®
HAP SENG PLANTATIONS HOLDINGS BERHAD 2oo7oioiig57(769962-Kt
SUSTAINABLE AGRICULTURE POLICY
Hap Seng Plantations Holdings Berhad ("HSPHB") adopts the Principles & Criteria ("P&C") set out by the Roundtable on Sustainable Palm Oil ("RSPO") as the foundation of its sustainability practices and is further guided by the following policies:-
Scope of Policy
This Policy Statement applies to HSPHB and all of its subsidiaries. In situations where HSPHB has minority interest, we are committed to ensuring this policy is applicable to our business partners including contractors, suppliers, trading, outgrower, smallholders and joint venture partners, as well as investment in which we do not hold a controlling interest to comply with this policy and thereby focus on traceability within our supply chain.
1. NO Deforestation, Enviroment and Biodiversity
> There will be no deforestation and no development on areas classified as high carbon stock ("HCS") as defined by the High Carbon Stock Approach methodology, or in areas containing high conservation values ("HCV"). Prior to any new developments taking place, a robust HCS/HCV assessment will be undertaken in accordance with the HCV Assessor Licensing Scheme (ALS) assessors and the HCS Approach (``HCSA") quality assurance process.
> No new plantings are established on local peoples' land where it can be demonstrated that there are legal, customary or user rights, without their Free, Prior and Informed Consent (FPIC). This is dealt with through a documented system that enables these and other stakeholders to express their views through their own representative institutions.
> Commitment to restoration of non-compliant land conversion.
> The emission of Green House Gas ("GHG") will be progressively reduced on existing plantations and operations towards the time-bound target.
> A strict Zero Burning policy is practised for all operations.
> Ensure to not cause any threats to wildlfe habitats, ecosystems. and general environment.
> HSPHB is committed to promote the conservation and development of biodiversity within our group of plantations.
> Prohibited hunting, capturing, poaching, injury, possession and killing of animals especially Rare, Threatened and Endangered (RTE) species.
> No use of paraquat policy is practised.
> We are committed to minimise and reduce the use of chemicals, including pesticides
•. and fertilizers.
1 of 4 I P a g e SUSTAINABLE AGRICULTURE POLICY I OCTOBER 2020
2. Protection of peat Areas
> No new development on peat areas, regardless of depth.
> Best Management Practices ("BMP") are applied on existing peat lands in our Plantations.
> In areas that are found to be unsuitable for replantjng, we will work with experts to explore options including environmental[y friendly alternative uses or peat restoration.
3. Drive Positive SociolEconomic Impact for People and Local Communities
> HSPHB respects, supports and upholds fundamental human rights, and does not engage in discrimination based on race, religion or gender. Reproductive rights in line with the law of the country is respected.
> We place great importance on the individual cultures, customs and languages in the countries/region where we operate.
> We identify the social impacts through communication with stakeholders during Joint Consultative Committee (JCC) and minimize the impacts through social impact
assessment.
3.1 Respect and Support the Universal Declaration of Human Rights
HSPHB recognises and supports the Universal Declaration of Human Rights by the United Nations including prohibition of retaliation against Human Rights Defenders ("HRD") in accordance to the National Declaration on HRD.
3.2 Respect and Recognise the Rights of All Workers
HSPHB is committed to ensuring that the rights of all workers, including contract, temporary and migrant workers, are respected according to local, national and ratified international laws and that international best practices are adopted where legal frameworks are not yet in place.
It is our priority to comply with relevant legislative objectives and moral obligations to create, build and promote a harmonious, safe and healthy work environment and culture. The following principles are core elements that will guide HSPHB Group's operations.
(i) No child Labour
HSPHB shall not employ or promote the use of child labour and shall take appropriate measures to prevent the use of such labour in connection with their activities. Remedial action with appropriate follow-up action shall be employed if any child labour case is discovered to protect the welfare of the child. This include access to comprehensive health and social protection measures and education opportunities relevant to their age and development.
(ii) NO Forced or Bonded Labour
HSPHB shall not employ or promote the use of forced or bonded labour or human trafficking and shall take appropriate measures to prevent the use of such labour in connection with HSPHB's operations. There will not be any restrictions on the workers' freedom of movement during their free time.
HSPHB shall not deduct any part of an employee's wages unless provided for by law, nor withhold any property, identification cards, passports or other travel documents without their prior consent.
2 of 4 I P a g e SUSTAIRABLE AGRICULTURE POLICY I OCTOBER 2020
(iii) Occupational safety and Health
HSPHB shall strive to provide a safe and healthy workplace environment and take effective steps to protect employees from exposure to potential occupational safety and health hazards that are likely to pose any risk of permanent injury, illness or death.
(iv) Employment contracts
HSPHB shall ensure that employees are given in writing, in language(s) that they understand, a description of their duties, rate of pay, working hours, leave and any other employment benefits.
(v) Freedom of Association and Right to collective Bargaining
HSPHB shall recognise and respect the right of employees to join trade union of their choice subject to the provisions of relevant national legislation.
(vi) Equal Employment opportunities
HSPHB shall ensure equal opportunities in the work place. Hiring, remuneration, access to training, promotion, termination or retirement will be implemented based on business needs, job requirements and individual qualification regardless of race, religion or gender.
(vii) Minimum Income standard
HSPHB shall ensure all workers are paid wages equal to or exceeding the legal minimum wage and covered for work-related illnesses and injuries.
(viii) Working Hours
HSPHB shall ensure that the working hours comply with national legislation including overtime hours (which are on a voluntary basis), and that workers have at least one rest day each week.
(ix) Record Keeping
HSPHB shall maintain records of working hours and wages for all workers.
(x) Access to Education
HSPHB is committed to ensuring that children of employees who are living in its plantations are provided access to education.
(xi) Harassment and violence
HSPHB shall not tolerate any type of harassment or violence.
(xi i ) Wh istle-blowi ng
HSPHB shall provide confidential means for all personnel to report illicit (i.e.
unethical or illegal) activities. HSPHB shall refrain from disciplining, dismissing, or discriminating against any personnel for providing information on such activities.
3 Of 41 P a 9 e SUSTAINABLE AGRICULTURE POLICY I OCTOBER 2020
(xiii) Business Integrity
HSPHB shall conduct business in an honest and ethical manner, and comply with applicable laws and regulations.
Prohibit all forms of corruption, bribery and fraudulent use of funds and resources.
(xiv) Grievance procedure
HSPHB shall provide means for all personnel to express their grievances regarding their employment conditions, responsibilities, co-worker issues, promotion opportunities and other issues related to work environment.
3.3 Facilitate the Inclusion of Smallholders into the Supply Chain
HSPHB is committed to conduct continuous consultations with smallholders, and together with other stakeholders, provide technical assistance and support to smallholders to help them achieve compliance with this policy.
3.4 Respect Land Tenure Rights
HSPHB will respect legal land tenure rights and recognise duties and responsibilities associated with tenure rights, such as respect for long-term protection and sustainable use of land and national resources. This is done in compliance with the national obligations, constitutions, local laws and regulations of the countries where we are Operating.
3.5 Respect the Rights of Indigenous and Local Communities
HSPHB respect customary or native rights of indigenous and local communities and we are committed to ensure compliance to Free, Prior and Informed Consent (FPIC) in all negotiation prior to commencing any new operations on the land which they hold legal, communal or customary rights. HSPHB will engage relevant stakeholders when undertaking FPIC process to ensure that such process are properly implemented.
3.6 Resolve Verifiable Complaints and Conflicts through an Open, Transparent and Consultative Process
HSPHB is committed to actively and constructively engage with all stakeholders, including communities, governments, suppliers and civil society. In this respect, HSPHB has developed processes for the responsible handling of all complaints there from in consultation with such stakeholders.
Au yoNG spy FAH eel
CHIEF EXECUTIVE -GROUP PLANTATIONS
SUSTAINABLE AGRICULTURE POLICY I OCTOBER 2020
31 ST OCTOBER 2020 DATE
4 Of 41 P a 8 e
®
HAP SENG PLANTATIONS HOLDINGS BERHAD 2oo7oioiig57t769962-Kj
POLISI PERTANIAN LESTARI
Hap Seng Plantations Holdings Berhad ("HSPHB") mengamalkan prinsip-prinsip & kriteria- kriteria ("P&C") oleh Rundingan Meja Bulat Mjnyak Sawit Lestari ("RSPO") sebagaj asas amalan kelestarian dan seterusnya adalah berpandukan pada polisi berikut:-
Skop Polisi
Kenyataan Polisi ini digunakan untuk HSPHB dan semua anak-anak syarikatnya. Dalam situasi di mana HSPHB mempunyai kepentingan minoriti, kami komited untuk memastikan polisi ini dilaksanakan oleh rakan niaga kami termasuk kontraktor, pembekal, pedagang, pekebun persendirian, pekebun kecil dan rakan usaha sama, serta pelaburan di mana kami tidak mempunyai kepentingan mengawal untuk mematuhi polisi ini dan dengan itu menumpukan pada kebolehkesanan dalam rantaian bekalan kami.
1. Tiada penebangan Hutan, Alam sekitar dan Biodiversiti
> Tidak akan ada penebangan hutan, tidak ada pembangunan di kawasan yang diklasifikasikan sebagai Stok Karbon Tinggi ("HCS") yang ditakrifkan oleh metodologi pendekatan HCS, atau di kawasan yang mengandungi nilai pemeliharaan yang tinggi (``HCV'). Sebelum mana-mana tempat pengambilan pembangunan, penilaian mantap HCS/HCV akan dilakukan mengikut skim pelesenan penilai HCV, Skim Perlesenan Penilai (ALS) dan proses jaminan kualiti pendekatan HCS ("HCSA").
> Tidak ada penanaman baru yang didirikan di tanah penduduk setempat di mana dapat ditunjukkan bahawa ada hak hukum, adat atau pengguna, tanpa Persetujuan Bebas, Terdahulu dan Dimaklumkan (FPIC) mereka. Ini ditangani melalui sistem yang didokumentasikan yang membolehkan mereka dan pihak berkepentingan lain untuk menyatakan pandangan mereka melalui institusi pervakilan mereka sendiri.
> Komitmen untuk memulihkan penukaran tanah ketidakpatuhan.
> Pelepasan Gas Rumah Hijau ("GHG'') akan dikurangkan secara berperingkat di setiap operasi dan ladang-Iadang yang sedia ada dengan menuju ke sasaran waktu yang ditetapkan.
> Polisi Pembakaran Si far yang ketat diamalkan untuk semua operasi.
> Memastikan tidak mendatangkan ancaman terhadap habitat hidupan liar, ekosistem dan alam sekitar.
> HSPHB berkomited untuk mempromosikan pemuliharaan dan pembangunan biodiversiti di dalam kumpulan perladangan kami.
> Melarang meinburu, menangkap, membahayakan, mencederakan, memelihara dan membunuh haiwan terutamanya spesis sangat terancam, terancam dan jarang
• ditemui (RTE).
> Polisi Tiada Pengunaan Racun Paraquat diamalkan.
> Mengurangkan penggunaan bahan kimia, termasuk racun perosak dan baja.
1dari4|Muka Surat POLISI PERTANIAN LESTARl I OKTOBER 2020
2. Perlindungan Kawasan Tanah Gambut
> Tidak akan ada pembangunan baru di kawasan tanah gambut, tanpa mengira kedalaman.
> Kami adalah komited untuk mengamalkan Amalan Pengurusan Terbaik ("BMP") di tanah gambut yang sedia ada di ladang kami.
> Di tempat yang didapati tidak sesuai untuk penanaman semula, kami akan bekerjasama dengan pakar-pakar untuk menerokai secara pilihan termasuk pengunaan alternatif mesra alam atau pemulihan tanah gambut.
3. Memacu lmpak Sosio-Ekonomi yang Positif untuk Orang Ramai dan Masyarakat
> HSPHB menghormati, menyokong dan berpegang kepada hak asasi manusia, dan tidak melibatkan diskriminasi terhadap agama, bangsa dan jantina. Hak r`eproduktjf selaras dengan undang-undang negara akan dihormati.
> Kami meletakkan kepentingan besar terhadap budaya individu, adat resam dan bahasa dalam negara/rantau di mana kami beroperasi.
> Kami mengenal pasti kesan sosial melalui komunikasi dengan pihak berkepentingan semasa Jawatankuasa Perundingan Bersama (JCC) dan meminimumkan kesan melalui penilaian impak sosial.
3.1 Menghormati dan Menyokong Deklarasi sejagat Hak Asasi Manusia sejagat
HSPHB menghormati dan menyokong Deklarasi Sejagat Hak Asasi Manusia oleh Pertubuhan Bangsa-Bangsa Bersatu termasuk larangan pembalasan terhadap Pejuang Hak Asasi Manusia ("HRD'') menurut Deklarasi Kebangsaan mengenai HRD.
3.2 Menghormati dan Menyokong Hak Asasi Pekerja
HSPHB adalah komited untuk memastikan hak semua pekerja, termasuk pekerja kontrak, pekerja sementara dan pekerja asing, dihormati mengikut undang-undang tempatan, nasional dan antarabangsa yang disahkan dan amalan terbaik antarabangsa akan diguna pakai jika rangka kerja undang-undang belum lagi diamalkan. Adalah menjadi keutamaan kami untuk mematuhi objektif perundangan yang berkaitan dan kewajipan moral untuk menwujud, membina dan menggalakkan persekitaran kerj.a yang harmoni, budaya dan persekitaran kerja yang selamat dan sihat. Prinsip-prinsip berikut berdasarkan elemen-elemen teras yang akan menjadi panduan kepada operasi Kumpulan HSPHB.
(i) Tiada Buruh Kanak-Kanak
HSPHB hendaklah tidak boleh menggaji atau menyokong penggunaan buruh kanak-kanak. Tindakan pemulihan dengan tindakan susulan yang sesuai hendaklah diambil jika terdapat tuntutan kes buruh kanak-kanak ditemui untuk melindungi kebajikan kanak-kanak. Ini termasuk akses menyeluruh terhadap kesihatan, perlindungan sosial, peluang pendidikan yang relevan dengan umur dan perkembangan mereka.
(ii) Tiada Buruh paksa atau Buruh Terikat
HSPHB hendaklah tidak boleh menggaji atau menyokong penggunaan buruh paksa atau terikat atau memerdagang manusia dan hendaklah mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk mengelakkan penggunaan buruh tersebut terlibat dengan operasi Kumpulan Ladang. Di samping itu juga, tiada sekatan ke atas kebebasan pergerakan pekerja semasa waktu lapang.
HSPHB tidak akan memotong mana-mana bahagian gaji seseorang pekerja melainkan jika diperuntukkan oleh undang-undang dan tidak akan menahan apa-apa harta, kad pengenalan, pasport atau dokumen perjalanan lain tanpa persetujuan mereka terlebih dahulu.
POLISIPERTANIANLESTARi ioKTOBER2o2o 2dari4 I M u k a s u r a t
(iii) Keselamatan dan Kesihatan pekerjaan
HSPHB hendaklah berusaha untuk menyediakan persekitaran tempat kerja yang selamat dan sihat serta mengambil langkah-langkah yang berkesan untuk melindungi pekerja daripada terdedah kepada bahaya keselamatan dan kesihatan pekerjaan yang berkemungkinan menghasilkan sebarang risiko, kecederaan kekal, penyakit atau kematian.
(iv) Kontrak pekerjaan
HSPHB hendaklah memastikan bahawa pekerja akan diberikan penerangan secara bertulis, dalam bahasa-bahasa yang mereka fahami, tentang tugas-tugas mereka, kadar gaji, waktu bekerja, cuti dan lain-lain manfaat pekerjaan.
(v) Kebebasan persatuan dan Hak untuk Rundingan Kolektif
HSPHB hendaklah mengiktiraf dan menghormati hak pekerja untuk menyertai Union Kesatuan Pekerja pilihan mereka tertakluk kepada undang-undang negara yang berkaitan.
(vi) Peluang pekeriaan yang sama
HSPHB hendaklah memastikan peluang yang saksama di tempat kerja.
Pengambilan pekerja, gaji, peluang latihan, kenaikan pangkat, penamatan atau persaraan akan dilaksanakan berdasarkan keperluan perniagaan, keperluan pekerjaan dan kelayakan individu dan tanpa mengambil kira agama, bangsa dan jantina.
(vii) Standard pendapatan Minimum
HSPHB hendaklah memastikan semua pekerja dibayar gaji yang sama atau melebihi gaji minimum undang-undang dan dilindungi daripada penyakit- penyakit dan kecederaan-kecederaan yang berkaitan dengan kerja.
(viii) Waktu Berkerja
HSPHB hendaklah memastikan bahawa waktu kerja mematuhi undang-undang negara termasuk jam kerja lebih masa (secara sukarela), dan pekerja mempunyai hari rehat sekurang-kurangnya satu hari setiap minggu.
(ix) Rekod penyimpanan Maklumat
HSPHB hendaklah mengekalkan rekod waktu bekerja dan upah bagi semua pekerja.
(x) Akses kepada pendidikan
HSPHB adalah komited untuk memastikan anak-anak kakitangan yang tinggal di ladang-ladang diberi akses kepada pendidikan.
(xi) Gangguan dan Keganasan
•HSPHB hendaklah tidak bertolak ansur terhadap apa-apa jenis gangguan atau keganasan.
(xii) Tatacara pemberitahuan Maklumat
HSPHB hendaklah menyediakan saluran bagi semua ahli untuk melaporkan aktiviti haram (iaitu tidak beretika atau menyalahi undang-undang). HSPHB hendaklah tidak boleh mengambil tindakan disiplin, memberhentikan kerja atau mendiskniminasikan mana-mana kakitangan untuk memberi maklumat mengenai aktiviti-aktiviti tersebut.
3dari4|Muka Surat POLISI PERTANIAN LESTARl I OKTOBER 2020
(xiii) Integriti perniagaan
HSPHB hendaklah menjalankan perniagaan secara jujur dan beretika, dan mematuhi undang-undang dan peraturan-peraturan.
Melarang semua bentuk rasuah, penyelewengan dan penipuan dana dan sumber.
(xiv) Prosidur penyelesaian Aduan
HSPHB hendaklah menyediakan satu cara untuk semua kakitangan menyuarakan rasa tidak puas hati mereka mengenai keadaan pekerjaan mereka, tanggungjawab, isu-isu sekerja, peluang kenaikan pangkat serta isu-isu lain yang berkaitan dengan persekitaran kerja.
3.3 Memudahkan Kemasukan Pekebun Kecil ke Dalam Rantaian Bekalan
HSPHB berkomited untuk mengadakan rundingan berterusan dengan pekebun kecil, dan bersama-sama dengan pihak berkepentingan yang lain, memberikan bantuan teknikal dan sokongan kepada para pekebun kecil untuk membantu mereka mencapai pematuhan terhadap polisi ini.
3.4 Menghorrnati Hak Milik Tanah
HSPHB akan menghormati hak milik undang-undang tanah dan mengiktiraf tugas dan tanggungjawab yang berkaitan dengan hak-hak milik, seperti menghormati perlindungan jangka panjang dan penggunaan tanah dan sumber-sumber negara secara lestari. Ini dilakukan selaras dengan obligasi negara, perlembagaan, undang-undang tempatan dan peraturan-peraturan negara di mana kami beroperasi.
3.5 Menghormati Hak Masyarakat Orang Asli dan Tempatan
HSPHB menghormati hak adat atau hak orang pribumi dan masyarakat setempat dan kami berkomited untuk memastikan pematuhan kepada FPIC ("memberi atau tidak menghalang kebebasan, keutamaan dan persetujuan") dalam semua rundingan sebelum memulakan sebarang operasi-operasi baru di atas tanah yang mereka memegang hak undang-undang, perkauman atau adat. HSPHB akan melibatkan pihak berkepentingan yang berkaitan apabila menjalankan proses FPIC untuk memastikan bahawa proses tersebut dilaksanakan dengan betul.
3.6 Menyelesaikan Aduan dan Konflik Melalui Proses Terbuka, Telus dan Secara Perundingan
HSPHB adalah komited secara aktif dan teratur dengan melibatkan pihak berkepe.ntingan masyarakat, kerajaan, pembekal dan masyarakat sivil. Dalam hal ini, HSPHB telah mengeluarkan proses yang bertanggungjawab mengendalikan semua aduan idengan perundingan dengan pihak berkepentingan tersebut.
Au VONG srEw FAN
CHIEF EXECUTIVE -GROUP PLANTATIONS
POLISI PERTANIAN LESTARI I OKTOBER 2020
31 HB OKTOBER 2020 TARIKH
4dari4|Muka Surat
