ISSN: 1978-1520
Sistem Informasi Kepegawaian Pada PT Sumber Medika Persada
Personnel Information System at PT Sumber Medika Persada
Yoko Saputra Dewa1, Muhammad Rachmadi2
1,2Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer dan Rekayasa, Universitas Multi Data Palembang
E-mail: 1[email protected], 2[email protected]
Abstrak
Sistem Informasi Kepegawaian merupakan komponen yang saling berhubungan untuk memproses dan mendistribusikan informasi. Sistem Informasi Kepegawaian memerlukan perhatian agar pengelolaan data dan informasi kepegawaian dapat diarsipkan dan diorganisir dengan baik. Topik penelitian ini penting bagi PT Sumber Medika Persada karena perusahaan belum memiliki Sistem Informasi Kepegawaian untuk mengkoordinir lamaran, absensi, izin, cuti, dan penyampaian informasi internal perusahaan. Sistem ini akan dikembangkan menggunakan metodologi Rational Unified Process (RUP) yang mana terdapat 4 tahapan, yaitu tahap permulaan untuk menggali masalah yang ada pada perusahaan dengan dilakukan observasi, wawancara, dan studi pustaka. Kemudian tahap perencanaan untuk menganalisis masalah yang ada dengan menggunakan analisis PIECES dan analisis sebab akibat. Tahap berikutnya adalah tahap konstruksi untuk mulai membangun aplikasi, dan terakhir tahap transisi dimana dilakukan uji coba pada aplikasi yang telah dibangun. Nantinya, hasil penelitian ini diharapkan dapat membantu semua permasalahan yang ada pada PT Sumber Medika Persada sehingga perusahaan dapat terus menghadapi perkembangan teknologi yang terus meningkat.
Kata kunci: Sistem Informasi Kepegawaian, Rational Unified Process, analisis PIECES, analisis sebab akibat
Abstract
Personnel Information System is a component that interconnected to process and distribute information. The Personnel Information System requires attention so the management of personnel data and information can be archived and organized properly. This research topic is important for PT Sumber Medika Persada because the company does not have a Personnel Information System to coordinate applications, attendance, permits, leave, and the delivery of company internal information yet. This system will be developed using the Rational Unified Process (RUP) methodology which there are 4 stages, namely the beginning to find problems that exist in the company by conducting observations, interviews, and literature studies. Then the planning stage is to analyze the existing problems using PIECES analysis and causal analysis. The next stage is the construction stage to start building the application, and the last stage is the transition where trials are carried out on the applications that have been built.
Eventually, the results of this study are expected to help all the problems that exist in PT Sumber Medika Persada so that the company can continue to face the ever-increasing technological developments.
Keywords: Personnel Information System, Rational Unified Process, PIECES analysis, causal analysis
1. PENDAHULUAN
Sistem informasi secara teknis merupakan sekumpulan komponen yang saling berhubungan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, serta mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu perusahaan atau organisasi [1]. Saat ini, dunia pengetahuan dan teknologi mengalami kemajuan yang sangat pesat, sehingga kebutuhan akan informasi yang sangat cepat, tepat, dan akurat, sangat dibutuhkan setiap perusahaan atau organisasi[2]. Sistem informasi dibutuhkan seiring dengan perkembangan teknologi dan sistem informasi ini dapat diimplementasikan di dalam sebuah perusahaan atau organisasi [3]. Peranan teknologi informasi dan komunikasi memberikan kemudahan bagi manusia untuk mengerjakan kerjaannya [4]. Hal ini berkaitan dengan kegiatan- kegiatan yang sering dilakukan manusia secara manual atau tradisional [5]. Sistem informasi kepegawaian dapat meningkatkan kualitas sumber daya manusia dengan penyediaan informasi yang akurat dan efisien [6]. Karena komputer sekarang sudah beralih lebih dari sekadar perhitungan maupun pencatatan, tetapi telah berkembang pada bidang informasi dan komunikasi [7]. Pemanfaatan komputer yang tepat dalam pendukung majunya perusahaan yang didukung oleh SDM yang handal akan dapat mempermudah pengguna untuk menyelesaikan pekerjaan dalam skala kecil atau besar[8].
Pada PT Sumber Medika Persada bergerak di bidang penjualan alat kesehatan yang menawarkan alat medis terbesar dan terlengkap dengan kualitas terbaik. Selain alat kesehatan, PT Sumber Medika Persada juga menyediakan berbagai alat kedokteran umum, kedokteran gigi, alat peraga, perlengkapan laboratorium, dan perlengkapan rumah sakit. PT Sumber Medika Persada memiliki dua cabang di Palembang, yaitu cabang Angkatan 66 dan KM 12. Total karyawannya sendiri terdiri dari 31 karyawan dengan komposisi 1 admin penjualan, 1 admin pembelian, 2 admin keuangan, 1 admin 2 pajak, 7 sales, 1 teknisi, 1 security, dan 1 cleaning service di setiap cabangnya yang dipimpin langsung oleh 1 HRD untuk dua cabang yang ada.
Kebutuhan untuk mengelola data dan informasi menuntut kinerja untuk lebih cepat dan akurat [9]. Namun, sistem kepegawaian pada PT Sumber Medika Persada khususnya rekrutmen masih dilakukan dengan calon karyawan datang ke perusahaan menyerahkan berkas sehingga berkas dari calon karyawan yang tidak lolos ke tahap berikutnya menumpuk di perusahaan.
Selain itu, karyawan yang bekerja melakukan absensi menggunakan lembar absensi yang tidak jarang ditemukan kecurangan, jam masuk dan jam keluar yang ditulis tidak sesuai kenyataan.
Sedangkan absensi seharusnya merupakan kegiatan pengambilan data guna mengetahui suatu kehadiran dan ketidakhadiran seorang karyawan perusahaan [10]. Tidak heran jika banyak karyawan yang melakukan rekayasa absensi, karena di perusahaan terdapat pemilihan karyawan terbaik berdasarkan jam masuk karyawan. Pemilihan ini dilakukan setiap 3 bulan yang nantinya akan mendapatkan bonus tambahan. Ditambah lagi, jika ada karyawan yang izin dan cuti, maka karyawan tersebut meminta izin kepada HRD melalui whatsapp sehingga membuat proses izin dan cuti tidak efisien. Terkadang, penyampaian informasi internal perusahaan kepada karyawan, seperti pemberitahuan penugasan, mutasi, reward, punishment, promosi jabatan, demosi jabatan, dan PHK, menggunakan kertas yang diberikan kepada karyawan, dimana dapat lebih menghemat penggunaan kertas apabila informasi disampaikan menggunakan sebuah sistem.
2. METODE PENELITIAN
Penelitian dilakukan menggunakan metode RUP (Rational Undefined Process) yang terdiri dari 4 tahapan, yaitu tahapan Permulaan, tahapan Perencanaan, tahapan Konstruksi, dan tahapan Transisi. Pada tahap Permulaan dilakukan pengumpulan data dengan observasi,
sistem informasi, dan tahap terakhir yaitu tahap Transisi, dimana proses untuk uji coba dari sebuah sistem informasi. Metode RUP (Rational Undefined Process) ini dipilih karena jika terdapat kesalahan pada tahapan-tahapan didalamnya, kita dapat langsung kembali ke tahapan yang memiliki error atau kesalahan, tidak perlu mengulang secara berurutan mundur satu persatu. Gambar 1 berikut adalah tahapan dari pengembangan sistem dengan metode Rational Undefined Process (RUP).
Gambar 1. Tahapan Pengembangan Sistem Metode RUP (Rational Unified Process)
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Tahapan Permulaan
Sesuai namanya, pada tahapan ini didapatkan informasi mengenai profil dari perusahaan. Dimana informasi-informasi tersebut dirangkum dari beberapa rangkaian proses seperti proses wawancara dan terjun langsung melakukan observasi untuk mengetahui proses bisnis yang terjadi di dalam PT Sumber Medika Persada. Selain hal tersebut, dilakukan juga studi pustaka untuk menambah referensi sebelum melanjutkan ke tahapan berikutnya.
3.2 Tahapan Perencanaan
Tahapan ini merupakan tahapan dimana dilakukannya analisis dari informasi yang didapatkan pada tahap sebelumnya, seperti masalah apa yang dihadapi dan bagaimana solusinya, dalam tahap ini dibagi menjadi 2 tahapan analisis, yaitu sebagai berikut.
3.2.1 Analisis Permasalahan
Dalam hal ini, analisis permasalahan menggunakan kerangka analisis PIECES.
(1) Performance
Kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai.
(2) Information
Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen.
(3) Economy
Kebutuhan untuk meningkatkan dari segi ekonomi, biaya kontrol, atau meningkatkan sebuah keuntungan.
(4) Control
Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian dari data yang diproses.
(5) Eficiency
Menciptakan sebuah sistem agar dapat digunakan secara optimal dan tidak membuang waktu.
(6) Service
Meningkatkan pelayanan yang lebih baik lagi untuk internal perusahaan dengan menciptakan sebuah sistem yang baru.
3.2.2 Analisis Kebutuhan
Dalam menganalisis kebutuhan, digunakan permodelan diagram usecase untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan oleh perusahaan dan ini akan mempermudah proses selanjutnya karena apa yang dibutuhkan sudah dirincikan dalam tahapan ini. Proses menganalisis kebutuhan menggunakan diagram usecase dapat dilihat pada Gambar 2. Diagram Usecase.
Gambar 2. Diagram Usecase
3.3 Tahapan Konstruksi
Setelah berhasil menganalisis masalah dan solusi yang tepat, tahapan selanjutnya dilakukan tahapan konstruksi, dimana tahapan ini merupakan tahapan untuk melakukan perancangan sistem dengan menggunakan skema beberapa diagram, seperti pada Gambar 3 untuk Class Diagram, gambar 4 untuk Entity Relationship Diagram, dan gambar 5 untuk Relasi
Gambar 3. Class Diagram
Gambar 4. Entity Relationship Diagram
Gambar 5. Relasi Antar Tabel
3.4 Tahapan Transisi
Pada tahapan ini, sistem informasi kepegawaian telah berhasil dibuat dan tinggal melakukan uji coba dengan tujuan mengetahui apakah masih ada tampilan yang kurang, atau ada beberapa fitur yang tidak berfungsi. Proses uji coba ini diikuti oleh semua pegawai agar dapat mengetahui beberapa komentar dari sudut pandang yang berbeda-beda. Selain memiliki sudut pandang sebagai pegawai, terdapat juga pembeda dalam hak akses pada user pegawai, Human Resource Development, dan penyelia.
Contohnya seperti user pegawai hanya dapat melakukan input absensi, izin, cuti, dan melihat beberapa informasi seperti mutasi, penugasan, reward, punishment, promosi, demosi, dan PHK milik dirinya sendiri. Tentunya user Human Resource Development, dan penyelia berbeda, mereka dapat melihat semua informasi milik pegawainya dengan hak akses yang sedikit berbeda. Tujuannya adalah agar dapat mengontrol langsung pegawainya yang dirasa melakukan hal yang merugikan perusahaan. Operasional PT Sumber Medika Persada lebih banyak dipegang oleh user Human Resource Development, seperti penentuan mutasi, penugasan, reward, dan punishment. Itu sepenuhnya menjadi hak Human Resource Development dalam mengambil keputusan yang dimana sudah dipercayakan oleh penyelia kepada Human Resource Development. Namun, ada beberapa hal yang tidak bisa diputuskan sendiri oleh Human Resource Development, bahkan wajib diambil keputusannya oleh penyelia dari PT Sumber Medika Persada.
Untuk hal yang sedikit berat keputusannya seperti promosi, demosi, dan PHK yang notabene berkaitan dengan kinerja pegawai, langsung dipegang oleh user penyelia. Dalam menentukan kinerja juga dipastikan dilakukan secara objektif dan tidak ada unsur penilaian subjektif, sehingga user Human Resource Development dan user penyelia juga dapat mengunduh laporan atau rekapan data absensi, izin, cuti, dan yang lain untuk keperluan penilaian dan pengambilan keputusan apakah pegawai tersebut layak atau tidak menerima promosi, demosi, reward, punishment, dan PHK. Jadi semua keputusan yang diambil juga berdasarkan fakta yang ada pada laporan atau rekapan yang dapat diunduh oleh user Human Resource Development dan penyelia. Berikut ini merupakan tampilan login PT Sumber Medika Persada yang dapat dilihat pada gambar 6.
Gambar 6. Tampilan Login
Pada tampilan Login ini, para calon pegawai atau pegawai pada PT Sumber Medika Persada dapat melihat lowongan yang sedang tersedia dalam PT Sumber Medika Persada dimana lowongan ini dibuat langsung oleh Human Resource Development dan tidak ada campur tangan dari penyelia, penyelia hanya mendapatkan laporan saja mengenai apa yang terjadi seputar PT Sumber Medika Persada.
Fokus peletakan informasi lowongan pekerjaan ini ditujukan pada calon pegawai yang sedang mencari informasi lowongan pekerjaan di PT Sumber Medika Persada. Tujuannya adalah agar setiap calon pegawai yang ingin melamar tidak perlu membuat user untuk login, tetapi tinggal menekan tombol lamar pada posisi yang ingin dilamar. Setelah calon pegawai menekan tombol lamar, setiap calon pegawai yang ingin melamar akan diminta untuk memasukkan data diri pribadi yang berkaitan dengan posisi pekerjaan.
Data diri yang dimaksud adalah data seperti nama lengkap, nomor handphone yang aktif, kemudian file surat lamaran, Curriculum Vitae (CV) atau daftar riwayat hidup, kemudian file lain berupa KTP, pas foto, ijazah terakhir, dan dokumen pendukung lain yang dirasa calon pegawai penting untuk menjadi bahan pertimbangan, seperti program yang pernah diikuti, atau sertifikat seminar, dan sebagainya. File yang dapat dikirimkan bisa dalam berbagai format umum untuk memudahkan para calon pegawai menambahkan data yang diperlukan seperti
dengan format .doc, format .jpeg dan juga format .pdf, dimana format-format tersebut adalah format paling umum yang sering dijumpai.
Contoh sudut pandang seorang calon pegawai dalam melakukan proses lamaran pekerjaan dapat dilihat pada gambar 7 mengenai tampilan lamar pekerjaan.
Gambar 7. Tampilan Lamar Pekerjaan
Nantinya, lamaran yang sudah berhasil dikirim dapat dilihat oleh user Human Resource Development untuk proses lebih lanjut, disana Human Resource Development bisa membuat lamaran tersebut batal karena ditolak atau diterima untuk tahapan berikutnya. Calon pegawai yang masuk dalam proses seleksi atau tahapan selanjutnya, akan diinformasikan melalui nomor handphone, begitu pula calon pegawai yang dinyatakan tidak lulus, sehingga calon pegawai mendapatkan kepastian terkait hasil dari pengiriman lamaran pekerjaan.
Kemudian, untuk pegawai, semuanya dibuatkan user untuk login sehingga dapat login melalui website dan dapat diakses menggunakan handphone dan juga melalui komputer yang tersedia dalam PT Sumber Medika Persada. Adapun perbedaan jika seorang pegawai mengakses website melalui komputer dan smartphone berada pada proses absensi, dimana latar belakang dibuatkan sistem informasi kepegawaian ini adalah banyaknya kecurangan dalam menginput jam absensi. Hal ini diminimalisir juga dengan dihilangkannya juga menu absensi jika seseorang mengakses website melalui komputer karena ditakutkan akan menggunakan foto yang ada pada komputer (Foto lama) untuk menginput absensi. Sehingga, menu absensi hanya bisa diakses pegawai jika menggunakan smartphone dan itupun tidak mengarahkan ke album foto smartphone melainkan langsung mengarah ke kamera, sehingga tidak bisa menginput foto-foto lama yang ada pada smartphone.
4. KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan mengenai Sistem Informasi Kepegawaian
1. Sistem dapat membantu menghubungkan antara calon karyawan dengan HRD untuk proses rekrutmen yang dapat dilakukan secara online.
2. Sistem memiliki fitur absensi untuk karyawan yang dapat mencatat tanggal dan jam absensi sehingga meminimalisir resiko kecurangan pada saat proses absensi.
3. Sistem memiliki fitur izin dan cuti secara mandiri untuk karyawan sehingga HRD tinggal melakukan approval dan rekapnya secara otomatis akan muncul.
4. Sistem dapat menyampaikan informasi internal perusahaan kepada karyawan, seperti penugasan, mutasi, reward, punishment, promosi, demosi, sampai PHK
4.2 Saran
Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan mengenai Sistem Informasi Kepegawaian pada PT Sumber Medika Persada, penulis ingin memberikan saran untuk perusahaan agar melakukan pemeliharaan/maintenance untuk sistem yang ada agar terhindar dari kerusakan/bug yang mungkin ada.
DAFTAR PUSTAKA
[1] E. Tani, B. Bagre, and S. Adam, “Perancangan Sistem Informasi Kepegawaian PT Sederhana Karya Jaya Berbasis WEB”, Seminar Nasional Sistem Informasi dan
Teknologi Informasi, 2018. [Online]. Available:
https://www.sisfotenika.stmikpontianak.ac.id/)
[2] M. Khoiroh et al, “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web di PT. UTSG”, Jurnal Teknologi dan Terapan Bisnis, Vol. 1, No. 1, Maret 2018. [Online]. Available:
https://www.jurnal.aksi.ac.id/
[3] N. Arifa and A. Louis, “Sistem Informasi Kepegawaian pada PT. Duren Mandiri Fortuna Berbasis Web”, Seminar Nasional Informatika, 2021. [Online]. Available:
https://ejournal.pelitaindonesia.ac.id/
[4] H. Nisa, S. Esabella, and Rodianto, “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web Pada Unit Pelaksana Teknis (UPT) Puskesmas Kecamatan Unter Iwes”, Jurnal Tambora, Vol.
2, No. 3, Desember 2017. [Online]. Available: https://jurnal.uts.ac.id/
[5] S. Wijaya, P. Ali Nurdin, D. Pibriana, “Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web pada CV Citra Pratama Global”, Jurnal Teknologi Sistem Informasi, Vol.
1, No. 2, September 2020. [Online]. Available: https://jurnal.mdp.ac.id/
[6] H. Hanafiah and Agum Pirmansyah, “Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web di Kantor Desa Manggungharja”, J-SIKA, Vol. 1, No. 1, Desember 2019.
[Online]. Available: https://ejournal.unibba.ac.id/
[7] Romindo and E. Debora Hondro, “Rancang Bangun Sistem Informasi Kepegawaian pada Kantor Kecamatan Medan Marelan Berbasis Web”, Jurnal & Penelitian Teknik Informatika Sinkr0n, Vol. 3, No. 1, Oktober 2018. [Online]. Available:
https://polgan.ac.id/
[8] Sutiyono and A. Santi, “Sistem Informasi Kepegawaian Berbasis Web Menggunakan Metode MDD (Model Driven Development) dan Analisis PIECES di Desa Dayeuhkolot Bandung”, J-SIKA, Vol. 3, No. 2, Desember 2021. [Online]. Available:
https://https://ejournal.unibba.ac.id/
[9] R. H. Dien Haqque, S. Salsabila, and Irma Santikarama, “Sistem Informasi Kepegawaian pada PT Ladang Harta Insani Berbasis Web”, Jurnal Masyarakat Informatika UNJANI, Vol. 5, No. 1, April 2021. [Online]. Available: http://jumanji.unjani.ac.id/
[10] A. Wahyu Handoyo and R. Setiawan, “Pengaruh Employee Engagement Terhadap Kinerja Karyawan pada PT. Tirta Rejeki Dewata”, AGORA, Vol. 5, No. 1, 2017.
[Online]. Available: https://media.neliti.com/
