RESUME 7
TANGGAL (05 April 2023) M Iqbal Maulana
126208211026
Manajemen Lab
LATAR BELAKANG
Di dalam kehidupan sehari-hari sering kita melihat antara individu yang satudengan individu yang lain melakukan suatu transaksi atau penukaran barang denganuang atau peminjaman dan pengembalian barang antar tetangga. Tanpa kita sadari hubungan sosial individu tersebut adalah suatu administrasi. Dimana administrasiadalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan-pekerjaan induk dansumber-sumber kegiatan lainnya yang bermaksud mencapai tujuan apapun dalam usaha bersama dari sekelompok orang.
Namun administrasi bukan hanya terjadi di kalangan masyarakat yaitu hubungansosialnya dengan individu lainnya, atau dengan intansi pemerintahan, dan jugaorganisasi-organisasi lainya. Tetapi administrasi juga terdapat di laboratorium IPA, baik itu laboratorium Fisika, Kimia, Matematika, dan Biologi. Di laboratorium Fisikamisalnya, kegiatan yang ada di laboratorium ini ialah peminjaman dan pengembalian brang-barang/alat-alat pratikum serta hal-hal lainnya yang berkaitan dengan laboratorium Biologi TUJUAN PEMBELAJARAN
1.Mengetahui apa itu inventaris alat dan fasilitas dalam laboratorium 2.Mengetahui apa saja fasilitas umum laboratorium di dalam Lab 3.Mengetahui apa itu administrai pengadaan laboratorium
4.Mengetahui tata cara peminjaman alat-alat laboratorium
5.Mengetahui cara pemeliharaan dan erawatan alat laboratorium
ISI
INVENTARIS ALAT DAN FASILITAS
Pengadministrasian sering juga disebut sebagai kegiatan menginventaris. Inventaris adalah sutu kegiatan dan usaha untuk meyediakan catatan tentang keadaan semua fasilitas, barang-barang yang dimiliki sekolah. Bagi SMA yang mempunyai beberapa lab sangat penting untuk mendata fasilitas/
menginventaris alat dan bahan lab untuk kegiatan pembelajaran siswa. Dengan kegiatan invetarisasi yang memadai akan dapat diperoleh pedoman untuk mempersiapan anggaran atau mempersiapkan kegiatan pada tahun yang akan datang.
Catatan inventaris yang baik akan mempermudah pergantian tanggung jawab dari pengelola yang satu ke yang lainnya. Inventaris juga akan mempermudah untuk mengetahui dimana suatu peralatan akan ditempatkan. Untuk memudahkan pengontrolan dan analisis kebutuhan atas semua fasilitas dan alat-alat tersebut, maka pengelolaan laboratorium harus dilengkapi dengan tindakan inventarisasi secara rutin dan teratur dengan instrument inventarisasi yang jelas, mudah dipahami, dan mudah diakses namun tidak dapat diubah secara sembarang oleh orang atau pihak yang tidak berwenang. Instrument yang dimaksud antara lain adalah daftar inventaris alat dan kartu alat.
A. Daftar inventaris alat dan fasilitas laboratorium
Daftar inventaris alat dan fasilitas laboratorium dapat dibuat dalam bentuk buku catatan dengan tulisan tangan, file cetakan, ataupun dalam bentuk file elektronik seperti dalam disket, hardisk, CD, dan flashdisk.
Daftar inventaris alat dan fasilitas laboratorium memuat nama dan berbagai atribut alat-alat dan fasilitas laboratorium.
Yang dimaksud dengan atribut alat-alat dan fasilitas laboratorium dalam daftar inventaris adalah catatan keterangan mengenai nama alat, nomor kode alat, spesifikasi, jumlah, keadaan baik atau rusak, tanggal pembelian atau penerimaan, pabrik pembuat, nomor seri/tipe/model, tempat penyimpanan bahkan mungkin juga sumber dana pembelian atau
pengadaan serta keterangan lain yang dianggap perlu sesuai dengan kondisi dan sistem manajemen di laboratorium sekolah yang bersangkutan.
Perhatikan mungkin ada dan biasanya ada aturan resmi dari pemerintah, dinas pendidikan atau sekolah mengenai tatacara pembuatan daftar inventaris dan pemberian berbagai atribut alat dan fasilitas laboratorium.
Daftar inventaris selalu diperbaharui setiap dalam batas perioda tertentu, sehingga daftar inventaris selalu sesuai dengan keadaan alat dan fasilitas laboratorium dalam perioda waktu yang bersangkutan.
Daftar inventaris alat dan fasilitas laboratorium sebaiknya dapat dibaca oleh semua pihak yang berhak dan dianggap memerlukan, tetapi jangan sampai bisa diberi perubahan oleh siapapun kecuali yang berwenang.
Daftar inventaris alat dan fasilitas laboratorium harus memudahkan penyimpanan dan pengambilan serta pemeriksaan alat dan fasilitas laboratorium.
Berikut ini adalah salah satu contoh daftar inventaris yang dapat dibuat tetapi tidak harus digunakan di sekolah:
Keterangan dari setiap judul kolom pada daftar inventaris di atas adalah sebagai berikut ini :
1.) No. adalah nomor urut masuknya alat ke dalam daftar inventaris.
2.) Nama adalah nama alat, nama ini biasanya sama dengan nama yang diberikan oleh pabrik pembuatnya. Nama alat dapat juga diberikan sesuai dengan konsep materi fisika.
3.) Asesoris adalah kelengkapan kecil atau bagian-bagian alat yang dapat dibuka dan dipasang pada alat yang bersangkutan.
4.) Kode atau nompor kode adalah nomor yang diberikan oleh pembuiat daftar inventaris kepada setiap alat yang termasuk di dalam daftar inventaris. Pengkodean ini hendaknya mengacu (jika ada) kepada peraturan pemerintah mengenai pengkodean inventaris barang- barang negara. Biasanga dua angka terakhir menyatakan nomor urut dari jumlah alat sejenis, misalnya ……/……/……/2/6, berarti alat itu adalah alat yang ke 2 dari jumlah 6 yang ada.
5.) Spesifikasi adalah data-data teknis alat baik dari tampilannya seperti bentuk, massa, ukuran panjang x lebar x tinggi, warna, bahan utama, ataupun data-data pengukuran jenis besaran yang diukur (jika listrik misalnya ac, dc, atau ac-dc) seperti batas ukur, skala makasimum, skala terkecil, ketelitian dan sebagainya.
6.) Jumlah adalah banyaknya alat yang ada dan terdaftar dalam daftar inventaris, biasanya dinyatakan pada angka terakhir dari kode (lihat keterangan kolom 4).
7.) Tanggal penerimaan adalah tanggal bulan dan tahun alat itu diterima.
8.) Pabrik pembuat adalah pabrik atau perusahaan atau pihak yang memproduksi alat.
9.) Nomor seri adalah nomor produk yang diberikan oleh pabrik pembuat berkaitan dengan serial atau model produksinya.
10.) Tempat Penyimpanan adalah nomor lemari, laci atau rak tempat alat disimpan.
B. Kartu Alat
Kartu alat adalah kartu yang bertuliskan identitas dan segala atribut alat.
1) Kartu alat dibuat dari kertas yang tebal agar tidak cepat sobek.
2) Kartu alat digantungkan pada setiap alat.
3) Kartu alat dapat dibedakan warnanya untuk setiap laboratorium yang berbeda.
4) Sebaiknya selalu ada persedian kartu kosong untuk alat baru.
C. Label Alat
Label alat adalah label atau kartu kecil yang bertuliskan nnama dan kode alat, ditempel secara permanen pada alat.
1) Label alat ditempel pada setiap alat dan asesoris alat.
2) Warna label alat dapat dibedakan untuk setiap laboratorium atau setiap klasifikasi alat tertentu.
3) Sistem pengkodean pada label alat sama dengan sistem pengkodean pada daftar inventaris dan kartu alat.
2.1 ADMINISTRASI FASILITAS UMUM LABORATORIUM
Fasilitas umum laboratorium adalah barang-barang yang merupakan perlengkapan dari laboratorium. Jadi administrasi fasilitas umum laboratorium adalah proses pencatatan fasilitas yang ada di laboratorium, agar aktifitas laboratorium dapat terorganisir dengan sistematis. Untuk mengadministrasikannya digunakan empat macam format, yaitu Format B1, B2, B3, dan B4. Kartu ini digunakan oleh petugas disetiap laboratorium.
Barang-barang fasilitas umum laboratorium adalah sebagai berikut.
Meja tulis
Lemari alat/bahan
Saklar listrik
Bak suci
Lemari asap
Thermometer ruangan
Papan tulis
Barometer ruangan
Papan pengumuman
Kursi/bangku
Lampu
Meja demonstrasi
Instalasi air
Meja komputer
Meja praktikum
Tangki gas
Perlengkapan P3K
Instalasi listrik
OHP
Instalasi gas
Alat penangkal kebakaran
Blower
Kran air/gas
Jam dinding
Lemari es
Perkakas bengkel
Penuntun praktikum
Rak alat
A. Kartu Barang (Format B1)
Kartu barang menggunakan format, informasi yang harus diisi, yaitu nama awal dari suatu barang, golongan barang, nomor induk barang, lokasi penyimpanan, spesifikasi (merek, ukuran, pabrik, kode barang), mutasi barang, dan riwayat barang. Contoh format B1 pada gambar berikut ini.
Tata cara pengisian format B1 sebagai berikut.
Pada bagian atas kartu barang tertera abjad dari A sampai Z untuk memberi label nama awal dari suaru barang. Misalnya Barometer, dan Blower. Kedua barang tersebut diawali dengan huruf B, maka huruf-huruf lainnya dari C s.d. Z harus dihilangkan dengan cara mengguntingnya.
Secara alfabetis urutan kata Barometer (Ba) lebih dahulu dari kata Blower (Bl), maka Barometer bernomor B1 dan Blower bernomor B2.
Nama barang diisi dengan nama yang lazim digunakan misalnya Barometer.
Golongan barang dimaksudkan yaitu apakah barang tersebut termasuk perkakas, barang optik, barang elektronik, perabot, dsb.
Kode barang disesuaikan dengan kode yang diberikan oleh pabrik atau buku katalog.
Nomor induk adalah nomor pada buku induk/daftar barang.
Lokasi penyimpanan diisi dengan R_ / L_ / Rk_ / Tk_. R, L, Rk dan Tk menyatakan Ruangan, Lantai, Rak, dan Tingkat.
Tanggal diisi dengan tanggal, bulan, dan tahun saat penerimaan barang atau pengeluaran barang.
Di bagian sebelahnya, kartu barang tersebut memuat informasi tentang riwayat barang yang memberi keterangan tentang pelaksanaan pemeliharaan atau perbaikan dari barang tersebut.
B. Format B2 (daftar barang atau buku induk)
Format ini merupakan rekapitulasi dari kartu barang yang ada.
C. Daftar Penerimaan/Pengeluaran Barang (Format B3)
Sistem di laboratorium SMA, barang yang diterima di koordinir oleh wakil kepala sekolah bidang sarana dan pada saat penerimaan disertai faktur barang, maka tidak perlu menggunakan format B3 tetapi langsung di filekan. Format B3 bagi wakil kepala sekolah bidang sarana berfungsi sebagai daftar keluar untuk didistribusikan ke masing-masing lab.
Teruntuk yang bekerja di laboratorium format B3 berfungsi sebagai penerima atau pengeluaran barang yang bersifat tentatif.
D. Daftar Usulan Barang (Format B4)
Daftar usulan barang menggunakan format B4 yang digunakan untuk mendaftarkan perbaikan atau pengadaan barang baru. Pada format ini yang tertera yaitu:
Nama barang
Spesifikasi barang
Jumlah barang
Harga satuan per kemasan
Total harga
Format ini memiliki fungsi yang sangat penting karena jika barang yang diterima tidak sesuai dengan pengajuan, pemesan mempunyai dasar yang kuat untuk menolak pesanan tersebut.
E. Administrasi Kegiatan Laboratorium
Tingkat keberhasilan suatu lembaga biasanya ditentukan oleh frekuensi dan kualitas kegiatan yang dilakukan lembaga tersebut. Kinerja lembaga yang baik tentu sangat ditentukan oleh seberapa aktif personel yang ada di dalamnya untuk memaksimalkan fungsi dari sarana dan prasarana yang ada. Administrasi kegiatan laboratorium menggunakan format F. Di dalam Format F terdapat informasi tentang waktu kegiatan, mata pelajaran praktikum, judul praktikum, pembimbing praktikum, jenis praktikan, dan jumlahnya. Contoh format F seperti berikut :
ADIMISTRASI PENGADAAN LABORATORIUM
Administrasi penggunaan alat terutama ditujukan untuk mengetahui kapan, berapa lama, dan untuk apa dan oleh siapa laboratorium dan alat-alat laboratorium digunakan. Data ini penting berkaitan dengan efisiensi dan efektifitas penggunaan laboratorium dan alatalat laboratorium serta kegiatan pemeliharaan dan perawatan alat-alat, karena setiap alat memiliki usia pakai yang dapat berbeda satu sama lain. Pada garis besarnya, kegiatan laboratorium dapat dibedakan atas kegiatan rutin dan kegiatan non rutin atau insidental. Kegiatan rutin adalah kegiatan yang dilaksanakan dengan jadwal teratur dan berkala menurut perioda tertentu, sedangkan kegiatan non ruitn atau insidental adalah kegiatan yang dilaksanakan sewaktu-waktu jika diperlukan. Walaupun hanya dilaksanakan sewakltu-waktu jika diperlukan saja, kegiatan non rutin tetap harus direncakan dengan baik hingga pada saatnya dapat dilaksanakan dengan lancar. Untuk kegiatan rutin maka perencanaannya harus melibatkan semua guru yang terlibat didalamnya dengan pembagian tugas dan penjadwalan yang disepakati bersama. Jadwal kegiatan rutin harus menunjukkan dengan jelas hari, tanggal dan jam serta jenis kegiatan, peserta dan guru penanggung jawabnya.
Gambar 12. Jadwal penggunaan laboratorium
Untuk pelaksanaan semua kegiatan rutin dan kegiatan non rutin, administrasi penggunaan laboratorium dan alat-alat laboratorium dapat dilakukan misalnya dengan menggunakan tabel di bawah ini.
Gambar 13. Tabel penggunaan laboratorium dan alat-alat laboratorium
Keterangan :
1.) No. adalah nomor urut pemakai, dimulai dengan nomor satu untuk pemakai pertama, nomor dua , tiga dan seterusnya secara berurutan.
2.) Tanggal adalah tanggal bulan dan tahun pemakai melaksanakan kegiatan 3.) Jam adalah waktu pelaksanaan kegiatan.
4.) Pemakai atau pengguna adalah personal/individu guru, siswa atau pihak penanggunbg jawab kegiatan yang menggunakan laboratorium dan atau alat-alat laboratorium termasuk bahan habis.
5.) Jumlah peserta adalah banyaknya perserta yang memngikuti kegiatan.
6.) Kegiatan adalah nama atau jenis kegiatan yang dilaksanakan dengan menggunakan laboratorium dan atau alat-alat laboratorium, misalnya adalah kegioatan pembelajaran, demonstrasi, praktikum atau yang lainnya..
7.) Alat yang dipakai adalah nama dan jumlah bahan habis dan atau alat-alat yang digunakan.
ADMINISTRASI PEMINJAMAN ALAT-ALAT LABORATORIUM
Prinsipnya Laboratorium beserta alat dan bahan yang ada didalamnya diperuntukkan bagi siswa dan guru yang membutuhkannya dalam proses pembelajaran di sekolah. Dimana dalam penggunaannya diperlukan kontrol/ kendali pemakaian alat dan bahan laboratorium, baik didalam atau diluar sekolah. Agar adanya tanggung jawab atas resiko kehilangan, kerusakan dan tidak tertumpu pada seseorang atau akhirnya saling menyalahkan tanpa bukti. Oleh karena itu diperlukaannya administrasi peminjaman alat yang tertib dengan disertai bukti atas peminjaman alat untuk berbagai kepentingan.
Dalam administrasi peminjaman harus adanya kebijakan yang jelas (bila perlu ditulis) mengenai alat-alat yang boleh dan yang tidak untuk dipinjamkan. Serta tata tertib dan prosedur peminjaman.
Pelaksanaanya dapat mengunakan bon atau bukti peminjaman dan buku catatan peminjaman.
Contohnya pada tingkat sekolah dan universitas :
Mekanisme dan Prosedur Peminjaman Alat
1. Pengguna/mahasiswa membuat surat resmi permohonan peminjaman alat dengan tanda tangan ketua/penanggung jawab melalui Laboran.
2. Surat yang sudah dibuat pengguna ditunjukkan pada Laboran untuk dikoordinasikan apakah alat sedang dipakai atau tidak
3. Jika alat Laboratorium dipakai maka surat dikembalikan lagi untuk diganti waktu peminjamannya. Jika alat Lab tidak digunakan maka laboran memberikan paraf dan melaporkan pada kepala lab, mengenai alat yang dipinjamkan
4. Kepala lab menandangani form bukti persetujuan peminjaman
5. Pengguna meninggalkan kartu identitas (KTM/SIM/KTP yang masih berlaku), Nomor yang bisa dihubungi dari penanggung jawab kegiatan, sesuai dengan ketentuan.
6. Laboran mengambil dan memeriksa alat Laboratorium yang akan dipinjam 7. Peminjam mengisi buku peminjaman alat
8. Laboran menyerahkan alat yang diminta
9. Laboran menginput jenis alat yang di pinjam kedalam sistem
Mekanisme dan prosedur pengembalian alat laboratorium adalah sebagai berikut:
1. Pengguna/mahasiswa mengembalikan alat Laboratorium ke Laboran sesuai dengan tanggal pengembalian yang diisi dalam form peminjaman
2. Laboran menerima dan memeriksa kelengkapan alat yang dipinjam 3. Kartu identitas di dikembalikan kembali kepada pengguna/mahasiswa.
4. Selesai. Laboran mengisi pengembalian atau penyelesaian sistem peminjaman
ADMINITRASI PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ALAT-ALAT LABORATORIUM Pemeliharaan dan perawatn merupakan kegiatan yang penting dilakukan untuk menjaga alat lab sesuai dengan batas usia pakainya. Kegiatan memelihara dan merawat meliputi kegiatan membersihkan alat alat, memeriksa hasil kerja alat, memperbaiki bagian alat yang rusak, mengganti bagian yang hilang menyimpan alat sesuai dengan daftar inventaris, memeriksa ketersediaan dan kebutuhan sehingga memberikan informasi pengadaan alat.
Kegiatan pemeliharaan dan perawatan sebaiknya dijadwalkan dan dicatat sehingga dapat memberikan informasi tentang riwayat alat sejak pembelian, pemakaian, pemeliharaan sampai habis usia pakainya. Contohnya seperti gambar berikut.
KESIMPULAN
administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan-pekerjaan induk dan sumber-sumber kegiatan lainnya yang bermaksud mencapai tujuan apapun dalam usaha bersama dari sekelompok orang. Dimana administrasi merupakan tempat pengembalian/peminjaman suatu barang dan berbagai kegiatan dalam rangka mencapai tujuan bersama antara individu yang satu dengan individu yang lainnya. Jadi administrasi akan berjalan dengan baik apabila antara individu yang satu dengan yang lainnya dapat saling bekerja sama dalam mewujudkan tujuan bersama.
SARAN DAN KRITIK
Untuk Kartu peminjaman Alat sebaiknya tidak dibuang begitu saja,karena Kartu Peminjaman Alat Laboratorium digunakan sebagai Bukti saat Reakreditasi dari Kualitas Laboratorium Tersebut.
