PK 3 PERUNDING
B. Perunding Asing
3. Bagi kajian/pembangunan ICT, korum mesyuarat adalah 4 atau
108 I. JAWATANKUASA PENILAIAN PERUNDING (JPP)
Keahlian
Keahlian Projek Pembangunan Fizikal / Kajian Fizikal
Kajian Bukan Fizikal Pengerusi Ketua Agensi / Wakil yang
diturunkan kuasa oleh KSU
Ketua Agensi / Wakil yang drunkan kuasa oleh KSU
Ahli Sekurang-kurangnya 3 orang ahli:
1. Seorang pegawai dalam Kumpulan Skim Perkhidmatan
‘J’ daripada Jabatan Teknik/Bukan Teknik/Unit Teknikal Agensi
2. Seorang pegawai yang berkelayakan daripada Agensi Pelaksana/Agensi lain;dan 3. Seorang pegawai daripada
Bahagian yang menguruskan perolehan perkhidmatan perunding
Sekurang-kurangnya 2 orang ahli:
1. Seorang pegawai yang berkelayakan daripada Agensi Pelaksana/Agensi lain;dan
2. Seorang pegawai daripada Bahagian yang menguruskan perolehan perkhidmatan perunding
3. Bagi kajian/pembangunan ICT,
109 4. Membuat pelarasan semula kos perkhidmatan perunding (rationalize) terhad bagi
kesilapan aritmetik dan kos imbuhan balik sahaja;
5. Memperakukan firma perunding yang disenarai pendek untuk pertimbangan dan kelulusan PBM;
6. Menetapkan kriteria dan sub kriteria penilaian bagi penilaian teknikal dan penilaian kos sebelum tender diiklankan. JPP tidak dibenarkan untuk meminda kriteria atau sub kriteria atau skema pemarkahan setelah tender diiklankan;
7. Menetapkan markah lulus/benchmark bagi penilaian teknikal serta wajaran bagi Cadangan Teknikal dan Cadangan Kos untuk penilaian keseluruhan sebelum dokumen pelawaan disediakan. JPP tidak dibenarkan untuk meminda markah lulus setelah tender diiklankan. Oleh itu, JPP hendaklah memastikan markah lulus penilaian teknikal yang ditetapkan hendaklah munasabah.
Sekiranya, semua petender gagal memenuhi markah lulus yang ditetapkan, perolehan hendaklah ditender semula secara tender terbuka.
8. Membuat penilaian teknikal dan penilaian kos secara bermesyuarat dan setiap ahli hendaklah menilai kesemua cadangan yang diedarkan secara individu;
9. Membuat penilaian ke atas cadangan teknikal dan cadangan kos yang dikemukakan oleh perunding berdasarkan kepada kriteria dan wajaran yang telah ditetapkan;
10. Menandatangani Surat Akuan Ahli/Pengerusi JPP sebelum memulakan sebarang penilaian;
11. Membuat rumusan penilaian dengan menyusun firma mengikut kedudukan markah tertinggi bagi penilaian keseluruhan;
12. Membuat penentuan sekiranya terdapat cadangan perunding yang mempunyai markah penilaian teknikal yang sama (markah seri) dengan melihat kepada markah yang telah diberikan ke atas kriteria kakitangan dan metodologi firma-firma berkenaan dan memilih firma yang mempunyai markah tertinggi dalam kedua-dua kriteria tersebut;
110 13. Menyemak dan memperakukan semua permohonan pelantikan perunding termasuk permohonan kos perunding atau kos tambahan sebelum dibawa untuk pertimbangan dan kelulusan di peringkat PBM;
14. Bertanggungjawab sepenuhnya ke atas semakan dan perakuan yang dikemukakan kepada PBM; dan
15. Menandatangani Surat Akuan Selesai Tugas Jawatankuasa Berkaitan Perolehan Perkhidmatan Perunding.
Tugas dan Tanggungjawab Urus Setia JPP
1. Memastikan semua permohonan pelantikan perunding termasuk permohonan kos perunding atau kos tambahan untuk pertimbangan dan kelulusan di peringkat LP Agensi, hendaklah disemak dan diperakukan oleh JPP terlebih dahulu. Bagi permohonan untuk pertimbangan dan kelulusan oleh MOF pula, permohonan tersebut hendaklah disemak oleh JPP dan diperakukan oleh LP Agensi terlebih dahulu sebelum dikemukakan ke MOF;
2. Mengatur mesyuarat bagi tujuan penilaian ke atas Cadangan Teknikal dan Cadangan Kos yang telah dikemukakan oleh Agensi;
3. Menandatangani Surat Akuan Urus Setia Bagi JPP sebelum memulakan sebarang tugas;
4. Menyemak Cadangan Teknikal dan Cadangan Kos dan dokumen yang disertakan adalah lengkap;
5. Mengedarkan Surat Akuan Ahli/Pengerusi Bagi JPP terlebih dahulu kepada ahli JPP untuk ditandatangani sebelum sebarang penilaian boleh dibuat;
6. Memastikan cadangan teknikal perunding diedarkan kepada ahli JPP untuk penilaian sebelum cadangan kos diedarkan;
7. Mengedarkan cadangan kos perunding yang lulus penilaian teknikal sahaja;
8. Menyediakan kertas perakuan untuk pertimbangan PBM dengan menggunakan format yang telah ditetapkan; dan
9. Menandatangani Surat Akuan Selesai Tugas Jawatankuasa Berkaitan Perolehan Perkhidmatan Perunding.
111 II. Carta Aliran Perolehan Perkhidmatan Perunding Secara Lantikan Terus
Beserta Kos Siling
MULA
Pengesahan dan Kelulusan Peruntukan Pegawai Pengawal / Pegawai Yang Diturunkan Kuasa dan Pelepasan Jabatan Teknik
Penyediaan TOR, Anggaran Kos, Dokumen Pelawaan & Perakuan
Pertimbangan JPP
Pertimbangan PBM
Penerimaan CTK & Penilaian JPP
Pengeluaran Surat Setuju Terima
Penerimaan SST daripada Syarikat Perunding
Penyediaaan Kontrak
Pelaksanaan Projek / Kajian
Kemukakan Dokumen untuk Pembayaran
TAMAT
112 III. Carta Aliran Perolehan Perkhidmatan Perunding Secara Tender Terbuka
MULA
Pengesahan dan Kelulusan Peruntukan Pegawai Pengawal / Pegawai Yang Diturunkan Kuasa dan Pelepasan Jabatan Teknik
Penyediaan TOR, Anggaran Kos, Dokumen Pelawaan & Perakuan Pertimbangan JPP
Pengiklanan
Penerimaan CTK & Penilaian JPP Pertimbangan PBM
Penerimaan SST daripada Syarikat Perunding
Penyediaaan Kontrak
Pelaksanaan Projek / Kajian
Kemukakan Dokumen untuk Pembayaran
TAMAT
113 IV. Carta Aliran Perolehan Perkhidmatan Perunding Secara Tender Terbuka Pra
Kelayakan
MULA
Pengesahan dan Kelulusan Peruntukan Pegawai Pengawal / Pegawai Yang Diturunkan Kuasa dan Pelepasan Jabatan Teknik
Penyediaan TOR, Anggaran Kos, Dokumen Pelawaan & Perakuan Pertimbangan JPP (Kelulusan TOR & Perincian Kos & Penetapan Penilaian
Pra Kelayakan) Pengiklanan Pra Kelayakan
Penerimaan CTK Pra Kelayakan & Perakuan Senarai Pendek oleh JPP Pertimbangan PBM (Kelulusan Senarai Pendek)
Pengeluaran Surat Pelawaan Penetapan Kriteria Penilaian oleh JPP
Pengeluaran Surat Setuju Terima Penerimaan SST daripada Syarikat Perunding
Penyediaaan Kontrak
Pelaksanaan Projek / Kajian
Kemukakan Dokumen untuk Pembayaran
TAMAT
114 3.10 Perolehan Secara Rundingan Terus
3.10.1 Punca Kuasa
1. Akta Tatacara Kewangan 1957
2. Pekeliling Perbendaharaan 1PP (PK7.15) Garis Panduan Permohonan Perolehan Secara Rundingan Terus
3. Pekeliling Perbendaharaan 1PP (PK7.16) Garis Panduan Rundingan Harga Bagi Rundingan Terus
4. Arahan Perbendaharan
3.10.2 Kriteria Pengecualian Daripada Tatacara Perolehan
1. Kesegeraan atas Kepentingan Awam – Sekiranya perolehan tersebut tidak dibuat dengan segera akan memberi impak negatif kepada perkhidmatan awam.
2. Bagi Maksud Penyeragaman - Bagi memastikan kesesuaian penggunaan antara barangan yang sedia ada dengan barangan baru yang akan dibeli, maka permohonan untuk membeli barangan yang sama dan daripada pembekal yang sama secara rundingan terus boleh dipertimbangkan.
3. Satu Punca Bekalan/Perkhidmatan (Pembuat/Pemegang Francais) - Pembelian khusus yang mana hanya satu syarikat sahaja yang dapat membekalkan barangan atau perkhidmatan yang dikehendaki seperti membeli alat ganti dan lain-lain.
4. Melibatkan Keselamatan/Strategik - Perolehan yang melibatkan alat-alat keselamatan atau projek tertentu yang strategik yang perlu dirahsiakan.
5. Kontrak Dengan Syarikat Pembuat Bumiputera - Bagi barangan tertentu yang mana terdapat satu atau dua pembuat Bumiputera sahaja, perolehan secara rundingan terus bolehlah dipertimbangkan bagi membantu mewujudkan pembuat Bumiputera yang berdaya saing.
115 3.10.3 Arahan Dalaman MITI
i. Mendapatkan kelulusan Pengawai Pengawal bagi setiap projek/program yang akan diadakan.
ii. Melengkapkan borang permohonan seperti di Lampiran 14a.
iii. Mengemukakan dokumen lengkap seperti dalam senarai semak (Lampiran 14b) selewatnya dalam tempoh tiga puluh (30) hari bekerja sebelum perkhidmatan / bekalan diterima.
iv. Memperolehi kelulusan khas Pengarah Kanan Khidmat Pengurusan (PKKP) / Pengarah Kewangan (P(K)) sekiranya permohonan dikemukakan kurang daripada tempoh yang ditetapkan.
Peringatan
Pembayaran tidak dibenarkan jika perolehan dilaksanakan selepas perkhimatan / bekalan diterima. Bahagian / Seksyen / Unit berkaitan adalah bertanggungjawab sepenuhnya jika perolehan tidak mematuhi tatacara perolehan.
116 Lampiran 14a PERMOHONAN KEMENTERIAN / AGENSI MENGENAI PEROLEHAN
KE BAHAGIAN PEROLEHAN KERAJAAN KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA BAHAGIAN A: MAKLUMAT PERMOHONAN PERKARA
(TAJUK PROGRAM) :
BIDANG : BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
KATEGORI : RUNDINGAN TERUS
BAHAGIAN B : MAKLUMAT PROJEK BIL
.
PERKARA 1. TUJUAN PERMOHONAN:
Permohonan ini bertujuan … 2. MAKLUMAT PROJEK:
Bil .
Perkara Keterangan
i. Kementerian : Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri
ii. Agensi Pelaksana : iii. Kategori Rundingan
Terus
: Jenis Tanda (x)
• Mendesak
• Penyeragaman
• Satu Punca Bekalan/
Perkhidmatan
• Keselamatan Strategik
• Kontrak Dengan Syarikat Pembuat Bumiputera
iv. Justifikasi Rundingan Terus
:
v. Pengesahan Peruntukan
Bil. Perkara Jumlah (RM) 1. Belanja Mengurus