Implementasi Sistem Pengelolaan Dokumen Pada PT Sri Aneka Karyatama
Document Management System Implementation at PT Sri Aneka Karyatama
Juwita Maya Sari 1, Meiriyama2
1,2Program Studi Manajemen Informatika, Universitas Multi Data Palembang E-mail: 1[email protected], 2[email protected]
Abstrak
PT Sri Aneka Karyatama, yang juga dikenal sebagai PT.SAK, adalah sebuah perusahaan yang menawarkan jasa – jasa konstruksi, engineering, suplai, dan layanan pembersihan. Perusahaan ini didirikan pada tahun 1987, perusahaan ini adalah anak perusahaan dari PT. Pupuk Sriwidjaja yang telah memiliki pengalaman selama 26 tahun dalam berbagai bidang usaha, dengan fokus utama pada pemeliharaan bangunan dan layanan pembersihan.
Walaupun demikian, PT. Sri Aneka Karyatama sedikit mengalami kendala dalam pengarsipan surat menyurat, seperti pendataan, penyimpanan, dan kerusakan data. Oleh karena itu, untuk mengatasi masalah tersebut, dilakukan pembuatan sistem informasi baru yang meliputi proses input surat masuk dan keluar, input pengguna, pencarian surat, dan pelaporan surat. Metodologi yang digunakan adalah Metodologi Iteratif, dan pengguna dari sistem informasi baru tersebut adalah HRD, manager, dan direktur PT. Sri Aneka Karyatama. Hasil dari pembuatan sistem informasi baru ini adalah dapat membantu mempermudah proses surat masuk dan keluar, menghemat waktu, dan mengurangi kendala yang dialami staf perusahaan pada PT Sri Aneka Karyatama.
Kata kunci: aplikasi, iterative, pengarsipan, surat
Abstract
PT Sri Aneka Karyatama, also known as PT.SAK, is a company that offers construction, engineering, supply and cleaning services. This company was founded in 1987, this company is a subsidiary of PT. Pupuk Sriwidjaja who has 26 years of experience in various business fields, with the main focus on building maintenance and cleaning services. Even so, PT. Sri Aneka Karyatama experienced a few problems in archiving correspondence, such as data collection, storage, and data corruption. Therefore, to overcome this problem, a new information system was created which included the process of inputting incoming and outgoing mail, user input, mail search, and mail reporting. The methodology used is the Iterative Methodology, and users of the new information system are HRD, managers and directors of PT. Sri Aneka Karyatama.
The result of creating this new information system is that it can help simplify the incoming and outgoing mail process, save time, and reduce the constraints experienced by company staff at PT Sri Aneka Karyatama.
Keywords: application, iterative, archiving, mail
1. PENDAHULUAN
Seorang penulis dan ahli dari Amerika Serikat menyatakan bahwa akhir abad ke-20 merupakan awal dari era informasi, di mana orang mulai memegang kendali atas informasi dan media komunikasi massa modern. Orang yang memahami informasi dan media tersebut, akan memiliki kemampuan untuk mengendalikan dunia[1]. Pada tahun 1960-an, penyebaran komputasi di dunia negara industri beralih dari industri manufaktur ke industri jasa. Para ilmuwan berpendapat bahwa ini adalah fenomena masyarakat informasi (information society).
Daniel Bell mengatakan bahwa masyarakat akan menuju masyarakat yang lebih partisipatif, desentralisasi, dan demokratis dalam fenomena ini[2].
Era pengembangan komputer terus berlangsung hingga tahun 1990 dan adanya teknologi internet. Meskipun perkembangannya sangat cepat, para ilmuwan menyebut fenomena ini "tidak terduga" karena munculnya beragam program yang membuat dunia merasakan pengaruh teknologi[3]. Namun, pengembangan ini tidak selalu memberikan keuntungan dalam semua aspek. Selain banyak manfaat dan fungsinya, ada juga dampak negatif seperti keterbatasan akses internet bagi anak-anak, yang menyebabkan munculnya kasus dan tindakan yang disebabkan oleh akses internet[4].
Istilah teknologi dan informasi memiliki beberapa istilah yang sering digunakan dalam dunia pendidikan, seperti pendidikan teknologi, teknologi pendidikan, teknologi informasi, keterampilan informasi, informasi buta aksara, dan informasi belajar. Ini dikaitkan dengan keterampilan komputer, sehingga istilah-istilah ini membingungkan[5]. Fungsi dari hubungan antara teknologi informasi dan organisasi adalah untuk memindahkan informasi guna mencapai tujuan komunikasi. Ini umumnya melibatkan penggunaan komputer hingga satelit. Oleh karena itu, fase teknologi komunikasi dan informasi dipahami sebagai gambaran teknologi yang terkait dengan elektronik dan bukan mekanis. Istilah teknologi informasi dan komunikasi merupakan artefak, teknik, dan ilmu yang dapat digunakan untuk memecahkan masalah, termasuk memecahkan masalah informasi dan komunikasi.
Pada mulanya, teknologi informasi hanya digunakan untuk menulis, membuat grafik dan gambar, dan menyimpan data, namun kemudian berkembang menjadi alat komunikasi melalui jaringan yang meluas mencakup seluruh dunia[1]. Penggunaan teknologi informasi membantu dalam kegiatan arsip surat dan manajemen arsip untuk meningkatkan kinerja dan efisiensi. Sistem kearsipan yang mengikuti perkembangan teknologi atau tata kearsipan otomatis memanfaatkan sarana pengolahan data elektronik. Selain membuat proses lebih efisien, sistem ini juga membantu mengatur kebutuhan duplikasi.
Perusahaan bernama PT Sri Aneka Karyatama, yang juga dikenal dengan singkatan PT.SAK, didirikan pada tahun 1987 dan merupakan bagian dari PT. Pupuk Sriwidjaja yang berada di bawah Yayasan Kesejahteraan Pusri (YKKP). PT. SAK berfokus pada bidang konstruksi, engineering, supplier, dan cleaning services. Perusahaan ini didirikan dengan nama PT. Sri Aneka Karya dan berganti nama menjadi PT. Sri Aneka Karyatama pada tahun 1988.
Dengan pengalaman selama 26 tahun dalam berbagai bidang usaha, PT. SAK menjadi perusahaan yang dapat diandalkan di propinsi Sumatera Selatan. Fokus utama PT. SAK adalah pada pekerjaan pemeliharaan bangunan, seperti perumahan, gedung, jalan, pabrik, dan cleaning services yang berada di lingkungan kerja PT. Pusri
Untuk menjaga kelancaran aktivitas dan mempermudah proses pencarian data, proses pengarsipan harus dilakukan dengan metode yang baik dan benar. Meskipun selama ini proses pengarsipan sudah berlangsung dengan lancar, namun beberapa masalah telah terjadi, seperti kesulitan dalam maintenance arsip surat. Ini disebabkan oleh pendataan yang kurang teratur dan penyimpanan yang tidak efisien, sehingga menimbulkan masalah tumpukan kertas dan membutuhkan ruang tambahan.
Dalam bagian ini, penulis akan menguraikan teori-teori yang berkaitan erat dengan topik utama, yaitu sumber informasi dan sistem pengarsipan surat. Teori-teori ini sangat penting sebagai dasar bagi penulis dalam melakukan penelitian, menganalisis, dan menginterpretasikan permasalahan yang muncul terkait dengan pengarsipan surat. Pertama-tama, sumber tertulis
sejarah datang dari dokumen, yang berbeda dengan kesaksian lisan dan arsip. Dokumen ini biasanya ditujukan untuk surat resmi pemerintah seperti perjanjian, undang-undang, hibah, dan konsesi[6]. Surat sendiri adalah bentuk komunikasi yang terdokumentasi dan dikirimkan ke pihak lain dengan spesifikasi tertentu, termasuk penggunaan kertas, bentuk, kode dan notasi, bahasa yang khas, dan tanda tangan[7].
Kemudian, arsip adalah kumpulan dokumen yang diterbitkan oleh lembaga pemerintah, disimpan secara terorganisir di lokasi tertentu sebagai acuan, serta memelihara surat-surat yang tidak lagi dipakai, dan menjadi tempat penyimpanan surat-surat yang masih dibutuhkan[8].
Menurut Tata Sutabri, informasi didefinisikan sebagai data yang telah diklasifikasikan, diproses, dan diterjemahkan yang memiliki manfaat bagi proses pengambilan keputusan, seperti yang dijelaskan dalam bukunya yang berjudul "Sistem Informasi Manajemen"[9].
Selain itu, Marakas dan O'Brien (2017, halaman 6) juga menjelaskan tentang Sistem Informasi (SI), yang merupakan kumpulan dari perangkat keras, manusia, perangkat lunak, jaringan komunikasi, sumber daya data, kebijakan, dan prosedur yang bekerja bersama-sama untuk menyimpan, memodifikasi, mengakses, dan menyebarluaskan informasi di sebuah organisasi[10]. Dalam konteks pengarsipan surat, sistem informasi yang baik sangat penting untuk membantu mengelola dan menyimpan data-data surat dengan lebih efisien dan terstruktur.
Terakhir, basis data juga merupakan salah satu teori yang berkaitan dengan sistem pengarsipan surat. Basis data terdiri dari dua kata, yaitu "Basis" dan "Data". "Basis" bisa diterjemahkan sebagai tempat berkumpul atau gudang, sedangkan "Data" mengacu pada representasi fakta dari dunia nyata yang menggambarkan objek seperti orang, barang, peristiwa, dll, yang dicerminkan dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, suara, atau kombinasinya[11]. Dalam hal ini, basis data dapat diartikan sebagai tempat penyimpanan data surat yang efisien dan terorganisir, sehingga memudahkan pengelolaan dan pencarian data surat secara cepat dan tepat.
2. METODE PENELITIAN
2.1 Metode Pengembangan Sistem
Model iteratif adalah teknik pembangunan aplikasi perangkat lunak yang dilakukan dengan memperluas model secara bertahap. Proses ini dimulai dengan spesifikasi awal yang kemudian diuji dan diterima umpan balik. Berdasarkan hasil umpan balik tersebut, spesifikasi model dapat diterapkan dan dikembangkan seiring waktu dan perkembangan proyek[12]. Tabel 1 merupakan tabel yang menjelaskan tentang tahapan proses yang dilakukan dalam pengembangan sistem ini seperti pada gambar 1 berikut ini:
Gambar 1. Model Iteratif
Adapun tahapan-tahapan dalam iteratif ini yaitu[13]:
1. Tahapan Perencanaan
Di tahap ini, penulis menentukan apa saja masalah yang di PT Sri Aneka Karyatama menentukan ruang lingkup yang akan dibahas, mengumpulkan data di PT Sri Aneka Karyatama serta membuat jadwalpelaksanaan kegiatan.
2. Tahapan Analisis
Di tahap ini, penulis melakukan pengumpulan data mengenai aplikasi seperti apa yang dibutuhkan di PT Sri Aneka Karyatama. Setelah itu, penulis membuat flowchart dalam memodelkan kebutuhan tersebut.
3. Tahapan Desain
Pada tahap ini, penulis membuat rancangan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, MySQL dan Flowchart.
4. Tahapan Pengkodean
Pada tahap ini, penulis membuat kode program untuk aplikasi yang telah didesain sebelumnya. Pembuatan aplikasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar berbasis web dilakukan dengan menggunakan atom text editor dan bahasa pemograman php.
5. Tahapan Pengujian
Pada tahap ini, penulis menguji aplikasi yang telah dibuat untuk memastikan kalau semuanya telah berjalan sesuai dengan keinginan.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Analisis Permasalahan
Setelah dilakukan perencanaan di PT Sri Aneka Karyatama, tim melakukan analisis mendalam menggunakan rumus Sebab Akibat yang merupakan metode pengumpulan data yang digunakan untuk mengidentifikasi permasalahan yang terjadi di perusahaan tersebut. Metode Sebab Akibat memfokuskan pada penyebab-penyebab yang mendasari suatu permasalahan, sehingga dapat ditemukan solusi yang tepat dan efektif. Selanjutnya, hasil identifikasi permasalahan yang didapatkan dari metode Sebab Akibat tersebut disajikan dalam tabel 1.
Tabel 1 berikut ini memberikan gambaran lengkap dan terperinci tentang permasalahan yang teridentifikasi, termasuk sumber permasalahan, akibat dari permasalahan tersebut, serta rekomendasi yang diberikan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Dengan adanya tabel 1 ini, diharapkan dapat membantu perusahaan dalam mengatasi permasalahan yang ada dan meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan. Tabel 1 dapat dilihat sebagai berikut:
Tabel 1. Analisis Permasalahan
1 permasalahan Mengarsip surat secara manual menyebabkan menurunnya efektivitas dan efisiensi. Saat ini, penggunaan komputer hanya terbatas pada pembuatan surat.
Sebab 1. Terhambat proses arsip surat.
2. Kehilangan data seperti tercecer.
3. Keamanan rendah.
Akibat 1. Dibutuhkan penambahan waktu.
2. Data surat atau data arsip surat tidka berada pada tempatnya. 3.Data arsip surat hilang.
Rekomendasi Diperlukan sistem informasi untuk mengelola arsip surat guna mengurangi risiko kehilangan atau tersebarnya surat.
2 Permasalahan Ketika staff membutuhkan data surat diperlukan penambahan waktu.
Sebab Data surat yang dibutuhkan tergabung bersama tumpukan surat yang berbeda.
Akibat Mencari surat tersebut memerlukan waktu yang cukup lama dan juga membutuhkan ketelitian karena surat tersebut terletak di antara tumpukan surat lainnya.
Rekomendasi Sebuah sistem informasi untuk memanajemen arsip surat agar lebih cepat.
3 Permasalahan Penomoran surat tidak sesuai karna masih dengan cara manual Sebab Penomoran surat bercampur dengan nomor surat lainnya
Akibat Proses tersebut tidak bisa dilakukan dsemua orang hanya orang yang bersangkutan bisa melakukannya
Rekomendasi Sistem informasi untuk mengelola arsip yang dapat menampilkan nomor surat otomatis.
3.2 Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan bertujuan untuk menjelaskan secara rinci mengenai kebutuhan sistem yang akan dikembangkan. Dalam melakukan analisis kebutuhan, digunakan alat bantu yang dinamakan Diagram Konteks. Alat bantu ini bertujuan untuk membantu menganalisis kebutuhan sistem, membangun, dan mengimplementasikan sistem dengan baik. Diagram Konteks juga berfungsi untuk menggambarkan interaksi sistem dengan lingkungannya, sehingga dapat memberikan gambaran yang jelas mengenai bagaimana sistem tersebut berinteraksi dengan entitas luar.
Dalam Diagram Konteks, terdapat tiga entitas yang terlibat, yaitu Direktur, HRD, dan Manager. Gambar 2 menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan, dan keluaran dari sistem secara jelas dan rinci. Gambar 2 ini memperlihatkan bagaimana entitas luar berinteraksi dengan sistem, dan bagaimana sistem mengolah masukan dari entitas luar sehingga dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Dengan adanya Diagram Konteks ini, diharapkan dapat membantu para pengembang sistem dalam memahami kebutuhan sistem dengan lebih baik dan dapat membangun sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Gambar 2 dapat dilihat sebagai berikut:
:
Gambar 2. Diagram Konteks
3.3 Diagram Nol
Diagram nol digunakan untuk menampilkan sistem sesuai dengan banyak proses yang terjadi di dalam sistem tersebut dan merupakan turunan dari diagram konteks. Diagram nol memberikan gambaran secara lebih terperinci tentang sistem yang sedang dianalisis. Pada Gambar 3, diagram nol tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem penyimpanan data yang akan dimuat oleh sistem. Dalam diagram nol ini, terdapat proses yang ada dalam sistem tersebut, aliran data yang terjadi, serta entity eksternal yang terlibat dalam sistem. Diagram nol ini memberikan gambaran yang lebih lengkap dan detail tentang sistem yang sedang dianalisis, sehingga memudahkan dalam pemahaman terhadap setiap proses dan komponen yang ada dalam sistem tersebut.
Dengan adanya diagram nol pada Gambar 3 ini, diharapkan dapat membantu para pengguna sistem dalam memahami sistem secara lebih baik dan mendapatkan gambaran yang jelas tentang setiap proses yang terjadi di dalamnya. Selain itu, diagram nol ini juga dapat membantu dalam melakukan perbaikan atau pengembangan sistem, karena dapat memperlihatkan potensi masalah atau kekurangan yang ada dalam sistem dan memberikan saran solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan tersebut. Gambar 3 dapat dilihat sebagai berikut:
:
Gambar 3. Diagram Nol
3.4 Tahapan Perancangan Relasi Antar Tabel
Tahapan perancangan relasi antar tabel pada sistem pengelolaan dokumen adalah tahap penting dalam merancang struktur tabel dan hubungan antara tabel dalam basis data. Rangkaian tahapan ini memerlukan serangkaian proses dan langkah-langkah yang terdefinisi dengan jelas.
Gambar 4 memberikan gambaran tentang relasi antar tabel pada sistem pengelolaan dokumen yang dapat dilihat dengan jelas.
Dalam tahapan perancangan relasi antar tabel, terdapat beberapa langkah yang perlu dilakukan secara berurutan. Langkah pertama adalah mengidentifikasi entitas dan atribut dalam setiap tabel yang akan dirancang. Kemudian, langkah selanjutnya adalah membuat diagram ERD yang menjelaskan tentang hubungan antara entitas dalam setiap tabel. Diagram ERD ini sangat membantu dalam memahami struktur dan hubungan antara tabel dalam basis data.
Setelah diagram ERD dibuat, langkah selanjutnya adalah merancang struktur tabel dalam basis data. Struktur tabel ini mencakup kolom, tipe data, dan relasi antar tabel. Tahap selanjutnya adalah mengimplementasikan struktur tabel dalam basis data, yang meliputi pembuatan tabel, kolom, dan relasi antar tabel. Dalam sistem pengelolaan dokumen, relasi antar tabel sangat penting untuk memastikan integritas data dan konsistensi data dalam basis data. Hal
ini dapat dicapai dengan cara merancang tabel dan relasi antar tabel dengan baik dan benar.
Dalam gambar 4, terlihat bahwa terdapat beberapa tabel yang saling terhubung, antara lain tabel user, surat masuk, surat keluar dan jenis surat. Setiap tabel memiliki relasi dengan tabel lainnya melalui kunci primer dan kunci asing. Dengan merancang relasi antar tabel dengan baik, sistem pengelolaan dokumen dapat bekerja dengan efisien dan akurat dalam mengelola dan mengarsipkan dokumen. Gambar 4 dapat dilihat sebagai berikut:
Gambar 4. Relasi Antar Tabel
Sistem pengarsipan surat yang telah dibangun oleh penulis merupakan suatu platform yang memiliki beragam halaman dengan fungsi dan fitur yang berbeda-beda. Setiap halaman yang ada di dalam sistem tersebut memiliki peranan yang berbeda, sehingga dapat memudahkan admin dalam mengelola informasi dan data yang tersimpan di dalamnya. Salah satu halaman yang paling penting dalam sistem tersebut adalah halaman login. Halaman ini berfungsi sebagai pintu masuk bagi pengguna yang ingin mengakses sistem pengarsipan surat. Untuk dapat mengakses halaman ini, pengguna harus memasukkan informasi username dan password yang valid. Halaman login ini hanya dapat diakses oleh Admin dan HRD untuk memastikan keamanan data yang tersimpan di dalam sistem.
Selain halaman login, sistem pengarsipan surat ini juga dilengkapi dengan halaman user. Halaman ini menampilkan informasi data user yang sudah tersimpan pada sistem, sehingga memudahkan pengguna untuk melihat informasi yang terkait dengan akun mereka. Informasi yang ditampilkan pada halaman user ini dapat berupa data profil, informasi kontak, dan sebagainya. Selanjutnya, terdapat halaman tambah user yang hanya dapat diakses oleh Admin.
Halaman ini berfungsi untuk menambah atau menghapus data user dengan memasukkan username, password, dan level user untuk memberikan hak akses tertentu. Dengan adanya halaman tambah user ini, Admin dapat dengan mudah mengelola dan mengatur informasi user yang terdapat di dalam sistem pengarsipan surat ini.
Dalam keseluruhan sistem pengarsipan surat yang telah dibangun oleh penulis, setiap halaman yang ada memiliki peranan yang sangat penting dalam mengelola informasi dan data yang tersimpan di dalamnya. Halaman login dan halaman user memungkinkan pengguna untuk mengakses dan melihat informasi yang terkait dengan akun mereka, sedangkan halaman tambah user memungkinkan Admin untuk mengelola dan mengatur informasi user yang terdapat di dalam sistem pengarsipan surat tersebut.
Dalam sistem pengarsipan surat yang telah dirancang oleh penulis, terdapat beberapa halaman yang dapat digunakan untuk mempermudah pengguna dalam mengelola informasi dan data surat yang tersimpan di dalam sistem. Salah satu halaman yang penting adalah halaman surat masuk, yang menampilkan informasi mengenai surat yang sudah dimasukkan ke dalam sistem, dengan berbagai fitur untuk menambahkan, mengubah, dan menghapus data surat.
Halaman tambah surat masuk mempermudah pengguna dalam memasukkan informasi tentang nomor surat, perihal, jenis surat, dan upload surat dengan hanya menekan tombol tambah. Selanjutnya, terdapat halaman surat keluar yang menampilkan informasi tentang surat keluar yang sudah dimasukkan ke dalam sistem, dengan fitur untuk menambah, mengubah, dan menghapus data surat yang tersimpan di dalamnya.
Halaman tambah surat keluar dilengkapi dengan beberapa fitur yang berguna, seperti nomor surat, perihal, jenis surat, dan upload surat yang dapat disimpan dengan tombol tambah.
Selain itu, terdapat halaman disposisi masuk yang menampilkan semua data disposisi yang sudah diinput, dengan fitur untuk menambah, mengubah, dan menghapus data disposisi masuk.
Halaman tambah disposisi masuk juga mempermudah pengguna dalam memasukkan informasi tentang nomor agenda, surat masuk, tujuan, penerima, jenis disposisi, file surat, dan tombol untuk menyimpan data. Selanjutnya, halaman disposisi keluar juga menampilkan informasi data disposisi yang sudah diinput, dengan fitur untuk menambah, mengubah, dan menghapus data disposisi keluar.
Halaman tambah disposisi keluar dilengkapi dengan beberapa fitur yang sangat berguna dan penting bagi pengguna sistem pengarsipan surat, seperti perihal, penerima, jenis disposisi, file surat, dan tombol untuk menyimpan data. Dengan fitur-fitur tersebut, pengguna dapat mengelola data disposisi keluar dengan lebih mudah dan efisien. Melalui halaman jenis surat, pengguna dapat menambah dan menghapus data jenis surat yang telah diinput ke dalam sistem.
Halaman tambah jenis surat menampilkan form tambah jenis surat dengan satu kolom untuk mengisi jenis surat dan tombol tambah untuk menyimpan data jenis surat, yang sangat membantu pengguna dalam mengatur data jenis surat yang berbeda-beda.
Selain itu, terdapat halaman laporan surat masuk dan surat keluar yang juga sangat penting bagi pengguna sistem pengarsipan surat untuk melihat atau mencetak laporan surat masuk atau keluar dalam rentang waktu tertentu. Halaman ini memiliki fitur untuk memfilter tanggal awal dan tanggal akhir yang berguna untuk memudahkan pengguna dalam melihat laporan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Tombol print yang tersedia di halaman laporan surat masuk dan keluar juga sangat membantu dalam mencetak laporan secara efisien dan akurat.
Dengan adanya berbagai halaman dan fitur yang telah disebutkan, sistem pengarsipan surat yang telah dibangun oleh penulis memungkinkan pengguna untuk mengelola dan mengatur informasi surat dan disposisi dengan lebih mudah dan efisien. Seluruh fitur dan halaman tersebut memberikan kemudahan dan efektivitas bagi perusahaan dalam mengelola dan mengarsipkan surat-surat yang masuk maupun keluar. Oleh karena itu, penulis sangat berterima kasih kepada PT Sri Aneka Karyatama, termasuk pegawainya, atas bantuan, dukungan, masukan, dan ijin yang diberikan untuk mengembangkan aplikasi pengarsipan surat tersebut.
Semua bantuan dan dukungan tersebut sangat membantu penulis dalam mengembangkan sistem pengarsipan surat yang efisien dan mudah digunakan bagi perusahaan.
4. KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan evaluasi yang dilakukan oleh penulis terhadap isu di PT Sri Aneka Karyatama, maka kesimpulan yang dapat ditarik adalah:
1. Aplikasi Manajemen Dokumen dirancang untuk membantu PT Sri Aneka Karyatama dalam mengatasi masalah pengarsipan surat.
2. Aplikasi ini memungkinkan pendataan surat otomatis berdasarkan nomor dan urutan.
3. Aplikasi ini membantu mengurangi resiko kehilangan data surat masuk dan surat keluar.
Meskipun implementasi sistem informasi pengarsipan surat akan membantu dalam mengatasi beberapa permasalahan, namun tidak menjamin semua masalah akan terselesaikan.
Oleh karena itu, penulis memberikan beberapa rekomendasi untuk meminimalisir munculnya masalah baru, yaitu:
1. PT Sri Aneka Karyatama harus memastikan bahwa pendataan surat menggunakan aplikasi ini agar lebih teratur dan efisien.
2. Disarankan bagi PT Sri Aneka Karyatama untuk melakukan pemeliharaan secara rutin pada sistem yang dibangun saat digunakan.
3. PT Sri Aneka Karyatama juga dianjurkan untuk meningkatkan tingkat keamanan pada sistem yang sudah dibangun saat penggunaan.
UCAPAN TERIMA KASIH
Penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada PT Sri Aneka Karyatama beserta seluruh pegawai yang terlibat dalam pengembangan aplikasi pengarsipan surat di perusahaan tersebut. Bantuan, dukungan, masukan, serta ijin yang diberikan oleh PT Sri Aneka Karyatama dan seluruh pegawai yang terlibat, sangat membantu dalam menyelesaikan pengembangan aplikasi pengarsipan surat tersebut. Dalam pengembangan aplikasi ini, penulis merasa terbantu dengan baik oleh PT Sri Aneka Karyatama dan pegawainya, dan hal tersebut merupakan kontribusi besar bagi kesuksesan pengembangan aplikasi pengarsipan surat tersebut. Sekali lagi, penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada PT Sri Aneka Karyatama beserta seluruh pegawai yang terlibat dalam pengembangan aplikasi pengarsipan surat di perusahaan tersebut..
DAFTAR PUSTAKA
[1] D. Setiawan, “Dampak Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi Terhadap Budaya Impact of Information Technology Development and Communication On,” J.
Pendidik., Vol. X, No. 2, pp. 195–211, 2017.
[2] T. Purnomo, H., & Zacharias, “Pengenalan Informatika Perspektif Teknik dan Lingkungan,” 2005.
[3] (Ed). Kholil, S., “Teori Komunikasi Massa. Bandung: Ciptapustaka Media.,” 2011.
[4] Nurudin, “Pengantar Komunikasi Massa. Jakarta: Grafindo,” 2007.
[5] A. Liliweri, “Komunikasi Serba Ada Serba Makna. Jakarta: Prenada Media Group.
AW,” 2011.
[6] Z. Suroyo, H., & Amin, “Aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik Berorientasi Standar Borang BAN PT. JUST IT: Jurnal Sistem Informasi, Teknologi Informasi dan Komputer,” 2017.
[7] D. F. Wabula, D. F. Wabula, and M. I. Mustaqim, “Perancangan Pelayanan Surat Berbasis Android,” Pros. Semin. Nas. Teknol. dan Sains, Vol. 1, pp. 206–212, 2022,
[Online]. Available:
https://proceeding.unpkediri.ac.id/index.php/stains/article/view/1427/1221
[8] N. A. R. Aktori, S. N. N. Tiara, and M. Mulyati, “Sistem Informasi Dokumentasi Berbasis Web pada Kantor Notaris/PPAT Merliansyah, S.H., M.Kn,” J. Teknol. Sist.
Inf., Vol. 1, No. 1, pp. 33–44, 2020, doi: 10.35957/jtsi.v1i1.320.
[9] T. Sutabri, “Sistem Informasi Manajemen, Edisi Revis"i. Yogyakarta: Andi Offset, 2016.
[10] J. A. Marakas, George M. O’Brien, “Buku Pengantar Sistem Informasi,” 2017.
[11] Fathansyah, “Basis Data Revisi 3. Bandung: Informasi,” 2018.
[12] V. Timothy and T. Elizabeth, “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Website pada PT Evo Nusa Bersaudara,” J. Teknol. Sist. Inf., Vol. 2, No. 2, pp. 227–236, 2021, doi:
10.35957/jtsi.v2i2.1380.
[13] A. S. Singgih Aji Sasongko, Faishal Mufied Al-Anshary, “Perancangan Backend dan Aplikasi Berbasis Website Untuk Startup Eataja Dengan Menggunakan Metode Iterative Incremental,” 2021.
