PROSEDUR SISTEM PENJAMINAN MUTU
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS DIPONEGORO
SOP PELAYANAN ADMINISTRASI MAHASISWA
PENGESAHAN
Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh:
Ketua TPMF Management
Representative Dekan
Dr. Naniek Utami Handayani, S.Si., M.T.
Prof. Dr.nat.tech. Siswo Sumardiono, S.T., M.T.
Prof. Ir. M. Agung Wibowo, M.M., M.Sc., Ph.D.
NIP 197305072002122002 NIP 197509152000121001 NIP 196702081994031005
No. Dokumen : PK-01/UN7.F3/PJ/2022 No./ Tanggal Revisi : 00 Tanggal Terbit : 1 September 2022 Halaman : 1 dari …..
PERINGATAN
Dokumen ini adalah milik Fakultas Teknik Universitas Diponegoro dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun membuat salinan
tanpa seizin Dekan
Alamat: Jl. Prof. Soedarto, SH, Tembalang, Semarang, Jawa Tengah, Indonesia, 50275 Telp: (024) 7460053; Fax: (024) 7460055
Email: teknik@undip.ac.id ; Website: http://ft.undip.ac.id/
UNIVERSITAS DIPONEGORO FAKULTAS TEKNIK
Nomor SOP : Tanggal
Pembuatan : Tanggal Revisi : Tanggal
Efektif
:
Disahkan Oleh : PIMPINAN UNIT KERJA
Prof. Ir. M. Agung Wibowo, M.M., M.Sc., Ph.D.
NIP 196702081994031005 Nama SOP : PELAYANAN
ADMINISTRASI MAHASISWA
Dasar Hukum: Kualifikasi Pelaksana:
1.
2.
3.
1. Mahasiswa (MH)
2. Pengelola Program Studi (PPS) 3. Tenaga Kependidikan (Tendik)
Keterkaitan: Peralatan/Perlengkapan:
1. Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme pelayanan administrasi terhadap mahasiswa.
2. Prosedur ini untuk menjamin bahwa kegiatan pelayanan administrasi terhadap mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Diponegoro telah sesuai dengan standar ISO 21001:2018.
3. SOP ini dimaksudkan untuk
meningkatkan efisiensi dan efektivitas serta memperbaiki pelayanan kepada mahasiswa dalam pengurusan surat keterangan.
1. Form Pengajuan Pembuatan Surat 2. Dokumen Kelengkapan/Syarat 3. Surat Keterangan/Pengantar
Peringatan: Pencatatan dan Pendataan:
PERINGATAN
Dokumen ini adalah milik Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun membuat salinan
tanpa seizin Dekan
Dicatat dan didata dalam berkas kearsipan
secara elektronik dan/atau manual
SOP: PELAYANAN ADMINISTRASI MAHASISWA
No Langkah Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan
MHS Tendik PPS Kelengkapan Waktu Output
1 Mahasiswa yang membutuhkan pelayanan administrasi mengisi form pengajuan pembuatan surat yang dilampiri
kelengkapan sesuai prosedur di Kantor Administrasi yang diserahkan kepada Tenaga
Kependidikan
• Form Pengajuan Pembuatan Surat
• Dokumen Kelengkapan
1⁄2 hari
2 Tenaga Kependidikan memeriksa kelengkapan dan prosedur pelayanan.
3 Tenaga Kependidikan
membuatkan draft surat.
4 Tenaga Kependidikan mendistribusikan pelayanan administrasi sesuai bidang
masing-masing.
1 hari
5 Mahasiswa mengajukan tanda tangan kepada Pengelola Program Studi (Diutamakan Ketua Program Studi, apabila yang bersangkutan sedang berhalangan hadir, maka dapat diatasnamakan kepada
Sekretaris Program Studi)
2 hari
6 Pengecekan isi dan format surat oleh Pengelola Program Studi. Jika masih terdapat kesalahan, surat dikembalikan kepada mahasiswa untuk diperbaiki oleh Tenaga
Kependidikan.Surat yang telah sesuai dapat ditandatangani
oleh Pengelola Program Studi.
Sesuai ?
Tidak
7 Mahasiswa meminta stempel dan nomor surat ke Fakultas, kemudian surat dapat didistribusikan sesuai tujuan.
Surat Keterangan
30 menit
Ya
Sesuai ?
