sistem informasi event organization pada cv. muklis organizer

(1)

63 SISTEM INFORMASI EVENT ORGANIZATION PADA CV. MUKLIS ORGANIZER

BERBASIS WEB

Hilda Ainul Siva, Zulfan, Susmanto

Program Studi Teknik Komputer / Universitas Serambi Mekkah

*Koresponden email : [email protected]

Abstract

In the current era of globalization, in order to welcome an important event, most of the bride and groom will organize a party for the wedding. The wedding ceremony has many variations according to tradition, ethnicity, religion and culture as well as social class. This moment is considered important and very switch, so many brides entrust it to a third party or what is called the Event Organizer (EO) to control all these activities so that they are expected to run smoothly. Starting from the problems that occur in making an event, such as problems in the committee, time, internal and external and others, from those problems that make an event not run as expected. In line with the rapid development of technology, the flow of information that is increasingly easy to access and the sophistication of information system technology that is increasingly developing in modern times. This requires a web-based application system that provides event organizer services such as venues, weddings, equipment and sponsors to help organize events. This problem is the background of the Event Organization Information System application on CV.

The web-based Muklis Organizer that was developed is expected to be a solution in providing Event Organizer needs. So that the existence of an information system that has been researched can make it easier for consumers to provide events or events.

Keywords: Event Organization, CV. Muklis, Php, MySqL, Web-Based.

Abstrak

Pada era globalisasi saat ini, dalam rangka menyambut peristiwa penting sebagian besar calon pengantin akan menyelenggarakan sebuah pesta untuk pernikahan. Upacara pernikahan memiliki banyak variasi menurut tradisi, suku, agama dan budaya maupun kelas sosial. Momen tersebut di anggap penting dan sangat saklar, maka banyak pengantin mempercayakan kepada pihak ke tiga atau yang dinamakan dengan Event Organizer (EO) untuk mengontrol semua kegiatan tersebut sehingga diharapkan bisa berjalan lancar. Berawal dari permasalahan yang terjadi dalam pembuatan sebuah event, seperti permasalahan dalam kepanitiaan, waktu, internal maupun eksternal dan lainnya, dari permasalahan itulah yang membuat sebuah event tidak berjalan dengan harapan. Sejalan dengan arus perkembangan teknologi yang sangat pesat, arus informasi yang semakin mudah di akses dan kecanggihan teknologi sistem informasi yang semakin berkembang di zaman modern. Hal ini di perlukan suatu sistem aplikasi berbasis web yang menyediakan keperluan jasa event organizer seperti tempat acara, Wedding, perlengkapan dan sponsor untuk membantu penyelangaraan event. Permasalahan inilah yang melatar belakangi aplikasi Sistem Informasi Event Organization PadaCV. Muklis Organizer berbasis web yang di kembangkan diharapkan bisa menjadi solusi dalam memberikan kebutuhan Event Organizer. Sehingga dengan adanya sistem informasi yang telah di teliti dapat mempermudah konsumen dalam penyedia event atau Acara.

Kata Kunci : Event Organization, CV.Muklis, Php, MySqL, Berbasis Web.

1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang

Event Organizer dalam konsep dasarnya sebagai jasa penyelenggara persiapan pernikahan.

Sebab, Wedding Organizer merupakan bagian dari Event organizer. Di Kota Banda Aceh terdapat berbagai organisasi dan perusahaan Event Organizer (EO) yang bergelut di bidang Wedding Organizer (WO) dan juga ada yang hanya menangani mengenai Wedding Organizer (WO) saja, seperti perusahaan Produktif Manajemen Wedding Organizer (WO). Permasalahan yang terjadi selama ini pada kegiatan Event Organizer (EO) CV. Muklis Organizer adalah sistem booking masih manual. Selain itu pada pelaporan yang masih di catat di buku besar (secara konvensional) dan belum terkomputerisasi, serta pelaporan manajemen keuangannya masih manual sehingga data tidak bisa di ambil secara real time, cepat dan tepat, serta penjadwalan kerja perusahaan terhadap pesanan (booking) konsumen masih

(2)

64 pihak Event Organizer (EO) seperti paket acara yang sering dipesan, atau pelanggan yang sering menggunakan jasa Event Organizer (EO). Berdasarkan uraian tersebut, penulis akan merancang suatu sistem dengan judul “Sistem Informasi Event Organization Pada CV. Muklis Organizer Berbasis Web”.

1.2. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah dapat dijelaskan seperti berikut ini :

1. Untuk membangun aplikasi event berbasis web yang memudahkan client untuk efisiensi dan kepraktisan dalam mengelola pra event sampai dengan pasca event.

2. Merancang Sistem Informasi pemesanan Jasa Event Organizer (EO) Berbasis Web Pada CV.

Muklis Organizer sehingga jasa Event Organizer (EO) ini termanajemen dengan bagus serta jadwal yang tersedia tidak beradu dengan kegiatan lainnya. Laporan yang dihasilkan adalah laporan pelanggan, laporan booking dan laporan konfirmasi biaya.

3. Dengan adanya media promosi, system informasi ini memudahkan pelanggan dalam memilih paket jasa event yang diinginkan dan mendaftarkan diri sebagai pelanggan.

2 .Metode Penelitian 2.1 Jenis Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan penulis adalah metode kualitatif yaitu dengan cara mengumpulkan, menyusun, mengklarifikasikan data dengan tujuan untuk mengembangkan Sistem Informasi pemesanan Jasa Event Organizer (EO) Berbasis Web Pada CV.Muklis Organizer.

2.3. Alat dan Bahan Penelitian

Pada Penelitian ini penulis memakai sebuah komputer pribadi baik itu untuk penulisan proposal tugas akhir maupun untuk membuat program sebagai hasil akhir pada penelitian ini. Adapun spesifikasi komputer tersebut adalah sebagai berikut.

1. Processor : Intel Celeron N3060 dual-core 1,6GHz TurboBoost 2,48GHz.

2. VGA : Intel HD Graphics

3. Ram : RAM 2GB DDR3L upgradeable to 8GB DDR3L 4. Harddisk : HDD 500 GB

Software atau perangkat lunak yang digunakan dalam penelitian ini di antaranya adalah : 1. XAMPP untuk localhost

2. Visual Studio Code untuk editor 3. Framework Code Igniter

4. Browser sebagai media melihat hasil user Inteface

(3)

65 2.4. Objek dan Alur Penelitian

Pada gambar 2.1 Alur Penelitian

Pada gambar 2.1 menjelaskan tahapan- tahapan yang dilakukan dalam penelitian ini. Berikut penjelasan ditiap tahapan- tahapannya:

1. Pengumpulan Data Pada tahapan ini dilakukan pendalaman referensi melalui buku, jurnal dan skripsi yang berhubungan dengan analisa jasa penyewaan. Data yang diperoleh melalui wawancara dengan pihak CV.Muklis Organizer.

2. Permasalahan

Pada tahap ini mengidentifikasi permasalahan yang terjadi pada proses pengolahan data dan cetak laporan data kunjungan dan mencari solusi yang cocok untuk memecahkan masalah tersebut dengan menggunakan teknologi yang berkembang sekarang.

3. Perancangan Pada tahap ini penulis merancang diagram sistem yang akan digunakan pada penelitian ini diantaranya diagram Use Case, diagram ERD, Activity Diagram, kemudian perancangan database dalam membangun Aplikasi

4. Implementasi Pada tahap ini pengujian aplikasi yang telah dibangun untuk diujicoba berdasarkan hasil analisa sebelumnya, pengujian dilakukan dengan metode black box.

5. Pembuatan Laporan Pada tahap ini penulis mendokumentasikan dan merangkum hasil penelitian dalam bentuk sebuah laporan, dokumentasi meliputi hasil ujicoba aplikasi, hasil uji coba keluaran dari aplikasi, dan dokumentasi perancangan aplikasi.

2.5. Rancangan Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) pada perancangan ini bertujuan untuk menggambarkan dan menjelaskan tentang hubungan antara satu entitas dengan entitas yang lain dan sebagai penyimpanan data.

ERD dapat dilihat pada Gambar 2.2

(4)

66 Gambar 2.2 ERD

2.4. Database

Pada tahap perancangan basis data ini, akan dijelaskan mengenai data-data yang akan digunakan dalam Sistem Informasi analisa beban kerja pegawai. Struktur tabel dan basis data adalah tabel pada masing-masing relasi beserta status atributnya. Status tersebut berupa primary key, foreign key, tipe data, nama atribut, dan nama tabel. Langkah pertama adalah tabel user seperti tampak pada tabel 2.2.

Tabel 2.2 Tabel user

(5)

67 Tabel 2.3 Tabel pelanggan

Tabel 2.4 Tabel dekorasi

Tabel 2.5 Tabel dokumentasi

Tabel 2.6 Tabel gedung

(6)

68 Tabel 2.7 Tabel pemesanan katering

Tabel 2.8 Tabel rias

Tabel 2.6 Tabel pemesanan rias 3. Hasil dan Pembahasan

Pada Sistem pemesanan Jasa Event Organizer (EO) Berbasis Web Pada Muklis Organizer informasi ini memiliki 2 level user yaitu admin dan user sebagai pelanggan. Untuk level admin bisa menginput data gedung, data dekorasi, data katering, data dokumentasi, data rias, kemudian transaksi yaitu data pemesanan dan data bukti pembayaran. Untuk login level user yaitu prosesnya mendaftar terlebih dahulu ke dalam sistem, kemudian mendapatkan hak akses login, baru lah bisa memilih paket yang tersedia dan akan melakukan pemesanan.

3.1. Halaman utama

Pada halaman utama akan muncul beberapa informasi yaitu jenis paket, pelayanan dan login ke dalam system. Data yang ditampilkan adalah pelayanan, macam – macam pelayanan, pendaftaran pelanggan dan juga login. Jika setelah melihat informasi yang ada pada halaman utama, maka calon pelanggan bisa mendaftarkan diri sebagai calon pengguna jasa event organizer dari muklis organizer, setelah mendaftar maka calon pelanggan mendapatkan akun untuk masuk ke sistem, kemudian dengan menggunakan akun tersebut calon pelanggan memilih jenis – jenis pelayanan sesuai kebutuhan serta kesediaan waktu yang telah di input oleh admin. Untuk lebih lanjutnya seperti pada Gambar 3.1. di bawah ini :

(7)

69 Gambar 3.1 Halaman utama

3.2. Halaman registrasi

Form registrasi berfungsi untuk pendaftaran calon pelanggan pada muklis organizer, jadi untuk menjadi pelanggan tersebut maka perlu terdaftar terlebih dahulu sebagai calon pelanggan, yaitu dengan cara mendaftar pada formulir pendaftaran dengan cara memasukkan data nama, nomor handphone, email dan juga alamat. Email tersebut akan digunakan sebagai username pada saat login ke sistem. Untuk lebih jelasnya seperti pada Gambar 3.2. di bawah ini :

Gambar 3.2 Halaman registrasi 3.3. Halaman login

Halaman login berfungsi untuk keamanan, jadi tidak bisa semua mengakses system. Setelah login barulah bisa menginput data-data yang diperlukan, jika mau input data terlebih dahulu harus masuk kehalaman login terlebih dahulu yaitu dengan cara memasukkan username dan password. Halaman login dapat dilihat seperti pada gambar 3.3 di bawah ini :

(8)

70 Gambar 3.3 Halaman login

3.4. Halaman Dashboard Pelanggan

Halaman ini merupakan halaman dari masing – masing pelanggan, yaitu dengan cara memilih paket pada jadwal yang dibutuhkan, kemudian setelah muncul paket dan harga, maka dibuatkan struk pembayaran untuk dibayarkan, selanjutnya konfirmasi pembayaran ke dalam sistem sehingga bisa di proses pemesanannya. Untuk lebih lanjut seperti pada Gambar 3.4. di bawah ini :

Gambar 3.4. Halaman dashboard pelanggan 3.5. Halaman Dashboard Admin

Halaman ini merupakan halaman dari masing – masing panel, yaitu dengan cara memilih jadwal transaksi yang dibutuhkan, kemudian setelah muncul paket dan harga, maka dibuatkan struk pembayaran untuk dibayarkan, selanjutnya konfirmasi pembayaran ke dalam sistem sehingga bisa di proses pemesanannya. Untuk lebih lanjut seperti pada Gambar 3.5. di bawah ini :

(9)

71 Gambar 3.5. Halaman dashboard admin

3.6. Input Gedung

Halaman ini merupakan halaman dari masing – masing panel, yaitu dengan cara memilih data gedung yang dibutuhkan, kemudian setelah muncul paket dan harga, maka dibuatkan struk pembayaran untuk dibayarkan, selanjutnya konfirmasi pembayaran ke dalam sistem sehingga bisa di proses pemesanannya.

Untuk lebih lanjut seperti pada Gambar 3.6. di bawah ini :

Gambar 3.6. Input gedung

3.7. Input Dekorasi

Halaman ini merupakan halaman input Dekorasi dari masing – masing panel, yaitu dengan cara memilih data gedung yang dibutuhkan, kemudian setelah muncul paket dan harga, maka dibuatkan struk pembayaran untuk dibayarkan, selanjutnya konfirmasi pembayaran ke dalam sistem sehingga bisa di proses pemesanannya. Untuk lebih lanjut seperti pada Gambar 3.7. dibawa ini :

(10)

72 Gambar 3.7 input dekorasi

3.8. Form Katering

Halaman ini merupakan halaman dari masing – masing panel, yaitu dengan cara memilih data gedung yang dibutuhkan, kemudian setelah muncul paket dan harga, maka dibuatkan struk pembayaran untuk dibayarkan, selanjutnya konfirmasi pembayaran ke dalam sistem sehingga bisa di proses pemesanannya. Untuk lebih lanjut seperti pada Gambar 3.8. di bawah ini :

Gambar 3.8 Input Katering 3.9. Input Dokumentasi

Halaman ini merupakan halaman dari masing – masing panel, yaitu dengan cara memilih nama Dokumentasi yang dibutuhkan, kemudian setelah muncul paket dan harga, maka dibuatkan struk pembayaran untuk dibayarkan, selanjutnya konfirmasi pembayaran ke dalam sistem sehingga bisa di proses pemesanannya. Untuk lebih lanjut seperti pada Gambar 4.9.di bawah ini :

Gambar 3.9. Input dokumentasi

(11)

73 3.10 Input Data Rias

Halaman ini merupakan halaman dari masing – masing panel, yaitu dengan cara memilih data rias yang dibutuhkan, kemudian setelah muncul paket dan harga, maka dibuatkan struk pembayaran untuk dibayarkan, selanjutnya konfirmasi pembayaran ke dalam sistem sehingga bisa di proses pemesanannya.

Untuk lebih lanjut seperti pada Gambar 3.10. di bawah ini :

Gambar 3.10. Input data rias 3.11 Data Pelanggan

Halaman ini merupakan halaman dari masing – masing panel, yaitu dengan cara memilih data pelanggan yang dibutuhkan, kemudian setelah muncul data pelanggan maka dapat menambah Nama, No- telp, Alamat, Email dan Tool maka dibuatkan struk data pelanggan, selanjutnya konfirmasi data pelanggan ke dalam sistem sehingga bisa di proses inpu data pelanggan. Untuk lebih lanjut dapat kita lihat pada Gambar 3.11. di bawah ini :

Gambar 3.11. Input pelanggan 3.12 Data Pemesanan

Halaman ini merupakan halaman dari data pemesanan, yaitu dengan cara memilih data kode tranksaksi yang dibutuhkan, kemudian setelah muncul paket data pemesanan, maka dibuatkan struk pembayaran untuk dibayarkan, selanjutnya konfirmasi pembayaran data pemesanan ke dalam sistem sehingga bisa di proses pemesanannya dan dapat melihat aktive status pemesananya. Untuk lebih lanjut dapat kita lihat pada Gambar 3.12. di bawah ini :

Gambar 3.12. Input data pemesanan 3.13 Data Pembayaran

Halaman ini merupakan halaman dari panel, yaitu dengan cara memilih data pembayaran yang dibutuhkan, kemudian setelah muncul paket dan harga, maka dibuatkan struk kode tranksaksi pembayaran untuk dibayarkan, detail Bank selanjutnya konfirmasi pembayaran ke dalam sistem sehingga

(12)

74 Gambar 3.13. Input data pembayaran

4. Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan hasil pembahasan pada bab sebelumnya, penulis mengambil kesimpulan yaitu:

Sistem Informasi Event Organization Pada CV. Muklis Organizer Berbasis Web

1. Sistem Informasi Event Organization Pada CV. Muklis Organizer yang diusulkan dapat melihat sistem pemesanan yang telah di buat secara cepat dan efisien sesuai dengan data yang ada, sehingga dapat memperoleh laporan data pelanggan tepat pada waktunya.

2. Dengan adanya aplikasi Informasi Event Organization Pada CV. Muklis Organizer akan mempermudah mengakses data pemesanan wedding dengan cepat, akurat dan efisien.

3. Aplikasi Informasi Event Organization Pada CV. Muklis Organizer ini akan memudahkan pencarian data serta mengurangi hal yang selama ini memerlukan tenaga dan biaya yang besar.

Adapun sebagai lanjutan dari penelitian tugas akhir ini yang telah dilakukan, penulis mengemukakan beberapa saran di antaranya : Diharapkan dengan adanya sistem ini, Staff dapat lebih mengenal sistem informasi yang menggunakan program komputerisasi, karena teknologi informasi merupakan salah satu kebutuhan yang sangat besar akan sistem informasi

5. Daftar Pustaka

Baraja.2017. “Algoritma Pemograman Dasar”. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Gondodiyoto Dan Hendarti. 2016. “Sistem Informasi Dan Teknologi”, Edisi Ii. Yogyakarta: C.V Andi Offset.

Hutahaean. 2015. “Konsep Sistem Informasi”, Yogyakarta: Deepublish.

Mulyadi. 2016. “Sistem Informasi Akuntansi”, Jakarta: Salemba Empat.

Madcom. 2016. “Pemrograman Php Dan Mysql Untuk Pemula”, Yogyakarta: C.V Andi.

O’brien, James. 2016. “Pengantar Sistem Informasi”, Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat

Ramdhani, E. C., Sapitri, J. E., & Rizkyansyah, M. (2018). "Sistem Informasi Penyewaan Peralatan Event Organizer Berbasis Web pada PT.Adecon”, Jakarta. Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 1(3), 390–397.

Romney Dan Steinbart .2015. “Sistem Informasi Akuntansi”, Edisi 13,

Alihbahasa: Kikin Sakinah Nur Safira Dan Novita Puspasari, Salemba Empat, Jakarta.

Ramadhan,Saidi. 2014. “Pengenalan Dan Panduan Lengkap Penggunaan Macromedia Dreamweaver”,Jakarta: Erlangga.

(13)

75 Simarmata .2016.“Pengolahan Web Server Berbasis Localhost Dalam Komunikasi Protokol”,Surabaya:

Wahana Komputer.

Yulianto, T.2016. “Interpretasi Pemograman Php Dan Mysql”, Jakarta: Salemba Empat.