prosedur pengolahan dan pelaporan finger print (presensi)

(1)

PROSEDUR PENGOLAHAN DAN PELAPORAN FINGER PRINT (PRESENSI)

Mulai

mendownload hasil presensi pegawai dari

mesin finger print (1 hari)

Membuat pelaporan / presensi pegawai

(2 hari) Kepegawaian

FTP

Kasubag Kepegawain FTP

Data finger print

Selesai

1. Rekap Kehadiran 2. Form Evaluasi

Kinerja Tenaga Kependidikan

Mengirim form Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan ke atasan

langsung (3 hari)

Menyerahkan hasil pelaporan presensi ke bendahara gaji dan ke

subag keuangan (2 menit) Mengevaluasi hasil pelaporan presensi

(1 hari)

Form Evaluasi Kinerja Tenaga Kependidikan

(2)

PROSEDUR KENAIKAN GAJI BERKALA (KGB)

Mulai

Inventarisasi Daftar Pegawai yang akan mendapat KGB (Cek

Aplikasi Kepegw) (30 menit)

Mengirimkan berkas usulan KGB ke Bagian

Kepegawaian Univ.

(1 jam) Subag Kepegawaian

1. Surat Pengantar 2. FC SK Impasing 3. FC SK pangkat

terakhir 4. Draf KGB Membuat Draf KGB

(1 hari)

Database Pegawai

Evaluasi Draf KGB (2 minggu) Bagian Kepegawaian

Universitas

Penandatanganan Draf KGB (1 minggu) Kabiro Administrasi

Umum / PR II

SK KGB Pendistribusian SK

KGB ke ybs, bendahara gaji, dekan

(1 hari)

Selesai Bagian Kepegawaian

Universitas

Draf KGB

(3)

PROSEDUR PENGURUSAN CUTI

Mulai

Mengajukan Surat permohonan cuti ke

Dekan/PD II/KTU tembusan KaSubag

Kepegawaian

Menyiapkan form cuti yang ditandatangani

oleh ybs, atasan langsung dan PD II

(1 hari) Subag Kepegawaian

Fakultas

Surat Permohonan (Form Surat Ijin)

Dekan Surat Keterangan

Cuti ACC Surat Keterangan

Cuti (1 hari)

Selesai Subag Kepegawaian

Fakultas

Form Cuti

Pendistribusian Surat Keterangan Cuti ke Ybs,

Atasan Langsung dan Subag Kepegawain

Univ.

(1 hari) Pegawai

(4)

PROSEDUR PENGURUSAN PENSIUN

Mulai

Memberikan informasi data pegawai yang MPP (1

thn sblm pensiun)

Memproses &

Mengirim berkas rangkap 4 sesuai persyaratan ke Bagian

Kepegawaian Universitas (2 hari) Subag Kepegawaian

Fakultas

Surat dari Universitas (PR II)

Mengirim berkas ke BKN Surabaya untuk

PNS gol I s/d III, dan BKN Jakarta untuk PNS

gol IV. (1 minggu)

Fakultas

1. Surat Pengantar Dekan/PD II 2. Daftar Riwayat Hidup 3. Daftar Riwayat Pekerjaan 4. Formulir Pendaftaran

Suami/Istri/Anak 5. Daftar Susunan Keluarga 6. Surat Pernyataan Penyerahan

Barang Milik Negara

7. Surat Pernyataan Tidak Pernah Dijatuhi Hukuman Disiplin Tingkat Berat

8. Surat Permintaan Pembayaran Pensiun Pertama (SP-4) 9. Fotocopy NIP/Karpeg legalisir

KTU

10. Fotocopy SK CPNS+PNS

(pengangkatan pertama) legalisir KTU

11. Fotocopy SK Jabatan &

Kepangkatan Terakhir legalisir KTU

12. Fotocopy Surat Nikah/ Akta Nikah legalisir KUA

13. Akte Kelahiran Anak legalisir Catatan Sipil

14. Pas Foto 3X4 (Istri/suami) 8 lbr Apabila pensiun karena meninggal ahli waris menambah berkas sbb : 15. Surat Kematian legalisir Camat

dan Lurah

16. Surat Keterangan Ahli Waris legalisir Camat dan Lurah 17. Surat Keterangan Janda/Duda

legalisir Camat dan Lurah

Penerbitan SK Pensiun (1 tahun) Bagian Kepegawaian

Universitas

BKN

Mengumpulkan berkas yang dibutuhkan (1-2

minggu) Pegawai yang

Memasuki Masa Pensiun

(5)

PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT / JABATAN DOSEN

Memberikan berkas dan atau file Tri Dharma

Perguruan Tinggi)

mengajukan 2 (dua) orang nama peer review untuk memberikan pertimbangan penilaian bidang Penelitian

(30 menit)

Dosen Form Daftar

Tridharma PT

Mengirimkan berkas penelitian ke peer review

(1 bulan) Bagian Kepegawaian

Fakultas

Mulai

1. surat pengantar 2. form penilaian

Rapat Tim Angka Kredit Fakultas

(3 jam)

Rapat Pertimbangan Senat Fakultas

(2 jam)

ACC Daftar Tridharma Perguruan Tinggi

(2 hari)

Mengirim Berkas ke Kepegawaian Univ.

(30 menit)

Rapat Senat Universitas (3 jam)

Rapat Tim Angka Kredit Universitas

(3 jam)

SK Fungsional (Asisten Ahli dan Lektor)

(3 bulan)

Mengirimkan Berkas Penelitian Ke Kemendikbud

Jakarta (2 hari)

Menerbitkan SK Pangkat dan SK Fungsional (Lektor

Kepala dan Gubes) (3-6 bln)

Daftar Tridharma PT

SK Fungsional Asisten Ahli / Lektor

SK Pangkat atau SK Fungsional Lektor Kepala / Gubes

Selesai Tim Angka Kredit

Fakultas

Tim Senat Fakultas

Dekan dan Kajur

Bagian Kepegawaian Fakultas

Tim Angka Kredit Universitas

Tim Senat Universitas

Bagian Kepegawaian Universitas

Kemendikbud Jakarta

(6)

PROSEDUR PENGURUSAN TUGAS BELAJAR

Mulai

Mengajukan permohonan tugas belajar ke Fakultas beserta persyaratan

Melengkapi berkas pengajuan tugas

belajar (1 Jam) Dosen

1. Surat Permohonan 2. Surat rekomendasi penerimaan lulus seleksi dari lembaga pendidikan tempat pelaksanaan tugas belajar

3. Surat jaminan pembiayaan tugas belajar

4.

Subag Kepegawaian Universitas

1. Kartu PNS Elektronik;

2. FC SK CPNS 3. FC SK PNS

4. FC SK pangkat terakhir;

5. FC SK jabatan terakhir;

6. DP3 2 th terakhir KP4;

7. akta nikah;

8. Surat rekomendasi dari atasan langsung;

9. Surat persetujuan penugasan ke luar negeri dari Sekneg bagi yang tugas belajar di luar negeri;

10. Surat keterangan dari pimpinan mengenai bidang studi yang akan ditempuh mempunyai hubungan atau sesuai dengan tugas

pekerjaannya;

11. Surat pernyataan

Mengirim semua berkas ke Bagian Kepegawaian

Universitas (30 menit)

Fakultas

Evaluasi Berkas dan Pembuatan Surat perjanjian tugas belajar yang di ttd ybs dan PR II

(2 minggu)

Penandatanganan Surat Perjanjian Tugas

Belajar (2 hari)

Mengirim semua berkas ke Kemendikbud

(1 hari)

Penerbitas SK Tugas Belajar dan Pembebasan

Sementara (3 – 6 bulan)

Surat perjanjian tugas belajar;

PR II dan Dosen

Kemendikbud

(7)

PROSEDUR PENGURUSAN PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR

Mulai

Mengajuan Permohonan Perpanjangan Tugas

Belajar ke Fakultas (Dekan/PD II) disertai alasan keterlambatan

studi

Melengkapi berkas pengajuan perpanjangan tubel

(1 hari) Dosen

1. Surat rekomendasi lembaga pendidikan tempat Pegawai Pelajar dan dari Sekretaris Negara bagi Pegawai Pelajar di luar negeri;

2. Surat rekomendasi jaminan perpanjangan pembiayaan tugas belajar

1. Fotocopy SK CPNS 2. Fotocopy SK PNS 3. Surat rekomendasi

dari pimpinan unit kerja;

Fakultas

Penandatanganan Surat Perjanjian Tugas

Belajar (2 hari)

Mengirim semua berkas ke Kemendikbud (1 jam)

Penerbitas SK Perpanjangan Tugas

Belajar (3-6 bln)

Surat perjanjian perpanjangan tugas belajar

PR II dan Dosen

Kemendikbud

Mengirim berkas ke Universitas ke Bagian

Kepegawaian Universitas

(30 menit)

(8)

PROSEDUR PENGURUSAN PENGAKTIFAN KEMBALI DARI TUGAS BELAJAR

Mulai

Mengajukan permohonan untuk diaktifkan dari tugas

belajar ke Fakultas

Membuat Surat Keterangan Selesai

Studi dan Telah Melaksanakan Tugas

Kembali dari Dekan (1 jam) Dosen

1. Fotocopy ijazah/Surat Keterangan Lulus dari Perguruan Tinggi tempat belajar 2. Laporan tertulis

selesai studi dari yang bersangkutan;

Surat Keterangan Selesai Studi dan Telah

Melaksanakan Tugas Kembali

Fakultas

Memproses Berkas dan Mengirim berkas

ke Kemendikbud dengan Surat Pengantar dari Rektor/PR II (5 hari)

Penerbitan SK Pengaktifan Kembali

(3-6 bulan)

1. FC KARPEG 2. FC NIP Baru 3. FC SK CPNS 4. FC SK PNS

5. FC SK jabatan fungsional terakhir,

6. FC Surat kenaikan pangkat terakhir 7. FC SK Tugas Belajar 8. FC SK Pembebasan

Sementara dari jabatan 9. FC Surat Jaminan

Pembiayaan Tugas Belajar dari Sponsor 10. FC ijazah/Surat

Keterangan Lulus dari Perguruan Tinggi tempat belajar

11. Laporan tertulis selesai studi dari yang

bersangkutan;

12. Fotocopy DP3 tahun terakhir

13. Surat Keterangan Selesai Studi dan Telah Melaksanakan Tugas Kembali dari Dekan Subag Kepegawaian

Universitas

Kemendikbud

Mengirimkan surat permohonan pengaktifan ditanda tangani Dekan / PD II ke Bag. kepegawaian Universitas beserta

berkas legalisir rangkap 3 (30 menit)

SK Pengkatifan Kembali

(9)

Ujian Dinas

Mulai

Mengevaluasi pegawai yang telah memenuhi persyaratan (1 hari) a. Telah 2 (dua) tahun

dalam Pangkat Juru Tk I (Gol I/d) dan

Pengatur Tk.I (Gol.

II/d)

b. Tidak sedang dalam keadaan :

- Diberhentikan Sementara - Menerima Uang

Tunggu - Cuti di Luar

Tanggungan Negara - Tidak sedang

menjalani hukuman disiplin berat - DP3 1 (satu) tahun

terakhir setiap unsur bernilai baik

Fakultas

Mengirim berkas ke Subag Kepegawaian Universitas, Surat Pengantar PD II (1 hari)

Melaksanaan Ujian Dinas (5 hari)

1. FC SK CPNS dan PNS 2. FC SK Kenaikan

Pangkat terakhir (Gol I/d) dan (Gol II/d) 3. FC DP-3

4. FC Karpeg

5. FC Ijazah terakhir (legalisir Dekan) Subag Kepegawaian

Universitas

(10)

KENAIKAN PANGKAT PNS TENAGA KEPENDIDIKAN

Mulai

Mengecek pada aplikasi / database pegawai dengan

persyaratan telah 4 th pada pangkat terakhir (30

menit)

Fakultas

Memproses &

Mengajukan berkas permohonan kenaikan

pangkat ke bagian Kepegawaian Universitas,

Surat Pengantar PD II (2 hari)

Memproses &

mengusulkan kenaikan pangkat ke Kemendikbud

Jakarta (1 bulan)

1. FC KARPEG 2. FC NIP Baru 3. FC SK CPNS 4. FC SK PNS

5. FC Surat kenaikan pangkat terakhir 6. FC DP3 2 thn terakhir

Penerbitan SK Pangkat (6 bln – 1 thn)

SK Pangkat Kemendikbud

(11)

PENGUSULAN PENGHARGAAN SATYA LENCANA KARYASATYA

Mulai

Mengecek pada aplikasi / database pegawai dengan

persyaratan masa kerja yaitu 10, 20, 30 tahun

(1 hari)

Fakultas

Mengirimkan form Isian Daftar Riwayat Hidup kepada Pegawai yang memenuhi persyaratan

(2 hari)

Mengisi form Daftar Riwayat Hidup dengan tulisan tangan rangkap 2

(3 hari)

Form Daftar Riwayat Hidup

Pegawai

Mengajukan berkas ke bagian Kepegawaian

Universitas, Surat Pengantar PD II (1 hari)

1. Daftar Riwayat Hidup

2. Fotocopy SK CPNS 3. Fotocopy SK PNS 4. Fotocopy DP3 2 thn

terakhir

Form Daftar Riwayat Hidup

Subag Kepegawaian Fakultas

Memproses dan Mengajukan berkas ke

Kemendikbud (5 hari) Subag Kepegawaian

Universitas

Penghargaan Satyalencana Karya Satya

dari Presiden (6 bulan)

Kemendikbud Penghargaan

Satyalencana Karya Satya

(12)

IJIN TIDAK MASUK KERJA

Mulai

Mengisi form ijin tidak masuk disertai Surat Ket Dokter (sakit) atau Surat

Tugas (Dinas Luar)

Selesai Pegawai

Mengirimkan Surat Ijin tsb ke atasan langsung dan tembusan ke Subag Kepegawaian Fakultas

(1 hari)

Merekap dan melaporkan jumlah kehadiran ke Pimpinan

(triwulan)

1. Form Ijin Tidak Masuk

2. Surat Keterangan Dokter

3. Surat Tugas

Subag Kepegawaian Fakultas