PENGERTIAN SURAT DAN DOKUMENTASI
earsipan adalah suatu proses penerimaan, pencintaan, pengumpulan, pengaturan, penyusunan, pemeliharaan dan penyimpanan surat-surat/warkat/arsip dan dokumen menurut sistem tertentu karena mempunyai nilai kegunaan agar saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan.
K
A. PENGERTIAN DOKUMENTASI Sama halnya dengan surat, pengertian dokumentasi berbeda bagi setiap ahlinya. Seperti ;
1. Kamus Administrasi Perkantoran Suatu pekerjaan yang bertugas mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah, serta memelihara dan menyiapkan sehingga menjadi surat yang dapat digunakan.
2. NIDER (Niderlands Institut Voor Documentatie en Regestra Tuur) Tugas memberikan keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada
diperpustakaan dan pemberitahuan tentang literatur.
3. FID (Federation International de Documentation)
Pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan menyebarluaskan surat dari segala macam jenis lapangan aktifitas manusia.
B. PENGERTIAN DOKUMEN
Surat berarti, sesuatu yang ditulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. Berikut ini
pengertian surat dari beberapa buku sumber :
1. Ensiklopedi Administrasi
Warkat asli yang digunkan sebagai alat pembuktian atau
sebagai alat untuk mendukung suatu keterangan.
2. Ensiklopedi Umum
Surat, akte, piagam, surat resmi dan bahan rekaman, tertulis atau tercetak yang dapat memberi keterangan untuk penyelidikan ilmiah dalam arti yang luas.
3. Kamus Bahasa Inggris Webstern Membuktikan dengan keterangan, melengkapi keterangan dengan fakta-fakta.
C. JENIS-JENIS DOKUMENTASI
Jenis-jenis dokumentasi sangat banyak, demikian banyaknya jenis surat, maka surat dapat ditinjau dari beberapa segi;
1. Ditinjau dari segi pemakaiannya Surat pribadi
Surat niaga Surat sejarah Surat pemerintah
2. Ditinaju dari segi kegunaannya Niali penerangan
Nilai perdagangan Nilai yuridis Nilai historis 3. Ditinjau dari fungsinya
Surat dinamis, dapat pula dibedakan atas
a) Surat aktif b) Surat semi aktif c) Surat in aktif Surat statis
-4. Ditinjau dari segi penelitiannya Surat primer
Surat sekunder Surat tertier
5. Ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya
Bila ditinjau dari segi ruang lingkupnya dan bentuk fisiknya, maka surat dapat dibedakan sebagai berikut;
Surat literal adalah surat yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Surat kolporal adalah surat
berwujud benda bersejarah.
Seperti seni dan benda-benda kuno.
Surat privat adalah surat yang berwujud surat menyurat/arsip. 6. Dilihat dari sumbernya
Surat yang bersumeber dari pemerintah
Surat yang bersumber dari swasta
Surat bersumber dari kontrak-kontrak dagang
Aktivitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan.
