5 KAJIAN LITERATUR
Kearsipan Manual
Kearsipan merupakan suatu proses kegiatan pengaturan arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali sewaktu diperlukan (Pertiwi &
Ranu, 2014). Menurut Muhidin (2019) kearsipan adalah penempatan kertas-kertas di tempat- tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga kertas arsip apabila diperlukan, dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat. Pengertian lain diungkapkan oleh Pancaningsih (2016) kearsipan adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan dokumen-dokumen secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi dokumen-dokumen tersebut dapat ditemukan lebih cepat.
Proses kearsipan manual menurut Muhidin (2019) sebagai berikut: 1) Membuat buku agenda surat masuk dan surat keluar; 2) Membuat daftar indeks arsip; 3) Memberikan kode sesuai dengan sistem penyimpanan arsip yang digunakan, baik sistem alfabet, numerik, subjek, kronologis, maupun geografis. Dalam prosesnya diperlukan 2 sampai 4 tenaga kerja untuk melakukan arsip manual. Menurut Read & Ginn (2015) kearsipan dapat dibuat untuk penggunaan secara internal maupun eksternal yang terdiri: 1) Catatan eksternal berisi informasi untuk digunakan di luar organisasi. itu dapat dibuat di dalam atau di luar organisasi; 2) Catatan internal berisi informasi yang diperlukan untuk mengoperasikan organisasi; 3) Catatan transaksi adalah dokumen yang digunakan dalam organisasi sehari-hari; 4) Catatan referensi adalah catatan yang berisi informasi yang diperlukan untuk menjalankan operasi organisasi.
Menurut Muhidin (2019) Kearsipan manual dinilai kurang efektif bagi suatu organisasi karena sering terjadi hal-hal berikut: 1) Sulitnya mencari arsip kembali pada saat diperlukan sehingga arsip tidak dapat ditemukan dalam waktu yang cepat; 2) Arsip tidak dapat ditemukan kembali karena hilangn; 3) “Banjir Arsip”, arsip yang sebenarnya sudah tidak berguna, tetapi masih disimpan; 4) Cara pengelolaan arsip dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan; 5) Ruang kantor tersita untuk tempat penyimpanan arsip.
Menurut Muhidin (2019) terdapat juga kelemahan-kelemahan kearsipan manual antara lain: 1) Membutuhkan ruang dan tempat penyimpanan yang besar; 2) Resiko kerusakan arsip akibat bencana; 3) Membutuhkan pegawai yang banyak; 4) Waktu pencarian yang lama.
6 Kearsipan Digital
Kearsipan digital adalah arsip yang mendigitalkan dokumen berbasis kertas dan mengintegrasikan semua jenis informasi termasuk multimedia (Xiao, 2022). Kearsipan digital merupakan data arsip yang dapat disimpan dan ditransmisikan dalam bentuk terputus-putus, atau berupa kode biner yang dapat dibuka, dibuat atau dihapus dengan perangkat komputasi yang dapat membaca atau mengolah data dalam bentuk biner, sehingga arsip dapat pergunakan atau dimanfaatkan (Muhidin, Winata, & Santoso, 2016). Menurut Hakim (2016) arsip digital merupakan simpanan kelembagaan yang menyimpan satu atau lebih objek informasi digital dengan tujuan disimpan dalam waktu yang relatif lama dan dapat mengakses informasi digital tersebut. Sedangkan menurut Sutrisno & Christiani (2019) kearsipan digital merupakan data- data yang dapat diolah dalam bentuk digital dapat berupa gambar, suara, video, tulisan atau data lainnya yang dapat dijadikan sebagai sebuah data dalam bentuk biner, sehingga dapat diolah dalam program komputer dan disimpan dalam penyimpanan data digital.
Arsip digital merupakan perkembangan lebih lanjut dari arsip manual, seiring perkembangan teknologi informasi yang begitu cepat, arsip kini tidak hanya diproduksi dalam bentuk fisik, namun juga diproduksi dalam bentuk digital (Nurohman, 2021). Arsip elektronik dapat digunakan untuk menyelamatkan arsip dari bahaya kerusakan, karena arsip berbasis kertas (konvensional) yang diakses oleh pengguna mulai mengalami kerapihan kertas meskipun telah dilakukan preservasi arsip secara manual (Fitriyani et al., 2022). Menurut Indrawati et al., (2020) kearsipan digital nilai lebih memiliki keuntungan dibandingkan dengan kearsipan manual, diantaranya adalah 1) Proses penemuan dan penyajian informasi yang cepat dan lengkap; 2) Akses dan penggunaan informasi lebih dari satu pengguna dalam waktu yang bersamaan; 3) Penyimpanan informasi lebih terpusat; 4) Memiliki keakuratan dalam penyimpanan yang tinggi.
Menurut Rifauddin & Pratama (2020) masih terdapat kesulitan dalam menjalankan kearsipan digital sehingga kegiatan yang dilakukan belum berjalan secara optimal yang disebabkan oleh beberapa faktor berikut: 1) Keterbatasan tempat untuk kegiatan fumigasi, seperti rak yang tidak ada roda sehingga mempersulit memindahkan buku dan ruangan khusus untuk melakukan fumigasi; 2) Keterbatasan tenaga kerja profesional dalam melakukan preservasi dan konversi, tenaga kerja lebih mementingkan kegiatan yang lain karena terkendala keterbatasan tempat; 3) Anggaran dana dari pemerintah yang kurang mencukupi untuk pembelian alat-alat pendukung kegiatan, sehingga mengakibatkan kesulitan dalam menjalankan preservasi dan konversi; 4) Fasilitas alat yang tidak lengkap dan memadai.
7 Migrasi Kearsipan
Kegiatan migrasi merupakan pemindahan materi digital secara berkala dari satu konfigurasi hardware atau software ke konfigurasi lainnya atau dari satu generasi komputer ke generasi yang lebih mutakhir (Hidayah & Saufa, 2019). Migrasi kearsipan dilakukan untuk pembaruan sebagai sarana pelestarian digital yang berbeda dari sebelumnya, karena tidak selalu memungkinkan untuk membuat salinan digital yang tepat dari database atau objek informasi lainnya dan tetap mempertahankan kompatibilitas objek dengan teknologi baru yang bertujuan untuk menjaga integritas objek digital dan mempertahankan kemampuan untuk mencari, melihat, dan menggunakannya dalam perubahan teknologi (Lin et al., 2003). Menurut Nurjaman (2019) di era revolusi industri 4.0 perubahan kearsipan dari analog ke digital mempermudah masyarakat yang berkeinginan untuk dapat mengakses arsip dari manapun dan kapanpun. Penggunaan media fisik seperti kertas kini mulai berkurang, bahkan banyak penggiat pelestari lingkungan mengkampanyekan go paperless yang bermaksud mengajak masyarakat atau perusahaan untuk mulai berpindah menjadi bentuk digital yang dianggap lebih ramah lingkungan (Nurohman, 2021). Perpindahan media arsip kertas menjadi arsip elektronik merupakan salah satu cara untuk menggunakan arsip secara efisien dan efektif, arsip yang telah melakukan digitalisasi bertujuan agar semua arsip dapat terjaga keasliannya dan menemukan kembali arsip dapat dilakukan secara cepat (Wahyuni & Nst, 2013).
Proses Migrasi Kearsipan
Menurut Muhidin, Winata, & Sontani (2016) proses migrasi kearsipan media kertas ke media elektronik dibagi menjadi 5 tahapan yaitu: 1) Menyiapkan surat atau naskah dinas yang akan dipindahkan melalui media elektronik; 2) Melakukan pemindaian terhadap surat atau naskah; 3) Membuat folder pada komputer, sebagai tempat penyimpanan surat atau naskah dinas yang telah di scan; 4) Membuat hyperlink, yaitu menghubungkan antara daftar arsip dengan arsip yang di scan; 5) Membuat kelengkapan administrasi alih media yang terdiri dari:
a) surat keputusan tim alih media; b) berita acara persetujuan alih media; c) berita acara legalitas alih media; d) daftar arsip usulan alih media; e) daftar arsip alih media.
Menurut Sugiharto (2012) dalam melakukan proses harus mempertimbangkan media yang akan digunakan.
Tabel 1. Proses Digitalisasi Dokumen Arsip dan Peralatan yang digunakan Jenis Dokumen/Arsip Analog Proses Digitalisasi Peralatan
8
Foto Scanning Flatbed scanner atau kamera
set pada meja flatbed
Peta Scanning Scanner khusus peta tau
kamera set pada meja flatbed
Kertas Scanning Flatbed scanner atau kamera
set pada meja flatbed Mikrofilm dan Mikrofiche Scanning Digital microfilm scanner
Kaset audio Digital Recording Komputer, Digital Audio
Recorder
Kaset Video Digital Recording Komputer, Direct VCD/DVD
Recorder Sumber: (Sugiharto, 2012).
Kendala Migrasi Kearsipan
Kendala-kendala yang yang mempengaruhi proses perpindahan arsip konvensional ke arsip digital yaitu: 1) Pengetahuan, faktor pengetahuan merupakan bagaimana pemahaman setiap anggota organisasi terhadap masalah-masalah teknis, administratif dan sistem yang dipakai dalam pelaksanaan suatu program; 2) Sumber daya bukan manusia, sumber daya bukan manusia merupakan sumber daya yang mendukung pelaksanaan program diluar sumber daya manusia; 3) Optimalisasi kualitas dan kuantitas peralatan dalam pelaksanaan alih media arsip konvensional, peralatan yang memadai akan membantu kelancaran pelaksanaan arsip digital.
Optimal dalam hal kuantitas merupakan bagaimana menyediakan peralatan yang baik dalam hal jumlah cukup untuk menunjang pelaksanaan program sedangkan optimal dalam hal kualitas adalah bagaimana peralatan tersebut dapat bekerja atau dimanfaatkan secara optimal; 4) Dana sebagai penunjang utama dalam terwujudnya alih media arsip konvensional, memerlukan dana yang sangat banyak agar peralatan yang dibutuhkan dapat dilengkapi. Peralatan yang dibutuhkan dalam alih media arsip sangat mahal, sehingga dana sangat dibutuhkan dalam pencapaian tujuan alih media arsip (Wahyuni & Nst, 2013).
Menurut Irwanto dalam Muhidin, Winata, & Sontani (2016) terdapat juga kendala dan tantangan yang mungkin terjadi terhadap keberadaan arsip digital diantaranya: 1) Kerusakan bangunan, misalnya kabel listrik yang buruk; 2) Kecelakaan industri; 3) Musibah teknologi, misalnya virus komputer atau kerusakan peralatan komputer; 4) Tindakan kriminal, misalnya
9
pencurian data; 5) Kesalahan manusia, misalnya penyimpanan yang tidak stabil; 6) Kualitas material yang buruk, misalnya korosi pada compact disk yang buruk kualitasnya.
Caplan (2010) mengemukakan bahwa kendala utama yang secara signifikan untuk proses perpindahan yaitu: 1) Strategi pelestarian aplikasi arsip harus dibangun sejak awal; 2) Fungsi ingest yang dapat menulis ke penyimpanan aplikasi, hal ini dilakukan karena untuk meminimalisir kesalahan dalam membaca file; 3) Arsip yang disimpan harus dapat menggambarkan arsip itu sendiri.
Kerangka Berpikir
Kerangka berpikir merupakan keputusan sebelum data dikumpulkan mengenai apa yang diduga akan terjadi dan alasannya (Hardani et al., 2020). Kerangka berpikir pada penelitian ini adalah alasan melakukan migrasi kearsipan manual yang merupakan kerangka utama. Sehingga menghasilkan proses migrasi arsip yang digunakan dalam pengelolaan arsip.
Dalam menerapkan migrasi kearsipan, terdapat kendala dan tantangan yang dihadapi baik oleh pimpinan maupun pegawai. Maka dari itu, pimpinan dan pegawai harus bersinergi untuk mengoptimalkan migrasi kearsipan pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga.
Berdasarkan latar belakang masalah dan kajian teori yang ada maka dilakukan penelitian tentang Migrasi Kearsipan Manual menuju Kearsipan Digital pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga, maka dari itu kerangka berpikir ditujukan pada gambar berikut ini:
10 Alasan melakukan
migrasi kearsipan
Migrasi Kearsipan
Proses migrasi kearsipan
Pemanfaatan arsip digital
Efektifitas dan efisiensi dalam pelayanan arsip
Kearsipan Digital Kearsipan Manual
Kendala proses migrasi
Gambar 1. Kerangka Berpikir
