Kinli jế và Dựhao
Hoàn thiện công tác áp dụng
công CỊỊ chỉ số hoạt động chính (KPI)
tại các doanh nghiệp Việt Nam
NGGYỄN XGÂN MINH*
* PGS, TS., Trường Đại học Ngoại thương
Hiện nay, một trong những phương pháp đánh giá thực hiện công việc được sử dụng rộng rãi ở nhiều doanh nghiệp (DN) Việt Nam đó là phương pháp KPI (Key Performance Indicator - chỉ số ” hoạt động chính) vơi góc độ tiếp cận của chỉ sô” đánh giá thực hiện công việc, đo lường, đánh giá hiệu quả công việc thông qua sô ” liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. Mục đích của việc sử dụng chỉ sô” KPI trong đánh giá thực hiện công việc nhằm đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể. Mặc dù vậy, việc triển khai thành công chỉ số” này ở các DN vẫn đang gặp nhiều khó khăn và cần một quá trình tiếp thu và vận dụng nhuần nhuyễn các kiến thức về KPI vào thực tiễn DN.
KHÁI QUÁT VỀ KPI VÀ LỢI ÍCH CỦAKPI
Kháiniệm về KPI
KPI được mô tả là một hệ thông chỉ báo quan trọng dựa trên ba nền tảng:
(1) Lựa chọn các chỉsô'để đo lường tình trạng kinh doanh của DN; (2) Báo cáo ngoại lệ, tức là chỉ trình bày những chỉ sô có hiệu suâ”t khác biệt đángkể sovới kết quả dựkiến; (3) Các thông tin được mô tả trực quan (Rockart, 1979). Như vậy, KPI là cácchỉ sô” trọng yếu đo lường hiệu quả của hoạt động tổng thể hoặc một hoạtđộng cụ thểnàođó. KPIlà một trong những công cụ hữu hiệu giúp nhà quản trị đánh giá hiệu quả hoạt động, phục vụ cho việc ra quyết định và xây dựng chiến lược phát triển phù hợp cho tổ chức hoặcDN.
Lợi íchcủa KPI
Theo Vestly Bergh, L. L, Hinna, s., Leka, s., Jain, A. (2014), KPI là một công cụ quản trịhiện đại, mang đếncho DN nhiều lợi ích trong quá trình quản trị kinh doanh ở các câ”p độ quản trị khác nhautừ câp chiến lược, chiến thuật đến tácnghiệp.Cụ thể là:
Thứ nhất, KPI giúp các DNcụthể hóa các mục tiêu chiến lược. Từ chiến lược
của DN là những định hướng chung, DN xác định rõ các mục tiêu chiến lượccần đạt được. Kê”đến, DNphải thựchiệnviệcápdụngcác công cụ đểtheo dõivà phân tích xu hướng, cũng như khả năng đạt được mục tiêu.
KPI chính là côngcụ giúp DNtheodõi và giám sátcác mục tiêu của họ đã đạt được đến đâu. Việc áp dụng KPI trong DN chính là quá trình cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược thànhcác chỉ sô'đánhgiá và theodõi sự biến đổicủacác chỉ sô' này để đánh giá quá trình thực hiệnmục tiêuchiến lược.
Thứ hai, KPI giúp DN đo lường tốt kết quả kinh doanh. KPIlà hệ thông cácchỉtiêu phân đâ'u trong từng câ'p độ (câ'p quản lý các phòng ban cho đến từng cá nhân) trong một khoảng thời gian nhâ't định nhằm đạt đượcmục tiêu mà DN đã đặt ra. KPI làthước đo lượng hóa mà công ty sử dụng để xác định làm cách nào đáp ứng được cácmụctiêu hoạt động vàchiến lượccủa họ.
Điều này có nghĩa là các DN khác nhau sẽ có những chỉ tiêu KPI khác nhau phụ thuộc vào đặc điểm, quy mô, lĩnhvực hoạt độngcủa mỗi DNhoặc những tiêu chí hiệusuấtriêng biệt hay nhữngưu tiên khácnhau, đồng thời các chỉ tiêu này thường dựa theo tiêu chuẩn của ngành. Ngoài ra, các chỉsô”KPI còn được xây dựng tùy vào nhu cầu thông tin của nhà quản trị.
Thứ ba, KPI giúp doanh nghiệp cải thiện quá trĩnh ra quyết định. Với hệ thống KPI, DN có thể thu thập thông tin nhanh chóng vàgầnnhư tức thời về kết quả hoạt động kinh doanh đang diễn ra. Khi có thông tin đầy đủ, các nhà quảntrị có thể phân tích, so sánh hiện trạng hoạtđộng kinh doanh với chỉ tiêu KPI, với các
Economy and Forecast Review
29
NGHIÊN cứa - TRAO Đổl
BẢNG: TÌNH HÌNH TRIEN khai KPI CGA 90 DN TRƯỚC KHI THAM GIA ĐÀO TẠO VÀ Ý ĐỊNH TRIEN khai KPI SAG KHI THAM GIA ĐÀO TẠO
Trưởc khỉ tham gia đào tạo Sau khỉ tham gia đào tạo
Chưa từng triển khai KPI 63 Sẽ triển khai KPI ngay sau chương trình đào tạo 36 Sẽ triển khai KPI trong 6 tháng - 1 năm 27
Đã từng triển khai KPI, nhưng không thành công 15
Sẽ khôi phục quá trình triển khai KPI trong 6 tháng - 1 năm 10 Sẽ khôi phục quá trình triển khai KPI ngay sau chương trình
đào tạo 5
Hiện nay đang triển khai KPI. nhưng chưa thành công 12 Sẽ tiếp tục triển khai KPI cho đên khi thành công 12
Tổng cộng 90 Tổng cộng 90
DN trong ngành, đối thủ cạnh tranh để từ đó có các quyếtđịnh phù hợp với hiện trạng.
Thứ tư, KPI giúp DN tạo được động lực cho nhân viên. KPI là căn cứ quan trọng để đánh giá năng lực và sự đóng góp của nhân viên đối với kết quả hoạt động chung của DN. Từ đó, DN có căn cứxác đáng để thiết lập hệ thống lương, thưởng phù hợptạo động lực cho nhân viên phấn đấu vì mục tiêu chung của DN. Nếu hệ thông lương thưởng không được điều chỉnh phù hợp với nỗ lực nhân viên bỏ ra để đạt được những chỉsô' KPI, độnglực làm việc và công hiến của nhân viên sẽ giảm đi rõ rệt, dẫn tới việc kém hiệu quả khi áp dụngKPI.
Thứnăm, KPIgiúpDN nâng cao hiệu quả tài chính, nâng cao hiệu quảquỵ trình nội bộ, cải thiện hoạtđộng đào tạonhân viên và sự hài lòng của khách hàng. Khi thẻ điểm cân bằng(Balanced scorecard- BSC) được sử dụng kết hợpvới KPI,nhà quản lý có một cái nhìn "cân bằng” và "tổng quát” hơn về hoạt động của DN. Từ việc xây dựng hệ thống bảng điểm cân bằng, cho phép nhàquản lýcó thể thiếtkếhệthống các chỉ sốKPI liên hệ đến từngnhân sự thực hiện trong các bộ phậnkhác nhau, giúp hệthống hóa, chuẩn hóa phương phápđánh giáhiệu quả, năngsuất lao động dựa trên mứcđộ hoàn thành các nhiệm vụ ởtấtcảcácmặthoạt động nhằm tạo ra tính bền vững trong hoạtđộng kinh doanh.
TÌNH HÌNH TRIỂN KHAJ, THUẬN LỢl VÀ KHÓ KHĂN CHOCÁC DN VIỆT NAM KHI TRIEN KHAI KPI
Thôngqua phát phiếu điều tra, bảng hỏi tớicác DN thông qua việc phổ biến, hướng dẫn áp dụng vàchia sẻ kinh nghiệm áp dụng KPI cho 500 DN; đào tạo triển khai ứng dụngKPI cho 90 DN; đào tạo chuyên sâu, tư vấn ứngdụng thành công KPI cho 30 DN. Các DNnày đều tham dự 5 hộithảo với cùngmột chủ đề “BSC &
KPI: Kinh nghiệm triển khai tại các tổ chức, DN Việt Nam” được tổ chức tại TP. Hồ Chí Minh, Đà Nang, QuảngNam, Hải Phòng và Hà Nội về việc triển khai KPI tại cácDN trong năm 2018. Đây là chuỗi hội thảo chuyên đề nhằm phổ biến, hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm ứng dụng KPI cho các tổ chức, DN tại Việt Nam thuộc Đề tài “Nhân rộng áp dụng côngcụ Chỉ số hoạt động chính vào các tổ chức, DN Việt Nam năm
2018”cấp quốcgia doPGS, TS. Nguyễn Xuân Minh, Giám đốc Cơ sởII, Trường Đại học Ngoạithương làmchủ nhiệm Đề tàivới nội dung chính là:phổ biến, hướng dẫn, chiasẻ kinh nghiệm ứngdụngcông cụ KPIcho các tổ chức, DN.
Kết quả nghiên cứu cho thây, tình hình triển khai, cũng như những thuận lợi, khó khăn khi các DN triển khai KPI như sau:
về tình hình triển khaiKPI
Trong số 90 DN được lựa chọn tham gia đào tạo về ứng dụng KPI, phần lớn là DN chưatừng triển khai KPI (63 DN), có 15 DN đã từng triển khai KPI, nhưng không thành công vì nhiều lý do khác nhau và 12 DN đang trong quá trình triển khai, nhưng chưa thành công. Sau khi được đào tạo kiến thức, kỹ năng ứng dụng KPI phù hợp với ngành nghề hoạt động của DN, các đại diện DN đã thể hiệnrõ ràng ý chí triển khai KP1 vào DN mình trong thờigian tới (Bảng). Trongsố 63 DN chưa từng triển khai KPI, có đến 36 DN cho rằng, sẽ triển khai ứng dụng KPI ngay sau chươngtrình đào tạo và 27 DN sẽ triển khai trongvòng6 tháng đến
1 năm. Các DN đãtừngtriển khaikhông thành công cũng mong muôn sẽ khôi phục lại ngay (5 DN) và trong vòng 6 tháng đến 1 năm (10DN). Các DN đang triển khai thể hiện quyết tâm thực hiện thành công.
Thuận lợi
90 DN đã triển khai chỉ sô KPI đều cho rằng, KPI giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Những thuận lợi mà các DN triển khai áp dụng KPI có đượcphần lớn là nhờ ban giám đốc ủng hộ và cam kết thực hiện cũng nhưcác phòng/ban trong đơn vị đồng thuận thực hiện. Ngoài ra, các DN đó còn nhận được sự tích cực tham gia của các cấptrung gian quản lý, có bộ KPIs đã triển khai để tham khảo khi xây dựng và pháttriển và mỗi phòng/
30
Kinh tế và ĐựbáoKinl và Bl
ban đềutự đánh giá theo tính chát công việc củaphòng ban mình.
Khó khăn
Tuy nhiên, phần lớn (75/90) DN thừa nhận, họ quản lý chiến lược chủ yếu thông qua kinh nghiệm và các chỉ sốtài chính,như: doanh thu, chi phí, lợi nhuận, giá trị hợp đồng..., chứ chưabám sát chiếnlược hoạtđộng của mình, bởi vìhọchưanhận ra giá trị cốt lõi của nó.
Do đó, tínhthíchứng với sự thay đổi của thị trường và sựhiểu biết trong việc sử dụng các công cụ để đánh giá hiệu quả của DN còn bị hạn chế. DN thường xây dựng và đánh giá các mục tiêu thông qua cái nhìn chủ quan, chứ không dựa vào việc phân tích giá trị DN. Một số DN mới thành lập cho rằng, họ sẽ mất khá nhiều thời giantrong việcphát triển một hệ thống đánh giá về mứcđộ hoàn thành cácmục tiêu, đồngnghĩavớiviệc họ sẽ có xu hướng dùng quỹ thời gian có đượcvào nhữngmục đích khác.Điều nàydẫnđến việc áp dụng và triển khai công cụ BSChayKPI trở nên khó khăn hơnbao giờ hết.
Cụ thể: những khó khăn mà DN gặp phải khi triểnkhai KPI như: (i) KPI của các bộ phậnkhôngkếtnối với KPIchung của công ty; (rì)Thiếusự nhấtquán trong mục tiêu phát triển DN của lãnh đạo;
(iii) KPI mang tính định tính nhiều hơn và thiếu rõ ràng, khó có thể lượng hoá KPI đê đánh giá chính xác; (iv) Việc đánh giá, phân loại, xếp hạng cuối cùng gặp khó khăn; (v) Mức độ hiểu biết và cam kết,quyết tâm của nhân viên không cao; (vi) Bất cứchỉ tiêu đánh giá lượng hóa nào cũng được gọi tên là KPI; (vii) Xây dựng KPI khôngcầnđến chiến lược;
(viii)Giao chỉ tiêu KPI khônggắnvớihệ
thông giao việc theo chuẩn; (ix) Vận hành hệ thống KPI không gắn vớitrả lương, thưởng.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP
Từthực trạng trên, để tăng cường đánh giá hiệu quả hoạtđộng của DN, gia tăngkhả năng cạnh tranhcho các DN Việt Nam thì cầnphải thúcđẩy quá trình thựchiệnvà sử dụng các công cụ đo lườnghiệu quả hoạt động trong DN, cụ thể là hoàn thiện công tác áp dụngcông cụ KPI.
Theo tác giả, cần tập trung vàomộtsố giải pháp sau:
Một là, lãnh đạo vànhân viên trong DN phải hiểu rõ chiến lược kinh doanh, cách thức thực hiện chiến lược kinh doanh; đồng thời, phải có sự cam kết và quyết tâmđến cùng của lãnh đạo cấpcao là điềukiện tiên quyết đê cóthêtriển khai thành công các công cụ đo lường hiệuquả.
Hai là, đểcóthể ứngdụng thành công KPI,trước tiên, DN phải xác định rõ ràng các mục tiêu và chiến lược trong khoảng thời gian nhất định; từ đó, thiết lập một kế hoạch hành động cụ thể cho từng năm, xâydựng các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả, phân bổ trách nhiệm, phân bổ nguồn lực, hạn định thời gianhoànthành...
Ba là,KPI cầndựa trên môtả công việcvà nên xây dựng cơsởđịnh lượng vàdựa trên kế hoạch của DN.
Bônlà, trong giai đoạn thử nghiệm, DN nên chấp nhận những sai số lớn về kết quả, ngân sách, chương trình hoạt động để từng bước rút kinhnghiệm và hoàn thiện hệ thông. Điều quan trọng nữa là DN phải biết cách “truyền thông” để tất cả các thànhviên đều thấu hiểu và tự nguyện áp dụng tinh thần “làm việc định hướng hiệu quả” cho từng dự án, từng đội nhóm từ sự chủ độnghoạch định mục tiêu cho chính mình.
Năm là, DN cần xây dựng một hệ thống đãi ngộ dựa trên hiệu quả công việc. Quá trình thiếtlập mục tiêu của các tổ chức phải gắn liền với mục tiêu của cá nhân, có chế độlương, thưởng thỏa đáng. Một hệ thông đãi ngộ dựa trên thành tích là công cụ vô cùng quan trọng để hướng sự nỗ lực của các nhóm và nhân viên vào việcthực hiệncácmục tiêuchiến luỢc.Q
TÀI LIỆUTHAM KHẢO
1. Nguyễn Xuân Minh (2019). Đểtriểnkhai, áp dụng chỉ sốhoạt độngchính (KPI) hiệu quảhơn nữatrong các tổ chức, DN ở ViệtNam hiện nay, Tạp chí Kinh tê'và Dự báo,tháng 10/2019
2. Nguyên Xuân Minh, TrầnQuốcTrung, Phạm Hùng Cường (2019). Triển khai áp dụngKPI hỗ trợDN nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lựccạnh tranh trong hộinhập quốc tế, Tạp chí Kinh tế và Dự bao, tháng8/2019
3. Bùi Thị Thanh (2011). ứng dụngphương pháp thẻ điểmcân bằng (BSC) và chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) vào đánh giá nhân viên, Tạp chí Kinh tếvà Pháttriển, số 172,trang 62-68
4. Rockart, John F. (1979). ChiefExecutives Define TheirOwn Data Needs, HarvardBusiness Review, March-April 1979
5. Vestly Bergh, L. L, Hinna, s.,Leka, s., Jain, A. (2014). Developing a performance indicator for psychosocialrisk in the oil and gas industry,Safety Science, 62, 98-106,ISO 22400,Automation systems and integration - Key performance indicators (KPIs) for manufacturing operations management
Economy and Forecast Review
