PENGERTIAN SURAT
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan
berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan
mengikuti aturan dan bentuk tertentu.
Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di bawah ini,
yaitu:
Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika
Menarik, padat, dan jelas.
Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.
Selain memiliki kriteria, surat juga memiliki fungsi, yaitu:
Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga isi surat
menggambarkan citra penulis.
Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.
FORMAT SURAT
Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
2. Bentuk lurus (black style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk lekuk (indented style)
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)
JENIS-JENIS SURAT
1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkansebagai berikut :
A. SURAT PRIBADI
Yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi.
surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan
Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.
(1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat
(2) Tidak menggunakan nomor surat
(3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi
(4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.
Yang termasuk surat pribadi adalah :
a. Surat keluarga
b. Surat lamaran pekerjaan. Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan
tahap-tahapnya yaitu :
1. Sumber informasi
2. Pedoman penulisan
3. Lampiran yang diminta
4. Proses pengajuan surat lamaran.
Pada bagian tanda tangan surat lamaran seringkali suatu kantor khususnya kantor pemerintah
menghendaki perlunya dibubuhi materai.
Isi surat lamaran terdiri dari :
a. Tempat dan tanggal surat
b. Alamat surat
c. Perihal
d. Salam pembuka
e. Kalimat pembuka
f. Data pribadi
g. Data lampiran
h. Kalimat penutup
i. Kata penutup
j. Tanda tangan dan nama jelas
k. Materai jika diminta
Biasanya pelamar melengkapi surat lamarannya dengan melampirkan :
1. Daftar Riwayat Hidup
2. Foto Copy Ijasah
3. Foto Copy KTP dan
4. Pas foto
B. SURAT RESMI
Adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang atau
lembaga/instansi lainnya.
Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:
1. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk
kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
2. Surta niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
3. Surta sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang
bersifat nirlaba ( nonprofit).
Bagian-bagian surat resmi:
1. Kepala/kop surat, terdiri dari
- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar
- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
- Logo instansi/lembaga
2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
4. Hal, berupa garis besar isi surat
5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
8. Isi surat
(-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf
kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan).
9. Penutup surat
10. Penutup surat, berisi
- salam penutup
- jabatan
- tanda tangan
- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
11. tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu
C. MEMO
Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.
2. Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :
a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan.
c. Surat perintah.
d. Surat permintaan
e. Surat panggilan
f. Surat peringatan
g. Suirat perjanjian
h. Surat laporan
i. Surat pengantar
j. Surat penawaran
k. Surat pemesanan
l. Surat undangan dan
m. Surat lamaran pekerjaan.
3. Menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikkut :
a. surat biasa, artinya, isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju.
b. surat konfidensial ( terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangan
tertentu yang terkait saja.
c. surat rahasia, yaitu surat yang isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja.
4. Berdaraskan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan menjadi surta biasa, surat
edaran, dan surat pengumuman.
5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi atas surat biasa, surat kilat,
dan surat kilat khusus.
6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkatpos, telegram,
teleks atau faksimile, serta memo dan nota.
