategori barang, kemudian klik tombol “OK”
saat muncul dialog konfirmasi.
b. Mengelola Data Barang (Untuk Admin BAU)
Klik menu “Master Logistik” kemudian pilih menu “Barang”.
1. Tambah Barang
Klik tombol “Tambah Barang” yang ada di pojok kanan atas.
Kemudian lengkapi data yang diperlukan, tak lupa untuk menekan tombol
“Simpan” saat sudah selesai.
2. Edit Data Barang
Klik tombol “Edit” pada salah satu data barang.
Kemudian ubah data yang diperlukan dan jangan lupa klik tombol “Update” jika sudah selesai.
3. Hapus Data Barang
Klik tombol “Hapus” pada salah satu data barang. Hati-hati, menghapus data barang akan menghapus seluruh data yang berkaitan dengan data barang. Kemudian klik tombol “OK” saat muncul dialog konfirmasi.
c. Mengelola Satuan Barang (Untuk Admin BAU) Klik menu “Master Barang” lalu pilih submenu “Satuan”.
1. Tambah Satuan Barang
Lengkapi form “Tambah Satuan” seperti yang terlihat pada gambar berikut.
2. Edit Satuan Barang
Klik tombol “Edit” pada salah satu satuan barang.
Kemudian ganti nama satuan yang diinginkan pada form “Edit Satuan”, klik tombol
“Update” untuk menyimpan.
3. Hapus Satuan Barang
Klik tombol “Hapus” pada salah satu satuan barang, kemudian klik tombol “OK”
saat muncul dialog konfirmasi.
d. Mengelola Tahun Akademik (Untuk Admin BAU)
Klik menu “Master Logistik” kemudian pilih submenu “Tahun Akademik”.
1. Tambah Tahun Akademik
Lengkapi form “Tambah Tahun Akademik” dan klik tombol “Simpan” jika sudah.
2. Mengaktifkan Tahun Akademik
Klik tombol “Aktifkan” pada salah satu tahun akademik.
3. Edit Tahun Akademik
Klik tombol “Edit” pada salah satu tahun akademik.
Ubah data yang perlu diubah kemuadian klik tombol “Simpan”.
4. Hapus Tahun Akademik
Klik tombol “Hapus” pada salah satu tahun akademik, kemudian klik tombol “OK”
saat muncul dialog konfirmasi.
e. Mengelola Ruang (Untuk Admin BAU)
Klik menu “Master Logistik” kemudian pilih submenu “Ruang”.
1. Tambah Ruang
Lengkapi data pada form “Tambah Ruang”, kemudian klik tombol “Simpan” jika sudah selesai.
2. Edit Ruang
Klik tombol “Edit” pada salah satu ruang.
Edit data yang perlu diubah, kemudian klik tombol “Update”.
3. Hapus Ruang
Klik tombol “Hapus” pada salah satu ruang, kemudian klik tombol “OK” saat muncul dialog konfirmasi.
f. Halaman Stok Barang (Untuk Admin Logistik)
Halaman ini digunakan untuk mengecek dan menambah stok barang yang ada di bagian Logistik sebelum nantinya didistribusikan ke masing-masing ruangan. Untuk mengaksesnya klik menu “Data Inventaris” kemudian pilih submenu “Stok Barang”.
1. Tambah Stok Salah Satu Barang
Klik tombol “Tambah Stok” pada salah satu barang.
Kemudian lengkapi form “Tambah Stok Barang” dan klik tombol “Tambah Stok”.
2. Tambah Stok Barang Massal
Fitur ini merupakan fitur untuk menambahkan stok pada lebih dari satu barang.
Untuk melakukannya pengguna cukup mengklik tombol “Tambah Stok Barang Massal”.
Dilanjut dengan memilih barang sesuai form “Tambah Stok Barang”, kemudian klik tombol “Tambahkan Ke Daftar Barang”.
Kemudian data barang akan masuk ke kolom daftar barang yang ada di sebelah kanan. Jika ada kesalahan dalam menginput data, klik tombol “X” pada salah satu data yang dianggap salah.
Klik tombol “Tambah Stok” jika semua data sudah benar.
3. Print Data Stok Barang
Klik tombol “Print” yang ada di pojok kanan atas seperti yang tertera pada gambar di bawah ini.
g. Halaman Barang Tiap Ruang (Untuk Admin BAU)
Halaman ini berfungsi untuk mengecek jumlah / jenis barang apa saja yang ada pada tiap-tiap ruang di lingkungan Politeknik Harapan Bersama, pada halaman ini juga dapat menambahkan jumlah barang pada masing-masing ruang. Untuk mengaksesnya klik menu “Data Inventaris” kemudian pilih submenu “Barang Tiap Ruang”.
1. Tambah Barang Massal
Klik tombol “Tambah Barang Massal”.
Dilanjutkan dengan memilih Unit, ruang, dan barang sesuai form “Tambah Barang”
yang ada di bagian atas, kemudian klik tombol “Tambahkan Ke Daftar Barang”.
Kemudian data barang akan masuk ke kolom daftar barang yang ada di bagian bawah. Jika ada kesalahan dalam menginput data, klik tombol “X” pada salah satu data yang dianggap salah.
Klik tombol “Tambahkan” jika semua data sudah benar.
2. Tambah Salah Satu Barang
Klik tombol “Tambah” pada salah satu data.
Kemudian masukkan jumlah barang, tanggal serah terima, dan nama penerima pada form “Tambah Barang”, klik tombol “Tambahkan” jika sudah selesai.
3. Mutasi / Pindah Barang Ke Ruang Lain
Klik tombol “Pindah” pada salah satu data yang akan dipindah ke ruang lain.
Kemudian masukkan unit, ruang, tanggal pemindahan, jumlah barang yang akan dipindahkan, klik tombol “Pindahkan” jika sudah dilengkapi.
4. Menampilkan Seluruh Barang Pada Salah Satu Ruangan Pilih atau cari ruangan pada menu option “Pilih Ruang”.
5. Print Daftar Barang
Klik tombol “Print” yang ada di sebelah pojok kanan atas.
h. Halaman Data Transaksi (Untuk Admin BAU)
Halaman ini berfungsi untuk melihat aktifitas transaksi barang masuk, keluar, dan pindah ruang.
1. Daftar Transaksi
Halaman ini berfungsi untuk melihat transaksi barang keluar (dari logistik ke ruang lain) dengan menyertakan nama penerima dan detail barang yang diterima. Untuk mengaksesnya klik menu “Data Transaksi” kemudian pilih submenu “Daftar Transaksi”.
Untuk melihat detail barang klik tombol “Detail” pada salah satu transaksi.
Kemudian muncul popup dialog detail barang seperti yang terlihat pada gambar berikut.
Untuk mencetak detail barang klik tombol “Print” pada salah satu transaksi.
2. Barang Masuk
Halaman ini berfungsi untuk melihat data barang masuk (penambahan stok barang ke bagian logistik). Untuk mengaksesnya klik menu “Data Transaksi” kemudian pilih submenu “Barang Masuk”.
3. Barang Keluar
Halaman ini berfungsi untuk melihat aktifitas barang keluar (dari logistik ke ruang lain) hampir sama seperti halaman Daftar Transaksi akan tetapi pada halaman ini hanya menampilkan daftar barang keluar tanpa nama penerima. Untuk mengaksesnya klik menu “Data Transaksi” kemudian pilih submenu “Barang Keluar”.
4. Mutasi Barang
Halaman ini berfungsi untuk melihat aktifitas perpindahan barang dari ruang ke ruang. Untuk mengaksesnya klik menu “Data Transaksi” kemudian pilih submenu
“Mutasi Barang”.
5. Menampilkan Data Dari Tanggal Tertentu Sampai Tanggal Tertentu
Untuk menampilkan data seperti yang tertulis pada judul, pengguna cukup mengisi tanggal 1 dan 2 seperti yang dicontohkan pada gambar berikut, kemudian klik tombol “Tampilkan”, jika ingin mencetak data pada tanggal tersebut klik tombol
“Print”.
i. Halaman Laporan
Halaman ini berfungsi untuk melaporkan dan melihat laporan kerusakan dan pengajuan barang.
1. Melaporkan Kerusakan Barang
Untuk melaporkan kerusakan barang, klik menu “Laporan” kemudian pilih submenu “Kerusakan”.
Klik tombol “Tambah Laporan Kerusakan Barang”.
Lengkapi form laporan kerusakan barang seperti dicontohkan pada gambar berikut, kemudian klik tombol “Simpan” jika sudah selesai.
Note: Ketika menambah laporan kerusakan barang, jumlah barang yang ada di ruangan tersebut berkurang sesuai jumlah barang yang dilaporkan, jumlah barang akan kembali setelah pihak admin Logistik mengkonfirmasi barang sudah diperbaiki.
2. Melakukan Permohonan Pengajuan Barang
Untuk melakukan permohonan pengajuan barang, klik menu “Laporan” kemudian pilih submenu “Pengajuan”.
Klik tombol “Tambah Laporan Pengajuan Barang” kemudian lengkapi data yang ada pada form tersebut dan klik tombol “Simpan” jika data sudah lengkap dan benar.
3. Melihat Detail Laporan
Klik tombol yang bergambar mata pada salah satu data laporan.
Kemudian muncul popup dialog detail laporan.
4. Print Detail Laporan
Klik tombol yang bergambar printer pada salah satu data laporan.
5. Edit Laporan
Klik tombol yang bergambar pensil pada salah satu data laporan.
Kemudian edit data pada form, dan jangan lupa untuk mengklik tombol “Update”
jika sudah selesai.
6. Hapus Data Laporan
Klik tombol yang bergambar silang. Kemudian klik tombol “OK” saat muncul dialog konfirmasi.
7. Mengkonfirmasi Kerusakan Barang (Untuk Admin Logistik)
Klik tombol yang bergambar centang pada salah satu data laporan kerusakan barang.
Kemudian pilih salah satu konfirmasi.
Note: Jika memilih konfirmasi pengajuan barang baru, maka data akan dipindahkan ke halaman laporan pengajuan.
8. Mengkonfirmasi Pengajuan Barang (Untuk Admin Logistik)
Klik tombol yang bergambar centang pada salah satu data laporan pengajuan barang.
Kemudian pilih salah satu konfirmasi.
6. Mengelola Unit / Bagian / Prodi (Untuk Super Admin)
Halaman ini berfungsi untuk mengelola nama unit / bagian / prodi disertai dengan nama kepala unit / bagian / prodi. Untuk mengaksesnya klik menu “Unit”.
a. Menambah Unit
Lengkapi form “Tambah Unit” yang ada di sebelah kiri kolom daftar unit, kemudian klik tombol “Simpan” jika data sudah benar.
b. Mengedit Unit
Klik tombol “Edit” pada salah satu unit yang akan diedit.
Kemudian ubah data pada form “Edit Unit” dan klik tombol “Update” jika data sudah diedit.
c. Menghapus Unit
Klik tombol “Hapus” pada salah satu unit yang akan dihapus, kemudian klik tombol
“OK” saat dialog konfirmasi muncul. Jika tombol “Hapus” tidak berfungsi berarti unit tersebut sudah terkait dengan data yang lain.
7. Mengelola User / Pengguna (Untuk Super Admin)
Halaman ini berfungsi untuk melakukan manajemen user / pengguna agar dapat melakukan login pada sistem ini. Untuk mengaksesnya klik menu “User”.
a. Menambah User / Pengguna
Lengkapi form “Tambah User” kemudian klik tombol “Simpan”.
b. Mengedit User / Pengguna
Klik tombol “Edit” pada salah satu user.
Kemudian ganti data pada form “Edit User”.
c. Menghapus User / Pengguna
Klik tombol “Hapus” pada salah satu user kemudian klik tombol “OK” saat muncul dialog konfirmasi.
8. Edit Profil
Halaman edit profil berfungsi untuk mengubah nama, unit, dan password. Untuk mengaksesnya cukup klik tombol username pengguna yang di sebelah pojok kanan atas kemudian klik tombol “Edit Profil” seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.
Ubahlah data yang ingin diubah, kemudian klik tombol “Simpan” jika data sudah diubah.
Jika pengguna lupa kata sandi, harap menghubungi admin BAU.
9. Logout
Untuk melakukan logout langkah-langkahnya hampir sama dengan edit profil, yaitu dengan mengklik tombol username pengguna yang di sebelah pojok kanan atas kemudian klik tombol “Logout”.
