SISTEM INFORMASI ALUMNI BERBASIS WEB DENGAN METODE RAPID APPLICATION DEVELOPMENT

(1)

161

SISTEM INFORMASI ALUMNI BERBASIS WEB

DENGAN METODE RAPID APPLICATION DEVELOPMENT

Ai Rita Rizqiah¹, Nurul Ichsan², Ratnawati³, Lukmanul Hakim⁴, Surtika Ayumida⁵, Suhardi⁶

1 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Nusa Mandiri, Indonesia.

2 Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Informatika, Universitas Bina Sarana Informatika, Indonesia.

3,4,6 Program Studi Sistem Informasi Akuntansi Kampus Kabupaten Karawang,

Universitas Bina Sarana Informatika, Indonesia.

5 Program Studi Sistem Informasi Kampus Kabupaten Karawang, Universitas Bina Sarana Informatika, Indonesia.

Informasi Artikel:

Dikirim: 20-12-2023; Diterima: 03-01-2024; Diterbitkan: 18-01-2024 Doi : http://dx.doi.org/10.31602/tji.v15i1.13825

ABSTRAK

Sistem Informasi Alumni merupakan aset berharga bagi lembaga pendidikan dan universitas dalam memantau prestasi dan perkembangan alumni mereka. Penelitian ini membahas pengembangan Sistem Informasi Alumni yang dibangun berbasis web dengan menerapkan Metode Rapid Application Development (RAD). Pendekatan RAD memungkinkan pengembangan sistem yang cepat dan responsif, sesuai dengan kebutuhan stakeholder.Sistem yang dihasilkan memungkinkan para alumni untuk mendaftar, mengelola profil pribadi mereka, dan berbagi prestasi serta pengalaman mereka dengan komunitas alumni dan lembaga pendidikan. Selain itu, staf universitas dan administrator dapat dengan mudah mengakses dan memanfaatkan data alumni untuk keperluan pelacakan dan pelaporan. Penelitian ini mencakup tahap analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, dan pengujian. Hasil dari pengembangan sistem ini adalah alat yang efisien dan efektif untuk memperkuat hubungan antara alumni dan lembaga pendidikan, serta membantu universitas dalam memantau kontribusi alumni terhadap masyarakat dan kemajuan akademik mereka. Sistem ini diharapkan dapat memberikan manfaat positif dalam memajukan pengelolaan data alumni dan interaksi mereka dengan universitas.

Kata Kunci : Informasi Alumni , lembaga pendidikan, lowongan pekerjaan.

1. PENDAHULUAN

Teknologi dan sistem informasi berkembang dengan sangat cepat diberbagai aspek kehidupan pada masa kehidupan kita sekarang. Perkembangan teknologi dan sistem informasi tersebut telah mendorong terjadinya perkembangan terhadap perangkat lunak (software) dan diikuti juga dengan perkembangan pada teknologi perangkat keras (hardware) [1]. Kecenderungan masyarakat Indonesia saat ini sangat bergantung pada sesuatu yang digital, paradigma ini muncul sebagai akibat kompleksitas segala aspek kehidupan yang menuntut segala proses terjadi secara cepat, tepat, akurat, efektif dan efisien.

Sistem informasi sangatlah penting untuk digunakan pada lingkungan perusahaan, instansi, organisasi, khususnya dalam dunia pendidikan. Misalnya pada bagian akademik, sistem pendataan alumni dan juga data status pekerjaan alumni setelah lulus dari sekolah. [2]. Berkembangnya jalur internet menjadi sarana yang efisien dan efektif dalam membuka jalur manajemen data dan informasi yang bisa diakses dengan waktu yang tidak terbatas sesuai dengan

(2)

162 kebutuhan [3]. Saat ini lembaga pendidikan hampir seluruhnya telah mempunyai fasilitas internet yang dimana membutuhkan sistem informasi agar mempermudah dalam mengelola serta menyediakan informasi, salah satunya penggunaan sistem informasi yang menampung data alumni [4].

Pada institusi pendidikan tidak akan terlepas dari para alumni. Setiap tahun suatu institusi pendidikan selalu melepas alumni-alumni baru [5]. Alumni merupakan salah satu bagian dari sebuah pendidikan yang bisa menjadi aset dari sebuah sekolah [6]. Alumni memiliki pengaruh penting terhadap suatu institusi Pendidikan [7]. Keberadaan alumni sangat berpengaruh pada peningkatan kualitas dari suatu instansi karena ketika alumni bekerja di suatu perusahaan, alumni akan membawa nama baik sekolah [8]. Akan tetapi keadaan realitas yang terjadi pada saat ini adalah hubungan antara alumni dengan sekolah tidak terjalin dengan baik [9].

SMK As-Shofa berdiri pada tahun 2002. SMK As-Shofa adalah SMK TI yang pertama kali membuka 3 jurusan atau program keahlian : TKJ (Teknik Komputer dan Jaringan), RPL (Rekayasa Perangkat Lunak) dan FARMASI (Kesehatan).

SMK As-Shofa memiliki visi menjadi SMK rujukan penghasil generasi mandiri, kompeten dan menghadapi tantangan global. Salah satu permasalahan yang ada di SMK As-Shofa adalah belum mempunyai wadah yang dapat memberikan informasi bagi para alumni. Informasi berbagai kegiatan yang melibatkan alumni tidak sampai pada alumni. Selain itu informasi tentang lowongan pekerjaan yang ada belum terorganisasi dalam sebuah sistem informasi on-line. Data-data yang ada hanya disajikan dalam bentuk tabel, hal ini sulit untuk diinterpretasikan dan memakan waktu cukup lama untuk meng up date atau melakukan perubahan data.

Salah satu media yang digunakan untuk menampung seluruh informasi mengenai sekolah adalah situs web.

Aplikasi web tidak lagi terbatas sebagai pemberi informasi yang statis, melainkan juga mampu memberikan informasi yang berubah secara dinamis dengan cara melakukan koneksi terhadap basis data. Pengembangan sistem informasi perlu adanya pengujian agar sistem informasi dapat berjalan dengan baik [10]. Berdasarkan permasalahan yang ada sistem informasi alumni berbasis web dapat membantu para alumni untuk melihat informasi lowongan pekerjaan secara keseluruhan dengan mudah dan cepat. Dengan menggunakan website, setiap alumni dapa mengakses informasi dimanapun dan kapanpun. Baik itu menggunakan komputer maupun gadget. Oleh karena penulis mengambil judul penelitian “Sistem Informasi Alumni Berbasis Web Dengan Metode Rapid Application Development”.

2. METODE

2.1. Teknik Pengumpulan Data

Teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis dalam melakukan pengumpulan data untuk penyususnan skripsi ini adalah:

A. Observasi

Observasi adalah Proses pengamatan dan pencatatan secara sistematis mengenai gejala-gejala yang diteliti.

Observasi ini menjadi salah satu dari teknik pengumpulan data apabila sesuai dengan tujuan penelitian, yang direncanakan dan dicatat secara sistematis, serta dapat dikontrol keandalan (reliabilitas) dan kesahihannya (validitasnya).

B. Wawancara

Wawancara merupakan proses tanya-jawab yang dilakukan secara langsung dan sistematis kepada orang yang mengetahui tentang permasalahan yang sedang diamati.

C. Studi Pustaka

Studi kepustakaan merupakan proses pencarian informasi menggunakan buku-buku, berkas-berkas, laporan yang berkaitan dengan judul dan informasi dari internet yang diangkat sebagai referensi. Referensi tersebut diambil dari berbagai sumber, baik dari luar maupun dari dalam perusahaan.

(3)

163 2.2. Model Pengembangan Sistem

Tujuan utama dari pembuatan sistem adalah memberikan suatu manfaat yang dapat memenuhi harapan pemakai, akan tetapi sering kali sistem yang dibuat justru menambah masalah baru bagi pemakai. Oleh sebab itu digunakan suatu metode untuk mengembangkan suatu sistem agar dapat memenuhi keinginan pemakai.

Metode perancangan yang digunakan adalah Rapid Application Development (RAD) adalah salah satu metode pengembangan suatu sistem informasi dengan waktu yang relative singkat.

Metode RAD memiliki tiga tahapan utama seperti terlihat pada gambar di bawah ini :

Identify Objectives and information requirements

RAD Design Workshop Requirement

planning

Work with Users to Design System

Build The System

Introduce the New System Implementation

Gambar 1. Tahapan RAD 1. Rencana Kebutuhan (Requirement Planning)

Pada tahapan ini, user dan analyst melakukan pertemuan untuk melakukan identifikasi kebutuhan informasi untuk mencapai tujuan. Pada tahap ini hal tepenting adalah adanya keterlibatan kedua belah pihak, bukan hanya sekedar persetujuan akan proposal yang sudah dibuat.

2. Proses Desain (Design Workshop)

Pada tahap ini dilakukan proses desain dan perbaikan apabila masih terdapat ketidak sesuaian desain yang diinginkan user. Biasanya user dan analyst duduk melingkar dimana masing-masing orang bisa melihat satu dengan yang lain tanpa ada halangan.

3. Implementasi (Implementation)

Setelah desain dari sistem yang akan dibuat sudah disetujui, maka pada tahap ini programmer mengembangkan desain menjadi suatu program. Pembuatan program bisa memakan waktu lebih lama dari tahapan sebelumnya, karena setiap tools-tools yang dimasukan kedalam sebuah program harus memiliki fungsi yang dapat dimanfaatkan dengan baik oleh user nantinya.

Setelah program selesai dengan baik maka dilakukan proses pengujian. Tampilan, tata letak setiap tools yang terdapat dalam program diuji apakah terdapat kesalahan atau tidak sebelum diaplikasikan pada suatu organisasi.

Selanjutnya user memberikan tanggapan akan sistem yang dibuat secara keseluruhan.

2.3. Pengembangan Software 2.3.1. Rencana Kebutuhan

Portal alumni berbasis website ini ditujukan untuk menampung data-data lulusan SMK As-Shofa agar tetap terjalin komunikasi antara alumni dan sekolah. Pada portal ini alumni dapat memperbaharui datanya, menerima berita dan agenda acara yang dilakukan sekolah, dan informasi lowongan pekerjaan. Selain itu, perusahaan/instansi dapat memanfaatkan portal ini untuk melakukan pengecekan keabsahan ijazah para alumni

2.3.2. Desain

Desain diagram dalam bentuk ERD (Entity Relationship Diagram), desain diagram dalam bentuk activity diagram, use case diagram, deployment, dan component diagram.

(4)

164 2.3.3. Implementasi

Pengujian terhadap program yang dibuat menggunakan black box testing yang fokus terhadap proses masukan dan keluaran program.

3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1. Tahapan Analisis

Portal alumni berbasis website ini ditujukan untuk menampung data-data lulusan SMK AS-SHOFA agar tetap terjalin komunikasi antara alumni dan sekolah. Pada portal ini alumni dapat memperbaharui datanya, menerima berita dan agenda acara yang dilakukan sekolah, dan informasi lowongan pekerjaan. Selain itu, perusahaan/instansi dapat memanfaatkan portal ini untuk melakukan pengecekan keabsahan ijazah para alumni. Halaman front-page merupakan halaman yang pertama kali ditampilkan pada saat user mengakses website portal alumni. Halaman Alumni merupakan halaman yang khusus diberikan kepada para alumni. Halaman Operator merupakan halaman yang khusus diberikan kepada para staff BAAK untuk melakukan input data dan pencarian. Halaman Administrasi merupakan halaman yang khusus diberikan kepada para kepala BAAK dan kepala Sekolah untuk melakukan input data dan pencarian.

3.2. UML (Unified Modelling Language) 3.2.1. Use Case Diagram

Untuk menganalisa sistem yang berjalan, pada penelitian ini digunakan program Unified Modelling Language (UML) untuk menggambarkan prosedur dan proses yang berjalan saat ini, pada penggambaran kali ini digunakan use case diagram yaitu sebagai berikut :

* *

user

melihat tentang

melihat jurusan

login admin

melihat profil

registrasi perusahaan

mengisi buku tamu men-download file

login alumni

* *

<<exclude>> login perusahaan

Gambar 2. Use Case Diagram Registrasi Halaman User (front-page) Tabel 1. Deskripsi Use Case Diagram Registrasi

Halaman User

Use Case Name Registrasi

Requirement A.4

Goal User berhasil login

Pre-Conditions User mengunjungi situs web Post-Conditions User berhasil masuk ke halaman Failed end Condition User gagal masuk ke halaman

Actors User

Main Flow/Basic Path 1. User memilih menu cek Ijazah

2. System menampilkan form login dan tombol tegistrasi.

3. Lakukan registrasi jika belum memiliki username dan password, jika sudah maka lakukan login

(5)

165

4. Isi username dan password lalu klik login

5. System mengidentifikasi apakah username dan password benar. Jika benar maka user akan di alihkan pada halaman utama

Alternate Flow/Invariant A A.1. User melihat memilih login perusahaan

A.2. System menampilkan form login dan tombol tegistrasi.

A.3. Lakukan registrasi jika belum memiliki username dan password, jika sudah maka lakukan login

A.4. Isi username dan password lalu klik login

A.5. System mengidentifikasi apakah username dan password benar. Jika benar maka user akan di alihkan pada halaman utama

Invariant B -

3.2.2. Activity Diagram

Gambar 3. Activity Diagram Registrasi Halaman User 3.2.3. Deployment Diagram

Deployment diagram menggambarkan tata letak sistem secara fisik, yang menampakkan bagian-bagian software yang berjalan pada hardware yang digunakan untuk mengimplementasikan sebuah sistem dan keterhubungan antara komponen hardware-hardware tersebut.

* *

Halaman User (Front- page)

Halaman Alumni

Javascript

JQuery

CSS

MYSQL Database Web Server

Database Application Database Server

Apache Server Halaman Admin Halaman Operator

Browser

*

Client PC

Gambar 4. Deployment Diagram Portal Alumni 3.2.4. Component Daigram

Component Diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen piranti lunak, termasuk ketergantungan diantaranya. Component Diagram juga dapat berupa interface yang berupa kumpulan layanan yang disediakan oleh komponen untuk komponen lainnya.

(6)

166

Halaman User (Front-page)

Halaman Alumni

Javascript

JQuery

CSS Database

Application MYSQL

Database

Apache Server

Halaman Admin Halaman Operator

Gambar 5. Component Diagram Portal Alumni 3.3. ERD (Entity Relationship Diagram)

jurusan Id_jurusan

Nama_jurusan perusahaan Id_perusahaan

Nama_perusahaannama_pencari email_perusahaan

telp_perusahaan keterangan_perusahaan

Password_perusahaanAlamat_perusahaan loker

Id_loker posisi

pengalaman

domisili fasilitas

tugas

jaminan Jenjang_pendidikan penempatan

gaji

Jenis_kelamin Gaya_berpakaian Waktu_bekerja

dibuka ditutup lainnya id_perusahaan

alumni Id_alumni Nama_lengkap

Id_jurusan

status tanggal_lahir

email

No_tlp Jenis_kelamin

alamat

gambar Tahun_lulus DN

MK memiliki

memiliki resume

Id_resume Id_alumni ijazah

cv lain2

lamaran Id_lamaran Id_resume Tentang_saya

cv

Id_loker mengunggah

berisi memiliki

1

1 m 1

1

m m 1

1

tracer Id_tracer

Id_alumni pekerjaan Alamat_pekerjaan

Jenjang_pendidikan

konsentrasi memperbarui 1

1 pemberitahuan

Id_pemberitahuan Id_lamaran

waktu Tanggal_wawancara

Tanggal_dikirim Jenis_pemberitahuan

tempat memiliki

1

m m

Gambar 6. Entity Relationship Diagram 3.4. LRS (Logical Record Structure)

1 1

m 1

1 m 1

m jurusan id_jurusan*

nama_jurusan

loker id_loker*

posisi gaji jenjang_pendidikan jurusan pengalaman fasilitas tugas jaminan usia jenis_kelamin domisili kemampuan penempatan gaya_berpakaian waktu_bekerja dibuka ditutup lainnya id_perusahaan alumni

id_alumni*

nama_lengkap jenis_kelamin id_jurusan alamar tanggal_lahir gambar email status no_tlp tahun_lulus dn mk

perusahaan id_perusahaan*

nama_perusahaan nama_pencari telp_perusahaan keterangan_perusahaan password_perusahaan alamat_perusahaan

resume id_resume*

id_alumni cv ijazah lain2

tracer id_tracer id_alumni pekerjaan alamat_pekerjaan jenjang_pendidikan konsentrasi

1 1

pemberitahuan id_pemberitahuan*

id_lamaran jenis_pemberitahuan tanggal_wawancara waktu tempat tanggal_dikirim lamaran

id_lamaran*

id_resume tentang_saya

id_loker 1

m

Gambar 7. Logical Record Structure

(7)

167 3.5. User Interface

a. Halaman Utama

Gambar 8. Halaman Utama b. Halaman Login Alumni

Gambar 9. Halaman Login Alumni c. Halaman Utama Alumni

Gambar 10. Halaman Utama Alumni d. Halaman Lowongan Pekerjaan

(8)

168 Gambar 11. Halaman Lowongan Pekerjaan

e. Halaman Upload Resume

Gambar 12. Halaman Upload Resume f. Halaman Lamaran Terkirim

Gambar 13. Halaman Lamaran Terkirim g. Halaman Pemberitahuan

Gambar 14. Halaman Pemberitahuan h. Login Admin

(9)

169 Gambar 15. Halaman Login Admin

i. Halaman Utama Admin

Gambar 16. Halaman Utama Admin j. Halaman Input Alumni

Gambar 17. Halaman Input Alumni k. Halaman Data Alumni

Gambar 18. Halaman Data Alumni 3.6. Pengujian Testing

(10)

170 Pengujian terhadap program yang dibuat menggunakan black box testing yang fokus terhadap proses masukan dan keluaran program.

Tabel 2. Hasil Pengujian Black Box Testing Halaman Login

No

. Skenario pengujian Test case Hasil yang diharapkan Hasil pengujian Kesimpulan

1.

Menginputkan username dan password tidak diisi kemudian klik tombol login

Username: (diisi) Password:

(kosong)

Sistem akan menolak akses pengguna dan menampilkan “data Password belum diisi!”

Sesuai harapan Valid

2.

Username tidak diisi dan password diisi kemudian klik tombol login

Username:

(kosong) Password: (diisi)

Sistem akan menolak akses pengguna dan menampilkan “data Username belum diisi!”

3.

Menginputkan salah satu kondisi salah pada username atau password kemudian klik tombol login

Username: (benar) Password: (salah)

Sistem akan menolak akses pengguna dan menampilkan

“Username dan Password tidak ditemukan”

4.

Menginputkan username dan password dengan data yang benar kemudian klik tombol login

Username:

(benar)

Password: (benar)

Sistem akan menolak akses pengguna dan menampilkan

“Username dan Password tidak ditemukan”

4. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil penelitian mengenai sistem informasi alumni pada SMK As-Shofa, penulis memperoleh kesimpulan bahwa:

a. Pada sistem informasi alumni yang sudah berjalan, terdapat beberapa hambatan dalam pelaksanaannya. Data-data yang berhubungan dengan alumni belum terorganisasikan dengan baik, informasi yang dibuat tidak sampai pada alumni karena penyampaian informasi masih bersifat tradisional.

b. Untuk mengatasi permasalahan yang terjadi, sistem informasi alumni berbasis web dapat membantu para alumni untuk melihat informasi lowongan pekerjaan secara keseluruhan dengan mudah dan cepat. Dengan menggunakan website, setiap alumni dapa mengakses informasi dimanapun dan kapanpun. Baik itu menggunakan komputer maupun gadget.

5. REFERENSI

[1] S. M. Noersidik, “Sistem Informasi Alumni Berbasis Web di SMAN 1 PEDES,” Semin. Has. Penelit. Vokasi, pp. 176–

182, 2022.

[2] J. Sidik, A. S. Bakhri, and R. M. Yulianto, “Sistem Informasi Pemetaan Alumni Berbasis Web Studi Kasus SMK Ristek Karawang,” Pros. Semin. Nas. Inov. dan Adopsi Teknol., vol. 2, no. 1, pp. 182–192, 2022, doi:

10.35969/inotek.v2i1.241.

[3] R. Suwanda and S. Fadlan Anshari, “Implementasi Framework Codeigniter Sistem Manajemen Data Dan Informasi Alumni IMPLEMENTASI FRAMEWORK CODEIGNITER DALAM PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN

(11)

171 DATA DAN INFORMASI ALUMNI BERBASIS WEB,” Sisfo J. Ilm. Sist. Inf., vol. 6, no. 2, pp. 143–152, 2022.

[4] M. Aden Febrian, A. Wantoro, I. Ahmad, F. Damarjati, and W. Hakim, “Sistem Informasi Alumni Sma Negeri 1 Gadingrejo Berbasis Web,” TELEFORTECH, vol. 3, no. 2, p. 52, 2022.

[5] R. G. W. Rizky, S. Ramos, and R. G. Whendasmoro, “Rancang Bangung Aplikasi Alumni Berbasis Web Studi Kasus pada SDN Bungur 03 Jakarta Pusat,” J. Jaring SainTek, vol. 4, no. 1, pp. 15–20, 2022, doi:

10.31599/jaringsaintek.v4i1.987.

[6] et al., “Sistem Informasi Berbasis WEB Pada Alumni Pondok Pesantren Nurul Haramain NWDI Narmada,” Infotek J. Inform. dan Teknol., vol. 5, no. 2, pp. 402–413, 2022, doi: 10.29408/jit.v5i2.5935.

[7] D. Gunawan and A. Kusumastuti, “Pengembangan dan Analisis Kualitas Sistem Informasi Manajemen Alumni Berbasis Website Menggunakan ISO 9126,” Indones. J. Comput. Sci., vol. 12, no. 2, pp. 743–754, 2023, doi:

10.33022/ijcs.v12i2.3191.

[8] A. Wantoro, I. Ahmad, V. H. Saputra, and M. Aden, “PKM Penerapan IPTEK untuk Pengelolaan Data Alumni Berbasis Website pada SMAN1 Gading Rejo,” J. Eng. Inf. Technol. Community Serv., vol. 2, no. 2, pp. 111–118, 2023.

[9] R. A. Alam, S. Alam, and M. Nohong, “PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ALUMNI BERBASIS WEB: STUDI KASUS PADA SMK NW TEMBENG PUTIK (WEB-BASED ALUMNI INFORMATION SYSTEM DEVELOPMENT: A CASE STUDY AT SMK NW TEMBENG PUTIK),” Sci. Manag. Rev., vol. 1, no. 2, p. 2022, 2022, [Online]. Available:

https://www.ojk.go.id/

[10] Y. Binarso Adi, E. Sarwoko Adi, and N. B, “Pengembangan Sistem Informasi Alumni Sekolah Berbasis Web Menggunakan Framework Laravel di SMK Negeri 7 Malang,” J. Informatics Technol., vol. 01, no. 08, pp. 72–84, 2022.