CHƢƠNG II: CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh của công ty Cổ Phần T.M Và
2.1.3.Những thuận lợi và khó khăn của công ty
Sơ đồ 1.3:Mô hình bộ máy quản lý của Công ty Cổ Phần T.M Và Đầu Tư Phát Triển Hạ Long
Giám đốc: là ngƣời có thẩm quyền cao nhất, chịu trách nhiệm toàn diện và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty; là ngƣời trực tiếp chỉ đạo công tác kế hoạch tháng, quý, năm, công tác tài chính kế toán, công tác tổ chức cán bộ, công tác thanh tra, thi đua khen thƣởng.
Phó giám đốc thay thế giám đốc giải quyết các công việc của công ty, khi đƣợc uỷ quyền, chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc và khách hàng về việc đảm bảo chất lƣợng đƣợc thiết lập, thực hiện và duy trì thuộc lĩnh vực đƣợc phân công.
Các phòng ban chuyên môn: Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng tham mƣu và giúp việc cho Ban Giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban Giám đốc. Công ty hiện có 4 phòng nghiệp vụ với chức năng đƣợc quy định nhƣ sau:
Phòng kinh doanh: có chức năng tham mƣu, đề xuất các phƣơng án kinh doanh với ban giám đốc về công tác kế hoạch kinh doanh, có nhiệm vụ nghiên cứu đánh giá thu thập các thông tin kinh tế để báo cáo cho giám đốc lựa chọn phƣơng hƣớng kinh doanh phù hợp. Xây dựng các chiến lƣợc kế hoạch kinh tế
Giám đốc
Phó giám đốc
Phòng kế toán tài chính
Phòng kinh doanh
Phòng kế hoạch thị trƣờng
Phòng tổ chức hành chính
Cửa hàng số 1 Cửa hàng số 2
ngắn hạn, trung hạn, dài hạn cho công ty, ký kết các hợp đồng mua bán các hàng hoá phục vụ cho hoạt động kinh doanh và cùng phòng kế toán theo dõi thu hồi công nợ.
- Phòng Kế toán - Tài chính: có chức năng trong việc lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của Công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hạch toán kế toán theo đúng chế độ kế toán thống kê và chế độ quản lý tài chính của Nhà nƣớc.
- Phòng kế hoạch thị trường : tham mƣu cho giám đốc về công tác thị trƣờng, công tác đầu tƣ, xây dựng và thực hiện kế hoạch hàng năm, trung hạn và dài hạn.
- Phòng tổ chức hành chính: lƣu giữ công văn, tài liệu, hồ sơ giấy tờ liên quan đến công ty. Soạn thảo văn bản, bảo mật, quản lý trang thiết bị của công ty có hiệu quả.
Với cơ cấu tổ chức nhƣ vậy mọi hoạt động của công ty đã diễn ra tƣơng đối hiệu quả. Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ giúp đỡ và trợ giúp cho giám đốc trong việc ra quyết định đúng đắn tác động lên quá trình kinh doanh của công ty.Tuy nhiên, công ty vẫn không ngừng đổi mới nhằm tìm ra một cơ cấu phù hợp hơn với hoạt động của công và thích ứng với những thay đổi liên tục cử nền kinh tế.
2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp
Tổ chức công tác kế toán có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo thực hiện vai trò kế toán trong quản lý. Do đó tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý là một tất yếu không thể thiếu đƣợc. Chính vì vậy công ty cũng rất chú trọng tốt việc tổ chức công tác kế toán. Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đƣợc thực hiện tập trung ở phòng kế toán.
Tại phòng tài chính- kế toán, kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ ban đầu, phân loại xử lý ghi sổ, hệ thống hoá số liệu, thực hiện chế độ báo cáo tài chính tháng, quý, năm để cung cấp thông tin kế toán phục vụ yêu cầu quản lý tài chính và
2.1.4.1. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Cổ Phần T.M Và Đầu Tư Phát Triển Hạ Long.
Sơ đồ 1.4: Cơ cấu bộ máy của phòng tài chính kế toán
Trong đó:
- Kế toán trưởng: là ngƣời phụ trách chung, chịu trách nhiệm cao nhất về kế toán trƣớc giám đốc. Kế toán trƣởng có trách nhiệm kiểm tra, giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc các bộ phận kế toán chấp hành đúng quy chế, chế độ kế toán nhà nƣớc ban hành, đồng thời có nhiệm vụ theo dõi tài sản của Công ty, tính khấu hao tăng giảm số tài sản cố định trong năm.
- Báo cáo với các cơ quan chức năng cấp trên về tình hình hoạt động tài chính của Công ty nhƣ báo cáo với cơ quan thuế tình hình làm nghĩa vụ với nhà nƣớc. Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của Công ty về vốn và nguồn vốn để tham mƣu cho lãnh đạo Công ty biết tình hình tài chính của Công ty để ra quyết định quản lý kịp thời, chính xác cùng giám đốc của Công ty chịu trách nhiệm về tài chính của Công ty nhƣ phê duyệt các văn bản, giấy tờ, sổ sách liên quan tới tài chính.
- Kế toán tổng hợp và thuế: giúp kế toán trƣởng tổ chức công tác kiểm tra kinh tế trong công ty theo kế hoạch. Có nhiệm vụ xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp số liệu, chứng từ mà kế toán viên giao cho để lập báo cáo tài chính.Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ sau đó báo cáo lại cho kế toán trƣởng. Đồng thời tập hợp và tính đúng, đủ, kịp thời các khoản thuế phải nộp cho ngân sách nhà nƣớc nhƣ thế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, tập hợp chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ.
Kế toán trƣởng
Kế toán tổng hợp và thuế
Kế toán thanh toán và bán hàng
Thủ quỹ
- Kế toán thanh toán và kế toán bán hàng: có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho, kiểm tra hàng hoá, theo dõi các khoản công nợ với ngƣời bán, kiểm tra các khoản thanh toán của khách hàng, theo dõi và thanh toán các khoản tạm ứng và các khoản phải thu khác.
- Thủ quỹ: thực hiện các khoản thu, chi tiền mặt tại quỹ của Công ty dựa trên các phiếu thu, phiếu chi hàng ngày cho kế toán viên lập. Ghi chép kịp thời, phản ánh chính xác thu, chi và quản lý tiền mặt hiện có, thƣờng xuyên báo cáo tình hình tiền mặt tồn quỹ của Công ty. Ngoài ra, thủ quỹ còn giúp kế toán trƣởng theo dõi thời gian làm việc của cán bộ, công nhân viên trong Công ty.Thông qua các báo cáo nhƣ bảng chấm công của các bộ phận, phòng ban,…
tính ra lƣơng và BHXH phải trả cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. Cuối tháng lập bảng thanh toán lƣơng.
Các cán bộ làm công tác kế toán tại công ty đều có trình độ chuyên môn, mỗi ngƣời đƣợc chuyên môn hoá theo phần hành đồng thời cũng luôn có kế hoạch đối chiếu số liêuk với nhau để phát hiện kịp thời những sai sót.
2.1.4.2. Hình thức Sổ kế toán áp dụng tại công ty
Từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, công ty áp dụng hình thức Nhật ký – sổ cái.
Sơ đồ 1.5 :Trình tự ghi sổ Kế toán theo hình thức Nhật ký – sổ cái
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký sổ cái
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra và đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi
tiết
Bảng tổng hợp chi tiết NHẬT KÝ – SỔ CÁI
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
đƣợc ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái.
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán đƣợc lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, đƣợc dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng.
Căn cứ vào số phát sinh các tháng trƣớc và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dƣ đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dƣ cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái
(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải đƣợc khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dƣ cuối tháng của từng đối tƣợng.
Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tƣợng lập “Bảng tổng hợp chi tiết"
cho từng tài khoản.
Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” đƣợc đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dƣ cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.