i ABSTRAK
Pegawai merupakan sebuah unsur penting dalam sebuah perusahaan, baik perusahaan pemerintah maupun swasta. Tanpa adanya pegawai sebuah perusahaan mustahil dapat melakukan kegiatan perusahaan dengan layak. Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional III Bandung, sebagai salah satu instansi pemerintah yang mengolah data pegawai yang memiliki cakupan enam belas wilayah kabupaten dan delapan wilayah kota di Jawa Barat. Untuk menunjang proses kerja pegawai di instansi tersebut diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat mengolah data pegawai dengan cepat dan akurat, faktanya sistem yang ada belum terkomputerisasi, pengolahan data pegawai masih manual dan tidak efektif dalam pengolahan data karena instansi dari setiap daerah kabupaten atau kota harus melakukan verifikasi kepada pihak Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional III Bandung, selain itu tidak terintegrasinya data antara bagian kepegawaian, bagian mutasi, dan bagian pensiun, maka dari itu penelitian ini dimaksudkan untuk membuat sistem informasi pengolahan data pegawai yang telah terkomputerisasi, berbasis web dan datanya telah terintegrasi.
Pada penelitian sistem ini digunakan metodologi penelitian berupa metode deskriptif dan action yang menggambarkan masalah yang terjadi di lapangan sebagaimana adanya, serta menggunakan pendekatan secara terstruktur. Kemudian menganalisa dan menjelaskan data yang dikumpulkan sesuai dengan tujuan penelitian untuk pembangunan sistemnya digunakan metode prototype, dan untuk metode pendekatan sistem peneliti menggunakan Flowmap, Diagram Konteks, dan DFD. Dalam penelitian ini peneliti menggunakan bahasa pemrograman PHP, Adobe Dreamweaver CS 4 dan Apache Triad sebagai Web server dengan My SQL sebagai Database.
Sistem informasi ini diharapkan dapat mempercepat proses penyampaian informasi yang diinginkan, dan membuat data pegawai menjadi terintegrasi sehingga dapat meningkatkan efektifitas dan efisien dalam pengolahan data pegawai. Setelah sesuai dengan metode penelitian yang diinginkan, sistem informasi ini memiliki tindak lanjut pengujian sistem dimana pengujian ini menggunakan metode black box.
ii ABSTRACT
Employees are an important element in a company, either government or private companies. Without the employee of a company is impossible to perform activities of companies with feasible. State Personnel Agency Regional Office III Bandung, as one government agency that manages data that employees have coverage sixteen districts and eight regions in West Java city. To support the performance of employees in that agency required an information system that can process employee data quickly and accurately, the fact that there are not yet computerized systems and data processing employees are still manual and not effective in processing the data for instances of each district or city must verify to the State Personnel Agency Regional Office III Bandung, other than that no integration between the employment data, the mutation, and the pension, therefore this research is to realize a data processing information systems employees who have been computerized, web-based and the data has been integrated.
In this system of research used descriptive method of research methodology and action that describes the problem that occurred in the field as they are, and using a structured approach. Then analyze and explain the data collected in accordance with the purposes of research for the development of the system used method of prototype, and to methods researchers use a systems approach Flowmap, Diagram Context, and DFD. In this study, researchers used the programming language PHP, Adobe Dreamweaver CS 4 and Apache Triad as a Web server with MySQL as the Database.
This information system is expected to accelerate the process of delivering the desired information, and make employee data to be integrated so as to improve the effectiveness and efficiency in data processing personnel. Once in accordance with the desired research methods, information systems have a follow-up testing where the testing system is using black box method.
1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi komputer telah mendorong terjadinya perubahan berbagai ilmu, baik dalam kajian ataupun implementasi di lapangan. Peran teknologi komputer sangat diperlukan oleh berbagai perusahaan kecil, menengah hingga besar. Mengingat kebutuhan akan peningkatan efisiensi dan efektifitas dari setiap kegiatan dalam perusahaan tidak dapat diukur dan dilakukan secara cepat dan akurat tanpa adanya dukungan teknologi tersebut.
Internet yang merupakan sala satu produk dari teknologi informasi melalui media komputer . Internet memang telah diuji sebagai fasilitas yang cukup efektif. Melalui internet berbagai macam informasi terhangat atau aktual dari berbagai macam bidang dapat diperoleh secara cepat. Teknologi dan layanan internet sebagai jaringan komputer global telah memberikan kemudahan kepada pemakai untuk berkomunikasi, sehingga jarak dan waktu tidak menjadi hambatan dalam mendapatkan informasi,hal ini pula membawa dampak bagi semua bidang.
2
bidang kepegawaian, pensiun dan mutasi pegawai yang mencakup enam belas wilayah kabupaten dan delapan wilayah kota di Jawa Barat.
BKN Kantor Regional III Bandung khususnya pada bidang Kepegawaian, Pensiun dan Mutasi yang mempunyai fungsi memberikan pelayan kepegawaian. Sistem pengolahan data pegawai yang dimiliki oleh BKN Kantor Regional III Bandung belum terintegrasi dengan baik. Hal ini menyebabkan penumpukan data atau berkas. Pengolahan data pegawainya masih menggunakan cara yang manual, maksudnya walaupun sudah menggunakan aplikasi komputer berupa pengolahan kata dan angka, untuk melakukan pencetakan, pencarian, atau merubah data yang ada harus melakukan pencarian satu persatu terhadap data tersebut ataupun harus melakukan penulisan ulang dan penginputan ulang data tersebut. Dengan banyaknya jumlah pegawai yang ada, semakin banyak pula data pegawai yang diolah dan dikelola.
Memerlukan waktu yang tidak sedikit untuk mendapatkan informasi karena untuk pengajuan dari instansi pengusul harus datang ke BKN Kantor Regional III Bandung dan memerlukan biaya operasional yang tidak sedikit karena untuk pengajuan dari instansi daerah harus datang ke BKN Kantor Regional III Bandung dalam proses pengolahan data.
3
Berdasarkan masalah dan penjelasan di atas, penulis akan menuangkan suatu deskripsi dalam pembuatan penelitian skripsi dengan judul “ SISTEM INFORMASI PELAYANAN KEPEGAWAIAN BERBASIS WEB DI BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA (BKN) KANTOR REGIONAL III BANDUNG”.
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah
Sebagai hasil kajian terhadap latar belakang munculnya permasalahan di atas, maka penulis dapat mengidentifikasi permasalahan yang menjadi beberapa pertanyaan untuk dijawab. Permasalahan tersebut diidentifikasi sebagai berikut : 1. Banyaknya jumlah data yang dapat mengakibatkan tercecernya data, bahkan
dapat hilang sebelum diolah menjadi informasi, karena data tersebut memerlukan verifikasi dari pihak BKN Kantor Regional III Bandung untuk disahkan,
2. Masih digunakannya proses manual pada bagian Kepegawaian dan Mutasi yang mengakibatkan tidak efektifnya pengolahan, pencarian data dan penyimpanan data, karena banyaknya data yang diolah.
4
pengolahan data.
4. Tidak terintegrasinya antara Bagian Kepegawaian, Mutasi,dan bagian Pensiun, sehingga pengolahan data tidak terorganisir dengan baik yang mengakibatkan terjadinya penumpukan data.
1.2.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan permasalahan-permasalahan yang ditemukan di lapangan, penulis merumuskan masalah, yaitu :
1. Bagaimana Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian yang berjalan saat ini di BKN Kantor Regional III Bandung?
2. Bagaimana Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian Berbasis Web di BKN Kantor Regional III Bandung ?
3. Bagaimana Pengujian Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian Berbasis Web di BKN Kantor Regional III Bandung?
4. Bagaimana implementasi Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian Berbasis Web di BKN Kantor Regional III Bandung?
1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud Penelitian
5
Kantor Regional III Bandung dan mengurangi resiko-resiko yang muncul akibat permasalahan yang ada.
1.3.2 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan penelitian ini dilakukan untuk :
1. Untuk mengetahui Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian yang berjalan saat ini di BKN Kantor Regional III Bandung.
2. Untuk merancang Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian Berbasis Web di BKN Kantor Regional III Bandung agar dapat memudahkan proses pelayanan kepegawaian.
3. Untuk menguji Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian Berbasis Web di BKN Kantor Regional III Bandung.
4. Untuk mengimplementasikan Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian Berbasis Web di BKN Kantor Regional III Bandung.
1.4 Kegunaan Penelitian
Kegunaan penelitian terdiri dari kegunaan praktis dan kegunaan akademis. 1.4.1 Kegunaan Praktis
Adapun kegunaan praktis yang diperoleh oleh instansi antara lain :
a. Membantu menyelesaikan permasalahan yang ada dalam melaksanakan pelayanan kepegawaian
6
c. Dapat mengoptimalkan kinerjanya dengan melayani proses pelayanan berbasis web ini.
1.4.2 Kegunaan Akademis
Adapun kegunaan bagi penggunaan secara umum antara lain :
a. Dapat memberikan suatu karya penelitian baru yang dapat mendukung dalam pengembangan sistem informasi.
b. Dapat digunakan sebagai referensi bagi peneliti lain yang ingin meneliti pada kajian yang sama.
c. Dapat menambah wawasan dengan mengaplikasikan ilmu yang telah di peroleh khususnya di bidang sistem informasi.
1.5 Batasan Masalah
Mengingat sangat luasnya masalah, maka penulis perlu memberikan batasan masalah yang akan dibahas dalam laporan tugas akhir ini, diantaranya : 1. Hanya mengolah data untuk Pelayanan Kepegawaian yang meliputi
pembuatan Kartu Pegawai (Karpeg), Kartu Istri (Karis), Kartu Suami (Karsu), Surat Keputusan (SK) Mutasi, Surat Keputusan (SK) Kenaikan Pangkat, dan Surat Keputusan (SK) Pensiun.
2. Pada bagian Kepegawaian hanya membahas tentang Karpeg, Karis, Karsu. 3. Pada bagian Pensiun hanya membahas pensiun pegawai yang masih aktif
yang akan melaksanakan pensiun sesuai dengan batas usia pensiun.
7
pangkat berdasarkan ijasah, tugas belajar, dan reguler.
5. Usulan rancangan sistem tidak membahas sistem keamanan yang digunakan.
1.6 Lokasi dan Waktu Penelitian
Lokasi yang dijadikan objek penelitian adalah BKN Kantor Regional III Bandung yang beralamat di Jl. Surapati No. 10 Bandung. Penelitian ini dilakukan selama lima bulan seperti terlihat pada tabel di bawah ini :
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan penelitian
No Aktivitas
September 2010
Oktober 2010
November 2010
Desember 2010
Januari 2011
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 Dokumentasi Kebutuhan
2 Design Prototype 3 Pembentukan Prototype 4 Evaluasi Prototype 5 Perbaikan Prototype
Perangkat Lunak 6 Perangkat Lunak Hasil
8 BAB II
LANDASAN TEORI
Untuk melakukan penelitian ini, diperlukan pemahaman-pemahaman terhadap sejumlah teori yang mendukung terhadap aktifitas-aktifitas tersebut, penulis mengkaji sejumlah teori. Teori-teori tersebut merupakan kontribusi dari perkuliahan dan hasil studi literatur.
2.1 Konsep Dasar Sistem
Setiap organisasi mempunyai aturan atau ketentuan tertentu dalam setiap kegiatan yang akan dilaksanakannya. Penetapan aturan atau ketentuan tersebut digambarkan sebagai suatu sistem dalam organisasi tersebut.
2.1.1. Pengertian Sistem
Untuk memahami suatu sistem, diperlukan pemahaman mengenai sistem itu sendiri. Terdapat beberapa pengertian mengenai sistem, yaitu sebagai berikut :
Menurut Azhar Susanto ( 2004 : 18 ) adalah :
“Sistem adalah kumpulan atau grup dari bagian atau komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama
9
Menurut Jogiyanto ( 2005 : 1 ) adalah :
“Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu aturan tertentu”.
Sedangkan Abdul Kadir (2003 : 54) mendefinisikan :
“Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang di
maksudkan untuk mencapai suatu tujuan”.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem terdiri atas beberapa komponen yang bekerja sama untuk mencapai suatu sasaran tertentu.
2.1.2. Karakteristik Sistem
Menurut Jogiyanto (2005:3), suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu sebagai berikut :
1. Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang selalu saling berinteraksi atau bekerjasama membentuk suatu kesatuan yang dapat berupa suatu sub sistem atau bagian-bagian dari sistem atau sering kali disebut sebagai proses. 2. Batasan Sistem (Boundary)
10
3. Lingkungan Luar Sistem (Eksternal Entity/Environtment)
Komponen yang berada diluar batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem, bisa sebagai sumber jika memberikan inputan kedalam sistem atau sebagai tujuan jika mendapatkan outputan.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Media penghubung abtar sistem dengan lingkungan luarnya atau antar sub sistem.
5. Masukan Sistem (Input)
Energi yang dimasukan ke dalam sistem yang selanjutnya menjadi bahan untuk diproses yang dapat berupa perawatan (Maintenance Input) dam masukan signal input.
6. Keluaran Sistem (Output)
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
7. Proses (Pengolah Sistem)
Bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran yang berguna yang akan diberikan oleh manajemen.
8. Sasaran Sistem
11
Gambar 2.1 Karakteristik Sistem
Sumber : [Jogiyanto, “Sistem Teknologi informasi”, 2005]
2.1.3. Bentuk Umum Sistem
Bentuk umum dari sistem terdiri dari atas masukan (input), proses, dan keluaran (output). Dalam bentuk umum sistem ini biasa melakukan satu atau lebih masukan yang akan diproses dan menghasilkan keluaran sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya.
Gambaran umum mengenai sistem ditunjukan pada gambar berikut ini :
Gambar 2.2 Bentuk Umum Sistem
12
2.2 Konsep Dasar Informasi
Selain sistem sebuah perusahaan atau instansi juga pastinya mempunyai suatu informasi, salah satunya sebagai penunjang pengambilan keputusan. Adapun pengertian informasi akan dijelaskan dibawah ini.
2.2.1. Pengertian Informasi
Sedangkan pengertian informasi adalah sebagai berikut:
“ Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya ” (Jogiyanto, 2005:8).
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses sehingga menjadi lebih berguna bagi pemakainya.
2.2.2 Kualitas informasi
Menurut Jogiyanto (2005:10) Kualitas Informasi terdiri dari 3 (tiga) hal yaitu:
1. Akurat
13
2. Tepat waktu
Tepat waktu berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi.
3. Relevan
Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.
2.2.3 Nilai Informasi
Menurut Jogiyanto (2005:11) Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
2.2.4 Siklus Informasi
14
Gambar 2.3 Siklus Informasi
Sumber : [Jogiyanto, “Sistem Teknologi informasi”, 2005]
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem Informasi dibangun oleh dua unsur yaitu sistem dan informasi. Untuk lebih jelas mengenai Sistem Informasi maka akan diuraikan lebih jelas definisi sistem, informasi, dan sistem informasi.
2.3.1 Pengertian Sistem
Mempelajari suatu sistem informasi akan lebih baik apabila mengetahui terlebih dahulu mengenai sistem. Adapun beberapa definisi sistem antara lain :
Menurut Azhar Susanto ( 2004 : 18 ) adalah :
“Sistem adalah kumpulan atau grup dari bagian atau komponen apapun baik fisik
ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama
15
Menurut Jogiyanto ( 2005 : 1 ) adalah :
“Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu aturan tertentu”.
Sedangkan Abdul Kadir (2003 : 54) mendefinisikan :
“Sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang di
maksudkan untuk mencapai suatu tujuan”.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem terdiri atas beberapa komponen yang bekerja sama untuk mencapai suatu sasaran tertentu.
2.3.2 Pengertian Informasi
Dalam bentuk suatu sistem informasi, di perlukan komponen masukan berupa data-data, yang di perlukan sebagai komponen pembangunan sistem tersebut.
Pengertian data Menurut Abdul Kadir (2003 : 7) adalah :
“Data adalah fakta mengenai objek, orang dan lain-lain. Data dinyatakan dengan
nilai (angka, deretan karakter atau symbol)”.
16
Pengertian informasi menurut Abdul Kadir (2003 :7) adalah:
“Informasi adalah hasil analisis dan sintesis terhadap data. Dengan kata lain,
informasi dapat di katakana sebagai data yang telah di organisasikan ke dalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan seseoraang”.
Berdasarkan definisi di atas penulis dapat menyimpulkan bahwa informasi adalah suatu hasil yang di peroleh dari proses pengolahan data yang memberikan makna sehingga bermanfaat bagi seseorang (pengguna informasi).
Dari uraian tentang informasi ini ada tiga hal penting yang harus diperhatikan, yaitu :
1. Informasi merupakan hasil pengolahan data 2. Memberikan makna atau arti
3. Berguna atau bermanfaat
2.3.3 Pengertian Sistem Informasi
Informasi merupakan komponen penting dalam suatu sistem. Informasi di butuhkan bagi manajemen untuk pengambilan keputusan atau kebijakan. Menurut Robert A. Leitch / K Roscoe dalam buku yang ditulis Jogiyanto (2005 : 11)
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiataan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan bagi pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang di perlukan.”
Sedangkan menurut Azhar Susanto (2007 : 55)
17
Berdasarkan definisi di atas penulis mengambil kesimpulan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk memberikan informasi bagi pengambil keputusan.
2.4 Pengertian Kasus yang di analisis
Kasus yang diteliti dalam penelitian ini adalah Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian berbasis web di Badan Kepegawaian Negara Kantor Regional III Bandung, sehingga perlunya relevansi data-data yang mengarah kepada kasus tersebut.
2.4.1 Pengertian Pelayanan
Pelayanan adalah suatu kegiatan attau urutan kegiatan yang terjadi dalam interaksi seseorang dengan orang lain atau mesin secara fisik, dan menyediakan kepuasan pelanggan. Dalam Kamus Besar bahasa Indonesia dijelaskan pelayanan sebagai usaha melayani kebutuhan orang lain, sedangkan melayani adalah membantu menyiapkan (mengurus) apa yang diperlukan seseorang. Kep.Menpan No. 81/93 menyatakan bahwa pelayanan umum adalah segala bentuk pelayanan yang diberikan oleh pemerintah pusat satau daerah, Badan Usaha Milik Negara (BUMN) atau Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), dalam rangka pemenuhan kebutuhan masyarakat, dan atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.
18
tanggung jawab dan dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah di Pusat, di Daerah, dan di lingkungan BUMN atau BUMD, dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2.4.2 Pengertian Kepegawaian
Kepegawaian adalah segala bentuk urusan-urusan yang berkaitan dengan penyelenggaraan administrasi pegawai yang diantaranya meliputi : penetapan formasi, pengadaan, pengangkatan, pemindahan, pemberhentian, penetapan pensiun, gaji, tunjangan, kesejahteraan, hak dan kewajiban kedudukan hukum, pengembangan kompetensi, dan pengendalian jumlah.
2.4.3 Badan Kepegawaian Negara (BKN)
19
2.5 Arsitektur Aplikasi
Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian yang akan dirancang adalah berbasis Web dengan menggunakan suatu media jaringan komputer yaitu internet. Dengan demikian kita perlu memahami terlebih dahulu mengenai apa itu jaringan komputer.
2.5.1 Jaringan Komputer
Jaringan Komputer adalah sekelompok komputer otonom yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya menggunakan protokol komunikasi melalui media komunikasi sehingga dapat saling berbagi informasi, program – program, penggunaan bersama perangkat keras seperti printer, harddisk, dan sebagainya. Selain itu jaringan komputer bisa diartikan sebagai kumpulan sejumlah terminal komunikasi yang berada diberbagai lokasi yang terdiri dari lebih satu komputer yang saling berhubungan.
2.5.2 Jenis-Jenis Jaringan Komputer
Ada empat kategori utama jaringan komputer yaitu : 1. Local Area Network (LAN)
20
2. Metropolitan Area Network (MAN)
Metropolitan Area Network (MAN), pada dasarnya merupakan versi LAN yang berukuran lebih besar dan biasanya menggunakan teknologi yang sama dengan LAN. MAN dapat mencakup kantor-kantor perusahaan yang letaknya berdekatan atau juga sebuah kota dan dapat dimanfaatkan untuk keperluan pribadi (swasta) atau umum. MAN mampu menunjang data dan suara, bahkan dapat berhubungan dengan jaringan televisi kabel.
3. Wide Area Network (WAN)
Wide Area Network (WAN), jangkauannya mencakup daerah geografis yang luas, seringkali mencakup sebuah negara bahkan benua. WAN terdiri dari kumpulan mesinmesin yang bertujuan untuk menjalankan program-program (aplikasi) pemakai.
4. Internet
21
5. Jaringan Tanpa Kabel
Jaringan tanpa kabel merupakan suatu solusi terhadap komukasi yang tidak bisa dilakukan dengan jaringan yang menggunakan kabel. Misalnya orang yang ingin mendapat informasi atau melakukan komunikasi walaupun sedang berada diatas mobil atau pesawat terbang, maka mutlak jaringan tanpa kabel diperlukan karena koneksi kabel tidaklah mungkin dibuat di dalam mobil atau pesawat. Saat ini jaringan tanpa kabel sudah marak digunakan dengan memanfaatkan jasa satelit dan mampu memberikan kecepatan akses yang lebih cepat dibandingkan dengan jaringan yang menggunakan kabel.
2.5.3 Topologi Jaringan Komputer
Adapun Topologi yang terdapat dalam jaringan komputer antara lain : 1. Bus Network
22
`
` `
`
`
` File Server
Gambar 2.4 Bus Network
(Sumber : Budhi Irawan, ”Jaringan komputer”, 2005)
2. Star Network
Topologi star network menghubungkan jaringan pada node pusat (central node atau host node) yang membentuk jaringan seperti bentuk bintang (star). Jalur komunikasi diatur langsung oleh central node dan melakukan semua tanggung jawab mengatur jalur atau arus informasi antara node satu dengan node lain. Central node biasa dalam bentuk komputer besar (large computer) atau mainframe computer yang dihubungkan dengan node lain yang berupa beberapa terminal atau komputer mini atau komputer mikro melalui satu link.
`
` `
`
Gambar 2.5 Star Network
(Sumber : Budhi Irawan, ”Jaringan komputer”, 2005)
3. Ring Network
23
menyerupai suatu lingkaran tertutup menyerupai cincin (lingkaran), sehingga diberi nama topologi bintang dalam lingkaran atau star-wired ring.
4. Tree Network
Topologi model ini merupakan perpaduan antara topologi Linear Bus dan Star, yang mana terdiri dari kelompok-kelompok dari workstasion denagn konfigurasi star yang terkoneksi ke kabel utama yang menggunakan topologi Linear Bus. Topologi ini memungkinkan untuk pengembangan jaringan yang telah ada, dan memungkinkan untuk mengkonfigurasi jaringan sesuai dengan kebutuhan.
`
`
` `
`
File Server
Gambar 2.6 Tree Network
(Sumber : Budhi Irawan, ”Jaringan komputer”, 2005)
Dengan pendekatan hypertext ini seseorang dapat membuat informasi dengan meloncat dari satu dokumen ke dokumen lain. Dokumen-dokumen yang diaksespun dapat tersebar di berbagai mesin dan bahkan di berbagai negara.
2.6 Internet
24
langsung terhubung melalui ISP (Internet Service Provider) melalui internet backbone. Teknologi internet pada awalnya digunakan hanya untuk keperluan pertahanan yang dirintis oleh lembaga Riset Departemen Pertahanan Amerika. Lembaga riset tersebut menginginkan agar komputer-komputer yang ada dapat saling berhubungan satu dengan yang lain untuk kepentingan militer.
Sistem jaringan komputer yang dimiliki oleh lembaga riset ini juga berhubungan dengan kalangan universitas, dengan harapan agar jaringan komputer ini dapat semakin besar dan berkembang. Sekitar tahun 1970, Stanford University mulai mengembangkan standarisasi jaringan komputer menjadi sebuah protocol TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol). Fungsi utama Protocol TCP/IP adalah untuk menjembatani tiap komputer yang memilki sistem operasi dan juga hardware yang berbeda. TCP/IP tersusun atas 4 layer (Network Access, Internet, Host-to-Host Transport dan Application) yang masing-masing memilki protokolnya sendiri-sendiri.
2.7 Perangkat Lunak Pendukung
Adapun perangkat lunak yang mendukung dalam pembuatan Sistem Informasi Pelayanan Kepegawaian berbasis Web ini adalah sebagai berikut :
2.7.1 Hypertext Preprocessor (PHP)
25
PHP dirancang untuk membuat Web dinamis. Pada prinsipnya, PHP mempunyai fungsi yang sama dengan skrip-skrip seperti ASP (Active Server Pages), Cold Fusion atau Perl.
Kelahiran PHP bermula saat Rasmus Lerdorf membuat sejumlah skrip Perl yang dapat mengamati siapa saja yang melihat-lihat daftar riwayat hidupnya, yakni pada tahun 1994. Skrip-skrip ini selanjutnya dikemas menjadi tool yang
disebut “ Personal Home Page “. Paket inilah yang menjadi cikal bakal PHP.
Pada tahun 1995, Rasmus menciptakan PHP/F1 versi 2. Pada versi inilah pemrograman dapat menempelkan kode terstruktur didalam tag HTML. Yang menarik kode PHP juga bias berkomunikasi dengan database dan melakukan perhitungan-perhitungan yang kompleks sambil jalan.
Pada saat ini, PHP cukup popular sebagai piranti pemrograman Web, terutama dilingkungan linux. Walau demikian, PHP sebenarnya juga dapat berfungsi pada server berbasis UNIX, Macintosh, bahkan versi untuk Windows 95/98. 28 Pada awalnya PHP dirancang untuk diintegrasikan dengan Web server Apache. Namun,belakngan PHP juga dapat bekerja dengan Web server seperti PWS ( Personal Web Server ) dan IIS ( internet Information Server ).
2.7.2 Adobe Dreamweaver
26
melakukan editing, Dreamweaver mambuatnya menjadi lebih mudah dengan menyediakan tool-tool yang sangat berguna dalam peningkatan kemampuan dan pengalaman dalam mendesain web.
Dreamweaver dalam hal ini digunakan untuk web desain. dreamweaver mengikutsertakan banyak tool untuk kode-kode dalam halaman web beserta fasilitas-fasilitasnya, antara lain : Referensi HTML, CSS dan Javascript, Javascript debugger, dan editor kode (tampilan kode dan Code inspector) yang mengizinkan penggunanya untuk mengedit kode Javascript, XML, dan dokumen teks lain secara langsung dalam Dreamweaver. Teknologi Dreamweaver Roundtrip HTML mampu mengimpor dokumen HTML tanpa perlu memformat ulang kode tersebut dan kita dapat menggunakan Dreamweaver pula untuk membersihkan dan memformat ulang HTML bila pengguna menginginkannya.
Selain itu Dreamweaver juga dilengkapi kemampuan manajemen situs, yang memudahkan pengguna dalam mengelola keseluruhan elemen yang ada dalam situs. Juga dapat melakukan evaluasi situs dengan melakukan pengecekan broken link, kompatibilitas browser, maupun perkiraan waktu download halaman web.
2.7.3 MySQL
27
MySQL sebenarnya merupakan turunan dari salah satu konsep utama dalam database sejak lama, yaitu SQL ( Structured Query Language ). SQL adalah sebuah konsep pengoperasian database, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis.
Kehandalan sistem database ( DBMS ) diketahui dari cara kerja optimizer-nya dalam melakukan perintah SQL yang dibuat oleh user maupun program-program aplikasinya.Sebagai database server, MySQL dikatakan lebih unggul dibandingkan database server lainnya dalam query data. Hal ini terbukti untuk query yang dilakukan oleh single user, kecepatan query MySQL bisa 10 kali lebih cepat dari PostgreSQL dan 5 kali lebih cepat dibanding interbase, kemampuan yang cukup menakjubkan untuk sebuah software gratisan.
MySQL adalah satu dari sekian banyak sistem database, merupakan terobosan tepat dalam aplikasi database, didukung oleh ribuan bahkan jutaan komunitas internet yang siap membantu. Selain itu juga tersedia mailing list dan homepage.
2.7.4 XAMPP
XAMPP adalah paket instalasi Apache, PHP, MySql, FTP dan Mercury yang merupakan salah satu aplikasi dalam membangun sebuah server Web baik intranet maupun internet.
28
kebijakan perusahaan, pengumuman, membuat database karyawan, aplikasi berbasis PHP dan MySql secara online.
Dengan XAMPP kita juga bisa memulai membangun Sistem Informasi Sekolah, daftar mata pelajaran, profile sekolah, kegiatan sekolah, pengumuman sekolah dan lain-lain.
29 BAB III
OBJEK DAN METODE PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Lokasi yang dijadikan objek penelitian adalah Badan Kepegawaian Negara (BKN) Kantor Regional III Bandung yang beralamat di Jl. Surapati No. 10 Bandung.
3.1.1 Sejarah Badan Kepegawaian Negara (BKN)
Dari situasi pada saat itu, sebagian Pegawai Negeri berada di bawah pemerintah Republik Indonesia dan sebagian lagi berada di bawah pemerintah Hindia Belanda.
Kantor Urusan Pegawai Negeri yang dibentuk dengan Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 1948 tanggal 30 Mei 1948, berkedudukan di ibukota pemerintahan di Yogyakarta dan dipimpin oleh seorang Kepala yaitu Raden Pandji Soeroso. Pada tahun yang sama Pemerintah juga menetapkan pembentukan perwakilan Kantor Urusan Pegawai (KUP) untuk wilayah Indonesia bagian timur yang berkedudukan di Makasar. Dalam perkembangan selanjutnya, KUP inilah yang menjadi cikal bakal BKN, sehingga tanggal 30 Mei 1948 ditetapkan sebagai tanggal lahirnya BKN.
30
diberhentikan oleh Presiden atas usul Perdana Menteri dan langsung berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Perdana Menteri
Kebijakan pemerintah yang dipandang cukup penting pada masa itu adalah dikeluarkannya Peraturan Pemerintah Nomor 21 Tahun 1948 tentang Peraturan Gaji Pegawai (PGP-48). Dalam peraturan pemerintah ini, gaji permulaan golongan terendah adalah Rp. 45,- sebulan. Gaji pokok seorang pegawai dengan isteri dan seorang anak tidak akan kurang dari Rp. 65,- sebulan. Azas-azas peraturan penghargaan pengalaman bekerja mulai berlaku pada PGP-48 ini. Ijazah sekolah tidak mempunyai arti penting tetapi hanya sebagai ukuran derajat atau kepandaian. Untuk menentukan kedudukan pegawai selanjutnya salah satu syarat adalah kecakapannya. Sistem penggajian yang dianut dalam PGP-48 adalah sistem horizontal dan masa kerja yang berhubungan dengan gaji lama dihitung serta untuk kenaikan gaji berikutnya dalam pangkat baru.
Sejak pembubaran Republik Indonesia Sekrikat (RIS) dan pembentukan Negara Kesatuan Republik Indonesia tanggal 15 Agustus 1950, pemerintah memandang perlu untuk memusatkan urusan kepegawaian yang sebelumnya diselenggarakan oleh KUP di Yogyakarta dan Djawatan Umum Urusan Pegawai (DUUP) di Jakarta. Untuk maksud tersebut ditetapkanlah Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1950 tanggal 15 Desember 1950. Dengan Peraturan Pemerintah tersebut, KUP di Yogyakarta dan DUUP di Jakarta digabungkan menjadi satu.
31
Kepegawaian (Biro TUK) di Yogyakarta dan Bagian Pensiun dan Tunjangan (Biro P&T) di Bandung.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dan misi adalah sasaran dan tujuan didirikannya perusahaan atau instansi tersebut. Setiap perusahaan atau instansi pasti memiliki visi dan misi masing-masing untuk menjalankan aktivitas perusahaan yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan tersebut. Adapun visi dan misi yang dimiliki oleh BKN antara lain adalah :
VISI
Menjadikan Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang Profesional, Netral, dan Sejahtera. Profesional
Istilah 'profesional' dimaksudkan untuk menunjukkan kriteria pegawai yang memiliki kompetensi yang memadaai sesuai dengan persyaratan suatu jabatan, bekerja dengan dedikasi yang tiinggi, dan berorientasi pada prestasi kerja. Netral
Istilah 'netral' dimaksudkan bahwa PNS bersikap netral terhadap seluruh kekuatan politik atau kekuatan tertentu lainnya sehingga dalam melaksanakan tugas umum pemerintahan dan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat dapat dilakukana secara adil dan merata, tidak membedakan suku, ras dan agama. Sejahtera
32
Kesejahteraan PNS diwujudkan dengan memperhitungkan beban kerja dan prestasi kerja/produktivitas marjinal, serta didukung dengan sistem penghargaan yang adil dan rasional sehingga mampu menumbuhkan motivasi peningkatan kinerja dan terciptanya PNS yang bersih dari Korupsi Kolusi Nepotisme (KKN).
MISI
Menyelenggarakan Manajemen PNS berbasis Kompetensi untuk Mewujudkan Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang Profesional, Netral dan Sejahtera.
Misi BKN dalamRenstra 2010-2014 adalah:
a. Mengembangkan Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia
b. Merumuskan kebijakan pembinaan PNS dan menyusun peraturan perundang-undangan kepegawaian
c. Menyelenggarakan pelayanan prima bidang kepegawaian d. Mengembangkan sistem informasi manajemen kepegawaian e. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian kepegawaian f. Menyelenggarakan manajemen internal BKN
3.1.3 Struktur Organisasi
33
Gambar3.1 Struktur organisasi
3.1.4 Deskripsi Kerja
Adapun tugas dari departemen-departemen yang terdapat di BKN : 1. Kepala Kantor Regional (Kanreg) BKN
34
dengan Pemerintah Daerah, instansi vertikal, dan instansi pusat yang berada di daerah dalam wilayah kerjanya, serta memberikan laporan secara berkala dan sewaktu-waktu kepada kepala BKN.
2. Bagian Umum
Mempunyai tugas melaksanakan pelayanan teknis dan administrasi bagi seluruh satuan organisasi kanreg BKN.
Bagian Umum terdiri dari :
a. Subbagian Perencanaan dan Keuangan yang mempunyai tugas melakukan penyiapan dan penyusunan rencana, program dan anggaran, pengelolaan administrasi keuangan dan pembayaran serta pembukuan dan verifikasi. b. Subbagian kepegawaian yang mempunyai tugas melakukan urusan tata
usaha kepegawaian, administrasi mutasi dan pengembangan kepegawaian serta kesejahteraan rakyat.
c. Subbagian Tata usaha dan rumah tangga mempunyai tugas melakukan urusan surat menyurat, kearsipan ekspedisi, penggandaan, dokumentasi, kehumasan, penyusunan laporan, serta urusan perlengkapan, angkutan kendaraan dinas, urusan dalam dan keamanan.
3. Bidang Mutasi
Mempunyai tugas melaksanakan pemberian pertimbangan teknis mutasi kepegawaian kepada Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah dan pejabat Instansi Pusat yang berwenang di daerah, dan menetapkan kenaikan pangkat anumerta, pengabdian di wilayah kerjanya.
35
a. Seksi Administrasi Mutasi
Mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha dan administrasi mutasi b. Seksi Mutasi I, II, III
Mempunyai tugas melakukan penelitian persyaratan dan penyiapan bahan pertimbangan mutasi bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah untuk menjadi Juru Muda I golongan ruang I/b sampai dengan pembina utama golongan ruang IV/e.
4. Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan penetapan Nomor Identitas Pegawai Negeri Sipil, Kartu Pegawai (KARPEG), Kartu Istri (KARIS), Kartu Suami (KARSU), pemberhentian dan pemberian pensiun bagi pegawai Negeri Sipil Pusat dan janda/dudanya dan penyiapan pertimbangan teknis bagi Pegawai Negeri Sipil Daerah dan janda/dudanya yang telah mencapai batas usia pensiun, serta penyiapan pertimbangan status kepegawaian lainnya.
Bidang Status Kepegawaian dan Pensiun terdiri dari : a. Seksi Administrasi Status Kepegawaian dan Pensiun
Mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha dan admnistrasi Status Kepegawaian Pensiun.
b. Seksi Status Kepegawaian
36
c. Seksi Pensiun I dan II
Mempunyai tugas melakukan penelitian dan penyiapan bahan penetapan pemberhentian dan pemberian pensiun Pegawai Negeri Sipil Pusat serta penyiapan bahan pertimbangan teknis pemberhentian dan pemberian pensiun Pegawai yang mencapai batas usia pensiun serta pensiun janda/dudanya, dan pengelolaan tata naskah pensiun.
5. Bidang Informasi Kepegawaian
Mempunyai tugas melaksanakan sistem informasi kepegawaian pusat dan daerah dan memfasilitasi pengembangan sistem informasi kepegawaian pada instansi daerah di wilayah kerjanya.
Bidang Informasi Kepegawaian terdiri dari :
a. Seksi Penyiapan dan Pengelolaan Data kepegawaian I Seksi Penyiapan dan Pengelolaan Data kepegawaian II
Mempunyai tugas melakukan urusan pengagendaan, penyuntingan, penyandian, perekaman, pengelompokkan, penyimpanan dan pemeliharaan surat/dokumen kepegawaian, serta penyiapan penyusunan laporan/perangkaan sesuai bahan tugasnya.
b. Seksi Pengolahan Data kepegawaian
Mempunyai tugas melakukan pengolahan data kepegawaian Pusat dan Daerah, koordinasi dalam penyelenggaraan aplikasi informasi kepegawaian pemeliharaan basis data kepegawaian serta penyimpanan data dalam komputer.
37
Mempunyai tugas melakuakn pengelolaan jaringan komunikasi data, rekonsilisiasi data dan sistem informasi kepegawaian, serta penyajian dan pertukaran informasi kepegawaian.
6. Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian
Mempunyai tugas melaksanakan bimbingan teknis kepegawaian dan Diklat Kepegawaian, melakukan pengawasan kompetensi jabatan, dan pengendalian pemanfaatan lulusan Diklat Pegawai Negeri Sipil Pusat maupun Daerah.
Bidang Bimbingan Teknis Kepegawaian terdiri dari : a. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian I
Mempunyai tugas melaksanakan bimbingan dan petunjuk teknis kepegawaian, pengawasan standar kompetensi jabatan, dan koordinasi dengan aparat pengawasan fungsional bidang kepegawaian di wilayah kerjanya, serta melakukan pengawasan dan pengendalian kinerja dan dispilin Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Kanreg BKN.
b. Seksi Bimbingan Teknis Kepegawaian II
Mempunyai tugas melaksanakan bimbingan dan petunjuk teknis kepegawaian, pengawasan standar kompetensi jabatan, dan koordinasi dengan aparat pengawasan fungsional bidang kepegawaian di wilayah kerjanya.
c. Seksi Pengembangan Kepegawaian
38
kerjasama Diklat, monitoring, dan pengendalian pemanfaatan Diklat instansi di wilayah Kerjanya
3.1.5 Wilayah Kerja
Adapun wilayah kerja pelayanan yang dilakukan oleh BKN Kantor Regional III Bandung seperti digambarkan tabel di bawah ini :
Tabel 2.1 Cakupan wilayan kerja BKN Kantor Regional III Bandung
Kabupaten Kota
Kab. Bogor Kota Bandung
Kab. Sukabumi Kota Bogor
Kab. Cianjur Kota Sukabumi
Kab. Bekasi Kota Cirebon
Kab. Karawang Kota Bekasi
Kab. Subang Kota Depok
Kab. Purwakarta Kota Cimahi Kab. Bandung Kota Tasikmalaya Kab. Sumedang
Kab. Garut Kab. Tasikmalaya
Kab. Ciamis Kab. Cirebon Kab. Kuningan Kab. Indramayu Kab. Majalengka
3.2 Metode Penelitian 3.2.1 Desain Penelitian
pendekatan deskriptif, yaitu suatu metode yang meneliti suatu objek, mengumpulkan data pada saat dilakukan penelitian. Sedangkan metode tindakan, yaitu Penelitian yang digunakan untuk mengembangkan keterampilan baru, cara pendekatan baru, atau produk pengetahuan yang baru dan untuk memecahkan masalah dengan penerapan langsung di dunia aktual (lapangan).”
3.2.2 Jenis dan Metode Pengumpulan Data
3.2.2.1Sumber Data Primer (Wawancara, Observasi)
Menurut Jonathan Sarwono (2006) adalah sebagai berikut :
“Data Primer yaitu data yang di peroleh melalui pertanyaan tertulis dengan
menggunakan kuesioner atau lisan dengan menggunakan metode wawancara”.
Metode Pengumpulan data yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut: a. Observasi
kegiatan observasi dilakukan di BKN Kantor Regional III Bandung pada bagian kepegawaian, bagian mutasi, dan bagian pensiun, dengan cara melakukan pencatatan secara sistematik kejadian-kejadian, prilaku, objek-objek yang di lihat dan hal-hal lain yang di perlukan dalam mendukung penelitian yang sedang di lakukan.
b. Wawancara (Interview)
pegawai pada Bagian kepegawaian, bagian mutasi, dan bagian pensiun yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
3.2.2.2Sumber Data Sekunder (dokumentasi)
Sumber data sekunder adalah data yang diperoleh dengan cara melakukan kajian kepustakaan, yaitu secara literature (buku-buku, karangan-karangan, kumpulan-kumpulan buku kuliah, informasi melalui internet yang relevan dengan variabel yang diteliti dan dari para narasumber yang berhubungan langsung dengan masalah dan objek yang diteliti) dan berkas-berkas atau data dari Bagian kepegawaian, bagian mutasi, dan bagian pensiun yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
3.2.3 Metode Pendekatan dan Pengembangan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan adalah berorientasi pada data, yaitu menekankan pada karakteristik data yang akan diproses
3.2.3.1Metode Pendekatan Sistem
Metode pendekatan sistem yang digunakan oleh penulis adalah pendekatan terstruktur. Terdapat beberapa alasan penulis menggunakan pendekatan terstruktur diantaranya adalah mudah dipahami dan mudah digunakan artinya metode ini mudah dimengerti, selain itu metode terstruktur telah banyak digunakan dalam pengembangan sistem informasi.
3.2.3.2Metode Pengembangan Sistem
Metode adalah suatu cara atau teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu. Metode yang digunakan untuk sistem informasi pelayanan kepegawaian ini adalah metode prototype.
Alasan mengapa penulis memakai metode prototype ini adalah karena metode ini terdiri dari tahap-tahap yang memberikan kemudahan jika pada satu tahap tidak sesuai maka dapat kembali ke tahap sebelumnya, sehingga cukup efektif dalam mendapatkan kebutuhan dan aturan yang jelas.
Langkah umum paradigma prototyping adalah sebagai berikut :
1. Planning. Pada tahap ini analis sistem akan melakukan pengumpulan data, wawancara dan observasi terhadap kebutuhan pemakai. Baik yang meliputi model interface, teknik procedure maupun dalam teknologi yang akan digunakan.
2. Mengembangkan prototype. Pada tahap ini analis sistem bekerja sama dengan pemograman mengembangkan prototype sistem untuk memperlihatkan kepada pemesan pemodelan sistem yang akan digunakan.
3. Evaluasi sistem. Menentukan apakah prototype dapat diterima oleh pemesan atau pemakai. Analis sistem pada tahap ini akan mendeteksi dan menidentifikasikan sejauh mana pemodelan yang dibuatnya dapat diterima oleh pemesan atau bahkan harus merombak secara keseluruhan. 4. Jika sistem telah disetujui, maka tahap terakhir adalah melakukan
Gambar 3.2 Model Prototype
(Sumber : http://mazirwan.blogspot.com/2009/08/mengenal-metodologi-pengembangan-sistem.html. 26 november 2010)
3.2.3.3Alat Bantu Analisis dan Perancangan
Metode analisis dan perancangan dari penelitian yang dilakukan terdiri dari beberapa alat yang diperlukan, yaitu sebagai sebagai berikut :
1. Flow Map
Flow Map merupakan alat bantu dalam menelusuri arus dokumen yang yang digunakan dalam sistem.
2. Diagram Konteks
Diagram Konteks yaitu level teratas dari diagram arus data yang merupakan penggambaran secara besar dan umum.
3. Data Flow Diagram
4. Kamus Data
Kamus data merupakan suatu bagian yang berfungsi untuk merancang file database yang akan dibuat, sehingga file database akan lebih teratur dan sesuai dengan tujuan perancangan.
5. Normalisasi
Noramalisasi merupakan proses untuk mengubah suatu relasi yang memiliki masalah kedalam dua buah atau lebih yang tidak memiliki masalah yang biasanya disebut anomali. Anomali adalah proses pada database yang memberikan efek samping yang tidak diharapkan. 6. Relasi Tabel
Relasi tabel database dengan struktur data hubungan dapat digambarkan dalam bentuk tabel. Kolom dari tabel menunjukkan atribut dari file. Atribut ini menunjukkan item data atau field. Kumpulan nilai dari field atau item data disebut juga dengan istilah domain.
7. ERD (Entity Relationship Diagram)
3.2.4 Pengujian Software
Metode pengujian software dengan menggunakan metode pengujian black box. Metode Black Box dikenal juga dengan Input-Output Testing atau Data Driven Testing. Pengujian Black Box Berkonsentrasi untuk menemukan kondisi dimana program tidak berjalan sesuai dengan spesifikasi (fungsional). Black Box tidak mengenal stuktur internal dari program. Untuk bisa menemukan kesalahan, diperlukan exhaustive input testing (menggunakan segala macam kemungkinan sebagai input).
Pengujian Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai menggunakan metode black box testing, dengan pengujian terfokus pada persyaratan fungsionalitas dari perangkat lunak yang akan dibangun. Dengan demikian dapat diperoleh serangkaian kondisi masukan yang semuanya menggunakan persyaratan fungsional. Pengujian black box dapat menemukan kesalahan denga kategori sebagai berikut :
1. Fungsi – fungsi yang tidak sesuai. 2. Kesalahan antar muka.
3. Kesalahan struktur data.
Faktor pengujian yang digunakan dalam pengujian software ini antara lain: 1. Authorization
a. Bagian Kepegawaian b. Bagian Mutasi c. Bagian Pensiun 2. Realibility
Menekankan bahwa aplikasi yang dilaksanakan dalam fungsi sesuai yang diminta dalam periode waktu tertentu. Pembetulan proses tersangkut kemampuan system untuk memvalidasi proses secara benar.
3. Correctness
Menjamin pada data yang dimasukan, proses dan output yang dihasilkan dari aplikasi harus akurat dan lengkap.
4. File Integrity
Menekankan pada data yang dimasukkan melalui aplikasi akan tidak bisa diubah. Prosedur yang akan memastikan bahwa file yang digunakan benar dan data dalam file tersebut akan disimpan sekuensial dan benar.
5. Easy of Use
46 BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
4.1 Analisis Sistem yang berjalan
Dalam analisis sistem akan dibahas mengenai prosedur, flowmap, dokumen, diagram konteks, data flow diagram Sistem Informasi Kepegawaian (Pegawai Negeri Sipil) yang sedang berjalan di BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG yang meliputi beberapa modul, diantaranya: Modul Pengajuan Kenaikan Pangkat, Modul Pengajuan Mutasi, Modul Pengajuan Pensiun dan Modul Pengajuan Status Kepegawaian yang meliputi KARPEG, KARIS, KARSU.
4.1.1 Analisis Dokumen
Analisis dokumen yang sedang berjalan menguraikan sacara rinci dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem informasi, diantaranya:
1. Dokumen Berkas KARPEG
Deskripsi : Berkas pegawai yang akan mengajukan KARPEG.
Fungsi : Sebagai Sebagai syarat pengajuan pensiun dan acuan untuk membuat form KARPEG
Rangkap : 1
47
Distribusi : Pegawai, instansi pengusul, bagian administrasi. Bentuk Dokumen : Berkas KARPEG.
Elemen Data : SK_CPNS, SK_PNS,STTPL
2. Dokumen Form KARPEG.
Deskripsi : Form untuk data KARPEG. Fungsi : Entri data KARPEG.
Rangkap : 1
Sumber : Seksi Administrasi.
Distribusi : Bagian Status Kepegawaian, Bentuk Dokumen : Formulir.
Elemen Data : NIP, Nama Pegawai, Tgl_lahir, TMT_pegawai, No_Kep, Tgl_pengesahan, id_kota.
Elemen Data : No_Karpeg, NIP, Nama_Pegawai, Tgl_lahir, TMT_pegawai, No_Kep, Tgl_pengesahan, id_kota.
3. Dokumen Berkas KARSU.
Deskripsi : Berkas pegawai yang akan mengajukan KARSU. Fungsi : Sebagai Sebagai syarat pengajuan KARSU dan
acuan untuk membuat form KARSU
Rangkap : 1
48
Distribusi : Pegawai, instansi pengusul, bagian administrasi. Bentuk Dokumen : Berkas KARSU.
Elemen Data : KARPEG, Surat_Nikah
4. Dokumen form KARSU.
Deskripsi : Form untuk data KARSU. Fungsi : Entri data KARSU.
Rangkap : 1
Sumber : Seksi Administrasi.
Distribusi : Bagian Status Kepegawaian, Bentuk Dokumen : Formulir.
Elemen Data : NIP, Nama_Pegawai, Nama_Suami, Tgl_nikah, Tgl_pengesahan, id_kota.
Elemen Data : No_Karsu, NIP, Nama_Pegawai, Nama_Suami, Tgl_nikah, Tgl_pengesahan, id_kota.
5. Dokumen Berkas KARIS.
Deskripsi : Berkas pegawai yang akan mengajukan KARIS. Fungsi : Sebagai Sebagai syarat pengajuan KARIS dan
acuan untuk membuat form KARIS
Rangkap : 1
49
Distribusi : Pegawai, instansi pengusul, bagian administrasi. Bentuk Dokumen : Berkas KARIS.
Elemen Data : KARPEG, Surat_Nikah.
6. Dokumen form KARIS.
Deskripsi : Form untuk data KARIS. Fungsi : Entri data KARIS.
Rangkap : 1
Sumber : Seksi Administrasi.
Distribusi : Bagian Status Kepegawaian, Bentuk Dokumen : Formulir.
Elemen Data : NIP, Nama_Pegawai, Nama_Istri, Tgl_nikah, Tgl_pengesahan, id_kota.
7. Dokumen Berkas Pensiun.
Deskripsi : Berkas pegawai yang akan mengajukan Pensiun. Fungsi : Sebagai Sebagai syarat pengajuan Pensiun dan
acuan untuk membuat form Pensiun
Rangkap : 1
Sumber : Pegawai.
Distribusi : Pegawai, instansi pengusul, bagian administrasi. Bentuk Dokumen : Berkas Pensiun.
50
8. Dokumen form Pensiun
Deskripsi : Form untuk data Pensiun. Fungsi : Entri data Pensiun.
Rangkap : 1
Sumber : Seksi Administrasi. Distribusi : Bagian Pensiun, Bentuk Dokumen : Formulir.
Elemen Data : No_SKP, NIP, Nama_Pegawai, Tgl_Lahir, Dinas_kerja, Gol terakhir, masa_kerja_pensiun, TMT_pensiun, Pensiun_pokok.
9. Dokumen Berkas Kenaikan Pangkat.
Deskripsi : Berkas pegawai yang akan mengajukan Kenaikan Pangkat.
Fungsi : Sebagai Sebagai syarat pengajuan Kenaikan pangkat dan acuan untuk membuat form kenaiakan pangkat.
Rangkap : 1
Sumber : Pegawai.
Distribusi : instansi pengusul, bagian administrasi. Bentuk Dokumen : Berkas.
51
10.Dokumen Form Kenaikan Pangkat.
Deskripsi : Form Untuk data Kenaikan pangkat. Fungsi : Untuk Entry data Kenaikan pangkat.
Rangkap : 1
Sumber : Pegawai.
Distribusi : bagian administrasi. Bentuk Dokumen : Formulir.
Elemen Data : No SKKP, Nip, Nama, Golongan/Jabatan Lama, Golongan/Jabatan Baru, TMT Golongan/Jabatan Baru, Tanggal SKKP.
11.Dokumen Berkas Mutasi.
Deskripsi : Berkas pegawai yang akan mengajukan Mutasi. Fungsi : Sebagai Sebagai syarat pengajuan Mutasi dan
acuan untuk membuat form mutasi.
Rangkap : 1
Sumber : Pegawai.
Distribusi : Instansi Pengusul, Seksi Administrasi. Bentuk Dokumen : Berkas.
Elemen Data : SK_CPNS, SK_PNS, SPM
12.Dokumen Form Mutasi.
52
Fungsi : Untuk Entry data Mutasi .
Rangkap : 1
Sumber : Pegawai.
Distribusi : Seksi administrasi. Bentuk Dokumen : Formulir.
Elemen Data : No_skm, Nip, Nama,Dinas Lama, Dinas Yang Diajukan.
4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan.
Analisis prosedur yang sedang berjalan yaitu menguraikan setiap prosedur dan sistematis dari sistem yang sedang berjalan yang dibuat terdiri dari prosedur, flowmap, diagram konteks, data flow diagram.
4.1.2.1 Prosedur Dan Flowmap.
Prosedur pembuatan kartu pegawai yang terdiri dari KARPEG, KARIS/KARSU
1. Pegawai menyerahkan berkas pegawai ke instansi pengusul
2. Seksi Kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah (BKD) memeriksa berkas pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN
3. Dari data berkas itu akan di buat menjadi form untuk pembuatan kartu di bagian administrasi BKN.
53
5. Seksi Kepegawaian menginput data kartu berdasarkan data dari form kartu yang diserahkan dari seksi administrasi, lalu membuatkan Kartu untuk pegawai.
6. Kartu yang sudah di buat di Seksi Kepegawaian di serahkan diserahkan ke Kepala BKN untuk di tanda tangan. kartu sah diserahkan ke Bagian Status Kepegawian untuk di buatkan laporan sebanyak tiga rangkap.
7. Laporan pembuatan kartu diserahkan ke Kepala BKN untuk di tandatangan.
8. Laporan pembuatan kartu sah di arsipkan satu rangkap di kepala BKN, dan yang lainya diserahkan ke Seksi Administrasi.
9. Laporan pembuatan kartu sah di arsipkan satu rangkap, bersamaan dengan berkas pengajuan pembuatan kartu di Bagian Administrasi.
54
Input Data KARTU
Membuat
Gambar 4.1 Flowmap Pembuatan Kartu untuk pegawai
55
Prosedur Kenaikan Pangkat
1. Pegawai menyerahkan berkas pengajuan Kenaikan Pangkat ke instansi pengusul
2. Seksi Mutasi BKD memeriksa berkas pengajuan Kenaikan Pangkat pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN
3. Dari data berkas itu akan di buat menjadi form Kenaikan Pangkat di bagian administrasi BKN.
4. Seksi Administrasi menyerahkan form Kenaikan Pangkat ke bagian Mutasi untuk di buatkan SK Kenaikan Pangkat
5. Seksi Mutasi menginput data Kenaikan Pangkat berdasarkan data dari form Kenaikan Pangkat yang diserahkan dari seksi administrasi, lalu membuatkan SK Kenaikan Pangkat 2 Rangkap.
6. SK Kenaikan Pangkat yang sudah di buat di Seksi Mutasi diserahkan ke Kepala BKN untuk di tanda tangan. SK Kenaikan Pangkat sah diserahkan ke Bagian Mutasi untuk di buatkan laporan sebanyak tiga rangkap.
7. Laporan Kenaikan Pangkat diserahkan ke Kepala BKN untuk di tandatangan.
8. Laporan Kenaikan Pangkat sah di arsipkan satu rangkap di kepala BKN, dan yang lainya diserahkan ke Seksi Administrasi.
56
10.SK Kenaikan Pangkat sah dan laporan Kenikan Pangkat sah diserahkan ke Seksi Mutasi BKD, laporan Kenaikan Pangkat di arsipkan kembali, dan Kenaikan Pangkat diserahkan ke pegawai.
Flowmap kenaikan Pangkat
Berkas
Valid Membuat
SK
Gambar 4.2 Flowmap Kenaikan Pangkat G = Arsip Laporan Kenaikan Pangkat
57
Prosedur Mutasi
1. Pegawai menyerahkan berkas pengajuan Mutasi kepada instansi pengusul. 2. Seksi Mutasi BKD memeriksa berkas pengajuan Mutasi pegawai, jika
berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN
3. Dari data berkas itu akan di buat menjadi form Mutasi di bagian administrasi BKN.
4. Form Mutasi yang telah di konsep bersama dengan berkas pegawai diserahkan ke bagian Mutasi untuk di proses.
5. Bagian Mutasi menginput terlebih dahulu data pegawai berdasarkan form pensiun yang telah dikonsep tadi, kemudian SK akan dicetak menjadi tiga rangkap, berkas dan form pensiun disimpan sementara dan akan diberikan ke bagian administrasi bersamaan dengan SK sah.
6. Setelah SK dicetak menjadi tiga rangkap, dan dibuatkan surat pengantar SK untuk Bagian Dinas baru pegawai
7. SK dan surat pengantar diberikan ke kepala BKN untuk di tanda tangan. 8. SK sah diberikan ke bagian Mutasi untuk di buatkan laporan sebanyak 3
rangkap juga, dan SK sah dan Surat pengantar diberikan ke bagian administrasi bersama dengan berkas dan form yang disimpan sementara tadi.
58
10.Laporan SK, SK Mutasi sah, dan Berkas pensiun di arsipkan di bagian administrasi.
11.SK sah 2 rangkap, laporan SK, surat pengantar, diserahkan ke Seksi Mutasi BKD, dan laporan SK diarsipkan juga disana
59
Laporan Mutasi
sah
Gambar 4.3 Flowmap Mutasi yang berjalan
I = Arsip Laporan Kenaikan Pangkat
60
Prosedur Pensiun
1. Pegawai menyerahkan berkas pengajuan pensiun kepada instansi pengusul. 2. Seksi Pensiun BKD memeriksa berkas pengajuan pensiun pegawai, jika berkas tidak sesuai berkas dikembalikan ke pegawai dan jika berkas sesuai berkas diberikan ke bagian administrasi BKN
3. Dari berkas itu akan di buat menjadi form pensiun di bagian administrasi BKN.
4. Form pensiun yang telah di konsep bersama dengan berkas pegawai diserahkan ke bagian pensiun untuk di proses.
5. Bagian pensiun menginput terlebih dahulu data pegawai berdasarkan form pensiun yang telah dikonsep tadi, kemudian SK akan dicetak menjadi tiga rangkap, berkas dan form pensiun disimpan sementara dan akan diberikan ke bagian administrasi bersamaan dengan SK sah.
6. Setelah SK dicetak menjadi tiga rangkap, dan dibuatkan surat pengantar SK untuk PT.Taspen
7. SK dan surat pengantar diberikan ke kepala BKN untuk di tanda tangan. 8. SK sah diberikan ke bagian pensiun untuk di buatkan laporan sebanyak 3
rangkap juga, dan SK sah dan Surat pengantar diberikan ke bagian administrasi bersama dengan berkas dan form yang disimpan sementara tadi.
61
10.Laporan SK, SK pensiun sah, dan Berkas pensiun di arsipkan di bagian administrasi.
11.SK sah 2 rangkap, laporan SK, surat pengantar, diserahkan ke Seksi Pensiun BKD, dan laporan SK diarsipkan juga disana
12.SK pensiun sah di serahkan masing-masing ke PT.TASPEN bersamaan dengan surrat pengantarnya dan 1 rangkap SK untuk pegawai.
62
Gambar 4.4 Flowmap Pensiun
63
4.1.2.2 Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luar. Berikut ini merupakan diagram konteks analisis sistem:
SISTEM INFORMASI
KARSU validKARIS valid SK Pensiun valid KARPEG valid KARPEG valid
SK Pensiun valid
SK Pensiun valid
Data Berkas Naik Pangkat
Data Berkas Mutasi
Surat Pengantar SK Pensiun valid
KARIS KARSU Lap. KARISLap. KARSU
Surat Pengantar SK Pensiun
Surat pengantar SK mutasi SK Kenaikan pangkat valid
Lap. Mutasi Lap. Kenaikan pangkat
SK mutasi SK kenaikan pangkat
SK Mutasi valid SK Kenaikan pangkat valid
64
4.1.2.3 Data Flow Diagram(DFD)
Dibawah ini merupakan DFD Level 0 dari Sistem Informasi yang berjalan:
1.0
Dt. Berkas pegawai Pegawai
Lap. KARPEG
Lap. Kenaikan pangkat
SK Pensiun
SK Pensiun Surat
Pengantar SK Pensiun SK Kenaikan Pangkat
SK Mutasi
65
Dfd level 1 proses 4 berjalan
KEPALA BKN
Data Berkas kenaiakan pengkat
Data KARPEG
Lap. Kenaiakn Pangkat
4.4
Data Berkas kenaiakan pengkat
4.2 Membuat Form
Kenaikan Pangkat
Data Lap. kenaiakan pengkat
Data SK kenaikan pengkat
Data Lap. kenaiakan pengkat Data Lap. kenaiakan
pengkat
Data Kenaikan Pangkat
Data Berkas kenaiakan pengkat
Data Berkas kenaiakan pengkat
Data SK kenaikan pengkat Data SK kenaikan
pengkat
Gambar 4.7 Data Flow DiagramLevel 1 proses 4 yang berjalan
Dfd level 1 proses 5 berjalan
KEPALA BKN
Data Berkas mutasi
Data SK Pensiun
5.4 Membuat SK
Mutasi
Data Berkas mutasi Data Berkas mutasi
5.2 Membuat Form Mutasi
Data Lap. mutasi
5.6 Data SK mutasi
Data Lap. mutasi
66
Dfd level 1 proses 6 berjalan
KEPALA BKN
Data SK Pensiun
6.4 Membuat SK
Pensiun Data Berkas Pensiun
Data Berkas Data SK Pensiun sah
Data Lap.
Gambar 4.9 Data Flow DiagramLevel 1 proses 6 yang berjalan
4.1.3 Evaluasi Sistem Informasi yang Sedang Berjalan
Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem informasi yang sedang berjalan di BADAN KEPEGAWAIAN NEGARA KANTOR REGIONAL III BANDUNG, maka dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang terjadi pada sistem, kelemahan-kelemahan-kelemahan-kelemahan tersebut antara lain:
67
Solusi: Dengan menggunakan sistem online dapat mengurangi resiko-resiko diatas.
b. Waktu yang dibutuhkan untuk pengolahan data lebih lama karena bagi instansi pengusul dari luar Bandung, harus datang ke kantor BKN regional III Bandung, untuk pemprosesan data Pensiun dan Status Kepegawaianya.
Solusi: Dengan menggunakan sistem online dapat mengefesienkan proses pengolahan data.
c. Kesulitan mencari data pegawai karena banyaknya data pegawai yang tersimpan.
Solusi: Dengan menggunakan sistem ini, data pegawai tersimpan dalam satu database yang terintegrasi sehingga memudahkan pencarian data.
d. Tidak digunakannya sistem database yang terintegrasi dengan beberapa bagian, sehingga menimbulkan penumpukan data.
Solusi: Dengan menggunakan sistem ini, data pegawai terintegrasi antara beberapa bagian, sehingga tidak menimbulkan penumpukan data.
68
4.2 Perancangan Sistem
Perancangan merupakan tahapan untuk menggambarkan model baru yang akan dibuat. Tahapan ini sangat penting untuk menentukan baik tidak atau cocok tidaknya sistem baru yang akan dibuat. Tahapan ini berisi tentang penggambaran diagram konteks dan data flow diagram yang diusulkan.
4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem
Adapun tujuan perancangan sistem ini adalah untuk menghasilkan produk (perangkat lunak) yang mampu :
1. Meningkatkan efektifitas (kecepatan dan keakuratan informasi yang dihasilkan) dan efisiensi (mengurangi biaya operasional) dalam pengolahan data administrasi Pegawai Negeri Sipil.
2. Memperoleh keakuratan data yang dapat dipertanggungjawabkan. 3. Mempermudah proses pencarian data.
4. Mengurangi penumpukan data.
5. Memperkecil presentase kerusakan (hilang atau hancur) data.
6. Penyesuaian terhadap perkembangan jaman dengan penerapan sistem teknologi informasi.
4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan.
69
yang berguna bagi penyimpanan data dengan jumlah data relatif banyak sehingga dapat mempermudah penyimpanan, pencarian, pengubahan serta penghapusan data. Selain itu juga, sistem ini dibuat secara online sehingga instansi-instansi yang letaknya di Bandung maupun luar Bandung dapat mengakses dan membuat data kepegawaian, khususnya dalam pembuatan KARPEG, KARIS, KARSU, SK Kenaikan Pangkat , SK Mutasi dan SK Pensiun pegawai yang terpusat di Kantor BKN Regional III Bandung.
4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan
Perancangan prosedur yang diusulkan terdiri dari pendekatan prosedur, diagram konteks, dfd, dan kamus data yang diusulkan.
4.2.3.1 Pendekatan Prosedur
Sebelum lebih jauh tentang prosedur yang pelayanan kepegawaian di BKN ada beberapa aturan yang berlaku unutk pelayanan kepegawaian tersebut diantaranya :
Untuk mengajukan kenaikan pangakat, ada beberapa peraturan yang terkait, peraturan Kenaikan pangkat yang terdiri dari :
a. Reguler : 4 tahun kenaikan pangkat secara reguler.
b. Tugas Belajar : kenaikan pangkat karena yang bersangkutan ditugaskan untuk melanjutkan pendidikan.
