SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI BENGKEL
PADA CV. TS MOTOR SURABAYA
KERJA PRAKTIK
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
BACHRUL ILMI 07410100336
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
ABSTRAK...iv
KATA PENGANTAR...v
DAFTAR ISI...vi
DAFTAR TABEL...ix
DAFTAR GAMBAR...x
DAFTAR LAMPIRAN... xi
BAB I PENDAHULUAN...1
1.1 Latar Belakang Masalah...1
1.2 Perumusan Masalah...3
1.3 Batasan Masalah...3
1.4 Tujuan...3
1.5Manfaat...4
1.6 Sistematika Penulisan...4
BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN...6
2.1 Sejarah Perusahaan...6
2.2Struktur Organisasi...7
2.3Logo Perusahaan...8
BAB III LANDASAN TEORI...9
3.1Analisis Sistem...9
3.2Pengertian Informasi...10
3.3Pengertian Sistem Informasi...10
3.4Pengertian Administrasi...13
3.5Pengertian Informasi Bengkel...13
3.6Analisis dan Perancangan Sistem...13
3.6.1Alur Dokumen...14
3.6.2Alur Sistem...15
3.6.3Data Flow Diagram (DFD)...16
3.6.4Entito Relationship Diagram (ERD)...17
3.6.5Desain Input/Output...20
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN...22
4.1 Prosedur Kerja Praktik...22
4.1.1 Studi Pendahuluan...22
4.1.2 Studi Literatur...23
4.2 Identifikasi Permasalahan...23
4.3Perancangan Sistem...24
4.3.1 Analisa Sistem...24
4.3.2 Alur Dokumen...24
DAFTAR TATEL
Tabel 1 Tabel tb_profil...42
Tabel 2Tabel tb_pengurus...43
Tabel 3Tabel tb_product...44
Tabel 4Tabel tb_mekanik...44
Tabel 5Tabel tb_trans...45
Tabel 6Tabel tb_antrian...46
Tabel 7Tabel tb_transaksi...47
Tabel 8Tabel tb_WO...49
Gambar 2.2Logo CV. TS MOTOR...8
Gambar 3.1 Model Sistem Secara Umum...10
Gambar 3.2 Karakteristik Sistem...12
Gambar 3.3 Tabel Document Flow...15
Gambar 3.4 Tabel Sostem Flow...16
Gambar 3.5 Tabel Data Flow Diagram...17
Gambar 3.6 Relasi One to One...18
Gambar 3.7 Relasi One to Mano...19
Gambar 3.8 Relasi Mano to Mano...19
Gambar 4.1 Alur Dokumen Pendaftaran Servis...25
Gambar 4.2 Alur Dokumen Pembuatan Nota Transaksi...27
Gambar 4.3 Alur Dokumen Pengecekan Ketersediaan Barang...29
Gambar 4.4 Alur Sistem Input Profil Bengkel, Pengurus, Mekanik...30
Gambar 4.5 Alur Sistem InputData Barang & Jenis Servis...31
Gambar 4.6 Alur Sistem Pendaftaran Servis...33
Gambar 4.7 Alur Sistem Pembuatan Nota Transaksi...34
Gambar 4.8 Alur Sistem Input Form WO...35
Gambar 4.9 Context Diagram Sistem Informasi Administrasi Bengkel...37
Gambar 4.10 DFD level 0 Sistem Informasi Administrasi Bengkel...38
Gambar 4.11DFD level 1DFD level 1 Pendaftaran Servis...39
Gambar 4.12 CDM (Conceptual Data Model)...40
Gambar 4.13 PDM (Phosical Data Model)...41
Gambar 5.1 Form Login...50
Gambar 5.2 FormProfil Bengkel...51
Gambar 5.3 Form Data Pengguna...51
Gambar 5.4 Form Data Mekanik...52
Gambar 5.5 Form Transaksi...52
Gambar 5.6 Form Tambah Data Produk...53
Gambar 5.7 Form WO...53
Gambar 5.8 Form Transaksi (Item Transaksi)...54
Gambar 5.9FormTransaksi (Data Pelanggan)...54
Gambar 5.10 Form Pengiriman Laporan...55
Lampiran 2 Kartu Bimbingan...61
Lampiran 3 Form KP-5...62
Lampiran 4 Form KP-6...64
Lampiran 5 Form KP-7...65
BABBI PENDAHULUAN
1.1 LatarBBelakang.
Gambaran bisnis modern yang dinamis saat ini ditandai dengan adanya
persaingan bisnis global yang semakin ketat, kompetitif, sistem informasi yang
selalu tumbuh dan berkembangnya teknologi sistem informasi yang melaju
dengan pesat. Data-data yang dimiliki oleh suatu perusahaan yang terdiri dari
sejumlah fakta dan angka-angka tidak akan memiliki arti apa-apa jika tidak di
proses dan dikelola menjadi sebuah informasi, sebab informasi itu sendiri adalah
salah satu sumberdaya dan faktor yang menentukan kesuksesan perusahaan untuk
mencapai tujuannya. Karena itulah pengelolaan suatu sistem informasi menjadi
hal yang penting bagi perusahaan agar dapat beradaptasi dengan perubahan dan
perkembangan tersebut.
CV. TS MOTOR ( Bengkel TS ) merupakan bengkel motor yang mempunyai
Visi untuk menjadi bengkel sepeda motor terbaik di Surabaya. Segala macam
jenis kerusakan sepeda motor dapat dilayani di bengkel ini dengan hasil yang
memuaskan dan pelanggan bengkel yang semakin bertambah sehingga
dibutuhkan profesionalisme dalam segi pelayanan pelanggannya. Hal ini
mendorong CV. TS MOTOR untuk melakukan berbagai macam strategi bisnis
guna menarik lebih banyak lagi pelanggan, tidak hanya dari segi pelayanan
jasanya tapi juga dari segi pelayanan administrasinya karena keduanya merupakan
satu sistem yang tidak dapat dipisahkan.
terlihat dari pendataan pelanggan, penulisan jenis keluhan pelanggan pada form
Work Order (WO), sistem persediaan spare part, nota transaksi, dan laporan-laporannya yang masih dicatat pada lembaran kertas (form) menggunakan tulisan
tangan dan disimpan pada map. Hal ini menimbulkan pemrosesan data menjadi
informasi yang diperlukan oleh bagian administrasi tidak berjalan dengan baik.
Sering terjadi kesalahan penulisan jenis keluhan pelanggan pada form Work Order (WO), begitu juga pada bagian gudang terdapat kesalahan pengisian jumlah
stok barang / spare part pada form persediaan sehingga memunculkan kendala
ketidak akuratan dan lambatnnya informasi yang akan dihasilkan.
Masalah – masalah tersebut diatas disebabkan sistem administrasi belum
tertata dengan baik, kalau hal ini masih diterapkan maka tidak relevan dengan
tuntutan visi yang ingin dicapai yaitu menjadi bengkel sepeda motor terbaik di
Surabaya. Dengan demikian pihak bengkel harus menerapkan sistem administrasi
yang mampu memproses data secara cepat, akurat dan secara otomastis
(komputerisasi) yang mampu menyimpan serta menampilkan data transaksi yang
diberkaitan dengan sistem administrasi sehinggga informasi yang dihasilkan bisa
lebih cepat, akurat dan lebih terkelola dengan baik.
Dengan adanya perancangan Sistem Informasi Administrasi Bengkel ini
diharapkan nantinya akan dapat menyelesaikan permasalahan yang ada dalam
Bengkel TS. Hal ini untuk meningkatkan keunggulan kompetitif bengkel dalam
memberikan pelayanan yang terbaik bagi pelanggannya, tidak hanya dari segi
pelayanan jasa namun juga dari segi pelayanan administrasi agar pelanggan
3
1.2 RumusanBBMasalah.
Berdasarkan latar belakang masalah diatas maka dapat dirumuskan masalah
sebagai berikut : “Bagaimana merancang bangun suatu Sistem Informasi
administrasi Bengkel yang dapat merekam pencatatan data pelanggan, pencatatan
form Work Order (WO), nota transaksi, persediaan stok spare part, penjualan barang dan laporan-laporan transaksi bengkel?”
1.3 BatasanBMasalah.B
Agar pembahasan masalah yang dilakukan dapat terarah dengan baik dan
tidak menyimpang dari pokok permasalahan, maka yang dilakukan adalah
mengambil langkah dengan membatasi pembahasan permasalahan, adapun
batasan maasalahnya adalah sebagai berikut :
1. Pembahasan masalah keorganisasian hanya dilakukan pada bagian yang
berkaitan dengan perancangan sistem informasi dibagian Bag.
Pendaftaran, kasir, admin. Gudang, dan manajemen.
2. Transaksi yang berupa utang, piutang, retur pembelian, retur penjualan
tidak dibahas dalam Sistem Informasi Administrasi Bengkel ini.
1.4 Tujuan.
Tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan Kerja Praktik ini adalah :
1. Membangun suatu sistem informasi yang mampu
melakukan pencatatan data pelanggan, transaksi
menyajikan laporan harian, laporan bulanan, dan
laporan tahunan sebagai acuan perusahaan dalam
mengambil keputusan.
1.5 Manfaat
Manfaat yang diperoleh perusahaan jika menerapkan sistem informasi ini
adalah :
1. Mempercepat proses untuk melayani pelanggan, baik pencatatan data
pelanggan maupun pencatatan Work Order (WO).
2. Dengan menggunakan sistem informasi ini diharapkan data penjualan,
pembelian, dan stok barang di gudang dapat tercatat dengan akurat
3. Nota transaksi dapat di cetak dengan cepat dan mengurangi terjadinya
kesalahan penulisan transaksi di nota.
4. Memudahkan manajemen dalam melihat laporan-laporan perusahaan.
1.6 SistematikaBPenulisan.
Laporan Kerja Praktik ini memiliki beberapa bab dan berbagai sub-sub bab
yang bertujuan menjelaskan pokok bahasan dalam menyusun laporan ini. Adapun
sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut :
BABBIBPENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan penulisan,
manfaat, batasan masalah, serta sistematika penulisan.
5
Dalam bab ini diterangkan tentang jajaran struktur organisasi di CV. TS
MOTOR yang masuk dalam cakupan pembuatan sistem iniformasi.
BABBIIIBLANDASANBTEORI
Dalam bab ini menerangkan tentang landasan teori, landasan teori adalah
teori-teori yang relevan dan dapat digunakan untuk menjelaskan variabel-variabel
penelitian. Landasan teori ini juga berfungsi sebagai dasar untuk memberi
jawaban sementara terhadap rumusan masalah yang diajukan, serta membantu
dalam penyusunan instrument penelitian. Teori-teori yang digunakan tersebut,
bukan sekedar pendapat dari pengarang saja, melainkan teori yang sudah teruji
kebenarannya (Riduwan, 2004:19).
BABBIVBPERANCANGANBSISTEM
Dalam bab ini dibahas dan menganalisa masalah yang ada di dalam sistem
informasi administrasi bengkel dan mengembangkan dengan merancang diagram
alur dan desain database.
BABBVBPENUTUP
Dalam bab ini berisi kesimpulan dari sistem yang dikerjakan dan saran jika
2.1 SejarahBPerusahaan
Bengkel TS merupakan bengkel motor yang memiliki standar khusus dalam
pengerjaan jasa service motor segala merek dan segala jenis motor. Bengkel TS
sendiri terletak di Jalan Yono Soeyono 64 B Wiyung Babatan Surabaya. Bengkel
TS berdiri pada Tanggal 1 Juli tahun 2003, dan di tahun 2007 Bengkel TS mulai
mengembangkan usahanya dengan terus membuka cabang baru di kota Surabaya
dan di kota-kota lainnya.
Visi :
“Menjadi Bengkel Motor Terbaik dan Dapat Bersaing di Dunia Otomotif
Indonesia.”
Misi :
Memberikan solusi terbaik pada peyediaan suku cadang terbaik
dan reparasi yang terpercaya.
Memberikan pelayanan terbaik dan standart mutu pada Pelanggan
dengan menjalankan proses kerja terbaik sehingga tercapai
kepuasan Pelanggan.
Selalu mendahulukan kepentingan pelanggan dan karyawan
sebelum keuntungan untuk perusahaan.
Mengikuti perkembangan ilmu dan teknologi secara terus menerus
untuk diimplementasikan dengan cara yang benar.
Meningkatkan motivasi dan semangat kerja karyawan secara
optimal melalui peningkatan dedikasi, disiplin, dan kemampuan
kerja serta penghargaan yang memadai sesuai dengan kinerjanya.
7
2.2 StrukturBOrganisasi
Gambar 2.1 Struktur Organisasi
Keterangan :
Sistem ini hanya akan digunakan oleh Bag. Pendaftaran, Kasir, Inventori, dan
Manajemen.
Inventori
Manajemen Owner (Pemilik)
Bag, Pendaftaran
Mekanik-2
Mekanik-1 Mekanik-n
2.3 LogoBPerusahaan
BABBIII LANDASANBTEORI
3.1 AnalisisBSistem
Terminolomi sistem dimunakan dalam lerlamai cara yanm luas sekali, sehinmma sulit untuk mendefinisikannya dalam suatu pertanyaan yanm meranmkum semua penmmunaannya dan yanm cukup rinmkas untuk memenuhi maksudnya. Penmertian sistem termantunm pada latar lelakanm cara pandanm oranm yanm mencola mendefinisikannya.
Penmertian sistem adalah : Sistem adalah sekumpulan sumler daya yanm lerhulunman untuk mencapai tujuan tertentu. (Bodnar,2000:1)
Sekelompok elemen yanm terintemrasi denman maksud yanm sama untuk mencapai tujuan. (McLeod,2001:11)
Sistem adalah seluah kumpulan dari komponen-komponen yanm salinm lerhulunman yanm lekerja sama untuk mencapai suatu tujuan denman menerima masukan-masukan (input) dan menmhasilkan output dalam proses transformasi yanm terormanisasi. (O’Brien,2002:8)
Dari teori-teori yanm telah diuraikan diatas dapat dikatakan lahwa, Sistem adalah sekumpulan elemen atau komponen yanm salinm lerhulunman untuk mencapai tujuan tertentu yanm menerima input, melakukan proses dan menmhasilkan output.
Gambar 3.1pModelpsistempsecarapumum
Seluah sistem adalah lamian dari sistem yanm lelih lesar. Sedanmkan sistem sendiri disusun oleh sulsistem. Sulsistem-sulsistem ini diintemrasikan untuk mencapai maksud yanm sama.
3.2 PengertianBInformasi
Informasi adalah data yanm lermuna dan diolah sehinmma dapat dijadikan dasar untuk menmamlil keputusan. (Bodnar,2000:1)
Informasi adalah data yanm telah diproses atau data yanm memiliki arti. (McLeod,2001:15)
Informasi adalah data yanm telah diulah kedalam lentuk yanm lerarti dan lermuna untuk penmmuna yanm spesifik. (O’Brien,2002:13)
Dari teori-teori yanm telah diuraikan diatas dapat dikatakan lahwa, Informasi adalah data yanm telah diproses atau diolah sehinmma lermuna dan memiliki arti untuk penmmunanya.
3.3 PengertianBSistemBInformasi
11
kerja pada prosedur-prosedur yanm salinm lerhulunman, lerkumpul lersama-sama untuk melakukan suatu kemiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yanm tertentu.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen, latas sistem, linmkunman luar sistem, penmhulunm, masukan, keluaran, penmolah dan sasaran ayau tujuan.
Komponen sistem merupakan lamian-lamian dari sistem yanm salinm lerhulunman dan menjadi satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau sul-sul sistem ini memiliki karakteristik tersendiri dan menjalan suatu funmsi tersendiri. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yanm lelih lesar yanm diseluat denman suprapsystem (Hartono,1990:4). Misalnya sekolah dapat diselut selamai sistem dan pendidikan yanm merupakan sistem yanm lelih lesar diselut selamai suprapsistem.
Penmhulunm merupakan media penmhulunm antara satu sulsistem denman sulsistem yanm lainnya. Melalui penmhulunm ini memunmkinkan sumler-sumler daya menmalir dari suatu sistem ke sulsistem yanm lainnya. Keluaran dari suatu sulsistem akan menjadi masukan untuk suslsistem yanm lainnya melalui penmhulunm. Denman penmhulunm satu sulsistem dapat lerintemrasi denman sulsistem yanm lainnya memlentuk satu kesatuan.
lainnya.
Penmolah sistem adalah lamian dari setiap sistem dan sulsistem yanm akan menmolah masukan sehinmma menjadi keluaran, laik yanm lermuna maupun menjadi sisa.
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yanm inmin dicapai. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak aka nada munanya. Sasaran sistem sanmat menentukan masukan apa yanm diperlukan serta keluaran apa yanm harus dihasilkan. Suatu sistem dikatakan lerhasil jika menmenai sasaran yanm inmin dicapai.
Karakterisitik sistem dapat dimamlarkan seperti :
13
3.4 PengertianBAdministrasi
Administrasi didefinisikan selamai keseluruhan proses kerjasama antara dua oranm manusia atau lelih yanm didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yanm telah ditentukan selelumnya. Unsur-unsur yanm mendukunm administrasi adalah :
1. Dilakukan oleh dua oranm atau lelih. 2. Memiliki Tujuan.
3. Memiliki tumas yanm hendak dilaksanakan. 4. Memiliki perlatan dan perlenmkapan.
(Siamian, 1997)
3.5 PengertianBSistemBInformasiBBengkel
Sistem Informasi Administrasi Benmkel adalah suatu sistem tertulis lerupa dokumen-dokumen yanm menmatur ranmkaian kerja lenmkel dari saat pertama pelanmman menyerahkan kendaraannya hinmma penyerahan kemlali kendaraan terselut oleh pihak lenmkel. Penerapan sistem administrasi yanm laik selenarnya lukan hanya untuk kepentinman internal lenmkel, tetapi juma sanmat lermuna lami pihak eksternal lenmkel (Iqlal, 2004).
3.6 AnalisisBdanBPerancanganBSistem
tahap perancanman sistem. Lanmkah-lanmkah dasar dalam melakukan analisa sistem :
1. Identify, yaitu menmidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yanm ada. 3. Analyze, yaitu analisa sistem.
4. Report, yaitu memluat laporan hasil analisis.
Setelah analisis sistem dilakukan, tahap selanjutnya adalah perancanman sistem. Perancanman sistem dapat didefinisikan selamai tahap setelah :
1. Perancanman sistem secara umum 2. Perancanman sistem secara terinci
“Perancanman sistem mempunyai dua tujuan utama, yaitu memenuhi kelutuhan kepada pemakai dan untuk memlerikan mamlaran yanm jelas dan rancanm lanmun yanm lenmkap kepada pemromram dan ahli teknik lainnya yanm terlilat (Hartono,1990) “.
3.6.1 AlurBDokumen
Baman alur atau flowchart adalah laman yanm menunjukan alur atau flow dalam promram ataupun prosedur sistem secara fisik. Baman alur dimunakan terutama untuk alat lantu komunikasi dan dokumentasi. Baman alur sistem dimamlar denman menmmunakan simlol-simlol yanm tampak lerikut ini :
Gambar Keterangan
15
Simlol penmhulunm, menunjukan penmhulunm ke halaman yanm masih sama atau ke halaman lain.
Simlol maris alur, menunjukan arus dari proses.
Simlol proses manual, menunjukan kemiatan yanm masih diproses secara manual.
Simlol data file, menunjukan tempat penyimpanan data.
Gambar 3.3pTabelpDocumentpFlow
Gamlar ini menunjukan proses jalannya alur informasi di lamian yanm akan dilahas dan dikemlanmkan lelih lanjut. (Hartono,1990).
3.6.2 AlurBSistem
Alur sistem menurut Hartono (1990) adalah laman yanm menunjukan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana laman ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yanm ada di dalam sistem dan liasanya dalam memluat Alur Sistem selaiknya ditentukan pula funmsi-funmsi yanm melaksanakan atau lertanmmunm jawal terhadap sul-sul sistem. Menmmunakan simlol-simlol yanm antara lain adalah :
komputer.
Simlol inputan keyloard, menunjukan data yanm diinputkan melalui keyloard.
Simlol decision (keputusan).
Simlol datalase.
Gambar 3.4pTabelpSistempFlow
3.6.3 Data Flow DiagramB(DFD)
Data p Flow p Diagram menurut Hartono (1990) dimunakan untuk
menmmamlarkan arus data didalam sistem secara terstruktur dan jelas. DFD juma dapat merupakan dokumentasi dari sistem yanm laik. Belerapa simlol yanm dimunakan di DFD untuk maksud mewakili adalah :
Gambar Keterangan
Eksternal Entity, adalah simlolyanm dimunakan selamai sumler dari inputan sistem atau tujuan dari output sistem.
17
Media Penyimpanan data adalah simlol yanm dimunakan selamai simpanan dari data yanm dapat lerupa suatu file atau lasis data.
Aliran Data adalah simlol yanm dimunakan untuk menmhulunmkan proses denman proses, proses denman sumler dan proses denman tujuan. Anak panah menunjukan arah aliran data.
Gambar 3.5pTabelppDatapFlowpDiagram
3.6.4 Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity p Relationalship p Diagram p(ERD) adalah mamlaran pada sistem
dimana didalamnya terdapat hulunman antara entity leserta relasinya. Entity merupakan sesuatu yanm ada dan teridentifikasin didalam suatu ormanisasi, dapat alstrak dan dapat nyata. Untuk setiap entity liasanya mempunyai attribute yanm merupakan cirri entity terselut. Relasi adalah hulunman antar entity yanm lerfunmsi selamai hulunman yanm mewujudkan pemetaan antar entity.
Menurut Marlinda (2004:28), attribute adalah kolom diseluah relasi.
Macam-macam attribute yaitu :
a. SimplepAttribute
Attributepini merupakan attribute yanm unik dan tidak dimiliki oleh
attribute lainnya, misalnya entity mahasiswa yanm attribute nya
NIM.
b. CompositepAttribute
Compositepattribute adalah attribute yanm memiliki dua nilai harma,
Attribute yanm hanya memiliki satu nilai harma, misalnya entity
mahasiswa denman attribute nya umur (tanmmal lahir).
d. MultypValuepAttribute
Multypvaluepattributeipadalahpattribute yanm lanyak memiliki nilai
harma, misalnya entity mahasiswa denman attribute nya pendidikan (SD, SMP, SMA).
e. NullpValuepAttribute
Null p value p attribute adalah attribute yanm tidak memiliki nilai
harma, misalnya entity tukanm lecak denman attribute nya pendidikan (tanpa memiliki ijazah).
Sedanmkan relasi adalah hulunman antar entity yanm lerfunmsi selamai hulunman yanm mewujudkan pemetaan antar entity. Macam-macam relasi itu sendiri antara lain :
1. OneptopOne (1:1)
Relasi dari entity satu denman entity pdua adalah satu lerlandinm satu. Contoh : pada pelajaran privat, satu muru menmajar satu siswa dan satu siswa hanya diajar oleh satu muru.
Gambar 3.6pRelasipOneptopOne
2. OneptopMany (1: m)
19
Relasi antara entity yanm pertama denman entity yanm kedua adalah satu lerlandinm lanyak atau dapat pula dilalik, lanyak lerlandinm satu. Contoh : pada sekolah, satu muru menmajar lanyak siswa dan lanyak siswa diajar oleh satu muru.
Gambar 3.7pRelasipOneptopMany
3. ManyptopMany (m : m)
Relasi antara entity yanm satu denman entity yanm kedua adalah lanyak lerlandinm lanyak. Contoh : pada perkuliahan, satu dosen menmajar lanyak mahasiswa dan satu dosen diajar oleh lanyak dosen pula.
Gambar 3.8pRelasipManyptopMany
Entity p Relationalship p Diagram ini diperlukan amar dapat menmmamlarkan
hulunman antar entity denman jelas, dapat menmmamlarkan latasan jumlah entity dan partisi antar entity, pmudah dimenmerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancanm database. Untuk itu EntitypRelationalshippDiagram di lami menjadi dua jenis model, yaitu :
a. ConceptualpDatapModel (CDM)
ConceptualpDatapModel (CDM) adalah jenis model data yanm
menmmamlarkan hulunman antar talel secara konseptual.
Guru Siswa
Physical p Data p Model p(PDM) adalah jenis model data yanm
menmmamlarkan hulunman antar talel secara fisikal.
3.6.5 DesainBInput/Output
Menurut Hartono (1999:357) masukan (input) merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yanm terjadi dari transaksi-transaksi yanm dilakukan oleh ormanisasi. Data hasil dari transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi.
Tujuan dari desain input adalah :
1. Untuk menmefektifkan liaya pemasukan data. 2. Untuk mencapai keakuratan yanm tinmmi.
3. Untuk menjamin pemasukan data dapat diterima dan dimenmerti oleh pemakai.
Tipe inputpada lelerapa macam, misalnya : a. Eksternal
Pada pemasukan ini pemasukan data lerasal dari luar ormanisasi. l. Internal
Merupakan pemasukan data hasil komunikasi pemakai denman sistem.
c. Operasional
21
Desain output dimaksudkan untuk menentukan kelutuhan output dari sistem yanm dirancanm dari proses pemlentukannya. Desain output atau keluaran merupakan hal yanm tidak dialaikan karena keluaran yanm dihasilkan harus memudahkan lami setiap unsur manusia yanm memerlukan, yaitu :
a. Eksternal
Tujuan output untuk informasi diluar ormanisasi pemakai. l. Internal
Tujuan output hanya untuk linmkunman ormanisasi pemakai. c. Operasional
4.1 ProsedurBKerjaBPraktik
Dalam pengumpulan dan sebagai bahan penyusunan laporan kerja praktik ini, pendekatan terhadap permaslahan yang dilakukan adalah dengan mempelajari data dan informasi sesuai dengan sistem informasi yang dibuat. Data dan informasi yang diperlukan diperoleh dari berbagai sumber terkait untuk memberikan masukan yang lengkap bagi pengembangan sistem informasi ini. Adapun data dan informasi tersebut adalah :
4.1.1 StudiBPendahuluan
Maksud dari studi pendahuluan adalah melakukan observasi dan wawancara. Tujuan dari studi pendahuluan ini adalah untuk memperoleh gambaran dari sistem yang lama sebelum dilakukannya proses analisa permasalahan dan perancangan sistem. Berikut ini penjelasan dari observasi dan wawancarayang telah dilakukan :
1. Observasi
Mengadakan pengamatan secara langsung untuk mengetahui sistem dan proses bisnis yang dilakukan di Bengkel TS. Selain itu, langkah ini dilakukan untuk mendapatkan data dan informasi yang berhubungan dengan penyelesaian masalah.
23
2. Wawancara
Mengadakan Tanya jawab tentang masalah yang dihadapi dengan berbagai pihak yang terlibat dalam proses bisnis yaitu kepala bengkel, admin. Gudang dan manajemen.
4.1.2 StudiBLiteratur
Tahap ini dilakukan dengan tujuan untuk membantu dalam merancang model sistem dan pembuatan sistem informasi. Selain itu, studi literature juga digunakan sebagai acuan dalam menyelesaikan program ini.
4.2 IdentifikasiBPermasalahan
Proses pengidentifikasi masalah dilakukan sesuai dengan hasil studi pendahuluan. Adapun masalah yang harus dilakukan diidentifikasi adalah :
1. Sistem pendaftaran dan antrian yang tidak tertata dengan baik.
2. Sistem pencatatan data pelanggan dan kendaraan bermotornya yang tidak tersimpan dengan rapi.
3. Sistem pencatatan data work order yang tidak akurat. 4. Sistem pencatatan nota transaksi yang lama.
5. Sistem pencatan stok barang yang tidak akurat.
6. Sistem pencatatan penjualan barang yang tidak akurat.
7. Sistem pembuatan laporan yang membutuhkan waktu yang lama.
Kerja praktik ini menghasilkan perangkat lunak (software) Sistem Informasi Administrasi Bengkel di Bengkel TS yang dikembangkan dengan interface dan user friendly. Sistem ini digunakan untuk manajemen dalam menangani masalah administrasi bengkel.
4.3.1 AnalisaBSistem
Setelah mengetahui dan mengenali latar belakang, tujuan, ruang lingkup dan proses yang sudah dikaji secara keseluruhan dari sistem tersebut, maka dapat disusun dan dilaksanakan tahap demi tahap langkah-langkah sebagai berikut :
1. Memahami sistem yang digunakan pada komputer dan merancang dokumen flow yang meliputi input, proses dan output.
2. Menyusun file-file dan struktur file yang digunakan untuk membuat sistem flow.
3. Membuat struktur database dari sistem. 4. Menyusun program.
5. Uji coba sistem dengan data yang sebenarnya.
4.3.2 AlurBDokumen
Berdasarkan hasil penelitian dan analisis sitem yang dilakukan, berikut ini akan digambarkan Alur Dokumen dari proses-proses yang ada sebelum dilakukan pengembangan.
a. Alur Dokumen Pendaftaran Servis
25
Gambar 4.1 Alur Dokumen Pendaftaran Servis
b. Alur Dokumen Pembuatan Nota Transaksi
27
dari bagian pendaftaran dan mekanik kasir akan melakukan penyesuaian data yang ada pada bagian pendaftaran dan mekanik, karena mekanik tetap bisa melayani pembelian barang pelanggan tambahan setelah pembuatan form WO oleh bagian pendaftaran tetapi atas persetujuan dari bagian admin. Gudang. Setelah form WO dilakukan penyesuaian oleh kasir, kasir akan membuatkan nota transaksi rangkap dua. Nota transaksi lembar pertama akan diberikan kepada pelanggan dan nota transaksi lembar kedua akan disimpan oleh kasir sebagai laporan untuk pihak manajemen.
29
Gambar 4.3BAlur Dokumen Pengecekan Ketersediaan Barang
4.3.3 AlurBSistem
Alur Sistem Input Profil Bengkel, Pengurus, Mekanik ini telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Proses ini dimulai ketika sistem ini akan berjalan untuk pertama kalinya. Data profil bengkel digunakan untuk membuat kop dokumen yang akan dihasilkan oleh sistem. Data pengurus digunakan untuk membuat hak akses pengguna yang nantinya akan menggunakan sistem ini. Data mekanik digunakan untuk melengkapi data transaksi servis.
31
b. Alur Sistem Input Data Barang & Jenis Servis
Alur Sistem Input Data Barang & Jenis Servis ini telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Proses ini dimulai ketika bagian inventori telah melakukan pembelian barang, maka bagian inventori akan meng-input kan data barang ke dalam sistem. Selain itu bagian inventori juga bertanggung jawab untuk meng-input kan jenis servis kedalam sistem.
33
d. Alur Sistem Pembuatan Nota Transaksi
Alur Sistem Pembuatan Nota Transaksi ini telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Proses ini dimulai dari mekanik menyerahkan form WO kepada kasir, lalu kasir mengecek nama pelanggan di form WO. Setelah data pelanggan muncul secara otomatis total biaya juga akan muncul. Setelah itu kasir meng-input kan biaya yang dibayarkan pelanggan ke dalam sistem, lalu cetak nota transaksi..
35
e. Alur Sistem Input Form WO
Alur Sistem Input Form WO ini telah menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Proses ini dimulai dari kasir yang menyerahkan form WO kepada bagian inventori, lalu bagian inventori meng-input kan data form WO kedalam sistem.
Gambar 4.8BAlur Sistem Input Form WO
meliputi Data Flow Diagram(DFD) yang terdiri dari Context Diagram, DFD level 0, DFD level 1, Entity Relationship Diagram (ERD) yang terdiri dari Conceptual Data Model (CDM), Physical Data Model (PDM) dan struktur tabel database yang ada. Database diatas digambarkan sebagai berikut :
A. Data Flow Diagram (DFD)
1. Context Diagram Sistem Informasi Administrasi Bengkel CV. TS
37
Gambar 4.9BContext Diagram Sistem Informasi Administrasi Bengkel
Mengambil Data Barang & Jenis Servis Mengambil Data Pengurus
Mengambil Data Nota T ransaksi
[Laporan Persediaan]
Mengambil Data Barang & Jenis Servis Menyimpan Data Barang & Jenis Servis
[No Rangka]
Menyimpan Data Profi l
[Data Jenis Servis]
Input Data Profil Bengkel
2 Input Data Pengurus
3 Input Data Mekanik
4 Input Data Barang &
Jenis Servis
PelangganPelanggan Bagian
Pendaftaran
39
3. DFD Level 1 Sistem Informasi Administrasi Bengkel CV. TS MOTOR Pada DFD level 1 ini menggambarkan proses pembuatan list antrian dan pembuatan daftar transaksi pada sistem informasi administrasi bengkel pada CV. TS MOTOR.
[Mengambil Data Mekanik]
[Mengambil Data Barang & Jenis Servis] [Mengambil Data Pengurus]
Menyimpan Data Item Transaksi [Data Item Transaksi]
1. Conceptual Data Model (CDM)
Gambar CDM berikut ini merupakan bentuk konsep model database yang akan digunakan dalam perancangan sistem. CDM menggambarkan struktur aliran data dalam database.
41
2. Physical Data Model (PDM)
PDM merupakan implementasi secara fisik dari database yang harus dibuat. PDM adalah hasil generate dari bentuk CDM. Pada desain PDM dapat dibuat tipe data dari masing-masing attribute.
ID_PENGURUS = ID_PENGURUS
ID_WO = ID_WO ID_TRANS = ID_T RANS ID_PRODUK = ID_PRODUK ID_PENGURUS = ID_PENGURUS
ID_TRANS = ID_T RANSID = ID
ID_TRANS = ID_TRANS ID_TRANS = ID_T RANS
C. StrukturBTabel
Dalam merancang struktur tabel yang diperlukan meliputi nama tabel, nama attribute, dan tipe data pelengkap seperti primary key, foreign key, dan lain sebagainya. Rancangan database sistem informasi ini terdiri dari beberapa tabel sebagai berikut :
1. Tabel tb_profil
Primary Key : ID_BENGKEL Foreign Key : NAMA_BENGKEL
Fungsi Tabel : Menyimpan Data Profil Bengkel
No Field eype Length Key
1 ID_BENGKEL Varchar 10 Primary
Key 2 NAMA_BENGKEL Varchar 20 Foreign
Key
3 ALAMAT Varchar 100
4 PEMILIK Varchar 20
5 FOTO Varchar 100
eabel 1.BTabel tb_profil 2. Tabel tb_pengurus
Primary Key : ID_PENGURUS
Foreign Key : ID_BENGKEL, ID_PRODUK Fungsi Tabel : Menyimpan Data User Login
No Field eype Length Key
1 ID_PENGURUS Varchar 20 Primary
Key
43
Key
3 ID_PRODUK Varchar 30 Foreign
Key
4 USER_LOGIN Varchar 20
5 USER_PASS Varchar 50
6 NAMA_AKUN Varchar 20
7 JABATAN Varchar 30
8 USER_LEVEL Integer
eabel 2.BTabel tb_pengurus
3. Tabel tb_product
Primary Key : ID_PRODUK
Foreign Key : ID_TRANS, ID_PENGURUS
Fungsi Tabel : Menyimpan Data Barang & Jenis Servis
No Field eype Length Key
1 ID_PRODUK Varchar 30 Primary
Key
2 ID_TRANS Integer - Foreign
Key
3 ID_PENGURUS Varchar 20 Foreign
Key 4 NAMA_PRODUK Varchar 100
5 JENIS Numeric 1
6 HARGA Integer
-7 HARGA_BELI Integer
-8 STOCK Integer
-9 KETERANGAN Varchar 100
10 DISC Integer
-eabel 3.BTabel tb_product
Foreign Key : NAMA_MEKANIK Fungsi Tabel : Menyimpan Data Mekanik
No Field eype Length Key
1 ID_MEKANIK Varchar 50 Primary
Key 2 NAMA_MEKANIK Varchar 50 Foreign
Key
3 ALAMAT Varchar 100
4 TELP Varchar 20
eabel 4.BTabel tb_mekanik
5. Tabel tb_trans
Primary Key : ID_TRANS
Foreign Key : ID_MEKANIK, ID ,ID_WO, ID_PENGURUS Fungsi Tabel : Menyimpan Data Transaksi Akhir
No Field eype Lengt
h
Key
1 ID_TRANS Integer - Primary ey
2 ID_MEKANIK Varchar 50 Foreign
45
3 ID Integer - Foreign
Key
4 ID_WO Integer - Foreign
Key 5 ID_PENGURUS Varchar 20 Foreign
Key 6 KODE_TRANSAKSI Integer
-7 TANGGAL Date
-8 TOTAL_HARGA Decimal 2
9 BAYAR Decimal 2
10 KEMBALI Decimal 2
11 PETUGAS Varchar 100
12 MEKANIK Varchar 30
13 NAMA_PELANGGA N
Varchar 50
14 TYPE Varchar 30
15 NOPOLIS Varchar 30
16 NORANGKA Varchar 30
17 NOMESIN Varchar 30
18 NOHP Varchar 30
19 KM Integer
-eabel 5.BTabel tb_trans
6. Tabel tb_antrian Primary Key : ID
Foreign Key : ID_TRANS
Fungsi Tabel : Menyimpan Data Antrian
No Field eype Lengt
h
Key
1 ID Integer - Primary Key
2 ID_TRANS Integer - Foreign Key
3 NO_ANTRIAN Varchar 50
6 NOPOLIS Varchar 30
7 NORANGKA Varchar 30
8 NOMESIN Varchar 30
9 NOHP Varchar 30
10 MEKANIK Varchar 30
11 KM Integer
-eabel 6.BTabel tb_antrian
7. Tabel tb_transaksi
Primary key : ID_TRANSAKSI Foreign Key : ID_TRANS
Fungsi Tabel : Menyimpan Data Item Transaksi
No Field eype Length Key
1 ID Integer - Primary Key
2 ID_TRANS Integer - Foreign Key
3 NO_ANTRIAN Varchar 50
4 NAMA_PELANGGA N
Varchar 50
5 TYPE Varchar 30
6 NOPOLIS Varchar 30
7 NORANGKA Varchar 30
8 NOMESIN Varchar 30
47
10 MEKANIK Varchar 30
11 KM Integer
-eabel 7.BTabel tb_transaksi
8. Tabel tb_WO
Primary Key : ID_WO Foreign Key : ID_TRANS
Fungsi Tabel : Menyimpan Data WO N
o
Field eype Length Key
1 ID_WO Integer - Primary Key
2 ID_TRANS Integer - Foreign Key
3 TANGGAL Date
-4 INFO_JENIS_ KENDARAAN
Integer
-5 INFO_NOPOLIS Varchar 20
6 INFO_NO_PLG Varchar 225
7 INFO_NOTELP_ PEMILIK
Varchar 225
8 INFO_KM Varchar 225
9 INFO_KASIR Varchar 225
10 INFO_MEKANIK Varchar 225
11 KONDISI_1 Integer
-12 KONDISI_2 Integer
-13 KONDISI_3 Integer
-14 KONDISI_4 Integer
-15 KONDISI_5 Integer
N Varchar admin, inventori, bagian pendaftaran, dan kasir. Oleh karena itu dalam penerapan sistem ini akan dijelaskan berdasarkan masing-masing jenis pengguna.
1. HalamanBLogin
49
dimulai ketika pengguna menekan tombol login tersebut. Bila validasi gagal, maka pengguna akan diminta untuk melakukan input kembali yang benar pada halaman yang sama. Bila validasi berhasil, maka pengguna akan masuk ke halaman utama masing-masing, sesuai dengan hak akses yang diperoleh. Halaman login dapat dilihat pada gambar 5.1.
Gambar 5.1 Form Login
2. HalamanBBagianBManajemen
Gambar 5.2 Form Profil Bengkel
51
Gambar 5.4 Form Data Mekanik
Halaman bagian inventori ini adalah pemegang hak akses form inventori. Di halaman ini bagian inventori dapat meng-input kan data barang, data jenis servis, dan juga data dari form Wo. Seperti dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
53
Gambar 5.7 Form WO 4. HalamanBBagianBPendaftaranBdanBKasir
Halaman bagian Pendaftaran dan Kasir ini adalah pemegang hak akses form transaksi. Di halaman ini bagian pendaftaran dan kasir dapat meng-input kan data item transaksi dan data pelanggan, selain itu bagian pendaftaran dan kasir dapat mengirim email laporan langsung ke owner bengkel. Seperti dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 5.8 Form Transaksi (Item Transaksi)
Gambar 5.10 Form Pengiriman Laporan
4.4 ImplementasiBSistem 3.4.1 KebutuhanBSistem
Untuk menjalankan dan mendapatkan hasil kerja program yang maksimal, maka dibutuhkan software dan hardware pendukung. Adapun kriteria software dan hardware pendukung tersebut adalah :
A. Software Pendukung
Sistem Operasi Microsoft Windows XP / Windows 7 /
Windows 8.
Database engine: MySQL version 5.x.x.
Web server Apache 2.4.x.
PHP 5.3.1 keatas.
XAMPP version 3.0.12.
Browser Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer.
B. Hardware Pendukung
Processor (CPU) 1 GHz.
55
Harddisk (HDD) 320 GB.
VGA Card, Keyboard, dan Mouse
5.1 Kesimpulan.
Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan Sistem Informasi
Administrasi Penggajian pada CV. TS MOTOR adalah sebagai berikut :
1. Berdasarkan hasil uji coba, Sistem Infromasi Administrasi Bengkel yang
dibuat mampu berjalan secara efektif, yaitu meminimalkan kesalahan
dalam melakukan pencatatan transaksi pendaftaran, pembuatan form WO,
transaksi penjualan barang dan pembuatan nota transaksi. Selain itu
Sistem Informasi Administasi Bengkel ini mampu membuat laporan
secara otomatis berdasarkan data-data yang telah tersedia.
2. Berdasarkan hasil uji coba didapatkan bahwa Sistem Informasi
Administrasi Bengkel ini dapat menyimpan data-data dengan rapi dan
akurat.
5.2 Saran.
Berdasarkan penjelasan tentang Sistem Informasi Administrasi Bengkel yang
telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut
:
1. Sistem Informasi Administrasi Bengkel ini dapat dikembangkan menjadi
lebih kompleks lagi dengan menambahkan beberapa sistem, misalnya
sistem pemesanan barang yang terintegrasi langsung kepada manajemen
untuk dapat melakukan approve pemesanan barang agar segera di
lakukan Purchasing OrPer oleh bagian gudang, sehingga pencatatan
58
data administrasi dibagian gudang dapat terekam ke dalam sistem secara
lebih lengkap dan akurat lagi.
2. Sistem Informasi Administrasi Bengkel ini di buat menggunakan Web
Application agar di kemudian hari pihak manajemen dapat melakukan
Hosting pada sistem ini dan dapat melakukan controlling melalui
Bodnar, George, William, Hopwood, 2000, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi pertama, penerjemah, Amir Abadi Jusup dan Rudi M. Tambunan, penerbit salemba empat, Jakarta
Hartono, Jogiyanto, 1990, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek aplikasi Bisnis, Andi Offset, Yogyakarta.
Iqbal, Mohammad, 2004, Peluang Bisnis dan Manajemen Bengkel Mobil,
Jakarta : PT. Elex Media Komputindo
Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: ANDI OFFSET
McLeod, Raymond, Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen : Informatika Bandung.
O’Brien, James A. 2002. Pengantar Sistem Informasi. Salemba Empat, Jakarta.O’Brien, JA and George Marakas 2009. Management Information Sistem. Ninth Edition. McGraw-Hill.Inc. Boston.
Riduwan 2004, Metode dan Teknik Menyusun Tesis, Alfabeta, Bandung.
