平成 30 年度 10 月 総部会定例会議事録
日時 : 10 月 29 日(月) 18:20～19:49 場所 : 講義棟 A2-201
出席団体 : 46 団体 欠席団体 : 2 団体
系統 団体名 出席 系統 団体名 出席
体育系
空手道部 〇
文化系
アカペラサークルJ.U.S.T. 〇
弓道部 〇 アナログげ～む倶楽部 〇
剣道部 〇 アニメーション＆コミック研究会 〇
硬式テニス部 〇 おちゃのかい 〇
硬式野球部 〇 競技麻雀部 〇
サッカー部 〇 軽音楽部 D7sus4 〇
水泳部 〇 国際交流クラブ 〇
ソフトテニス部 〇 コンピュータクラブ 〇
卓球部 〇 自動車研究部 ×
トライアスロン部 〇 ｼﾞｬｸﾞﾘﾝｸﾞｻｰｸﾙ じゃぐだらりん 〇
波のり部 〇 JAZZ研究会 〇
軟式野球部 〇 将棋部 〇
バスケットボール部 〇 吹奏楽団 〇
バドミントン部 〇 総合文化部 〇
バレーボール部 〇 ダンスサークル gille workers 〇
フットサル部 〇 TUTものづくりサークル 〇
武道部 〇 豊橋建築サークルTYACC 〇
ボウリング部 × 豊橋日曜学校 〇
モータースポーツクラブ 〇 二輪部 〇
ラグビー部 〇 ボランティア部 〇
陸上競技部 〇 模型部(TuT) 〇
留学生スポーツクラブ 〇 ロボコン同好会 〇
執行系
学友会 〇 TEDx Toyohashi UT 実行委員会 〇
総部会 〇
技科大祭実行委員会 〇
議事
1. 次期総部会役員の選出
総部会の真弓より、次期総部会役員についての説明があった。主な内容は以下のとおり。
⚫ 総部会役員は原則、各課題活動団体の代表者の立候補で構成される。
・総部会会長(1名)
・副会長 (1名)
・会計 (1名)
・会計補佐 (1名)
・文化局長 (1名)
・体育局長 (1名)
立候補が無い場合は、現総部会執行部員より選出する。
⚫ 次期総部会役員の選出
・会長 B3-3系 高橋直暉
・副会長 B3-4系 橋口亮太
・会計 B3-3系 井上今人
・会計補佐 B3-1系 阪井陸王
・文化局長 B3-1系 佐藤伸斗
・体育局長 B3-2系 蛭川泰丞
上記の次期総部会役員は、出席団体の3分の2以上の賛成により承認された。
2. 倉庫点検について
総部会の佐藤より、倉庫点検についての説明があった。主な内容は以下のとおり。
⚫ 正しく、安全に倉庫が利用されているのか下記のことを基に点検を行う。
・危険物の有無
・不必要な物品の有無
・整理整頓が行われているかどうか
※今年度より部室も倉庫点検の対象となる。
⚫ 希望日時についてアンケートを実施する。詳細は後日メールで連絡する。
⚫ アンケート集計後、日程の調節ができ次第メールでお知らせする。
⚫ 申合せは総部会のHP(http://sea.tut.ac.jp/sobukai/contract.html)に記載してある。
3. 会計からのお知らせ
総部会の井上より、中間決算についての説明があった。主な内容は以下のとおり。
⚫ 各団体で購入した物品及び購入費を申請し、承認を得ることで、その分の予算が配布 される。
⚫ 繰越金申請団体は書類の提出及び購入報告が必要。提出後予算が配布される。
(あらかじめ承認を受けているため、承認決議は不要。)
⚫ 11月定例会にて中間決算購入物品承認会議を開催する。
⚫ 基本分予算の申請額は、中間・期末決算合わせて配分上限額まで。
⚫ 決算の流れ 中間決算
① 申請書等の提出(10月定例会終了後)
② 承認会議(11月定例会)
・サークルごとに、サークル支援金の使用用途を審議する。
・繰越金予算の報告プレゼンを行う。
③ 帳簿の提出(承認後)
・申請書及び明細書を領収書(レシート等「商品明細」が分かるもの)と共に帳簿にて総部 会会計に提出する。
・予算の配布を行う。
⚫ 申請書等の提出について
<基本分予算申請>
・定例会終了後、中間決算の申請書・プレゼン資料の様式をメールにて配布する。
・申請書・プレゼン資料を記入後、総部会へメールにて提出する。
・今回は提出物に承認会議にて用いるプレゼン資料を追加する。
・期日は11月9日(金)とする。
・提出メールの件名は下記に記したとおりにする。
「<サークル名>H30年度中間決算申請書提出」
※申請書とプレゼン資料を合わせて1つのメールで提出すること。
<繰越金予算>
・繰越金予算申請物品購入団体は繰越金予算申請書及び報告用のプレゼン資料を提出す る。
・定例会終了後、申請書の様式をメールにて配布する。
・期日は11月9日(金)とする。
・提出メールの件名は下記に記したとおりにする。
「<サークル名>H30年度繰越金予算申請書提出」
※申請書とプレゼン資料を合わせて1つのメールで提出すること。
⚫ 繰越金予算申請物品購入報告プレゼン資料
・形式：.pptx (4:3)とする。
・下記の必要記入事項を記入すること。
・サークル名 ・繰越金予算配分上限額
・物品購入名 ・申請額 ・購入物品の写真
・発表時間は一団体当たり約3分までを予定。
・ファイル名は下記のようにすること。
「<サークル名>H30年度繰越金予算申請プレゼン資料」
中間決算承認会議(11月定例会)
⚫ 基本分予算の申請内容を審議する。
・一団体ずつ申請内容の確認と承認決議を行う。
・各団体の申請内容は事前にメールにて全団体に送付しておき、当日は質疑応答のみとす る。
・参加団体の3分の2以上の賛成で承認される。
⚫ 繰越金予算の購入報告
・繰越金予算申請物品購入団体は提出したプレゼン資料を用いて購入報告を行う。
・承認決議は行わず、質疑応答のみとする。
⚫ 帳簿提出及び予算配布についての連絡
4. 学生課からのお知らせ
学生課より、以下の事項についてお知らせがあった。主な内容は以下のとおり。
(1) 課外活動団体代表者交代届について
代表者の交代があった団体は、速やかに学生課に課外活動団体代表者交代届を提出するこ と。
(2)各引継ぎについて
①施設・物品・鍵の予約、貸し出しについて
講義室や各施設及び物品の予約・借り方、鍵の借り方等の引継ぎをすること。
②課外活動団体活動届
学内外の課外活動(大会、練習試合、合宿、その他行事)を行う際は、事前に活動届の提出が 必要になる。
※事前に提出が無く事故等が発生した場合、学研災の保険適用が出来ない場合がある。
(2) 課外活動団体HP更新状況について
弓道部・ボランティア部・総合文化部(文芸・写真)はHPをH30年12月末までに更新す ること。
※更新が無かった場合は、ホームページからのリンクが切られる。
(3) その他 その他①
以下の期間中、施設は終日利用できないので注意すること。
・11/4(日) ・・・A棟群講義室(英検のため)
・11/10(土)・・・A棟群講義室(センタープレテストのため)
・11/11(日)・・・A棟群講義室(センタープレテストのため)
・11/22(木)・・・A棟群講義室(授業予備日のため)
・11/27(火)・・・A棟群講義室(B1入試のため)
その他②
H30年度に課外活動活性化経費を採択された団体は、同窓会会報への寄稿及び報告書 の提出を行うこと。
⚫ 同窓会会報への寄稿
活動内容や大会成績、参加しているイベント等を記載すること。
(参考：http://www.alumni.tut.jp/同窓会HP、Index『会報』) 提出期限はH30年11月9日(金) 17:00とする。
⚫ 課外活動活性化経費報告書
購入物品とその成果について、報告書を提出すること。
提出期限はH31年1月末頃とする。
その他③
サークル紹介2019の原稿を作成すること。
・サークル名
・人数
・キャッチコピー
・活動内容
・活動場所
・活動日と活動時間
・連絡先(メールアドレス)
・活動の様子が分かる写真(1、2枚)
提出期限はH30年11月22日(木) 17:00とする。
その他④
連盟加入の状況確認を行うため、加入している連盟の名称をメールにて学生課学生係まで 報告すること。
提出期限はH30年11月末とする。
その他⑤
電化道路新設場所の候補地について
⚫ 未来ビークルシティリサーチセンター・2系(波動工学研究室)と、企業との共同研究 を目的とする。電化道路(アスファルト舗装)100m、プレハブ倉庫1基を設置予定。
⚫ 設置期間は5年程度延長の可能性あり、安全対策として柵と監視の人員を設置する。
⚫ 候補地として陸上競技場北部の一角に電化道路を設置する予定。
⚫ ゴルフ練習場東に1箇所設置済み。
5. 後期定例会の日程
総部会の真弓から後期定例会の日程についての説明があった。主な内容は以下のとおり。
・11/19(月)
・12/17(月)
・1/21(月)
・2/18(月)
の18:10～の開始を予定している。
文責：総部会執行部 蛭川
