SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Dr. Iskandar Muda., SE., M.Si., Ak., CA Kasyful Anwar., SE., M.Si., Ak., CA Achmad Suhaili., SE., M.Si., Ak., CA
Kartim., SE., M.Si
Editor :
Dr. Arfan Ikhsan., SE., M.Si
Dr. Muammar Khaddafi., SE., M.Si
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Penulis : Dr. Iskandar Muda., SE., M.Si., Ak., CA. dkk
Editor : Dr. Arfan Ikhsan., SE., M.Si dan Dr. Muammar Khaddafi., SE., M.Si
Copyright © 2017, Pada Penulis.
Hak Cipta dilindungi undang-undang All rights reserved
Penata Letak : Dedi Hendrawan Perancang Sampul : CV. Madenatera
Diterbitkan oleh : PENERBIT MADENATERA
Jl. Bromo Komplek Bromo Bisnis Center (BBC) No. 43 Medan Email: [email protected]; [email protected]
Contact person : 081370062009 ; 081263529815 Cetakan Pertama : Februari 2017
I S B N 978-602-74303-3-4
Dilarang memperbanyak, menyalin, merekam sebagian atau seluruh bagian buku ini dalam bahasa atau bentuk apapun tanpa
izin tertulis dari penerbit atau penulis.
KATA PENGANTAR
Pertama sekali pujian bagi Allah dengan pujian yang banyak serta tiada tertera (tak berkesudahan), walaupun segala pemuji itu sangat sedikit dari yang sewajarnya atas kebesaran, keagungan, kemuliaan, kesucian Allah Taalaa Ilaahi Qodlya Robbul Jaliil...yang memberikan keindahan, kesempurnaan serta keadilan yang Haq. Sholawat dan salam sejahtera kepada dan untuk junjungan yang Mulia penghulu segenap para Nabi Allah [segenap Rasul-Rasul Allah] serta penghulu segenap manusia, dialah Muhammad S.A.W.
Sebagaimana bidang ilmu pengetahuan yang lain, mempelajari dan memahami sistem informasi akuntansi akan terdiri dari serangkaian tahap yang saling terkait satu dengan lainnya. Setiap tahap akan menjadi pondasi bagi tahap berikutnya. Komponen sistem informasi akuntansi terdiri dari beberapa bagian yang saling berintegrasi yang membentuk sebuah sistem. Komponen sistem informasi akuntansi dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1) Perangkat keras, 2) Perangkat lunak, 3) Manusia, 4) Prosedur, 5) Basis Data dan 6) Teknologi Jaringan Komunikasi.
Adapun manfaat dari penggunaan SIA dikelompokkan ke dalam lima kompo nen utama, diantaranya: 1) Membuat laporan eksternal, 2) Mendukung aktivitas rutin, 3) Mendukung pengambilan keputusan, 4) Perencanaan dan pengendalian, 5) Menerapkan pengendalian internal.
Buku Sistem Informasi Akuntansi ini dirancang untuk membantu para pembelajar akuntansi di Indonesia agar dapat belajar sistem akuntansi secara sistematis dan mudah.
Karena itu, mempelajari sistem informasi akuntansi dasar dengan sebaik mungkin akan memberikan pondasi yang kuat bagi peminat maupun pembelajar akuntansi untuk terus bertumbuh dalam bidang ilmu ini. Adapun bab yang dibahas dalam buku ini terdiri dari:
1. Tinjauan Menyeluruh Sistem 2. Gambaran Umum Sistem Informasi 3. Pengantar e-business
4. Pengembangan Sistem 5. Jurnal dan Buku Besar 6. Pengendalian Internal 7. Siklus Penjualan
8. Siklus Pengeluaran (Pembelian) 9. Siklus Produksi
10. Siklus Penggajian dan Sumberdaya Manusia
Agar lebih mudah dalam mempelajari isi buku ini. Beberapa catatan penting yang perlu di perhatikan oleh para mahasiswa pengguna buku ini antara lain:
1. Rajinlah mengikuti kuliah dan buatlah catatan-catatan yang diperlukan.
2. Jika mungkin, pelajari kembali pada hari yang sama, materi yang diberikan. Gunakan buku ini sebagai pelengkap catatan Anda.
3. Berpikirlah secara kritis. Tanyakan kepada dosen pengampu Anda apa yang benar-benar belum Anda pahami.
4. Sebelum mempelajari suatu bab, bacalah terlebih dahulu garis besar bab dan pendahu- luan bab untuk meraba topik-topik mana yang penting. Gunakan garis besar bab untuk mengatur catatan Anda.
5. Pada akhir setiap bab, Anda akan menjumpai sebuah ringkasan yang berisi fakta dan konsep serta sebuah daftar istilah-istilah penting, keduanya akan membantu Anda bela- jar sebelum menempuh ujian.
6. Cobalah membuat atau mendesain Sistem Informasi Akuntansi mini dari sebuah toko yang sesuai dengan apa yang telah Anda pelajari selama ini. SIA ini setidaknya bisa sele- sai sejalan dengan selesainya materi kuliah yang diajarkan dosen pengampu.
Penulis menyadari bahwa buku ini masih memerlukan penyempurnaan, sehingga berbagai kritik dan saran sangat diharapkan dari pembaca demi perbaikan isi buku ini.
Akhirnya penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada penerbit yang bersedia membantu memproduksi dan mengedarkan buku ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada berbagai dosen dan mahasiswa yang memberikan banyak masukan dalam proses penulisan buku ini.
Kampus, Februari 2017
Tim Penulis
DAFTAR ISI
halaman
Kata Pengantar ... v
Daftar Isi ... vii
BAB 1 TINJUAN MENYELURUH SISTEM ... 1
Konsep Dasar Sistem ... 1
Konsep Dasar Sistem Informasi ... 12
Sistem Informasi dari Perspektif Bisnis ... 22
Peran Baru Sistem Informasi dalam Organisasi ... 24
Rangkuman ... 32
Pertanyaan-Pertanyaan. ... 33
BAB 2 GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI... 34
Konsep Dasar Akuntansi ... 34
Siklus Pengolahan Transaksi ... 39
Sistem Informasi Akuntansi ... 49
Hubungan SIM dan SIA ... 49
Manfaat Sistem Informasi Akuntansi ... 51
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi ... 52
Komponen Sistem Informasi Akuntansi ... 54
Peran Akuntan dalam Hubungannya dengan SIA ... 55
Peran SIA dalam rantai nilai (value chain) ... 55
Peranan SIA menambah Nilai dalam Organisasi ... 57
Transaksi yang Diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi ... 58
Perbandingan antara SIA Manual dan Terotomatisasi ... 59
Rangkuman ... 60
Pertanyaan. ... 62
BAB 3 PENGANTAR E-BUSINESS ... 63
Sejarah e-business ... 63
Pengertian e-business ... 65
Ruang Lingkup e-business ... 66
Faktor Pendorong e-business ... 68
Empat Tahap Evolusi e-business... 69
Keuntungan dan Kerugian e-business ... 72
Model-model e-business... 72
Model Arsitektur Aplikasi e-business ... 74
Pengaruh–Pengaruh e-business atas Proses Bisnis ... 75
Infrastruktur untuk e-business ... 79
Tantangan Penerapan e-business ... 83
Hukum Transaksi Elektronik (cyberlaw) di Indonesia ... 83
Penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi di Dunia ... 84
Teknologi Informasi dan Komunikasi di Indonesia ... 84
Prospek e-business di Indonesia ... 84
Rangkuman ... 88
Pertanyaan. ... 89
BAB 4 PENGEMBANGAN SISTEM ... 90
Siklus pengembangan sistem. ... 90
Pendekatan pengembangan sistem. ... 99
Metodologi pengembangan sistem. ... 101
Data flow diagrams. ... 102
Bentuk data flow diagram. ... 109
Syarat-syarat pembuatan data flow diagram. ... 110
Petunjuk untuk menggambar dfd (data flow diagram) . ... 114
System flowchart. ... 116
Survei atau investigasi sistem. ... 118
Analisis sistem. ... 118
Perancangan sistem... 120
Impelementasi sistem... 120
Rangkuman ... 121
Pertanyaan. ... 122
BAB 5 JURNAL DAN BUKU BESAR ... 124
Menjurnal... 124
Jurnal Umum. ... 126
Pedoman Menjurnal. ... 126
Langkah-langkah dalam menjurnal ... 127
Debit dan kredit ... 127
Menjurnal transaksi dengan jurnal standar ... 128
Buku Besar ... 133
Membuat Buku Besar untuk Bulan Kedua dengan Program Microsoft Exel ... 138
Modifikasi Jurnal Umum ... 139
Buku Pembantu ... 144
Kode Rekening ... 145
Rangkuman ... 149
Pertanyaan-pertanyaan ... 150
BAB 6 PENGENDALIAN INTERNAL ... 151
Definisi Pengendalian Internal ... 152
Tujuan Pengendalian Internal ... 152
Karakteristik dan Keterbatasan Pengendalian Internal ... 152
Model Pengendalain Internal Coso ... 154
Lingkungan Pengendalian ... 155
Penaksiran risiko ... 157
Aktivitas Pengendalian ... 159
Informasi dan Komunikasi ... 161
Pengawasan Kinerja ... 162
Pengendalian Internal Butik Nadila ... 163
Rangkuman ... 166
Pertanyaan-pertanyaan ... 167
BAB 7 SIKLUS PENJUALAN ... 168
Penjualan dan aktivitas penjualan. ... 168
Klasifikasi transaksi penjualan. ... 169
Faktor-faktor yang mempengaruhi penjualan. ... 170
Proses penjualan... 171
Pengolahan transaksi penjualan tunai. ... 172
Pengolahan transaksi penjualan kredit... 175
Resiko dan pengendalian penjualan. ... 185
Informasi yang dihasilkan dalam siklus penjualan. ... 187
Rangkuman ... 188
Pertanyaan-pertanyaan ... 189
BAB 8 SIKLUS PENGELUARAN (PEMBELIAN) ... 190
Pendahuluan. ... 190
Aktivitas bisnis siklus pengeluaran. ... 191
Pengendalian untuk siklus transaksi. ... 197
Tujuan pengendalian, ancaman, dan prosedur. ... 204
Kebutuhan informasi dan model data dalani siklus pengeluaran. ... 206
Rangkuman ... 208
Pertanyaan-pertanyaan ... 209
BAB 9 SIKLUS PRODUKSI ... 210
Pendahuluan. ... 210
Aktivitas-aktivitas siklus produksi... 212
Tujuan, ancaman, dan prosedur pengendalian. ... 220
Kebutuhan informasi siklus produksi dan model data. ... 223
Rangkuman ... 226
Pertanyaan-pertanyaan ... 227
BAB 10 SIKLUS PENGGAJIAN DAN SUMBERDAYA MANUSIA ... 228
Pendahuluan. ... 228
Siklus Manajemen SDM (penggajian) . ... 229
Aktivitas Siklus Penggajian. ... 230
Dokumen Penggajian yang Digunakan. ... 232
Catatan yang Digunakan. ... 234
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penggajian dan Pengupahan. ... 234
Fungsi yang Terkait dengan Sistem Penggajian dan Pengupahan. ... 235
Pengendalian Internal atas Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer pada Sistem Penggajian dan Pengupahan. ... 237
Tujuan Pengendalian, Ancaman dan Prosedur. ... 238
Rangkuman ... 242
Pertanyaan-pertanyaan ... 243
DAFTAR PUSTAKA ... 244
1
BAB
TINJAUAN MENYELURUH SISTEM
erubahan lingkungan bisnis yang diindikasikan oleh perkembangan teknologi komunikasi maupun teknologi informasi merupakan tantangan utama yang dihadapi oleh perusahaan saat ini. Kemajuan pesat dalam teknologi memberikan kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) banyak digunakan oleh organisasi bisnis untuk mendukung proses bisnisnya. Kebutuhan akan SIA tergantung pada jenis proses bisnis dan kompleksitas informasi yang di inginkan. Ditinjau dari hal tersebut, SIA merupakan suatu proses yang menghasilkan informasi baik untuk kepentingan managerial maupun eksternal berbasis data akuntansi. Kita awali bab ini dengan menjelaskan tentang konsep dasar sistem.
KONSEP DASAR SISTEM Definisi Sistem
Definisi sistem diungkapkan oleh pakar dari dua pendekatan yang berbeda. Kedua pendekatan tersebut adalah pendekatan prosedur dan pendekatan komponen atau elemen dalam sistem. Pendekatan yang menekankan pada prosedur mendefinisi- kan sistem sebagai suatu kumpulan dari prosedur–prosedur, saling berhubungan dan membentuk jaringan kerja untuk mencapai tujuan tertentu. Namun, banyak pakar mendefinisikan sistem melalui pendekatan yang kedua yaitu pendekatan komponen. Pendekatan komponen didefinisikan pada kumpulan dari komponen–
komponen yang saling berhubungan, berinteraksi dan bekerja sama untuk membentuk satu kesatuan mencapai tujuan tertentu.
Romney dan Steinbart (2012:24) mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dua atau lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan. Tiap sistem terdiri dari sub sistem yang lebih kecil yang mendukung sistem yang lebih besar. Semua kelompok definisi hanya berbeda dari cara pendekatan yang digunakan. Masing–masing pendekatan dipilih karena memiliki cara analisis dan perencanaan suatu sistem yang berbeda tetapi berhulu untuk mencapai tujuan tertentu. Pendekatan komponen lebih banyak digunakan dalam perencanaan suatu
P
2
sistem karena komponen–komponen atau sub sistem–sub sistem dari sistem di analisis terlebih dahulu. Dengan analisis dari sub sistem maka sifat dari sistem akan dapat dibentuk sesuai kebutuhan pengguna.
Tujuan dasar suatu sistem tergantung pada jenis sistem itu sendiri. Sebagai contoh, sistem peredaran darah manusia merupakan sistem biologi yang memiliki tujuan untuk mengedarkan darah yang mengandung oksigen dari sari makanan ke seluruh tubuh. Sedangkan sistem buatan manusia seperti sistem yang terdapat disekolah, organisasi bisnis, atau instansi pemerintah juga mempunyai tujuan yang berbeda-beda. Organisasi bisnis biasanya memiliki tujuan yang lebih jelas, seperti yang telah disebutkan pada bagian sebelumnya, yaitu mendapatkan laba.
Sistem informasi, yang kadang kala disebut sebagai sistem pemrosesan data, merupakan sistem buatan manusia yang biasanya terdiri dari sekumpulan komponen, baik manual ataupun berbasis komputer yang terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan sebagai pemakai informasi tersebut.
Untuk memberikan gambaran mengenai sistem informasi, perhatikan contoh sederhana sebuah sistem informasi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi mengenai saldo persediaan pada sebuah toko baju.
Input dari sistem informasi tersebut adalah berupa penerimaan pesanan baju dan penjualan baju. Proses yang berjalan adalah berupa update catatan persediaan untuk setiap item baju setiap kali terjadi pembelian baju sebagai barang dagangan serta setiap kali terjadi penjualan baju. Outputnya adalah berupa daftar saldo persediaan berbagai jenis dan ukuran baju.
Dari contoh di atas dapat disimpulkan bahwa komponen suatu sistem informasi terdiri dari input, proses, dan output. Input dalam sistem informasi adalah data-data yang relevan untuk menghasilkan informasi yang diinginkan.
Proses adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk mengolah data menjadi informasi. Sedangkan output adalah berupa informasi yang merupakan hasil dari pemrosesan data.
Input Proses Output
Data akuntansi, faktur Proses akuntansi, karyawan, peralatan dan prosedur
Laporan Keuangan
Karakteristik Sistem
Suatu sistem untuk mencapai tujuan tertentu harus memiliki sifat–sifat dasar yang menjadikannya suatu karakter. Karakteristik sistem dapat digambarkan pada tampilan dibawah. Karakteristik suatu sistem terdiri dari komponen–komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal) (lihat tampilan gambar 1.1).
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan. Komponen–komponen sistem dapat berupa suatu sub sistem. Setiap sub sistem mempunyai sifat–sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
3
Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem. Apabila masih ada sistem yang lebih besar lagi di atas supra sistem maka disebut dengan supra dari supra sistem dan sebaliknya.
2. Batas Sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkin- kan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem, dapat bersifat menguntungkan maupun merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem yang harus dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan sub sistem lainnya. Keluaran (output) dari satu sub sistem akan menjadi masukan (input) untuk sub sistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu sub sistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.
Gambar 1.1. Karakteristik Sistem D
Input Out Put
Batas sistem
C A
B
Sub Sistem Lingkungan eksternal
Lingkungan internal Hirarki Sistem
Hubungan Sistem ( interface )
4
5. Masukan Sistem
Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintanance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk di olah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikan menjadi keluaran yang berguna dan sisi pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk sub sistem yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibu- tuhkan.
7. Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran sistem
Suatu sistem pasti mempunyai sasaran (objective) atau tujuan (goal), kalau tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Klasifikasi Sistem
Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem alamiah, sistem yang bersifat deterministik, dan sistem yang terbuka dan tertutup.
1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem abstrak (abstract sistem) adalah sistem yang berisi gagasan atau konsep, misalnya sistem teologi yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dan Tuhan. Sedangkan sistem fisik (physical sistem) adalah sistem yang secara fisik dapat dilihat, misalnya sistem komputer, sistem sekolah, sistem akuntansi dan sistem transportasi.
2. Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik.
Sistem deterministik (deterministic sistem) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat, misalnya sistem komputer. Sedangkan sistem probabilistik (probabilistic sistem) adalah sistem yang tak dapat diramal
5
dengan pasti karena mengandung unsur probabilitas, misalnya sistem arisan dan sistem sediaan, kebutuhan rata-rata dan waktu untuk memulihkan jumlah sediaan dapat ditentukan tetapi nilai yang tepat sesaat tidak dapat ditentukan dengan pasti.
3. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi kenyataanya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah relatively closed (secara relative tertutup, tidak benar-benar tertutup).
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relative tertutup karena sistem tertutup akan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 1.2. Klasifikasi Sistem Terbuka dan Tertutup
Input Transformasi Output
Sistem Terbuka
Sistem Tertutup Tujuan
Mekanisme Pengendalian
Input Transformasi Output
6
4. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia
Sistem Alamiah (natural sistem) adalah sistem yang terjadi karena alam, misalnya sistem tata surya. Sedangkan sistem buatan manusia (human made sistem) adalah sistem yang dibuat oleh manusia, misalnya sistem komputer.
5. Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks
Berdasarkan tingkat kerumitannya, sistem dibedakan menjadi sistem seder- hana (misalnya sepeda) dan sistem kompleks (misalnya otak manusia).
Model Sistem
Menurut Mc Leod, model adalah penyederhana (abstraksi) dari sesuatu. Pada dasarnya, pemodelan merupakan suatu langkah awal yang dilakukan untuk pembuatan suatu rekayasa perangkat lunak dari sebuah sistem yang akan di simulasikan. Dalam hal ini formulasi model senantiasa dilakukan berdasarkan teori-teori yang berlaku diwilayah dimana sistem berada. Adapun jenis-jenis model dalam sebuah sistem terdiri dari:
1. Model Fisik; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
2. Model Naratif; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.
3. Model Grafik; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.
4. Model matematika; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
Adapun kegunaan dari model dalam sebuah sistem antara lain:
1. Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemen nya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
2. Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
3. Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas mem- buat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.
Pendekatan Sistem
Pendekatan sistem merupakan suatu sistem yang sepenuhnya berlandaskan kepada metodologi pemecahan masalah (problem–solving) yang lebih dikenal dengan metodologi berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method) metode ini sudah cukup lama digunakan oleh para ilmuwan dan pelajar untuk menganalisa bentuk fenomena yang ada. Metode ini diperkenalkan oleh Aristole sejak zaman yunani kuno selain itu juga oleh seorang filosof yang bernama sir Francis Bacon dan baru–baru ini oleh John Dewey pada awal tahun 1900.
Pendekatan sistem merupakan hasil modifikasi dari metode berdasarkan ilmu pengetahuan (scientific method). Hal ini menekankan akan proses sistematis terhadap pemecahan masalah. Suatu masalah dan peluang akan ditampilkan ke dalam kontek sistem.
Mempelajari suatu masalah dan memformulasikan suatu solusi merupakan suatu aktivitas pengaturan sistem yang saling berhubungan seperti:
1. Mendefinisikan suatu masalah atau peluang ke dalam kontek sistem
7
Mendefinisikan masalah atau peluang pada konteks sistem
Mengevaluasi solusi alternatif
Memilih solusi terbaik
Mengevaluasi keberhasilan dari solusi yang telah diterapkan Menerapkan solusi yang terpilih
Mengumpulkan data yang menjelaskan masalah atau peluang
Merancang solusi alternatif
1
2
3
4
5
6
7 2. Mengumpulkan dan menjabarkan data yang diperoleh dari suatu permasalahan
atau peluang
3. Mengidentifikasi solusi alternatif 4. Mengevaluasi setiap solusi alternatif 5. Memilih solusi yang terbaik
6. Mengimplementasikan solusi terpilih
7. Mengevaluasi hasil pengimplementasian solusi yang berhasil.
Hal yang penting untuk disadari tentang pendekatan sistem adalah bahwa langkah-langkahnya dapat saling melengkapi satu sama lain. Aktifitas yang dibutuhkan untuk penyelesaian masalah dapat digunakan pada lebih dari satu tahapan proses. Penyelesaian aktifitas pada satu tahapan dapat memperluas kinerja yang lainnya. Kadang-kadang kita dapat mengulang kembali ke tahapan sebelumnya untuk mencoba kembali. Jadi, aktifitas dan tahapan pada pendekatan sistem adalah dikelompokkan secara khusus menjadi sejumlah kecil langkah dari penyelesaian masalah.
MEMAHAMI MASALAH ATAU PELUANG
MEMBANGUN SOLUSI
MENERAPKAN SOLUSI
Gambar 1.3. Pendekatan sistem pada pemecahan masalah. Masing-masing langkah dari pendekatan sistem mengandung beberapa aktifitas yang dapat dikelompokan menjadi tiga
langkah besar dari sebuah penyelesaian masalah.
8
Keterangan gambar :
1. Memisahkan antara masalah atau peluang dengan gejalanya. Mengidentifikasi sistem pada organisasi dan lingkungan serta hubungannya. Menentukan komponen-komponennya, tujuannya, standar, dan batasan dari sistem yang tepat.
2. Menggunakan metode seperti wawancara, daftar pertanyaan, pengamatan pribadi, pemeriksaan dokumen, dan permodelan untuk mendapatkan data yang berhubungan dengan masalah atau peluang.
3. Mengajukan berbagai solusi alternatif berdasarkan pada pengalaman, nasehat, insting, kreativitas, simulasi, dan lain-lain.
4. Mengevaluasi solusi alternatif menggunakan kriteria yang menunjukkan keuntungan dan kerugiannya.
5. Memilih solusi alternatif yang terbaik yang memenuhi kriteria evaluasi.
6. Menerapkan solusi terpilih berdasarkan pada rencana penerapan.
7. Mengawasi dan mengevaluasi seberapa baik solusi yang diterapkan memenuhi tujuan sistem.
Gambar 1.3 mengambarkan bahwa masing-masing dari tujuh tahapan dari pendekatan sistem mengandung beberapa aktifitas. Bagaimanapun juga, tahapan tersebut dapat dikelompokkan menjadi tiga langkah besar dari penyelesaian masalah. (1) Memahami masalah atau peluang, (2) Membangun solusi, (3) Menerapkan solusi.
1. Memahami Masalah Atau Peluang
Anda tidak dapat memecahkan suatu masalah atau peluang yang ada jika tidak dapat memahaminya. Itulah sebabnya tahap pertama dari pendekatan sistem sangat diperlukan. Selain itu anda juga harus dapat menganalisa situasi secara cermat dan mengumpulkan data untuk membantu memahaminya. Anda juga harus memisah- kan masalah dari gejala, penetapan tujuan dan batasan serta yang terpenting adalah memandang masalah atau peluang tersebut sebagai konteks sistem.
2. Pendefinisian Masalah dan Peluang
Masalah dan peluang harus diidentifikasi ketika menggunakan pendekatan sistem. Gejala harus dipisahkan dari masalah. Gejala adalah tanda-tanda yang didasari atau disebabkan oleh suatu sebab atau masalah. Sebagai contoh fakta bahwa penurunan penjualan adalah sebuah gejala, bukanlah sebuah masalah.
Masalah dapat didefinisikan sebagai kondisi dasar yang menyebabkan hasil yang tidak diinginkan. Peluang adalah kondisi dasar yang menggambarkan potensi untuk hasil yang diinginkan.
3. Memperoleh Data dan Informasi
Untuk dapat memahami masalah atau peluang yang ada, diharuskan memperoleh data dan informasi tentang hal tersebut. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan. Pada situasi bisnis, hal tersebut akan melibatkan satu atau lebih hal-hal berikut ini :
a. Wawancara dengan pekerja, pelanggan dan manajer b. Daftar pertanyaan untuk orang yang tepat pada organisasi c. Pengamatan pribadi terhadap operasi bisnis dan sistem
9
d. Pemeriksaan dokumen, laporan, buku prosedur, dan dokumen lainnya
e. Memeriksa perhitungan dan laporan manajemen untuk mengumpulkan statistik operasi, data biaya, dan hasil kinerja
f. Membangun, manipulasi dan pengamatan terhadap model dari operasi bisnis atau sistem yang direkayasa berdasarkan masalah atau peluang yang ada.
4. Pengidentifikasian Sistem Pada Organisasi dan Lingkungan
Salah satu aspek terpenting dari pendekatan sistem adalah memandang masalah atau peluang pada konteks sistem. Ketika anda menggunakan konteks sistem, anda mencoba untuk menemukan sistem, sub sistem, dan komponen sistem pada situasi yang sedang dipelajari. Hal ini untuk memastikan bahwa faktor penting dan hubungan yang ada dipertimbangkan. Hal ini juga dikenal sebagai memiliki pandangan sistem dari suatu situasi. Jadi, untuk memahami suatu masalah diharuskan untuk memahami sistem organisasi dan sitem lingkungan tempat dimana masalah atau peluang itu muncul.
5. Bisnis Sebagai Sebuah Sistem Organisasi
Bisnis dihadapkan pada masalah peluang yang seharusnya dipandang sebagai suatu sistem organisasi yang beroperasi pada lingkungan bisnis. Konsep sebuah bisnis sebagai sebuah sistem membantu untuk mengisolasi dan memahami lebih baik bagaimana suatu masalah atau peluang dapat berhubungan dengan komponen sistem suatu bisnis.
6. Sistem Lingkungan
Sebuah bisnis adalah subsistem dari lingkungan dan dikelilingi oleh sistem lain dari lingkungan bisnis. Sebuah bisnis berusaha untuk mempertahankan korelasi yang baik dengan bidang ekonomi, politik, dan penanaman modal secara umum dalam lingkungannya. Sistem informasi strategis membantu sebuah bisnis membentuk hubungan strategis yang membuat kedekatan dengan para penanam modal dalam lingkungannya. Untuk itu para penanam modal yang berinteraksi dengan sebuah bisnis harus diidentifikasi untuk membantu mengetahui akibatnya pada sebuah masalah atau solusinya.
Sebuah bisnis dapat terdiri dari beberapa subsistem seperti tim proyek, grup produksi atau satuan kerja lainnya. Proses dekomposisi mengharuskan untuk mengidentifikasi subsistem tersebut. Batasan dari setiap sub sistem, dan hubu- ngannya dengan yang lainnya selanjutnya memisahkan sub sistem-sub sistem yang dipengaruhi oleh masalah atau peluang yang sedang dipelajari.
Pendekatan kotak hitam menekankan perhatian dalam mendefinisikan batasan, proses, masukan dan keluaran dari sebuah sistem tetapi tidak secara detail. Sistem tertutup ganda dan subsistem dihubungkan secara ketat dengan yang lainnya oleh sebuah organisasi pengaturan dan secara tertutup dikoordina- sikan oleh sistem informasi. Sementara itu, sistem informasi dapat mendukung hubungan diantara sistem.
7. Pengevaluasian Sistem Terpilih
Untuk dapat mengerti sebuah masalah dan memecahkannya, diharuskan mencoba untuk memutuskan jika fungsi dasar sistem telah dilaksanakan dengan
10
baik. Ketika sedang menggunakan pendekatan sistem, diharuskan menetapkan tujuan dari organisasi sistem dan sub sistem yang dikehendaki. Selain itu juga diharuskan menetapkan bagaimana tujuan-tujuan tersebut sesuai dengan rencana strategis keseluruhan dari suatu bisnis.
Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem (sistem development) dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut ini :
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama yang dapat berupa :
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa:
a) Kecurangan-kecurangan disengaja yang menyebabkan tidak amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin.
b) Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin.
c) Tidak efisiensinya operasi.
d) Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
b. Pertumbuhan Organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya perubahan ini, maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi, sehingga sistem yang lama sudah tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (Opportunities)
Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer, perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkem- bang. Oganisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentu- kan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing.
Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada pelanggan dan lain sebagainya.
3. Adanya instruksi-instruksi (derivatives)
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi- instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, seperti misalnya
11
peraturan pemerintah. Berikut ini dapat digunakan sebagai indikator adanya permasalahan-permasalahan dan kesempatan-kesempatan yang dapat diraih, sehingga menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya. Indikator-indikator ini di antaranya adalah sebagai berikut :
a. Keluhan dari langganan
b. Pengiriman barang yang sering tertunda c. Pembayaran gaji yang terlambat
d. Laporan yang tidak tepat waktunya e. Isi laporan yang sering salah f. Tanggung jawab yang tidak jelas g. Waktu kerja yang berlebihan h. Ketidakberesan kas
i. Produktifitas tenaga kerja yang rendah j. Banyaknya pekerja yang menganggur k. Kegiatan yang tumpang tindih
l. Tanggapan yang lambat terhadap langganan m. Kehilangan kesempatan kompetisi pasar n. Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi o. Persediaan barang yang terlalu tinggi
p. Pemesanan kembali barang yang tidak efisien q. Biaya operasi yang tinggi
r. File-file yang kurang teratur
s. Keluhan dari supplier karena tertundanya pembayaran
t. Bertumpuknya back order (tertundanya pengiriman karena kurangnya perse- diaan barang)
u. Investasi yang tidak efisien
v. Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat w. Kapasitas produksi yang menganggur (idle capasites) x. Pekerjaan manajer yang terlalu teknis
y. dll.
Proses pengembangan sistem dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1.4. Proses pengembangan sistem Sistem Yang ada
Pengembangan sitem
Sistem Yang baru Permasalahan, kesempatan,
instruksi
Memecahkan masalah,meraih kesempatan menemui
instruksi
12
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru. Peningkatan-peningkatan ini berhubungan dengan PIECES (merupakan singkatan), yaitu sebagai berikut:
1. Performance (kinerja), peningkatan terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput dan response time. Throughtput adalah jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan terebut.
2. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan.
3. Economy (ekonomis), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntu- ngan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi.
4. Control (Pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendetek- si dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi.
5. Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya terse- but digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya dibagi dengan inputnya.
6. Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI Defisini Data dan Informasi
Selain merupakan sistem, akuntansi juga dapat dipandang sebagai suatu informasi.
Ini merupakan suatu fenomena yang menarik dengan adanya jargon yang menyatakan bahwa menguasai informasi sama artinya dengan menguasai dunia, dan siapa yang menguasai informasi akan memenangkan persaingan. Hal ini tidaklah mengherankan karena pada era sekarang ini, penguasaan informasi menjadi sangat dominan, sampai-sampai informasi diakui sebagai salah satu sumber daya. Oleh karena itu, perusahaan harus berupaya mengoptimalkan peran informasi guna mencapai tujuannya.
Informasi sering dikaitkan dengan data, tetapi pada hakekatnya terdapat perbedaan mendasar antara informasi dan data. Data adalah “kumpulan simbol yang menggambarkan suatu kejadian. Data menjadi fakta statistik yang tidak dapat mengartikan sesuatu, maka dari itu data harus diolah.”
Informasi dapat diartikan secara singkat sebagai data yang berguna. Infor- masi menerangkan suatu kejadian dan menjadi lebih berguna karena mempunyai arti bagi penggunanya. Mardi (2011, p.5) mendefinisikan informasi sebagai data yang diolah kemudian menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian–kejadian (event) dan kesatuan nyata (fact dan entity) digunakan untuk pengambilan keputusan.
Informasi juga dikatakan sebagai kumpulan fakta (data) yang diselenggarakan dalam beberapa cara sehingga fakta (data) tersebut berarti bagi penerima (Turban, Rainer, dan Potter, 2001:17).
13
Bodnar dan Hopwood (2000) mendefinisikan informasi sebagai data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
Informasi dalam sebuah organisasi bisnis sangat penting karena informasi menjadi dasar pengambilan keputusan untuk menjalankan sistem yang sudah dirancang.
Sebagai perumpamaan informasi dalam sistem tubuh kita adalah darah, oleh karena itu informasi dan sistem tidak dapat berjalan sendiri dan harus saling terintegrasi.
Informasi dalam sebuah perusahaan merupakan sesuatu yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangan perusahaan. Akibat kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan tersebut akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya yang pada akhirnya perusahaan tersebut akan mengalami kekalahan dalam bersaing. Informasi berasal dari data yang telah diproses menjadi suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Informasi bukan sekedar fakta yang diproses dalam suatu laporan formal, sebab informasi dari seseorang juga dapat merupakan data bagi orang lain. Informasi juga dapat digunakan oleh pemakainya untuk mengambil tindakan penyelesaian konflik, mengurangi ketidapastian, dan pengam- bilan keputusan.
Kualitas Informasi
Suatu informasi dapat digunakan untuk pengambilan keputusan jika kualitas dari suatu informasi itu baik. Kualitas suatu informasi tergantung dari lima hal, yaitu informasi harus akurat, tepat waktu, relevan, lengkap dan mengurangi ketidak- pastian. Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, serta harus jelas mencerminkan maksud dari informasi tersebut. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut.
Tepat waktu artinya informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Bermanfaat berarti informasi yang datang sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Lengkap berarti Informasi yang dibutuhkan semuanya tersedia dan tidak ada sedikitpun informasi yang tertinggal. Mengurangi ketidakpastian berarti informasi yang diterima bisa memberikan kepastian dari beberapa kemungkinan yang ada.
Nilai Informasi
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidak pastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang sesuatu keadaan. Bila manfaat dari informasi tersebut sepadan atau lebih besar atau lebih efektif dari biaya–biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut, maka dikatakan informasi tersebut bernilai.
Definisi Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan sekumpulan hardware, software, brain-ware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah
14
data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sistem Informasi adalah kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
Sistem informasi juga dapat dikatakan sebagai kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Pendapat tersebut mengemukakan, bahwa sistem informasi merupakan kumpulan kegiatan yang diintegrasikan antara program kerja, informasi ke dalam suatu server database sehingga keinginan suatu organisasi dalam mencapai tujuan bisa terwujudkan.
Adapun kegiatan sistem informasi menurut Jogiyanto (2005), sebagai berikut:
1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk proses.
2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah.
3. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.
4. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari suatu proses informasi.
5. Kontrol, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
Berdasarkan pendapat di atas, sistem informasi merupakan rangkaian kegiatan yang terdiri dari input, proses, output, dan kontrol yang tersusun secara sistematis. Sistem informasi tidak terlepas dari kegiatan yang diungkapkan pendapat di atas, karena dalam bekerja sistem tersebut terdiri dari rangkaian yang tidak bisa dipisah-pisah atau dibagi dalam bekerja.
Sehubungan dengan penjelasan mengenai sistem informasi di atas, komponen sistem informasi terdiri dari:
1. Perangkat keras (hardware), merupakan komponen fisik yang terdiri dari peralatan pengolah (processor), peralatan untuk mengingat (memory), peralatan output dan peralatan komunikasi, terdiri dari komputer, printer, jaringan.
2. Perangkat lunak (software), merupakan kumpulan dari program-program yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tertentu pada komputer.
3. Data, merupakan komponen dasar informasi yaitu fakta-fakta atau kumpulan bahan-bahan pemrosesan.
4. Manusia (user), sebagai pengoperasi sistem.
Berdasarkan penjelasan dari pendapat di atas, bahwa komponen sistem informasi merupakan sarana pendukung dalam mengoperasinalkan sebuah data untuk mendapat sebuah informasi yang dibutuhkan. Tanpa komponen-komponen seperti hardware, sofware serta manusia sebagai pengguna program tersebut, semuanya tidak akan berjalan sebagimana mestinya. Sistem informasi juga merupakan sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkai- tan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasil- kan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keaneka-ragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
Suatu sistem informasi (SI) atau information sistem (IS) adalah merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi
15
mendukung dan memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan soal dan kebutuhan pembuat-keputusan manejemen dan para pengguna. Sistem informasi juga merupakan aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data.
Suatu sistem terintegrasi yang mampu menyediakan informasi yang ber- manfaat bagi penggunanya atau sebuah sistem terintegrasi atau sistem manusia- mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dalam suatu organisasi. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data. Jadi sistem informasi merupakan bagian dari hasil pengolahan data yang lebih berguna bagi penerimanya dan mempunyai syarat lengkap, mutakhir, akurat, dapat dipercaya, dan disimpan sedemikian rupa.
Sistem Pengolahan Data
Selama 10 tahun pertama pada era komputer, atau sekitar masa itu, perusahaan hanya menerapkan komputer untuk aplikasi akuntansi mereka. Aktivitas ini disebut pengolahan data. Sejak pengolahan komputer menjadi lebih canggih, ada aplikasi yang disertakan, yaitu MIS, DSS, office automation, dan expert sistem.
Namun demikian, pengolahan data masih merupakan aplikasi popular, yang mengkonsumsi waktu pengolahan paling banyak dari yang diberikan oleh komputer bisnis. Yang paling dipentingkan adalah bahwa pengolahan data dapat memberikan data kepada gudang sehingga dapat digunakan oleh bagian lain, yang hal ini merupakan aplikasi yang berorientasi informasi.
Sistem yang melakukan tugas pengolahan data adalah sistem pengolahan data. Dalam pandangan kita, sistem pengolahan data adalah sama dengan sistem akuntansi. Pandangan ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya komputer hanya diterapkan untuk tugas akuntansi dan, penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP. Selama beberapa tahun telah digunakan empat jenis pengolahan data :
1. Sistem manual. Sistem pertama adalah manual sistem ini hanya terdiri atas orang, pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan record dari operasi perusahaan.
2. Mesin keydriven, penemuan mesin ini seperti cas register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar.
3. Mesin punched card, dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam bentuk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin puched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting.
4. Komputer. Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organi- sasi yang lebih kecil mengandalkan komputer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.
1. Tujuan Pengolahan Data
Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up to date.
16
2. Tugas Pengolahan Data
Tanpa memandang apakah sistem pengolahan data berupa manual, key driven komputer atau kombinasi ada empat tugas dasar yang dilakukan:
a. Pengumpulan Data
Sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakannya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.
b. Pengubahan Data
Diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup :
a) Pengklasifikasian.
Elemen data dimasukan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record.
b) Penyortiran.
Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal.
c) Pengkalkulasian.
Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang meng- hasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam sistem penggajian, biaya per jam, dikalikan jumlah jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.
d) Perekapitulasian.
Ada banyak data yang perlu disintesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan sub total.
c. Penyimpanan data
Pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan di perusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal komputer atau printer Epson.
d. Pembuatan dokumen
Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada dijdalam atau diluar perusahan.
e. Sifat pengolahan data
Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi komputer lain.
Sistem pengolahan data : a) Menjalankan tugas penting
b) Mengikuti prosedur standar secara relative c) Mendapatkan data yang lengkap.
d) Mempunyai fokus historis yang paling utama
e) Memberikan informasi pemecahan masalah minimal.
17
3. Sistem Pengolahan Data Sampel
Pengertian data sample digunakan oleh perusahaan distribusi yaitu perusahaan yang mendistribusikan barang dan jasa kepada para pelanggannya.
Kita namakan sistem tersebut dengan sistem distribusi.
Komponen Sistem Informasi
Burch dan Grudnitski dalam Jogiyanto (2005) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen–komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block). Sebagai suatu sistem, ke enam blok tersebut masing–masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Komponen–komponen dan hubungannya dapat dilihat pada Gambar 1.5.
Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Komponen input
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model mate- matik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem.
4. Komponen teknologi
Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi diguna- kan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan.
5. Komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi. Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi.
18
6. Komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu infor- masi.
7. Komponen basis data
Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management Sistem).
8. Komponen kontrol
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan- kegagalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
Gambar 1.5. Komponen-komponen SIA
19
Elemen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari elemen-elemen yang terdiri dari orang, prosedur, perangkat keras, perangkat lunak, basis data, jaringan komputer dan komunikasi data. Semua elemen ini merupakan komponen fisik.
1. Orang
Orang atau personil yang di maksudkan yaitu operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, dan manajer sistem informasi/EDP 2. Prosedur
Prosedur merupakan elemen fisik. Hal ini di sebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu instruksi untuk pemakai, instruksi untuk penyiapan masukan, instruksi pengoperasian untuk karyawan pusat komputer.
3. Perangkat keras
Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyiapan data, dan terminal masukan/keluaran.
4. Perangkat lunak
Perangkat lunak dapat dibagi dalam 3 jenis utama :
a) Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.
b) Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.
c) Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.
5. Basis data
File yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpa- nan secara fisik seperti diskette, hard disk, magnetic tape, dan sebagainya. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain di atas kertas, mikro film, dan lain sebagainya.
6. Jaringan komputer
Jaringan komputer adalah sebuah kumpulan komputer, printer dan peralatan lainnya yang terhubung dalam satu kesatuan. Informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.
7. Komunikasi data
Komunikasi data adalah merupakan bagian dari telekomunikasi yang secara khusus berkenaan dengan transmisi atau pemindahan data dan informasi diantara komputer-komputer dan piranti-piranti yang lain dalam bentuk digital yang dikirimkan melalui media komunikasi data. Data berarti informasi yang disajikan oleh isyarat digital. Komunikasi data merupakan bagian vital dari suatu sistem informasi karena sistem ini menyediakan infrastruktur yang memungkinkan komputer-komputer dapat berkomunikasi satu sama lain.
Arsitektur Sistem Informasi
Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing.
Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlu- kan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masing- masing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi. Semua orang dapat menggunakan
20
sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda. Perlu diketahui, perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu akan melalui tingkatan-tingkatan sebagai berikut :
Tingkatan I Ide, mengetahui perlu adanya perubahan.
Tingkatan II Design, merancang cara pemecahannya.
Tingkatan III Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem.
Tingkatan IV Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalan- kan sesuai dengan design
Tingkatan V Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai dengan tujuan semula.
Tingkatan VI Tindak lanjut, melaksanakan perubahan sesuai dengan hasil evaluasi yang ada.
Adapun tingkatan yang menjadi kunci yang digunakan untuk memecahkan bagian masalah baik itu secara menyeluruh maupun per bagian, yaitu :
Arsitektur informasi (atau arsitektur teknologi informasi, arsitektur sistem informasi, infrastruktur teknologi informasi) adalah suatu pemetaan atau rencana kebutuhan-kebutuhan informasi di dalam suatu organisasi. Arsitektur ini berguna sebagai penuntun bagi operasi sekarang atau menjadi cetak-biru (blueprint) untuk arahan di masa mendatang. Tujuan dari arsitektur ini adalah agar bagian teknologi informasi memenuhi kebutuhan-kebutuhan bisnis strategis organisasi. Oleh karena itu, arsitektur informasi memadukan kebutuhan informasi, komponen sistem informasi, dan teknologi pendukung, sebagaimana diperlihatkan pada Gambar 1.6 berikut.
Sebuah arsitektur informasi yang detail berisi perencanaan yang digunakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut (Alter, 1992):
1. Data apa yang akan dikumpulkan?
2. Dimana dan bagaimana data dikumpulkan?
3. Bagaimana cara mengirimkan data?
4. Dimana data akan disimpan?
5. Aplikasi-aplikasi (program) apa yang akan menggunakan data dan bagaimana aplikasi-aplikasi tersebut dihubungkan sebagai sebuah sistem yang utuh?
Arsitektur informasi menggunakan arsitektur teknologi yang dapat dibeda- kan menjadi tiga macam, yaitu tersentralisasi (centralized), desentralisasi (decen- tralized), dan client/server.
1. Arsitektur Tersentralisasi
Arsitektur tersentralisasi (terpusat) sudah dikenal semenjak tahun 1960-an.
Dengan mainframe sebagai aktor utama. Mainframe adalah komputer yang berukuran relatif besar yang ditujukan untuk menangani data yang berukuran besar, dengan ribuan terminal untuk mengakses data dengan tanggapan yang sangat cepat, dan melibatkan jutaan transaksi.
IDE DESAIN PELAKSANAAN EVALUASI
21
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, dominasi mainframe pada lingkungan dengan komputasi terpusat menjadi berkurang karena kehadiran mini-komputer dan mikro komputer (PC) yang berkemampuan lebih kecil tetapi dengan harga yang jauh lebih murah. Implementasi dari arsitektur terpusat adalah pemrosesan data yang terpusat (biasa disebut komputasi terpusat). Semua pemrosesan data dilakukan oleh komputer yang ditempatkan di dalam suatu lokasi yang ditujukan untuk melayani semua pemakai dalam organisasi. Kebanya- kan perusahaan yang tidak memiliki cabang menggunakan model seperti ini.
Gambar 1.6. Arsitektur Informasi Pada Perusahaan 2. Arsitektur Desentralisasi
Arsitektur desentralisasi merupakan konsep dari pemrosesan data tersebar (atau terdistribusi). Sistem pemrosesan data terdistribusi (atau biasa disebut sebagai komputasi tersebar) sebagai sistem yang terdiri atas sejumlah komputer yang tersebar pada berbagai lokasi yang dihubungkan dengan sarana telekomu- nikasi dengan masing-masing komputer mampu melakukan pemrosesan yang serupa secara mandiri, tetapi bisa saling berinteraksi dalam pertukaran data.
Dengan kata lain, sistem pemrosesan data terdistribusi membagi sistem pemrose- san data terpusat ke dalam subsistem-subsistem yang lebih kecil, yang pada hakikatnya masing-masing subsistem tetap berlaku sebagai sistem pemrosesan data yang terpusat.
Model sederhana sistem pemrosesan terdistribusi terdapat pada sejumlah komputer yang terhubung dalam jaringan yang menggunakan arsitektur peer- topeer. Penerapan sistem terdistribusi biasa dilakukan pada dunia perbankan.
22
Setiap kantor cabang memiliki pemrosesan data tersendiri. Namun, jika dilihat pada operasional seluruh bank bersangkutan, sistem pemrosesannya berupa sistem pemrosesan data yang terdistribusi.
SISTEM INFORMASI DARI PERSPEKTIF BISNIS Perspektif Organisasi
Sistem informasi merupakan bagian dari organisasi. Seperti perusahaan perban- kan, tanpa sistem, bisnis tidak akan berjalan dengan baik. Organisasi adalah sistem sosial yang dirancang untuk mencapai tujuan dan sasaran melalui sumber daya manusia atau manajemen bakat dan lainnya. Dalam organisasi, ada Standard Operational Procedure (SOP) yang digunakan untuk menjamin bahwa organisasi dapat berjalan dengan efektif.
Standard Operating Prosedur (SOP) pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam organisasi berjalan secara efisien dan efektif, konsisten, standar dan sistematis.
Dengan adanya sistem manual standar atau (SOP) diharapkan dapat meningkat- kan efisiensi dan efektifitas kinerja layanan yang diberikan oleh perusahaan.
Dengan adanya instruksi kerja yang terstandarisasi maka semua kegiatan layanan akan dapat dilakukan secara konsisten oleh siapapun yang sedang bertugas melakukan layanan. Layanan-layanan yang berbelit dan tidak jelas prosedur operasinya akan semakin terminimalisir. Disamping konsistensi layanan hal lain yang akan dihasilkan adalah efisiensi dan efektifitas kerja. Dengan prosedur yang terstandar setiap orang baik pengguna layanan maupun staf yang memberi layanan akan dapat memanfaatkan ataupun melakukan layanan yang semakin hari semakin baik dan semakin cepat karena terjadinya proses pembelajaran yang secara terus menerus terjadi selama proses layanan. Dengan demikin dapat dipastikan melalui SOP ini akan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja layanan.
Perspektif Manajemen
Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:
1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu.
Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan
23
proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas- tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.
Penting untuk dicatat bahwa peran manajerial dan pengambilan keputusan bervariasi pada berbagai tingkat yang berbeda disebuah organisasi. Manajer Senior membuat keputusan strategik jangka panjang tentang produk atau jasa untuk dihasilkan. Manager tingkat menengah menjalankan dan merencanakan program manajemen senior. Manajer Operasional bertanggungjawab untuk memo- nitoring aktifitas perusahaan sehari-hari. Semua tingkatan manajemen diharapkan untuk menjadi kreatif, untuk mengembangkan solusi baru terhadap banyaknya masalah yang terbentang.
Perspektif Teknologi
Teknologi informasi adalah salah satu dari banyak alat yang tersedia bagi manajer untuk mengkopi dan menggandakan. Perangkat keras atau disebut juga piranti keras adalah peralatan di sistem komputer yang secara fisik terlihat dan dapat dijamah. Komponen-komponen perangkat keras komputer meliputi: Motherboard (papan induk / papan utama), Mikroprosesor (atau disebut prosesor saja), RAM, Cassing, VGA Card, Disk Drive, Hard disk, CD ROM, monitor dan lain-lain. Perangkat keras sistem komputer dapat diklasifikasikan dalam 5 (lima) kelompok yaitu;
Input Device, Output Device, Processing Device, Storage Device dan Communication atau I/O Device.
Unit-unit ini terhubung satu dengan yang lainnya. Unit-unit I/O digunakan untuk komunikasi antara representasi informasi internal dari sinyal-sinyal elektris dalam komputer dengan representasi eksternal seperti terminal, printer, dan alat- alat sensor atau kontrol. Program-program tersimpan dalam memori dan dikerjakan oleh CPU. CPU membaca deskripsi, atau representasi tiap program dari memori, membaca data yang diperlukan untuk setiap langkah mengeksekusi atau memproses setiap langkah program, kemudian mengembalikan hasilnya ke memori yang sesuai.
Software atau komputer software atau perangkat lunak komputer adalah suatu program yang membuat komputer mengerjakan tugas tertentu. Software terdiri dari urutan perintah untuk mengubah status hardware. Perintah-perintah tersebut menjadi penghubung antara data dan perangkat keras. Software dibangun melalui pemrograman, yaitu proses menyusun sekumpulan perintah untuk komputer mengerjakan sesuatu. Kumpulan perintah-perintah tersebut disebut
24
bahasa pemrograman. Perintah yang dapat diterima komputer berupa nilai biner 0 atau 1 saja. Perintah ini tidak mudah untuk disusun oleh orang, karena itu dibuatlah bahasa-bahasa pemrograman yang lebih mudah dimengerti oleh orang.
Teknologi storage (penyimpanan) berkembang cukup pesat. Sampai saat ini, begitu banyak teknologi storage yang ter
