SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN
DAN PENGUPAHAN
PERBEDAAN GAJI DAN UPAH
• Pembayaran atas
penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan
• Dibayarkan secara tetap per bulan
• Pembayaran atas
penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh)
• Dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan
Gaji Upah
FUNGSI YANG TERLIBAT DALAM SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN
PENGUPAHAN
Fungsi
Kepegawaian
Fungsi Keuangan
Fungsi Akuntansi
Bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan,
penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan
penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian
karyawaan dan pekerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan
kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah
karyawan
Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Bagian ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan waktu hadir bagi
semua karyawan perusahaan atau instansi, sistem pengendalian intern
yang
baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau
oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Bagian ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi
penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi
beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. daftar gaji
diserahkan oleh pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi guna pembuatan
bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada
pegawai.
Bertanggung jawab atas
pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja
untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan
penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja
Bertanggung jawab atas
pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan
kesejahteraan karyawan
INFORMASI YANG DIPERLUKAN OLEH MANAJEMEN DARI KEGIATAN
PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
1.Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu
2.Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban
3.Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan
4.Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban
perusahaan dan setiap pertanggungjawaban periode
akuntansi tertentu
DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Kartu jam hadir Kartu jam kerja
Daftar gaji dan upah
Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
Surat pernyataan gaji dan upah
Amplop gaji dan upah
Bukti kas keluar
DOKUMEN PENDUKUNG
PERUBAHAN GAJI DAN UPAH
Surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
perubahan tarif, penurunan pangkat,
pemberhentian sementara dari
pekerjaan, pemindahan karyawan, dll
Fungsi kepegawai
an
Fungsi pembuat daftar gaji dan
upah
KARTU JAM HADIR
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.
Catatan jam hadir karyawan
yang dapat berupa daftar
hadir biasa, dapat pula
berbentuk kartu hadir uang
diisi dengan mesin pencatat
waktu. Contoh daftar hadir
karyawan
KARTU JAM KERJA
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dibutuhkan oleh tenaga kerja pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini hanya digunakan di perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Fungsi
pembuat daftar gaji
dan upah
Mandor pabrik
Kartu
jam hadir Kartu
jam kerja
KARTU JAM KERJA
DAFTAR GAJI DAN DAFTAR
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, UPAH
dikurangi potongan-potongan berupa PPh, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya.
Gambar Daftar Gaji
DAFTAR GAJI DAN DAFTAR UPAH
Gambar Daftar Upah
REKAP DAFTAR GAJI DAN REKAP DAFTAR UPAH
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang
dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.
Gambar Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah
SURAT PERNYATAAN GAJI DAN UPAH
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah dalam suatu
kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar dan gaji.
Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
AMPLOP GAJI DAN UPAH
Uang gaji dan upah karyawan Amplop gaji dan upah
nama karyawajumlah gaji bern, NIK, sih
BUKTI KAS KELUAR
Fungsi Akuntan
si Perintah
pengeluaran uang
Fungsi Keuanga
n
informasi dalam daftar gaji dan upah
Fungsi pembuatan daftar gaji dan
upah
CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN :
Jurnal Umum
Kartu Biaya
Kartu Penghasilan Karyawan
Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal
umum digunakan untuk mencatat distribusi
biaya tenaga kerja ke dalam setiap
departemen dalam perusahaan.
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk
pesanan tertentu.
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya
tenaga kerja tidak langsung dan biaya
tenaga kerja
nonproduksi setiap departemen dalam
perusahaan.
- untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan.
- sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.
- sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan di
tandatanganinya kartu
tersebut oleh karyawan yang
bersangkutan.
JARINGAN PROSEDUR YANG MEMBENTUK SISTEM
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pembuatan daftar gaji 3. Prosedur distribusi biaya gaji
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
5. Prosedur pembayaran gaji
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
2. Prosedur pencatatan waktu kerja
3. Prosedur pembuatan daftar upah
4. Prosedur distribusi biaya upah 5. Prosedur pembuatan bukti kas
keluar
6. Prosedur pembayaran upah
Sistem Penggajian Sistem Pengupahan
UNSUR PENGENDALIAN INTERN DALAM SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
Organisasi
1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan 2. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dan fungsi operasiSistem Otorisasi
1. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan dan ditandatangani oleh Direktur Utama
2. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, atau tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan 3. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotoriasasi oleh fungsi kepegawaian
4. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi kepegawaian
5. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan
6. Daftar gaji dan upah harus diotoriasi oleh fungsi personalia
7. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotoriasi oleh fungsi akuntansi
UNSUR PENGENDALIAN INTERN DALAM SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN
Prosedur Pencatatan1. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji upah karyawan
2. Tarif upah yang didantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi Praktik yang Sehat
1. Kartu jam hadir diBandingkan dengan jam kerja sebelum kartu yang terakhir dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung
2. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawali oleh fungsi pencatat waktu
3. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum diadakan pembayaran
4. Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan
5. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
BERIKUT MERUPAKAN PROSEDUR DARI PENGGAJIAN DAN LEMBUR KARYAWAN
1.Supervisor mengisi form lembur 1 rangkap yang kemudian dikirim ke manajer untuk mendapatkan persetujuan.
2.Manajer memeriksa form lembur dari supervisor, kemudian jika setuju form lembur di ACC, dan manajer membuat form lembur yang telah disetujui rangkap 2, lembar pertama dikirim ke Supervisor dan lembar kedua dikirim ke Bagian Keuangan, jika tidak maka proses berulang.
3.Berdasarkan form lembur yang telah disetujui, Bagian Keuangan merekap form lembur yang menjadi laporan lembur rangkap 3. Lembar pertama dikirim ke Manajer, lembar kedua dikirim ke pimpinan, dan lembar ketiga disimpan sebagai arsip.
4.Berdasarkan laporan lembur, Bagian Keuangan merekap form penggajian dengan menggunakan data penggajian rangkap 3. Lembar pertama dikirim ke pimpinan, lembar kedua dikirim, ke Supervisor, dan lembar ketiga disimpan sebagai arsip.
5.Setelah Supervisor menerima Form lembur yang disetujui dari Manajer dan menerima Laporan penggajian dari Bagian Keuangan maka proses selesai.
PROSEDUR PENCATATAN
WAKTU HADIR
PROSEDUR PENCATATAN WAKTU KERJA
Pencatatan kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan dari produk atau pesanan diperoleh. Waktu kerja karyawan dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan.
Dan dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga
kerja langusng kepada produk yang diproduksi.
PROSEDUR PEMBUATAN
DAFTAR GAJI DAN UPAH
PROSEDUR DISTRIBUSI BIAYA GAJI DAN UPAH
Biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Hal ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
PROSEDUR PEMBAYARAN
GAJI DAN UPAH
BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM PENGGAJIAN
Sistem penggajian yang merupakan sistem pembayaran atas jasa yang
diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau kepada
karyawan yang gajinya dibayarkan bulanan. Oleh karena itu, dalam
sistem penggajian ini tidak diperlukan pencatatan waktu kerja. Dalam
sistem panggajian berikut ini, tanda terima gaji oleh karyawan
dibuktikan dengan penandatanganan oleh karyawan atas kartu
penghasilan karyawan, sehingga setiap karyawan hanya dapat melihat
gajinya masing-masing.
JURNAL UNTUK MENCATAT BIAYA GAJI DIBUAT DALAM EMPAT TAHAP BERIKUT INI :
1. Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, dicatat oleh Bagian Utang kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar sebagai berikut :
Gaji dan Upah xx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx
Dalam jurnal tersebut digunakan rekening Gaji dan Upah sebagai clearing account
JURNAL UNTUK MENCATAT BIAYA GAJI DIBUAT DALAM EMPAT TAHAP BERIKUT INI (LANJUTAN) :
2. Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, Bagian Jurnal mencacat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut :
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx
Biaya Administrasi dan Umum xx
Biaya Pemasaran xx
Gaji dan Upah xx
Karena gaji karyawan di pabrik tidak berhubungan langsung dengan pesanan tertentu, maka biaya gaji diperlakukan sebagai unsur biaya overhead pabrik, sehingga biaya gaji karyawan pabrik dibebankan ke dalam rekening biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya. Gaji karyawan fungsi-fungsi nonproduksi dibebankan ke dalam rekening biaya Administrasi dan Umum, dan rekening Biaya Pemasaran.
JURNAL UNTUK MENCATAT BIAYA GAJI DIBUAT DALAM EMPAT TAHAP BERIKUT INI (LANJUTAN) :
3. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas” oleh fungsi keuangan, Bagian Jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai berikut :
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx
Kas xx
4. Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, bagian Kartu Biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu (kartu biaya). Kartu biaya ini berisi rekekning pembantu yang merinci rekening- rekening kontrol : Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya, Biaya Administrasi dan Umum, dan Biaya Pemasaran.
TUGAS MENJELASKAN BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM PENGGAJIAN DARI SLIDE KE 29-39
Membuat rekap gaji dan surat pernyataan
gaji
KJH = Kartu jam hadir RDG = Rekap daftar gaji SPG = Surat pernyataan gaji DG = Daftar gaji
BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM PENGGAJIAN (LANJUTAN)
KPK = Kartu Penghasilan Karyawan
BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM PENGGAJIAN (LANJUTAN)
Mengisi cek
&
memintaka n tanda tangan atas
cek
Membayarkan gaji kpd.
Karyawan &
meminta tanda tangan atas
kartu penghasilan
karyawan
BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM PENGGAJIAN (LANJUTAN)
RDG 1
Daftar gaji
1 RDG 1
RDG 1
BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM PENGUPAHAN
Sistem pengupahan yang merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai karyawan pelaksana, atau kepada karyawan yang jasanya dibayar menurut jumlah jam atau hari atau jumlah produk yang dihasilkan. Karena karyawan yang upahnya didasarkan kepada jam atau hari kerja di pabrik ada yang merupakan tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk yang dihasilkan, maka dalam sistem pengupahan ini diperlukan pencatatan waktu kerja, untuk membebankan upah tenaga kerja langsung kepada produk.
JURNAL UNTUK MENCATAT BIAYA UPAH DIBUAT DALAM EMPAT TAHAP BERIKUT INI :
1. Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, dicatat oleh Bagian Utang kewajiban upah ke dalam register bukti kas keluar sebagai berikut :
Gaji dan Upah xx
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx
Dalam jurnal tersebut digunakan rekening Gaji dan Upah sebagai clearing account
JURNAL UNTUK MENCATAT BIAYA UPAH DIBUAT DALAM EMPAT TAHAP BERIKUT INI (LANJUTAN) :
2. Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, Bagian Jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum sebagai berikut :
Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja xx
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx
Biaya Administrasi dan Umum xx
Biaya Pemasaran xx
Gaji dan Upah xx
Karena upah karyawan di pabrik dibagi menjadi dua : tenaga kerja langsung dan tenaga kerja tidak langsung, maka biaya upah tenaga kerja langsung dibebankan ke dalam rekening Barang dalam proses-Biaya Tenaga Kerja. Sedangkan biaya upah tenaga kerja tidak langsung diperlakukan sebagai unsur biaya overhead pabrik dan dibebankan ke dalam rekening Biaya Overhead Pabrik sesungguhnya. Gaji karyawan fungsi-fungsi nonproduksi dibebankan ke dalam Rekening Biaya Administrasi dan Umum, dan rekening Biaya Pemasaran.
JURNAL UNTUK MENCATAT BIAYA UPAH DIBUAT DALAM EMPAT TAHAP BERIKUT INI (LANJUTAN) :
3. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap “lunas”
oleh fungsi keuangan. Bagian Jurnal mencatat pembayaran upah karyawan ke dalam register cek sebagai berikut :
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx
Kas xx
4. Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar upah, Bagian Kartu Biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam dua buku pembantu : kartu harga pokok
produk dan kartu biaya.
- Kartu harga produk digunakan untuk mencatat rincian biaya tenaga kerja langsung yang digunakan untuk memproduksi pesanan. Kartu harga produk merupakan rekening pembantu untuk rekening Barang dalam
proses-Biaya Tenaga Kerja.
- Kartu biaya berisi rekening pembantu yang merinci rekening-rekeing kontrol : Biaya
Overhead Pabrik Sesungguhnya, Biaya Administrasi dan Umum, dan Biaya Pemasaran.
Upah tenaga kerja tidak langsung, upah karyawan, fungsi administrasi dan umum (fungsi
akuntansi, fungsi personalia dan umum, fungsi hubungan masyarakat) dan upah karyawan fungsi pemasaran dicatat ke dalam kartu biaya.
BAGAN ALIR DOKUMEN
SISTEM PENGUPAHAN
BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM
PENGUPAHAN (LANJUTAN)
BAGAN ALIR DOKUMEN SISTEM
PENGUPAHAN (LANJUTAN)
DISTRIBUSI BIAYA GAJI DAN
Distribusi biaya gaji dan upah ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja.
UPAH
Umumnya dilakukan dengan metode berikut ini : 1. Metode Rekening Berkolom
Metode ini dihasilkan dari penyediaan rekening biaya
berkolom untuk setiap departemen dalam buku pembantu biaya. Pada akhir bulan, setiap kolom rupiah dalam rekening berkolom dijumlah dan hasilnya disajikan dalam laporan biaya tenaga kerja per departemen. Media yang dipakai sebagai sumber informasi untuk posting ke dalam rekening berkolom ini adalah rekap daftar gaji atau jurnal umum.
DISTRIBUSI BIAYA GAJI DAN UPAH (LANJUTAN)
2. Metode Summary strip : Tiket Tunggal
Distribusi biaya upah langsung dapat dilakukan dengan membuat kartu jam kerja untuk setiap order produksi. Kartu jam kerja ini kemudian diisi dengan tarif upah karyawan yang bekerja untuk order produksi tersebut dan dikalikan jumlah jam kerja, serta disimpan dalam arsip sementara menurut order produksi.
Secara periodik kartu jam kerja ini ditotal jumlah rupiahnya, dan dicatat dalam kartu harga pokok produk. Untuk tenaga kerja tak langsung, kartu jam kerjanya diisi dengan tarif upahnya kemudian disortasi menurut klasifikasi biaya tenaga kerja menurut jenis dan departemen. Jumlah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung menurut klasifikasi jenis dan departemen tersebut diringkas dan diposting ke dalam summary strip, yang sekaligus berfungsi sebagai laporan biaya tenaga kerja.
LATIHAN
1. Sebutkan informasi apa saja yang sebaiknya ada dalam data-data berikut ini:
a. Data Pribadi Karyawan
b. Data Tarif Gaji yang berlaku c. Data gaji karyawan
2. apakah hubungan pengupahan dengan harga pokok produk , dan dokumen apa pendukungnya
3. apakah yang harus dilakukkan apabila ada karyawan yang tidak setuju dengan hasil perhitungan penggajiannya
4. bagaimana cara menerapkan pengendalian internal pada penggajian , apabila Perusahaan mempunyai banyak departemen.
