Tugas 2
Komunikasi Bisnis
Nama : Wandika Herdiansyah
NPM : 050621382
Prodi : S1 Akuntansi
Kode/Nama UPJJ : 24/Bandung
Universitas Terbuka
2023
1. Apa yang dimaksud dengan surat dinas, dan apa saja komponen yang harus ada dalam surat dinas?
Jawaban :
Surat dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah instansi atau lembaga yang berisi hal-hal berhubungan dengan kedinasan dari Lembaga atau instansi tertentu. Surat dinas merupakan sarana komunikasi tertulis dalam menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Dapat berupa orang pribadi kepada Lembaga atau instansi dan sebaliknya.
Surat dinas adalah jenis surat yang menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain diluar organisasi yang bersangkutan.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, adalah surat yang dikirimkan langsung oleh kantor pemerintah dan umumnya bebas dari masalah biaya.
Dilansir dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia, sebagai alat komunikasi tertulis, surat ini memiliki karakter legal dan formal. Surat ini menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Surat dinas dalam organisasi dapat menjadi alat bukti historis dan mengingatkan aktivitas yang dilakukan oleh lembaga.
Komponen surat dinas : Ciri ciri surat dinas :
a. Menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD).
b. Dilengkapi kop surat yang menyebutkan nama lembaga atau instansi yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
c. Dibuat dengan bahasa yang singkat, padat dan efektif serta mudah dipahami konteksnya.
d. Tidak menggunakan bahasa implisit melainkan menggunakan bahasa eksplisit dan dibuat dalam format tertentu.
e. Di dalam surat selalu dicantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran jika tersedia.
f. Surat biasanya dilengkapi dengan stempel atau cap khusus untuk beberapa kondisi tertentu,
g. Surat juga dilengkapi dengan bagian salam pembuka dan salam penutup sebagai bentuk kesopanan.
Struktur Surat Dinas
Struktur surat ini pada dasarnya sama dengan surat resmi lainnya. Biasanya surat ini memiliki struktur penulisan sebagai berikut.
1) Kepala Surat (Kop Surat)
Logo Institusi atau Perusahaan
Nama Institusi atau Perusahaan
Alamat, Nomor, Telepon/ Faks milik Institusi atau perusahaan 2) Nomor Surat
Setiap lembaga, institusi atau perusahaan yang mengajukan surat, harus mengisi nomor surat. Nomor surat ini berfungsi untuk memudahkan melihat berapa banyak surat yang dikeluarkan dalam setahun.
3) Tanggal Surat
Dalam surat resmi harus terdapat tanggal surat. Hal ini berguna sebagai informasi kapan surat itu dibuat.
4) Lampiran atau hal
Terkadang lampiran juga ditambahkan ke surat resmi, seperti dokumen yang mendukung isi surat.
5) Alamat Tujuan
Alamat yang diberikan dalam surat resmi berisi alamat tujuan yang lengkap, sehingga mempermudah dalam proses pengiriman.
6) Salam Pembuka
Kata-kata dalam pengantar surat resmi harus bersifat formal dan menggunakan bahasa yang sopan.
7) Isi Surat
Isi surat merupakan bagian yang tentunya pasti ada dalam suatu surat baik surat resmi maupun tidak. Informasi yang terkandung dalam area konten harus tepat, jelas, dan tidak bertele-tele
8) Salam Penutup
Tidak hanya salam pembuka, namun salam penutup dalam surat juga sangat penting. Salam penutup yang baik menunjukkan perilaku yang baik dalam komunikasi melalui surat.
9) Tanda Tangan Pengirim Surat
Dalam bagian ini dimaksudkan untuk memasukkan nama dan merek kotak surat pengirim atau tanggung jawab pemilik.
10) Tembusan
Salinan atau bisa juga disebut tembusan dapat dilakukan jika surat resmi ingin dikirimkan oleh pihak lain.
11) Inisial (Kode Singkatan Nama)
Merupakan tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini memiliki fungsi agar ketika terjadi kekeliruan maka pimpinan akan mudah dapat mengecek dan mengembalikan kepada yang membuat agar segera diperbaiki.
2. Apa yang dimaksud dengan memo, dan bagaimana cara membuat memo yang efektif?
Jawaban :
Pengertian Memo Menurut Keraf (1980), memo itu singkatan dari memorandum dan memiliki berbagai macam makna, yaitu (1) memorandum berarti nota atau surat peringatan tidak resmi, (2) memorandum berarti surat pernyataan hubungan diplomasi, dan (3) memorandum berarti bentuk komunikasi yang menjurus kesaran, arahan, atau penerangan.
Sementara itu, berdasarkan KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia), memo atau memorandum ini merupakan bentuk komunikasi yang berisi saran, arahan, atau penerangan dalam bentuk nota. Selain itu, memo juga bisa dijadikan sebagai surat pernyataan dalam hubungan diplomasi. Tidak hanya itu saja, memo atau memorandum dapat juga digunakan oleh pimpinan suatu organisasi atau perusahaan dalam upaya menyampaikan suatu pesan singkat yang berupa pemberitahuan atau permintaan dalam suatu organisasi atau perusahaan tersebut.
Berdasarkan beberapa definisi yang telah diuraikan tersebut, dapat disimpulkan bahwa memo adalah bentuk komunikasi melalui pesan singkat yang biasanya berupa saran, pemberitahuan, permintaan, dan ditulis dalam sebuah
nota. Di dalam praktiknya, sangat jarang bagi pihak karyawan untuk memberikan sebuah memo kepada pihak atasan, terutama dalam suatu organisasi atau perusahaan bisnis. Sementara itu, dalam ranah hukum, sebuah laporan memorandum biasanya memiliki satu hingga tiga halaman saja. Semisal halamannya lebih dari satu, itu pun harus diusahakan untuk meringkas supaya pembaca tidak perlu membaca keseluruhan informasinya.
Tips Menyusun Sebuah Memo
Khusus untuk sebuah memo resmi, penyusunannya harus menggunakan bahasa baku yang efektif sebab penggunaan dari memo ini adalah dalam konteks resmi.
Ketika hendak menulis memo, sebaiknya ditulis secara singkat dan padat, langsung pada hal-hal pokoknya saja.
Menggunakan bahasa yang sesuai dengan siapa yang akan menerimanya. Apabila yangmenerima adalah seseorang dengan jabatan tertentu, gunakan bahasa baku dan efektif. Namun, apabila yang menerima adalah orang terdekat dengan konteks tidak resmi, dapatmenggunakan bahasa sehari-hari tetapi harus sopan dan jelas isinya.
Jangan lupa untuk mencantumkan nama pembuat memo secara jelas supaya keberadaan memo tersebut dapat dipertanggung jawabkan.
Cantumkan juga nama penerimanya supaya memo tersebut tidak salah sasaran
3. PT. XYZ adalah sebuah perusahaan besar yang bergerak di bidang produksi dan penjualan elektronik. Perusahaan tersebut ingin menjalin kerjasama dengan perusahaan saudaranya di Jepang, yaitu PT. ABC.
Anda adalah seorang staf dari PT. XYZ yang ditugaskan untuk mengirimkan surat permintaan kerjasama kepada PT. ABC. Buatlah surat permintaan kerjasama yang tepat berdasarkan prinsip-prinsip korespondensi bisnis
Jawaban :
Kepada Yth.
Direktur Utama PT. ABC Jl. Tokyo Verdi IV No. 14 Tokyo 14102000
Jepang
Perihal: Permohonan Kerjasama
Dengan hormat,Kami dari PT. XYZ, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang produksi dan penjualan elektronik diIndonesia, ingin menjalin kerjasama dengan perusahaan saudara kami di Jepang, yaitu PT. ABC.
Kami percaya bahwa kerjasama ini akan memberikan manfaat yang besar bagi kedua perusahaan. Adapun jenis kerjasama yang kami harapkan adalah kolaborasi dalam bidang riset dan pengembangan produk elektronik, serta pengadaan bahan baku dan komponen untuk produksi produk elektronik.
Kami berharap dapat memperluas jangkauan pasar kami dan meningkatkan daya saing produk kami dipasar internasional. Sebagai langkah awal, kami ingin mengundang perwakilan dari PT. ABC untuk mengunjungi fasilitas produksi kami di Indonesia pada bulan depan.
Kami akan sangat menghargai jika Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi mengenai keikutsertaan PT. ABC dalam kerjasama ini dan mengirimkan perwakilan ke Indonesia. Kami siap menyediakan segala fasilitas yang diperlukan untuk menjamu perwakilan PT. ABC dengan baik selama kunjungan mereka.
Terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu. Kami berharap dapat segera mendapatkan jawaban dari Bapak/Ibu secepatnya.
Hormat kami, PT. XYZ
Wandika H Direktur Utama
4. Andi akan melakukan presentasi bisnis tentang produk baru yang ingin dijual oleh perusahaan tempatnya bekerja. Uraikan hal penting apa saja yang perlu dipersiapkan Andi untuk menyajikan presentasi bisnis yang efektif?
Jawaban :
Untuk melakukan presentasi bisnis yang efektif, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:
1. Menentukan tujuan presentasi
Sebelum membuat presentasi, perlu dipastikan tujuan apa yang ingin dicapai melalui presentasi tersebut. Tujuan dapat berupa memperkenalkan produk baru, mengajak investor untuk berinvestasi, atau menjelaskan rencana bisnis kepada mitra.
2. Menyesuaikan audiens
Audiens dalam presentasi bisnis dapat berbeda-beda, sehingga perlu disesuaikan dengan pesan yang ingin disampaikan. Misalnya, presentasi untuk investor harus lebih menekankan pada potensi keuntungan, sementara presentasi untuk pelanggan harus menekankan pada manfaat produk.
3. Menyusun struktur presentasi
Presentasi bisnis perlu disusun dengan struktur yang jelas dan mudah diikuti.
Umumnya, presentasi bisnis terdiri dari pengenalan perusahaan, penjelasan produk atau layanan, analisis pasar, strategi pemasaran, dan proyeksi keuangan.
4. Menggunakan media yang tepat
Media dalam presentasi bisnis dapat berupa slide, video, grafik, atau gambar.
Pemilihan media yang tepat dapat membantu menyampaikan pesan dengan lebih jelas dan menarik.
5. Berlatih dan mempersiapkan diri
Sebelum melakukan presentasi, penting untuk berlatih dan mempersiapkan diri dengan baik. Hal ini dapat membantu mengurangi kecemasan dan memastikan presentasi berjalan dengan lancar.
Sumber : BMP EKMA4159
Guffey, M. E., & Loewy, D. (2015). Business communication: Process and product.
Cengage Learning.
