BAB II
RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PROYEK 2.1 Umum
Proyek adalah kegiatan-kegiatan yang dapat direncanakan dan dapat dilaksanakan dalam suatu bentuk kesatuan dengan mempergunakan sumber- sumber untuk mendapatkan hasil yang diinginkan (Gray et al, 2002). Pengertian proyek pada umumnya mengacu pada rangkaian aktivitas yang mempunyai dimensi waktu, mutu, dan biaya untuk mewujudkan suatu gagasan.
Dalam melaksanakan suatu proyek, salah satu faktor yang berperan penting adalah pengelolaan proyek yaitu bagaimana menciptakan administrasi dan susunan organisasi yang baik. Dengan prosedur administrasi dan susunan organisasi yang baik akan tercapai hasil pembangunan suatu proyek seperti yang diharapkan, sehingga proyek besar maupun proyek kecil harus menerapkan sistem tersebut agar sesuai dengan yang diharapkan. Faktor-faktor organisasi dan administrasi memegang peranan yang sangat penting karena :
1. Apabila susunan organisasinya tidak baik, akan mengakibatkan keterlambatan dan bahkan bisa menyebabkan tidak selesainya suatu proyek yang sedang dilaksanakan.
2. Apabila sistem administrasinya yang tidak baik, akan menimbulkan kesukaran-kesukaran, baik itu mengenai persoalan-persoalan intern perusahaan maupun hubungan dengan instansi/perusahaan lain.
Dengan organisasi yang sehat akan tercapainya perencanaan proyek yang efektif dan efisien. Serta dengan administrasi yang baik dan teratur maka akan dapat ditetapkan segala peraturan-peraturan dan ketetapan-ketetapan yang harus dipatuhi misalnya keuangan, kepegawaian dan sebagainya. Dalam usaha merealisasikan suatu proyek sangat mutlak diperlukan suatu pemikiran yang matang. Mulai dari penjajakan terhadap kemungkinan realisasi proyek, kelayakan proyek, perencanaan, pelaksanaan hingga pada pengoperasian serta pemeliharaan proyek tersebut. yang terlibat dalam bentuk struktur organisasi. Struktur ini akan
menggambarkan hubungan formal, tetapi tidak melukiskan hubungan informal yang umumnya timbul bila ada interaksi sosial. Untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditetapkan bersama, maka organisasi merupakan wadah atau bentuk kerjasama beberapa pihak akan diadakan pembagian kerja dimana masing-masing orang mempunyai tugas dan wewenang serta kedudukan yang saling berkaitan.
Untuk menjamin terlaksananya realisasi proyek dengan baik, kelengkapan administrasi pihak-pihak terkait juga merupakan hal mutlak yang harus disiapkan.
Berdasarkan pendapat para ahli di bidang manajemen, terdapat hubungan yang sangat erat antara organisasi dan administrasi. Berikut ini dijelaskan uraian definisi secara singkat tentang administrasi dan organisasi.
2.1.1 Administrasi
Administrasi yang baik dan teratur, akan dapat menetapkan segala peraturan-peraturan dan ketetapan-ketetapan yang harus dipatuhi, misalnya dalam bidang keuangan, kepegawaian, dan sebagainya (Dipohusodo, 1995). Peraturan dan ketetapan tersebut mempunyai tujuan dan sasaran sesuai dengan bidangnya masing-masing, yaitu:
1. Administrasi keuangan, bertujuan untuk menjamin keberhasilan terlaksananya program pembangunan dengan sempurna, serta menyusun dan mengawasi pemasukan dan pengeluaran keuangan.
2. Administrasi di bidang teknik logistik bertujuan untuk mengawasi jumlah, waktu, dan kebutuhan keluar masuknya barang dan perlengkapan yang digunakan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
3. Administrasi kegawaian, bertujuan supaya tercapai penempatan personil yang mantap sesuai dengan keahlian serta mewujudkan struktur kepegawaian yang mantap, efektif, dan tetap.
2.1.2 Organisasi
Organisasi merupakan suatu alat atau cara untuk menentukan pembagian tugas sesuai dengan spesialisasinya. Ervianto (2004) menjelaskan bahwa definisi dari organisasi adalah bersatunya kegiatan-kegiatan dari dua individu atau lebih di bawah satu koordinasi, dan berfungsi mempertemukan menjadi satu tujuan.
Dengan adanya organisasi dan pembagian tugas ini maka diharapkan pelaksanaan kegiatan suatu proyek dapat diselesaikan secara efektif dan efisien.
Untuk mendapatkan organisasi yang baik, maka diperlukan manajemen yang baik. Manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu (Hasibuan, 2011). Manajemen ini meliputi proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpin dan pengendalian usaha – usaha para anggota dan penggunaan suber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Suatu proyek akan berhasil dengan baik apabila fungsi – fungsi mana jemen dilaksanakan dengan baik.
Kegiatan Perencanaan meliputi ; Penetapan Tujuan (goal setting), Perencanaan (planning), Pengorganisasian (organizing). Kegiatan Pelaksanaan meliputi ; Pengisian staf (staffing), Pengarahan (directing). Kegiatan Pengendalian meliputi ; Pengawasan (supervising), Pengendaian (controlling), Koordinasi (coordinating).
1. Penetapan Tujuan (Goal Setting)
Merupakan sasaran yang ingin dicapai oleh suatu organisasi dimasa akan datang dan manajemen bertugas mengarahkan jalannya organisasi tersebut sehingga tercapai tujuan tersebut. Tujuan yang baik harus memenuhi sifat – sifat :
1) Spesifikasi, Memiliki tujuan yang jelas.
2) Realitis, Bahwa tujuan yang ingin dicapai memungkinkan untuk dicapai dan bukan sekedar angan – angan.
3) Terukur, Memiik ukuran – ukuran tertentu untuk keberhasilan.
4) Terbatas waktu, Mempunyai batasan waktu kapan tujuan tersebut tercapai / harus tercapai.
2. Perencanaan (Planning)
Perencanaan dapat didefinisikan sebagai peramalan masa yang akan datang dan perumusan kegiatan – kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan berdasarkan peramalan tersebut. Bentuk dari perencanaan dapat berupa : perencanaan prosedur, perencanaan metode kerja, perencanaan pengukuran hasil, perencanaan anggaran biaya, perencanaan program (rencana kegiatan beserta jadwal).
Perencanaan kalau diperinci lebih lanjut dengan membuat rencana kegiatan yang lebih rapi, jelas kaitannya dan urutannya dengan memperhatikan sumber daya yang ada serta faktor–faktor yang mempengaruhinya.
Faktor-faktor tersebut adalah :
1) Ketersediaan tenaga kerja dengan jumlah, keterampilan dan mutu, keahlian dan pasaran harga tertentu.
2) Ketersediaan bahan-bahan bangunan yang dibutuhkan dengan memperhatikan jumlah, mutu, harga serta kapan waktu penyediannya di proyek.
3) Pengadaan modal kas dan modal kerja serta penggunannya secara tepat dan hemat.
4) Tersedianya peralatan pembangunan proyek (construction plan) baik milik perusahaan sendiri maupun disewa dari pihak lain. Sehingga penggunaannya nanti benar-benar dapat menunjang secara efektif dan efisien.
5) Tersedianya sub kontraktor yang kooperatif serta bonafit, baik dalam hal keuangan ataupun keahlian/mutu pekerjaannya dengan harga yang layak dan kompetitif.
3. Pengorganisasian (Organizing)
Kegiatan ini bertujuan melakukan pengaturan dan pengelompokan kegiatan proyek konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan. Tahap ini menjadi sangat penting karena jika terjadi ketidaktepatan pengaturan dan pengelompokan kegiatan, bias berakibat langsung terhadap
tujuan proyek. Termasuk mengatur hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksanaan pembangunan yang terdiri dari Pemberi tugas (Owner), Perencana (Designer), Pelaksana (Contractor) yang masing-masing mempunyai tugas dan kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan yang ditetapkan.
4. Pengisian Staf (Staffing)
Kegiatan ini merupakan proses manajemen yang berkenaan dengan pengarahan (recruitment), penempatan, pelatihan dan pengembangan tenaga kerja dengan tujuan dihasilkan kondisi personal yang tepat (right people), tepat posisi (right position) dan waktu yang tepat (right time), dengan kata lain setelah organisasi proyek disusun maka tugas seorang pemimpin selanjutnya adalah memilih orang-orang yang tepat dan cakap untuk menempati posisi yang terdapat di dalam organisasi tersebut agar proyek yang dijalankan tersebut berhasil.
5. Pengarahan (Staffing)
Kegiatan ini merupakan proses manajemen yang berkenaan dengan pengarahan (recruitment), penempatan, pelatihan dan pengembangan tenaga kerja dengan tujuan dihasilkan kondisi personal yang tepat (right people), tepat posisi (right position) dan waktu yang tepat (right time), dengan kata lain setelah organisasi proyek disusun maka tugas seorang pemimpin selanjutnya adalah memilih orang-orang yang tepat dan cakap untuk menempati posisi yang terdapat di dalam organisasi tersebut agar proyek yang dijalankan tersebut berhasil.
6. Pengawasan (Supervising)
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai interaksi langsung antara individu-individu dalam organisasi untuk mencapai kinerja dalam tujuan organisasi.
Pengawasan yang dilakukan oleh Pelaksana Konstruksi bertujuan untuk mendapatkan hasil yang telah ditetapkan oleh Pemilik Proyek sedangkan Pengawasan oleh Pemilik bertujuan untuk memperoleh keyakinan bahwa apa
yang akan diterimanya telah sesuai dengan apa yang dikehendaki atau dengan kata lain sudah sesuai dengan ketentuan dalam rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) serta rencana waktu (Time Schedule) yang telah ditetapkan dalam perjanjian kontrak kerja.
7. Pengendalian (Controlling)
Pengendalian adalah proses penetapan apa yang telah dicapai. Evaluasi kinerja dan langkah perbaikan bila diperlukan. Ini berarti bahwa bahwa pimpinan atau manajer proyek masing-masing unsure pengelola proyek secara kontinyu mengadakan control atau evaluasi atas :
1) Pengontrolan terhadap waktu pelaksanaan masing-masing kegiatan sesuai dengan jadwal, sehingga secara keseluruhan proyek dapat terselesaikan tepat pada waktunya.
2) Penggunaan bahan-bahan bangunan dan peralatan secara keseluruhan atau bagian demi bagian agar memenuhi sasaran serta penyediannya mendukung kelancaran kerja.
3) Pengguanaan tenaga kerja agar memenuhi tuntutan pelaksanaan pekerjaan.
4) Teknik pelaksanaan suatu jenis pekerjaan.
Pemantauan kegiatan yang telah terjadi dilapangan harus dilakukan dari waktu ke waktu. Selanjutnya dilakukan perbandingan antara apa yang seharusnya terjadi dengan apa yang telah terjadi. Jika realisasi prestasi kegiatan melebihi dari persentasi rencana, maka dikatakan bahwa proyek dalam keadaan lebih cepat (up-schedule). Akan tetapi apabila terjadi hal yang sebaliknya, maka dikatakan bahwa proyek terlambat (behind-schedule).
8. Koordinasi (Coordinating)
Pemantauan prestasi kegiatan pengendalian akan digunakan sebagai bahan untuk melakukan langkah perbaikan, baik proyek dalam keadaan terlambat atau lebih cepat.
2.2 Proses Realisasi Proyek
Proyek konstruksi adalah suatu rangkaian kegiatan yang hanya satu kali dilakukan dan umunya berjangka waktu pendek. Dalam rangkaian kegiatan tersebut, ada suatu proses kegiatan yang dilakukan sehingga menjadi suatu hasil kegiatan yang berupa bangunan. Proses yang terjadi dalam rangkaian kegiatan itu tentunya melibatkan pihak-pihak yang terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung. Hubungan antara pihak-pihak yang terlibat dalam suatu proyek dapat dibedakan atas hubungan fungsional dan hubungan kerja.
Umumnya realisasi suatu proyek melalui proses-proses kegiatan seperti adanya kebutuhan (need), tahap studi kelayakan, tahap penjelasan, tahap perancangan (design), tahap pengadaan/pelelangan (procurement/tender), tahap pelaksanaan (construction), tahap pemeliharaan dan persiapan pengguanaan (maintenance & start-up). Proses ini merupakan urutan kegiatan yang sitematis dengan tujuan agar proyek yang dibangun dapat berfungsi semaksimal mungkin sesuai dengan yang diharapkan.
Secara umum tahap-tahapan kegiatan tersebut adalah : 1. Adanya Kebutuhan (Need)
Adanya suatu proyek disebabkan karena adanya keinginan akan suatu kebutuhan (need) . Sehingga untuk mengungkapkannya ke bentuk nyata diperlukanlah suatu media sehingga keinginan/kebutuhan tersebut dapat terpenuhi.
2. Tahap Studi Kelayakan (Fasibility stage)
Tujuan dari tahap ini adalah untuk meyakinkan pemilik proyek bahwa proyek konstruksi yang diusulkan layak untuk dilaksanakan, baik dari aspek perencanaan dan perancangan, aspek ekonomi (biaya dan sumber pendanaan), maupun dari segi aspek lingkungannya.
Kegiatan-kegiatan yang mungkin dilakukan dalam tahap ini seperti :
1) Menyusun rancangan proyek secara kasar dan membuat estimasi biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek tersebut.
2) Meramalkan manfaat yang akan diperoleh jika proyek tersebut dilaksanakan, baik manfaat langsung (non ekonomis) maupun manfaat tidak langsung (fungsi social).
3) Menyusun analisa kelayakan proyek, baik ekonomis maupun finansial.
4) Menganalisis dampak lingkungan yang mungkin terjadi apabila proyek tersebut dilaksanakan.
3. Tahap Penjelasan (Briefing)
Tujuan dari tahap ini adalah untuk memungkinkan pemilik proyek menjelaskan fungsi proyek dan biaya yang diizinkan, sehingga konsutan perencana dapat secara tepat menafsirkan keinginan pemilik proyek dan membuat taksiran biaya yang diperlukan.
Kegaiatan-kegiatan yang mungkin dilakukan dalam tahap ini seperti :
1) Menyusun rencana kerja dan menunjuk para perencana dan tenaga ahli yang ahli dalam masing-masing bidangnya.
2) Mempertimbangkan kebutuhan pemakai, keadaan lokasi dan lapangan, merencanakan rancangan, taksiran biaya, persyaratan umum.
3) Mempersiapkan ruang lingkup kerja, jadwal waktu, taksiran biaya dan implikasiny serta rencana pelaksanaan.
4) Mempersiapkan sketsa dengan skala tertentu sehingga dapat menggambarkan denah dan batas-batasproyek.
4. Tahap Perancangan (Design)
Tujuan dari tahap ini adalah melengkapi penjelasan proyek dan menentukan tata letak, rancangan, metoda kostruksi dan taksiran biaya agar mendapatkan persetujuan dari pemilik proyek dan pihak berwenang yang terlibat.
Kegaiatan-kegiatan yang mungkin dilakukan dalam tahap ini seperti : 1) Mengembangkan ikhtisar proyek menjadi penyelesaian akhir.
2) Memeriksa masalah teknis.
3) Meminta persetujuan akhir 4) Mempersiapkan :
a. Rancangan skema (pra-rancangan) termasuk taksiran biaya.
b. Rancangan terinci.
c. Gambar kerja, spesifikasi dan jadwal.
d. Daftar kuantitas.
e. Taksiran biaya akhir.
f. Program pelaksanaan pendahuluan termasuk jadwal waktu.
Dalam Proyek ini yang menjadi konsultan perencana proyek ini adalah CV. Sukanda Art
5. Tahap Pengadaan/Pelelangan (Procurement/Tender)
Tujuan dari tahap ini adalah untuk menunjuk kontraktor sebagai pelaksana atau sejumah kontraktor sebagai sub-kontraktor yang akan melaksanakan konstruksi dilapangan.
Kegaiatan-kegiatan yang dilakukan dalam tahap ini seperti : 1) Prakualifikasi.
2) Dokumen Kontrak.
Dalam Proyek ini yang menjadi kontraktor pelaksanaan proyek ini adalah PT. Anindyaguna
6. Tahap Pelaksanaan (Construction)
Tujuan dari tahap ini adalah untuk mewujudkan bangunan sesuai dengan rencana yang sudah dirancang oleh konsultan perencana dalam batasan biaya dan waktu yang sudah disepakat, serta dengan mutu yang telah diisyaratkan. Dalam Proyek ini yang menjadi kontraktor pelaksanaan proyek ini adalah PT. Anindyaguna
2.2.1. Proses Terjadinya Kontrak Konstruksi
Sebelum kontrak kontruksi ditandatangani oleh pihak-pihak yang akan terlibat dalam suatu proyek, ada sutu proses yang harus dilalui, yaitu :
1. Prakualifikasi
Prakualifikasi adalah proses penelitian yang dilakukan oleh pemberi tugas/pengguna jasa untuk mendapatkan tingkat pengalaman dan kapasitas penyedia jasa/kontraktor yang memenuhi tingkat yang diisyaratkan untuk mengerjakan suatu proyek. Prakualifikasi meliputi kegiatan : registrasi
(pencatatan dan pendaftaran data perusahaan), klasifikasi (penggolongan peusahaan menurut bidang pekerjaan) dan kualifikasi (penilaian serta penggolongan perusahaan).
2. Tender/Pelelangan
Dokumen tender terdiri dari Rencana Kerja dan Syarat-Syarat dan gambar bestek. Dimana gambar bestek tersebut meliputi lay-out proyek, denah, tampak, potongan dan detail. Sedangkan tender adalah suatu sistem pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan cara menghimpun para peminat untuk mengajukan penawaran atas dasar persyaratan yang jelas sehingga tercipta suatu kondisi persaiangan yang sehat dengan kesempatan dan perlakuan yang sama terhadap seluruh penawaran untuk memperoleh harga dan mutu pekerjaan yang paling menguntungkan.
2.2.2. Jenis Tender
Berdasarkan Perpres No. 54 tahun 2010 JO No. 70 tahun 2012 tentang pedoman pelaksanaan Pengadaan barang/jasa menyebutkan ada beberapa jenis tender, antara lain:
1. Pelelangan.
2. Pemilhan Langsung.
3. Penunjukan Langsung.
4. Swakelola.
1. Pelelangan
Pelelangan yaitu serangkaian kegiatan untuk menyediakan kebutuhan barang/jasa dengan menciptakan persaiangan yang sehat diantara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat azas sehingga terpilih penyedia jasa terbaik.
Jenis-jenis Pelelangan antara lain : 1) Pelelangan Umum (terbuka)
Pelelangan umum adalah pelelangan yang diakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media masa, media cetak dan papan pengumuman untuk penerangan umum sehingga masyarakat luas/
dunia usaha yang berminat dan memenuhi syarat kualifikasi dapat mengikutinya.
Keuntungan sistem pelelangan umum ini adalah :
a. Terjadi kompetensi ketat diantara peserta lelang sehingga harga borongan menjadi lebih rendah.
b. Terjadi persaingan yang sehat antara peserta lelang Kerugian system pelelangan umum ini adalah :
a. Dengan banyaknya peserta yang ikut penawaran, termasuk salah satu atau lebih penawar yang sering memotong harga sehingga pemborong yang bonafit akan enggan ikut melakukan penawaran.
b. Hilangnya control terhadap ikutnya penawar-penawar yang tidak bonafit dan tidak berpengalaman.
c. Ada kemungkinan pekerjaan yang dilakukan kontraktor tidak sesuai dengan yang diharapkan akibat harga yang semula randah akan menjadi tinggi karena perbaikan atau keterlambatan.
Pada system ini peserta yang ikut lelang jumlahnya tidak terbatas tapi sebelumnya harus lolos kualifikasi.
2) Pelelangan Terbatas
Pelelangan terbatas adalah pelelangan untuk pekerjaan tertentu dan diikuti sekurang-kurangnya oleh lima rekanan yang terdaftar dalam Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) yang dipilih diantara rekanan yan tercatat dalam Daftar Rekanan Mampu ( DRM) sesuai dengan usaha, ruang lingkupnya kualifikasi kemampuannya dengan pengumuman secara luas melali media massa sehingga masyarakat mengetahuinya. Jumlah peserta lelang dibatasi tidak boleh kurang dari sepuluh peserta, dimana dari sepuluh peserta yang diundang minimal lima yang mengajukan penawaran.
Pada tahap prakualifikasi melalui pengumaman para peserta lelang diminta kualifikasinya melalui persyaratan sebagai berikut :
a. Memilik Akte Pendirian Perusahaan.
b. Memiliki Surat Ijin Usaha.
c. Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak.
d. Memiliki alamat yang jelas, sah dan nyata.
e. Memiliki referensi Bank.
f. Memiliki kemampuan modal usaha.
g. Berada dalam keadaan mampu.
h. Mempunyai referensi pengalaman kerja.
3) Kontraktor yang masuk adalah kontraktor yang bonafit dan dapat dipercaya.
4) Suasana kompetisi masih dapat dipertahankan dalam batas-batas yang wajar.
2. Pemilihan Langsung
Yaitu jika cara pelelangan sulit untuk dilaksanakan atau tidak menjamin pencapaian sasaran, dilaksanakan dengan cara membandingkan penawaran dari beberapa penyedia barang/jasa yang memenuhi syarat melalui permintaan ulang (price quantion) atau permintaan teknis dan harga, serta dilakukan negosiasi secara bersaing, baik dilakukan untuk teknis maupun harga sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggung jawabkan.
3. Penunjukan Langsung
Penunjukan langsung adalah pelaksanaan pengadaan barang atau jasa tanpa melalui pelelangan umum/terbatas yang dilakukan dengan membandingkan sekurang-kurangnya tiga penawar dan melakukan negosiasi, baik teknis maupun harga yang wajar dan dapat dipertanggung jawabkan dari rekanan yang tercatat dalam DRM sesuai dengan usaha serta kualifikasi kemampuannya. Pada sistem ini penunjuk menunjuk langsung kontraktor yang dapat dipercaya untuk melakukan pekerjaannya.
Pemilik menunjukan langsung kontraktor yang dipercaya dengan alasan : 1) Pemilik ingin mendapat kontraktor yang terampil, qualified dan bonafit
diantara kontraktor yang ada.
2) Merupakan pekerjaan lanjutan yang sebelumnya telah dikerjakan oleh kontraktor yang bersangkutan.
3) Merupakan pekerjaan yang membutuhkan keahlian dan peralatan yang khusus.
4) Pekerjaan yang dikerjakan itu bersifat rahasia yang menyangkut keamanan dan keselamatan Negara yang ditetapkan oleh presiden.
Keuntungan dari sistem ini adalah :
1) Kontraktor yang menangani pekerjaan ini benar-benar terampil dan dapat dipercaya.
2) Mutu pekerjaan akan relatife lebih baik.
3) Proses penentuan pemborong bias dipercepat sehingga waktu pelaksanaan pekerjaan dapat dipercepat.
Kerugian dari system ini adalah :
1) Tidak adanya harga pembanding sehingga ada kemungkinan hraga penawaran lebih tinggi dari harga standar.
2) Pemilik kesulitan mengontrol harga yang diberikan kontraktor.
3) Dapat menimbulkan kerugian dari pihak-pihak lain jika digunakan untuk pekerjaan dengan biaya yang cukup besar.
4. Swakelola
Yaitu pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri, alat sendiri, atau upah borongan tenaga.
Pekerjaan yang dapat dilakukan dengan swakelola :
1) Pekerjaan tersebut dilihat dari segi besaran, sifat, lokasi atau pembiayaannya tidak dapat dilakukan dengan cara pelelangan atau pemilihan langsung atau penunjukan langsung.
2) Pekerjaan yang secara rinci/detail tidak dapat dihitung/ditentukan terlebih dahulu, sehingga apabila dilaksanakan oleh penyedia barang/jasa akan menanggung resiko yang besar.
3) Penyelenggaraan diklat, kursus, penataran, loka karya atau penyuluhan.
4) Pekerjaan untuk proyek percontohan (pilot project) yang bersifat khusus untuk pengembangan teknologi/metode kerja yang belum dapat dilaksanakan oleh penyedia/jasa.
5) Pekerjaan khusus yang bersifat pemrosesan data, perumusan kebijaksanaan pemerintah, pengujian di laboratorium, pengembangan system tertentu dan penelitian oleh perguruan tinggi/lembaga ilmiah pemerintah.
2.2.3. Proses Tender
Proses tender terdiri dari : 1. Pra Tender
Proyek Pembangunan IRD dan Lanjutan Tahap 2 Gedung Instalasi Farmasi, Laundry, dan Gizi merupakan proyek tender, dimana dana pembangunan berasal dari dana APBD Tahun Anggaran 2020. Karena merupakan proyek tender maka dilakukan pelelangan untuk menentukan pemenang tender yang akan mengerjakan proyek ini.
Oleh karena itu Pembangunan IRD dan Lanjutan Tahap 2 Gedung Instalasi Farmasi, Laundry, dan Gizimengeluarkan Surat Keputusan (SK) mengenai pembentukan tim perencana serta tim pelaksana dan pengawas. Tim perencana mulai bekerja setelah dikeluarkannya SK tersebut. Hasil dari perencanaan tim perencana disebut sebagai dokumen tender/pelelangan, yang terdiri dari :
1) Gambar-gambar.
2) RKS (Rencana Kerja dan Syarat-Syarat).
3) RAB (Rencana Anggaran Biaya).
Berdasarkan atas RAB ini, tim pelaksana dan pengawas mulai bekerja.
Dalam pelaksanaanya di lapangan, tim pelaksana dan pengawas mencari partner kerja dengan alasan :
1) Pekerjaan yang akan dikerjakan bukan bidangnya.
2) Jika dikerjakan sendiri belum tentu hasilnya lebih efisien dan efektif.
3) Jika mengawasi diri sendiri, pekerjaan bias lebih mahal karena tidak adanya standar upah dan efisiensi.
Pemilihan partner kerja dilakukan memalui proses tender terbatas, dimana rekanan/kontraktor yang diundang jumlahnya terbatas.
2. Tender
Dengan berpedoman pada Peraturan Presiden No.54 tahun 2010, tim pelaksana dan pengawas melaksanakan pelelangan melalui beberapa tahap yaitu :
1. Pembentukan Panitia Lelang
Panitia lelang dibentuk melalui Website LPSE. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses lelang ini adalah :
1) Pemilik/Pemberi tugas
2) Perencana ( Arsitek maupun konstruktur) 3) Pelaksana/Pemborong (Kontraktor) 4) Pengawas.
Tugas dari panitia Lelang diantaranya adalah : a. Menyusun dan menetapkan
b. Rencana Kerja dan Syarat-Syarat pengadaan barang dan Jasa (RKS)
c. Perkiraan harga yang dikalkulasikan secara keahlian (professional) dan disahkan oleh pemimpin proyek.
d. Mengadakan pengumuman mengenai pelelangan yang akan dilaksanakan.
e. Mengundang peserta yang termasuk dalam Daftar Rekanan Nyata (DRN).
f. Memberikan penjelasan mengenai dokumen lelang termasuk RKS, dan membuat berita acara penjelasan.
g. Melaksanakan pembuatan dokumen penawaran dan membuat berita acara pembukaan dokumen penawaran.
h. Mengadakan penilaian danmenetapkan calon pemenang serta membuat berita acara hasil pelelangan.
i. Membuat laporan pertanggung jawaban mengenai hasil pelelangan kepada pemberi tugas atau pemberi proyek.
2. Pendaftaran dan Pengambilan Dokumen Tender
Pendaftaran dimulai tanggal 27 Mei 2020 sampai dengan Pengadaan ini dilaksanakan secara elektronik, dengan mengakses aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik. Penyedia yang mendaftar sebanyak 44 perusahaan.
3. Rapat Pemberian Penjelasan Pekerjaan (Aanwijzing)
Pemberiaan penjelasan dilaksanakan pada tanggal 29 Mei 2020 dan jumlah peserta yang bertanya sebanyak 3.
4. Pemasukan Surat Penawaran
Surat penawaran yang masuk dievaluasi terhadap pemenuhan persyaratan administrasi, teknis dan kewajaran harga yang telah ditetapkan dalam dokumen pelelangan. Peserta yang memasukan Dokumen Penawaran sebayak 10 Perusahaan, yaitu:
1) PT. ANINDYAGUNA 2) PT. DUARA BALI
3) PT. MEGATAMA KARYA 4) PT. DAWAN SAKTI
5) PT. INDOBANGUN MEGATAMA 5. Evaluasi Dokumen Penawaran
Evaluasi penawaran dimulai dari 3 (tiga) penawaran terendah setelah koreksi aritmatik, dengan berpedoman pada Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010, dan Standar Dokumen Pengadaan. Hasil evaluasi Penawaran sebagai berikut :
1) Koreksi Aritmatik (Untuk Harga Satuan)
Masing-masing perusahaan yang terdaftar dalam Penawaran mengeluarkan nilai penawaran. PT. Anindyaguna berada dalam Urutan pertama.
2) Evaluasi Administrasi
Evaluasi administrasi hanya dilakukan pada hal-hal yang tidak dinilai pada penilaian kualifikasi. Unsur-unsur yang dievaluasi meliputi
kelengkapan persyaratan yang diminta dalam dokumen pengadaan.
Dokumen Pengadaan tersebut yaitu:
a. Surat Penawaran b. Surat Jaminan Penawaran.
Hasil Evaluasi Administrasi yang lulus adalah : a. PT. ANINDYAGUNA
b. PT. MEGATAMA KARYA 3) Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis yang dilakukan terhadap peserta yang memenuhi persyaratan administrasi. Unsur-unsur yang dievaluasi sesuai dengan yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan, meliputi
a. Metode Pelaksanaan b. Jadwal Waktu Pelaksanaan c. Jenis
d. Kapasitas
e. Komposisi dan Jumlah Peralatan f. Spesifikasi Teknis dan Personil Inti.
Hasil Evaluasi Teknis yang lulus adalah : a) PT. ANINDYAGUNA
b) PT. MEGATAMA KARYA 4) Evaluasi Harga
Evaluasi harga dilakukan kepada penawaran yang memenuhi persyaratan administrasi dan persyaratan teknis.
Unsur-unsur yang dievaluasi yaitu:
a. Total harga penawaran terhadap HPS b. Harga satuan timpang
c. Mata pembayaran yang harga satuannya nol d. Kewajaran harga.
6. Evaluasi Isian Dokumen Kualifikasi
Evaluasi dilakukan terhadap calon pemenang lelang dan calon pemenang cadangan. Evaluasi formulir isian kualifikasi dilakukan dengan system gugur.
Penilaian persyaratan kualifikasi dilakukan terhadap pemenuhan persyaratan kualifikasi yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan.
7. Pembuatan Berita Acara Pembuktian Kualifikasi
Pembuktian terhadap peserta yang memenuhi persyaratan kualifikasi dilakukan dengan cara melihat keaslian dokumen atau legalisir dan meminta salinannya.
Dari Berita acara hasil pelelangan maka didapatkan satu pemenang dalam pelelangan yaitu PT. Anindyaguna
2.2.4. Sistem Kontrak
Adapun beberapa Sistem kontrak antara lain : 1. Lump-Sum Contract
Adalah suatu perjanjian yang dibuat dimana kontraktor setuju melaksanakan pekerjaan yang diperintahkan dengan pembayaran sejumlah uang tetap yaitu sebesar harga pemborong. Kontraktor wajib menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan gambar dan spesifikasi dengan jumlah rupiah yang ditawarkan tanpa memeperhitungkan tambahan biaya oleh adanya hambatan atau kesulitan yang terjadi pada waktu pelaksanaan dengan tetap menjaga kualitas/mutu bangunan yang dihasilkan.
Keuntungan kontrak Lump-Sum :
1) Memberi jaminan kepada pemilik tentang jumlah harga tetap pekerjaan yang akan dikerjakan.
2) Kontraktor secara langsung dan jelas mengetahui pekerjaan yang akan dikerjakan.
3) Kelengkapan, kejelasan dan kepastian dari gambar bestek akan menjamin bahwa pekerjaan tambah/kurang dapat seminimal mungkin.
Kerugian kontrak Lump-Sum :
1) Terjadi kesulitan apabila pemilik meminta suatu tambahan pekerjaan selama pelaksanaan.
2) Pembuatan gambar bestek harus jelas dan mendetail sehingga membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatannya.
3) Kontraktor harus menanggung resiko bila terjadi kenaikan harga sehingga harga borongan relative tinggi.
2. Unit-Price Contract
Kontrak ini hampir sama dengan lump-sum hanya saja yang tetap pada system ini adalah harga satuannya. Jumlah yang ditenderkan sesuai dengan unit price yaitu jumlah masing-masing volume pekerjaan yang diberi harga satuan dalam daftar kuantitas pekerjaan. Volume pekerjaan dihitung dari gambar bestek, ketika pekerjaan dilaksanakan angka-angka kuantitas pekerjaan yang nyata dilakukan oleh kontraktor untuk setiap pekerjaan. Kontraktor akan dibayar menurut perhitungan yang berdasarkan jumlah angka diatas.
Keuntungan kontrak Unit-Price :
1) Membatasi harga yang harus dibayar oleh pemilik proyek, dimana harga satuan pada waktu penawaran adalah tetap.
2) Memberikan kebebasan untuk mengubah kegiatan pekerjaan pada waktu pelaksanaan, tetapi masih dalam dasar-dasar pembayaran yang adil.
3) Menghasilkan pembayaran kepada kontraktor sesuai dengan kuantitas pekerjaan yang dikerjakan.
4) Semua harga penawaran tiap kontraktor selalu berpedoman pada dasar yang sama sehingga besarnya penawaran saling berdekatan.
Kerugian kontrak Unit-Price :
1) Untik pekerjaan besar sulit ditentukan secara pasti biaya yang harus ditentukan oleh pemilik.
2) Perlu tenaga terampil terutama berkaitan dengan pelaksanaan dilapangan untuk menghindari perbedaan perhitungan volume pekerjaan antara pemilik dan kontraktor.
3. Cost Plus Contract
Dalam kontrak ini kontraktor dibayar atas biaya dasar bahan-bahan, upah pekerjaan, dan biaya perawatan yang digunakan ditambah biaya pengawasan dan keuntungan kontraktor. Sistem kontrak ini sulit diawasi karena membutuhkan pengecekan yang hati-hati setiap hari terhadap pemakaian bahan-bahan, pekerja dan peralatan untuk menentukan besar biaya.
Dalam Proyek “Pembangunan IRD dan Lanjutan Tahap 2 Gedung Instalasi Farmasi, Laundry, dan Gizi Tahun 2020” ini menggunakan sistem kontrak Unit-Price. Jumlah masing-masing volume pekerjaan yang diberi harga satuan dalam daftar kuantitas pekerjaan. Volume pekerjaan dihitung dari gambar bestek, ketika pekerjaan dilaksanakan angka-angka kuantitas pekerjaan yang nyata dilakukan oleh kontraktor untuk setiap pekerjaan. Kontraktor akan dibayar menurut perhitungan yang berdasarkan jumlah angka diatas. Kontraktor memeberikan kebebasan untuk mengubah kegiatan pekerjaan pada waktu pelaksanaan, tetapi masih dalam dasar-dasar pembayaraan yang adil serta pembayaran kepada kontraktor sesuai dengan kuantitas pekerjaan yang dikerjakan.
2.3 Struktur Organisasi Pelaksanaan Di Lapangan 2.3.1. Proses Terjadinya Kontrak Konstruksi
Dalam kegiatan proyek konstruksi terdapat suatau proses yang mengolah sumber daya proyek menjadi suatu hasil kegiatan berupa bangunan. Proses yang terjadi dalam rangkaian kegiatan tersebut tentunya melibatkan pihak-pihak yang terkait baik secara langsung maupun tidak langsung.
Manajemen proyek mempunyai kewajiban untuk mengkoordinir semua pihak yang terlibat dalam proyek konstruksi tersebut, sehingga tujuan proyek dapat tercapai dengan baik dan semua pihak secara optimal mendapatkan hal-hal yang menjadi sasaran mereka untuk terlibat dalam proyek tersebut.
Badan-badan yang terlibat dalam proyek Pembangunan IRD dan Lanjutan Tahap 2 Gedung Instalasi Farmasi, Laundry, dan Giziantara lain:
1. Pemilik Proyek
Pemberi tugas untuk proyek Pembangunan IRD dan Lanjutan Tahap 2 Gedung Instalasi Farmasi, Laundry, dan Gizi adalah Pemerintah. Dalam hal ini pemimpin proyek mempunyai hak dan kewajiban antara lain :
1) Berhak menetapkan kebijaksanaan serta mengambil keputusan dalam pelaksanaan proyek.
2) Mengesahkan gambar rencana proyek, RAB dan RKS.
3) Menandatangani Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK).
4) Merumuskan dan menyampaikan keinginan, kebutuhan dan sasaran yang hendak dicapai dalam pembangunan tersebut sehingga nantinya hasil yang diperoleh dapat bermanfaat bagi banyak pihak.
5) Mengambil keputusan mengenai hal-hal yang diperlukan untuk menjamin kelancaran pekerjaan.
6) Menyetujui atau menolak perubahan suatu pekerjaan.
7) Bertanggung jawab atas tercapainya seluruh sasaran proyek yang dikelolanya.
8) Menyetujui atau menolak adanya force majeure yang diajukan.
9) Menyetujui dan menolak pekerjaan tambah kurang.
10) Memimpin seluruh staf proyek dan bersama-sama mereka melaksanakan kegiatan-kegiatan sesuai dengan tolak ukur prosudur dan jadwal yang telah ditetapkan .
11) Menunjuk dan menetapkan konsultan perencana, konsultan pengawas dan kontraktor pelaksana.
12) Menerima penyerahan pekerjaan dari kontraktor, bila pekerjaan telah selesai dikerjakan.
2. Konsultan
Pihak / badan yang disebut sebagai konsultan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : konsultan perencana dan konsultan pengawas, konsultan perencana dapat dipisahkan menjadi beberapa jenis berdasarkan spesialisnya, yaitu : konsultan yang menangani bidang arsitektur, bidang sipil, bidang mekanikal dan elektrikal dan sebagainya. Berbagai jenis bidang tersebut umumnya menjadi satu kesatuan njadi satu kesatuan yang disebut sebagai konsultan perencana.
1) Konsultan Perencana
Konsultan Perencana adalah orang/badan yang membuat perencanaan bangunan secara lengkap baik bidang arsitektur, sipil, maupun bidang yang lain yang melekat erat dan membentuk sebuah system bangunan. Dalam proyek ini perencananya adalah CV. Sukanda Art.
Tugas dan tanggung jawab konsultan perencana adalah:
A. Tahap persiapan perencanaan:
a) Mengumpulkan data umum proyek seperti data lokasi proyek, Fungsi proyek, tujuan proyek, sumber daya yang tersedia dan lain- lain yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dalam terwujudnya proyek tersebut.
b) Menyusun pedoman persyaratan konstruksi.
c) Konsultasi dengan pemerintah terkait tentang perijinan.
B. Menyusun pra rencana, meliputi:
a) Membuat lay-out proyek.
b) Menyusun atau menghitung perkiraan biaya (secara kasar) c) Mengurus perijinan.
C. Tahap perencanaan:
a) Perencanaan arsitektur meliputi denah, tampak, potongan dan detail.
b) Perencanaan struktur meliputi perencanaan struktur atas(atap), struktur tengah(kolom) dan struktur bawah (pondasi).
c) Membut Rencana Kerja dan Syarat-Syarat (RKS).
d) Menghitung Rencana Anggaran Biaya (RAB) atau Owner Estimate (OE).
D. Tahap persiapan tender:
a) Membantu panitia untuk menyiapkan dokumen tender.
b) Membantu menyusun jadwal tender.
E. Tahap tender:
a) Membantu panitia untuk memberikan penjelasan tentang hasil perencanaan kepada peserta tender pada saat Aanwijzing.
b) Menyusun risalah anwidjzing.
c) Membantu mengevaluasi penawaran yang masuk.
d) Menetapkan pemenang tending.
F. Tahap pelaksanaan:
a) Memeriksa hasil kerja kontraktor serta mencatat atau mengidentifikasi penyimpangan yang terjadi.
b) Memberikan penjelasan kepada kontraktor atau konsultan pengawas apabila ada gambar yang kurang dipahami.
c) Menyusun laporan hasil perencanaan menyeluruh 2) Konsultan Pengawas
Konsultan Pengawas adalah orang/badan yang ditunjuk oleh pengguna jasa untuk membantu dalam pengelolaan pelaksanaan pekerjaan pembangunan mulai dari awal hingga berakhirnya pekerjaan pembangunan.
Dalam proyek ini pengawasnya adalah CV. Jaya Desain Tugas dan tanggung jawab konsultan pengawas:
a. Melakukan pengawasan terhadap pelaksaan konstruksi yang meliputi pengawasan mutu bahan, mutu pelaksanaan, serta waktu pekerjaan.
b. Memeriksa prestasi kerja kontraktor dan memberikan rekomendasi untuk pekerjaan yang telah selesai dan layak untuk di bayar.
c. Membuat laporan tentang pekerjaan tambah kurang.
d. Menyusun laporan hasil pengawasan menyeluruh.
Pemberi Kerja : Rumah Sakit Umum Payangan
Pelaksana Pekerjaan : CV. JAYA DESAIN
Tenaga Ahli : Team Leader : I Nyoman Erik Deswanta, ST Ahli Teknik Bangunan Gedung :
I Komang Mahayana, ST
Tenaga Pendukung : Pengawas Lapangan / Inspector : Made Parwata, ST / Inspector Arsitek
I Gede Suardana, ST / Inspector Sipil I Nyoman Mudiana, ST / Inspector MEP
Petugas K3 : I Ketut Sugiarta, ST Administrasi dan Keuangan:
Ni Wayan Rastini
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Konsultan Pengawas Sumber : CV. Jaya Desain
3. Kontraktor
Kontraktor adalah orang/badan yang menerima pekerjaan dan menyelenggarakan pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan biaya yang telah ditetapkan berdasarkan gambar rencana dan peraturan dan syarat-syarat yang ditetapkan. Dimana secara hukum kontraktor adalah seseorang atau sekelompok orang yang berbadan hukum dan profesinya melakukan pelaksanaan konstruksi.
Dalam proyek ini kontraktor adalah PT. Anindyaguna.
Tugas dan tanggung jawab kontraktor:
a. Melaksanakan pembangunan konstruksi sesuai dengan syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak.
b. Menyusun laporan kerja yang meliputi:
a) Penjadwalan pelaksanaan pekerjaan.
b) Alokasi sumber daya.
c) Teknik pelaksanaan pekerjaan.
c. Membuat laporan berkala sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam kontrak seperti Laporan harian, laporan mingguan, dan laporan bulanan.
d. Membuat gambar pelaksanaan (asbuild drawings) 2.3.2. Struktur Organisasi Pelaksana Di Lapangan
Keberhasilan suatu proyek sangat dipengaruhi oleh struktur organisasi pelaksanaan dilapangan. Hubungan yang baik antar unsur-unsur pelaksanaan akan menghasilkan suasana kerja yang harmonis.
Adapun unsur-unsur yang terlibat pada pengelolaan proyek Pembangunan Gedung Pertokoan/Koperasi/Pasar Amlapura antara lain:
1. PM ( Project Manager ) Tugas-tugas pokok:
1) Mempelajari Dokumen Kontrak dan memimpin survey lokasi proyek sebagai bahan pembuatan perencanaan pelaksanaan.
2) Memilih dan menetapkan metoda konstruksi yang akan digunakan.
3) Mengurus serah terima lapangan dan melakukan persiapan pelaksanaan proyek dilapangan.
4) Menyetujui program kerja mingguan dan bulanan berdasarkan time schedulle .
5) Melakukan pengendalian biaya mutu dan waktu ( BMW ).
6) Memimpin rapat rutin koordinasi proyek dan rapat khusus penanganan masalah proyek serta mengikuti rapat dengan pihak pengguna jasa.
7) Mengidentifikasi resiko yang mungkin terjadi dan memberikan respon antisipasi.
8) Mempersiapkan proses penyerahan pertama secara partial atau keseluruhan.
2. SM ( Site Manager ) Tugas-tugas pokok:
1) Memahami gambar kontrak.
2) Melaksanakan bagian pekerjaan sesuai dengan metode konstruksi dan mutu yang telah ditetapkan pada spesifikasi teknis.
3) Mengarahkan, mengkoordinasi dan mengawasi tenaga kerja agar efisien terhadap pemakaian tenaga, alat dan material serta target kemajuan pekerjaan agar tercapai sesuai dengan time Schedule yang telah ditetapkan.
4) Mempelajari kemungkinan-kemungkinan perubahan metode konstruksi yang menguntungkan.
Tanggung jawab :
1) Dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab atas segala sesuatu yang bersangkutan dengan masalah teknis atau pengelola proyek.
2) Membawahi tenaga kerja dalam bidangnya.
3. Ahli Teknik Bangunan Gedung Tugas dan tanggung jawab :
1) Menerapkan SMM, SMK3-L, Bangunan Hijau, dan peraturan yang berkaitan dengan bangunan gedung
2) Memeriksa data geoteknik dan parameter tanah pada lokasi yang dipilih
3) Melakukan kajian hasil perhitungan struktur atas dan struktur bawah bangunan gedung
4) Memeriksa gambar rencana struktur bangunan gedung 5) Membuat gambar rencana detail struktur bangunan gedung
6) Menyiapkan data teknis untuk penyusunan spesifikasi teknis bangunan gedung
7) Mengendalikan staking out bangunan gedung 8) Memeriksa persiapan pelaksanaan konstruksi
9) Mengendalikan pelaksanaan pekerjaan konstruksi sesuai gambar rencana
10) Melakukan uji fungsi bangunan dan sarana dalam bangunan gedung 11) Menyiapkan serah terima pekerjaan
12) Membuat laporan pekerjaan 4. Ahli K3 Konstruksi
Tugas dan tanggung jawab :
1) Menerapkan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang dan terkait K3 Konstruksi
2) Mengkaji dokumen kontrak dan metode kerja pelaksanaan konstruksi 3) Merencanakan dan menyusun program K3
4) Membuat prosedur kerja dan instruksi kerja penerapan ketentuan K3 5) Melakukan sosialisasi, penerapan dan pengawasan pelaksanaan
program, prosedur kerja dan instruksi kerja K3
6) Melakukan evaluasi dan membuat laporan penerapan SMK3 dan pedoman teknis K3 konstruksi
7) Mengusulkan perbaikan metode kerja pelaksanaan konstruksi berbasis K3, jika diperlukan
8) Melakukan penanganan kecelakaan kerja dan penyakit akibat kerja serta keadaan darurat
5. Ahli Arsitektur Landscape Tugas - tugas :
1) Membantu Ahli Arsitektur dalam mengolah data – data perkembangan progress lapangan harian secara kualitatif maupun kuantitatif untuk disusun dalam bentuk laporan mingguan dan bulanan
2) Mendampingi Ahli Arsitektur dalam rapat – rapat evaluasi harian maupun mingguan;
3) Membantu Ahli Arsitektur dalam mengevaluasi dan mengkoreksi Rencana Desain Landscape yang dihasilkan oleh Perencana Landscape;
4) Membantu Ahli Arsitektur dalam mengevaluasi dan mengkoreksi Gambar Shop Drawing Landscape yang diajukan oleh Kontraktor;
5) Mmembantu Ahli Arsitektur dalam mengevaluasi dan mengkoreksi Gambar AsBuilt Landscape yang diajukan oleh Kontraktor;
6) Berkoordinasi dengan inspektor/pengawas landscape dalam pelaksanaan pengawasan harian pekerjaan landscape di lapangan;
7) Melakukan koordinasi antar bidang/disiplin secara internal dalam organisasi tim konsultan MK;
8) Bertanggung jawab atas sistem pelaporan kemajuan pekerjaan di lapangan untuk bidang Struktur Bangunan.
6. Ahli Plambing dan Pompa Mekanik Tugas - tugas :
1) Menerapkan Sistem Manajemen Keselamatan dan kesehatan Kerja dan Lingkungan ( K3L)
2) Melakukan komunikasi di tempat kerja
3) Mengumpulkan data kebutuhan untuk perencanaan system plambing dan pompa mekanik pada bangunan gedung
4) Membuat gambar rencana dan gambar tata letak system plambing dan pompa mekanik
5) Melakukan inspeksi lapangan untuk tata letak sistem plambing dan pompa mekanik
6) Melakukan pengukuran penyipatan daftar untuk pemasangan system plambing
7) Melakukan pemasangan sistem plambing dan pompa mekanik pada bangunan
8) Melakukan pengujian hasil pemasangan instalasi plambing dan pompa mekanik
9) Melakukan pemeliharaan sistem plambing dan pompa mekanik yang sudah dipasang
7. Pelaksana ME Tugas - tugas :
1) Bertanggungjawab atas hasil perencanaan pada bidangnya 2) Mendukung dan memberi input terhadap design yang dihasilkan 3) Memberikan informasi kepada Mekanikal & Quantity Surveyor 4) Konsultasi dengan team design lainnya
5) Mengadakan review dan diskusi
6) Mengumpulkan serta mengolah data dan informasi lapangan 7) Perencanaan jaringan air bersih
8) Perencanaan jaringan air bersih 8. Pelaksana Plumbing
Tugas - tugas :
1) Menerima pekerjaan yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan plambing dengan memahami gambar rencana, spesifikasi teknik dan persyaratan lainya.
2) Menyiapkan dan mengatur penggunaan bahan, peralatan serta perlengkapan pekerjaan plambing
3) Menyiapkan dan mengatur tenaga kerja dalam melaksanakan pekerjaan plambing (merakit, memasang alat plambing dan perlengkapannya, memotong dan menyambung berbagai jenis pipa serta memasang pompa)
4) Memeriksa kualitas pekerjaan, menguji sistem plambing, desinfeksi dan kegiatan lain yang berhubungan dengan itu
5) Mengadakan pemeriksaan dan pengukuran hasil pekerjaan dilapangan 6) Membuat laporan berkala tentang pelaksanaan kegiatan pekerjaan
dilapangan
7) Merawat alat kerja serta menjaga ketertiban, keselamatan dan kesehatan kerja
9. QS/Estimator Tugas - tugas :
1) Memberikan saran yang berkaitan dengan pengendalian biaya pembangunan/proyek agar tidak melampaui rencana anggaran yang ditetapkan oleh pemilik proyek (owner)
2) Menangani aspek legal pelaksanaan proyek
3) Membantu pekerjaan Kontraktor sebagai estimator atau manager kontrak.
10. Juru Ukur/Surveyor Tugas - tugas :
1) Menentukan titik2 batas area proyek, ini diperlukan guna pembuatan alur pagar proyek dan penentuan koordinat gedung.
2) Membaca gambar dengan melihat bentuk dan ukuran bangunan agar dapat diaplikasikan dilapangan.
3) Menentukan elevasi kedalaman galian pondasi serta lantai basement, kesalahan dalam penentuan elevasi ini bisa menyebabkan pemborosan pekerjaan urugan dan galian tanah.
4) Menentukan as bangunan untuk mencari lokasi titik tiang pancang dan pile cap.
5) Memantau kedataran cor beton pada pekerjaan lantai basement atau plat lantai di atasnya.
6) Marking / menentukan as kolom gedung, pada pekerjaan ini mengunakan istilah pinjaman as 1m untuk mengecek apakah pembesian dan bekisting kolom sudah terletak pada posisi yang benar.
7) Pengecekkan ketegakan kolom menggunakan waterpass atau benang ukur yang diberi bandul.
8) Menghitung ketingian elevasi cor kolom beton agar tidak miring untuk menaruh balok dan plat lantai, kesalahan dalam pekerjaan ini dapat menyebabkan adanya bobok beton atau cor ulang untuk menambah ketinggian kolom.
9) Pengecekan kedataran elevasi balok lantai supaya sesuai dengan gambar rencana.
10) Marking peletakan stek besi tulangan struktur diatasnya.
11) Marking peletakan void dan lubang lift gedung agar berada tepat pada posisi rencana.
12) Membuat garis as elevasi bangunan tiap lantai, dibuat dengan cara membuat garis pinjaman dengan ketinggian 1m dari lantai gedung.
13) Membuat serta mengukur penurunan gedung setiap hari atau seminggu sekali untuk mengetahui apakah posisi gedung yang sudah dibangun berada pada kondisi yang aman.
14) Marking posisi pekerjaan arsitektur seprti pemasangan dinding batu bata, pemasagan kepala keramik, penentuan posisi titik lampu, penentuan posisi sanitair toilet,
11. Juru gambar/Drafter Tugas - tugas :
1) Menyiapkan dan mengerjakan Shop Drawing di Lapangan 2) Menyiapkan dan mengerjakan Asbuilt Drawing pekerjaan 12. Logistik
Tugas - tugas :
1) Merealisasi pembelian produk sesuai dengan mutu yang tercantum di dalam surat perintah.
2) Memilih lokasi dan mengatur penyimpanannya sehingga mutu material terpelihara.
3) Bertanggung jawab atas jumlah barang yang diterima sesuai dengan surat pesanan.
4) Bertanggung jawab mengendalikan pengeluaran dan pemasukan barang/material serta mengikuti prosedur.
5) Bertanggung jawab atas peralatan yang digunakan dalam proyek baik milik pekerja, kontraktor maupun peralatan yang disewa.
13. Administrasi dan Keuangan Tugas - tugas :
1) Pembuatan laporan keuangan atau laporan kas bank proyek, laporan pergudangan, laporan bobot prestasi proyek, daftar hutang dan lain- lain.
2) Melayani tamu – tamu intern perusahaan maupun ekstern dan melakukan tugas umum. Mengisi data-data kepegawaian, pelaksanaan, asuransi tenaga kerja, menyimpan data-data kepegawaian karyawan dan pembayaran gaji serta tunjangan karyawan.
3) Mengurus tagihan kepada pemilik proyek atau jika kontraktor nasional dengan banyak proyek maka bertugas juga membuat laporan ke kantor pusat serta menyiapkan dokumen untuk permintaan dana ke bagian keuangan pusat.
4) Membantu project manager terutama dalam hal keuangan dan sumber daya manusia sehingga kegiatan pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan baik.
5) Membuat laporan ke pemerintah daerah setempat, lurah atau kepolisian mengenai keberadaan proyek dan karyawan dalam pelaksanaan pekerjaan pembangunan.
Pemberi Kerja : Rumah Sakit Umum Payangan
Pelaksana Pekerjaan : PT. ANINDYAGUNA
Tenaga Ahli:
Ahli Manajemen Proyek : Ir. I Wayan Diasa I Wayan Winarta, ST
Ahli Teknik Bangunan Gedung : I Gede Cahyadi, ST
Ahli K3 Konstruksi : Ni Ketut Artini, ST
Ahli Arsitektur Landscape I Nyoman Marsa, ST
Ahli Teknik Plambing I Putu Gede Suardika, ST Tenaga Pendukung :
Pelaksana ME : I Gede Yuda Pratista
Pelaksana Plambing : Agus Putra Ari Panji
QS/Estimator : Kadek Wiardana
Juru Gambar/Drafter : I Made Dauh Wirawan, A.md
Juru Ukur : I Wayan Julmanto
Logistik
I Kadek Eka Murwanta Administrasi dan Keuangan
Ni Made Risma Sugiandini
Gambar 2.3 Struktur Organisasi Kontraktor Pelaksana Sumber: PT. Anindyaguna
2.3.3. Pengawasan Di Lapangan 1. Acuan Pengawasan
Pengawasan dalam pembangunan merupakan kegiatan untuk mengontrol pelaksanaan proyek agar dapat berjalan sesuai rencana yang ditetapkan. Ada beberapa acuan yang dipakai dalam pengawasan sebagai patokan untuk penentuan hasil-hasil pelaksanaan yang meliputi :
1. Standar fisik dan mutu, yaitu spesifikasi dan gambar-gambar.
2. Estándar Ekonomi, yang ditunjukan dalam rupiah (nilai kontrak).
3. Estándar waktu, yaitu ketepatan penyelesaian pelaksanaan sesuai batas waktu, terhitung sejak keluarnya Surat Perintah Kerja.
2. Mekanisme Pengawasan
Pengawasan sebenarnya perwujudan daripengukuran prestasi kerja sistematik, dengan maksud meninjau secara periodik hasil kenajuan pekerjaan.
Frekuensi kunjungan pengawasan kelapangan tergantung keadaan lapangan, tahapan perkembangan fisik atau tuntutan pemilik maupun kontraktor. Agar fungsi pengawasan terlaksana baik maka unsur-unsur dalam pengelolaan perlu mengadakan pengawasan secara terpisah agar ada mekanisme kontrol yang baik.
3. Pengawasan Teknis
Pengawasan ini mencangkup kegiatan pemeriksaan, pengecekan dan pengendalian untuk mencegah penyimpangan dari rencana. Dalam pengawasan pada prinsipnya ada empat langkah yang perlu ditempuh antara lain :
1. Adanya prestasi standar sebagai tolak ukur.
2. Mengukur hasil presentasi pekerjaan.
3. Bandingkan dan evaluasi hasil presentasi aktual dengan standar yang diharapkan.
4. Melakukan tindakan koreksi bilamana stándar prestasi tidak sesuai.
5. Unsur pengawasan amat menunjang pihak pengelola dalam mengendalikan jalannya pekerjaan secara keseluruhan. Secara umum tujuan dilakukannya pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan adalah :
1. Menjamin pekerjaan dilakukan sesuai dengan ketentuan yang direncanakan.
2. Untuk mencapai mutu pekerjaan yang diisyaratkan..
3. Menekan terjadinya penyimpangan yang mungkin terjadi yang dapat menimbulkan kerugian.
4. Melakukan koreksi dan perbaikan bila terjadi penyimpangan.
Untuk mencapai tujuan maka perlu diperhatikan aspek-aspek pengawasan yang umum dilakukan seperti :
1. Pengguanaan bahan, apakah secara keseluruhan atau sebagian telah memenuhi syarat atau belum.
2. Penggunaan tenaga kerja, apakah sudah memenuhi tuntutan pelaksanan/belum.
3. Penggunaan peralatan, apakah sudah tepat, ekonomis atau belum terpenuhi.
4. Pengguanaan biya sesuai RAB yang telah dibuat.
5. Kerjasama yang baik antara Subkontraktor sudah terwujud apa belum.
4. Pengawasan Oleh Pemilik Proyek
Pengawasan oleh Pemilik proyek meliputi : Pengawasan segi struktur, arsitektur, pengawasan terhadap kualitas dan kuantitas pekerjaan, pengawasan administrasi dan waktu pelaksanaan. Pada pengawasan proyek ini meliputi:
1. Pengawasan pekerjaan disesuaikan dengan gambar rencana.
2. Pemeriksaan laporan tertulis yang diajukan kontraktor tentang kemajuan fisik pekerjaan.
3. Memeriksa dan menyetujui permohonan pembayaran tip angsuran.
4. Pengawasan terhadap volumen pekerjaan, pengecekan time Schedule terhadap waktu penyelesaian.
5. Pemeriksaan terhadap mutu beton, pengawasna terhadap kualitas pekerjaan.
5. Pengawasan Oleh Kontraktor
Pengawasan pihak kontraktor menitikberatkan pada pencapaian mutu sesuai persyaratan teknis dengan penyelesaian pekerjaan tepat waktu dengan biaya yang seekonomis mungkin. Pengawasan oleh kontraktor diharapkan dapat memenuhi syarat dalan kontrak dan berusaha menghindari denda keterlambatan.
Pengawasan Kontraktor mencakup:
1. Pengawasan terhadap mutu pekerjaan. Berusaha menekan pemborosan, memeriksa mutu bahan secara visual saat bahan tiba, cara penyimpanan dan ketentuan pengawas.
2. Pemeliharaan peralatan untuk mencapai kerja yang optimal dan lebih praktis dari segi penggunaan.
3. Pengawasan terhadap waktu, hal yang perlu diperhatikan : menetapkan waktu pelaksanaan tiap pekerjaan, menepati time Schedule, mengamati perubahan selama pekerjaan.
4. Pengawasan terhadpa biaya. Mengontrol pemakaian biaya proyek dari pemborosan, baik itu biaya konstruksi, biaya adminstrasi, biaya pajak yang disesuaikan terhadap prestasi kerja yang dicapai.
5. Pengawasan terhadap keamanan dan keselamatan kerja, dengan membatasi areal proyek. Pengawasan terhadap keselamatan tenaga kerja dengan penempatan rambu-rambu/tanda daerah berbahaya, pemakaian helm, slop tangan, sepatu dan pengasuransian tenaga kerja (Astek dan Askes), juga penyediaan kotak P3K.
6. Pengawasan Oleh Konsultan Pengawas
Pengawasan ini bertujuan untuk menghindari terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan dalam pelaksanaan proyek dan menjaga syarat teknis pekerjaan.
Agar dapat dilaksanakan sebaik mungkin oleh kontraktor.
1. Pengawasan Tahap Pelaksanaan
Pengawasan tahap pelaksanaan meliputi pengendalian seluruh proses konstruksi.
Pengawasan dari pihak konsultan pengawas dilapangan : 1) Pengawasan terhadap bahan/material.
2) Pengawasan terhadap waktu pelaksanaan.
3) Pengawasan terhadap mutu pelaksanaan.
2. Pengawasan Tahap Pemeliharaan
Pengawasan dilakukan setelah pelaksanaan pekerjaan selesai.
2.3.4. Hubungan Kerja Dalam Organisasi Proyek
Dalam sebuah proyek, badan-badan yang terlibat langsung didalamnya seperti pemilik proyek, konsultan perencana, konsultan pengawas dan kontraktor akan saling terkait antara satu dengan yang lainnya. Agar keempat badan tersebut dapat bekerjasama dengan baik dalam menyelesaikan suatu proyek maka diperlukan adanya pengaturan hubungan antara badan-badan tersebut. Untuk Pembangunan Blok A Pasar Semarapura, struktur organisasi proyek tersebut adalah sebagai berikut :
Gambar 2.3 Hubungan Badan-Badan Pengelolan Proyek (Sumber: Gray et al, 2002)
PEMILIK PROYEK
KONSULTA N
KONSULTA N
KONTRAKTO R
KETERANGAN :
Hubungan Instruksi Hubungan Konsultasi
Hubungan Koordinasi
Penjabaran dari ketiga hubungan kerja tersebut dapat dilihat pada pelaksanaan dilapangan sebagai berkut :
1. Hubungan Intruksi
a) Pemilik proyek memberi intruksi kepada konsultan perencana untuk merencanakan gambar-gambar rencana baik rencana bangunan arsitek, struktur, M & E maupun landscapenya.
b) Pemilik proyek memberi instruksi kepada konstultan pengawas untuk melaksanakan pengawasan dilapangan.
c) Pemilik proyek memberi industri kepada kontraktor pelaksana untuk melaksanakan pekerjaan dilapangan yang biasa terjadi pada situasi yang bersifat sewaktu-waktu.
d) Konsultan pengawas memberi intruksi kepada kontraktor pelaksana untuk melaksanakan pekerjaan dilapangan sesuai dengan gambar dan RKS.
Hubungan Konsultasi
a) Konsultan perencana dapat mengadakan konsultasi dengan pemilik proyek mengenai masalah-masalah dalam perencanaan proyek.
b) Konsultan pengawas dapat mengadakan konsultasi dengan pemilik proyek mengenai masalah-masalah yang timbul dalam pelaksanaan proyek dilapangan.
c) Kontraktor dapat mengadakan konsultasi kepada konsultan pengawas mengenai teknis pelaksanaan pekerjaan dilapangan.
2. Hubungan Koordinasi
Dalam hubungan ini, unsur yang terlibat yaitu antara konsultan pengawas dengan kontraktor pelaksana. Kedua unsur ini harus mengadakan koordinasi yang baik dan terarah. Hubungan ini sangat penting karena tanpa adanya koordinasi yang mantap maka tujuan yang diinginkan tidak akan tercapai.
2.4 Rencana Kerja dan Syarat (RKS) dan Gambar Kerja 2.4.1. Rencana Kerja
Rencana kerja dan syarat-syarat atau lebih sering disebut dengan bestek adalah keterangan tertulis secara terinci mengenai sesuatu pekerjaan yang meliputi atau mencangkup segi teknis dan administrasi. Menurut Husein Umar (2009), rencana kerja adalah suatu proses yang tidak pernah berakhir, apabila rencana telah ditetapkan, maka dokumen mengenai perencanaan yang terkait harus diimplementasikan. Karena perencanaan atau rencana kerja adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pengambilan keputusan tentang apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Uraian dalam bestek harus dibuat selengkap mungkin dengan tujuan atau maksud agar didalam pelaksanaan tidak timul kesulitan. Uraian dalam bestek yang berupa kata-kata atau kalimat-kalimat diusahakan agar disusun sedemikian rupa agar cukup jelas dan rinci serta tidak menimbulkan keragu-raguan.
RKS sekurang-kurangnya memuat : 1. Syarat umum :
1) Keterangan mengenai pemberi tugas.
2) Keterangan mengenai perencana atau pembuat desain.
3) Keterangan mengenai direksi.
4) Syarat peserta pelelangan.
5) Bentuk surat penawaran dan cara penyampaiannya.
2. Syarat administrasi : 1) Jangka waktu dan pelaksanaan pekerjaan.
2) Tanggal penyerahan pekerjaan.
3) Syarat pembayaran.
4) Denda atas keterlambatan.
5) Besarnya jaminan penawaran.
6) Besarnya jaminan pelaksanaan.
3. Syarat teknis :
1) Jenis dan uaraian pekerjaan yang harus dilaksanakan.
2) Jenis dan mutu bahan antara lain bahwa semaksimal mungkin harus menggunakan hasil produksi dalam negeri dengan memperhatikan potensi nasional.
3) Detail gambar konstruksi dan sebagainya.
2.4.2. Gambar Kerja
Gambar-gambar pelaksanaan yang dibuat oleh pelaksana yang memberikan penjelasan visual pada tiap-tiap bagian konstruksi dengan gambar potongan-potongan memakai skala yang memadai. Gambar ini biasanya merupakan gambar yang dibaca oleh pekerja-pekerja lapangan.
2.5 RAB dan Proses Pembayaran 2.5.1. Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Rencana Anggaran Biaya (RAB) adalah besarnya biaya yang diperkirakan akan dihabiskan dalam pekerjaan proyek yang disusun berdasarkan gambar- gambar atau bestek. Hal ini serupa dengan pendapat Djojowirono (1984) yang menyatakan bahwa rencana anggaran biaya merupakan perkiraan biaya yang diperlukan untuk setiap pekerjaan dalam suatu proyek konstruksi sehingga akan diperoleh biaya total yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek. RAB ini bukanlah biaya yang sebenarnya melainkan hanya dipakai sebagai patokan bagi kontraktor dalam menetapkan harga penawaran, sehingga dalam pelaksanaan
nanti tidak menghabiskan biaya yang lebih tinggi dari penawaran dan bila memungkinkan biaya kurang dari penawaran yang ditetapkan.
Data-data yang diperlukan :
1. Peraturan dan Syarat-Syarat (RKS atau Kontrak).
2. Gambar Rencana.
3. Berita acara/risalah penjelasan pekerjaan (untuk bangunan yang dilelangkan).
4. Buku Analisia upah dan bahan ( Analisa Bow).
5. Daftar Analisa harga dan upah kerja.
6. Peraturan-peraturan normalisasi yang bersangkutan.
7. Peraturan-peraturan bangunan negara dan bangunan setempat.
2.5.2. Proses Pembayaran
Dalam Proyek Pembangunan IRD dan Lanjutan Tahap 2 Gedung Instalasi Farmasi, Laundry, dan Gizi tahun 2020, mengenai proses pembayarannya yang dilakukan secara langsung atas beban Anggaran Pendapatan Dan Belanja Daerah Tahun Anggaran 2020 sebesar Rp. 14.223.657.000,00 (Empat Belas Milyar Dua Ratus Dua Puluh Tiga Juta Enam Ratus Lima Puluh Tujuh Ribu Rupiah).
Cara Pembayaran untuk proyek ini adalah :
1. Uang muka 20% (dua puluh persen) dari nilai Kontrak, dibayarkan setelah Penyedia mengajukan permohonan uang muka disertai dengan:
1) Rencana rinci mengenai penggunaan dan keperluannya.
2) Jaminan uang muka dari bank umum atau bank pemerintah setempat, yang nilainya minimal sama dengan uang muka yang dimohon.
3) Jaminan tesebut harus berlaku sampai dengan pengembalian seluruh uang muka tersebut lunas. Uang muka tersebut sepenuhnya dipergunakan hanya untuk pelaksanaan pekerjaan Proyek Pembangunan IRD dan Lanjutan Tahap 2 Gedung Instalasi Farmasi, Laundry, dan Gizi. PPK berwenang melakukan pengendalian atas
penggunaan uang muka tersebut sesuai dengan rencana penggunaan yang telah disetujui bersama antara PPK dengan Penyedia.
2. Pengembalian uang muka harus lunas pada saat prestasi pekerjaan mencapai 100% (seratus persen).
3. Pembayaran untuk hasil pelaksanaan pekerjaan dalam Kontrak ini dilaksanakan secara angsuran berdasarkan prestasi kemajuan fisik di lapangan. Pembayaran tersebut di atas dilakukan berdasarkan permintaan pembayaran oleh Penyedia kepada PPK dengan disertai berita acara pemeriksa pekerjaan, laporan harian, mingguan, bulanan, shop drawing, reguest pekerjaan (perhitungan backup volume), time schedule, hasil test laboratorium, bukti-bukti pajak serta foto-foto kegiatan. Khusus untuk pekerjaan selesai 100% dilengkapi dengan asbuilt drawing.
4. Jumlah yang dibayarkan kepada Penyedia pada setiap pembayaran adalah Jumlah Nilai Kemajuan Pekerjaan Dikurangi Pengembalian Uang Muka secara proporsional dan Retensi 5% (lima persen) dari setiap nilai tagihan.
5. Pembayaran untuk pekerjaan prestasi 100% (seratus persen)/pekerjaan selesai dimana serah terima pekerjaan sudah dilaksanakan, nilai pekerjaan yang akan dibayar 100% (seratus persen) dikurangi dengan sisa pengembalian uang muka, pembayaran yang sudah dilakukan pada angsuran sebelumnya dan sisa pengenaan denda (bila ada) dengan syarat bahwa Penyedia harus menyerahkan jaminan pemeliharaan sebesar tidak kurang dari 5% (lima persen) dari nilai kontrak.
