NO. RUJ.
MINIT MESYUARAT
PERKARA TINDAKAN MAKLUMBALAS
4.3 Mesyuarat dimaklumkan bahawa JPS Negeri menghadapi masalah untuk mendapatkan Ketua Juruaudit dan Juruaudit yang menjadi punca kepada kelewatan pelaksanaan audit dalaman di Negeri-Negeri.
Pengerusi Mesyuarat memohon pengurusan atasan dan pengurusan tertinggi di Negeri untuk memberikan komitmen dalam membenarkan pelepasan kepada pegawai- pegawai mereka yang menjadi Ketua Juruaudit dan Juruaudit Sistem Pengurusan Kualiti.
JPS Negeri JPS Pahang sentiasa memberi pelepasan kepada pegawai- pegawai yang menjadi Ketua Auditor dan Juruaudit.
5.4.1 Prestasi Data Hujan Autologger
i) Tidak mencapai < 95% - (1 Negeri) – Kedah
JPS Kedah PHN Kedah memaklumkan bahawa prestasi data hujan bagi tahun 2017 tidak mencapai prestasi peratusan 95% kerana terdapat kerosakan alat di beberapa stesen hujan dan ketiadaan alat ganti.
Selain itu, pejabat JPS Kedah juga menghadapi masalah kekurangan staf yang kompeten untuk menjalankan kerja-kerja kutipan data hidrologi.
5.4.2 Prestasi Data Aras Air
iii) Tidak mencapai < 95% (4 Negeri) – Perak, Perlis, Kedah dan W.P Kuala Lumpur
JPS Perak, JPS Perlis, JPS Kedah dan JPS WP Kuala Lumpur
PHN Perlis memaklumkan bahawa prestasi data aras air bagi tahun 2017 tidak mencapai prestasi peratusan 95% kerana terdapat keraguan data di Stesen Sungai Pelarit di Kaki Bukit.
PHN Perlis telah memaklumkan permasalahan tersebut kepada Unit Pengurusan Maklumat (En. Abu Salim b. Abd. Aziz).
PHN Kedah memaklumkan bahawa prestasi data aras air bagi tahun 2017 tidak mencapai prestasi 95% kerana berlaku kerosakan stesen di Sg. Muda Jambatan Syed Omar akibat keruntuhan tebing sungai yang mengakibatkan kerosakan stesen dan alat. PHN Kedah juga memaklumkan kerja-kerja pembaikan dan pemindahan stesen asal ke stesen sukatluah berhampiran (Jarak lingkungan 100 meter) akan dilaksanakan.
PHN WP KL memaklumkan bahawa prestasi data aras air bagi tahun 2017 tidak mencapai prestasi 95% kerana berlaku kerosakan alat. Walaubagaimanapun, tindakan pembetulan telah diambil dan peralatan tersebut telah diganti.
PHN PERAK memaklumkan bahawa prestasi data aras air bagi tahun 2017 telah mencapai 95%.
5.5 KPPK UPM memaklumkan bahawa Objektif Kualiti untuk prestasi data adalah memungut semua jenis data hidrologi daripada Rangkaian Hidrologi Nasional bagi setiap stesen pada tahap prestasi data tidak kurang daripada 95% dan mengemukakan ke Bahagian Pengurusan Sumber Air dan Hidrologi dalam tempoh 30 hari dari tarikh pemungutan data bagi stesen bukan pedalaman dan 90 hari bagi stesen pedalaman.
Walaubagaimanapun, terdapat kelewatan penghantaran data yang menyebabkan 6 negeri tidak mencapai prestasi sekurang- kurangnya 95%. Ketidakcapaian ini boleh menyebabkan NCR terhadap persijilan MS ISO BPSAH. Antara sebab-sebab kemerosotan ini adalah penutupan stesen, kerosakan serta ketiadaan alat ganti serta masalah dari segi kekurangan kakitangan yang melaksanakan pemungutan data.
KPPK UPM turut memaklumkan bahawa kaedah penggiraan prestasi data tersebut akan dikaji semula agar lebih tepat dan memberi gambaran sebenar tentang prestasi data yang diterima dan diproses.
UPM Pihak UPM telah mengambil tindakan sewarjarnya dengan mengasingkan prestasi data stesen pedalaman dengan stesen bukan pedalaman kerana objektif kualitinya berbeza.
5.6 KPPK UPM turut memaklumkan bahawa di negeri Pahang terdapat 8 stesen sukatluah yang tidak dapat melaksanakan pemungutan data akibat dari peralatan cableway yang rosak. Tiga stesen dipohon pula untuk ditutup sementara. Ini memberi kesan negatif kepada prestasi data sukat luah.
PHN Pahang memaklumkan bahawa mereka telah kemukakan surat kepada BPSAH dan juga SPH berhubung masalah tersebut. Selain itu JPS negeri Pahang turut mengalami kekangan dari segi kakitangan dan mereka hanya sempat menjalankan lawatan ke dua lokasi stesen sahaja sehingga kini. Pihak SPH telah memaklumkan bahawa pembaikan kerosakan cableway dan peralatan berkaitan memerlukan kos pembaikan yang sangat tinggi. Walaubagaimanapun, buat masa ini BPSAH dan JPS Negeri mengalami kekangan dari segi peruntukan. Peruntukan yang diterima lewat disalurkan menyebabkan kerja- kerja pembaikan tidak sempat dilaksanakan dalan tahun 2017.
Selain daripada itu, pihak JPS Negeri tidak mempunyai kepakaran dalam penyedian spesifikasi kerja-kerja mekanikal yang terlibat.
Khidmat nasihat dan kepakarari daripada SPH
SPH dan JPS Pahang
PHN Pahang memaklumkan dengan kerjasama pihak SPH, JPS Pahang telah mengeluarkan sebutharga untuk menyelenggara 13 buah stesen kabel way yang bermasalah.
Kerja tersebut telah bermula pada 10 Julai 2018 sehingga 09 November 2018.
Pengerusi Mesyuarat meminta pihak SPH untuk menyediakan skop kerja, BQ dan anggaran kos bagi kerja-kerja pembaikan tersebut dan bersama JPS negeri Pahang dalam masa terdekat. Pengerusi turut meminta pihak SPH turut menyediakan perancangan penyelenggaraan bagi tahun 2018.
5.7 KPPK UPM turut memaklumkan bahawa terdapat kerosakan-kerosakan peralatan minilog yang turut mempengaruhi penyusutan prestasi penghantaran data di negeri-negeri.
PPK SPH memaklumkan bahawa telah melaksanakan perolehan minilog bagi tahun 2017 dan negeri-negeri yang memerlukan peralatan tersebut boleh membuat permohonan kepada SPH.
PPK SPH turut memaklumkan bahawa minilog sedia ada perlu dikalibrasi semula setiap 5 tahun berdasarkan prosedur ISO SPH.
Walaubagaimanapun disebabkan kekangan peruntukan, kalibrasi tersebut tidak dapat dilaksanakan mengikut jadual.
SPH Sebanyak 150 buah Minilog iaitu 100 buah Minilog dari jenis ML1-420 dan 50 buah Minilog ML1 telah dibuat buat perolehan pada tahun 2017. Kesemuanya telah diagihkan kepada Negeri- Negeri mengikut permohonan alat ganti yang dibuat kepada Stor SPH.
Bagi tahun 2018 disebabkan tender perolehan alat ganti tidak dapat dilaksanakan peruntukan bagi pembelian Alat Ganti termasuk Minilog telah diagihkan untuk dibeli sendiri oleh pihak JPS Negeri mengikut peruntukan yang dipohon.
5.8 KPPK UPM turut memaklumkan bahawa terdapat keperluan pembelian solution untuk kalibrasi bagi kualiti air di negeri sepertimana yang dilaporkan oleh pihak WPKL.
PPK SPH memaklumkan bahawa telah membuat perolehan solution tersebut dan telah memohon negeri-negeri yang memerlukan untuk berhubung dengan stor peralatan hidrologi.
SPH dan Semua JPSN
Sebanyak 13 unit 1.0 litre Buffer Solution PH, 8 unit 1.0 litre Conductivity Calibration Solution dan 10 unit 1.0 litre Ammonium Calibration Solution telah telah dibuat buat perolehan pada tahun 2017. Kesemuanya telah diagihkan kepada Negeri-Negeri mengikut permohonan alat ganti yang dibuat kepada Stor SPH.
5.9 KPPK UPM turut memaklumkan bahawa terdapat kelewatan pada penghantaran data- data kualiti air disebabkan penerimaan lewat daripada Jabatan Kimia sehingga hampir 2 bulan. Walaubagaimanapun, data kualiti insitu dapat dikemukakan dalam masa yang lebih singkat.
PHN turut memaklumkan bahawa tarikh penghantaran 30 hari bagi data kualiti air yang melibatkan Jabatan Kimia dikira dari tarikh penerimaan Jabatan Kimia dan bukan dari tarikh pungutan data. Manakala 30 hari perlu dipatuhi untuk data kualiti air yang dibuat secara insitu.
Sehubungan itu, KPPK UPM mencadangkan supaya objektif kualiti bagi data kualiti air dapat disemak semula dan diperincikan
UPM Pihak UPM akan membuat penambahbaikan terhadap objektif kualiti berkaitan pengurusan data hidrologi dan akan di bentangkan di dalam agenda MKSP Bil.1/2018.
5.10 KPPK UPM turut memaklumkan bahawa terdapat beberapa kes kehilangan data, yang mana data yang hilang sepatutnya diganti dengan data dari peralatan sekunder.
Terdapat stesen-stesen di negeri yang mempunyai lebih daripada satu alat sebagai sekunder.
Sehubungan itu, KPPK UPM mencadangkan supaya JPS Negeri melaksanakan semakan awal kualiti data sebelum mengemukakannya kepada BPSAH.
Bagi negeri-negeri yang kekurangan kakitangan atau masih belum mampu melaksanakan semakan awal kualiti data, bolehlah mengemukakan kesemua data termasuk dari peralatan sekunder ke BPSAH untuk diproses. Walaubagaimanapun, adalah amat digalakkan agar JPS Negeri melaksanakan sendiri semakan tersebut dan mendapatkan latihan untuk melaksanakannya jika perlu.
PJ UPM turut mencadangkan pelaksanaan satu kursus kepada JPS Negeri berhubung dengan pengambilan data dan semakan awal data tersebut.
Semua JPSN dan UPM
Pihak BPSAH mencadangkan supaya latihan diberikan kepada JPS Negeri dalam melaksanakan semakan awal kualiti data termasuk kaedah pengisian/peggantian data dari peralatan sekunder.
Pihak UPM juga telah melaksanakan beberapa siri latihan secara dalaman yang berkaitan pengurusan data hidrologi seperti berikut :
1. JPS Perak (Februari 2018) : Latihan berkaitan penggunaan dan konfigurasi peralatan hidrologi.
2. JPS Selangor (Jun 2018) : Satu latihan dalaman telah di adakan berkaitan pengambilan data, semakan awal data dan penggunaan peralatan hidrologi kepada kakitangan baru JPS Selangor.
3. Program School of Hydrology, Port Dickson (4-6 Julai 2018) yang melibatkan BPSAH dan semua PHN Negeri 4. JPS Negeri Sembilan (2018) : Latihan berkaitan
pengambilan data menggunakan peralatan hidrologi baru.
5.11 Pengerusi Mesyuarat memohon agar negeri- negeri yang prestasi datanya kurang dari 95%
mengambil tindakan sewajarnya supaya prestasi data yang baik dapat dikekalkan pada masa akan datang.
Semua JPSN dan UPM,
BPSAH
Semua JPS Negeri mengambil maklum.
Pihak BPSAH mengemaskini prestasi data setiap 6 Bulan sekali dan memanjangkan kepada pihak Bahagian Audit Prestasi.
Prestasi Data Hidrologi adalah KPI TKP 1.
9.2.2 Semua negeri mencapai kehadiran kursus berkaitan hidrologi 100% kecuali Negeri Kedah (71%), WPKL (60%) dan Kelantan (86%).
JPS Kedah, JPS WPKL,
dan JPS Kelantan
JPS Negeri Kedah dan Kelantan telah mencatatkan kehadiran kursus 100% sehingga 31 Disember 2017.
10.6 Pengerusi Mesyuarat memaklumkan supaya semua kerosakan pada peralatan perlu direkodkan supaya dapat dinilai fungsi dan kualiti peralatan tersebut. SPH diminta untuk menilai peralatan-peralatan yang digunakan untuk kerja-kerja hidrologi termasuk dari segi jenama peralatan yang digunakan dan diberikan ‘rating’ yang bersesuaian.
SPH Melalui Mesyuarat Penyelarasan Kerja-Kerja Penyelenggaraan Bil.1/2018 dan maklumat kerosakan alat yang senantiasa diterima oleh Workshop SPH untuk pembaikan, senarai Kerosakan alat-alat terutamanya alat pengukuran aras air dan hujan direkodkan melalui sistem Esispar SPH dan juga dalam Minit Mesyuarat.
Selain itu satu kajian penggunaan peralatan Sukat Luah iaitu jenis dan model Current Meter dan ADCP telah dilaksanakan kepada semua PHN pada tahun 2018. Berdasarkan kajian tersebut rating Current Meter dan ADCP yang menjadi pilihan berdasarkan pengalaman PHN dan mudah diselenggara serta effisyen telah dibuat.
12.2 Satu Jawatankuasa Pengurusan Risiko dan Peluang akan diwujudkan dan akan bersidang setiap enam (6) bulan sebagai pemantauan terhadap keberkesanan Pelan Pengurusan Risiko.
UPM, BPSAH Mesyuarat Pengurusan Risiko bagi Jawatankuasa Pelaksana Pengurusan Risiko akan dibuat sekali dalam tempoh masa 12 bulan.
Satu taklimat pengenalan berkaitan pelaksanaan pengurusan
KPPK UPM memaklumkan bahawa Mesyuarat Pengurusan Risiko tersebut perlu dilaksanakan sebelum pelaksanaan MS ISO 9001:2015 yang dijadualkan pada 1 Februari 2018 yang melibatkan semua negeri dan ibu pejabat. Mesyurat tersebut juga perlu membincangkan pelan pengurusan risiko yang telah dibangunkan dalam pelan migrasi.
Ahli-Ahli Jawatankuasa akan perlu dilantik disetiap negeri bagi pelan pengurusan risiko tersebut. BPSAH akan keluarkan surat kepada semua negeri untuk pelantikan yang berkenaan.
Pihak BPSAH telah mengeluarkan surat pelantikan ahli jawatankuasa pengurusan risiko kepada semua pihak yang berkaitan.
Singkatan yang digunakan:
