SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG DAGANG UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN
INTERN PADA UD. RIZKA JAYA MALANG
SKRIPSI
Diajukan Guna Memenuhi Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Pada Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi
Universitas Katolik Widya Karya Malang
DISUSUN OLEH:
MARIA STEFANIE YUSTIANINGSIH NIM: 200711025
JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS KATOLIK WIDYA KARYA MALANG 2011
TANDA PERSETUJUAN SKRIPSI
Nama : Maria Stefanie Yustianingsih NIM : 200711025
Universitas : Katolik Widya Karya Malang Fakultas : Ekonomi
Jurusan : Akuntansi
Judul : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN
PERSEDIAAN BARANG DAGANG UNTUK
MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA UD.
RIZKA JAYA MALANG.
Malang, Juli 2011 DITERIMA DAN DISETUJUI
Pembimbing I Pembimbing II
Dra. MAF. Suprapti, M.M Dra. Lies Lestari S., M.Si
NIK: 191017 NIK : 188011
Mengetahui,
Dekan Fakultas Ekonomi Ketua Jurusan Akuntansi
Dra. Silvia Indrarini, M.M,Ak Dra. Lies Lestari S., M.Si
NIK : 193027 NIK : 188011
LEMBAR PENGESAHAN
Skripsi yang berjudul
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG DAGANG UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA UD. RIZKA JAYA MALANG yang telah dipersiapkan dan
disusun oleh : Nama : Maria Stefanie Y
NIM : 200711025
Telah dipertahankan di depan Dewan Penguji skripsi Fakultas Ekonomi Universitas Katolik Widya Karya Malang pada tanggal 27 Juni 2011 dan telah memenuhi syarat untuk diterima sebagai salah satu syarat guna memperoleh gelar sarjana Strata Satu (S-1).
Disahkan oleh : Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Katolik Widya Karya Malang
Dra. Silvia Indrarini, M.M,Ak NIK : 193027
Dewan Penguji Tanda Tangan
1. Dra. MAF. Suprapti, M.M
2. Dra. Lies Lestari S., M.Si
3. Dra. Silvia Indrarini, M.M,Ak
Malang, 10 Juli 2011
SURAT KETERANGAN PENELITIAN
Dengan ini kami menerangkan bahwa mahasiswa Universitas Katolik Widya Karya Malang di bawah ini,
Nama : Maria Stefanie Yustianingsih NIM : 200711025
Fakultas : Ekonomi Jurusan : Akuntansi
Telah melakukan penelitian di kantor kami pada tanggal dengan judul
“SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA UD. RIZKA JAYA MALANG”.
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
UD. RIZKA JAYA
AGUS SUGONO Pimpinan
PERNYATAAN BEBAS PLAGIAT
Kami yang bertanda tangan dibawah ini menerangkan dengan sesungguhnya bahwa sesungguhnya skripsi yang berjudul SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG DAGANG UNTUK
MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA UD. RIZKA JAYA MALANG, merupakan karya asli dari :
Nama : MARIA STEFANIE YUSTIANINGSIH NIM : 200711025
Fakultas : EKONOMI Jurusan : AKUNTANSI
Universitas : KATOLIK WIDYA KARYA MALANG dan bukan karya plagiat baik sebagian atau seluruhnya.
Dengan demikian surat keterangan ini kami buat dengan sebenar-benarnya dan apabila terdapat kekeliruan kami bersedia untuk menerima sanksi sesuai dengan aturan yang berlaku.
Malang, Juli 2011
(Stefanie) DITERIMA DAN DISETUJUI
Pembimbing I Pembimbing II
Dra. MAF. Suprapti, M.M Dra. Lies Lestari S., M.Si
NIK : 191017 NIK : 188011
Mengetahui,
Dekan Fakultas Ekonomi Ketua Jurusan Akuntansi
Dra. Silvia Indrarini, M.M,Ak Dra. Lies Lestari S., M.Si
NIK : 193027 NIK : 188011
LEMBAR PERSEMBAHAN
Dalam kesempatan ini, penulis mempersembahkan rasa terima kasih kepada pihak yang turut andil memberikan dukungan dan semangat sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi ini kepada :
1. Syukur kepada Tuhan YME atas berkat dan rahmat-Nya dalam proses penulisan skripsi ini dari awal hingga akhir.
2. Orang tua tercinta yang telah memberikan semangat, perhatian, doa dan kasih sayang yang tak mampu terbalaskan dan juga adik-adik tersayang.
3. Segenap dosen pengajar Universitas Katolik Widya Karya Malang yang telah memberikan ilmu, pendidikan, wawasan dan pengalaman yang berharga bagi penulis.
4. Segenap staf UD. Rizka Jaya Malang yang telah memberikan bantuan, dukungan, dan semangat serta doa kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
5. Teman-teman mahasiswa Universitas Widya Karya Malang Program S-1 Akuntansi 2007 yang telah memberikan bantuan, dukungan dan semangat serta doa kepada penulis dalam menempuh masa perkuliahan dan penyusunan skripsi.
6. Terakhir penulis mengucapkan segala terima kasih kepada semua pihak yang tidak dapat penulis cantumkan namanya satu persatu dalam lembar persembahan ini, terima kasih setulusnya atas dukungan dan doa yang diberikan kepada penulis.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
Nama : MARIA STEFANIE YUSTIANINGSIH
NIM : 200711025
Universitas : Katolik Widya Karya Malang
Fakultas : Ekonomi
Jurusan : Akuntansi
Tempat, tanggal lahir : Blitar, 2 Maret 1989
Agama : Katolik
Alamat : Jalan Sukun No.77 RT.003 RW II Turi Sukorejo Blitar
Nama orang tua (ayah) : Yustinus Andreas Ramly (ibu) : Yustina Maria Asih
Riwayat pendidikan : 1. SDK Yos Sudarso, berijazah tahun 2001 2. SMPN 1 Blitar, berijazah tahun 2004 3. SMAK Diponegoro,berijazah tahun 2011
4.Universitas Katolik Widya Karya Malang, berijazah tahun 2011
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan rahmat-Nya yang telah diberikan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang merupakan salah satu persyaratan guna memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Fakultas Ekonomi Universitas Katolik Widya Karya Malang. Adapun judul skripsi ini adalah ” Sistem Informasi Akuntansi Untuk Meningkatkan Pengendalian Intern Atas Pembelian dan Persediaan Barang Dagang UD. Rizka Jaya Malang. ”
Penelitian ini dilaksanakan dan bertujuan untuk mengetahui seberapa jauh sistem informasi akuntansi pada pembelian dan persediaan barang dagang mempunyai suatu peranan bagi perusahaan guna meningkatkan pengendalian intern. Karena seperti yang diketahui bahwa sistem informasi akuntansi yang baik akan dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas perusahaan, maka atas dasar tersebut dilaksanakan penelitian di UD. Rizka Jaya Malang.
Dalam penulisan skripsi ini penulis menyadari sepenuhnya bahwa masih jauh dari sempurna, untuk itu secara tulus diharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun guna penyempurnaan di masa yang akan datang.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini tidak akan berhasil tanpa bantuan dari semua pihak. Oleh karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada yang terhormat :
1. Ibu Dra. MAF. Suprapti, M.M, selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak membimbing dan mengarahkan serta mendidik penulis dalam menyusun dan menyelesaikan skripsi ini.
2. Ibu Dra.Lies Lestari S.,M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan serta mendidik penulis dalam menyusun dan menyelesaikan skripsi ini.
3. Seluruh staff UD. Rizka Jaya Malang yang telah memberikan izin untuk melakukan penelitian yang juga telah memberikan data-data yang diperlukan selama penelitian.
Sekali lagi atas jasa-jasa Bapak/Ibu yang telah penulis sebutkan diatas, tiada kata lain yang dapat penulis haturkan kecuali ucapan terima kasih yang tiada terhingga. Semoga Tuhan selalu memberikan rahmat dan karunia-Nya kepada kita semua.
Malang,
Maria Stefanie Yustianingsih
DAFTAR ISI
HALAMAN
Halaman Judul
Halaman Tanda Persetujuan Draf Skripsi
Kata Pengantar………...………i
Daftar Isi………..………..iii
Daftar Tabel……… vii
Daftar Gambar………... viii
Abstraksi………ix
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………....1
B. Rumusan Masalah ………3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian………4
1. Tujuan Penelitian………4
2. Manfaat Penelitian………..4
BAB II LANDASAN TEORI A. Penelitian Terdahulu………. 5
B. Kerangka Teori………..………….………...……8
1. Sistem Informasi...………...8
a. Pengertian sistem...………...8
b. Pengertian Informasi...………9
2. Sistem Informasi Akuntansi...………..10
a. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi………..……10
b. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi………..…..11
c. Peranan Sistem Informasi Akuntansi...………...12
d. Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi....……..………13
3. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Dagang………...…..14
a. Fungsi yang terkait dengan sistem informasi akuntansi persediaan barang…………..………..…….15
b. Fungsi yang terkait dengan pembelian (pemesanan barang)...15
c. Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi persediaan barang dan pembelian barang...16
d. Sistem dan prosedur sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang...17
4. Sitem Informasi yang berbasis teknologi informasi (komputer) .………...21
a. Jaringan Kerja (Network) Sistem Informasi Berdasarkan Komputer...21
b. Konversi Data...22
c. Pelaksanaan Konversi Data dengan komputer...23
5. Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi...24
a. Pengaruh Negatif...24
b. Pengaruh Positif...24
6. Sistem Pengendalian Intern...25
a. Pengertian Pengendalian Intern...26
b. Tujuan Pengendalian Intern...27
7. Hubungan pengendalian intern terhadap sistem informasi akuntansi...29
C. Kerangka Pikir...32
BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian………...…33
B. Ruang Lingkup Penelitian………....33
C. Lokasi Penelitian………...33
D. Jenis dan sumber data………...……….….34
1. Jenis Data……….……….…..34
2. Sumber Data………...34
E. Metode dan Teknik Pengumpulan Data……….…34
1. Metode Pengumpulan Data...34
2. Teknik Pengumpulan Data...35
F. Metode Analisis Data………...……….35
BAB IV ANALISIS DAN INTERPRETASI DATA A. Gambaran Umum Perusahaan………37
1. Sejarah Perusahaan………...37
2. Struktur Organisasi dan Job Description...……….38
3. Kondisi Perusahaan Secara Umum...40
B. Penyajian Data Penelitian………..………...47
1. Fungsi Terkait……….48
2. Formulir yang digunakan………..………49
3. Prosedur pembelian yang digunakan……...….56
C. Analisis dan Interpretasi Data………...60
1. Permasalahan……….………..60
2. Pemecahan Masalah………....60
3. Hasil-hasil yang Diharapkan………...…...74
BAB V PENUTUP
A. Simpulan………...77
B. Saran……….………...78
DAFTAR PUSTAKA
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel IV. 1 Jumlah Karyawan...………42 Tabel IV. 2 Klasifikasi Karyawan Berdasarkan Tingkat Pendidikan…...43 Table IV. 3 Daftar Pengelompokan Item barang dagangan.………..45
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Proses Data Persediaan Dengan Komputer………18
Gambar 2 Sistem Pemrosesan Data Pembelian………...19
Gambar 3 Kerangka Pikir...…..…....32
Gambar 4 Struktur Organisasi UD. Rizka Jaya Malang………...39
Gambar 5 Faktur Penjualan...50
Gambar 6 Surat Pesanan...51
Gambar 7 Laporan Penerimaan Barang...52
Gambar 8 Kartu Gudang...53
Gambar 9 Surat Permintaan Barang Gudang...54
Gambar 10 Kartu Barang...55
Gambar 11 Bukti Kas Keluar...56
Gambar 12 Flowchart SIA Pembelian ...………....59
Gambar 13 Usulan Flowchart SIA Pembelian ...66
Gambar 14 Usulan Surat Pesanan...68
Gambar 15 Usulan Laporan Penerimaan Barang...69
Gambar 16 Usulan Kartu Gudang...70
Gambar 17 Usulan Surat Permintaan Barang Gudang...71
Gambar 18 Usulan Bukti Kas Keluar...72
ABSTRAKSI
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN BARANG UNTUK MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERN PADA
UD. RIZKA JAYA MALANG
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang pada UD. Rizka Jaya Malang. Pada Perusahaan ini penerapan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang yang berjalan belum menunjang pengendalian intern.
Jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus dengan menggunakan metode analisis deskriptif kualitatif. Adapun permasalahan dari penelitian ini adalah masih adanya perangkapan tugas bagian administrasi dan akuntansi, dokumen yang dipakai belum jelas siapa yang menandatanganinya serta seluruh formulir yang digunakan dalam transaksi pembelian belum bernomor urut cetak.
Langkah-langkah pemecahan masalah yang diambil meliputi analisis terhadap sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang, melakukan pemisahan fungsi pada bagian yang terkait, memperbaiki prosedur sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang yang digunakan UD. Rizka Jaya.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa perusahaan dapat memperbaiki kelemahan yang ada, masing-masing bagian dalam perusahaan dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan dapat saling mendukung satu sama lain, selain itu memudahkan dalam melakukan penelusuran dan pendistribusian dokumen dalam kegiatan operasional perusahaan.
Kata kunci: Sistem informasi akuntansi, pengendalian intern, sistem pembelian dan persediaan barang dagang
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Permasalahan
Dalam lingkungan bisnis di era globalisasi saat ini, informasi merupakan sumber daya yang vital bagi kelangsungan hidup perusahaan. Hal ini dikarenakan informasi dibutuhkan oleh berbagai pihak, baik intern maupun ekstern perusahaan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Bagi pihak internal, yaitu manajemen perusahaan, informasi diperlukan untuk mengetahui, mengawasi dan mengambil keputusan yang tepat dalam menjalankan perusahaan. Sedangkan bagi pihak eksternal perusahaan, seperti calon investor dan kreditur, informasi mengenai kinerja perusahaan dibutuhkan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan investasi dan pemberian kredit. Untuk itu, dalam penyajiannya, informasi harus disajikan dengan akurat dan tepat waktu.
Untuk menghasilkan informasi yang akurat dan tepat waktu, diperlukan sistem pengolahan data yang baik dan cepat. Data-data sebelum diproses menjadi informasi harus dicatat dengan baik dan diklasifikasikan terlebih dahulu.
Selanjutnya data akan diolah dan disajikan dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Dalam hal ini, apabila proses pencatatan dan pengolahan data dilakukan secara manual, maka akan memakan waktu lama sehingga informasi tidak dapat disajikan tepat waktu.
Salah satu sistem yang diperlukan perusahaan adalah sistem informasi akuntansi. Sistem informasi akuntansi ini merupakan suatu sistem yang terdiri dari orang-orang, prosedur dan teknologi informasi yang bertujuan untuk melakukan pengumpulan, pemrosesan, dan pelaporan informasi yang berkaitan dengan transaksi-transaksi keuangan. Untuk melakukan sistem informasi akuntansi diperlukan semua fungsi yang terkait seperti keuangan, ketersediaan sdm dan persediaan barang dagang.
Sistem informasi akuntansi sangat diperlukan untuk pengendalian dalam perusahaan serta sebagai bahan untuk pengambilan keputusan khususnya mengenai kebijakan pihak manajemen dalam perusahaan.
Diketahui bahwa pengendalian intern yang memadai hendaknya dapat memenuhi dan mencapai empat sasaran yang secara garis besar adalah untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, untuk memeriksa ketelitian dan keakuratan data akuntansi, serta meningkatkan efisiensi dalam kegiatan operasi perusahaan untuk membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan lebih dahulu. Dengan demikian pengendalian intern berkaitan dengan operasi perusahaan dan kelangsungan hidup perusahaan sehingga dalam pengembangan perusahaan harus diikuti dengan pengembangan sistem informasi akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan.
UD. Rizka Jaya bergerak dalam bidang perdagangan bahan bangunan.
Seiring dengan berkembangnya usaha, jumlah konsumen dan transaksi yang terjadi di perusahaan juga semakin bertambah, baik transaksi pembelian, penjualan dan persediaan barang, sementara perusahaan masih menggunakan
sistem manual. Sehingga menyebabkan sistem informasi akuntansi manual yang digunakan perusahaan tidak lagi dapat memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu bagi pihak manajemen perusahaan. Salah satu akibat tersebut adalah seringnya persediaan yang ada tidak terkontrol dengan baik dan barang dalam kondisi kosong sehingga tidak dapat digunakan untuk memenuhi permintaan konsumen.
Dengan sistem informasi akuntansi manual yang berjalan di perusahaan saat ini belum menunjang pengendalian intern yang kuat atas pembelian dan persediaan barang. Hal ini disebabkan oleh sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang masih terdapat perangkapan fungsi, sistem otorisasi yang belum jelas. Hal ini dapat menjadikan perusahaan akan kehilangan kesempatan untuk memenuhi dan memuaskan konsumen, sehingga konsumen dapat berpindah ke tempat lain.
Berdasarkan penelitian tersebut maka penulis mengangkat permasalahan ini sebagai bahan penyusunan skripsi yang berjudul ” Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Barang Dagang Untuk Meningkatkan Pengendalian Intern pada UD. Rizka Jaya Malang. ” B. Rumusan Permasalahan
Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan dalam latar belakang masalah peneliti, maka rumusan masalah dalam penelitian ini adalah
“Bagaimana sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang dagang untuk meningkatkan pengendalian intern pada UD. Rizka Jaya Malang?”
C. Tujuan dan Manfaat penelitian
1. Tujuan penelitian
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang dagang untuk meningkatkan pengendalian intern pada UD. Rizka Jaya Malang.
2. Manfaat penelitian sebagai berikut:
a. Bagi Penulis
Sebagai sarana untuk menerapkan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh selama kuliah serta menambah pengetahuan terutama mengenai sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang dagang dan pengendalian intern.
b. Bagi Universitas
Hasil penelitian ini dapat memberikan sumbangan pemikiran kepada peneliti selanjutnya dan dapat digunakan sebagai proses pembelajaran untuk program pendidikan khususnya di Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Widya Karya Malang sebelum memasuki dunia kerja.
c. Bagi Perusahaan
Sebagai bahan masukan bagi manajemen dalam menjalankan sistem informasi akuntansi pembelian dan persediaan barang dagang yang dapat menunjang pengendalian intern pada UD. Rizka Jaya.
