i
MIGRASI KEARSIPAN MANUAL MENUJU KEARSIPAN DIGITAL PADA KANTOR DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA
SALATIGA
TUGAS AKHIR
Diajukan Kepada Program Studi Manajemen
Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Oleh:
CHRISTABEL STEPHANIE 212019024
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA
2023
ii
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS KRISTEN SATYA WACANA Jl. Diponegoro 52-60 :(0298)321212, 31181 Salatiga 50711-Indonesia Fax. (0298)-321433
PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Christabel Stephanie
NIM : 212019024
Program Studi : Manajemen
Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir:
Judul : Migrasi Kearsipan Manual menuju Kearsipan Digital pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga
Pembimbing : Dr. Agus Sugiarto, S.Pd, MM Tanggal diuji : 25 Agustus 2023
adalah benar-benar karya saya.
Di dalam kertas ini tidak dapat keseluruhan atau sebagian tulisan atau gagasan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang saya aku seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau menriu tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga, termasuk pencabutan gelar kesarjanaan yang telah saya peroleh.
Salatiga, 24 Juli 2023 Yang memberi pernyataan
Christabel Stephanie
iii
LEMBAR PENGESAHAN
iv ABSTRACT
This study aims to describe the migration of manual archives to digital archives at the Salatiga City Library and Archives Office. In this study using qualitative methods with data collection techniques carried out are observations and interviews with several informants from office employees. The results of this study show that the Salatiga City Library and Archives Office has carried out archival migration activities. There are several reasons why the office chose to migrate archives. There is also an archival migration process which includes the selection stage, scanning stage, indexing stage, storage stage, and news making stage.
However, in the process there are several obstacles that result in the migration process not running optimally.
Keywords: Manual Archive, Digital Archive, Archive Migration
v SARIPATI
Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan migrasi kearsipan manual menuju kearsipan digital pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga. Dalam penelitian ini menggunakan metode kualitatif dengan teknik pengumpulan data yang dilakukan adalah observasi dan wawancara dengan beberapa informan dari pegawai kantor tersebut. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga sudah melakukan kegiatan migrasi kearsipan. Terdapat beberapa alasan yang menjadikan kantor tersebut memilih untuk melakukan migrasi kearsipan. Terdapat juga proses migrasi kearsipan yang meliputi tahap pemilihan, tahap pemindaian, tahap pengindeksan, tahap penyimpanan, serta tahap pembuatan berita acara. Namun dalam proses tersebut terdapat beberapa kendala yang mengakibatkan proses migrasi tersebut belum berjalan secara optimal.
Kata Kunci: Kearsipan Manual, Kearsipan Digital, Migrasi Kearsipan
vi
KATA PENGANTAR
Kearsipan mempunyai peranan penting didalam suatu lembaga, terlebih dengan adanya perkembangan zaman. Perkembangan zaman saat ini menuntut semua lembaga dapat berbasis teknologi. Migrasi arsip manual menjadi arsip digital menjadi salah satu langkah untuk mempermudah dalam melakukan pengarsipan dokumen. Kearsipan digital dinilai lebih efektif dan efisien dalam pencarian dokumen maupun penyimpanan dokumen. Sedangkan kearsipan manual kini sudah tidak efektif dan efisien. Oleh karena itu penulis mengkaji lebih dalam mengenai migrasi kearsipan manual menjadi digital agar perusahaan atau instansi lainnya dapat mempertimbangkan untuk melakukan pengarsipan secara digital.
Hal-hal yang akan dibahas pada penelitian ini meliputi latar belakang penelitian hingga manfaat penelitian, kajian literatur, metode penelitian, serta hasil dan pembahasan.
Kesimpulan, saran, serta keterbatasan pada penelitian ini diharapkan mampu menjadi dasar untuk riset yang akan datang. Semoga hasil karya tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi pengembangan ilmu pada bidang manajemen perkantoran.
Salatiga, 24 Juli 2023
Christabel Stephanie
vii
UCAPAN TERIMA KASIH
Segala puji dan syukur kepada Tuhan Yesus atas berkat dan anugerah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir yang berjudul “Migrasi Kearsipan Manual Menuju Kearsipan Digital pada kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga”. Penyusunan tugas akhir ini tidak lepas dari bimbingan, bantuan, arahan, dan dukungan dari berbagai pihak terkait. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada:
1. Kedua orang tua penulis, terutama Alm Papa Lie Tjie yang telah memberikan kepercayaan dan kesempatan untuk menempuh jenjang perkuliahan, terima kasih atas segala pengorbanan, cinta, doa, motivasi, serta nasihat yang diberikan dalam proses perjalanan perkuliahan.
2. Kakak kandung penulis, Christian Novanto yang senantiasa memberikan dukungan moril maupun materil dan memberikan semangat yang diberikan selama penyusunan tugas akhir ini.
3. Bapak Dr. Agus Sugiarto, S.Pd., MM. selaku dosen pembimbing, yang telah mengarahkan, membimbing, memberi masukan, dan memberikan ilmu pengetahuan.
4. Seluruh Dosen UKSW yang telah memberikan pengetahuan kepada penulis.
5. Pegawai kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga yang telah memberikan ruang dan membantu proses jalannya pengumpulan data.
6. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Salatiga yang telah bersedia dan memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian.
7. Della Friska selaku sahabat, yang selalu memberikan saran, motivasi, dukungan, dan semangat dari awal hingga akhir penulisan tugas akhir ini.
8. Kezia Maylani Azalia dan Rizki Dwi Ananda selaku teman seperjuangan, yang selalu membantu, memberi semangat, dan menemani penulis dari awal perkuliahan hingga akhir.
9. Milzan Nadeak, yang senantiasa mendengarkan keluh kesah penulis, semangat, dukungan, dan menemani penulis sehingga tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
10. Teman-teman satu bimbingan yang membantu memberi masukan, saran, serta dukungan selama proses penyelesaian tugas akhir.
11. Semua pihak yang tidak dapat ditulis satu persatu yang turut mendoakan dan mendukung selama proses penyelesaian tugas akhir ini.
Semoga tugas akhir ini dapat bermanfaat serta berkontribusi bagi pihak-pihak yang membutuhkan dan lebih berguna di masa mendatang.
Salatiga, 24 Juli 2023
Christabel Stephanie
viii DAFTAR ISI
PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR ... ii
LEMBAR PENGESAHAN ... iii
ABSTRACT ... iv
SARIPATI ... v
KATA PENGANTAR ... vi
UCAPAN TERIMA KASIH ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... ix
DAFTAR TABEL ... x
DAFTAR LAMPIRAN ... xi
PENDAHULUAN ... 1
KAJIAN LITERATUR ... 5
Kearsipan Manual ... 5
Kearsipan Digital ... 6
Migrasi Kearsipan ... 7
Proses Migrasi Kearsipan ... 7
Kendala Migrasi Kearsipan ... 8
Kerangka Berpikir ... 9
METODE PENELITIAN ... 11
Jenis Penelitian... 11
Teknik Pengumpulan Data ... 11
Teknik Analisis Data ... 12
HASIL DAN PEMBAHASAN ... 13
Satuan Pengamatan dan Informan Penelitian ... 13
Alasan Migrasi Kearsipan Manual ke Digital ... 14
Proses Migrasi Kearsipan ... 16
Kendala Migrasi Kearsipan ... 18
KESIMPULAN ... 20
Implikasi Teori, Terapan dan Keterbatasan Penelitian ... 21
DAFTAR PUSTAKA ... 22
LAMPIRAN ... 25
ix
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Kerangka Berpikir ... 10 Gambar 2. Proses Alih Media Arsip ... 17
x
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Proses Digitalisasi Dokumen Arsip dan Peralatan yang digunakan ... 7
Tabel 2. Informan Penelitian ... 13
Tabel 3. Alasan Migrasi Kearsipan ... 15
Tabel 4. Kendala dan Solusi ... 18
xi
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Daftar Pertanyaan Wawancara ... 25 Lampiran 2. Protokol Wawancara ... 26 Lampiran 3. Transkrip Wawancara ... 28
