CHƢƠNG 2. MỘT SỐ NÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
2.1 Thông tin chung về công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Quảng Bình
2.2.2 Chức năng và trách nhiệm của các phòng ban trong công ty xuất nhập khẩu
1. Chức năng và trách nhiệm của Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty, có quyền quyết định những vẫn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn đƣợc Luật pháp và Điều lệ Công ty quy định.
2. Chức năng và trách nhiệm của Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị thƣờng xuyên giám sát hoạt động kinh doanh, hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động quản lý rủi ro của Công ty.
3. Chức năng và trách nhiệm của Ban kiểm soát
Ban kiểm soát thẩm định báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quan đến hoạt động tài chính khi xét thấy cần thiết hoặc theo quyết định của đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông lớn. Ban kiểm soát báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực và hợp pháp của chứng từ, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính và hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
4. Chức năng và trách nhiệm của Tổng giám đốc và phó tổng giám đốc
Tổng giám đốc là ngƣời quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty và chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị về quyền và trách nhiệm đƣợc giao.
Phó tổng giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu
- Là ngƣời giúp Giám đốc công ty thực hiện mọi công tác xuất nhập khẩu của công ty, chịu tách nhiệm trƣớc Giám đốc công ty về mọi hoạt động xuất nhập khẩu của công ty và thay mặt Giám đốc công ty giải quyết các công việc khi đƣợc uỷ quyền;
- Xây dựng chiến lƣợc phát triển, kế hoạch dài hạn và hàng năm của công ty, phƣơng án đầu tƣ, liên doanh, đề án tổ chức quản lí của công ty trình công ty phê duyệt;
- Kiểm tra kế hoạch xuất nhập khẩu hàng năm do trung tâm xuất nhập khẩu xây dựng và báo cáo Giám đốc đề xuất biện pháp, nguồn lực đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra;
- Một số các công việc khác do Giám đốc công ty trực tiếp giao.
Phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh
- Là ngƣời giúp Giám đốc công ty thực hiện mọi công tác kinh doanh các sản phẩm của công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc công ty về mọi hoạt động kinh doanh của công ty
- Thay mặt Giám đốc công ty giải quyết các công việc khi đƣợc uỷ quyền;
- Chỉ đạo công tác hành chính quản trị;
- Một số công việc khác do giám đốc trực tiếp giao;
- Kiểm tra và giám sát công tác cung ứng hàng hoá cho chi nhánh;
- Lập phƣơng án nghiên cứu, tổ chức triển khai mở rộng thị trƣờng;
- Xây dựng phƣơng án và triển khai công tác kinh doanh của công ty trƣớc mắt và lâu dài;
- Thu thập thông tin và xử lý những thông tin về thị trƣờng, giá cả tại từng thời điểm để có những quyết định đúng đắn, kịp thời trong kinh doanh;
- Tổ chức điều hành trung tâm kinh doanh thực hiện đảm bảo kế hoạch doanh thu tháng, quý, năm;
- Có các phƣơng án quản lý, thu hồi công nợ.
5. Chức năng và trách nhiệm của Giám đốc
Giám đốc là ngƣời quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Công ty.
6. Chức năng và trách nhiệm của các phòng nghiệp vụ
o Phòng Kỹ thuật
- Phòng Kỹ thuật là đơn vị thuộc bộ máy quản lý của Công ty, có chức năng nhiệm vụ tham mƣu giúp việc cho Giám đốc để triển khai chỉ đạo hƣớng dẫn kiểm tra giám sát của Công ty đối với các đơn vị trực thuộc về: khoa học công nghệ, chất lƣợng sản phẩm, sáng kiến cải tiến, quản lý thiết bị, quy trình
quy phạm kỹ thuật của ngành của Nhà nƣớc liên quan đến ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Kiểm tra, giám sát, nghiệm thu chất lƣợng sản phẩm.
- Tổ chức thực hiện các phƣơng án kỹ thuật và khai thác có hiệu quả thiết bị kỹ thuật đƣợc trang bị, đảm bảo cho việc sản xuất tại các đơn vị đạt chất lƣợng tốt.
- Quản lý thiết bị, theo dõi, trình duyệt phƣơng án sửa chữa, bảo trì, bảo dƣỡng thiết bị theo định kỳ và khi bị hƣ hỏng.
o Phòng Kinh doanh:
- Phối hợp với đơn vị cấp trên làm việc với các bộ ngành liên quan, chủ đầu tƣ và các cơ quan liên quan xây dựng định mức, đơn giá, tổng dự toán
- Tham gia phân tích đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của các đơn vị trực thuộc Công ty.
- Chủ trì soạn thảo và tham gia đàm phán để lãnh đạo Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế bao gồm
- Theo dõi việc thực hiện và thanh lý các hợp đồng đã ký kết.
- Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch giá thành và quản lý các thành phần chi phí của các đơn vị trên cơ sở kế hoạch giá thành.
o Phòng Kế toán:
Chức năng:
Tham mƣu cho Giám đốc công ty tổ chức thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán của nhà nƣớc tại công ty, tổ chức quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn và tài sản của công ty.
Nhiệm vụ:
-Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tƣ, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng kinh phí của công ty;
-Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, các khoản thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử
những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách, chế độ kỉ luật, kinh tế tài chính của nhà nƣớc;
-Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính, phục vụ công tác lập kế hoạch và theo dõi thực hiện phục vụ cho công tác thống kê và thông tin kinh tế;
-Kiểm tra, kiểm soát toàn bộ mọi hoạt động tài chính của công ty;
-Có quyền yêu cầu mọi bộ phận trong công ty cung cấp các số liệu liên quan đến việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty;
-Có quyền không ký chỉ tiêu hoặc xác nhận các chi phí hoặc các việc trái với pháp lệnh thống kê, kế toán;
-Có quyền báo cáo cấp trên hoặc các cơ quan pháp luật về những sai phạm trong quản lý kinh tế tài chính của công ty.
o Phòng Hành chính:
Chức năng:
Tham mƣu của lãnh đạo công ty thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác: tổ chức, hành chính, lao động, tiền lƣơng, đào tạo, bảo vệ, an ninh quốc phòng và thực hiện các chế độ chính sách đối với ngƣời lao động của công ty.
Nhiệm vụ:
- Thực hiện công tác tổ chức lao động;
- Công tác quản lý định mức lao động, tiền lƣơng;
- Thực hiện các chế độ chính sách của nhà nƣớc đối với ngƣời lao động;
- Công tác quản trị hành chính;
- Công tác bảo vệ trật tự trị an, chăm lo sức khoẻ ban đầu cho ngƣời lao động;
- Quản lý con dấu theo quy định của nhà nƣớc;
- Quản lý và điều hành phƣơng tiện làm việc cho cán bộ công nhân viên công ty;
- Chuẩn bị các cuộc hội nghị, hội thảo của công ty, thực hiện đón, hƣớng dẫn và sắp xếp lịch làm việc đối với khách đến liên hệ công tác tại công ty;
- Công tác thông tin, báo chí, tuyên truyền.
2.3 Vị thế của Công ty Xuất nhập khẩu Quảng Bình so với các doanh