Proposal Peluncuran Kegiatan Biro Hubungan Masyarakat FIA UI 2024

(1)

PROPOSAL

GRAND LAUNCHING

BIRO HUBUNGAN MASYARAKAT

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI

UNIVERSITAS INDONESIA

2024

(2)

DAFTAR ISI

Latar Belakang………...

Nama Kegiatan………..………….…

Tema Kegiatan……….…..…

Tujuan Kegiatan ……….……

Sasaran Kegiatan………..……….……….………

Waktu dan Tempat Kegiatan……….….…

Gambaran Umum Kegiatan………....…

Susunan Acara………..………..

Anggaran Dana………...………..………..

Susunan Panitia ……….

Timeline Persiapan Acara……….………….……

Rancangan Anggaran……….………...

Lembar Pengesahan………...……….………...……

Lampiran 1: Susunan Acara………...…

Lampiran 2: Timeline Persiapan Acara ……….

Lampiran 3: Rancangan Anggaran……….………...……...

(3)

A. Latar Belakang

Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Indonesia (FIA UI) telah resmi memisahkan diri pada tahun 2015 dari Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Indonesia (FISIP UI). Saat ini telah terdiri tiga departemen yaitu, Departemen Ilmu Administrasi Negara, Departemen Ilmu Administrasi Niaga, dan Departemen Ilmu Administrasi Fiskal. Sebagai fakultas termuda Universitas Indonesia, lembaga kemahasiswaan tentunya hadir sebagai badan otonom dan badan semi otonom kepada IKM FIA UI untuk meningkatkan dan mengasah potensi yang dimiliki sehingga dapat membawa manfaat bagi FIA UI serta lingkungan sekitarnya.

Selama masa kepengurusannya, Lembaga Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Administrasi telah berusaha untuk menunjukkan eksistensinya kepada seluruh civitas akademika Universitas Indonesia. Namun, masih ada pihak yang belum merasakan eksistensi secara maksimal keberadaan lembaga kemahasiswaan di FIA UI. Fakultas Ilmu Administrasi membutuhkan upaya lebih untuk menunjukkan eksistensinya dengan tetap memperhatikan kemanfaatan bagi civitas akademika maupun pihak eksternal.

Proses pengenalan seluruh lembaga kemahasiswaan dalam sebuah fakultas sangat penting dikarenakan ini adalah langkah awal untuk lebih dekat dengan seluruh lembaga kemahasiswaan kepada mahasiswa/i. Melalui acara “Grand Launching Lembaga Kemahasiswaan FIA UI Tahun 2024”, Biro Humas BEM FIA UI 2024 berperan membantu menghubungkan berbagai lembaga kemahasiswaan di Fakultas Ilmu Administrasi dengan seluruh civitas Universitas Indonesia. Tujuan dari acara tersebut adalah untuk memperkenalkan seluruh lembaga kemahasiswaan di FIA UI baik kepada civitas akademika FIA UI maupun Universitas Indonesia. Grand Launching Lembaga Kemahasiswaan FIA UI tahun ini mengangkat tema “Secret Garden’’ dengan harapan kepengurusan tahun 2024 semua yang ada di sekitar lingkungan FIA UI bisa terus berkarya dan berkembang dengan tentram.

B. Nama Kegiatan

Grand Launching Lembaga Kemahasiswaan FIA UI 2024

(4)

C. Tema Kegiatan

Tema yang dibawakan pada Grand Launching Lembaga Kemahasiswaan 2024 yaitu “Secret Garden”. Di dunia Tinkerbell, terdapat sebuah pohon yaitu pixxie dust yang menjadi sumber kehidupan bagi semua peri dan bunga-bunga di sekitarnya. Pixxie dust ini kita gambarkan menjadi lingkungan FIA, dimana pixxie dust membutuhkan tiap peran penting peri peri, peri peri ini digambarkan menjadi Ormawa di lingkungan FIA yaitu BEM FIA, BPM, KAIFA, HIMANIA, HIMANERA, KOSTAF. Ada peri yang menggerakan roda kehidupan pohon ini membuka peran peran lainnya (BEM FIA). Ada periyang membuka kuncup bunga untuk membuka potensi yang ada di dalam setiap individu (BPM).

Lalu ada peri yang memberikan air untuk Pixxie dust agar tetap subur (HIMANIA).

Selanjutnya ada yang membantu mengarahkan cahaya ke arah yang tepat (HIMANERA).

Ada juga peri yang menghidupkan kupu kupu untuk menyuburkan dan memberikan aura positif ke pixxie dust (KAIFA). Lalu ada peri penggerak pixxie dust yang melengkapi peran peri yang lain (KOSTAF). Setiap peran yang dimiliki peri memang berbeda, tetapi mereka saling melengkapi satu sama lain. Tanpa kehadiran salah satu peran, harmoni di lingkungan FIA UI akan terganggu. Mereka semua memastikan bahwa semua yang ada di sekitar lingkungan FIA UI bisa terus berkarya dan berkembang dengan tentram.

D. Tujuan Kegiatan

Tujuan umum : Memperkenalkan secara resmi jajaran kepengurusan baru Lembaga

Kemahasiswaan FIA UI tahun 2024.

Tujuan khusus : Untuk menciptakan kolaborasi dengan Lembaga Kemahasiswaan dan UKF atau Komunitas FIA UI

E. Sasaran Kegiatan

Sasaran 1: Lembaga Kemahasiswaan FIA UI sebagai langkah awal kolaborasi dalam

kepengurusan tahun 2024.

Sasaran 2: IKM FIA UI sebagai peserta acara.

Sasaran 3: Dekanat FIA UI sebagai bentuk awal kolaborasi dalam kepengurusan tahun 2024.

(5)

Sasaran 4: BEM UI, BEM 14 Fakultas dan 1 Program Vokasi sebagai langkah awal membangun relasi sekaligus menjadi tamu acara.

F. Waktu dan Tempat Kegiatan

Hari, tanggal : Sabtu, 27 April 2024 Waktu : 12.30 WIB – 16.00 WIB Tempat : Auditorium Gedung M FIA UI

G. Gambaran Umum Kegiatan

Grand Launching Lembaga Kemahasiswaan FIA UI ini dilakukan sebagai bentuk langkah awal kolaborasi dengan fungsionaris serta untuk memperkenalkan kepengurusan Lembaga Kemahasiswaan FIA UI 2024 kepada pihak eksternal. Perkenalan tersebut disampaikan melalui video company profile yang telah dibuat oleh setiap lembaga dan presentasi dari setiap komunitas di FIA UI. Acara ini juga akan diwarnai dengan performance dari mahasiswa FIA UI dan games yang telah disiapkan oleh panitia. Melalui acara ini, lembaga kemahasiswaan FIA UI berharap dapat menginformasikan kepada seluruh mahasiswa FIA UI mengenai rangkaian kegiatan yang akan dijalankan oleh Badan Otonom dan Badan Semi Otonom FIA UI sepanjang periode tahun 2024.

H. Susunan Kegiatan Terlampir (Lampiran 1) I. Susunan Panitia

Pelindung : Prof. Dr. Chandra Wijaya, M.Si., M.M.

Penasihat : Dr. Achmad Lutfi, S.Sos., M.Si

Penanggung Jawab Umum : Bagas Dwi Kencono Negara 2021 Penanggung Jawab Operasional : Frania Audrey Marisya [Fiskal 2022]

Karina Haura Malihah [Fiskal 2022]

Rio Fernando Alexander [Fiskal 2022]

Ketua Pelaksana : Kayla Andrina Daniswara [Fiskal 2023]

(6)

Wakil Ketua Pelaksana : Murtaza Ali [Niaga 2023]

Sekretaris : Kaylla Arzetha Putri Iswara [Fiskal 2023]

Bendahara : M Fazril Harun [Niaga 2023]

PJ Humas dan Publikasi : Aura Khanaya Komariah [Fiskal 2023]

PJ Desain dan Dokumentasi : Angelin Paulus [Niaga 2023]

PJ Acara : Dionisius Michael Reswara [Negara 2023]

Belva Sharafina Maharani [Niaga 2023]

PJ Operasional : Dhendi Fadhilah Naufal [Niaga 2023]

J. Timeline Persiapan Acara Terlampir (Lampiran 2) K. Rancangan Anggaran

Terlampir (Lampiran 3)

(7)

Lembar Pengesahan Hormat kami, Panitia Grand Launching Ketua Pelaksana

Kayla Andrina Daniswara NPM 2306280525

Sekretaris

Kaylla Arzetha Putri Iswara NPM 2306209965

Menyetujui, Ketua Umum BEM FIA UI 2024

Bagas Dwi Kencono NPM 2106655311

(8)

Mengetahui,

Manajer Pendidikan dan Kemahasiswaan Fakultas Ilmu Administrasi

Dr. Achmad Lutfi, S.Sos., M.Si NIP 197603042008121001

Narahubung: Kayla (085283987372) Lampiran 1: Susunan Acara

Hari, tanggal Waktu Kegiatan Keterangan

Sabtu, 27 April 2024

12.30 - 13.00 Open Gate Registrasi

12.30 - 13.00 Opening MC

13.05 - 13.10 Sambutan Koordinator Kemahasiswaan

13.10 - 13.15 Sambutan Ketua BEM FIA UI

Bagas

13.15 - 13.20 Sambutan PO GL Kayla

13.20 - 13.50

Penayangan Video Company Profile

BEM FIA UI, BPM FIA UI, &

KAIFA FIA UI

(9)

13.50 - 14.00 Ice Breaking 1

14.00 - 14.30

Penayangan Video Company Profile

HIMANIA UI, KOSTAF UI, & HIMANERA UI

14.30 - 14.40 Performance 1

14.40 - 14.55 Penayangan PPT Komunitas

14.55 - 15.10 Penayangan PPT Komunitas

15.10 - 15.20 MC Bridging buat Simbolik

15.20 - 15.30 Simbolik Ketua Lembaga

Kemahasiswaan

15.30 - 15.35 Penutupan MC

Lampiran 2: Timeline Persiapan Kegiatan

[Maret 2024]

Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu

1 2 3

4 5 6 7 8 9 10

11 12 13 14 15 16 17

18 19 20 21 22 23 24

(10)

25 26 27 28 29 30 31

[April 2024]

Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu

1 2 3 4 5 6 7

8 9 10 11 12 13 14

15 16 17 18 19 20 21

22 23 24 25 26 27 28

29 30

Keterangan

Pembentukann panitia

Persiapan proposal, surat izin kegiatan, surat izin tempat, dan undangan untuk pihak eksternal

Pembuatan konsep desain Cuti Idul Fitri

Menghubungi UKF dan lembaga internal FIA

Deadline membuat rundown, cue card, mencari performance dan MC Deadline membeli perlengkapan untuk dekorasi

Deadline poster acara, bridging video company profile, teaser acara, template PPT komunitas dan background

Publikasi countdown, poster dan penuansaan menuju acara Gladi Bersih

Puncak acara

(11)

Lampiran 3: Rancangan Anggaran

Anggaran Pemasukan

Optimis (Minimal 120% dari Realistis)

Deskripsi Jumlah Unit Harga Total

Dana Fakultas - - Rp5.670.000 Rp5.670.000

Dana BEM - - Rp918.000 Rp918.000

TOTAL Rp6.588.000

Realistis (Anggaran Tahun Sebelumnya + Estimasi 10% Inflasi)

Dana BEM - - Rp765.000 Rp765.000

TOTAL Rp5.490.000

Pesimis (Maksimal 80% dari Realistis)

Dana BEM - - Rp612.000 Rp612.000

(12)

TOTAL Rp4.392.000

Anggaran Pengeluaran

Optimis (Minimal 120% dari Realistis) Menggunakan Dana Fakultas

Konsumsi 250 1 Rp15.600 Rp3.900.000

Souvernirs 21 1 Rp30.000 Rp630.000

Photobooth 1 1 Rp1.140.000 Rp1.140.000

TOTAL Rp5.670.000

Realistis (Anggaran Tahun Sebelumnya + Estimasi 10% Inflasi) Menggunakan Dana Fakultas

Konsumsi 250 1 Rp13.000 Rp3.250.000

Photobooth 1 1 Rp950.000 Rp950.000

TOTAL Rp4.725.000

(13)

Pesimis (Maksimal 80% dari Realistis) Menggunakan Dana Fakultas

Konsumsi 250 1 Rp10.400 Rp2.600.000

Photobooth 1 1 Rp760.000 Rp760.000

TOTAL Rp3.780.000

Optimis (Minimal 120% dari Realistis) Menggunakan Dana BEM

MC 1 1 Rp120.000 Rp120.000

Hadiah Games 3 1 Rp36.000 Rp108.000

Dana Kebersihan

Venue 1 1 Rp90.000 Rp90.000

Dekorasi 1 1 Rp600.000 Rp600.000

TOTAL Rp918.000

Realistis (Anggaran Tahun Sebelumnya + Estimasi 10% Inflasi) Menggunakan Dana BEM

MC 1 1 Rp100.000 Rp100.000

(14)

Hadiah Games 3 1 Rp30.000 Rp90.000 Dana Kebersihan

Venue 1 1 Rp75.000 Rp75.000

Dekorasi 1 1 Rp500.000 Rp500.000

TOTAL Rp765.000

Pesimis (Maksimal 80% dari Realistis) Menggunakan Dana BEM

MC 1 1 Rp80.000 Rp80.000

Hadiah Games 3 1 Rp24.000 Rp72.000

Dana Kebersihan

Venue 1 1 Rp60.000 Rp60.000

Dekorasi 1 1 Rp400.000 Rp400.000

TOTAL Rp612.000