382| Universitas Multi Data Palembang
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA PT. STUDIO KREASINDO
Anisya Dwi Rizkadiyanti1*), Dorie P. Kesuma2
1,2Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan Rekayasa, Universitas Multi Data Palembang
1[email protected], 2[email protected]
Kata kunci:
kepegawaian; Mysql; PHP; PT.
Studio Kreasindo; website
Abstract: Employee Information System at PT. Studio Kreasindo Palembang is a system that inputs employee data, records data and provides existing information quickly, makes it easier to make changes to data and documentation of new data such as employee data, assignment data, and attendance data, recruitment data, leave data , mutation data, demotion data, layoff data, retirement data, resign data where previously the employment of PT. Studio Kreasindo does not yet have a computerized system that can process these data quickly and efficiently. The system development method used is the Waterfall model. With the creation of this information system, reports related to personnel data can be made and obtained quickly. This system uses the PHP Mysql programming application. Where the final result of this research is a Web-Based Employee Information System at PT.
Kreasindo Studio.
Abstrak: Sistem Informasi Pegawai pada PT. Studio Kreasindo Palembang adalah sebuah sistem yang menginput data pegawai, merekap data serta memberikan informasi yang ada dengan cepat, mempermudah dalam melakukan perubahan data dan dokumentasi terhadap data-data yang baru seperti data pegawai, data penugasan, dan data absensi, data rekrutment, data cuti, data mutasi, data demosi, data phk, data penisun, data resign dimana untuk sebelumnya pada kepegawaian PT. Studio Kreasindo belum memiliki suatu sistem terkomputerisasi yang dapat mengolah data-data tersebut secara cepat dan efisien. Adapun metode pengembangan sistem yang digunakan adalah Waterfall model. Dengan dibuatnya sistem informasi ini maka laporan-laporan yang berhubungan dengan data kepegawaian dapat dibuat dan diperoleh dengan cepat. Sistem ini menggunakan aplikasi pemograman PHP Mysql. Dimana hasil akhir dari penelitian ini berupa Sistem Informasi Pegawai Berbasis Web Pada PT. Studio Kreasindo.
Rizkadiyanti & Kesuma. (2023). Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web Pada PT. Studio Kreasindo. MDP Student Conference 2023
PENDAHULUAN
Teknologi informasi saat ini sudah menjadi kebutuhan dalam kehidupan sehari-hari sehingga sulit untuk dapat dihindari dalam menunjang aktivitas kerja. Pada era teknologi seperti ini, sistem informasi dan teknologi sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk membantu memperlancar aktivitas perusahaan.
Pengembangan teknologi komunikasi merupakan akar dari perkembangan sebuah sistem informasi. Sistem informasi kepegawaian suatu penginputan serta perekapan data-data yang terorganisasi dimana mencakup lebih dari sekedar informasi.
Universitas Multi Data Palembang | 383 Dalam kegiatan operasional sehari-hari perusahaan ini hanya menggunakan system manual dan belum menerapkan sistem kepegawaian, hal ini membuat HRD kesulitan dalam melakukan perekapan serta penginputan data absensi, data penugasan, data resign, data pensiun, data mutasi, data demosi, data reward, data punishment, data phk serta, cuti karena data absensi, data penugasan, data resign, data pensiun, data mutasi, data demosi, data reward, data punishment, data phk serta, cuti masih menggunakan microsoft yang disimpan didalam folder, sehingga rentan mengalami kehilangan dan double input. Untuk melakukan perekapan data absensi, data penugasan, data resign, data pensiun, data mutasi, data demosi, data reward, data punishment, data phk serta, cuti, biasanya bagian HRD harus mencari data yang tersimpan terlebih dahulu, dengan lamanya proses perekapan data absensi, data penugasan, data resign, data pensiun, data mutasi, data demosi, data phk serta, cuti, maka akan mengalami kesulitan dalam mengontrol, dan mengevaluasi kinerja pegawainya, masalah ini dirasa menghambat kinerja perusahaan. Kegiatan rekrutmen yang dilakukan juga akan memakan biaya dan waktu yang lama, hal ini disebabkan belum adanya website sebagai tempat informasi bagi pelamar dan sulitnya dalam melakukan seleksi berkas lamaran yang dikirimkan oleh calon pegawai baru, sehingga memerlukan waktu yang lama untuk mengumumkan hasil seleksi.
Penelitian yang pernah dilakukan oleh Julian Chandra Wibawa, Fany Julianto dengan judul Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian (Studi Kasus: PT. Dekatama Centra). Penelitian ini untuk memudahkan dalam melakukan pengolah data penggajian dan informasi yang dihasilkan dapat lebih cepat dan akurat. Proses perhitungan penggajian akan secara otomatis dan juga akses data [1].
Penelitian yang pernah dilakukan oleh Rendy Harisca, Asrul Huda, Legiman Slamet dengan judul Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web Pada MAN 1 PADANG. Penelitian ini untuk mendukung kelancaran pelaksanaan dan fungsi dalam bidang administrasi kepegawaian yang efektif dan efisien, seperti administrasi dalam pengolahan data pegawai, pengajuan cuti, mutasi dan pensiun [2].
Penelitian yang pernah dilakukan oleh Enjelia Tani, Belinda Bagre, Stenly Adam dengan judul PerancaganSistem Informasi Kepegawaian PT. Sederhana Karya Jaya Berbasis Web. Penelitian ini untuk melihat gaji, absen dan jadwal kerja dari pegawai tanpa dibatasi oleh jarak system ini sendiri di akses dengan menggunakan perangkat computer ataupun gadget yang memiliki fasilitas browsin [3].
Penelitian yang pernah dilakukan oleh Ega Dwisaputra Nurmawan dengan judul Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Website Pada PT Sumatera Panca Rajo Palembang. Penelitian ini untuk mempermudah dalam proses rekrutment, data pegawai, kehadiran, gaji, pengumuman [4].
Penelitian yang pernah dilakukan oleh Mila Khoiroh, Wiwik C.P, Siti Musyarofah, Sri Utami, Kholid dengan judul Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Website Pada PT. UTSG. Penelitian ini untuk pengelolaan informasi di PT.UTSG dalam hal informasi kepegawaian, cuti, dan pengunduran diri [5].
Penelitian yang pernah dilakukan oleh Yanto Hermawan, Ade Mulyanam, Nurul Fadillah Rizky I dengan judul Rancangan Bangun Sistem Kepegawaian Berbasis Web di Stie Kesatuan. Penelitian ini untuk mempermudah HRD mendapatkan laporan data lebih cepat dan akurat, menyimpan record data calon pegawai sehingga proses seleksi lebih cepat [6].
Penelitian yang pernah dilakukan oleh Damayanti, Nina Nirmalasari dengan judul Sistem Informasi Manajemen Penggajian Dan Penilaian Kinerja Pegawai Pada SMK Taman Siswa Lampung. Penelitian ini untuk mempermudah dalam pengelolaan penggajian dan penilaian kinerja pegawai, menghitung gaji secara ototmatis sehingga lebih efektif dan efisien [7].
Penelitian yang pernah dilakukan oleh Linda Suvi Rahmawati, Andri Prasetyo, Ahsana Nur Laila dengan judul Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web pada SD Negeri Blimbing 4 Malang. Penelitian ini untuk memberikan manfaat bagi bagian tata usaha mengenai pengelolaan data kepegawaian [8].
Penelitian yang pernah dilakukan oleh Vincent Timothy, Triana Elizabet dengan judul Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Website Pada PT. Evo Nusa Bersaudara. Penelitian ini untuk memberikan manfaat bagi bagian tata usaha mengenai pengelolaan data kepegawaian [9].
384 | Universitas Multi Data Palembang
Penelitian yang pernah dilakukan oleh Yohanes, Muhammad Rachmadi dengan judul Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT. Prasidha Aneka Niaga Palembang. Penelitian ini untuk mendata pegawai dengan lebih mudah dengan menggunakan fitur pegawai yang terdapat pada SIMPEG PT. Prasidha Aneka Niaga [10].
Penelitian yang pernah dilakukan oleh HariPurwanto dengan judul Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian CV XYZ Berbasis Web. Penelitian ini untuk memebantu pengolahan data pegawai, data training, data cuti dan data peringatan berbasis web [11].
Penelitian yang pernah dilakukan oleh Nadhila Arifa, Ahmad Louis dengan judul Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT. Duren Mandiri Fortuna Berbasis Web. Penelitian ini untuk memudahkan pegawai melakukan absensi, pembuatan laporan sehingga pekerjaan lebih efektif dan efisien [12].
METODE
Metode penelitian yang digunakan di dalam pengerjaan penelitian ini terdiri dari empat fase yang merupakan bagian dari metodologi waterfall (waterfall model)
metodologi waterfall yaitu Model SDLC air terjun (waterfall) sering juga disebut model sekuensial linier (sequential linear) atau alur hidup klasik (classic life cycle). Berikut adalah gambar model air terjun.
Gambar 1. Metode Waterfall
Analisa Kebutuhan
Setelah melakukan observasi terhadap bidang kepegawaian dan wawancara kepada penyelia, maka penulis dapat menganalisis permasalahan yang terjadi di PT. Studio Kreasindo pada system kepegawaiannya yang dituangkan kedalam pieces diagram.
Usecase Diagram
Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem informasi yang akan dibuat. Secara kasar, use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem informasi dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi itu
Analisa Kebutuhan
Desain
Sistem Implementasi Pengujian
Universitas Multi Data Palembang | 385 Gambar 2. Use Case Diagram
PIECES
Berikut Tabel 1 ini adalah PIECES dalam pembuatan sistem informasi kepegawaian di PT. Studio Kreasindo.
386 | Universitas Multi Data Palembang
Tabel 1. Diagram PIECES
Pieces Permasalahan
Performance
Penyeleksian pelamar memakan waktu yang lama dikarenakan HRD harus mengecek dan mendata ulang data pelamar yang masuk melalui gmail.
Information
Data-data surat penugasan , phk, pensiun, resign sering mengalami pembersihan data gmail, dimana pegawai mengirimkan surat penugasan, phk, pensiun, resign melalui gmail sehingga mengalami kehilangan informasi data.
Economy -
Control
Dari segi perusahaan sering kali terjadi kesalahan-kesalahan dalam data absensi pegawai , cuti yang dihitung dengan sistem manual yang mengakibatkan perusahaan keliru dalam menghitung data absen pegawai mengakibatkan sering hilangnya data pegawai.
Effisiency
Ketidak efisiennya data pengajuan cuti pegawai dikarenakan pengiriman melalui whatsapp sehingga surat pengajuan tersebut tidak terbaca oleh hrd yang mengakibatkan pegawai tidak mengetahui sisa cuti.
Service
Proses penerimaan rekrutment pada saat proses wawancara yangdilakukan calon pegawai / pelamar yang merasa kecewa akibat data yang dikumpul pada PT. Studio Kreasindo tidak terkirimpada saat pengiriman file.
Desain Sistem
Pada desain sistem, penulis membuat rancangan, yaitu rancangan sistem dan rancangan data yang dapat dijelaskan sebagai berikut
Rancangan Sistem
Diagram Konteks
Berikut ini Gambar 3 diagram konteks dalam pembuatan sistem informasi kepegawaian di PT. Studio Kreasindo.
Universitas Multi Data Palembang | 387 Gambar 3. Diagram konteks
Diagram Dekomposisi
Berikut ini adalah Gambar 4 diagram dekomposisi dalam pembuatan sistem informasi kepegawaian di PT. Studio Kreasindo.
Gambar 4. Diagram Dekomposisi
Rancangan Data
Berikut ini adalah Gambar 5 relasi tabel dalam pembuatan sistem informasi kepegawaian di PT.
Studio Kreasindo.
388 | Universitas Multi Data Palembang
Gambar 5. Relasi Antar Tabel
Implementasi
Implementasi sistem informasi yang dirancang menggunakan bahasa program PHP (Hypertext Processor) yang merupakan salh satu bahasa program yang dirancang dalam pengembangan website. Dalam mengimplementasikan sistem informasi yang dibuat, penulis menggunakan framework Laravel. Laravel merupakan kernagka kerja yang membantu memaksimalkan dan pengembangan website dengan bahasa program PHP. Untuk implementasi terkait database, penulis menggunakan MySQL sebagai sistem data pengembangan tersebit. Berkaitan dengan itu Laravel menyediakan fungsi yang dapat membantu user untuk menginput, merekap data.
HASILDANPEMBAHASAN
Hasil dari proses pengembangan sistem manajemen informasi pada PT SAS yang telah dilakukan oleh peneliti serta hasil implementasinya dapat dijabarkan sebagai berikut:
Universitas Multi Data Palembang | 389 Rancangan Antar Muka
Berikut merupakan tampilan dari aplikasi sistem informasi manajemen pada PT SAS yang telah dikembangkan oleh penulis. Disini disajikan tampilan dari halaman login sertahalaman beranda (dashboard) untuk admin.
Tampilan Halaman Login.
Gambar 6 di bawah merupakan gambar dari tampilan halaman Login dimana pengguna aplikasi ini harus menginputkan terlebih dahulu username dan password masing-masing sebelumbisa mengakses aplikasi.
Gambar 6. Tampilan Halaman Login
Tampilan Halaman Beranda Admin
Gambar 7 berikut merupakan gambar dari tampilan halaman beranda untuk admin dimana pada tampilan ini disajikan fitur fitur kepegawaian.
Gambar 7. Tampilan Halaman Beranda Admin
390 | Universitas Multi Data Palembang Pengujian
Tabel 2. Pengujian
No. Pengujian Hasil yang Diinginkan Hasil Pengujian 1. Memasukan username dan
password yang benar
Menampilkan halaman
dashboard Berhasil
2. Pengujian halaman beranda Admin
Sistem dapat menampilkan
Beranda Admin Berhasil
3. Pengujian halaman users management
Sistem dapat menampilkan
data user management Berhasil SIMPULAN
Berdasarkan skripsi yang sudah dibuat mengenai sistem informasi kepegawaian berbasis Web Pada PT. Studio Kreasindo dengan metode waterfall maka kesimpulan dari penulisan ini adalah: (1) Proses perekrutan pelamar dimana pelamar bisa langsung mengisi data diri serta melihat pengumuman melalui website PT. Studio Kreasindo sehingga HRD tidak pelu mengecek kembali gmail. (2) Proses pengajuan cuti sudah dilakukan secara mandiri serta proses validasi pengajuan tidak memakan waktu yang lama.
DAFTARPUSTAKA
[1] J. C. Wibawa and F. Julianto, “Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian (Studi Kasus : PT Dekatama Centra),” J. Tek. Inform. dan Sist. Inf., Vol. 2, No. 2, pp. 173–185, 2016, doi:
10.28932/jutisi.v2i2.455.
[2] R. Harisca, A. Huda, and L. Slamet, “Pengembangan Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web pada Man 1 Padang,” Voteteknika (Vocational Tek. Elektron. dan Inform., Vol. 5, No. 2, 2017, doi:
10.24036/voteteknika.v5i2.8505.
[3] E. Tani, B. Bagre, and S. Adam, “Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian PT Sederhana Karya Jaya Berbasis WEB,” Proceeding Semin. Nas. Sist. Inf. dan Teknol. Inf., vol. 12, no. 1, 2018.
[4] E. D. Nurmawan and M. Mulyati, “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Website pada PT Sumatera Panca Rajo Palembang,” JATISI (Jurnal Tek. Inform. dan Sist. Informasi), Vol. 5, No. 2, pp. 147–157, 2019, doi: 10.35957/jatisi.v5i2.143.
[5] Kholid dkk, “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web Di PT. UTSG,” Teknol. dan Terap. Bisnis, Vol. 1, No. 1, 2018.
[6] Y. Hermawan, A. Mulyana, and N. F. Rizky I., “Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web di STIE Kesatuan,” JAS-PT (Jurnal Anal. Sist. Pendidik. Tinggi Indones., Vol. 3, No. 2, p. 153, 2019, doi: 10.36339/jaspt.v3i2.420.
[7] D. Damayanti and N. Nirmalasari, “Sistem Informasi Manajemen Penggajian dan Penilaian Kinerja Pegawai pada SMK Taman Siswa Lampung,” J. Teknol. Inf. dan Ilmu Komput., Vol. 6, No. 4, p. 389, 2019, doi: 10.25126/jtiik.2019641003.
Universitas Multi Data Palembang | 391 [8] L. S. Rahmawati, A. Prasetyo, and A. N. Laila, “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web pada SD Negeri Blimbing 4 Malang,” J. Janitra Inform. dan Sist. Inf., Vol. 2, No. 2, pp. 63–72, 2022, doi:
10.25008/janitra.v2i2.157.
[9] V. Timothy and T. Elizabeth, “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Website pada PT Evo Nusa Bersaudara,” J. Teknol. Sist. Inf., Vol. 2, No. 2, pp. 227–236, 2021, doi: 10.35957/jtsi.v2i2.1380.
[10] A. I. Valmai and H. B. Santoso, “Sistem Informasi Kepegawaian (Simpeg),” J. Eksis, Vol. 7, No. 1, pp. 24–39, 2014.
[11] K. Cv and X. Y. Z. Berbasis, “Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kepegawaian CV. XYZ Berbasis Web,” J. Sist. Inf. Univ. Suryadarma, Vol. 5, No. 2, 2014, doi: 10.35968/jsi.v5i2.241.
[12] N. Arifa and A. Louis, “Sistem Informasi Kepegawaian pada PT. Duren Mandiri Fortuna Berbasis
Web,” Semin. Nas. Inform., 2020, [Online]. Available:
http://www.ejournal.pelitaindonesia.ac.id/ojs32/index.php/SENATIKA/article/view/1144
