1
ةسفانلم تافصاولماو طورشلا ةسارك
" Request Management Solution "
م نايبلا
خيراتلا
ةساركلا رادصإ خيرات
1(
تاوعدلا
21)
/
06/ 2023 م
ةلئسلأاو تاراسفتسلاا ىلع درلل عقوتلما خيراتلا
3للاخ
موي لمع
4
ضورعلا ميلستل يئاهنلا دعولما
27
/ 06 / 2023 م
تاونقلا ربع لصاوتلا ىجري راسفتسلال
5:ةيلاتلا
6
ميلستلل حاتلما تقولا
ةعاسلا ىلإ ًاحابص ةرشاعلا ةعاسلا نم ةيناثلا
ًءاسم
7
ميدقتلا ةقيرط
نيلصفنم نيفرظب يلامو ينف ضرع هيلع هب قفرم يلام وأ ينف ضرعلا عونو عورشلما مسا
يراجتلا لجسلا نم ةروصو ةكرشلا مسأ وأ نع قيرط ديربلا ينورتكللإا قفرلما
8
ةيقرولا ضورعلا ميلست ناكم
دهعم ا تاساردلاو ثوحبل
ةينورتكللإا ةيدوعسلا ةعماجلا –
لولأا رودلا
2
ةماعلا طورشلا
1 - اهمدقيو ي مممممممممممسرلا مت لاب هتاحفمممممممممممص عيمس ةموتتم و ةمممممممممممسفانلما ممممممممممممسا هيلع بوتكمو قلغم فورظم لخاد ضرعلا مدقي
ىلإ ه ودنم وأ ضرعلا دحامممممممممممممص ةينورتكللإا ةيدوعمممممممممممممسلا ةعماجلاب تامممممممممممممساردلاو ثوحبلا دهعم
– رودلا لولأا لا دعوم يف
ددحلما خيراتلا زواجتي 2 - سم نم يأ تناك اذإ ًايغلا ضرعلا ربتعي .ضرعلل ةمدقلما ةهجلا نم ةموتتم ريغ ضرعلا تادنت
3 - .ددحلما خيراتلا دعب هميدقت مت اذإ ايغلا ضرعلا ربتعي
4 - اممهل مدممقتلما لامممعلأا ةممعيبط نع همممممممممممممممارع ميدممقت لممبق ةرحتي نأ لامممعلأا قمميفنتل مدممقتلما ضرعلا دممحامممممممممممممممص ىلع دممجي
اهتلايصفتو اهتانايب ةفاك ةفرعمو قيفنتلل ةبحاصلما فورظلاو .هتامازتلا رطاتمو هارع تائف ىلع رثؤي نأ نكمي امو
5 - يوامممممممممممممست ةملامح يف ةرخلأا لودملا تاممدمخو تامجتنم نم امهالمامعم لممامعي اممو ًاميلحمو ًامينطو ةمجتنلما داوملل ةميلمممممممممممممضفلأا نوكت
.ضورعلا 6 - .يدوعسلا لايرلاب ضرعلا راعسأ مدقت
7 - حلا تعد اذإ اهضيفتت وأ دونبلا ضعب ءاغلإ يف قحلا ةعماجلل .كلقل ةسا
8 - .اهميدقت مدع ةلاح يف ًاصقان ضرعلا دعي ةنيع ميدقت نمضتي ةصا لا طورشلا نم طرش دوسو ةلاح يف
9 - :يهو لوعفلما ةيراس ةيمسرلا قارولأا قافرإ دجي
أ ) .لخدلاو ةاكزلا ديدست ةداهش نم ةروص
ب ) .صيخرتلا وأ يراجتلا لجسلا نم ةروص
ت يراجتلا ةفرغلا ىلإ باستنلاا ةداهش نم ةروص ) ة
ث ) ةيعامتسلاا تانيمأتلا ةداهش نم ةروص
ج ) .)ةدوعسلا( لمعلا دتكم ةداهش نم ةروص
ح .)يبنسلأا رامثتسلاا( ماظنل ًاقفو ًاصخرم سفانتلما ناك اذإ رامثتسلاا ةصخر )
10 - يف ةدراولا ماكح ل ًاقفو ياممممممممصتلا هل طرتممممممممشي امم ضرعلا ةميق تناك اذإ اهل مدقتلما لامعلأا لاجم يف ياممممممممصت ةداهممممممممش
.)نيلواقلما ياصت( ماظن 11 - :ىلع يوتحي ثيحب صاخ فرظب يلالما ضرعلا ميدقت بجي .صقن وأ ةدايز نم هيلع دري امو عورشملل لماكلا غلبلما هيف حضوي مكلبق نم باطخ أ )
ب ) .ة ولطلما ةيمسرلا قارولأا
ت ) عم ةموتتم اهتاحفممممص عيمس نوكت نأ ىلع رعممممسلما تايمكلا لودس ةنمممممضتم تافممممصاولماو طورممممشلا ةممممسارك لممممصأ
.اهنم ةروص ث ) ( صرق CD ( لم لكش ىلع قبس ام نمضتي ) WORD & PDF
.)
12 - :ىلع يوتحي ثيحب صاخ فرظب ينفلا ضرعلا ميدقت بجي
أ ) م هتاحفص عيمس نوكت نأ ىلع تافصاولماو طورشلا ةسارك نم ة سن ةموتت
.راعسلأا ركذ نودب
3
ب ) )ةصا لا طورشلا يف تبلط وأ تدسو نإ( تاسولاتكلا
ت ) .اهميدقت مدع ةلاح يف ًاصقان ضرعلا دعي ).... جولاتك ةنيع( ميدقت نمضتي طرش دوسو ةلاح يف
ث ) ( صرق CD ( لم لكش ىلع قبس ام نمضتي ) PDF
.)
ج ) اهل مدقتلما لامعلأا لاجم يف يامصتلا ةداهمش نم ةرومص يامصتلا هل طرتمشي امم ضرعلا ةميقو ةمسفانلما تناك اذإ
.)نيلواقلما ياصت( ماظن يف ةدراولا ماكح ل ًاقفو ح ) .ةسفانملل ةصا لا طورشلا يف بولطم وه ام
13 - ءادمبإ نود )ةميمممممممممممممسرتلا لمبق( كملقمل ةمسامحلا تمعد اذإ امه امغلإ وأ امهاأزجت وأ )ةدملما وأ ةميمكلا( ةداميز وأ ضيفتت يف قحلا ةمعمامجلل
لأا .ضرعلا مدقم نم ضارتعا نودو بابس
14 - تامممممممممممممسفامنلما مامظن امهررقي ي لا ةمبمممممممممممممسالا دمممممممممممممسح امهمممممممممممممصامقنإ وأ دونبلا )ةدمم وأ ةميمك( ةداميز دمقعلا ناميرمممممممممممممس ءامنثأ ةمعمامجلل زوجي
ةيموكحلا تايرتشلماو 15 - اممصت طورممشل اقفو مهنيب نماممضتلاب نيلواقم ةدع نم ضرعلا مدقي نأ زوجي ياممصتل جاتحت ي لا تاممسفانلما يف نيلواقلما ي
:ةيلاتلا طباوضلا ةاعارم عمو )نيلواقلما ياصت( ماظن يف اهيلإ راشلما نينماضتلما أ) تاذ ةممهجلا نم ةممقدممممممممممممممصمو ةممنماممممممممممممممضتلما فارطلأا نيب ةمممربم ةمميقاممفتا دممسوم و ضرعلا ميدممقت لممبق نماممممممممممممممضتلا متي نأ
.ةيعانصلا ةيراجتلا ةفرغلاك قيدصتلاو قيثوتلاب صاصتخلاا ب ) افتا نمممممممممممممضتت نأ يف ةحورطلما تامد لاو لامعلأا ةفاك قيفنتب نيدرفنم وأ نيعمتجم نينماممممممممممممضتلما مازتلا نماممممممممممممضتلا ةيق
.ةسفانلما ت ) دقاعتلا تاءارسإ لامكتمممممممممممممسلا ةيموكحلا ةهجلا مامأ نمامممممممممممممضتلا يفرطل ينوناقلا لثملما نمامممممممممممممضتلا ةيقافتا حمممممممممممممضوت نأ
لا عم تابطا لماو تاعيقوتلا نع ةيلوئسلماو دقعلا عيقوتو .ةيموكحلا ةهج
ث ) .ضرعلا عم ةيقافتلاا لصأ قفريو نينماضتلما عيمس نم هتادنتسمو ضرعلا قأاثو عقوتو متتت
ج ) .هسفن عورشملل رخآ سفانتم عم نماضتلا وأ درفنم ضرعب مدقتلا نينماضتلما دحلأ زوجي لا
ح ) .ةئيهلا ةقفاوم نود اهميدقت دعب نماضتلا ةيقافتا ليدعت زوجي لا
خ ) زوجي لا يأ ءارسإ وأ اهريغ وأ دونبلا نم دنب يأ دطممممممممممش ضرعلا مدقلم زوجي لا امك راعممممممممممسلأا ةمأاق يف وحلما وأ طممممممممممشكلا عيقوتلاو ةمبامتكو ًاممقر همتبامتك ةدامعإ دمجي امهيلع ضرعلا دمحامممممممممممممص هميرجي ليحمممممممممممممرت يأ نأ اممك همعون نامك اممهم امهيف لميدمعت
ةيفاممممممممممماإ تاطارتمممممممممممشا عممممممممممماو يف ضرعلا مدقم دغر اذإو همتخو هيلع
عم قفري صاخ باطخ يف اهنياي نأ ةيلعف ةمممممممممممصاخ
.هسفن ضرعلا يف باط لا اقه ىلإ ريشي نأ ىلع هأاطع 16 - نم رثكأ سمطلا وأ وحلما وأ ليدعتلا اهيلع ةرس ي لا راعسلأا تائف تغلب اذإ 10
.ضرعلا داعبتسا زاس راعسلأا ةمأاق نم %
17 - نلما دونب نم دنب يأ كرتي وأ لفغي نأ ضرعلا مدقلم زوجي لا .ةأزجتلا ةسفانلما طورش تزاسأ اذإ لاإ ريعست نود ةسفا
18 - ةقفاوم اقه ربتعهو ضرعلل ةيلامسلإا ةميقلا ىلع هليمحت متي فوممممممس تايمكلا لوادس لوقح نم لقح يأ ةئبعت مدع ةلاح يف
.كلقب لواقلما نم 19 - لأا يف ةيباسحلا ءاطخلأا تزواجت اذإ ضرعلا داعبتساب ةيصوتلا ضورعلا صحف ةنجلل زوجي ماكحلأ ًاقفو اهحيحرت دعب راعس
نم رثكأ ةيموكحلا تايرتممممممممممممشلماو تاممممممممممممسفانلما ماظنل ةيقيفنتلا ةحألالا نم )د( ةرقفلا نيثلاثلاو ةيناثلا ةدالما 10
يلامسإ نم %
.ًاصقن وأ ًةدايز ضرعلا ةميق
4
20 - .اهاحلصم يف ةأزجتلا تناك ى م ةسفانلما هقه ةأزجت ةعماجلل زوجي
21 - لا ضورعلا صحف ةمنجلل تامحيحمممممممممممممرتلا ءارسإو امهعومجم وأ امهتادرفم صميح نم ءاومممممممممممممس امهيلإ ةممدمقلما رامعمممممممممممممسلأا ةمعسارم يف قح
اذإو ةباتكلاب نيبلما رعممممممممسلاب ةربعلا نوكتف ةباتكلاب نيبلما رعممممممممسلاو ماقرلأاب نيبلما رعممممممممسلا نيب فلاتخا دسو اذإو ةمزلالا ةيدالما ةربعلا تناك اهعومجم رعسو ةدحولا رعس نيب فلاتخا دسو .ةدحولا رعسب
22 - .هتاحفص نم ةحفص لك ىلع مت لاو ربحلا ملقلاب تايمكلا لودس ةئبعت
23 - . يراصلما عيمجل ةلماش راعسلأا مدقت
24 - .كلذ ةسفانملل ةصا لا طورشلا تنمضت اذإ لاإ فدارم وأ ليدب ضرع ميدقت زوجي لا
25 - تاميرتمممممممممممممشلماو تامممممممممممممسفامنلما مامظن امهررقي ي لا ةمبمممممممممممممسالا دمممممممممممممسح امهمممممممممممممصامقنإ وأ دونبلا ةميمك ةداميز دمقعلا ةدمم ءامنثأ ةمعمامجلل زوجي
.ةيموكحلا 26 - . يراظلما لتف خيرات نم رهشأ ةثلاث يه ضرعلا نايرس ةدم
27 - لا تافمصاومو طورمشل اهاقباطم مدع حمضتا اذإ ةدرولما دونبلا نم دنب يأ ضفر يف قحلا ةعماجلل يف دهعتلما اهب طبترا ي لا ةئيه
.هأاطع 28 - تايرتممممممممممممشملل ةيقيفنتلا ةحألالاو ماظنلا هيممممممممممممضتقي ام دممممممممممممسح تاءازجلاو تامارغلا نوكت فوممممممممممممس دقاعتلاب دهعتلما للاخإ دنع
.ةيموكحلا 29 - دسومب ردامممممممممممصلا ةيموكحلا تايرتمممممممممممشلماو تامممممممممممسفانلما ماظن يف ددح ام هنأمممممممممممشب قبطي طورمممممممممممشلا هقه يف صن هب دري مل ام لك
/م( مقر يكللما مومممممممممممممسرلما خيراتو )128
13 / 11 / ( مقر ةيلالما ريزو رارقب ةردامممممممممممممصلا ةيقيفنتلا ةحألاو ممممممممممممممممممممممممممه1440 خيراتو )1242
21 / 3 / ( مقر يرازولا رارقلاب ةلدعلما مه1441 خيراتو )3479
11 / 8 / 1441 .امهلحم لحت ةحألا وأ ماظن وأ ليدعت لكو مه
30 - ( صرق CD ( لم لكش ىلع قبس ام نمضتي ) WORD & PDF
.)
5
:ءاطعلا مدقم مسأ
:ةكرشلا /ةسسؤلما ريدم مسأ
( :ديربلا قودنص مقر
( : يديربلا زمرلا )
: ةنيدلما )
:لاوممجلا مقر
: سكافلا ممقر : تاهلا مقر
:ةكرشلل ي سرلا لصاوتلا ليميا
:ةكرشلا /ةسسؤملل ي سرلا مت لا
6
لمعلا قاطن
Request Management Solution
………
..
1. Project Objective and Scope of Work 1.1 Project Objective
ECZA is seeking to implement a Request-Management portal (RMS) that enables the Centre of Excellence (CoE) in ECZA to receive various requests from multiple parties within ECZA and from outside entities. The RMS will offer the requestors the required services following an automated system workflow.
1.2 Target Audience
• External Entities’ Employees.
• ECZA Employees.
1.3 Scope of work
The scope of work for this project covers the following elements:
1.3.1 Registration
• Allow Adminsto register usersin the system by entering the login information and thengenerating password.
1.3.2 Login
• Allow usersto login to the system.
• Allow usersto login to the systemwith the related features offorget password.
1.3.3 Employees Management
• Allow admin user to manage the roles of CoE users and create employee groups.
1.3.4 Form Submission
• Support one form only with 25 fields of various Types.
• Support 3 forms based on requesttype/initiator, with 100 fieldsfor each form.
1.3.5 Process Workflow
• Stage 1
o Request can be initiated by CoE employee/ registered client with one defined workflow.
o Workflow steps will be automated (defined in analysis stage).
o Max Workflow steps is 10 steps.
• Stage 2
o Request can be initiated by CoE employee, email request, or registered user.
o Support manual WF where user can choose the next person to send request to.
o Support 3 workflows (up to 15 steps for each workflow).
o Auto-prioritization of requests along with supporting SLA (service level agreement).
o Auto-assignment of requests to employees based on workload.
o Workflow can be conditional (change steps based on user entry / system validation).
1.3.6 Customer Survey
• Provide 2 survey forms (text, multiple choice) options.
• Link survey with request type / request initiator.
7 1.3.7 Reports
• Log of services requests.
• Customersurvey report.
• Log of services requests.
• Performance KPI report.
1.3.8 Dashboards
• Internal employee workload dashboard.
• Simple Dashboard with maximum 3 charts and 5 indicators.
• “360” dashboard for clients.
1.3.9 Notifications
• Notification to users using Email/ SMS.
1.3.10 Integration
• Integration with Email/ SMS.
• Integration with outlook to create/ update requests (limitations & details will be determinedwhile detailed business analysissessions).
1.4 Assumptions
• Requests coming to CoE frommultiple government entitiesthrough the Secretary General office and not directly from GOV entities, therefore, the external users outside of ECZA will not interact with the system or be notified by it.
• All employees in ECZA will have the freedom to submit requests.
• Customers have to login to the system to be able to submit requests (Lite release).
• The delivery of the requirements will comply with all relevant obligations documented in the Framework Agreement for ECZA Integrated Technology Solutions Project.
8 2. Deliverables
Service # Name Description Complexity
1 Registration Allow Admin Internal
users in the system by entering the
login information and then generating password
Simple
2 Allow Admin External
users in the system by registration
requests
Simple
3 Login Allow Internal users in
the system by entering the login
information and then generating password
Simple
4 Allow External users in
the system by entering the login
information and then generating password
Simple
5 Employees Management Allow admin user to
manage the roles of CoE users and create employee groups
Simple
6 Form Submission Support 3 forms based
on request type / initiator, with
100 fields for each form
Simple
7 Customer Survey Provide 2 survey forms
(text, multiple choice) options
Simple
8 Link survey with
request type /request initiator
Simple
9 Reports Customer survey report Simple
10 Log of services
requests
Simple
11 Performance KPI report Simple
12 Dashboards Internal employee
workload dashboard
Simple
13 “360” dashboard for
clients
Simple
14 Gatekeeper workload
dashboard
Simple
15 Notifications Notifications to users
using Email /SMS
Simple
16 Auto-prioritization Auto-prioritization of
requests along with supporting Service Level Agreement (SLA)
Medium
17 Auto-assignment of
requests to employees based on workload
Medium
9 3. Bill of Materials
The table below detail the bill of material required for this project and therefore bidder required to complete it with their best price:
Item Services Description Qty Duration Unit Price Total
1
Registration - Allow Admin Internal users in the system by entering the login information and then generating password - Complexity Simple
1
2 Registration - Allow Admin External users in the system by registration requests - Complexity Simple
1 3 Login - Allow Internal users in the system
by entering the login information and then generating password - Complexity Simple
1 4 Login - Allow External users in the system
by entering the login information and then generating password - Complexity Simple
1 5 Employees Management - Allow admin
user to manage the roles of CoE users and create employee groups - Complexity Simple
1
6 Form Submission - Support 3 forms based on request type / initiator, with 100 fields for each form - Complexity Simple
1 7 Customer Survey - Provide 2 survey forms
(text, multiple choice) options - Complexity Simple
1 8 Customer Survey - Link survey with request
type / request initiator -Complexity Simple
1 9 Reports - Customer survey report -
Complexity Simple
1 10 Reports - Log of services requests -
Complexity Simple
1 11 Reports - Performance KPI report -
Complexity Simple
1 12 Dashboards - Internal employee workload
dashboard - Complexity Simple
1 13 Dashboards - “360” dashboard for clients -
Complexity Simple
1 14 Dashboards - Gatekeeper workload
dashboard - Complexity Simple
1 15 Notifications - Notifications to users using
Email /SMS - Complexity Simple
1 16 Auto-prioritization - Auto-prioritization of
requests along with supporting Service Level Agreement (SLA) - Complexity Medium
1
17 Auto-prioritization - Auto-assignment of requests to employees based
on workload - Complexity Medium
1
